TUGAS MANAJEMEN PEMASARAN JASA (1)
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI ( AUTOMASI PERPUSTAKAAN )
DALAM PERKEMBANGAN MANAJEMEN
PERPUSTAKAAN
FITRIA ROMADHONI
07540011
PRORAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS WIJAYA KUSUMA SURABAYA
2010
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI ( AUTOMASI PERPUSTAKAAN )
DALAM PERKEMBANGAN MANAJEMEN
PERPUSTAKAAN
A. Pendahuluan
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dewasa ini antara lain
ditandai dengan perubahan perilaku dalam pencarian informasi yang berdampak bagi
lembaga-lembaga yang bergerak dalam bidang jasa informasi dan perpustakaan.
Perpustakaan
sebagai
lembaga
yang
bertugas
menyimpan,
mengolah
dan
mendistribusikan informasi dituntut agar mampu memberdayakan pengetahuan dengan
menggali potensi yang dimiliki perpustakaan.
Kemajuan teknologi informasi menjanjikan kemudahan dalam manajemen
pengetahuan terutama bagi lembaga dalam bidang pengelolaan informasi secara
elektronis termasuk perpustakaan. Bila dulu perpustakaan lebih berkonsentrasi pada
penyedia informasi dalam bentuk fisik seperti dokumen tercetak dengan dilengkapi
dengan
system
catalog
kartu,
maka
dengan
berkembangnya
teknologi
kini
perpustakaan dituntut menyediakan sumber-sumber informasi dalam bentuk elektronik.
Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan
jenis perpustakaan yaitu diawali perpustakaan manual, perpustakaan automasi,
perpustakaan digital atau cyber library.Kebutuhan Teknologi Informasi sangat
berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang
berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan
informasi.
Tulisan ini mencoba menggali kembali kenyataan yang kini berkembang, yang
sangat bersentuhan dengan informasi dan pengetahuan dewasa ini. Perpustakaan
sebagai institusi pengelola informasi yang harus pula berkembang sesuai kemajuan
teknologi informasi yang semakin pesat. Maka dilihat dari perannya sebuah teknologi
informasi dapat mengembangkan sebuah system manajemen perpustakaan dimana
unsure alat dan subyek dari sebuah perpustakaan sekolah dapat dilaksanakan dengan
tepat dan benar.
B. Penerapan Teknologi di Perpustakaan
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai
bentuk, antara lain :
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi
Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan system
informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan
pustaka, pengelolaan anggota, statistic dan sebagainya. Fungsi ini sering disebut
sebagai Autosimasi Perpustakaan.
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan
menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital, perpustakaan ini
sering disebut perpustakaan digital.
Kedua fungsi penerapan diatas dapat terpisah atau terintegrasi dalam suatu
system informasi tergantung pada kemampuan softwer yang digunakan, sumber daya
manusianya dan infrastruktur peralatan teknologi informai yang mendukung keduanya.
Dalam hal ini factor penggerak diterapkannya teknologi informasi dalam perpustakaan
adalah :
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
1. Kemudahan mendapatkan produk Teknologi Informasi.
2. Harga terjangkau dalam memperoleh produk Teknologi Informasi.
3. Kemampuan dari tenologi informasi.
4. Tuntutan layanan masyarakat yang serba cepat ( “klik”)
Hal-hal lain atau alasan yang lain dalam penerapan teknologi dalam manjemen
perpustakaan adalah :
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global
Peran yang sangat penting didalam manejemen perpustakaan adalah :
1. Peran Katalog
Katalog adalah keteranga singkat atau wakil dari suatu dokumen. Catalog perpustakaan
elektronik adalah jantung dari sebuah system perpustakaan yang terautomasi. Cakupan
dari catalog perpustakaan yang terautomasi yaitu : pengadaan koleksi, katalogisasi,
inventarisasi, sirkulasi, pengelolaan penerbitan berkala, penyediaan catalog, dan
pengelolaan anggota.
