BAB IV HASIL ANALISIS DATA 4.1 Hasil Analisis Data - 05.61.0010 F.M. Evi Widjajanti BAB IV
41
Perpustakaan Unika
BAB IV
HASIL ANALISIS DATA
4.1
Hasil Analisis Data
Menurut alat analisis data yang telah ditentukan pada bab sebelumnya,
maka didapatkan hasil dan pembahasannya sebagai berikut :
1.
Tahap investigasi awal yang dilakukan di SOGD Jateng-DIY ternyata
ditemukan permasalahan (kelemahan) sebagai berikut :
a.
Data pembelian dicatat oleh beberapa bagian secara berulang-ulang.
Penyebabnya adalah harga yang tertera di invoice pembelian sering
direvisi oleh Pimpinan. Hal ini dikarenakan saat barang yang dipesan
datang, harga pasar Jateng-DIY mengalami penurunan. Master harga
yang terdapat dalam aplikasi program TDS tidak dapat diedit.
Sehingga bagian pembelian dan bagian akuntansi (hutang) mencatat
kembali dengan menggunakan Microsoft Excel.
b.
Data dan Informasi yang didapat kurang akurat.
Penyebabnya adalah harga yang tertera dalam aplikasi program TDS
tidak dapat menunjukkan harga yang terbaru, sehingga harus dibuat
ulang dengan menggunakan Microsoft Excel. Hal ini menyebabkan
kesulitan dalam melihat dan mencari harga per unit dan per type
masing-masing merk handphone.
42
Perpustakaan Unika
c.
Data yang diterima tidak dapat digunakan tepat waktu.
Penyebabnya
adalah
Pencatatan
data
pembelian
dengan
menggunakan rumus dari Microsoft Excel kurang akurat karena
bagian hutang sering lalai dalam mengedit tanggal terbaru . Hal ini
menyebabkan kurang terkontrolnya data yang belum dan atau yang
sudah jatuh tempo. Harga yang ada pada data pembelian dari
program TDS tidak bisa dipakai lagi karena tidak sesuai dengan
situasi yang baru.
d.
Informasi baru yang diperlukan dari data yang disimpan tidak mudah
untuk dicari.
Penyebabnya adalah data-data pembelian per bulan yang ada pada
SOGD Jateng selama ini kurang bisa disajikan dengan tepat dan tidak
terkontrol dengan baik. Misalnya data-data yang dibutuhkan untuk
menghitung kompensasi yang akan diterima oleh SOGD Jateng-DIY
harus dicari dengan memakan waktu yang cukup lama.
e.
Output.
Data pembelian yang diinput melalui program TDS tidak dapat
menghasilkan laporan yang benar dan akurat, karena harga
pembelian yang direvisi oleh pimpinan tidak dapat diedit. Program
TDS tidak bisa menampilkan informasi mengenai umur seluruh
faktur pembelian yang belum lunas.
43
Perpustakaan Unika
Project : Sistem komputerisasi pembelian kredit dengan mengunakan software MYOB
Analisis sebab-akibat
Masalah/Problem
1. Data
Sebab-akibat
:● pencatatan dilakukan oleh beberapa
bagian secara berulang-ulang.
1.Data
: ●master harga dalam program TDS
tidak dapat diedit. Pencatatan de ngan Microsoft Excel kurang efektif.
●data yang diinput melalui Microsoft
Excel kurang efektif.
●pencatatan dengan Microsoft Excel
kurang akurat karena bagian hutang
sering lalai dalam mengedit tanggal
terbaru.
2.Harga
:●cepat berubah dan sering direvisi.
●data pembelian yang disimpan tidak
mudah untuk dicari.
●data yang diterima tidak dapat diguna kan tepat waktu.
2.Harga
:●kesulitan mengetahui harga terbaru.
3.Laporan :●lambat dalam penyajiannya
●laporan kurang akurat
2.
3.Laporan :● pencatatan dengan Microsoft –
Excel kurang cepat dan tepat.
●data yang diinput melalui program
TDS kurang akurat.
Tahap Analisis kebutuhan Sistem
Tahap analisis kebutuhan sistem ini dilakukan dengan mengidentifikasi
data-data yang diperoleh, diproses dan diinput atau hasil/output yang dibutuhkan
oleh sistem yang akan dikembangkan menjadi sistem informasi yang baru.
Project : Sistem komputerisasi pembelian kredit dengan mengunakan software MYOB
Perbaikan sistem
Menyediakan sistem komputerisasi pembelian kredit dengan menggunakan software MYOB,
guna mengatasi masalah yang ada, meliputi :
1. Data
: menyajikan sistem informasi yang lengkap mengenai seluruh data pembeli
an, yaitu data supplier, data barang, data harga, data historis barang.
2. Harga
: menghasilkan sistem informasi yang memudahkan untuk melihat harga
terbaru.
3. Laporan : menghasilkan sistem informasi yang dapat menyajikan laporan pembelian sesuai
dengan kebutuhan perusahaan yaitu,
1. Laporan saldo hutang ke supplier berdasarkan periode umur.
2. Laporan yang menampilkan seluruh faktur pembelian yang belum lunas
diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo.
3. Laporan seluruh faktur pembelian, retur dan nota debit.
4. Laporan mengenai informasi history item pembelian atau supplier.
5. Laporan pembelian per supplier.
44
Perpustakaan Unika
3.
Tahap Analisis Keputusan
Solusi yang dihasilkan dari pemakaian program MYOB Premier v 7.5 ini
dapat diterapkan pada SOGD Jateng-DIY. Program akuntansi MYOB Premier ini
sangat fleksibel, mudah dipelajari, mudah digunakan dan memuat fungsi dan fitur
yang dibutuhkan oleh SOGD Jateng-DIY. Laporan yang dihasilkan oleh MYOB ini
juga dapat dikirim ke Microsoft Excel, dengan e-mail, faksimili ( jika komputer
terhubung ke internet ) dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Beberapa alasan dengan dipilihnya paket software ini adalah sebagai berikut:
1) MYOB premier v7,5 merupakan paket software yang langsung dapat
digunakan tanpa harus mengeluarkan biaya yang besar.
2) Jenis transaksi dalam program ini cukup lengkap dan mampu
menghasilkan informasi yang lebih akurat dan diharapkan dapat
membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan.
3) Program
ini
sudah
teruji,
dan
diharapkan
saat
program
diimplementasikan tidak banyak terjadi masalah.
4) Keamanan data terjamin.
5) Program mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang terus
berkembang.
