Evaluasi Proses Optimasi Sumber Daya, Pengelolaan Sumber Daya Manusia, dan Pengelolaan Operasional pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu DKI Jakarta Menggunakan Kerangka Kerja COBIT 5

  

Vol. 2, No. 11, November 2018, hlm. 5760-5768 http://j-ptiik.ub.ac.id

Evaluasi Proses Optimasi Sumber Daya, Pengelolaan Sumber Daya

Manusia, dan Pengelolaan Operasional pada Dinas Penanaman Modal dan

  

Pelayanan Terpadu Satu Pintu DKI Jakarta Menggunakan Kerangka

₁ Kerja COBIT 5 ₂

  3 Intan Camila , Admaja Dwi Herlambang , Aditya Rachmadi

  Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya _{1 3} Email: intancamilacamila08@gmail.com rachmadi.aditya@ub.ac.id

  

Abstrak

  Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) DKI Jakarta memiliki visi solusi perizinan warga Jakarta dengan beberapa misi yang menunjukkan bahwa PTSP memberikan pelayanan quick response. Hal tersebut menunjukkan bahwa PTSP harus memiliki sumber daya manusia yang cukup dan memadai, penerapan teknologi informasi yang optimal dan kegiatan operasional yang berjalan dengan lancar. Untuk mengukur nilai optimal pada sumber daya teknologi informasi, sumber daya manusia dan kegiatan operasional dilakukan penilaian tingkat kapabilitas pada proses EDM04 (Ensure Resource Optimizaton), APO07 (Manage Human Resource) dan DSS01 (Manage Operations) menggunakan kerangka kerja COBIT 5. Penilaian dilakukan secara berurut dari

  level

  0 Incomplete Process hingga level 5 Optimizing Process untuk mengetahui capability level, melakukan analisis kesenjangan antara capability level dengan targeted level dan memberikan rekomendasi sebagai perbaikan atau peningkatan kualitas organisasi. Penilaian dilakukan melalui beberapa metode yaitu wawancara, observasi dan lembar penilaian. Capability level pada proses EDM04, APO07 dan DSS01 masing-masing berada di level 3 dengan targeted level yang juga sama yaitu pada level 5 didapatkan kesenjangan sebanyak 2 dan menghasilkan beberapa rekomendasi yang merujuk pada melakukan analisis, melakukan kegiatan dan membuat dokumen yang berhubungan dengan masing-masing proses.

  Kata kunci: ensure resource optimization, manage human resource, manage operations, evaluasi, COBIT 5

Abstract

Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) DKI Jakarta had a vision to be a

Jakarta citizens licensing solutions with the several missions that indicated that DPM PTSP provided

a quick response services. It indicated that DPM PTSP must had sufficient and capable human

resources, the application of optimal information technology and operational activities that run

smoothly. In order to measure the optimal value of information technology resources, human

resources and operational activities, a capability level assessment carried out in EDM04 (Ensure

Resource Optimization) process, APO07 (Manage Human Resource) process and DSS01 (Manage

Operations) process using the COBIT 5 framework. The capability level assessment carried out

sequentially from level 0 Incomplete Process to level 5 Optimizing Process, analyzed the gap between

capability level and targeted level, and provided the recommendations as an improvement of

organizational’s quality. The assessment carried out through several methods of interview,

observation and assessment sheet. The capability level of the EDM04, APO07 and DSS01 process get

capability level in level 3 with the targeted level in level 5 which is the same in each process, obtained

the gap amount 2 and produced some recommendations that performed activities and made the

documents related to each process.

  Keywords: ensure resource optimization, manage human resource, manage operations, evaluasi, COBIT 5

  Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) DKI 1. Jakarta memiliki visi solusi perizinan warga

   PENDAHULUAN

  jakarta dengan beberapa misi yang Dinas Penanaman Modal dan

  Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya

5760 berhubungan dengan memberikan pelayanan TI yakni meningkatkan kualitas pelayanan perizinan / non perizinan secara profesional, mengedepankan pemanfaatan sistem informasi untuk mempercepat pelayanan, dan mengelola panduan masyarakat dengan berbasis quick

  response

  capability level 1,66 maka memiliki gap sebesar 1,44 (Wibisono, 2015).

  Optimization ), APO07 (Manage Human Resource ), DSS01 (Manage Operations) dan

  Penilitan memiliki tujuan untuk menilai tingkat kapabilitas (capability level) untuk proses EDM04 (Ensure Resource

  2. METODOLOGI

  capability level sebesar 1 maka memiliki gap sebesar 2 (Hernandha, 2018).

