IMPLEMENTASI PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG KEARSIPAN (studi pada pengelolaan arsip dinamis di kantor Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang) - FISIP Untirta Repository

  

IMPLEMENTASI PERATURAN PEMERINTAH

NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG KEARSIPAN

(studi pada pengelolaan arsip dinamis di kantor

Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang)

  

SKRIPSI

  Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana ilmu sosial pada konsentrasi manajemen publik program studi ilmu administrasi publik

  Oleh Muhammad Adriansyah

  6661111347

  

PRODI ADMINISTRASI PUBLIK

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

  

ABSTRACT

Muhammad Adriansyah, 6661111347. 2018 thesis. Implementation of Government

Regulation no. 28 Year 2012 About Filing (Study On Dynamic Archive Management

in Cipocok Jaya District Office of Serang City). Study Program of Public

Administration Science, Faculty of Social and Political Sciences, University of Sultan

Ageng Tirtayasa. Supervisor I: Dr. Dirlanudin, M.Si. Supervisor II: Drs. Oman

Supriyadi, M.Si.

  Keywords: Archive, District, Implementation

The enactment of PP no. 28 Year 2012 on Archives that took the locus at the Office

District Cipocok Jaya on the implementation is still not maximized. Problems

encountered in the field such as archive management is still not maximal, archives

that have not been arranged neatly, educational background of employees who have

not in accordance with the field of filing, and limited facilities and infrastructure that

support the management is still not good. To study the problem, the researcher uses

public policy implementation theory according to Van Meter and Van Horn. The

purpose of this study to determine the implementation of these policies and what

factors are inhibiting its implementation. This research uses descriptive qualitative

method and researcher act as research instrument. The data were obtained through

observation, interview, and documentation study. The process of data analysis using

a model proposed by Miles and Huberman. Validity testing procedure is done by

triangulation and holding member check. The results showed that the implementation

of Government Regulation no. 28 of 2012 on Archives is still not maximized due to

lack of competence possessed by employees in the District Office of Cipocok Jaya

about Archives, in addition, the absence of employees who have background in the

archive and the lack of good facilities and infrastructure to support the management

for better and regular.

  

ABSTRAK

  Muhammad Adriansyah, 6661111347. 2018 skripsi. Implementasi Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 Tentang Kearsipan(Studi Pada Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang). Program Studi Ilmu Administrasi Pubik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Dosen Pembimbing I: Dr. Dirlanudin, M.Si. Dosen Pembimbing II : Drs.

  Oman Supriyadi, M.Si.

  Kata Kunci: Arsip, Implementasi, Kecamatan

  Ditetapkannya PP No. 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan yang mengambil locus di Kantor Kecamatan Cipocok Jaya pada pelaksanaannya masih belum maksimal. Permasalahan yang ditemui dilapangan diantaranya pengelolaan arsip masih belum maksimal, arsip yang belum tertata dengan rapi, latar belakang pendidikan pegawai yang belum sesuai dengan bidang kearsipan, serta keterbatasan sarana dan prasarana yang menunjang pengelolaan masih kurang baik. Untuk mengkaji permasalahan tersebut, peneliti menggunakan teori implementasi kebijakan public menurut Van Meter dan Van Horn. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui pelaksanaan kebijakan tersebut serta factor-faktor apa saja yang menghambat pelaksanaannya. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif dan peneliti bertindak sebagai instrument penelitian. Data diperoleh melalui observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Proses analisis data menggunakan model yang dikemukakan oleh Miles dan Huberman. Prosedur pengujian keabsahan data dilakukan dengan triangulasi dan mengadakan member check. Hasil penelitian menunjukan bahwa implementasi Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Kearsipan masih belum maksimal karena kurangnya kompetensi yang dimiliki pegawai di Kantor Kecamatan cipocok Jaya tentang Kearsipan, selain itu, tidak adanya pegawai yang mempunyai latar belakang di bidang arsip dan tidak adanya sarana dan prasarana yang baik untuk menunjang pengelolaan agar lebih baik dan teratur.

KATA PENGANTAR

  

ﻢﯿﺣ ﺮﻟا ﻦﻤﺣ ﺮﻟا ﷲ ﻢﺴﺑ

  Syukur Alhamdulillah segala puji penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’alayang telah memberikan segala rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi dengan judul

  “Implementasi

Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 tentang Kearsipan (Studi pada

Pengelolaan arsip dinamis pada kantor Kecamatan Cipocok Jaya)”. Terimakasih

  yang teramat dalam juga penulis sampaikan kepada kedua orang tua atas dukungan, motivasi dan kasih sayang yang tidak terhingga serta doa-doa yang selalu dipanjatkan untuk penulis.

