PANDUAN PENGGUNAAN BORANG PELAPORAN PELAKSANAAN LATIHANKURSUS DALAM PERKHIDMATAN
PANDUAN PENGGUNAAN BORANG PELAPORAN PELAKSANAAN LATIHAN/KURSUS DALAM PERKHIDMATAN
1. PENDAHULUAN Penggunaan borang Kutipan Maklumat Latihan Dalam Perkhidmatan 2009 (KMLDP) dalam format spreadsheet Microsoft Excel ini adalah satu usaha untuk mengumpul data latihan/kursus, sehingga satu sistem pengurusan Latihan Dalam Perkhidmatan Berasaskan Web yang lebih menyeluruh siap dibangunkan.
Data yang dikumpulkan adalah data kursus yang dianjurkan oleh mana-mana pihak yang melibatkan guru-guru di sekolah dan kursus untuk Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan bukan guru yang menggunakan wang
peruntukan LDP.Pengumpulan data ini akan dapat mewujudkan satu pangkalan data LDP yang diharap akan dapat meningkatkan lagi keberkesanan pengurusan Latihan Dalam Perkhidmatan bagi guru-guru.
2. PANDUAN PENGOPERASIAN BORANG KUTIPAN MAKLUMAT LATIHAN
DALAM PERKHIDMATAN (KMLDP) 2 .1 Keperluan Sistem
2.1.1 Sistem Operasi Window 98 ke atas
2.1.2 Sistem Aplikasi Ms Office 2003 atau 2007
2 .2 Salin (copy) dan menamakan file
2.2.1 Salin (copy) file induk dengan cara biasa (Copy-paste atau drag file )
2.2.2 Namakan file baru mengikut nama singkatan organisasi Contoh :
KMLDP_skpsena ( bagi S.K Pekok Sena Kepala Batas ) KMLDP_smks19 ( bagi SMK seksyen 19, Shah Alam ) KMLDP_jpnsel ( bagi JPN Selangor ) KMLDP_Iptaa ( bagi IP Tengku Ampuan Afzan )
2.2.3 File hendaklah disimpan (save) dalam format microsoft exel 2003
2.3.1 Pengguna Ms Office 2003 Langkah 1 : Klik ikon file (buka file) Sekiranya “Security Setting” pada komputer anda pada “Medium” paparan seperti rajah 1 akan dipaparkan.
Langkah 2 : Klik Enable Macros (Rajah 1) Paparan seperti rajah 2 akan dipaparkan seketika, ini bermakna macros bagi borang KMLDP anda telah diaktifkan dan borang telah boleh digunakan.
Klik “Enable Macros”
Rajah 1: Paparan apabila file dibuka,sekiranya “Security Setting” pada tahap “medium” Rajah 2: Paparan awal apabila file dibuka dan macro telah diaktifkan.
Sekiranya paparan seperti rajah 3 terus dipaparkan tanpa dimulakan dengan paparan seperti rajah 2 bermakna makro tidak aktif. Ikut langkah berikut untuk mengaktifkan makro.
Rajah 3 : Paparan makro tidak aktif
Langkah Mengaktifkan macros : Langkah 1 :
Pilih dan klik tools Rajah 4 : Paparan Klik Tools
Langkah 2 :
Pilih dan klik macros Rajah 5 : Paparan Macros
Langkah 3 :
Pilih dan klik medium Rajah 6 : Paparan Medium
Langkah 4 :
Pilih dan klik security Rajah 7 : Paparan Security
Langkah 5 :
Pilih dan klik medium
Rajah 8 : Paparan medium
Langkah 6 :
Pilih dan klik exit
Langkah 7 : Klik ikon file semula ( buka file ) dan klik enable micros seperti rajah 1.
Paparan berikut akan dipaparkan.
