EVALUATION OF PLANNING PROCESS

EVALUATION OF
PLANNING PROCESS

DR. NYOMAN ANITA DAMAYANTI, DRG.,
M.S
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS AIRLANGGA
AURABAYA

Perkenalan
• Nama :
• Tupoksi :
• Sampaikan apa yang saudara
ketahui tentang

evaluasi?
PP -2

POKOK BAHASAN
• REVIEW POSISI PERENCANAAN vs
EVALUASI

• EVALUASI PROSES PERENCANAAN
• PENGERTIAN EVALUASI
• MENGAPA PERLU EVALUASI RENCANA?
• HUBUNGAN PERENCANAAN DAN
EVALUASI
• TAHAP EVALUASI PERENCANAAN
Dr. Nyoman Anita D, drg., M.S

Review

Integrated Planning Process

STRATEGIC PLAN

OPERATIONAL PLAN

Mission
Goals
Objectives
Strategies

Financial Projections

Analyses
Key Result Areas
Operational Objectives
Performance Indicators
Action Plans
Budgets

RESULTS
MANAGEMENT
Control System
Results
Corrective Action
Reward System

PERENCANAAN
(PLANNING)
RENSTRA
RENOP


Evalu
asi
renca
IMPLEMENTASI na
EVALUASI

BEDANYA
APA?

PERENCANAAN DAN EVALUASI
Integral dengan Proses Menyeluruh (fungsi
Manajemen
New Plans

Plan
ning

Implementation
of Plans


Controlling:
Comparing Plans
with Results
Undesirable
Deviation
CORRECTIVE
ACTION

No
Undesirable
Deviations
from Plans

Menggabungkan MONEV
Ke Dalam Siklus Manajemen
Planni
ng
Monito
ring

Evaluat
ion (4)

REPORTI
NG

Implem
entatio
n (3)

Budge
ting
(2)

Dr. Nyoman Anita D, drg., M.S

Tahap Perencanaan
1. Formulasi masalah, isu, maupun concern
2. Konseptualisasi umum dari beberapa
alternatif yang mungkin diambil

3. Perincian dari beberapa alternatif dan
implikasi potensial yang mungkin terjadi
4. Penilaian terhadap alternatif dan
pemilihan yang terbaik
5. Implementasi alternatif yang terpilih

PENYAMAAN PERSEPSI DAN
PEMAHAMAN
SESI INI MEMPELAJARI :

EVALUASI PERENCANAAN (EVALUASI
DARI PROSES PERENCANAAN
SAMPAI MENJADI RENCANA)

bukan
EVALUASI IMPLEMENTASI RENCANA

DENGAN DEMIKIAN
• PEMAHAMAN DAN
KETERAMPILAN DALAM

MELAKSANAKAN SETIAP
TAHAP PENYUSUNAN
RENCANA ADALAH
KUNCINYA

EVALUASI
• Integral dengan perencanaan
• Dilaksanakan untuk mengukur
pencapaian
• Mengetahui kesesuaian rencana dg
hasil analisis situasi
• Memperoleh Informasi sebagai bahan
pengambilan keputusan

TUJUAN EVALUASI:

*Untuk meningkatkan
(Improve)
kualitas rencana
* Mempertahankan

(Maintain)
*Menghentikan

PENGERTIAN EVALUASI
PROVUS : …comparing performance againts standards to
determine wether to improve, maintain or
terminate a program
SCRIVEN : … GATHERING AND COMBINING
PERFORMANCE DATA WITH WEIGHTED SET
OF GOAL SCALE
STUFFLEBEAM : … defining, obtaining and using information
for decision making to provide relevant
information to decision makers.
MORRIS SCAEFER : … that part of the decision making
process, in which information about
ations and their result are
systematically assses againts norms and
their criteria, in order to select among
alternatives for the future


W.H. O :
… A SYSTEMATIC WAY OF LEARNING FROM
EXPERIENCE AND USING THE LESSON
LEARNED TO IMPROVE CURRENT
ACTIVITIES AND PROMOTE BETTER
PLANNING BY CAREFUL SELECTION OF
ALTERNATIVES FOR FUTURE ACTION.