  Penulisan skripsi ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan dalam jenjang perkuliahan Strata Satu pada konsentrasi Kebijakan Publik Program Studi Ilmu Administrasi Negara Universitas Sultan Ageng Tirtayasa. Dalam penulisan skripsi ini tidak lepas dari hambatan dan kesulitan, namun berkat bimbingan, bantuan, nasehat, dan kerjasama dari berbagai pihak, segala hambatan tersebut dapat teratasi dengan baik. Berkaitan dengan hal tersebut, dengan rasa hormat penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu kelancaran penulisan skripsi ini, yaitu:

  1. Yth. Bapak Prof. Dr. H. Sholeh Hidayat, M.Pd., Rektor Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  2. Yth. Bapak Dr. Agus Sjafari, S.Sos., M.Si., Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  3. Yth. Ibu Rahmawati, S.Sos., M.Si.,Wakil Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  4. Yth. Bapak Iman Mukhroman, S.Sos., M.Si., Wakil Dekan II Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  5. Yth. Bapak Kandung Sapto Nugroho, S.Sos., M.Si., Wakil Dekan III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  6. Yth. Ibu Listyaningsih, S.Sos., M.Si., Ketua Program Studi Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  7. Yth. Ibu Dr. Arenawati, M.Si., Sekretaris Program Studi Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

  8. Yth. Bapak Dr. Dirlanudin, M.Si., Dosen Pembimbing I Skripsi yang telah meluangkan waktu serta tenaganya untuk membimbing dan mengarahkan penulisan skripsi ini.

  9. Yth. Bapak Drs. Oman Supriyadi, M.Si., Dosen Pembimbing II Skripsi yang telah meluangkan waktu serta tenaganya untuk membimbing dan mengarahkan penulisan skripsi ini.

  10. Teman-teman Ilmu Administrasi Negara khususnya Kelas A Reguler Angkatan 2011, terimakasih untuk kebersamaannya. Semoga masih dapat berkumpul di lain kesempatan.

  11. Keluarga besar dirumah khususnya untuk ibunda (Iceu Nuraeni) serta ayahanda (Dadang Riyadi) yang ga pernah capek untuk mengingatkan anaknya ini agar bisa meraih gelar sarjana.

  12. Buat kakak (Muhammad Andriyadi) yang terus-terusan mendorong adiknya ini agar bisa menyelesaikan perkuliahan dan meraih gelar sarjana.

  13. Untuk semua adik-adik (Muhammad Fairuz Ikhsan, Suci Andini Ramadhanti, Medina Nurul Fauziah, Kamila Nurul Haditsa) yang selalu memberikan motivasi agar abangnya ini dapat menyelesaikan perkuliahan dan mendapatkan gelar sarjana.

  14. Kawan-kawan mahasiswa/i jurusan adminisrtasi publik angkatan 2011 (Rahmat Ikbal, Aulia Rahim, Yandi Supandi, Besar Hariyadi, Ridwan Hapipi, Gilang Sahudi, Singgih Yudiansyah, Indra Yanus, Ade Mulyadi, Revi Silvia, Veronica Puspaningtyas, Nurul Fitri Sugiarto, Meta Miftahul Jannah, Septi Rosmalia, Ariawan Lesmana, Gesti Resti Fitri, Krisna, Eko Jumantoro, Kevin Ray Pratama, Muhammad Alexander Kautsar, Hafidz, Kantina, Vergie, Dhani Chairani, Mursyid Ardiansyah, Panji Putra Bayu, Ajat Sudrajat, Nira Apriliani, Yola Malinda, Nur Oktafiani, Muhammad Aufar Mutaqqin) yang selalu support dan saling tolong menolong agar bisa secepatnya menyelesaikan tugas untuk mencapai gelar sarjana.

  15. Teman-teman dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu- persatu, terimakasih atas bantuan, dukungan, dan doa yang telah diberikan selama penyusunan skripsi ini. Dalam penulisan skripsi ini tentunya tidak lepas dari kekurangan baik aspek kualitas maupun aspek kuantitas dari materi penelitian yang disajikan. Semua ini didasarkan atas keterbatasan yang dimiliki penulis. Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna sehingga penulis membutuhkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk perbaikan di masa yang akan datang. Semoga segala bantuan yang telah diberikan mendapatkan ridho dari Allah Subhanahu Wa Ta’ala. Aamiin.

  Serang, Juli 2018 Penulis

  Muhammad Adriansyah

  DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACT MOTTO

KATA PENGANTAR............................................................................................ i

DAFTAR ISI...........................................................................................................v

DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii

DAFTAR GAMBAR............................................................................................ ix

BAB I PENDAHULUAN

  1.1 Latar Belakang Masalah........................................................................1

  1.2 Identifikasi Masalah ..............................................................................9

  1.3 Batasan Masalah..................................................................................10

  1.4 Rumusan Masalah ...............................................................................10

  1.5 Tujuan Penelitian.................................................................................11

  1.6 Manfaat Penelitian...............................................................................11

  

