DPLS 16 - Persyaratan Transfer Sertifikat
DPLS 16 Rev. 0
KEBIJAKAN PENGALIHAN SPPT SNI
Komite Akreditasi Nasional
Gedung Manggala Wanabakti, Blok IV, Lt. 4
Jl. Jend. Gatot Subroto, Senayan, Jakarta 10270 – Indonesia
Tel. : 62 21 5747043, 5747044
Fax. : 62 21 57902948, 5747045
Email
Website
: [email protected]
: http://www.kan.or.id
DPLS 16
Revisi : 0
18 Agustus 2011
LEMBAR PENGESAHAN
Diperiksa oleh
Disahkan oleh:
Sekretaris Jenderal
i
DPLS 16
1
Revisi : 0
18 Agustus 2011
TUJUAN
Untuk menjamin terpeliharanya integritas SPPT SNI yang diterbitkan oleh
Lembaga Sertifikasi Produk (LSPro) terakreditasi bila SPPT SNI dialihkan
kepada LSPro lain yang telah terakreditasi sesuai dengan ruang lingkupnya.
2
LINGKUP
Dokumen ini mencakup kriteria pengalihan SPPT SNI. LSPro terakreditasi
diharuskan minimal menerapkan ketentuan ini atau tindakan yang lebih ketat
dibandingkan ketentuan ini dengan memberikan kebebasan kliennya untuk
memilih LSPro terakreditasi dengan aturan yang tidak berlebihan atau tidak
adil. Pengalihan SPPT SNI hanya dapat dilakukan apabila LSPro terakreditasi
statusnya tidak diakreditasi lagi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN)
3
RUJUKAN
a)
b)
c)
4
TANGGUNG JAWAB
a)
b)
5
Pedoman KAN 403-2011 Penilaian kesesuaian – Ketentuan
penggunaan tanda kesesuaian berbasis SNI dan/atau regulasi teknis,
Perjanjian Penggunaan Tanda SNI antara KAN dengan Lembaga
Sertifikasi Produk terakreditasi,
Perjanjian Penggunaan Tanda SNI antara Lembaga Sertifikasi Produk
terakreditasi dengan kliennya.
LSPro terakreditasi penerbit bertanggung jawab mengalihkan SPPT SNI
kepada LSPro terakreditasi lain.
LSPro terakreditasi penerima bertanggung jawab menerima pengalihan
SPPT SNI dari LSPro terakreditasi lain.
KETENTUAN
5.1
Pengalihan SPPT SNI didefinisikan sebagai pengakuan suatu SPPT
SNI yang masih berlaku, yang diberikan oleh suatu LSPro terakreditasi
(selanjutnya disebut sebagai “LSPro terakreditasi penerbit”), kepada
LSPro terakreditasi lain (selanjutnya disebut sebagai “LSPro
terakreditasi penerima”) untuk tujuan penerbitan SPPT SNI sendiri.
5.2
Hanya SPPT SNI yang dicakup oleh ruang lingkup LSPro terakreditasi
penerbit yang dapat dialihkan. SPPT SNI yang diterbitkan LSPro yang
ditunjuk (berdasarkan regulasi) yang lingkupnya tidak terakreditasi,
LSPro terakreditasi penerima harus memperlakukannya sebagai klien
baru.
1/ 4
DPLS 16
5.3
Revisi : 0
18 Agustus 2011
Personel kompeten dari LSPro terakreditasi penerima harus mengkaji
sertifikasi calon kliennya. Kajian tersebut harus dilakukan dengan
melakukan kajian dokumentasi
dan sebaiknya, pada umumnya,
termasuk kunjungan ke calon klien. Alasan tidak melakukan kunjungan
harus ditetapkan dan didokumentasikan dengan lengkap dan kunjungan
harus dilakukan apabila kontak dengan LSPro terakreditasi penerbit
tidak dapat dilakukan. Kajian sebaiknya meliputi hal-hal berikut dan
harus seluruhnya didokumentasikan :
a) konfirmasi bahwa kegiatan klien tersertifikasi sesuai dengan lingkup
akreditasi LSPro terakreditasi penerima harus mencakup informasi
yang cukup untuk mencegah kecurangan dalam pengalihan sertifikat
produk dan meliputi:
1). edisi standar produk;
2). dokumen proses sertifikasi produk dari klien tersertifikasi;
3). nama dan alamat pabrik dan importir (jika ada);
4). Nomor SPPT SNI;
5). perjanjian sub-lisensi antara LSPro terakreditasi dengan klien;
6). deskripsi produk tersertifikasi secara akurat dan lengkap, meliputi
deskripsi umum, nama merek, jenis produk, dan jumlah produk
tersertifikasi;
7). referensi terhadap dokumentasi yang relevan seperti invoice,
