Implementasi Algoritma Turbo Boyer-Moore Dalam Pencarian Surat Pada Sistem Informasi Arsip Surat Masuk Dan Kelua
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Menurut Ali (2009) surat adalah alat komunikasi atau sarana untuk menyampaikan
pernyataan maupun informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Meskipun
teknologi komunikasi berkembang pesat, peranan surat belum dapat tergantikan. Surat
akan menjadi bagian yang vital selama budaya dan peradaban modern masih berjalan
sebagaimana biasanya, sehingga surat-surat berfungsi sebagai alat pengingat paling
akurat, bukti hitam di atas putih terutama surat perjanjian, dokumen, wakil atau duta
dari penulisnya untuk pembaca, pedoman kerja misalnya surat keputusan, surat
instruksi, surat tugas, dan sebagainya, dan juga sebagai aspek humas (Dewi,
2011).Surat merupakan salah satu sarana penting dalam sebuah organisasi karena
banyak informasi penting yang terkandung di dalamnya, sehingga diperlukan
pengelolaan yang tepat agar tidak ada kesalahan seperti adanya surat yang tercecer
maupun rusak yang dapat mengakibatkan kerugian pada instansi bersangkutan.
Komisi Independen Pemilihan (KIP) Pidie Jaya merupakan lembaga
independen non departemen yang bertugas menyelenggarakan pemilu pada Kabupaten
Pidie Jaya. Komisi Independen Pemilih (KIP) adalah nama lain dari Komisi Pemilihan
Umum (KPU) yang di bentuk berdasarkan Undang-undang Nomor 11 Tahun 2006
tentang Pemerintahan Aceh. Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, KIP tidak
pernah lepas dari kegiatan surat menyurat yang menjadi sarana komunikasi dengan
berbagai pihak internal maupun eksternal yang berkepentingan dengan KIP. Oleh
sebab itu pengelolaan surat menyurat harus dilakukan dengan tepat, pengarsipan surat
dan dokumentasi harus ditata dengan baik.Berdarsarkan Undang-Undang Nomor 22
Tahun 2007tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan bahwa Komisi
2
Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi,dan Komisi Pemilihan Umum
Kabupaten/Kota berkewajibanmemelihara arsip dan dokumen pemilihan umum.
Saat ini pengelolaan surat-menyurat di KIP Pidie Jaya masih menggunakan
sistem manual, surat masuk dan keluar dicatat dalam sebuah buku agenda kemudian
disimpan dalam lemari arsip. Pencarian surat secara manual memiliki kelemahan
dalam hal waktu dan juga resiko kerusakan fisik surat. Ketika dibutuhkan infomasi
mengenai surat, pegawai harus mencari data tentang surat di buku agenda terlebih
dahulu, kemudian melakukan pencarian surat di lemari arsip. Dibutuhkan waktu yang
cukup lama untuk menemukan sebuah surat, apalagi dalam jumlah yang banyak.
Untuk itu dibutuhkan suatu sistem administrasi suratlengkap dengan proses pencarian
suratyang lebih terstruktur agar dapat membantu pihak administrasi dalam mengelola
pengarsipan surat masuk dan keluar yang lebih efisien serta menjaga fisik surat dapat
terjaga.
Algoritma Turbo Boyer-Moore adalah salah satu algoritma yang dapat
digunakan untuk melakukan pencarianyaitu dengan mencocokkan kata kunci dengan
teks.Algoritma ini merupakan pengembangan dari algoritma Boyer-More yang
melakukan pencocokan karakter dari kanan, dan bukan dari kiri.Bila dibandingkan
dengan algoritma Boyer Moore, algoritma ini membutuhkan ruang pemrosesan ekstra.
Ruang ekstra yang diperlukan berguna untuk mengingat faktor dari teks yang cocok
dengan akhiran dari string yang dicari selama attempt terakhir dan hanya jika goodsuffix shift dilakukan (Crochemore, 1994). Siahaan (2010) dalam penelitiannya
membandingkan algoritma Boyer-More dengan algoritma Turbo Boyer-Moore dalam
sebuah query MySql. Kesimpulan yang diperoleh dari penelitiannya tersebut
menyatakan kedua algoritma tersebut menghasilkan kecepatan yang hampir sama,
namun algoritma TurboBoyer-More dipilih dan digunakan dalam pengaksesan basis
data karena dapat mengurangi kompleksitas waktu kasus terburuk dari algoritma
Boyer-More. Kumar et al (2011) menganalisis perbandingan algoritma exact matching
untuk mendeteksi virus signature dalam sebuah file. Hasil analisis perbandingan
algoritma tersebut adalah berdasarkan kompleksitas untuk payload text dan pola yang
panjang, algoritma Boyer-Moore dan variannya (Turbo Boyer-Moore, BHM) adalah
algoritma paling efisien.