BAB II LANDASAN TEORI,KERANGKA TEORI DAN ASUMSI DASAR

  2.1 Landasan Teori .....................................................................................12

  2.1.1 Pengertian Kebijakan Publik ......................................................13

  2.1.2 Implementasi Kebijakan.............................................................19

  2.1.3 Model-Model Implementasi Kebijakan Publik ..........................27

  2.1.4 Definisi Arsip .............................................................................31

  2.1.5 Definisi Kearsipan.....................................................................32

  2.1.6 Pengelolaan Arsip Dinamis ........................................................33

  2.3 Penelitian Terdahulu ...........................................................................37

  2.3 Kerangka Berfikir.................................................................................39

  2.4 Asumsi Dasar Penelitian ......................................................................42

  BAB III METODOLOGI PENELITIAN

  3.1 Metode Penelitian................................................................................43

  3.2 Fokus Penelitian ..................................................................................44

  3.3 Lokasi Penelitian .................................................................................45

  3.4 Variabel Penelitian ..............................................................................45

  3.4.1 Definisi Konsep .........................................................................45 3.4.2 46Definisi Operasional ..............................................................46

  3.5 Instrumen Penelitian............................................................................47

  3.6 Informan Penelitian ............................................................................50

  3.7 Teknik pengumpulan Data ..................................................................50

  3.8 Teknik Pengolahan dan Analisis Data ................................................56

  3.9 Uji Keabsahan Data.............................................................................60

  3.10 Jadwal penelitian .................................................................................62

  BAB IV HASIL PENELITIAN

  4.1 Deskripsi objek penelitian ....................................................................63

  4.1.1 Deskripsi Kota Serang................................................................63

  4.1.2 Deskripsi Kecamatan Cipocok Jaya ...........................................65

  4.1.3 Profil Kantor Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang ................66

  4.2 Deskripsi Data ......................................................................................77

  4.2.1 Deskripsi data penelitian ............................................................77

  4.2.2 Deskripsi Informan Penelitian....................................................79

  4.2.3 Deskripsi Hasil Penelitian ..........................................................80

  4.3 Pembahasan Hasil Penelitian ...............................................................92

BAB V PENUTUP

  5.1 Kesimpulan ......................................................................................103

  5.2 Saran ................................................................................................104

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

  DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Informan Penelitian…………………………………………………50Tabel 3.2 Pedoman Wawancara……………………………………………….53Tabel 3.3 Jadwal Penelitian……………………………………………………62Tabel 4.1 Kecamatan dan Luas Wilayahnya…………………………………..65Tabel 4.2 Daftar Informan……………………………………………………..80

  

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Berfikir………………………………………………………41Gambar 3.1 Langkah-Langkah Analisis Data Menurut Miles dan Huberman………58Gambar 4.1 Struktur Organisasi……………………………………………………..67

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

  Perkembangan teknologi pada jaman sekarang ini menuntut pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen.

  Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan adminisrtasi adalah arsip. Dunia perkantoran yang semakin maju, seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada umumnya dan bidang administrasi pada khususnya menyebabkan bidang kearsipan berkembang pesat.

  Organisasi yang berorientasi pada keuntungan maupun non keuntungan dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil, berupa surat, formulir, laporan, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan adminisrtasi. Kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir, dan lain sebagainya.

  Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti

  (bagian resepsionis) sampai kepada kegiatan pengambilan keputusan. Arsip diolah baik secara manual maupun menggunakan komputer agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Jika arsip diolah dengan baik, maka akan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika arsip digunakan dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan.

  Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi lebih lengkap, cepat dan benar, haruslah ada system dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. Dalam artikel Ahmad Junaedi, meskipun sangat penting, pada realisasinya bidang kearsipan masih kurang mendapatkan tempat yang proporsional dalam organisasi pemerintahan di Indonesia, karena :

  Pertama, soal image dan apresiasi, sebagian besar masyarakat

  Indonesia bahkan aparat di pemerintahan sendiri, baik dari level pimpinan sampai staf masih mencitrakan dan mengapresiasi arsip sebatas pada sisi fisiknya bukan dari sisi informasinya. Arsip masih di pandang hanya sebagai tumpukan kertas yang berdebu, bukan di pandang sebagai suatu bagian dari informasi dan bukti atas hak dan kewajiban warga Negara.

  Kedua, bidang kearsipan tidak secara langsung menyentuh kebutuhan

  dasar harian manusia, bahkan seakan tidak ada hubungannya dengan dalam pembangunan di Indonesia, walaupun sudah di dukung oleh PP 28 tahun 2012 yang menyebutkan bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah urusan wajib yang harus dilakukan ditingkat nasional, propinsi, kabupaten/kota, dan perguruan tinggi yang sebelumnya urusan kearsipan dalam suatu system kearsipan nasional hanya merupakan urusan penunjang pemerintahan.

  

Ketiga, kurangnya kepedulian dan perhatian yang serius terhadap

  pentingnya kegiatan pengelolaan arsip di hampir seluruh jajaran organisasi, urusan kearsipan seakan hanya tanggungjawab dan urusan unit kearsipan saja. Hal ini tentu saja sangat mempengaruhi kelanjutan dari proses daur hidup arsip itu sendiri, yaitu pada tahap penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.