2. Peran CD-ROM
Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full
text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan computer.Dan
media back-up/ cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi
perpustakaan lain.
3. Peran Internet
Teknologi internet yang merupakan bagian integral dari kehidupan sehari-hari membuat
pada perilaku masyarakat pencari informasi mengalami Peran Teknologi Informasi
(Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan banyak
perubahan. Sumber daya elektronik yang tersedia di internet menjadi sasaran utama
bagi para pencari informasi. Dalm hal ini internet dapat mengakses informasi
multimedia dalam resource internet, dan juga sebagai sarana telekomunikasi dan
distribusi informasi serta dapat membuat homepage, penyebarluasan catalog dan
informasi.
C. Peranan Pustakawan Dalam Keperluan Pengguna
Bagi perpustakaan yang telah atau ingin mengembangkan perpustakaan
elektronik, yang diperlukan adalah mengintegrasikan konsep manajemen pengetahuan
dalam
pemerolehan,
pengorganisasian,
pemeliharaan,
dan
pendistribusiaan
pengetahuan termasuk pengetahuan informal, tidak terstruktur, dan eksternal yang
menyangkut lembaga induknya.
Untuk itu, berbagai perangkat pendukung yang diperlukan harus dipersiapkan
termasuk organisasi dan kebijakan yang harus ditetapkan pada tingkat institusi
perpustakaan itu sendiri. Dalam hal ini perangkat pendukung yang tepenting adalah
seorang pustakawan yang telah siap dan memiliki pengetahuan tentang terbentuknya
sebuah perpustakaan yang telah terautomasi dengan baik. Mencermati kondisi
pustakawan dalam
memberikan layanan perpustakaan
dan
informasi
melalui
pengamatan dan berbagai diskusi, ada dua factor sebagai alas an bahwa citra
pustakawan belumlah menggembirakan antara lain factor internal dan factor eksternal.
Ditinjau dari factor internal antara lain :
1. Pustakawan masih berkutat pada pelayanan konvensional dengan menggunakan
system layanan tradisional.
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
2. Masih rendahnya kualitas sumber daya manusia/pustakawan, baik dari kualitas
teknis maupun kualitas fungsional, dengan rincian sebagai berikut:
a. Dari segi kualitas teknis.
Banyak dijumpai pustakawan yang belum memilki kemampuan teknis berkomunikasi,
manajerial, penguasaan teknologi informasi dan bahasa asing.
b. Dari segi kualitas fungsional
Dalam hal ini meliputi dimensi kontak dengan pemakai, sikap, perilaku, hubungan
internal pustakawan.
3. Terbatasnya sarana penelusuran yang tersedia dalam bentuk abstrak, isi buku, teks
penuh (fullet) atau dalam bentuk review.
Ditinjau dari factor ekternal, antara lain :
1. Perpustakaan belum memiliki komitmen dalam mengembangkan pustakawan
sehingga pemberdayaan perpustakaan diseluruh Indonesia mengalami kesulitan.
2. Masih rendahnya jiwa kemandirian (entrepreneurship).
Dalam lingkungan organisasi perpustakaan manajemen pustakawan dilihat sebagai
komunikasi ilniah dan proses penyampaian informasi harus diberi nilai tambah dengan
mengorganisasikan pengetahuan yang diciptakan dan dikemas diluar perpustakaan.
Perpustakaan harus dijadikan penerbit pengetahuan bagi masyarakat pengguna.
Pertama, pustakawan berperan sebagai fasilitator utama dalam berbagai pengetahuan,
dengan menciptakan budaya dan memelihara ifrastruktur yang duiperlukan untuk
mengoperasikan manajemen pengetahuan.
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
Kedua, pustakawan berperan dalam mengambil manfaat dari konsep manajemen
pengetahuan dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja peprustakaan. Manajemen
pengetahuan dapat dijadikan sebagai pemicu agar pustakawan lebih inovatif dan kreatif
dalam menyiasati cakupan elektronik yang harus dicakup dalam konsep perpustakaan
elektronik yang telah dikembangkannya selama ini. Masih banyak muatan pengetahuan
eksplisit yang belum tersedia dalam bentuk elektronik yang sesunguhnya dibutuhkan
oleh para pengguna perpustakaan.