3
Berdasarkan uraian diatas, penulismencoba untuk menerapkan algoritma
TurboBoyer-Moreuntuk memecahkan masalah pencarian dalam pengelolaan arsip
surat pada sistem informasi arsip surat masuk dan keluar di KIP Pidie Jaya.
1.2 Rumusan Masalah
Masalah yang dibahas dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip surat menyurat di
Komisi Independen Pemilih (KIP) Pidie Jaya masih menggunakan sistem manual
dengan pencataan di buku agenda dan disimpan di lemari arsip. Dengan banyaknya
jumlah surat yang ada, diperlukan waktu dan tenaga untuk mencari dan menemukan
informasi dari surat-surat tersebut. Untuk itu diperlukan sebuah sistem administrasi
pengarsipan surat secara digital yang dapat membantu pendataan dan mempercepat
pencarian surat sehingga mempermudah bagian administrasi untuk menemukan
informasi yang dibutuhkan KIP Pidie Jaya
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengelola arsip surat menyurat yang selama
ini menggunakan sistem manual, melakukan pencarian surat dengan cepat serta
menjaga kondisi fisik surat tetap terjaga dan tidak ada yang tercecer, rusak maupun
hilang.
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Ruang lingkup penelitian adalah arsip surat masuk dan keluar KIP Pidie Jaya
2. Aturan surat menyurat disesuaikan dengan aturan yang ada di KIP Pidie Jaya
3. Proses pencarian data surat menggunakan Algoritma Turbo Boyer-Moore
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini adalah kemudahan yang didapat oleh
Bagian umum KIP Pidie Jaya dalam mendata dan mengelola surat masuk dan keluar
sehingga pencarian surat untuk kepentingan KIP Pidie Jaya dapat dilakukan dengan
cepat, serta bukti keberadaan surat tetap ada walaupun bukti fisik telah rusak karena
sesuatu hal.
4
1.6 Metode Penelitian
Metode yang digunakan untuk penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Studi Literatur
Penelitian ini dimulai dengan melakukan studi literatur, yaitu proses
pengumpulan data sebagai bahan referensi baik dari buku, artikel, jurnal maupun
dari situs internet yang berkaitan dengan sistem informasi, surat menyurat dan
algoritma Turbo Boyer-Moore.
b. Pengumpulan Data
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dan informasi mengenai pengarsipan
surat menyurat di KIP Pidie Jaya
c. Analisis dan Perancangan Sistem
Pada tahap ini dilakukan analisis permasalahan yang ada, batasan yang dimiliki
dan kebutuhan yang diperlukan dalam membangun aplikasi pengarsipan surat
masuk dan keluar dan pencarian menggunakan algoritma Turbo Boyer-Moore.
d. Implementasi Sistem
Pada tahap ini sistem diimplementasikan berbasis web dengan menggunakan PHP
dan database MySql.
e. Pengujian Sistem
Pada tahap ini dilakukan pengujian sistem terhadap sistem yang telah dibangun
untuk mengetahui apakah aplikasi tersebut berjalan dengan benar dan sesuai
dengan perancangan yang telah dilakukan sebelumnya.
f. Penyusunan Laporan
Pada tahap ini dilakukan penyusunan dokumentasi dari hasil analisis dan
implementasi dari aplikasi yang telah dibuat.
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah dari penelitian yang akan
dilakukan beserta batasannya, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian
dan sistematika penulisan.
5
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menjelaskan tentang beberapa teori dasar,penelitian terdahulu yang digunakan
untuk menyelesaikan permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini.
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN
Bab ini menjelaskan mengenai analisis dan perancangan sistem pengarsipan surat
masuk keluar berbasis web dengan menerapkan algoritma Turbo Boyer Moore dalam
proses pencarian data, model Unified Modelling Language (UML) yang digunakan
adalah use case diagram dan perancangan antar muka sistem.