6) Program sudah terpadu, sehingga bagian akuntansi tidak harus
menginput data jurnal.
45
Perpustakaan Unika
4.
Tahap setup sistem pada paket software MYOB
Tahap ini membahas mengenai langkah-langkah menginstal dan
menjalankan program MYOB Premier v7,5 dengan sistem operasi Windows
98/2000/Me/XP atau Windows NT 4.0.
A. Langkah-langkah dalam menginstall adalah sebagai berikut :
1) Aktifkan komputer.
2) Simpan seluruh dokumen dan tutup seluruh program yang aktif.
3) Masukkan CD MYOB v7,5 pada CD Drive, beberapa saat
jendela Flash ditampilkan seperti gambar berikut,
Gambar Jendela Flash untuk menginstal MYOB Premier
4) Klik tombol Install, dan ditampilkan gambar berikut ini,
Gambar Jendela Preparing to Install
46
Perpustakaan Unika
5) Baca dan pelajari halaman Welcome to MYOB Premier v7.5 Setup
kemudian klik tombol Next.
6) Pada halaman Software Licence Agreement, baca perjanjiannya
kemudian klik tombol Accept.
7) Pada halaman Install Type, klik type yang dipilih, kemudian klik
tombol Next.
8) Pada halaman InstallShield Wizard Complete, klik tombol Finish.
Internet Explorer akan aktif dan menampilkan topik What’s New in
This Version dari MYOB Help.
B. Langkah-langkah dalam menjalankan Program MYOB v7.5
adalah sebagai berikut :
1) Klik ikon shortcut program MYOB v7.5
2) Pada jendela Welcome to MYOB Premier v7.5 terdapat
sejumlah pilihan sebagai berikut :
Gambar Welcome to MYOB Premier
47
Perpustakaan Unika
Open your company file : Membuka file data perusahaan yang
sudah ada.
Create new company file
: Membuat file data perusahaan untuk
bisnis anda.
Explore the sample company: Mencoba dengan sebuah contoh file
data perusahaan dan pelajari cara menggunakan MYOB Premier.
What’s New in this version : Mempelajari tentang fitur-fitur baru
MYOB Premier versi ini.
Exit
: mengakhiri program MYOB Premier.
C. Membuat dan Mengaktifkan File Data Perusahaan
C.1. Prosedur untuk membuat data suatu perusahaan yaitu :
1) Aktifkan program aplikasi MYOB Premier dan klik tombol
Create new company file pada jendela Welcome to MYOB
Premier. Jendela New Company File Assistant ditampilkan,
seperti yang diperlihatkan gambar dibawah ini,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Welcome to the MYOB
New Company File Assistant
48
Perpustakaan Unika
2) Pada
Company
Information,
masukkan
informasi
perusahaan. Klik tombol Next , seperti gambar dibawah ini,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Enter information about
your company
3) Masukkan struktur tahun fiskal keuangan perusahaan. Klik
tombol Next sehingga jendela New Company File
Assistant/Tell us about accounting year ditampilkan seperti
berikut ini,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Tell us about
your accounting year
49
Perpustakaan Unika
4) Klik tombol Next untuk melanjutkan proses berikutnya.
Jendela New Company File Assistant/Please confirm your
accounting information ditampilkan sebagai berikut,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Please confirm
your accounting information
5) Pada Accounts List, diminta untuk membuat daftar akun
perusahaan. Klik tombol Next sehingga jendela New
Company File Assistant/Build your accounts list
ditampilkan, seperti pada gambar berikut,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Build your accounts list
50
Perpustakaan Unika
6) Klik
tombol
Next,
Jendela
New
Company
File
Assistant/Select your accounts list ditampilkan seperti
gambar berikut,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Select your accounts list
7) Menentukan nama file data perusahaan dan lokasinya. Klik
tombol Next sehingga jendela New Company File
Assistant/Create your company file ditampilkan seperti
gambar berikut ini,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Create your company file
51
Perpustakaan Unika
8) Klik tombol Next, Jendela terakhir New Company File
Assistant/Congratulation ditampilkan sebagai berikut,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Congratulation
√ Klik tombol Setup Assistant jika menetapkan dan mengkustomisasi
file data tersebut.
√ Klik tombol Command Centre jika langsung mulai memasukkan
transaksi – transaksi pada file data.
√ Klik tombol Cancel jika ingin keluar dari New Company File
Assistant.
C.2. Prosedur mengaktifkan file data perusahaan sebagai berikut :
1. Klik tombol Open your company file pada jendela
Welcome to
MYOB
Premier.
ditampilkan seperti gambar berikut,
Kotak
dialog Open
52
Perpustakaan Unika
Gambar Kotak Dialog Open
2. Masukkan nama file data perusahaan yang ingin diaktifkan pada
kotak teks File name. Klik tombol Open. Jendela Sign-on ditampilkan.
3. Masukkan identitas pengguna pada field User ID. Nilai default field
ini adalah ‘Administrator’, yaitu orang yang berhak menentukan
pengguna dan batasan-batasan akses pengguna tersebut. Anda dapat
menggantinya jika perlu. Masukkan juga password pada field Password.
Pada gambar Sign-on/User ID and Password.
Pada field File Access, pilih opsi Single-user Access jika file data hanya
dapat diakses oleh 1 orang, atau pilih opsi Multi-user Access jika file
data dapat diakses bersama pengguna lainnya.
Pada field drop-down Protocol, tentukan network protocol yang akan
digunakan ketika bekerja dengan file data MYOB Premier. Setiap
pengguna yang menggunakan file data ini secara bersamaan, harus
memilih protocol yang sama.
53
Perpustakaan Unika
Klik tombol OK setelah parameter-parameter jendela ini dimasukkan
atau ditentukan.
Gambar Sign-on/User ID and Password
D. Mengakhiri Program MYOB Premier.
Untuk mengakhiri program MYOB Premier, pilih Exit dari menu
File. Sebuah Prompt yang menginformasikan saat terakhir kali melakukan backup
data ditampilkan, seperti gambar dibawah ini.
Gambar Prompt mengakhiri program MYOB
54
Perpustakaan Unika
Kita dapat memilih membuat backup file data bersangkutan atau
mengabaikannya. Klik tombol No untuk langsung keluar dari MYOB Premier, atau
klik tombol Yes jika ingin membuat backup file data sebelum keluar dari program
ini.