Rajah 10 : Paparan macros diaktifkan Rajah 9 : Paparan exit
2.3.2 Pengguna Ms Office 2007 Langkah 1 : Klik ikon file. (buka file )
Rajah 11 : Paparan KMLDP Ms Office 2007
Langkah 2 :
Pilih dan klik option dan klik enable this content Rajah 12: Paparan mengaktifkan macros
Paparan seperti rajah 2 akan dipaparkan seketika sekiranya operasi ini berjaya, ini bermakna KMLDP anda boleh digunakan Terdapat 3 Jenis Borang KMLDP untuk kegunaan Institusi yang berbeza i. KMLDP_JAB - Untuk kegunaan Bahagian Ikhtisas di Kementerian Pelajaran
Malaysia (KPM), Jabatan Pelajaran Negeri (JPN), Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri (BTPN), Pejabat Pelajaran Gabungan/Daerah (PPG/PPD) dan Pusat Kegiatan Guru (PKG). ii. KMLDP_SEK – Untuk kegunaan di sekolah. iii. KMLDP_IPGM – Untuk kegunaan di Institut Pendidikan Guru (IPG)
Borang ini perlu diisi oleh semua penganjur* kursus yang melaksanakan kursus melibatkan guru-guru di sekolah dan kursus untuk ( Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Bukan Guru ) yang menggunakan wang peruntukan LDP.
Nota:
Penganjur adalah :
i. Mana-mana pihak yang menganjurkan kursus (KPM/ Bh, JPN, PPD, BTPN, PKG, IPGM dan Sekolah) ii. Sekiranya kursus dianjurkan oleh organisasi luar, bahagian dalaman pihak yang yang menjalankan kerjasama bagi pelaksanaan kursus tersebut dianggap sebagai penganjur. iii. Sekiranya terdapat dua organisasi yang menganjurkan kursus yang sama, hanya organisasi yang membiayai perbelanjaan sebahagian besar pelaksanaan kursus bertanggungjawab melaporkan data kursus. Setiap Borang KMLDP mengandungi empat sheet (helaian) yang dinamakan ‘PESERTA’, ‘KURSUS’, ‘Main’ dan ‘Kursus1’. (Rajah 13)
Rajah 13: Paparan sheet dalam borang KMLDP
Empat sheet dalam borang KMLDP
Sheet PESERTA Sheet ini akan dikemaskini secara automatik apabila sheet kursus 1 telah diisi.
Nama, nombor kad pengenalan berserta dengan maklumat kursus bagi setiap peserta untuk semua kursus yang direkodkan akan disenaraikan dalam sheet ini.
Sheet ini tidak boleh diedit/ubahsuai oleh pengguna.
Sheet ‘KURSUS’ Sheet ini adalah sheet yang secara automatik merumuskan maklumat setiap kursus yang direkodkan.
Sheet ini tidak boleh diedit/ubahsuai oleh pengguna
Sheet ‘Main”
Pengguna perlu mengisi maklumat organisasi pada sheet ini dan maklumat ini akan digunakan dalam setiap sheet kursus yang direkodkan. Pada sheet ini juga terdapat jadual menunjukkan kursus - kursus yang telah direkodkan. Anda tidak perlu memasukkan maklumat dalam jadual ini kerana semua maklumat dikemaskini secara automatik.
Sheet Kursus 1
Merupakan sheet di mana maklumat kursus dimasukkan. Satu sheet bagi satu
kursus yang dilaksanakan. Sheet kursus ini boleh ditambah mengikut bilangan
kursus yang dilaksanakan oleh Institusi / penganjur berkenaan dengan membuat pilihan pada butang tambah kursus. (Rajah 12) Borang pada sheet ini mengandungi 3 Bahagian :
1. Maklumat Organisasi – yang diisi secara automatik berdasarkan maklumat yang dimasukkan dalam sheet ‘Main’.
2. Maklumat kursus – Ruang yang berwarna biru, diisi secara automatik. Ruang berwarna kelabu diisi dengan membuat pilihan dari senarai ‘drop down’ dan ruang tanpa warna di mana maklumat perlu dimasukkan
3. Maklumat peserta – terdapat 150 baris untuk memasukkan nama dan nombor kad pengenalan setiap peserta.
Nota :
Sekiranya satu-satu kursus mempunyai lebih 150 peserta, gunakan
sheet baru (tambah kursus). Isi semula maklumat kursus yang
sama kecuali maklumat kewangan dan masukkan maklumat
peserta ke 151 dan seterusnya pada ruang maklumat peserta pada sheet baru.