Ketiga, pustakawan juga harus berupaya mengindentifikasi pengetahuan eksplisit dan
mengembangkan
system
yang
diperlukan
untuk
menanganinya
dengan
mengembangkan pengetahuan tak terstruktur.
Keempat, Pustakawan harus segera mengambil prakarsa untuk mengeksplorasi potensi
informasi dan pengetahuan yang terdapat dilingkungannnya masing-masing dan
mengembangkan system untuk penanganannya, termasuk penyiapan sumber daya
manusia, organisasi, infrastruktur teknologi informasi, dan infrastruktur hokum yang
diperlukan untuk itu.
Jadi pustakawan harus dapat memenuhi beberapa hal dalam memberdayakan
pengetahuan antara lain :
1. Pustakawan harus dapat meningkatkan kemampuan dalam teknologi informasi yang
memadai.
2. Mengembangkan komunikasi ilmiah bagi sesame pustakawan.
3. Menumbuhkan jiwa kewirausahaan dan core bisnis.
4. Pustakawan diharapkan mampu meningkatkan kompetensi manajerial dan
kepemimpinan berbasis informasi.
Oleh sebab itu, pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti
permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam Peran
Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan maupun luar perpustakawan. Dengan begitu diharapkan agar para
pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat
membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan.
Beberapa hal yang perlu diketahui dan dipahami seorang pustakawan dan menjadikan
perpustakaan berbentuk autimasi :
1. Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsure dari AP.
2. Faham dan bisa mengapresiasikan pentingnya melaksanakan analisis system yang
menyeluruh sebelum merencanakan desain system.
3. Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis system dan desain,
implementasi, evaluasi dan maintenance.
4. Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan
sebuah system.
5. Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan
keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja.
D. Peran Teknologi Informasi (Automasi) Dalam Manajemen Perpustakaan
Perkembangan
teknologi
informasi
memberikan
dampak
dalam
pengelolaan
perpustakaan. Perpustakaan sebagai pengelola informasi dan pengetahuan banyak
memanfaatkan computer untuk berbagai keperluannya. Beberapa hal penyebab
perpustakaan harus memanfaatkan computer, yaitu antara lain, meningkatnya :
1. Jumlah dan mutu layanan perpustakaan.
2. Tuntutan untuk menggunakan koleksi secara bersama
3. Kebutuhan untuk lebih mengefektifkan tenaga
4. Kebutuhan akan efesiensi waktu
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
5. Ragam informasi yang dikelola
6. Kebutuhan akan kecepatan layanan.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan telah menciptakan berbagai konsep
yang
menggambarkan
pemanfaatan
teknologi
tersebut,
seperti
perpustakaan
terautomasi dan system perpustakaan digital atau disebut juga perpustakaan elektronik,
yang memiliki e-services, e-resources, dll, yang mampu mendukung kegiatan distance
learning (pembelajaran jarak jauh). Dalam pembentukan sebuah perpustakaan uang
terautomasi maka didalamnya terdapat unsure-unsur atau syarat yang saling
mendukung dan terkait satu dengan lainnya, yaitu :
1. Pengguna (user)
Pengguna merupakan unsure utama dalam sebuah sitem automasi perpustakaan.
Dalam pembangunan system perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui
konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang
nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Automasi
perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf
maupun anggota perpustakaan.
Tujuan daripada system automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat
kepada
pengguna.