4.2
Tahap Penyusunan dan Pengujian
4.2.1
Mendesain nomor akun dan namanya sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Nomor akun yang pada kolom Linked diberikan tanda
check mark (√ ), tidak bisa dihapus melainkan hanya bisa diganti
nomor akun dan namanya saja. Berikut ini contoh desain daftar akun:
55
Perpustakaan Unika
1. Membuat Linked Accounts, aturannya dapat dilihat dari menu :
SETUP – LINKED ACCOUNTS – ACCOUNTS & BANKING ACCOUNTS.
• Equity Account for Current Earning : menampung Laba/Rugi periode berjalan.
• Equity Account for Retained Earning : menampung laba/rugi tahun lalu.
• Equity Account for Historical Balancing : menampung selisih pemasukan saldo
awal.
• Bank Account for Undeposited Funds : menampung akun bank atas cek/giro
yang belum cair.
56
Perpustakaan Unika
4.2.2
Mengaktifkan Card File, klik Cards list, masukkan data supplier.
Gambar Data Supplier
Masukkan data Customer.
Gambar Data Customer
57
Perpustakaan Unika
Aktifkan Command Centre Inventory, klik Items list , masukkan
Item Number,Nama, klik pada kotak I buy, I sell dan I inventory
the Item. Klik OK.
Gambar Data Daftar Kode Barang dan Harga
4.2.3
Memasukkan Saldo Awal Neraca.
● Buka modul Setup, pilih Balance.
● Pilih dan klik Account Opening Balances.
● Isikan saldo awal.
● Hanya saldo awal type Balance Sheet saja yang bisa diisikan
saldonya.
58
Perpustakaan Unika
Berikut contoh gambar Account Opening Balances.
Letakkan pada sembarang Command Centre, klik Reports/Inventory,
Pilih Item List Summary, klik Display.
Gambar Saldo Awal Persediaan Barang
59
Perpustakaan Unika
Letakkan
pada
sembarang
Command
Centre,
klik
Reports/Purchases, Pilih Payables/Ageing Summary. Klik Display.
Gambar Saldo Awal Hutang
4.2.4
Prosedur Pencatatan Pembelian.
1. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol Enter
Purchases. Seperti gambar berikut ini,
Gambar Jendela Purchases-New Item untuk memasukkan detail informasi
pembelian item-item persediaan
60
Perpustakaan Unika
2. Pilih status transaksi pembelian yang akan dibuat, (QUOTE,
ORDER atau BILL) dari daftar drop-down di kiri atas jendela.
Quote atau penawaran
: dibuat untuk penawaran tanpa
terjadi transaksi. Hal ini tidak berdampak pada level
persediaan, dan dapat diubah menjadi order pembelian.
Order
: bukan transaksi aktual yang
berdampak pada keuangan dan persediaan, melainkan
hanya merupakan informasi pembelian saja sampai siap
digunakan.
Bill atau faktur pembelian : pembelian actual dan mencatat
sebuah jurnal transaksi yang sesuai, menambah persediaan.
Faktur pembelian ini dapat berupa faktur yang belum lunas
(open bills) dan faktur yang sudah lunas (closed bills) atau
berupa nota-nota debit (debit memos).
3. Pilih jenis layout pembelian seperti Service, Item, Professional,
dan Miscellaneous. Untuk mengubah layout ini, klik tombol
Layout dan pilih layout yang diinginkan dari jendela select
Layout yang ditampilkan. Kemudian klik tombol OK.
4. Masukkan kartu supplier pada field Supplier.
61
Perpustakaan Unika
5. Periksa termin pembayaran dari supplier. Termin pembayaran
ditampilkan pada field Terms. Jika termin pembayaran ingin
dirubah, klik panah zoom, jendela Credit Terms akan
ditampilkan, kemudian ubah termin tersebut dan klik tombol OK.
6. Tandai kotak periksa Tax Inclusive jika harga beli barang sudah
termasuk pajak, dan hilangkan tanda pada kotak jika harga beli
belum termasuk pajak.
7. Nilai default alamat perusahaan dtampilkan pada field drop-down
Ship To.
8. Masukkan nomor order pembelian pada field Purchase #.
9. Masukkan tanggal order pembelian pada field Date.
10. Masukkan nomor faktur penjualan dari supplier pada field
Supplier Inv#.
11. Masukkan barang yang dibeli pada daftar Scrolling dibagian
tengah jendela.Field yang muncul pada daftar Scrolling berbeda,
bergantung apada layout yang digunakan.
62
Perpustakaan Unika
12. Masukkan informasi tambahan pembelian, seperti :
13. Pada field drop-down Category, tetapkan kategori yang
ditugaskan untuk transaksi ini. Klik ikon Search disamping field
tersebut dan pilih kategori dari daftar search yang ditampilkan.
Seperti gambar berikut ini,
14. Pencatatan transaksi dapat
diselesaikan dengan cara sebagai
berikut :
Catat pembelian. Klik tombol Record.
Cetak dan catat pembelian. Klik tombol Print.
Catat dan kirim pembelian dengan e-mail. Klik tombol
Send To dan pilih E-mail.
63
Perpustakaan Unika
Catat dan kirim pembelian dengan faksimili. Klik tombol
Send To dan pilih Fax.
MYOB Premier menyediakan sejumlah tool yang dapat digunakan untuk
melihat kembali informasi pembelian yang sudah dibuat,
1. Jendela To Do List. Menampilkan seluruh faktur pembelian yang
belum lunas diurutkan berdasarkan tanggal jatuh temponya.
Gambar laporan seluruh faktur pembelian yang belum lunas sesuai
tanggal jatuh tempo
2. Jendela Analyse Payables. Menampilkan informasi umur seluruh
faktur pembelian yang belum lunas.
Gambar laporan informasi umur faktur pembelian yang belum lunas
64
Perpustakaan Unika
3. Purchases Reports. Laporan pembelian akan membantu dalam
memelihara dan menelusuri aktivitas-aktivitas pembelian.
Gambar laporan pembelian yang dapat menelusuri aktivitas-aktivitas pembelian
4. Jendela History. Membantu kita untuk melihat tujuh tahun dari
histories pembelian sebuah item atau supplier.
Gambar laporan informasi history pembelian dari supplier dan Item pembelian
65
Perpustakaan Unika
5. Purchases Register. Menampilkan faktur-faktur pembelian yang
belum dan sudah lunas, retur dan nota debit, sehingga kita mendapat
gambaran keseluruhan dari aktivitas-aktivitas pembelian.
Gambar laporan faktur beli yang belum dan sudah lunas, retur,dan nota debit
6. Find Transactions. Membantu kita mencari transaksi-transaksi
pembelian tertentu secara cepat.