Rajah 14: Paparan sheet kerja Kursus1
Maklumat Organisasi
ISI Maklumat Kursus
Maklumat Peserta Kursus
4.1 Klik sheet `main’
4.1.1 KPM/Bahagian Ikhtisas, JPN, PPD, BTPN dan PKG Langkah 1: Isikan maklumat Penganjur Pilih dari drop down list sama ada Bahagian Ikhtisas, Jabatan Pelajaran Negeri (JPN), Pejabat Pelajaran Daerah/Gabungan (PPD/PPG), Bahagian Teknologi Maklumat Negeri (BTPN) atau Pusat Kegiatan Guru (PKG) Langkah 2: Isikan Kod Penganjur Kod perlu diisi menggunakan convention berikut berdasarkan jadual 1
Jadual 1: Kod Abjad Negeri
Negeri Kod Negeri EMIS JOHOR J KEDAH K KELANTAN D MELAKA M NEGERI SEMBILAN N PAHANG C PERAK A PERLIS R PULAU PINANG P SABAH
X SARAWAK Y SELANGOR B TERENGGANU T WP KUALA LUMPUR W WP LABUAN L WP PUTRAJAYA PJ i. Bahagian Ikhtisas Gunakan akronim biasa bagi bahagian tanpa memasukkan kod.
Contoh : Bahagian Sekolah - BS - Bahagian Pendidikan Guru - BPG - Pusat Perkembangan Kurikulum - PKK - Bahagian Matrikulasi - BM -
- Bahagian Teknologi Pendidikan – BTP ii. Jabatan Pelajaran Negeri Kod negeri_Jabatan_Unit atau sektor. Contoh : Sekiranya kursus dianjurkan oleh unit kokurikulum di Jabatan Pelajaran Negeri Perak Kod : A_JPN_Kokurikulum
Kod negeri - A Jabatan - JPN
Kokurikulum - Unit iii. Pejabat Pendidikan Daerah Kod negeri_PPD_Nama Daerah.
Contoh : Sekiranya kursus dianjurkan oleh unit akademik di Pejabat Pendidikan Daerah Klang, Selangor Kod: B_PPD_Klang
Kod Negeri - B PPD - PPD
Klang - Nama Daerah
iv. Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Kod negeri_BTPN.
Contoh : Sekiranya kursus dianjurkan oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri, Pulau Pinang Kod: P_BTPN
Kod Negeri - P
BTPN - BTPN v. Pusat Kegiatan Guru Kod negeri_PKG_Nama Daerah.
Contoh : Sekiranya kursus dianjurkan oleh Pusat Kegiatan Guru Tunjang, Kedah Kod: K_PKG_Tunjang
K - Kod Negeri - PKG Pusat Kegiatan Guru
Nama Daerah - Tunjang
4.1.2 Sekolah Langkah 1: Klik butang `PILIH SEKOLAH’
Langkah 2: Pilih NEGERI Terdapat drop down list, pilih yang bersesuaian Langkah 3: Pilih PERINGKAT Terdapat drop down list, pilih yang bersesuaian
Langkah 4: Pilih SEKOLAH Terdapat drop down list, pilih yang bersesuaian Langkah 5: Setelah selesai membuat semua pilihan di atas, klik OK.
4.1.3 IPGM Langkah 1: Pilih IPG dari drop down list yang disediakan.
Langkah 2: Kod IPG akan dimasukkan secara automatik.