Konsultasikan
dengan
pengguna
untuk
menentukan
kebutuhankebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang
dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan
tidak bisa dilakukan oleh suatu system computer.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan
pelaksanaan system. Masukan dari masing-masing staf harus Peran Teknologi
Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan
dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk
menjadi operator, teknisi dan administrator system harus diidentifikasikan dan dilatih
sesuai bidang yang akan dioperasikan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi
informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa computer hanya
sebuah komponen fisik dari sebuah system computer yang memerlukan program untuk
menjalankannya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa computer adalah sebuah
alat dimana kemampuannya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan
dan software yang digunakan. Kecenderungan perkembangan computer adalah
sebagai berikut : ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar, harga
terjangkau (murah), kemampuan penyimapanan data berkapasitas tinggi, dan transfer
pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan.
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang
bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian.
Adanya staf yang bertanggungjawab adalah untuk mengurangi ketergantungan
terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin. Hal lain adalah
adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia computer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan
computer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat
lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam Peran Teknologi Informasi (Automasi
Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan berbagai system
operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan,
kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersamasama.
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam
negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di
perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah
didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang
telah banyak membuat dan mengembangkan system perpustakaannya sendiri seperti
SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB.
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu system kerja yang
berjalan, untuk menilai sustu software tentu saja banyak criteria yang harus
diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilai software adalah sebagai berikut:
a. Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan
menghasilkan informasi tepat pada waktunya dan relevan untuk proses pengambilan
keputusan.
b. Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software
sesuai dengan hasil yang didapatkan.
c. Kehandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan
terus-menerus.
d. Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu
kembali yang cepat.
e. Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan
interaktif dengan pengguna.
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
f. Fleksibel : dapat diaplikasikan dibeberap jenis system operasi dan institusi serta
maupun memilki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan
pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum
system tersebut dapat berjalan dengan baik.
Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat
lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna
biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang substansial.
Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah. Spesifikasi
perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat
lunak.
4. Network / Jaringan
Jaringan computer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena
perkembangan yang terjadi didalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan
akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : computer sebagai server dank lien,
Network Interface Cord. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan
computer adalah :
a. Jumlah computer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
b. Lokasi dari harware : computer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya.
c. Protokol komunikasi yang digunakan
d. Menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan jaringan.
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur
symbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Data
terbentuk dari karakter, dapat berupa alphabet, angka , maupun symbol khusus seperti
*,$ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai
instrusi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan
data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu
ditambahkan sebuah penyimpanan data file ke dalam model system informasi; dengan
begitu,
kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan
dan disimpan sebelumnya. Standar basis data catalog Kerjasama antar perpustakaan
secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah
memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber
daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data catalog koleksi
adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat
dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format
penulisan data catalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama
tukarmenukar tau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan
suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data
merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu.
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
Persoalan lain dalam standarisasi format penulisan data catalog adalah bahasa.
Kebanyakan perpustakaan mngoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar
berbeda-beda.
Metadata
Metadata merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola
informasi.
Perpustakaan
pengkatalokan koleksi.
sudah
lama
menciptakan
metadata
dalam
bentuk
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau
“informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa
metadata adalah sebagai bentuk pengidentifikasian, penjelasan suatu data, atau
diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari catalog buku
terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metadata yang biasa
digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.
6. Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang,
menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur
merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras
dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun system tidak berjalan
dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti
manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun.
Manual adalah kunci bagi kelancaran system. Peran Teknologi Informasi (Automasi
Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan Manual / prosedur
dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan
dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama.
Berdasarkan hal-hal yang telah dijelaskan diatas maka kita dapat melihat bahwa
perpustakaan elektornik (teratomasi) merupakan bagian dari sebuah jaringan kerja
(network). Secara teoritis, pemakai dapat memperoleh salinan elektronik sebuah
dokumen dari mana pun juga, asal tak ada kendala keamanan, politik, ekonomi dan
social. Beberapa factor yang perlu dipertimbangkan bagi terbentuknya perpustakaan
elektronik adalah :
1. Interaksi dan sirkulasi perpustakaan.
2. Bentuk fisik mata rantai pemakai, yaitu mata rantai komunikasi antara pemakai
dengan perpustakaan.