Gambar laporan pencarian transaksi pembelian yang dilakukan secara cepat
66
Perpustakaan Unika
7. Transaction Journal. Menampilkan daftar ayat jurnal pembelian.
Gambar daftar ayat jurnal pembelian
4.2.5
Prosedur mencatat pembayaran adalah sebagai berikut :
1. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol
Pay Bills.seperti gambar berikut ini,
67
Perpustakaan Unika
2. Pilih tombol opsi Pay From Account jika ingin
mencatat transaksi langsung pada salah satu akun Bank.
3. Masukkan nama Supplier yang akan dibayar pada field
Supplier.
4. Masukkan nomor transaksi pada field Cheque No.
5. Masukkan tanggal transaksi pada field Date.
6. Masukkan total nilai yang akan dibayarkan pada field
Amount.
7. Masukkan keterangan pada field Memo.
MYOB Premier akan menampilkan seluruh order
pembelian dan faktur pembelian yang belum lunas dari
supplier bersangkutan, pada daftar Scrolling di bagian
tengah jendela.
68
Perpustakaan Unika
Untuk setiap pembelian field-field berikut ditampilkan :
Purchase #..Menampilkan nomor order pembelian
saat pembelian dibuat.
Status. Menampilkan status pembelian, yaitu Open
(saldo pembelian belum lunas), Closed (saldo
pembelian sudah lunas)
Date. Menampilkan tanggal ketika pembelian
dibuat.
Amount. Menampilkan nilai faktur pembelian,
dikurangi pembayaran sebelumnya, uang muka atau
nota debit.
Discount. Menampilkan potongan tunai yang akan
didapat dari supplier.
Total Owed. Menampilkan selisih nilai faktur
pembelian dengan potongan tunai.
69
Perpustakaan Unika
8. Masukkan nilai yang ingin diaplikasikan ke setiap
faktur pada field Amount Applied
9. Klik
tombol
Record
untuk
mencatat
transaksi
pembayaran ke supplier.
4.2.6
Prosedur Melihat Daftar Faktur Pembelian yang Diurutkan
Berdasarkan Tanggal Jatuh Tempo.
1. Klik tombol To Do List dan klik tab A/P.
2. Jika akan dilakukan pembayaran, langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
● Pilih faktur pembelian yang akan dibayar dengan
menandai ( √ ) pada kolom pemilihan.
● Klik tombol Pay Bills untuk memproses pembayaran.
70
Perpustakaan Unika
4.2.7
Prosedur Menganalisis Utang Dagang.
1. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol
Analysis.
2. Klik tombol Filter dan tentukan periode waktu dan
kriteria lain yang akan dilihat, kemudian klik tombol OK.
4.2.8
Prosedur Melihat Laporan Pembelian.
1. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol
Reports.
2. Sorot laporan pembelian yang akan dilihat dan klik
tombol Display untuk menampilkannya.
71
Perpustakaan Unika
4.2.9
Prosedur Melihat Historis Pembelian.
1.
Aktifkan Command Centre Card File dan klik tombol
Cards List.
2.
Klik panah zoom disamping kartu pemasok yang akan
dilihat historis pembeliannya dan klik tab History.
Jendela Card Information (History) akan ditampilkan
seperti gambar berikut,
Gambar Jendela Card Information (History)
4.2.10 Prosedur Purchase Return
Langkah-langkah dalam proses retur adalah sebagai berikut :
1.
Buka menu Purchase.
2.
Klik Enter Purchase.
3.
Pilih type Purchase : BILL.
4.
Layout : Item.
5.
Pilih Supplier.
6.
Isi Purchase # :…
72
Perpustakaan Unika
7.
Isi Tanggal :….
8.
Isi Supplier Inv # :…
9.
Masukkan Received : MINUS….
10.
Masukkan Item Number : sesuai item…
11.
Masukkan Price : sesuaikan dengan tabel harga.
12.
Masukkan Journal Memo : Debit …..
13.
Klik Record.
Kemudian langkah-langkah untuk mengalokasikan retur yang dibuat ke
dalam invoice yang masih outstanding (Apply to Purchase) adalah :
1. Buka form Purchase Register.
2. Pilih bagian Returns & Debits.
3. Pilih dan sorot baris retur nomor…
4. Klik Apply to Purchase.
73
Perpustakaan Unika
5. Isikan ID# dan tanggal melakukan Retur, serta pilih baris
Amount Applied dan isikan sebesar Rp….. ke baris paling
bawah seperti gambar berikut,
6. Klik Record
7. Untuk melihat efek jurnal yang ditimbulkan klik tombol ikon
Journal, pilih bagian Purchases, dan tetapkan tanggal seperti
gambar berikut,
74
Perpustakaan Unika
4.2.11 Prosedur Pencatatan Credit Note dan Debit Note
Pengertian credit note pada SOGD Jateng-DIY adalah
potongan nota yang diterbitkan oleh kantor pusat untuk dapat
mengurangi rekening hutang SOGD Jateng-DIY. Credit note
ini bisa berupa potongan refund, dan potongan lainnya. Debit
note adalah kewajiban SOGD Jateng-DIY ke kantor pusat.
Debit note ini dapat berupa tagihan asuransi gedung, asuransi
persediaan (Handphone). SOGD Jateng-DIY melakukan
pencatatan credit note seperti refund yaitu dengan cara
mendebet rekening kantor pusat (hutang dagang) dan
mengkredit rekening piutang refund, sedangkan untuk debit
note seperti contoh pembayaran asuransi persediaan yaitu
dengan mendebet rekening biaya asuransi persediaan dan
mengkredit rekening kantor pusat. Adapun Langkah-langkah
dalam proses untuk pencatatan credit note dan debit note
adalah sebagai berikut :
1. Buka menu Account.
2. Klik Record Journal Entry.
3. Isi Tanggal :………….
4. Isi Memo :…………..
5. Klik pada baris dibawah Acct # untuk memilih kode
account yang akan didebet dan dikredit.
75
Perpustakaan Unika
6. Isi nominal yang akan didebet dan dikredit.
7. Klik tombol OK.
Gambar Jendela Record Journal Entry
Berikut gambar dari laporan transaksi refund yang ditelah
dijurnal,
76
Perpustakaan Unika
4.3
Tahap Pengiriman
Tahap ini sistem sudah bisa dioperasikan. Peralihan dari pemberhentian
sistem yang lama yaitu TDS dan Microsoft Excel ke sistem yang baru yaitu
MYOB Premier v7,5 sudah dilakukan oleh SOGD Jateng-DIY dan dimulai
pada bulan Mei 2007.