  

Keempat, lemahnya penegakan hukum terhadap penyimpangan dan

  penyalahgunaan dalam mengelola arsip, akibatnya tanpa melakukan pengelolaan dan penghapusan arsip yang tidak memenuhi ketentuan hukum di anggap hal yang biasa.

  

Kelima, organisasi kearsipan,unit kearsipan pada SKPD kurang mampu

  mengaktualisasikan kewenangan dan fungsinya sebagai penggerak dalam kegiatan dan program kearsipan, baik dalam pengelolaan, pembinaan, dan pengembangan maupun penyelamatan informasi penting. Demikian juga pada lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggungjawab pada pengelolaan kearsipan di daerah kurang di sehingga akhirnya berdampak pada pengembangan kegiatan kearsipan didaerah.

  Keenam, sumber daya manusia (arsiparis) yang masih terbatas baik

  secara jumlah dan kualitas, keterbatasan SDM ini juga berpengaruh pada pengembangan kegiatan kearsipan itu sendiri.

  Dari berbagai permasalahan bidang kearsipan tersebut, secara umum tentu saja mempengaruhi pelaksanaan tata kelola pemerintahan di daerah khususnya dalam proses penyelenggaraan administrasi karena aktivitas birokrasi seperti pada proses perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi kurang mendukung oleh akuntabilitas terhadap keputusan yang diambil. Terkait dalam hal ini arsip diperlukan sebagai sarana informasi dan bukti resmi dalam penyelenggaraan adminisrtasi,maka untuk kelancaran administrasi dalam suatu kantor diperlukan kearsipan yang teratur.

  Pada hakikatnya, kearrsipan memegang peranan penting bagi jalannya sebuah kegiatan pendokumentasian, yaitu sebagai sumber informasi bagi masyarakat dan sebagai pusat ingatan bagi sebuah organisasi itu sendiri. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan nasional.. Kearsipan mempunyai andil penting bagi setiap kantor atau lembaga. Disamping sebagai pusat informasi, kearsipan diperlukan dalam rangka pengawasan kegiatan. Manajemen kearsipan yang dikelola dengan baik akan memudahkan pimpinan membuat

  Arsip merupakan sesuatu kegiatan yang penting selama suatu organisasi masih melaksanakan kegiatannya, baik kegiatan rutin maupun pengembangan. Kegiatan administrasi yang terus menerus menyebabkan volume arsip pada organisasi itu smakin hari semakin bertambah. Arsip yang tidak dikendalikan secara baik hanya akan menjadi setumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan. Oleh karena itu, perlu dibutuhkan usaha pengaturan volume penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.

  Penyuusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna merupakan salah satu usaha untuk mengendalikan arsip. Hal ini perlu dilakukan umtuk menghindari berbagai permasalahan yang akan ditimbulkan seperti permasalahan yang berkenaan dengan penyediaan anggaran, ruangan, tenaga, perlengkapan, dan pengadaannya. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapat perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor benar- benar menunjukan peran yang sesuia dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi.

  Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip yang dimiliki organisasi berupa sistem pengelolaan yang benar dan efektif, sehingga dapat mendukung efisiensi kerja dalam hal penyediaan informasi. Suatu system pengelolaan arsip disebut manajemen kearsipan. Pengelolaan kearsipan mereka beranggapan bahwa pengurusan kearsipan adalah suatu pekerjaan yang mudah sehingga banyak organisasi atau kantor yang menyerahkan urusan kearsipan kepada orang-orang yang kurang tepat. Padahal ketidak berhasilan dalam pengelolaan arsip akan menjadi hambatan besar dalam proses pengambilan keputusan. Kurangnya kesadaran terhadap pentingnya arsip dapat menghambat proses pengelolaan arsip.

  Kantor Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang yang juga melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan setiap saat memerlukan informasi baik dalam surat maupun dokumen yang dibuat atau diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan, maka suatu surat atau dokumen diatur, ditata, dan disimpan dengan tertib berdasarkan suatu sistem. Kecamatan itu sendiri memiliki fungsi yang cukup vital bagi kehidupan bermasyarakat, di antaranya : (1) pelaksanaan kewenangan pemerintahan yang dilimpahkan oleh bupati/walikota untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah, (2) pengkoordinasian upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum, (3) pengkoordinasian kegiatan pemberdayaan masyarakat, (4) pengkoordinasian penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan, (5) pengkoordinasian pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum, (6) pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pemerintah di tingkat kecamatan, (7) pembinaan penyelenggaraan pelaksanaan pemerintahan desa/kelurahan, (8) pelaksanaan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang bisa di lepaskan dari unsur-unsur arsip, baik itu arsip yang masuk ataupun arsip yang keluar.