3. Menarik iuran atau mengatur distribusi dana.
4. Bentuk jaringan
DALAM PERKEMBANGAN MANAJEMEN
PERPUSTAKAAN
FITRIA ROMADHONI
07540011
PRORAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS WIJAYA KUSUMA SURABAYA
2010
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI ( AUTOMASI PERPUSTAKAAN )
DALAM PERKEMBANGAN MANAJEMEN
PERPUSTAKAAN
A. Pendahuluan
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dewasa ini antara lain
ditandai dengan perubahan perilaku dalam pencarian informasi yang berdampak bagi
lembaga-lembaga yang bergerak dalam bidang jasa informasi dan perpustakaan.
Perpustakaan
sebagai
lembaga
yang
bertugas
menyimpan,
mengolah
dan
mendistribusikan informasi dituntut agar mampu memberdayakan pengetahuan dengan
menggali potensi yang dimiliki perpustakaan.
Kemajuan teknologi informasi menjanjikan kemudahan dalam manajemen
pengetahuan terutama bagi lembaga dalam bidang pengelolaan informasi secara
elektronis termasuk perpustakaan. Bila dulu perpustakaan lebih berkonsentrasi pada
penyedia informasi dalam bentuk fisik seperti dokumen tercetak dengan dilengkapi
dengan
system
catalog
kartu,
maka
dengan
berkembangnya
teknologi
kini
perpustakaan dituntut menyediakan sumber-sumber informasi dalam bentuk elektronik.
Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan
jenis perpustakaan yaitu diawali perpustakaan manual, perpustakaan automasi,
perpustakaan digital atau cyber library.Kebutuhan Teknologi Informasi sangat
berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang
berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan
informasi.
Tulisan ini mencoba menggali kembali kenyataan yang kini berkembang, yang
sangat bersentuhan dengan informasi dan pengetahuan dewasa ini. Perpustakaan
sebagai institusi pengelola informasi yang harus pula berkembang sesuai kemajuan
teknologi informasi yang semakin pesat. Maka dilihat dari perannya sebuah teknologi
informasi dapat mengembangkan sebuah system manajemen perpustakaan dimana
unsure alat dan subyek dari sebuah perpustakaan sekolah dapat dilaksanakan dengan
tepat dan benar.
B. Penerapan Teknologi di Perpustakaan
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai
bentuk, antara lain :
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi
Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan system
informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan
pustaka, pengelolaan anggota, statistic dan sebagainya. Fungsi ini sering disebut
sebagai Autosimasi Perpustakaan.
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan
menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital, perpustakaan ini
sering disebut perpustakaan digital.
Kedua fungsi penerapan diatas dapat terpisah atau terintegrasi dalam suatu
system informasi tergantung pada kemampuan softwer yang digunakan, sumber daya
manusianya dan infrastruktur peralatan teknologi informai yang mendukung keduanya.
Dalam hal ini factor penggerak diterapkannya teknologi informasi dalam perpustakaan
adalah :
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
1. Kemudahan mendapatkan produk Teknologi Informasi.
2. Harga terjangkau dalam memperoleh produk Teknologi Informasi.
3. Kemampuan dari tenologi informasi.
4. Tuntutan layanan masyarakat yang serba cepat ( “klik”)
Hal-hal lain atau alasan yang lain dalam penerapan teknologi dalam manjemen
perpustakaan adalah :
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global
Peran yang sangat penting didalam manejemen perpustakaan adalah :
1. Peran Katalog
Katalog adalah keteranga singkat atau wakil dari suatu dokumen. Catalog perpustakaan
elektronik adalah jantung dari sebuah system perpustakaan yang terautomasi. Cakupan
dari catalog perpustakaan yang terautomasi yaitu : pengadaan koleksi, katalogisasi,
inventarisasi, sirkulasi, pengelolaan penerbitan berkala, penyediaan catalog, dan
pengelolaan anggota.
2. Peran CD-ROM
Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full
text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan computer.Dan
media back-up/ cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi
perpustakaan lain.