Perpustakaan Unika
BAB IV
HASIL ANALISIS DATA
4.1
Hasil Analisis Data
Menurut alat analisis data yang telah ditentukan pada bab sebelumnya,
maka didapatkan hasil dan pembahasannya sebagai berikut :
1.
Tahap investigasi awal yang dilakukan di SOGD Jateng-DIY ternyata
ditemukan permasalahan (kelemahan) sebagai berikut :
a.
Data pembelian dicatat oleh beberapa bagian secara berulang-ulang.
Penyebabnya adalah harga yang tertera di invoice pembelian sering
direvisi oleh Pimpinan. Hal ini dikarenakan saat barang yang dipesan
datang, harga pasar Jateng-DIY mengalami penurunan. Master harga
yang terdapat dalam aplikasi program TDS tidak dapat diedit.
Sehingga bagian pembelian dan bagian akuntansi (hutang) mencatat
kembali dengan menggunakan Microsoft Excel.
b.
Data dan Informasi yang didapat kurang akurat.
Penyebabnya adalah harga yang tertera dalam aplikasi program TDS
tidak dapat menunjukkan harga yang terbaru, sehingga harus dibuat
ulang dengan menggunakan Microsoft Excel. Hal ini menyebabkan
kesulitan dalam melihat dan mencari harga per unit dan per type
masing-masing merk handphone.
42
Perpustakaan Unika
c.
Data yang diterima tidak dapat digunakan tepat waktu.
Penyebabnya
adalah
Pencatatan
data
pembelian
dengan
menggunakan rumus dari Microsoft Excel kurang akurat karena
bagian hutang sering lalai dalam mengedit tanggal terbaru . Hal ini
menyebabkan kurang terkontrolnya data yang belum dan atau yang
sudah jatuh tempo. Harga yang ada pada data pembelian dari
program TDS tidak bisa dipakai lagi karena tidak sesuai dengan
situasi yang baru.
d.
Informasi baru yang diperlukan dari data yang disimpan tidak mudah
untuk dicari.
Penyebabnya adalah data-data pembelian per bulan yang ada pada
SOGD Jateng selama ini kurang bisa disajikan dengan tepat dan tidak
terkontrol dengan baik. Misalnya data-data yang dibutuhkan untuk
menghitung kompensasi yang akan diterima oleh SOGD Jateng-DIY
harus dicari dengan memakan waktu yang cukup lama.
e.
Output.
Data pembelian yang diinput melalui program TDS tidak dapat
menghasilkan laporan yang benar dan akurat, karena harga
pembelian yang direvisi oleh pimpinan tidak dapat diedit. Program
TDS tidak bisa menampilkan informasi mengenai umur seluruh
faktur pembelian yang belum lunas.
43
Perpustakaan Unika
Project : Sistem komputerisasi pembelian kredit dengan mengunakan software MYOB
Analisis sebab-akibat
Masalah/Problem
1. Data
Sebab-akibat
:● pencatatan dilakukan oleh beberapa
bagian secara berulang-ulang.
1.Data
: ●master harga dalam program TDS
tidak dapat diedit. Pencatatan de ngan Microsoft Excel kurang efektif.
●data yang diinput melalui Microsoft
Excel kurang efektif.
●pencatatan dengan Microsoft Excel
kurang akurat karena bagian hutang
sering lalai dalam mengedit tanggal
terbaru.
2.Harga
:●cepat berubah dan sering direvisi.
●data pembelian yang disimpan tidak
mudah untuk dicari.
●data yang diterima tidak dapat diguna kan tepat waktu.
2.Harga
:●kesulitan mengetahui harga terbaru.
3.Laporan :●lambat dalam penyajiannya
●laporan kurang akurat
2.
3.Laporan :● pencatatan dengan Microsoft –
Excel kurang cepat dan tepat.
●data yang diinput melalui program
TDS kurang akurat.
Tahap Analisis kebutuhan Sistem
Tahap analisis kebutuhan sistem ini dilakukan dengan mengidentifikasi
data-data yang diperoleh, diproses dan diinput atau hasil/output yang dibutuhkan
oleh sistem yang akan dikembangkan menjadi sistem informasi yang baru.
Project : Sistem komputerisasi pembelian kredit dengan mengunakan software MYOB
Perbaikan sistem
Menyediakan sistem komputerisasi pembelian kredit dengan menggunakan software MYOB,
guna mengatasi masalah yang ada, meliputi :
1. Data
: menyajikan sistem informasi yang lengkap mengenai seluruh data pembeli
an, yaitu data supplier, data barang, data harga, data historis barang.
2. Harga
: menghasilkan sistem informasi yang memudahkan untuk melihat harga
terbaru.
3. Laporan : menghasilkan sistem informasi yang dapat menyajikan laporan pembelian sesuai
dengan kebutuhan perusahaan yaitu,
1. Laporan saldo hutang ke supplier berdasarkan periode umur.
2. Laporan yang menampilkan seluruh faktur pembelian yang belum lunas
diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo.
3. Laporan seluruh faktur pembelian, retur dan nota debit.
4. Laporan mengenai informasi history item pembelian atau supplier.
5. Laporan pembelian per supplier.
44
Perpustakaan Unika
3.
Tahap Analisis Keputusan
Solusi yang dihasilkan dari pemakaian program MYOB Premier v 7.5 ini
dapat diterapkan pada SOGD Jateng-DIY. Program akuntansi MYOB Premier ini
sangat fleksibel, mudah dipelajari, mudah digunakan dan memuat fungsi dan fitur
yang dibutuhkan oleh SOGD Jateng-DIY. Laporan yang dihasilkan oleh MYOB ini
juga dapat dikirim ke Microsoft Excel, dengan e-mail, faksimili ( jika komputer
terhubung ke internet ) dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Beberapa alasan dengan dipilihnya paket software ini adalah sebagai berikut:
1) MYOB premier v7,5 merupakan paket software yang langsung dapat
digunakan tanpa harus mengeluarkan biaya yang besar.
2) Jenis transaksi dalam program ini cukup lengkap dan mampu
menghasilkan informasi yang lebih akurat dan diharapkan dapat
membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan.
3) Program
ini
sudah
teruji,
dan
diharapkan
saat
program
diimplementasikan tidak banyak terjadi masalah.
4) Keamanan data terjamin.
5) Program mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang terus
berkembang.
6) Program sudah terpadu, sehingga bagian akuntansi tidak harus
menginput data jurnal.
45
Perpustakaan Unika
4.
