Executive Project Management 1

Executive Project
Management
( Teori dan Aplikasi Proses Tender hingga Finish Project )

Oleh

: Ir. Pawenary, M.T.
Praktisi Project Management
Motto : 1 Hari Mengenal Dunia Project
Management

Mengenal Project Management ???
Tujuan :


1.Mengerti konsep dasar project management dan contoh
penerapannya.



2.Mengerti tentang scheduling untukkebutuhan project & time

planning



3.Mengerti tentang Work Breakdown Strukture ( WBS ) & Kasus
Penerapannya.



4. Mengerti tentang Tools yang digunakan di project management



5.Mengerti penerapan S-Curve.



6. Contoh Aplikasi di Dunia Industri.




Project Management adalah BMW

BIAYA, MUTU, WAKTU



Seperti apa proyek itu ?



Saya bertanggung jawab dalam pembangunan pertokoan retail dipusat kota
Surabaya. Ada30 toko retail dan supermarket di kompleks tersebut. Tanggung
jawab saya adalah mengkoordinasikan pekerjaan dari berbagai kontraktor
untuk menjaga proyek selesai sesuai spesifikasi, dalam budget yang
disediakan, serta tepat waktu.



Saya ditugaskan untuk mengepalai satu tim peneliti farmasi. Kami melakukan

trial terhadap satu obat analgesik baru untuk sebuah perusahaan farmasi.
Tanggung jawab saya adalah merancang DOE (design of experiments) dan
memastikan prosedur yang ilmiah dan legal dilaksanakan, supaya memberikan
hasil analisa statistik yang independen.



Suatu lembaga bantuan internasional yang mempekerjakan saya, mengirim
saya ke Kamboja untuk mengorganisir pengenalan sumber-sumber multimedia
pada perguruan tinggi yang mendidik tenaga guru disana. Peranan saya cukup
kompleks. Saya harus memastikan bahwa pengadaan pembelian semua
peralatan dilaksanakan, dan dipasang ditempat tersebut. Saya juga harus
meyakinkan penerimaan dari peralatan tersebut oleh dosen dan mahasiswa
pada perguruan tinggi tersebut.



Contoh2 Project




�Pembangunan perumahan, fabrik, pertokoan lengkap



�Pembangunan monorail di Makassar



�Pembangunan MRT di Jakarta



�Penyelenggaraan seleksi Indonesian Idol oleh RCTI di kota Bandung



�Pengembangan sistem pertahanan militer




�Peluncuran sistem satelit di amerika



�Pembangunan konstruksi platform & pipa minyak di Cepu



�Pengenalan pasar produk baru di Jakarta.



Faktor Dominan dalam Manajemen Proyek :



1.Berapa lama proyek ini akan selesai?




2.Mana saja kegiatan-kegiatan yang kritis?



3.Mana kegiatan yang non-kritis?



4.Apakah pengerjaan proyek tepat waktu, terlambat, atau lebih
cepat?



5.Apakah biaya aktual yang di keluarkan sama, kurang, atau lebih
rencana budget?



6.Apakah sumber daya untuk menyelesaikan proyek tepat waktu

mencukupi?



7.Bila proyek harus di selesaikan dalam waktu yang lebih pendek,
bagaimana mencapai nya dengan biaya yang termurah?

 KarakteristikproyekProyekmemilikiciri-ciri:
 •Unik.
 Biasanya

untuk tugas-tugas organisasi yang tidak
lazim dilihat dari ‘business as usual’. Suatu
proyek menciptakan deliverable yang unik,
berupa produk, services, ataupun hasil.

 •Spesifik.
 Proyek memiliki

‘deliverables’ yang spesifik,

serta‘due date’(bataswaktu) yang spesifik.

 •Multidisipliner.
 Proyek membutuhkan

input dari orang-orang dari
keahlian yang berbeda-beda.

Mengapa

di sebut proyek?

Proyek

memberikan tanggung jawab
(responsibility) dan kewenangan(authority)
yang penuh bagi pencapaian tujuan
organisasi.

Tersedianya


cara yang lebih baik untuk
pengelolaan proyek

Tersedianya

software yang dapat membantu
dalam membuat jadwal dan penyusunan
anggaran proyek



Tools Manajemen Proyek

1.Gantt Chart
 2.Load Chart
 3.Milestone Chart
 4. Diagram Network
 5. Work Break Down Structure ( WBS )
 6. S Curve Plan

 7. S Curve Actual
 8. Progress Cost Control


1. Gantt Chart

2. Load Chart

3. Milestone Chart

4. Diagram Network

5. Work Breakdown Structure (WBS)



Work Breakdown Structure (WBS) yang baik




Memungkinkan kegiatan-kegiatan bekerja secara
independen.



Membuat kegiatan-kegiatan dalam ukuran yang mudah
dikelola (manageable).



Memberikan otoritas untuk melaksanakan proyek.



Memudahkan dalam monitoring dan mengukur program.



Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan.



S-Curve (Time Cost Performance Chart)

• S Curve biasa digunakan sebagai alat pengendalian proyek guna
menjaga pelaksanaan proyek tidak menyimpang dari jadwal,
biaya, serta kemajuan prestasi fisik yang sudah direncanakan.
•S Curve atau Kurva S ini menggambarkan secara grafis kemajuan
kerja (bobot%) kumulatif pada sumbu vertikal terhadap periode
waktu (minggu) pada sumbu horisontal.
•Dengan membandingkan S Curve rencana dengan S Curve aktual
akan dapat diketahui kemajuan dari pelaksanaan proyek apakah
sudah sesuai rencana, terlambat, ataupun mendahului rencana.

CONTOH

PENERAPAN

BARCHART, WBS, RAB,
BOBOT
DAN S CURVE

IMPLEMENTASI

LANGKAH KERJA SETELAH MENERIMA
INFORMASI DI BUKA TENDER PROJECT
DARI CLIENT HINGGA PROSES FINISH
PROJECT

RFQ

(Request for Quotation) atau Tender
diterima oleh Marketing melalui:
◦ Surat kabar
◦ Pengumuman di Internet
◦ Permintaan langsung dari Customer

Marketing

lain:

mempelajari isi dari RFQ antara

◦ Nilai Pagu Proyek (Jika tersedia)
◦ Lokasi Proyek
◦ Pemilik Proyek
◦ Tanggal penutupan penyampaian harga

Marketing

menyerahkan seluruh dokumen
RFQ berikut resume yang telah dipelajari
ke bagian Proposals / Technical
Support

Proposals

akan mempelajari lebih detail
dokumen RFQ/Tender tersebut. Kemudian
menjustifikasi apkah RFQ tersebut sesuai
kemampuan perusahaan



Hasil Evaluasi Proposals:
◦ Ya, RFQ sesuai dengan kemampuan dan jenis business perusahaan,
maka dokumen RFQ dilimpahkan ke bagian engineer analyst untuk
verifikasi dan optimasi design agar nantinya menghasilkan design
yang dapat dipertanggungjawabkan secara teknis namum dengan
biaya yg lebih efisien (murah)
◦ Tidak, RFQ tidak sesuai dengan kemampuan perusahaan lalu akan
diusulkan ke management agar dibatalkan / tidak perlu dilanjutkan



Keputusan Management atas usul Proposals:
◦ Ya, RFQ tidak dilanjutkan (dihentikan), maka RFQ dimasukkan ke
dalam arsip
◦ Tidak, RFQ diteruskan, tender proses dilanjutkan dan dokumen
RFQ diserahkan ke engineering analyst untuk verifikasi /optimasi
design.

Dokumen

yang telah diverifikasi/dioptimasi
design oleh engineering analyst dikembalikan
ke bagian Proposals

Verifiied

Document didistribusika kepada
departemen lain seperti: Departemen
Fabrikasi untuk jenis Pekerjaan Fabrikasi saja
atau bagian EPC (Engineering Procurement
Construction ) untuk jenis pekerjaan EPC.

Pendistribusian

ini mempunyai tujuan
agar bagian-bagian tersebut dapat
menghitung perkiraan biaya untuk
menyelesaikan proyek bila perusahaan
memenangkan tender tersebut.

Proposals

melakukan hal-hal yang sama
seperti bagian tersebut



Untuk mendapatkan harga penawaran yang bersaing,
Proposals memerlukan support dari bagian procurement
untuk mendapatkan harga penawaran dari supplier, vendor
atas material dan equipment yang akan dipakai saat
proyek



Penawaran dari Supplier/Vendor yang diterima oleh bagian
Procurement akan diverifikasi secara teknis oleh Engineer
Analyst untuk memastikan bahwa materal alat yang
ditawarkan oleh vendor sesuai dengan spesifikasi yang
disyaratkan, jika:
◦Ya, maka penawaran vendor akan diteruskan ke bagian proposals
dan dimasukkan sebaga datai dalam penyusunan harga.
◦Tidak, penawaaran dikembalikan ke bagian procurement.
Procurement mencari lagi penwaran dari vendor/supplier lain.

Bagian

Proposals akan melakukan koordinasi
dengan bagian fabrikasi dan EPC untuk
menentukan biaya pelaksanaan proyek
dimana perhitungan biaya dari Proposals
akan dibandingkan dengan hasil perhitungan
dari bagian Fabrikasi atau EPC.

Dalam

koordinasi ini akan menghasilkan
rencana biaya pelaksanaan pekerjaan ( RAB )



Rencana pelaksanaan biaya yang telah disepakati dengan
penawaran yg paling memnuhi syarat dari vendor yang
telah diverifikasi oke bagian Procurement dan Engineering
Analyst baik dari segi harga maupun aspek teknis,
dikumpulkan menjdai sat u oleh bagian Proposals sebagai
biaya dasar penawaran .