3. Peran Internet
Teknologi internet yang merupakan bagian integral dari kehidupan sehari-hari membuat
pada perilaku masyarakat pencari informasi mengalami Peran Teknologi Informasi
(Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan banyak
perubahan. Sumber daya elektronik yang tersedia di internet menjadi sasaran utama
bagi para pencari informasi. Dalm hal ini internet dapat mengakses informasi
multimedia dalam resource internet, dan juga sebagai sarana telekomunikasi dan
distribusi informasi serta dapat membuat homepage, penyebarluasan catalog dan
informasi.
C. Peranan Pustakawan Dalam Keperluan Pengguna
Bagi perpustakaan yang telah atau ingin mengembangkan perpustakaan
elektronik, yang diperlukan adalah mengintegrasikan konsep manajemen pengetahuan
dalam
pemerolehan,
pengorganisasian,
pemeliharaan,
dan
pendistribusiaan
pengetahuan termasuk pengetahuan informal, tidak terstruktur, dan eksternal yang
menyangkut lembaga induknya.
Untuk itu, berbagai perangkat pendukung yang diperlukan harus dipersiapkan
termasuk organisasi dan kebijakan yang harus ditetapkan pada tingkat institusi
perpustakaan itu sendiri. Dalam hal ini perangkat pendukung yang tepenting adalah
seorang pustakawan yang telah siap dan memiliki pengetahuan tentang terbentuknya
sebuah perpustakaan yang telah terautomasi dengan baik. Mencermati kondisi
pustakawan dalam
memberikan layanan perpustakaan
dan
informasi
melalui
pengamatan dan berbagai diskusi, ada dua factor sebagai alas an bahwa citra
pustakawan belumlah menggembirakan antara lain factor internal dan factor eksternal.
Ditinjau dari factor internal antara lain :
1. Pustakawan masih berkutat pada pelayanan konvensional dengan menggunakan
system layanan tradisional.
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
2. Masih rendahnya kualitas sumber daya manusia/pustakawan, baik dari kualitas
teknis maupun kualitas fungsional, dengan rincian sebagai berikut:
a. Dari segi kualitas teknis.
Banyak dijumpai pustakawan yang belum memilki kemampuan teknis berkomunikasi,
manajerial, penguasaan teknologi informasi dan bahasa asing.
b. Dari segi kualitas fungsional
Dalam hal ini meliputi dimensi kontak dengan pemakai, sikap, perilaku, hubungan
internal pustakawan.
3. Terbatasnya sarana penelusuran yang tersedia dalam bentuk abstrak, isi buku, teks
penuh (fullet) atau dalam bentuk review.
Ditinjau dari factor ekternal, antara lain :
1. Perpustakaan belum memiliki komitmen dalam mengembangkan pustakawan
sehingga pemberdayaan perpustakaan diseluruh Indonesia mengalami kesulitan.
2. Masih rendahnya jiwa kemandirian (entrepreneurship).
Dalam lingkungan organisasi perpustakaan manajemen pustakawan dilihat sebagai
komunikasi ilniah dan proses penyampaian informasi harus diberi nilai tambah dengan
mengorganisasikan pengetahuan yang diciptakan dan dikemas diluar perpustakaan.
Perpustakaan harus dijadikan penerbit pengetahuan bagi masyarakat pengguna.
Pertama, pustakawan berperan sebagai fasilitator utama dalam berbagai pengetahuan,
dengan menciptakan budaya dan memelihara ifrastruktur yang duiperlukan untuk
mengoperasikan manajemen pengetahuan.
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
Kedua, pustakawan berperan dalam mengambil manfaat dari konsep manajemen
pengetahuan dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja peprustakaan. Manajemen
pengetahuan dapat dijadikan sebagai pemicu agar pustakawan lebih inovatif dan kreatif
dalam menyiasati cakupan elektronik yang harus dicakup dalam konsep perpustakaan
elektronik yang telah dikembangkannya selama ini. Masih banyak muatan pengetahuan
eksplisit yang belum tersedia dalam bentuk elektronik yang sesunguhnya dibutuhkan
oleh para pengguna perpustakaan.