daftar pengemasan atau pembayaran,
b). alasan dilakukannya pengalihan sertifikat;
c). bahwa lokasi yang diinginkan untuk pengalihan SPPT SNI adalah
sesuai serta masa berlaku, lingkup sertifikat sesuai dengan lingkup
sertifikasi produk terakreditasi. Jika dapat dilakukan, keabsahan
sertifikasi dan status ketidaksesuaian yang luar biasa sebaiknya
diverifikasi
dengan
LSPro
terakreditasi
penerbit
tanpa
memberhentikan proses pengalihan. Bila tidak dimungkinkan
mengkomunikasikan dengan LSPro terakreditasi penerbit, LSPro
terakreditasi penerima harus merekam alasan-alasannya;
d). laporan audit sertifikasi terakhir atau resertifikasi, laporan survailen
dan ketidaksesuaian yang mungkin timbul. Pertimbangan tersebut
harus juga mencakup hal-hal lain yang tersedia, dokumentasi yang
relevan terkait proses sertifikasi, misalnya catatan tulisan tangan,
daftar periksa (checklist). Apabila laporan audit sertifikasi
terakhir, resertifikasi atau surveilen tidak tersedia atau apabila
audit surveilen terlambat maka klien tersertifikasi harus
diperlakukan sebagai klien baru;
e). pengaduan yang diterima dan tindakan yang dilakukan;
f). tahapan dalam siklus sertifikasi saat ini
g). adanya perjanjian oleh organisasi dengan regulator dalam mematuhi
persyaratan legal.
2/ 4
DPLS 16
Revisi : 0
18 Agustus 2011
5.4
Hanya SPPT SNI yang valid yang dapat dialihkan.
5.5
Dalam kasus dimana SPPT SNI diterbitkan oleh LSPro yang ditunjuk
(melalui regulasi) yang belum terakreditasi sesuai dengan lingkup,
LSPro terakreditasi penerima harus memperlakukan klien tersertifikasi
tersebut sebagai klien baru.
5.6
Dalam kasus dimana SPPT SNI telah diterbitkan oleh LSPro
terakreditasi
penerbit,
LSPro
terakreditasi
penerima
dapat
mempertimbangkan pengalihan SPPT SNI dalam kebijakannya. Dalam
kasus ini, sebelum pengalihan dilakukan, LSPro terakreditasi penerima
harus mendapatkan persetujuan dari KAN sebagai penerima
pendelegasian terhadap pengoperasian tanda SNI.
5.7
SPPT SNI yang telah dibekukan atau dalam proses pembekuan tidak
boleh dialihkan. Apabila LSPro terakreditasi penerima tidak dapat
memverifikasi status sertifikasi dengan LSPro terakreditasi penerbit,
klien tersertifikasi dipersyaratkan harus mengkonfirmasi bahwa SPPT
SNI tidak dibekukan atau dalam proses pembekuan.
5.8
Ketidaksesuaian major yang belum ditutup oleh LSPro terakreditasi
penerbit tidak boleh diterima pengalihannya oleh LSPro terakreditasi
penerima.
5.9
Apabila tidak ada lagi masalah luar biasa dan potensial yang
teridentifikasi pada kajian pra-pengalihan, SPPT SNI dapat diberikan
sebagaimana proses pengambilan keputusan yang normal. Program
surveilen selanjutnya sebaiknya berdasarkan pada kegiatan sertifikasi
biasanya kecuali apabila LSPro terakreditasi penerima melakukan audit
awal atau resertifikasi berdasarkan hasil kajian yang dilakukan.
5.10 Apabila masih ditemukan keraguan, setelah kajian pra-pengalihan,
sebagaimana kecukupan sertifikasi saat ini atau sebelumnya tergantung
alas an keraguan, LSPro terakreditasi penerima harus:
a) memperlakukan klien tersertifikasi sebagai klien baru, atau
b) melakukan audit yang mengkonsentrasikan pada masalah-masalah
yang teridentifikasi.
Keputusan sebagai tindakan yang diperlukan akan tergantung pada
masalah yang ditemukan dan harus dijelaskan kepada klien dan
justifikasinya untuk pengambilan keputusan harus didokumentasikan
dan rekaman dipelihara oleh LSPro terakreditasi penerima.
5.11 Keputusan pengalihan SPPT SNI melanjutkan keputusan SPPT SNI
sebelumnya dari LSPro terakreditasi penerbit.
3/ 4
DPLS 16
6.