4.2 Sheet Kursus1
4.2.1 Penganjur / Nama Sekolah / IPGM Diisi secara automatik berdasarkan maklumat yang telah diisi pada sheet ‘Main’.
4.2.2 Kod Diisi secara automatik berdasarkan maklumat diisi pada sheet ‘Main’.
4.2.3 Tahun Telah siap diisi
4.2.4 Program
4.2.4.1 KPM/ Bahagian Ikhtisas, JPN, PPD, BTPN dan PKG Pilih salah satu dari enam pilihan berikut : i. Pembangunan Profesionalisme Staf
Kursus-kursus yang dilaksanakan untuk pegawai dan kakitangan di JPN dan PPD. ii. Program Bahagian Ikhtisas & JPN
Kursus-kursus yang dirancang oleh Bahagian Ikhtisas dan dilaksanakan oleh JPN atau yang dirancang dan dilaksanakan oleh JPN sendiri. Contoh:
a. Kursus Pendidikan Sivik dan Kewarganegaraan (PSK) – dianjurkan oleh PPK dan dilaksanakan di peringkat JPN b. Program Peningkatan Subjek Anjuran JPN – dirancang dan dilaksanakan oleh JPN. iii. Kokurikulum
Semua kursus kejurulatihan dan kepegawaian program kokurikulum yang dilaksanakan di peringkat JPN. iv. Intergrasi ICT Semua kursus berkaitan ICT yang dianjurkan di peringkat kementerian dan negeri.
Contoh:
a. Kursus Integrasi ICT dalam P&P
b. Program ICTL
c. Web TV d. Tool Book. v. Teknologi Pendidikan
Kursus-kursus yang dianjurkan oleh Bahagian Teknologi Pendidikan dan PKG vi. Lain-lain Lain-lain kursus yang tidak tersenarai di atas.
4.2.4.2 Sekolah Diisi secara automatik
4.2.4.3 IPGM Pilih program yang dijalankan berdasarkan drop down list yang disediakan Pilih salah satu dari sebelas pilihan berikut :
1. KSPK
2. Kursus Peningkatan Profesionalisme (14M)
3. Kursus Tambah Opsyen (6M)
4. Latihan Guru Bestari (4M)
5. Latihan Pembangunan Staf (LPS)
6. Kursus Pendek Kelolaan Institut (KPKI)
7. Program Salinatan
8. Latihan Guru Sekolah Murid Orang Asli (4M)
9. Latihan Guru Prasekolah Pendidikan Islam (2M)
10. R & D IPG
11. Pengsiswazahan Guru Sekolah Rendah (PGSR)
4.2.5 Nama Kursus Sila isikan nama kursus
4.2.6 Fokus Gunakan, drop down list yang terdiri dari 3 pilihan fokus yang disediakan.
Pilih yang sesuai :
a. Peningkatan Pengetahuan dan Profesionalisme Guru Program-program yang melibatkan perkongsian ilmu keguruan dan bidang tugasan seorang guru.
Contoh : i. Kursus Pedagogi Berkesan ii. Kursus Strategi Pemulihan dan Masalah Pembelajaran b. Peningkatan Kemahiran Profesionalisme Guru
Program-program yang melibatkan kejurulatihan, kepimpinan, pengurusan kewangan, pengurusan strategik, kajian penyelidikan. Contoh : i. Kursus Membina Pasukan ( Team building ) ii. Kursus Kepimpinan Berkesan iii. Kursus Kajian Tindakan c. Nilai dan Amalan Profesionalisme Program-program yang melibatkan bidang nilai dan etika komunikasi berkesan.