Tahap setup sistem pada paket software MYOB
Tahap ini membahas mengenai langkah-langkah menginstal dan
menjalankan program MYOB Premier v7,5 dengan sistem operasi Windows
98/2000/Me/XP atau Windows NT 4.0.
A. Langkah-langkah dalam menginstall adalah sebagai berikut :
1) Aktifkan komputer.
2) Simpan seluruh dokumen dan tutup seluruh program yang aktif.
3) Masukkan CD MYOB v7,5 pada CD Drive, beberapa saat
jendela Flash ditampilkan seperti gambar berikut,
Gambar Jendela Flash untuk menginstal MYOB Premier
4) Klik tombol Install, dan ditampilkan gambar berikut ini,
Gambar Jendela Preparing to Install
46
Perpustakaan Unika
5) Baca dan pelajari halaman Welcome to MYOB Premier v7.5 Setup
kemudian klik tombol Next.
6) Pada halaman Software Licence Agreement, baca perjanjiannya
kemudian klik tombol Accept.
7) Pada halaman Install Type, klik type yang dipilih, kemudian klik
tombol Next.
8) Pada halaman InstallShield Wizard Complete, klik tombol Finish.
Internet Explorer akan aktif dan menampilkan topik What’s New in
This Version dari MYOB Help.
B. Langkah-langkah dalam menjalankan Program MYOB v7.5
adalah sebagai berikut :
1) Klik ikon shortcut program MYOB v7.5
2) Pada jendela Welcome to MYOB Premier v7.5 terdapat
sejumlah pilihan sebagai berikut :
Gambar Welcome to MYOB Premier
47
Perpustakaan Unika
Open your company file : Membuka file data perusahaan yang
sudah ada.
Create new company file
: Membuat file data perusahaan untuk
bisnis anda.
Explore the sample company: Mencoba dengan sebuah contoh file
data perusahaan dan pelajari cara menggunakan MYOB Premier.
What’s New in this version : Mempelajari tentang fitur-fitur baru
MYOB Premier versi ini.
Exit
: mengakhiri program MYOB Premier.
C. Membuat dan Mengaktifkan File Data Perusahaan
C.1. Prosedur untuk membuat data suatu perusahaan yaitu :
1) Aktifkan program aplikasi MYOB Premier dan klik tombol
Create new company file pada jendela Welcome to MYOB
Premier. Jendela New Company File Assistant ditampilkan,
seperti yang diperlihatkan gambar dibawah ini,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Welcome to the MYOB
New Company File Assistant
48
Perpustakaan Unika
2) Pada
Company
Information,
masukkan
informasi
perusahaan. Klik tombol Next , seperti gambar dibawah ini,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Enter information about
your company
3) Masukkan struktur tahun fiskal keuangan perusahaan. Klik
tombol Next sehingga jendela New Company File
Assistant/Tell us about accounting year ditampilkan seperti
berikut ini,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Tell us about
your accounting year
49
Perpustakaan Unika
4) Klik tombol Next untuk melanjutkan proses berikutnya.
Jendela New Company File Assistant/Please confirm your
accounting information ditampilkan sebagai berikut,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Please confirm
your accounting information
5) Pada Accounts List, diminta untuk membuat daftar akun
perusahaan. Klik tombol Next sehingga jendela New
Company File Assistant/Build your accounts list
ditampilkan, seperti pada gambar berikut,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Build your accounts list
50
Perpustakaan Unika
6) Klik
tombol
Next,
Jendela
New
Company
File
Assistant/Select your accounts list ditampilkan seperti
gambar berikut,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Select your accounts list
7) Menentukan nama file data perusahaan dan lokasinya. Klik
tombol Next sehingga jendela New Company File
Assistant/Create your company file ditampilkan seperti
gambar berikut ini,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Create your company file
51
Perpustakaan Unika
8) Klik tombol Next, Jendela terakhir New Company File
Assistant/Congratulation ditampilkan sebagai berikut,
Gambar Jendela New Company File Assistant/Congratulation
√ Klik tombol Setup Assistant jika menetapkan dan mengkustomisasi
file data tersebut.
√ Klik tombol Command Centre jika langsung mulai memasukkan
transaksi – transaksi pada file data.
√ Klik tombol Cancel jika ingin keluar dari New Company File
Assistant.
C.2. Prosedur mengaktifkan file data perusahaan sebagai berikut :
1. Klik tombol Open your company file pada jendela
Welcome to
MYOB
Premier.
ditampilkan seperti gambar berikut,
Kotak
dialog Open
52
Perpustakaan Unika
Gambar Kotak Dialog Open
2. Masukkan nama file data perusahaan yang ingin diaktifkan pada
kotak teks File name. Klik tombol Open. Jendela Sign-on ditampilkan.
3. Masukkan identitas pengguna pada field User ID. Nilai default field
ini adalah ‘Administrator’, yaitu orang yang berhak menentukan
pengguna dan batasan-batasan akses pengguna tersebut. Anda dapat
menggantinya jika perlu. Masukkan juga password pada field Password.
Pada gambar Sign-on/User ID and Password.
Pada field File Access, pilih opsi Single-user Access jika file data hanya
dapat diakses oleh 1 orang, atau pilih opsi Multi-user Access jika file
data dapat diakses bersama pengguna lainnya.
Pada field drop-down Protocol, tentukan network protocol yang akan
digunakan ketika bekerja dengan file data MYOB Premier. Setiap
pengguna yang menggunakan file data ini secara bersamaan, harus
memilih protocol yang sama.
53
Perpustakaan Unika
Klik tombol OK setelah parameter-parameter jendela ini dimasukkan
atau ditentukan.
Gambar Sign-on/User ID and Password
D. Mengakhiri Program MYOB Premier.
Untuk mengakhiri program MYOB Premier, pilih Exit dari menu
File. Sebuah Prompt yang menginformasikan saat terakhir kali melakukan backup
data ditampilkan, seperti gambar dibawah ini.
Gambar Prompt mengakhiri program MYOB
54
Perpustakaan Unika
Kita dapat memilih membuat backup file data bersangkutan atau
mengabaikannya. Klik tombol No untuk langsung keluar dari MYOB Premier, atau
klik tombol Yes jika ingin membuat backup file data sebelum keluar dari program
ini.
4.2
Tahap Penyusunan dan Pengujian
4.2.1
Mendesain nomor akun dan namanya sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Nomor akun yang pada kolom Linked diberikan tanda
check mark (√ ), tidak bisa dihapus melainkan hanya bisa diganti
nomor akun dan namanya saja. Berikut ini contoh desain daftar akun:
55
Perpustakaan Unika
1. Membuat Linked Accounts, aturannya dapat dilihat dari menu :
SETUP – LINKED ACCOUNTS – ACCOUNTS & BANKING ACCOUNTS.