KENAPA PERLU EVALUASI
PROSES PERENCANAAN?
• PERENCANAAN ADALAH SALAH SATU
FUNGSI MANAJEMEN YANG SANGAT
VITAL

• KEGAGALAN DALAM MENYUSUN
PERENCANAAN BERARTI MERENCANAKAN
KEGAGALAN

KENAPA PERLU EVALUASI
PERENCANAAN

• UNTUK MENJAMIN AGAR SETIAP
LANGKAH DARI PERENCANAAN
TERLAKSANA DENGAN BAIK DAN
BENAR
• HASIL DARI SETIAPLANGKAH DAPAT
DIPERTANGGUNGJAWABKAN SESUAI
TUJUAN DAN BERDASARKAN DATA
SERTA INFORMASI YANG VALID






KENAPA PERLU EVALUASI
PERENCANAAN

EVALUASI PROSES PERENCANAAN
MEMBERI GAMBARAN YANG LENGKAP
TENTANG :


a. APA YANG DIKERJAKAN?
b. MENGAPA MENGERJAKAN ITU?
c. KAPAN MENGERJAKANNYA?
d. SIAPA YANG MENGERJAKAN APA?





KENAPA PERLU EVALUASI
PERENCANAAN
AGAR TERSUSUN

RENCANA
YANG :
a. VALID; DINAMIS DAN RESPONSIVES
:
dapat menjawb kebutuhan
masyarakat dan stakeholder lain
b. EFEKTIF : apakah perencanaan
betul-betul dapat menyelesaikan
masalah?




KENAPA PERLU EVALUASI
PERENCANAAN


AGAR TERSUSUN
RENCANA YANG :

c. EFISIEN :

apakah sumber daya yang
dialokasikan sudah tepat?
d. APPROPRIATE (layak/ patut):
apakah rencana tersebut layak
untuk dilaksanakan?

KENAPA PERLU EVALUASI
PERENCANAAN
– KARENA SANGAT BERGUNA UNTUK
MENDIAGNOSA OUTCOME
• CRITICAL UNTUK MENINGKATKAN
KUALITAS SECARA TERUS MENERUS.

PROSES
EVALUASI
1.

TAHAP BERPIKIR SECARA KONSEPTUAL
Kegiatan:
* Penentuan jenis evaluasi (sumatif, formatif)
* Penentuan tingkat atau level/penanggung jawab
evaluasi
* Formulasi tujuan dan sasaran serta manfaat
evaluasi

PROSES
EVALUASI
1.

TAHAP BERPIKIR SECARA KONSEPTUAL

Kegiatan:


Formulasi sumber dan jenis informasi yang
dibutuhkan

 Formulasi kriteria atau indikator yang digunakan


Formulasi model/kerangka kerja/ rancang
bangun

2. TAHAP KEGIATAN OPERASIONAL
* Pengumpulan informasi
teknik : * Wawancara
* Observasi
* NGT
* Time and Motion Study

* Penelusuran dokumen
* Penelusuran data (informasi)

3 Tahap Kegiatan Penilaian
.



Formulasi derajat keberhasilan

Formulasi dan identifikasi keberhasilan
dan atau masalah (kegagalan)
Formulasi faktor-faktor penunjang dan
penghambat

Formulasi sebab ketidak berhasilan
Pelaporan hasil evaluasi

*

4. Tahap Kegiatan Tindak Lanjut
 Formulasi atau rekomendasi tindak
pemecahan masalah
 Feedback informasi tambahan
 Feedback hasil evaluasi
 Follow up tindakan koreksi/ pemecahan
masalah

KERANGKA PIKIR PROSES EVALUASI
Kriteria/
langkah
normative

Membanding
kan

Pelaksanaan :
Pengumpulan
Informasi
Tahap I

Hasil
Penilaian
Keberhasilan

Pelapor
an/
Komuni
kasi
hasil

Analisis

Tahap II

Tahap III

Tahap IV

Pengambilan
Keputusan:
• Perbaiki,
teruskan,
hentikan
• Perencanaan
baru

Tahap V

Ringkasan : Langkah Evaluasi
Perencanaan
1. Tentukan objek perencanaan yang akan
dievaluasi
 Akan membantu dalam memfokuskan pada isu
penting dalam perencanaan yang perlu dievaluasi

