MODUL 1 ARSIP DAN KEARSIPAN

ARSIP DAN KEARSIPAN

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan

1. Pengertian Arsip

  Secara etimologi (asal usul kata), kata “Arsip” berasal dari : a) Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu.

  b) Bahasa Inggris, yaitu archieve artinya kumpulan warkat, record artinya catatan dan file artinya sekumpulan informasi/warkat.

  c) Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat.

  d) Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat. Pengertian arsip menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut :

  a) Menurut S. Muller (1848-1992), J.A Feith (1858-1913) dan R. Fruin

  (1857-1995) menyatakan bahwa “Archief” adalah segenap dokumen

  tertulis, gambar dan bahan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.

  b) Menurut Sir Hilary Jenkinson (1922) menyatakan bahwa Archives adalah dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administratif dan eksekutif (pemerintah atau swasta) yang membentuk sebagian dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna infomasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.

  c) Menurut The Liang Gie menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

  Sedangkan pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009, bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

  Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa Arsip adalah kumpulan dokumen atau rekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan organisasi yang kemudian disimpan dan dipelihara untuk digunakan dalam proses perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan suatu organisasi.

  Surat/warkat dapat disebut sebagai arsip jika memenuhi syarat-syarat berikut : 1) Mempunyai arti. 2) Mempunyai Kegunaan. 3) Disimpan dengan teratur.

  2. Pengertian Kearsipan

  Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha (instansi) pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyampaian warkat atau surat dan dokumen kantor lainnya. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya kegiatan organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi anggota organisasi.

  Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

  Menurut The Liang Gie dalam kamus Administrasi Perkantoran dijelaskan beberapa pengertian kearsipan yang diuraikan seperti dibawah ini : 1) Penyimpanan warkat (filling) merupakan kegiatan warkat-warkat dalam suatu tempat secara tertib menurut system, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filling) adalah pengambilan warkat (finding). teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

  Menurut Ensiklopedia Administrasi, istilah kearsipan dimiliki pengertian sebagai berikut : 1) Penyimpanan warkat (filling) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. 2) Sistem penyimpanan warkat (filling system) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

  Berdasarkan beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

B. Karakteristik Arsip

  Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain : 1) Otentik, arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi isi, struktur dan konteks. Arsip memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan dan transaksi organisasi penciptanya. 2) Legal, arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan. jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, arsip memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi), arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut. 4) Reliable, keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

  C. Fungsi Arsip

  Kearsipan bagi organisasi merupakan salah satu unsur penunjang yang penting bagi kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Perkembangan organisasi dapat dilihat dari arsip yang tersimpan. Kearsipan berfungsi untuk : 1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar. 2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah. 3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis. 4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi. 5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya. 6) Sebagai alat pengingat. 7) Sebagai alat penyimpanan warkat. 8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan. 9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.

  D. Jenis - Jenis Arsip

  Arsip dapat digolongkan atas beberapa jenis atau macam tergantung dari sisi peninjauannya, yaitu :

  1. Berdasarkan Fungsinya Arsip

  a) Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi.

• Arsip Dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi.

penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.

  b) Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi organisasi. Arsip statis diperlukan hanya sebagai pertanggungjawaban dan untuk bahan penelitian saja (bukti historis). Biasanya arsip statis berfungsi sebgai bahan informasi dan tersimpan di Arsip Nasional.

2. Berdasarkan Nilai Guna Arsip

a) Nilai Guna Primer, yaitu nilai guna untuk kepentingan instansi/pencipta atau yang menghasilkan arsip.

• Nilai Guna Administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
• Nilai Guna Hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban negara serta pemerintah.
• Nilai Guna Keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
• Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi, yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasi dari penelitian murni atau terapan.

  b) Nilai Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip serta kegunaannya sebagai bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/nasional.

• Nilai Guna Pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat dipergunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan serta akibat dari kegiatan tersebut.
• Nilai Guna Informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi penggunaan berbagai kepentingan penelitian sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi pencipta.

a) Arsip Tidak Berguna

  b) Arsip Berguna

  c) Arsip Penting

  d) Arsip Vital

4. Berdasarkan Keasliannya

  a) Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

  b) Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli.

  c) Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

  d) Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.

5. Berdasarkan Subjek atau Isinya

  a) Arsip Kepegawaian

  b) Arsip Keuangan

  c) Arsip Pemasaran

  d) Arsip Pendidikan

  6. Berdasarkan Bentuk dan Wujud Fisik, meliputi Surat, Pita Rekaman, Mikrofilm, Disket dan Compact Disk (CD).

  7. Berdasarkan Kekuatan Hukum

  a) Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

  b) Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini berupa fotokopi, film, mikrofilm dan jasil print komputer.

  Pada hakikatnya manajemen arsip adalah sebuah totalitas sebagai suatu sistem yang terdiri atas unsur-unsur yang terdiri yang saling berkaitan sehingga membentuk daur hidup arsip. Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan siklus hidup arsip disebutkan meliputi tiga tahap, yaitu :

  1. Penciptaan Penciptaan arsip adalah kegiatan untuk menghasilkan arsip, baik melalui kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas organisasi maupun kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan individu). Kegiatan yang termasuk dalam penciptaan arsip, yaitu desain formulir, manajemen korespondensi dan tata naskah, manajemen laporan dan manajemen produk hukum.

  2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip Penggunaan dan pemeliharaan arsip adalah kegiatan untuk menyajikan atau pemanfaatan arsip bagi kepentingan organisasi dan kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Yang termasuk dalam kegiatan penggunaan dan pemeliharaan arsip, yaitu pengurusan surat, sistem pemberkasan, manajemen arsip aktif, manajemen arsip inaktif, program arsip vital dan program perawatan. Dalam PP No. 28 tahun 2012, kegiatan pengelolaan arsip yang termasuk dalam pemeliharaan arsip adalah pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip.

  3. Penyusutan Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip karena frekuensi penggunaannya sudah menurun atau jarang digunakan dana sudak tidak bernilai guna. Kegiatan ini dilakukan melalui pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip. Yang termasuk ke dalam kegiatan ini antara lain survey atau inventarisasi arsip, penilaian arsip, jadwal retensi arsip, pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.