  Kecamatan merupakan ujung tombak dari penyelenggaraan pemerintah yang langsung berhadapan dengan masyarakat luas. Citra birokrasi pemerintahan secara keseluruhan akan banyak di tentukan oleh kinerja organisasi tersebut. Kecamatan juga merupakan pemberi pelayanan terdepan dari pemerintah pusat yang berhadapan langsung dengan masyarakat dan mempunyai tugas membina desa/kelurahan sehingga harus pula di selenggarakan secara berdayaguna dan berhasilguna. Jenis-jenis pelayanan yang terdapat di kecamatan yaitu : 1. Rekomendasi permohonan kartu keluarga (KK), 2. Rekomendasi permohonan kartu tanda penduduk (KTP),

  3. Rekomendasi surat pindah tempat, 4. Rekomendasi permohonan surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),

  5. Rekomendasi surat keterangan/legalisir, 6. Rekomendasi surat keterangan tidak mampu (SKTM). Dari berbagai jenis pelayanan tersebut, semuanya berhubungan dengan surat menyurat dan termasuk kedalam jenis arsip. Maka dari itu, arsip bukanlah sesuatu yang bisa di anggap remeh/tidak penting, justru sebaliknya. Menurut The Liang Gie (2000:118) sistem kearsipan itu sendiri pada hakekatnya terdiri atas lima sistem penyimpanan arsip, yaitu : (1) penyimpanan menurut abjad, (2) penyimpanan menurut subjek, (3) penyimpanan menurut wilayah, (4) penyimpanan menurut nomor, (5) penyimpanan menurut tanggal. Setelah peneliti melakukan observasi langsung ke lapangan, arsip pada kantor Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang masih dalam keadaan kurang tertata karena kurangnya peralatan/fasilitas untuk pengelolaan arsip. Tidak adanya arsiparis yang khusus menangani bagian arsip juga menghambat proses pengelolaan arsip. Masalah lain adalah adanya pegawai yang belum pernah mendapatkan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan sehingga kurang memahami tentang kearsipan yang dijalankan. Latar belakang pendidikan yang tidak sesuai dengan bidang kearsipan juga mengakibatkan sulitnya petugas untuk mengelola arsip.

  Banyaknya masalah seperti kurangnya tenaga arsiparis ataupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip dihampir sebagian instansi pemerintah maupun swasta. Berdasarkan latar belakang masalah diatas,maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang “Implementasi PP Nomor 28 Tahun 2012

  

Tentang Kearsipan (Studi Pada Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor

Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang)”.

1.2 Identifikasi Masalah

  Dari pemaparan yang di jelaskan dalam latar belakang di atas, maka peneliti dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada, yaitu :

  1. Pelaksanaan pengelolaan arsip masih belum maksimal

  2. Arsip yang masih belum tertata dengan rapi

  3. Petugas kearsipan belum mendapatkan pendidikan dan pelatihan tentang kearsipan.

  4. Latar belakang pendidikan pegawai kearsipan yang belum sesuai bidang kearsipan sehingga menghambat pengelolaan arsip.

  5. Keterbatasan alat, sarana, dan prasarana yang menunjang untuk pengelolaan kearsipan yang kurang baik.

  1.3 Batasan Masalah

  Dalam sebuah penelitian perlu adanya ruang lingkup objek yang diteliti. Untuk itu agar tidak keluar dari objek, maka berdasarkan pemaparan mengenai hal-hal dalam latar belakang dan identifikasi masalah diatas, peneliti membatasi masalah penelitian yaitu tentang implementasi PP nomor 28 tahun 2012 tentang kearsipan (studi pada pengelolaan arsip dinamis di kantor Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang).

  1.4 Rumusan Masalah

  Masalah merupakan bagian pokok dari suatu kegiatan penelitian dimana penulis mengajukan pertanyaan terhadap dirinya tentang hal-hal yang akan dicari jawabannya melalui kegiatan penelitian. Berdasarkan latar belakang yang sudah di paparkan, maka permasalahan yang diteliti adalah : “bagaimana implementasi PP nomor 28 tahun 2012 tentang kearsipan (studi pada pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang Banten) ?”.

  1.5 Tujuan Penelitian

  Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini, untuk mengetahui:

  1. Pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang Banten.

  2. Upaya mengatasi hambatan yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis pada Kecamatan Cipocok Jaya Kota Serang Banten.

  1.6 Manfaat Penelitian

  Bagi peneliti : 1. Dapat menambah wawasan, pengalaman, serta pengetahuan.

  2. Suatu wadah untuk latihan dalam pengembangan ilmu pengetahuan melalui kegiatan penelitian.

  Bagi instansi terkait : Memberikan informasi sebagai masukan untuk melakukan penyempurnaan dalam manajemen arsip.