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN APLIKASI
Bab ini akan membahas mengenai implementasi algoritma dan hasil pengujian
aplikasi dari penelitian berupa tampilan dari aplikasi pengarsipan surat masuk keluar
berbasis web.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini menjelaskan mengenai hasil penelitian yang berisi kesimpulan dan saran
yang nantinya akan dikembangkan atau melanjutkan penelitian yang berkaitan dengan
masalah dalam penelitian ini.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Menurut Ali (2009) surat adalah alat komunikasi atau sarana untuk menyampaikan
pernyataan maupun informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Meskipun
teknologi komunikasi berkembang pesat, peranan surat belum dapat tergantikan. Surat
akan menjadi bagian yang vital selama budaya dan peradaban modern masih berjalan
sebagaimana biasanya, sehingga surat-surat berfungsi sebagai alat pengingat paling
akurat, bukti hitam di atas putih terutama surat perjanjian, dokumen, wakil atau duta
dari penulisnya untuk pembaca, pedoman kerja misalnya surat keputusan, surat
instruksi, surat tugas, dan sebagainya, dan juga sebagai aspek humas (Dewi,
2011).Surat merupakan salah satu sarana penting dalam sebuah organisasi karena
banyak informasi penting yang terkandung di dalamnya, sehingga diperlukan
pengelolaan yang tepat agar tidak ada kesalahan seperti adanya surat yang tercecer
maupun rusak yang dapat mengakibatkan kerugian pada instansi bersangkutan.
Komisi Independen Pemilihan (KIP) Pidie Jaya merupakan lembaga
independen non departemen yang bertugas menyelenggarakan pemilu pada Kabupaten
Pidie Jaya. Komisi Independen Pemilih (KIP) adalah nama lain dari Komisi Pemilihan
Umum (KPU) yang di bentuk berdasarkan Undang-undang Nomor 11 Tahun 2006
tentang Pemerintahan Aceh. Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, KIP tidak
pernah lepas dari kegiatan surat menyurat yang menjadi sarana komunikasi dengan
berbagai pihak internal maupun eksternal yang berkepentingan dengan KIP. Oleh
sebab itu pengelolaan surat menyurat harus dilakukan dengan tepat, pengarsipan surat
dan dokumentasi harus ditata dengan baik.Berdarsarkan Undang-Undang Nomor 22
Tahun 2007tentang Penyelenggara Pemilihan Umum menyatakan bahwa Komisi
2
Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi,dan Komisi Pemilihan Umum
Kabupaten/Kota berkewajibanmemelihara arsip dan dokumen pemilihan umum.
Saat ini pengelolaan surat-menyurat di KIP Pidie Jaya masih menggunakan
sistem manual, surat masuk dan keluar dicatat dalam sebuah buku agenda kemudian
disimpan dalam lemari arsip. Pencarian surat secara manual memiliki kelemahan
dalam hal waktu dan juga resiko kerusakan fisik surat. Ketika dibutuhkan infomasi
mengenai surat, pegawai harus mencari data tentang surat di buku agenda terlebih
dahulu, kemudian melakukan pencarian surat di lemari arsip. Dibutuhkan waktu yang
cukup lama untuk menemukan sebuah surat, apalagi dalam jumlah yang banyak.
Untuk itu dibutuhkan suatu sistem administrasi suratlengkap dengan proses pencarian
suratyang lebih terstruktur agar dapat membantu pihak administrasi dalam mengelola
pengarsipan surat masuk dan keluar yang lebih efisien serta menjaga fisik surat dapat
terjaga.
Algoritma Turbo Boyer-Moore adalah salah satu algoritma yang dapat
digunakan untuk melakukan pencarianyaitu dengan mencocokkan kata kunci dengan
teks.Algoritma ini merupakan pengembangan dari algoritma Boyer-More yang
melakukan pencocokan karakter dari kanan, dan bukan dari kiri.Bila dibandingkan
dengan algoritma Boyer Moore, algoritma ini membutuhkan ruang pemrosesan ekstra.
Ruang ekstra yang diperlukan berguna untuk mengingat faktor dari teks yang cocok
dengan akhiran dari string yang dicari selama attempt terakhir dan hanya jika goodsuffix shift dilakukan (Crochemore, 1994). Siahaan (2010) dalam penelitiannya
membandingkan algoritma Boyer-More dengan algoritma Turbo Boyer-Moore dalam
sebuah query MySql. Kesimpulan yang diperoleh dari penelitiannya tersebut
menyatakan kedua algoritma tersebut menghasilkan kecepatan yang hampir sama,
namun algoritma TurboBoyer-More dipilih dan digunakan dalam pengaksesan basis
data karena dapat mengurangi kompleksitas waktu kasus terburuk dari algoritma
Boyer-More. Kumar et al (2011) menganalisis perbandingan algoritma exact matching
untuk mendeteksi virus signature dalam sebuah file. Hasil analisis perbandingan
algoritma tersebut adalah berdasarkan kompleksitas untuk payload text dan pola yang
panjang, algoritma Boyer-Moore dan variannya (Turbo Boyer-Moore, BHM) adalah
algoritma paling efisien.