Ketiga, pustakawan juga harus berupaya mengindentifikasi pengetahuan eksplisit dan
mengembangkan
system
yang
diperlukan
untuk
menanganinya
dengan
mengembangkan pengetahuan tak terstruktur.
Keempat, Pustakawan harus segera mengambil prakarsa untuk mengeksplorasi potensi
informasi dan pengetahuan yang terdapat dilingkungannnya masing-masing dan
mengembangkan system untuk penanganannya, termasuk penyiapan sumber daya
manusia, organisasi, infrastruktur teknologi informasi, dan infrastruktur hokum yang
diperlukan untuk itu.
Jadi pustakawan harus dapat memenuhi beberapa hal dalam memberdayakan
pengetahuan antara lain :
1. Pustakawan harus dapat meningkatkan kemampuan dalam teknologi informasi yang
memadai.
2. Mengembangkan komunikasi ilmiah bagi sesame pustakawan.
3. Menumbuhkan jiwa kewirausahaan dan core bisnis.
4. Pustakawan diharapkan mampu meningkatkan kompetensi manajerial dan
kepemimpinan berbasis informasi.
Oleh sebab itu, pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti
permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam Peran
Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan maupun luar perpustakawan. Dengan begitu diharapkan agar para
pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat
membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan.
Beberapa hal yang perlu diketahui dan dipahami seorang pustakawan dan menjadikan
perpustakaan berbentuk autimasi :
1. Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsure dari AP.
2. Faham dan bisa mengapresiasikan pentingnya melaksanakan analisis system yang
menyeluruh sebelum merencanakan desain system.
3. Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis system dan desain,
implementasi, evaluasi dan maintenance.
4. Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan
sebuah system.
5. Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan
keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja.
D. Peran Teknologi Informasi (Automasi) Dalam Manajemen Perpustakaan
Perkembangan
teknologi
informasi
memberikan
dampak
dalam
pengelolaan
perpustakaan. Perpustakaan sebagai pengelola informasi dan pengetahuan banyak
memanfaatkan computer untuk berbagai keperluannya. Beberapa hal penyebab
perpustakaan harus memanfaatkan computer, yaitu antara lain, meningkatnya :
1. Jumlah dan mutu layanan perpustakaan.
2. Tuntutan untuk menggunakan koleksi secara bersama
3. Kebutuhan untuk lebih mengefektifkan tenaga
4. Kebutuhan akan efesiensi waktu
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
5. Ragam informasi yang dikelola
6. Kebutuhan akan kecepatan layanan.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan telah menciptakan berbagai konsep
yang
menggambarkan
pemanfaatan
teknologi
tersebut,
seperti
perpustakaan
terautomasi dan system perpustakaan digital atau disebut juga perpustakaan elektronik,
yang memiliki e-services, e-resources, dll, yang mampu mendukung kegiatan distance
learning (pembelajaran jarak jauh). Dalam pembentukan sebuah perpustakaan uang
terautomasi maka didalamnya terdapat unsure-unsur atau syarat yang saling
mendukung dan terkait satu dengan lainnya, yaitu :
1. Pengguna (user)
Pengguna merupakan unsure utama dalam sebuah sitem automasi perpustakaan.
Dalam pembangunan system perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui
konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang
nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Automasi
perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf
maupun anggota perpustakaan.
Tujuan daripada system automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat
kepada
pengguna.
Konsultasikan
dengan
pengguna
untuk
menentukan
kebutuhankebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang
dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan
tidak bisa dilakukan oleh suatu system computer.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan
pelaksanaan system. Masukan dari masing-masing staf harus Peran Teknologi
Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan
dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk
menjadi operator, teknisi dan administrator system harus diidentifikasikan dan dilatih
sesuai bidang yang akan dioperasikan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi
informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa computer hanya
sebuah komponen fisik dari sebuah system computer yang memerlukan program untuk
menjalankannya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa computer adalah sebuah
alat dimana kemampuannya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan
dan software yang digunakan. Kecenderungan perkembangan computer adalah
sebagai berikut : ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar, harga
terjangkau (murah), kemampuan penyimapanan data berkapasitas tinggi, dan transfer
pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan.