BAB II LANDASAN TEORI,KERANGKA TEORI DAN ASUMSI DASAR

2.1 Landasan Teori

  Landasan teori dalam suatu penelitian merupakan uraian sistematis tentang teori dan hasil-hasil penelitian yang relevan dengan variabel yang diteliti.

  Deskripsi teori paling tidak berisi tentang penjelasan terhadap variabel-variabel yang diteliti melalui pendefinisian dan uraian yang lengkap dan mendalam dari berbagai referensi, sehingga ruang lingkup, kedudukan dan prediksi terhadap hubungan antar variabel yang akan diteliti menjadi lebih jelas dan terarah (Sugiyono, 2012:89).

  Teori dalam penelitian kualitatif menjadi faktor yang sangat penting dalam proses penelitian itu sendiri. Menurut Snelbecker dalam Moleong (2013:57-58) menyatakan ada 4 (empat) fungsi suatu teori, yaitu mensistematiskan penemuan- penemuan penelitian; menjadi pendorong untuk menyusun hipotesis dan dengan hipotesis membimbing peneliti mencari jawaban-jawaban; membuat ramalan atas dasar penemuan; dan menyajikan penjelasan. Teori atau paradigma teori digunakan untuk menuntun peneliti menemukan alat-alat analisis data. Landasan teori juga dibutuhkan untuk mengkaji lebih dalam tentang permasalahan yang telah dipaparkan pada bab sebelumnya, serta untuk mengetahui indikator- indikator apa saja yang relevan dengan permasalahan yang ada.

  Hadjar dalam Taniredja dan Mustafidah (2012:20) mengatakan bahwa didalam proses penelitian, pengetahuan yang diperoleh dari kepustakaan yang relevan dengan topik sangat penting dan perlu karena dapat memberikan latar belakang informasi, memberikan arahan terhadap pendekatan teoritis yang sesuai, menunjukkan bidang-bidang topik yang harus dimasukkan ke dalam atau dikeluarkan dari fokus penelitian, dan menghindari terjadinya duplikasi penelitian yang tak perlu.

  Berkaitan dengan penjelasan tersebut, maka dalam penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa teori yang kemudian diselaraskan atau disesuaikan dengan masalah-masalah yang muncul. Teori-teori utama yang akan dipaparkan adalah tentang konsep kebijakan publik dan proses implementasinya serta konsep kearsipan. Berikut adalah paparan tentang konsep- konsep teori yang digunakan oleh peneliti.

2.1.1 Pengertian Kebijakan Publik

  Secara etimologis istilah kebijakan pubik terdiri dari dua suku kata yaitu kebijakan dan publik. Setiap kata memiliki pengertiannya masing- masing. Kata kebijakan atau policy dalam bukunya Poerwadarminta Kamus Umum Bahasa Indonesia (1984:138): diartikan dengan beberapa makna, diantaranya adalah pimpinan dan cara bertindak mengenai pemerintahan, kepandaian, kemahiran dan kebijaksanaan. Berdasarkan definisi yang terdapat dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia (KUBI) kebijakan diartikan sebagai berikut: “Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak (pemerintah, organisasi dan sebagainya); pernyataan cita-cita, tujuan, prinsip atau maksud sebagai garis pedoman untuk manajemen dalam usaha mencapai sasaran".

  Makna kebijakan dalam Bahasa Inggris modern (Wicaksono, 2006:53) adalah : "a coursef action or plan, a set of political purposes as opposed to

  

administration" (Seperangkat aksi atau rencana yang mengandung tujuan

politik yang berbeda dengan makna administrasi).

  Berbeda dengan pandangan Dunn dalam bukunya Pengantar Analisis

  

Kebijakan Publik (2003:51), beliau mendefinisikan kata kebijakan dari

  asal katanya. Secara etimologis, istilah policy atau kebijakan berasal dari bahasa Yunani, Sanksekerta dan Latin, akar kata dalam bahasa Yunani dan Sanksekerta yaitu polis (Negara-Kota) dan pur (Kota).

  Hogwood dan Gunn dalam buku Policy Analysis for the Real World yang diterbitkan tahun 1984 dan telah direvisi pada tahun 1990, (Wicaksono, 2006:53) menyebutkan sepuluh penggunaan istilah kebijakan dalam pengertian modern, diantaranya:

  1. Sebagai label untuk sebuah bidang aktivitas (as a label

  for a field of activity). Contohnya: statemen umum

  pemerintah tentang kebijakan ekonomi, kebijakan industry, atau kebijakan hukum dan ketertiban.

  2. Sebagai ekspresi tujuan umum atau aktivitas

  negara yang diharapkan (as expression of general

  purpose or desired state of affairs). Contohnya:

  untuk menciptakan lapangan kerja seluas mungkin atau pegembangan demokrasi melalui desentralisasi.

  3. Sebagai proposal spesifik (as specific proposal). Contohnya: membatasi pemegang lahan

  pertanian hingga 10 hektar atau menggratiskan pendidikan dasar.