Biaya dasar penawaran ini diajukan ke pihak Direksi /
Management untuk menambahkan margin serta overhead,
sehingga menjadi harga yang akan ditawarkan ke
Customer



Dokumen harga dan teknis dicompile untuk disampaikan ke
customer sebagai dokumen penawaran.



Mengikuti Proses berlangsung hingga diterimanya LOI /
Kontrak Kerja

STEP-STEP ALUR PROSES HOLD POINT :
1.

SCOPE OF WORK
(SCHEDULE, BUDGET COST/MAN POWER PLANNING, WBS )

2.

STRUKTUR ORGANISASI

3.DESIGN ENGINEERING & COMPANY SPECK
4.SHOP DRAWING
( MTO, CUTTING PLAN / CUTTING LIST )
5.

PROCUREMENT PLAN

6.

ANALISIS CONSRUCTION

7.ANALISIS WPS / PQR & WELDING TEST

PROCESS PRODUKSI:
-

Mengetahui scope of work dari pekerjaan yang diterima. Mendetailkan
pekerjaan yang sesuai scope of work

-

Membuatkan structure organisasi untuk dapat menentukan tugas dari masingmasing personal yang telibat dalam project tersebut.

-

Membuat schedule pekerjaan sesuai time yang telah ditentukan.

-

Budget dan cost dibuat untuk masing-masing kegiatan sesuai dari scope of
work, dan sesuai dengan work breakdown structure.

-

Mendetailkan design Eng untuk menjadi shop drawing untuk mempermudah
pekerjaan dilapangan.

-

Mendetailkan shop drawing menjadi material take off untuk mengetahui jenis
material dan quantity yang dapakai dalm project.

-

Perencanaan cutting untuk plate dan sectian steel dibuat untuk
mempermudah pemotongan plate dan section steel.

-

Pembelian material sesuai MTO yang dibuat.

-

Material yang telah diteima sesuai dengan spect dan millcert
material .

-

Material diissue ke workshop sesuai gambar dan dilengkapi cost
code sesuai dengan wbs. Surat perintah kerja yang disebut Work
Pack.

-

Material dicutting melalui process cutting, untuk menjadi part
component bagian dari strukture.

-

Part material selanjutnya di fit up untuk menjadi segment
product. Setelah selesai di check oleh QC sesuai gambar
assembly, untuk dapat di welding.

-

Process welding dilakukan sesuai wps yang dibuat untuk project.
Sesuai dengan spect yang telah dibuat.

-

Setelah welding selesai selanjutnya dilakukan non destructif test
(NDT). Untuk menguji apakah weldingan sudah tidak ada cacat
welding,memlalui process MPI, RT atau UT.

-

Produk yang pass di NDT dapat dikeluar dari Work shop
selanjuatnya dikirim ke blasting painting untuk dilakukan
pengecatan.

-

Selanjutnya process painting, process painting terlebih dahulu
dilakuakan blasting . Berikutnya dilakukan pengecatan dari
primer, second dan top coating. Top coating sesuai warna
product yang diinginkan.

-

Selanjutnya dicheck oleh QC untuk dichek ketebalan painting
yang telah dilakukan. Setelah pass QC, sesuai tebal yang diatur
dalam spect painting maka produc bisa dikirim kan ke process
packing.

-

Apabila bagian product akan dissembly menjadi modul maka di
rakit di yard untuk menjadi bagian modul yang besar. Dengan
metode pengangkatan yang dibuat oleh construction ENG
Merakit bagian per bagian item yang telah di fabrikasi. Produc ini
cukup besar sehingga tidak perlu di packing.

-

Product dipacking untuk menjaga keamanan barang pada saat
pengiriman barang sampai tujuan yang di telah tentukan.

-

Delivery material bisa darat atau melalui trasportasi laut.
Terganung dari tujuan, bentuk dan ukuran barang.

ANALISIS ENGINEERING & CONSTRUCTION
 ANALISIS

LOADING /
UNLOADING MATERIAL
 ANALISIS LIFTING
 ANALISIS FABRICATION
 ANALISIS
TRANSPORTATION
 ANALISIS LOAD OUT
 ANALISIS MOORING
 ANALISIS BALLASTING

 MOOSES

DAN SACS

 SACS
 SACS
 SACS
 SACS
 MOSSES
 MOSSES

CONSTRUCTION ENGINEERING

ANALISIS PEMBUATAN WPS / PQR & WELDER
TEST
 MEMBUAT

WELDING
PROCEDURE LAS
 MEMBUAT METODE
PENGELASAN DAN
APLIKASINYA
 MEMBUAT WELDING
MAP DETAILLER

 WELDER

PLAT 1-4G
 WELDER PIPA 5-6G / 6GR
SMAW = MANUAL
SAW = OTOMATIS
FCAW = SEMI OTOMATIS
GTAW = ARGON (PIPING )

WELDING ENGINEERING