  Selain itu, Hernandha juga melakukan penelitian serupa yaitu evaluasi manajemen layanan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang menggunakan kerangka kerja COBIT 5 yang berfokus pada proses EDM04 (Ensure Resource optimization), APO02 (Manage Strategy ) dan APO05 (Manage Portofolio ). Penelitian ini menggunakan metode wawancara, observasi dan analisis dokumen yang menghasilkan penilaian pada proses EDM04, APO02, dan APO05 memiliki targeted level sebesar 3 dan

  dengan metode wawancara, observasi dan kuisioner. Penilitian ini menghasilkan penilaian pada proses EDM04, APO07, BAI09, dan DSS01 yang memiliki targeted level sebesar 2 dengan capability level 1 maka gap yang ada sebesar 1 (Berlianna, 2018).

  Assets ), dan DSS01 (Manage operations)

  5. Penilitian ini berfokus pada proses EDM04 (Ensure Resource optimization ), APO07 (Manage human resource), BAI09 (Manage

  Berlianna juga melakuka penelitian sesuai yakni evaluasi sumber daya teknologi pada Institut Teknologi Malang yang meggunakan kerangka kerja COBIT

  Pada proses DSS01 memiliki targeted level sebesar 3 dan capability level sebesar 1 maka memiliki gap sebanyak 2 dan pada proses DSS04 memiliki targeted level 3 dengan

  . Dari visi dan misi yang ada, dijelaskan bahwa DPM PTSP DKI Jakarta menerapkan pengajuan perizinan secara online. Hal ini memiliki tujuan DPM PTSP dapat melayani banyaknya warga Jakarta yang mengurus perizinan secara cepat dan mudah bagi pemohon. Layanan yang diberikan oleh DPM PTSP membutuhkan beberapa hal untuk mendukung berjalannya visi dan misi salah satunya memiliki sumber daya manusia yang memadai dan cukup mengingat banyaknya warga di Jakarta yang mendaftar perizinan, dan sarana prasana yang memadai agar penerapan TI pada DPM PTSP ddapat berjalan dengan optimal. Dibutuhkan penilaian pada sumber daya teknologi informasi, sumber daya manusia dan pengelolaan operasional agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang ditetapkan.

  targeted level sebesar 3 dengan capability level sebesar 1,83 maka memiliki gap sebanyak 1,17.

  sebanyak 1,5. Pada proses APO09 memiliki

  capability level sebesar 0,5 maka memiliki gap

  metode wawancara, observasi dan kuisioner memperoleh hasil bahwa pada proses EDM04 memiliki targeted level sebesar 2 dengan

  Continuity ). Penelitian ini dilakukan dengan

  Penelitian yang sesuai telah dilakukan sebelumnya oleh Wibisono mengenai evaluasi sistem informasi pusat K3 pada Direktorat Bina Keselamatan dan Kesehatan Kerja Kementerian Ketenagakerjaan RI yang menggunakan kerangka kerja COBIT 5 dan berfokus pada proses EDM04 (Ensure Resource optimization), APO09 (Manage Service Agreements), DSS01 (Manage Operations) dan DSS04 (Manage

  optimization ), APO07 (Manage human resource ), dan DSS01 (Manage operationss).

  memiliki tujuan untuk melakukan penilaian penerapan teknologi informasi DPM PTSP DKI Jakarta pada proses EDM04 (Ensure Resource

  server dan kehilangan data. Penelitian ini

  Dalam penerapan TI pada DPM PTSP terdapat beberapa permasalahan yakni kurangnya sumber daya manusia yang menyebabkan tumpang tindih tugas, sumber daya manusia yang kurang mampu dalam penggunaan TI, banyaknya warga Jakarta sebagai pemohon juga memacu perusahaan untuk mengantisipasi terjadinya down pada

  memberikan rekomendasi untuk masing-masing proses yang dapat digunakan untuk mencapai targeted level atau level yang diharapkan. Penelitian ini dimulai dengan menentukan ruang lingkup penelitian yang dilakukan untuk memperjelas permasalahan yang akan dibahas agar tidak terjadi pembahasan yang meluas atau menyimpang. Ruang lingkup penelitian ini adalah evaluasi dilakukan hanya pada unit Pusat Sistem Teknologi Informasi dan Kearsipan (PSTIK) DPM PTSP. Lalu merumuskan masalah dengan melakukan wawancara untuk mengetahui permasalahan apa saja yang terjadi. Selanjutnya, melakukan studi kepustakaan dari berbagai sumber seperti buku, jurnal, artikel dan sumber-sumber lain yang memiliki kesesuaian dengan penggunaan COBIT 5 pada proses EDM04 (Ensure Resource optimization), APO07 (Manage human resource), dan DSS01 (Manage operations).