  4. Sebagai keputusan pemerintah (as decisions of government). Contohnya: keputusan kebijakan

  sebagaimana yang diumumkan Dewan Perwakilan Rakyat atau Presiden.

  5. Sebagai otorisasi formal (as formal authorization). Contohnya: tindakan-tindakan yang

  diambil oleh parlemen atau lembaga-lembaga pembuat kebiijakan lainnya.

  6. Sebagai sebuah program (as a programe) .Contonya: sebagai ruang aktivitas

  pemerintah yang sudah didefinisikan, seperti program reformasi agrarian atau program peningkatan kesehatan perempuan.

  7. Sebagai output (as output).Contohnya: apa yang

  secara aktual telah disediakan, seperti sejumlah lahan yang diredistribusikan dalam program reformasi agraria dan jumlah penyewa yang terkena dampaknya.

  8. Sebagai hasil (as outcome).Contohnya: apa yang

  secara aktual tercapai, seperti dampak terhadap pendapatan petani dan standar hidup dan output agricultural dari program reformasi agararia.

  9. Sebagai teori atau model (as a theory or model) .Contohnya apabila kamu melakukan x

  maka akan terjadi y, misalnya apabila kita meningkatkan insentif kepada industri manufaktur, maka output industry akan berkembang.

  10. Sebagai sebuah proses (as a process). Sebagai sebuah proses yang panjang yang dimulai dengan issues lalu bergerak melalui tujuan yang sudah di

  (setting) , pengambilan keputusan untuk implementasi dan evaluasi.

  Sedangkan Istilah "publik" dalam buku Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia (1984:771): Kamus Umum Bahasa Indonesia didefinisikan sebagai orang banyak, sekalian orang atau umum. Sedangkan dalam istilah sehari-hari di Indonesia, kata publik lebih dipahami sebagai "negara" atau umum." Hal ini dapat dilihat dalam menterjemahkan istilah- istilah public goods sebagai barang barang umum, public transportation sebagai kendaraan umum atau public administration sebagai administrasi negara.

  Dalam bahasa Yunani, istilah public seringkali disamakan pula dengan istilah Koinon atau dalam Bahasa Inggris dikenal dengan kata common yang bermakna hubungan antar individu. Oleh karenanya public seringkali dikonsepkan sebagai sebuah ruang yang berisi aktivitas manusia yang dipandang perlu untuk diatur atau diintervensi oleh pemerintah atau aturan sosial atau setidaknya oleh tindakan bersama.

  Selain memaparkan definisi kebijakan secara etimologis terdapat beberapa definisi kebijakan publik menurut para ahli yaitu Kebijakan publik menurut para ahli diantaranya:

  Berbagai kepustakaan dapat diungkapkan bahwa kebijakan publik dalam kepustakaan Internasional disebut sebagai public policy, yang dipahami oleh Nugroho (2004:3) sebagai :

  “Suatu aturan yang mengatur kehidupan bersama yang harus ditaati dan berlaku mengikat seluruh warganya. Setiap pelanggaran akan diberi sanksi sesuai dengan bobot pelanggarannya yang dilakukan dan sanksi dijatuhkan didepan masyarakat oleh lembaga yang mempunyai tugas menjatuhkan sanksi”.

  Definisi lain mengenai kebijakan publik di tawarkan Dye (Wicaksono, 2006:64) mengatakan bahwa Public policy is whats government do, why

  

they do it, and what different it make (Kebijakan publik adalah segala

  sesuatu yang dikerjakan pemerintah, mengapa mereka melakukan dan apa perbedaan yang dihasilkan). Dalam bukunya yang lain, Understanding Public Policy (Wicaksono, 2006:63) beliau menyebutkan bahwa (public

  

policy is whatever governments choose to do or not to do ). (kebijakan

  publik adalah apapun yang dipilih oleh pemerintah untuk dilakukan dan tidak dilakukan).

  Lain halnya dengan Laswell (Nugroho, 2004:4) salah seorang pakar kebijakan yang telah mendirikan think-tank awal di Amerika yang dikenal dengan nama American Policy Commission mendefinisikan “Public policy

  

is a projected program of goals, values and practices.” (kebijakan publik

  sebagai suatu program yang diproyeksikan dengan tujuan-tujuan tertentu, nilai-nilai tertentu dan praktek-praktek tertentu).

  Definisi lain dari Anderson dalam Agustino (2008:7) memberikan pengertian atas definisi kebijakan publik sebagai berikut: “Serangkaian kegiatan yang mempunyai maksud/tujuan tertentu yang diikuti dan dilaksanakan oleh seorang aktor atau sekelompok aktor yang berhubungan dengan suatu permasalahan atau suatu hal yang diperhatikan.”