Revisi : 0
18 Agustus 2011
Bibliografi
a) IAF MD 2 : 2007, Issue : 1, IAF Mandatory Document for the Transfer of
Accredited Certification of Management Systems
b) SAA Approval for Transfer
c) SQF Guidance of The Application of ISO/IEC Guide 65:1996
d) Australian Quarantine and Inspection Service
4/ 4
KEBIJAKAN PENGALIHAN SPPT SNI
Komite Akreditasi Nasional
Gedung Manggala Wanabakti, Blok IV, Lt. 4
Jl. Jend. Gatot Subroto, Senayan, Jakarta 10270 – Indonesia
Tel. : 62 21 5747043, 5747044
Fax. : 62 21 57902948, 5747045
Website
: [email protected]
: http://www.kan.or.id
DPLS 16
Revisi : 0
18 Agustus 2011
LEMBAR PENGESAHAN
Diperiksa oleh
Disahkan oleh:
Sekretaris Jenderal
i
DPLS 16
1
Revisi : 0
18 Agustus 2011
TUJUAN
Untuk menjamin terpeliharanya integritas SPPT SNI yang diterbitkan oleh
Lembaga Sertifikasi Produk (LSPro) terakreditasi bila SPPT SNI dialihkan
kepada LSPro lain yang telah terakreditasi sesuai dengan ruang lingkupnya.
2
LINGKUP
Dokumen ini mencakup kriteria pengalihan SPPT SNI. LSPro terakreditasi
diharuskan minimal menerapkan ketentuan ini atau tindakan yang lebih ketat
dibandingkan ketentuan ini dengan memberikan kebebasan kliennya untuk
memilih LSPro terakreditasi dengan aturan yang tidak berlebihan atau tidak
adil. Pengalihan SPPT SNI hanya dapat dilakukan apabila LSPro terakreditasi
statusnya tidak diakreditasi lagi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN)
3
RUJUKAN
a)
b)
c)
4
TANGGUNG JAWAB
a)
b)
5
Pedoman KAN 403-2011 Penilaian kesesuaian – Ketentuan
penggunaan tanda kesesuaian berbasis SNI dan/atau regulasi teknis,
Perjanjian Penggunaan Tanda SNI antara KAN dengan Lembaga
Sertifikasi Produk terakreditasi,
Perjanjian Penggunaan Tanda SNI antara Lembaga Sertifikasi Produk
terakreditasi dengan kliennya.
LSPro terakreditasi penerbit bertanggung jawab mengalihkan SPPT SNI
kepada LSPro terakreditasi lain.
LSPro terakreditasi penerima bertanggung jawab menerima pengalihan
SPPT SNI dari LSPro terakreditasi lain.
KETENTUAN
5.1
Pengalihan SPPT SNI didefinisikan sebagai pengakuan suatu SPPT
SNI yang masih berlaku, yang diberikan oleh suatu LSPro terakreditasi
(selanjutnya disebut sebagai “LSPro terakreditasi penerbit”), kepada
LSPro terakreditasi lain (selanjutnya disebut sebagai “LSPro
terakreditasi penerima”) untuk tujuan penerbitan SPPT SNI sendiri.
5.2
Hanya SPPT SNI yang dicakup oleh ruang lingkup LSPro terakreditasi
penerbit yang dapat dialihkan. SPPT SNI yang diterbitkan LSPro yang
ditunjuk (berdasarkan regulasi) yang lingkupnya tidak terakreditasi,
LSPro terakreditasi penerima harus memperlakukannya sebagai klien
baru.
1/ 4
DPLS 16
5.3
Revisi : 0
18 Agustus 2011
Personel kompeten dari LSPro terakreditasi penerima harus mengkaji
sertifikasi calon kliennya. Kajian tersebut harus dilakukan dengan
melakukan kajian dokumentasi
dan sebaiknya, pada umumnya,
termasuk kunjungan ke calon klien. Alasan tidak melakukan kunjungan
harus ditetapkan dan didokumentasikan dengan lengkap dan kunjungan
harus dilakukan apabila kontak dengan LSPro terakreditasi penerbit
tidak dapat dilakukan. Kajian sebaiknya meliputi hal-hal berikut dan
harus seluruhnya didokumentasikan :
a) konfirmasi bahwa kegiatan klien tersertifikasi sesuai dengan lingkup
akreditasi LSPro terakreditasi penerima harus mencakup informasi
yang cukup untuk mencegah kecurangan dalam pengalihan sertifikat
produk dan meliputi:
1). edisi standar produk;
2). dokumen proses sertifikasi produk dari klien tersertifikasi;
3). nama dan alamat pabrik dan importir (jika ada);
4). Nomor SPPT SNI;
5). perjanjian sub-lisensi antara LSPro terakreditasi dengan klien;
6). deskripsi produk tersertifikasi secara akurat dan lengkap, meliputi
deskripsi umum, nama merek, jenis produk, dan jumlah produk
tersertifikasi;
7). referensi terhadap dokumentasi yang relevan seperti invoice,