3
Berdasarkan uraian diatas, penulismencoba untuk menerapkan algoritma
TurboBoyer-Moreuntuk memecahkan masalah pencarian dalam pengelolaan arsip
surat pada sistem informasi arsip surat masuk dan keluar di KIP Pidie Jaya.
1.2 Rumusan Masalah
Masalah yang dibahas dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip surat menyurat di
Komisi Independen Pemilih (KIP) Pidie Jaya masih menggunakan sistem manual
dengan pencataan di buku agenda dan disimpan di lemari arsip. Dengan banyaknya
jumlah surat yang ada, diperlukan waktu dan tenaga untuk mencari dan menemukan
informasi dari surat-surat tersebut. Untuk itu diperlukan sebuah sistem administrasi
pengarsipan surat secara digital yang dapat membantu pendataan dan mempercepat
pencarian surat sehingga mempermudah bagian administrasi untuk menemukan
informasi yang dibutuhkan KIP Pidie Jaya
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengelola arsip surat menyurat yang selama
ini menggunakan sistem manual, melakukan pencarian surat dengan cepat serta
menjaga kondisi fisik surat tetap terjaga dan tidak ada yang tercecer, rusak maupun
hilang.
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Ruang lingkup penelitian adalah arsip surat masuk dan keluar KIP Pidie Jaya
2. Aturan surat menyurat disesuaikan dengan aturan yang ada di KIP Pidie Jaya
3. Proses pencarian data surat menggunakan Algoritma Turbo Boyer-Moore
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini adalah kemudahan yang didapat oleh
Bagian umum KIP Pidie Jaya dalam mendata dan mengelola surat masuk dan keluar
sehingga pencarian surat untuk kepentingan KIP Pidie Jaya dapat dilakukan dengan
cepat, serta bukti keberadaan surat tetap ada walaupun bukti fisik telah rusak karena
sesuatu hal.
4
1.6 Metode Penelitian
Metode yang digunakan untuk penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Studi Literatur
Penelitian ini dimulai dengan melakukan studi literatur, yaitu proses
pengumpulan data sebagai bahan referensi baik dari buku, artikel, jurnal maupun
dari situs internet yang berkaitan dengan sistem informasi, surat menyurat dan
algoritma Turbo Boyer-Moore.
b. Pengumpulan Data
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dan informasi mengenai pengarsipan
surat menyurat di KIP Pidie Jaya
c. Analisis dan Perancangan Sistem
Pada tahap ini dilakukan analisis permasalahan yang ada, batasan yang dimiliki
dan kebutuhan yang diperlukan dalam membangun aplikasi pengarsipan surat
masuk dan keluar dan pencarian menggunakan algoritma Turbo Boyer-Moore.
d. Implementasi Sistem
Pada tahap ini sistem diimplementasikan berbasis web dengan menggunakan PHP
dan database MySql.
e. Pengujian Sistem
Pada tahap ini dilakukan pengujian sistem terhadap sistem yang telah dibangun
untuk mengetahui apakah aplikasi tersebut berjalan dengan benar dan sesuai
dengan perancangan yang telah dilakukan sebelumnya.
f. Penyusunan Laporan
Pada tahap ini dilakukan penyusunan dokumentasi dari hasil analisis dan
implementasi dari aplikasi yang telah dibuat.
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah dari penelitian yang akan
dilakukan beserta batasannya, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian
dan sistematika penulisan.
5
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menjelaskan tentang beberapa teori dasar,penelitian terdahulu yang digunakan
untuk menyelesaikan permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini.
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN
Bab ini menjelaskan mengenai analisis dan perancangan sistem pengarsipan surat
masuk keluar berbasis web dengan menerapkan algoritma Turbo Boyer Moore dalam
proses pencarian data, model Unified Modelling Language (UML) yang digunakan
adalah use case diagram dan perancangan antar muka sistem.
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN APLIKASI
Bab ini akan membahas mengenai implementasi algoritma dan hasil pengujian
aplikasi dari penelitian berupa tampilan dari aplikasi pengarsipan surat masuk keluar
berbasis web.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini menjelaskan mengenai hasil penelitian yang berisi kesimpulan dan saran
yang nantinya akan dikembangkan atau melanjutkan penelitian yang berkaitan dengan
masalah dalam penelitian ini.