  Banyak pendapat yang dikemukakan oleh para pakar kebijakan mengenai pengertian kebijakan publik, dan kesemuanya tidak ada yang keliru dan saling melengkapi. Berbagai pandangan para ahli dalam mendefinisikan kebijakan publik membuktikan bahwa kebijakan public tidak bisa dimaknai secara seragam. Masing-masing dari para ahli itu memiliki perspektif dan penekanan yang berbeda-beda. Namun demikian, kebijakan publik secara umum dimaknai sebagai, “Serangkaian tindakan yang ditetapkan dan dilaksanakan atau tidak dilaksanakan oleh pemerintah yang mempunyai tujuan atau berorientasi pada tujuan tertentu demi seluruh kepentingan masyarakat.” Dengan mengikuti paham bahwa kebijakan publik adalah serangkaian tindakan yang ditetapkan dan dilaksanakan atau tidak dilaksanakan oleh pemerintah yang mempunyai tujuan atau berorientasi pada tujuan tertentu demi kepentingan seluruh rakyat, maka dengan demikian kepentingan rakyat adalah keseluruhan yang utuh dari paduaan dan kristalisasi pendapat-pendapat, keinginan-keinginan dan tuntutan- tuntutan dari rakyat.

  Setidaknya dari berbagai pandangan di atas dapat di simpulkan beberapa elemen penting dalam kebijakan publik yaitu:

  1. Kebijakan publik dalam bentuk perdananya berupa penetapan tindakan-tindakan pemerintah.

  2. Kebijakan publik tidak cukup hanya dinyatakan tetapi dilaksanakan dalam bentuk yang nyata.

  3. Kebijakan publik baik untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu itu mempunyai dan dilandasi dengan maksud dan tujuan tertentu.

  4. Kebijakan publik harus senantiasa ditujukan bagi kepentingan seluruh warga masyarakat.

  (Sumber:Nugroho 2004) Ada beberapa tahapan dalam proses kebijakan publik. Dari beberapa pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa terdapat tiga tahapan kebijakan publik yaitu:

  1. Perumusan kebijakan

  2. Implementasi kebijakan

  3. Evaluasi kebijakan

2.1.2 Implementasi Kebijakan

  Menurut James Anderson dalam Agustino (2012;7) memberikan pengertian atas definisi kebijakan public dalam bukunya Public polcy

  making, sebagai berikut :“ serangkaian kegiatan yang mempunyai maksud

  tujuan tertentu yang diikuti dan dilaksanakan oleh seorang aktor atau sekelompok aktor yang berhubungan dengan permasalahan suatu hal yang diperhatikan.

  Apabila melihat pendapat mengenai kebijakan publik diatas dapat diartikan bahwa kebijakan publik dibuat berdasarkan tujuan yang jelas guna menjadikan permasalahan terselesaikan dengan adanya kebijakan yang dibuat, dan kebijakan dibuat oleh aktor yang mempunyai wewenang guna membuat sebuah kebijakan. Dalam kaitanya dengan kebijakan public terdapat karakteristik-karakteristik utama dari suatu definisi kebijakan publik yaitu Agustino (2012;8):

  a. Pada umumnya kebijakan publik perhatianya ditunjukan pada tindakan yang mempunyai maksud atau tujuan tertentu daripada prilaku yang berubah atau acak.

  b. Kebijakan publik pada dasarnya mengandung bagian atau pola kegiatan yang dilakukan oleh pejabat pemerintah daripada keputusan yang terpisah-pisah. Misalnya, seuatu kebijakan tidak hanya meliputi keputusa untuk mengeluarkan peraturan tertentu tetapi juga keputusan berikutnya yang berhubunngan dengan penerapan dan pelaksanaanya.

  c. Kebijakan publik merupakan apa yang sesungguhnya dikerjakan oleh pemerintah dalam mengatur perdagangan, mengontrol inflasi, atau menawarkan perumahan rakyat, bukan apa maksud yang dikerjakan atau yang akan dikerjakan. Jika legislative mengeluarkan suatu regulasi yang mengharuskan pera pengusaha membayar tidak kurang dari upah minimum yang telah ditetapkan tetapi tidak ada yeng dikerjakan untuk melaksanakan hukum tersebut, maka akibatnya tidak terjadi peruahan dalam prilaku ekonomi, sehingga dapat dikatakan bahwa kebijakan public dalam contoh ini sungguh –sungguh merupakan suatu pengupah yang tidak diatur perundang- undangan. Ini artinya kebijakan publik pun memperhatikan apa yang keudian akan atau dapat terjadi setelah kebijakan itu diimplementasikan.

  d. Kebijakan publik dapat berbentuk positif maupu negative, secara positif, kebijakan melibatkan beberaa tindakan pemerintah yag jelas dalam menangani suatu permasalahan secara negative, kebijakan publik dapat melibatkan suatu keputusan pejabat pemerintah untuk tidak melakukan suatu tindakan atau tidak mengerjakan apapun padahal dalam konteks tersebut keterlibatan pemerintah amat diperlukan

  e. Kebijakan publik paling tidak secara positif didasarkan pada hukum dan merupakan tindakan yang bersifat memerintah.