2. Gali terus potensi masalah dari setiap
rencana yang telah dibuat
3. Tentukan alternatif solusi yang bisa diambil
4. Lihat kembali tujuan Anda, apakah telah
sesuai dengan rencana maupun alternatif
rencana

Langkah Evaluasi
Perencanaan
Jelaskan mengenai:
– Kapan dan dimana solusi ini dapat
dilakukan?
– Siapa yang berkompeten dan berwenang
mengambil alternatif tersebut?
– Apa saja kelebihan perencanaan yang
telah dirumuskan sebelumnya?
– Apakah akan ada perubahan situasi jika
rencana alternatif yang dipilih

Evaluation Concern
1. Pengetahuan terhadap Master
Plan
2. Konsistensi terhadap tujuan dan
prioritas tindakan
3. Keterlibatan dalam proses
perencanaan
4. Penggunaan hasil master plan

Evaluation Concern
1. Pengetahuan terhadap Master
Plan
– Salah satu tujuan utama dari evaluasi
perencanaan adalah untuk secara
efektif berkomunikasi dengan seluruh
staf tentang aktivitas perencanaan yang
utama
– Seluruh anggota organisasi harus
mengetahui Master Plan

Evaluation Concern
2. Konsistensi terhadap tujuan dan
prioritas tindakan
Pelajari kembali apakah tindakan yang
disusun sudah konsisten dengan tujuan?
Contoh :
Tujuan : menurunkan angka kematian ibu
melahirkan
Prioritas tindakan : menggalakkan
penggunaan jamban keluarga
Sangat tidak konsisten.

Evaluation Concern
3. Keterlibatan dalam proses
perencanaan
– Sangat terkait dengan input SDM dalam
penyusunan Master Plan
– Pengetahuan staf terhadap tujuan
perencanaan

Evaluation Concern
4. Penggunaan hasil master plan

SIAPA YANG BERHAK
MENGEVALUASI?
1. INTERNAL
EVALUATOR
2. EKSTERNAL
EVALUATOR
3. KOMBINASI
INTERNAL DAN
EKSTERNAL
EVALUATOR

EVALUATOR
Internal Evaluators
– Evaluator yang terkait
dengan perencanaan
sehingga memiliki
pengetahuan yang lebih
banyak tentang
prencanaan tersebut
– Evaluator yang sering
terlibat dalam berbagai
perumusan
perencanaan
– Dll.

External evaluators
– Ada orang di luar orang
yang terlibat
perencanaan
– Evaluasi dapat
terhambat pada
pengetahuan evaluator
yang tidak terlibat dalam
proses perencanaan
– Dianggap sebagai
ancaman bagi perumus
rencana

• Menjadi objek evaluasi
merupakan hal yang stressfull,
menjadi evaluator juga stressfull
• Tidak ada satu jawaban yang
benarakan ada banyak jawaban benar

Perencanaan yang
berhasil harus
mengalir tahap
demi tahap
Successful planning process
should fow from step to step

Semua tahap harus
berhubungan satu
sama lain dan
konsisten dengan
pernyataan misi
All steps should
relate to and be
consistent with the

The Planning-Evaluation
Cycle

/ Asses

KESIMPULAN
DALAM MELAKUKAN EVALUASI
PERENCANAAN :
• DIBUTUHKAN KEMAMPUAN DALAM MENILAI
KETEPATAN SETIAP LANGKAH PERENCANAAN
(DIAWALI ANALISIS SITUASI)
• DIBUTUHKAN KEMAMPUAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN YANG BAIK
• DIBUTUHKAN KEMAMPUAN DALAM MENILAI
KEBUTUHAN (need assessment)

KESIMPULAN
• DIBUTUHKAN KEMAMPUAN DALAM MENILAI
KETEPATAN ALTERNATIF PENYELESAIAN MASALAH
DAN MEMILIH PENYELESAIAN YANG PALING TEPAT
• SANGAT PENTING MELAKUKAN EVALUASI PROSES
PERENCANAAN
• RENCANA YANG BAIK TIDAK DAPAT DILIHAT HANYA
DARI DOKUMEN RENCANA TANPA MEMPELAJARI
DATA DAN INFORMASI LENGKAP SEBAGAI BAHAN
DASARNYA, SERTA PROSES YANG DILALALUI

TERIMAKASIH
ATAS
PERHATIANNYA