daftar pengemasan atau pembayaran,
b). alasan dilakukannya pengalihan sertifikat;
c). bahwa lokasi yang diinginkan untuk pengalihan SPPT SNI adalah
sesuai serta masa berlaku, lingkup sertifikat sesuai dengan lingkup
sertifikasi produk terakreditasi. Jika dapat dilakukan, keabsahan
sertifikasi dan status ketidaksesuaian yang luar biasa sebaiknya
diverifikasi
dengan
LSPro
terakreditasi
penerbit
tanpa
memberhentikan proses pengalihan. Bila tidak dimungkinkan
mengkomunikasikan dengan LSPro terakreditasi penerbit, LSPro
terakreditasi penerima harus merekam alasan-alasannya;
d). laporan audit sertifikasi terakhir atau resertifikasi, laporan survailen
dan ketidaksesuaian yang mungkin timbul. Pertimbangan tersebut
harus juga mencakup hal-hal lain yang tersedia, dokumentasi yang
relevan terkait proses sertifikasi, misalnya catatan tulisan tangan,
daftar periksa (checklist). Apabila laporan audit sertifikasi
terakhir, resertifikasi atau surveilen tidak tersedia atau apabila
audit surveilen terlambat maka klien tersertifikasi harus
diperlakukan sebagai klien baru;
e). pengaduan yang diterima dan tindakan yang dilakukan;
f). tahapan dalam siklus sertifikasi saat ini
g). adanya perjanjian oleh organisasi dengan regulator dalam mematuhi
persyaratan legal.
2/ 4
DPLS 16
Revisi : 0
18 Agustus 2011
5.4
Hanya SPPT SNI yang valid yang dapat dialihkan.
5.5
Dalam kasus dimana SPPT SNI diterbitkan oleh LSPro yang ditunjuk
(melalui regulasi) yang belum terakreditasi sesuai dengan lingkup,
LSPro terakreditasi penerima harus memperlakukan klien tersertifikasi
tersebut sebagai klien baru.
5.6
Dalam kasus dimana SPPT SNI telah diterbitkan oleh LSPro
terakreditasi
penerbit,
LSPro
terakreditasi
penerima
dapat
mempertimbangkan pengalihan SPPT SNI dalam kebijakannya. Dalam
kasus ini, sebelum pengalihan dilakukan, LSPro terakreditasi penerima
harus mendapatkan persetujuan dari KAN sebagai penerima
pendelegasian terhadap pengoperasian tanda SNI.
5.7
SPPT SNI yang telah dibekukan atau dalam proses pembekuan tidak
boleh dialihkan. Apabila LSPro terakreditasi penerima tidak dapat
memverifikasi status sertifikasi dengan LSPro terakreditasi penerbit,
klien tersertifikasi dipersyaratkan harus mengkonfirmasi bahwa SPPT
SNI tidak dibekukan atau dalam proses pembekuan.
5.8
Ketidaksesuaian major yang belum ditutup oleh LSPro terakreditasi
penerbit tidak boleh diterima pengalihannya oleh LSPro terakreditasi
penerima.
5.9
Apabila tidak ada lagi masalah luar biasa dan potensial yang
teridentifikasi pada kajian pra-pengalihan, SPPT SNI dapat diberikan
sebagaimana proses pengambilan keputusan yang normal. Program
surveilen selanjutnya sebaiknya berdasarkan pada kegiatan sertifikasi
biasanya kecuali apabila LSPro terakreditasi penerima melakukan audit
awal atau resertifikasi berdasarkan hasil kajian yang dilakukan.
5.10 Apabila masih ditemukan keraguan, setelah kajian pra-pengalihan,
sebagaimana kecukupan sertifikasi saat ini atau sebelumnya tergantung
alas an keraguan, LSPro terakreditasi penerima harus:
a) memperlakukan klien tersertifikasi sebagai klien baru, atau
b) melakukan audit yang mengkonsentrasikan pada masalah-masalah
yang teridentifikasi.
Keputusan sebagai tindakan yang diperlukan akan tergantung pada
masalah yang ditemukan dan harus dijelaskan kepada klien dan
justifikasinya untuk pengambilan keputusan harus didokumentasikan
dan rekaman dipelihara oleh LSPro terakreditasi penerima.
5.11 Keputusan pengalihan SPPT SNI melanjutkan keputusan SPPT SNI
sebelumnya dari LSPro terakreditasi penerbit.
3/ 4
DPLS 16
6.
Revisi : 0
18 Agustus 2011
Bibliografi
a) IAF MD 2 : 2007, Issue : 1, IAF Mandatory Document for the Transfer of
Accredited Certification of Management Systems
b) SAA Approval for Transfer
c) SQF Guidance of The Application of ISO/IEC Guide 65:1996
d) Australian Quarantine and Inspection Service
4/ 4