• Equity Account for Current Earning : menampung Laba/Rugi periode berjalan.
• Equity Account for Retained Earning : menampung laba/rugi tahun lalu.
• Equity Account for Historical Balancing : menampung selisih pemasukan saldo
awal.
• Bank Account for Undeposited Funds : menampung akun bank atas cek/giro
yang belum cair.
56
Perpustakaan Unika
4.2.2
Mengaktifkan Card File, klik Cards list, masukkan data supplier.
Gambar Data Supplier
Masukkan data Customer.
Gambar Data Customer
57
Perpustakaan Unika
Aktifkan Command Centre Inventory, klik Items list , masukkan
Item Number,Nama, klik pada kotak I buy, I sell dan I inventory
the Item. Klik OK.
Gambar Data Daftar Kode Barang dan Harga
4.2.3
Memasukkan Saldo Awal Neraca.
● Buka modul Setup, pilih Balance.
● Pilih dan klik Account Opening Balances.
● Isikan saldo awal.
● Hanya saldo awal type Balance Sheet saja yang bisa diisikan
saldonya.
58
Perpustakaan Unika
Berikut contoh gambar Account Opening Balances.
Letakkan pada sembarang Command Centre, klik Reports/Inventory,
Pilih Item List Summary, klik Display.
Gambar Saldo Awal Persediaan Barang
59
Perpustakaan Unika
Letakkan
pada
sembarang
Command
Centre,
klik
Reports/Purchases, Pilih Payables/Ageing Summary. Klik Display.
Gambar Saldo Awal Hutang
4.2.4
Prosedur Pencatatan Pembelian.
1. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol Enter
Purchases. Seperti gambar berikut ini,
Gambar Jendela Purchases-New Item untuk memasukkan detail informasi
pembelian item-item persediaan
60
Perpustakaan Unika
2. Pilih status transaksi pembelian yang akan dibuat, (QUOTE,
ORDER atau BILL) dari daftar drop-down di kiri atas jendela.
Quote atau penawaran
: dibuat untuk penawaran tanpa
terjadi transaksi. Hal ini tidak berdampak pada level
persediaan, dan dapat diubah menjadi order pembelian.
Order
: bukan transaksi aktual yang
berdampak pada keuangan dan persediaan, melainkan
hanya merupakan informasi pembelian saja sampai siap
digunakan.
Bill atau faktur pembelian : pembelian actual dan mencatat
sebuah jurnal transaksi yang sesuai, menambah persediaan.
Faktur pembelian ini dapat berupa faktur yang belum lunas
(open bills) dan faktur yang sudah lunas (closed bills) atau
berupa nota-nota debit (debit memos).
3. Pilih jenis layout pembelian seperti Service, Item, Professional,
dan Miscellaneous. Untuk mengubah layout ini, klik tombol
Layout dan pilih layout yang diinginkan dari jendela select
Layout yang ditampilkan. Kemudian klik tombol OK.
4. Masukkan kartu supplier pada field Supplier.
61
Perpustakaan Unika
5. Periksa termin pembayaran dari supplier. Termin pembayaran
ditampilkan pada field Terms. Jika termin pembayaran ingin
dirubah, klik panah zoom, jendela Credit Terms akan
ditampilkan, kemudian ubah termin tersebut dan klik tombol OK.
6. Tandai kotak periksa Tax Inclusive jika harga beli barang sudah
termasuk pajak, dan hilangkan tanda pada kotak jika harga beli
belum termasuk pajak.
7. Nilai default alamat perusahaan dtampilkan pada field drop-down
Ship To.
8. Masukkan nomor order pembelian pada field Purchase #.
9. Masukkan tanggal order pembelian pada field Date.
10. Masukkan nomor faktur penjualan dari supplier pada field
Supplier Inv#.
11. Masukkan barang yang dibeli pada daftar Scrolling dibagian
tengah jendela.Field yang muncul pada daftar Scrolling berbeda,
bergantung apada layout yang digunakan.
62
Perpustakaan Unika
12. Masukkan informasi tambahan pembelian, seperti :
13. Pada field drop-down Category, tetapkan kategori yang
ditugaskan untuk transaksi ini. Klik ikon Search disamping field
tersebut dan pilih kategori dari daftar search yang ditampilkan.
Seperti gambar berikut ini,
14. Pencatatan transaksi dapat
diselesaikan dengan cara sebagai
berikut :
Catat pembelian. Klik tombol Record.
Cetak dan catat pembelian. Klik tombol Print.
Catat dan kirim pembelian dengan e-mail. Klik tombol
Send To dan pilih E-mail.
63
Perpustakaan Unika
Catat dan kirim pembelian dengan faksimili. Klik tombol
Send To dan pilih Fax.
MYOB Premier menyediakan sejumlah tool yang dapat digunakan untuk
melihat kembali informasi pembelian yang sudah dibuat,
1. Jendela To Do List. Menampilkan seluruh faktur pembelian yang
belum lunas diurutkan berdasarkan tanggal jatuh temponya.
Gambar laporan seluruh faktur pembelian yang belum lunas sesuai
tanggal jatuh tempo
2. Jendela Analyse Payables. Menampilkan informasi umur seluruh
faktur pembelian yang belum lunas.
Gambar laporan informasi umur faktur pembelian yang belum lunas
64
Perpustakaan Unika
3. Purchases Reports. Laporan pembelian akan membantu dalam
memelihara dan menelusuri aktivitas-aktivitas pembelian.
Gambar laporan pembelian yang dapat menelusuri aktivitas-aktivitas pembelian
4. Jendela History. Membantu kita untuk melihat tujuh tahun dari
histories pembelian sebuah item atau supplier.
Gambar laporan informasi history pembelian dari supplier dan Item pembelian
65
Perpustakaan Unika
5. Purchases Register. Menampilkan faktur-faktur pembelian yang
belum dan sudah lunas, retur dan nota debit, sehingga kita mendapat
gambaran keseluruhan dari aktivitas-aktivitas pembelian.
Gambar laporan faktur beli yang belum dan sudah lunas, retur,dan nota debit
6. Find Transactions. Membantu kita mencari transaksi-transaksi
pembelian tertentu secara cepat.