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang
bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian.
Adanya staf yang bertanggungjawab adalah untuk mengurangi ketergantungan
terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin. Hal lain adalah
adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia computer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan
computer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat
lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam Peran Teknologi Informasi (Automasi
Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan berbagai system
operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan,
kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersamasama.
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam
negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di
perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah
didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang
telah banyak membuat dan mengembangkan system perpustakaannya sendiri seperti
SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB.
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu system kerja yang
berjalan, untuk menilai sustu software tentu saja banyak criteria yang harus
diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilai software adalah sebagai berikut:
a. Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan
menghasilkan informasi tepat pada waktunya dan relevan untuk proses pengambilan
keputusan.
b. Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software
sesuai dengan hasil yang didapatkan.
c. Kehandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan
terus-menerus.
d. Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu
kembali yang cepat.
e. Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan
interaktif dengan pengguna.
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
f. Fleksibel : dapat diaplikasikan dibeberap jenis system operasi dan institusi serta
maupun memilki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan
pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum
system tersebut dapat berjalan dengan baik.
Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat
lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna
biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang substansial.
Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah. Spesifikasi
perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat
lunak.
4. Network / Jaringan
Jaringan computer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena
perkembangan yang terjadi didalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan
akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : computer sebagai server dank lien,
Network Interface Cord. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan
computer adalah :
a. Jumlah computer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
b. Lokasi dari harware : computer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya.
c. Protokol komunikasi yang digunakan
d. Menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan jaringan.
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur
symbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Data
terbentuk dari karakter, dapat berupa alphabet, angka , maupun symbol khusus seperti
*,$ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai
instrusi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan
data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu
ditambahkan sebuah penyimpanan data file ke dalam model system informasi; dengan
begitu,
kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan
dan disimpan sebelumnya. Standar basis data catalog Kerjasama antar perpustakaan
secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah
memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber
daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data catalog koleksi
adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat
dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format
penulisan data catalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama
tukarmenukar tau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan
suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data
merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu.
Peran Teknologi Informasi (Automasi Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen
Perpustakaan
Persoalan lain dalam standarisasi format penulisan data catalog adalah bahasa.
Kebanyakan perpustakaan mngoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar
berbeda-beda.
Metadata
Metadata merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola
informasi.
Perpustakaan
pengkatalokan koleksi.
sudah
lama
menciptakan
metadata
dalam
bentuk
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau
“informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa
metadata adalah sebagai bentuk pengidentifikasian, penjelasan suatu data, atau
diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari catalog buku
terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metadata yang biasa
digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.
6. Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang,
menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur
merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras
dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun system tidak berjalan
dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti
manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun.
Manual adalah kunci bagi kelancaran system. Peran Teknologi Informasi (Automasi
Perpustakaan) Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan Manual / prosedur
dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan
dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama.
Berdasarkan hal-hal yang telah dijelaskan diatas maka kita dapat melihat bahwa
perpustakaan elektornik (teratomasi) merupakan bagian dari sebuah jaringan kerja
(network). Secara teoritis, pemakai dapat memperoleh salinan elektronik sebuah
dokumen dari mana pun juga, asal tak ada kendala keamanan, politik, ekonomi dan
social. Beberapa factor yang perlu dipertimbangkan bagi terbentuknya perpustakaan
elektronik adalah :
1. Interaksi dan sirkulasi perpustakaan.
2. Bentuk fisik mata rantai pemakai, yaitu mata rantai komunikasi antara pemakai
dengan perpustakaan.
3. Menarik iuran atau mengatur distribusi dana.
4. Bentuk jaringan