Contoh : i. Kursus Pengurusan Tingkahlaku dalam Kurikulum,
Kursus Komunikasi Berkesan, ii. Kursus Pengucapan Awam
4.2.7 Bidang Gunakan, drop down list yang terdiri dari 13 pilihan bidang yang disediakan. Pilih yang sesuai.
4.2.8 Sumber Kewangan Sumber kewangan yang diperuntukan mengikut pecahan objek seperti berikut : OS 21000 – Perbelanjaan Perjalanan dan Sara Hidup
Pegawai/Guru OS 24000 – Sewaan OS 27000 – Bekalan dan bahan-bahan lain OS 29000 – Perkhidmatan ikhtisas dan perkhidmatan lain yang dibeli dan hospitaliti.
4.2.9 Tarikh Mula / Tarikh Tamat Gunakan drop down list yang disediakan
4.2.10 Tempoh Sila masukkan tempoh dalam bilangan hari.
Bagi kursus panjang tukarkan tempoh dalam minggu atau bulan atau tahun kepada bilangan hari. Bagi tempoh yang kurang sehari, formula berikut hendaklah digunakan : i. 2 jam bersamaan dengan 0.3 hari ii. 3 jam bersamaan dengan 0.5 hari iii. 4 jam bersamaan dengan 0.7 hari iv. 6 jam bersamaan dengan 1.0 hari
Nota : Bagi kursus tempoh 1 hari atau kurang, tarikh tamat dan tarikh mula adalah sama.
4.2.11 Tempat Nyatakan tempat kursus mana dijalakan
4.2.12 Maklumat Peserta
a. Mengandungi 150 baris untuk 150 peserta
b. Sila masukkan Nama Peserta dan No Kad Pengenalan Baru.
c. Maklumat peserta boleh ditaip terus ke dalam ruang yang disediakan atau disalin ( cut & paste ) dari sumber excel lain.
d. Sekiranya data ditaip terus dan kad pengenalan tidak lengkap dengan 12 digit, amaran akan dikeluarkan untuk dibetulkan. (Rajah 15)
Rajah 15 : Amaran sekiranya nombor kad pengenalan tidak 12
angkae. Sekiranya ‘copy & paste’ dari sumber excel lain dan berlaku kesilapan dari segi bilangan, angka bulatan merah akan timbul dan pengguna diminta untuk membetulkannya.
Rajah 16: Kesilapan nombor kad pengenalan Bulatan merah akan muncul sekiranya terdapat kesalahan bilangan angka. Setelah diperbetulkan bulatan akan hilang f. Sekiranya terdapat lebih daripada 150 peserta bagi kursus berkenaan sheet baru perlu digunakan dengan menggunakan maklumat kursus yang sama kecuali maklumat kewangan.(pada sheet pertama sahaja) g. Sekiranya di ‘paste’ dari sumber excel lain, jika ada kesilapan dari segi bilangan angka bulatan merah akan timbul pengguna diminta untuk membetulkannya.( Rajah 15 )
Nota : Penggunaan gelaran.
1. Untuk nama peserta penggunaan gelaran panggilan seperti Tuan, Puan, Encik, Cik, Haji, Dr., Dato’, Datin dan sebagainya tidak perlu dimasukkan.
2. Jika hendak dimasukkan juga, masukkan selepas nama.
Contoh : Dato’ Ali Bin Mat sebagai
Ali Bin Mat Dato’
dan DR Yeow Poh Hwa sebagai
Yeow Poh Hwa DR
4.2.13 Tambah Kursus Untuk kursus yang kedua dan berikutnya atau peserta kursus yang melebihi 150 orang , sila klik pada butang `Tambah Kursus’ .
5 Pegawai Pengumpul Data Pegawai yang bertanggungjawab menyelia pengumpulan data adalah seperti berikut : i. Bahagian - Pegawai Latihan ii. JPN - Pegawai LDP iii. PPD/PPG - Pegawai yang dilantik oleh PPD/PPG
- iv. Sekolah Penyelaras LDP Sekolah KULDP - v. IPG
6 Kaedah Pengumpulan Data i. Berkala ii. Bagi sekolah dan PPD/PPG, JPN akan membuat kutipan dalam bentuk ‘soft copy’