Gambar laporan pencarian transaksi pembelian yang dilakukan secara cepat
66
Perpustakaan Unika
7. Transaction Journal. Menampilkan daftar ayat jurnal pembelian.
Gambar daftar ayat jurnal pembelian
4.2.5
Prosedur mencatat pembayaran adalah sebagai berikut :
1. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol
Pay Bills.seperti gambar berikut ini,
67
Perpustakaan Unika
2. Pilih tombol opsi Pay From Account jika ingin
mencatat transaksi langsung pada salah satu akun Bank.
3. Masukkan nama Supplier yang akan dibayar pada field
Supplier.
4. Masukkan nomor transaksi pada field Cheque No.
5. Masukkan tanggal transaksi pada field Date.
6. Masukkan total nilai yang akan dibayarkan pada field
Amount.
7. Masukkan keterangan pada field Memo.
MYOB Premier akan menampilkan seluruh order
pembelian dan faktur pembelian yang belum lunas dari
supplier bersangkutan, pada daftar Scrolling di bagian
tengah jendela.
68
Perpustakaan Unika
Untuk setiap pembelian field-field berikut ditampilkan :
Purchase #..Menampilkan nomor order pembelian
saat pembelian dibuat.
Status. Menampilkan status pembelian, yaitu Open
(saldo pembelian belum lunas), Closed (saldo
pembelian sudah lunas)
Date. Menampilkan tanggal ketika pembelian
dibuat.
Amount. Menampilkan nilai faktur pembelian,
dikurangi pembayaran sebelumnya, uang muka atau
nota debit.
Discount. Menampilkan potongan tunai yang akan
didapat dari supplier.
Total Owed. Menampilkan selisih nilai faktur
pembelian dengan potongan tunai.
69
Perpustakaan Unika
8. Masukkan nilai yang ingin diaplikasikan ke setiap
faktur pada field Amount Applied
9. Klik
tombol
Record
untuk
mencatat
transaksi
pembayaran ke supplier.
4.2.6
Prosedur Melihat Daftar Faktur Pembelian yang Diurutkan
Berdasarkan Tanggal Jatuh Tempo.
1. Klik tombol To Do List dan klik tab A/P.
2. Jika akan dilakukan pembayaran, langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
● Pilih faktur pembelian yang akan dibayar dengan
menandai ( √ ) pada kolom pemilihan.
● Klik tombol Pay Bills untuk memproses pembayaran.
70
Perpustakaan Unika
4.2.7
Prosedur Menganalisis Utang Dagang.
1. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol
Analysis.
2. Klik tombol Filter dan tentukan periode waktu dan
kriteria lain yang akan dilihat, kemudian klik tombol OK.
4.2.8
Prosedur Melihat Laporan Pembelian.
1. Aktifkan Command Centre Purchases dan klik tombol
Reports.
2. Sorot laporan pembelian yang akan dilihat dan klik
tombol Display untuk menampilkannya.
71
Perpustakaan Unika
4.2.9
Prosedur Melihat Historis Pembelian.
1.
Aktifkan Command Centre Card File dan klik tombol
Cards List.
2.
Klik panah zoom disamping kartu pemasok yang akan
dilihat historis pembeliannya dan klik tab History.
Jendela Card Information (History) akan ditampilkan
seperti gambar berikut,
Gambar Jendela Card Information (History)
4.2.10 Prosedur Purchase Return
Langkah-langkah dalam proses retur adalah sebagai berikut :
1.
Buka menu Purchase.
2.
Klik Enter Purchase.
3.
Pilih type Purchase : BILL.
4.
Layout : Item.
5.
Pilih Supplier.
6.
Isi Purchase # :…
72
Perpustakaan Unika
7.
Isi Tanggal :….
8.
Isi Supplier Inv # :…
9.
Masukkan Received : MINUS….
10.
Masukkan Item Number : sesuai item…
11.
Masukkan Price : sesuaikan dengan tabel harga.
12.
Masukkan Journal Memo : Debit …..
13.
Klik Record.
Kemudian langkah-langkah untuk mengalokasikan retur yang dibuat ke
dalam invoice yang masih outstanding (Apply to Purchase) adalah :
1. Buka form Purchase Register.
2. Pilih bagian Returns & Debits.
3. Pilih dan sorot baris retur nomor…
4. Klik Apply to Purchase.
73
Perpustakaan Unika
5. Isikan ID# dan tanggal melakukan Retur, serta pilih baris
Amount Applied dan isikan sebesar Rp….. ke baris paling
bawah seperti gambar berikut,
6. Klik Record
7. Untuk melihat efek jurnal yang ditimbulkan klik tombol ikon
Journal, pilih bagian Purchases, dan tetapkan tanggal seperti
gambar berikut,
74
Perpustakaan Unika
4.2.11 Prosedur Pencatatan Credit Note dan Debit Note
Pengertian credit note pada SOGD Jateng-DIY adalah
potongan nota yang diterbitkan oleh kantor pusat untuk dapat
mengurangi rekening hutang SOGD Jateng-DIY. Credit note
ini bisa berupa potongan refund, dan potongan lainnya. Debit
note adalah kewajiban SOGD Jateng-DIY ke kantor pusat.
Debit note ini dapat berupa tagihan asuransi gedung, asuransi
persediaan (Handphone). SOGD Jateng-DIY melakukan
pencatatan credit note seperti refund yaitu dengan cara
mendebet rekening kantor pusat (hutang dagang) dan
mengkredit rekening piutang refund, sedangkan untuk debit
note seperti contoh pembayaran asuransi persediaan yaitu
dengan mendebet rekening biaya asuransi persediaan dan
mengkredit rekening kantor pusat. Adapun Langkah-langkah
dalam proses untuk pencatatan credit note dan debit note
adalah sebagai berikut :
1. Buka menu Account.
2. Klik Record Journal Entry.
3. Isi Tanggal :………….
4. Isi Memo :…………..
5. Klik pada baris dibawah Acct # untuk memilih kode
account yang akan didebet dan dikredit.
75
Perpustakaan Unika
6. Isi nominal yang akan didebet dan dikredit.
7. Klik tombol OK.
Gambar Jendela Record Journal Entry
Berikut gambar dari laporan transaksi refund yang ditelah
dijurnal,
76
Perpustakaan Unika
4.3
Tahap Pengiriman
Tahap ini sistem sudah bisa dioperasikan. Peralihan dari pemberhentian
sistem yang lama yaitu TDS dan Microsoft Excel ke sistem yang baru yaitu
MYOB Premier v7,5 sudah dilakukan oleh SOGD Jateng-DIY dan dimulai
pada bulan Mei 2007.