  Gambar 1. Alur Penelitian Mengembangkan instrumen yakni pedoman wawancara, pedoman observasi, dan lembar penilaian. Menentukan responden yang dipilih berdasarkan RACI Chart pada COBIT 5. RACI

  capability level dengan melakukan penilaian

  level dan menghasilkan rekomendasi yang

  mengetahui berapa kesenjangan yang ada antara targeted level dengan capability level. Menganalisis kesenjangan, yaitu menghitung selisih antara targeted level dengan capability

  improvement memberikan rekomendasi dengan

  tahap ini melakukan penilaian proses yang dipilih pada tingkat kapabilitas level 2 sampai level 5. Record and summarise capability levels pada tahapan ini merekam seluruh hasil penilaian yang diterapkan. Plan process

  Determine capability for levels 2 to 5 pada

  dilakukan adalah memilih proses yang akan dinilai. Determine level 1 capability pada tahapan ini melakukan penilaian terhadap proses yang dipilih pada kapabilitas tingkat 1.

  Decide on process to assess pada tahap ini yang

  secara self assessment. Self assessment pada COBIT 5 teori yang dikemukakan oleh ISACA (2012) memiliki beberapa langkah, yaitu

  terimplementasikan, mencapai tujuan dan dilaksanakan sesuai dengan pengelolaan yang baik (perencanaan, pemantauan, penyesuaian). Level 3 (Established Process) dimana proses yang terimplementasikan dengan pengelolaan yang baik, dan menggunakan proses yang didefinisikan mampu mencapai hasil. Level 4 (Predictable Process) dimana proses yang diimplementasikan dengan pengelolaan yang baik, beroperasi dalam batasan yang ditetapkan. Level 5 (Optimizing Process) proses yang terimplementasikan dengan baik, ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. Setelah mengetahui targeted level perusahaan, dilakukan pengumpulan data dengan cara wawancara, observasi dan lembar penilaian. Juga dilakukan triangulasi data untuk memvalidasi bahwa data yang didapatkan sesuai dengan bukti yang ada. Menganalisis

  Chart adalah matriks yang digunakan untuk

  Process ) dimana proses yang ada telah

  perusahaan melalui waancara. Masing-masing level memiliki penjelasan yaitu Level 0 (Incomplete Process) dimana proses yang ada tidak terimplementasi atau gagal dalam pengerjaannya. Level 1 (Performed Process) dimana proses yang ada terimplementasi dan mencapai tujuan proses. Level 2 (Managed

  targeted level atau level yang diharapkan oleh

  Langkah selanjutnya adalah menentukan

  pendapatnya selalu dicari-cari pada suatu kegiatan, dan Informed (I) yang terus diperbarui tentang kemajuan suatu kegiatan.

  Consulted (C) yang memberikan pendapat dan

  memastikan bahwa pekerjaan berjalan lancar dan bertanggung jawab penuh untuk seluruh pekerjaan , Accountable (A) yang bertanggung jawab pada pekerjaan dan memiliki wewenang untuk memutuskan suatu permasalahan,

  Chart terdiri dari Responsible (R) yang

  memetakan peran dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab dalam organisasi. RACI

  dapat digunakan sebagai perbaikan ataupun peningkatan kualitas perusahaan. Membuat kesimpulan dari penelitian dan saran bagi penelitian selanjutnya.

3. HASIL DAN ANALISIS

  level 2 di atribut 2.1 dan 2.2, nilai F (>85%-

  berisikan peraturan/kebijakan suatu perusahaan. Work product adalah artefak yang terkait dengan eksekusi suatu kegiatan base

  practice (ISACA, 2012 PAM). Penilaian

  dilakukan secara berurut mulai dari level 0,

  level 2 sampai dengan level 5. Untuk

  melanjutkan penilaian ke level selanjutnya, maka level sebelumnya harus memiliki nilai L (Largely achieved) atau F (Fully achieved) jika pada level yang dinilai memiliki nilai sebesar N (Not achieved) atau P (Partially achieved), penilaian ke level selanjutnya tidak bisa diteruskan maka didapatkan capability level pada level yang terakhir dinilai.

  Capability level pada unit Unit PSTIK kantor PTSP DKI Jakarta berada pada level 3.

  Didapatkan level 3 dengan pola nilai F (>85%- 100%) pada level 1, nilai F (>85%-100%) pada

  100%) pada level 3 di atribut 3.1, nilai L (>50%-85%) pada level 3 di atribut 3.2 dan nilai P (>15%-50%) pada level 4 di atribut 4.1.

  (monitor resource management). Dan pada EDM04 terdapat delapan work product yang mana enam dari work product tersebut sudah dimiliki oleh Unit PSTIK dengan nama dokumen yang berbeda ataupun sama. Dalam kerangka kerja COBIT 5, base practice merupakan suatu kegiatan yang mana ketika dilakukan secara konsisten dapat berkontribusi untuk mencapai tujuan proses tertentu, base

  Penilaian ini dapat dikatakan berada pada level 5 dikarenakan penilaian dilakukan secara berurut dari level 1 sampai dengan level 5 dengan syarat minimal nilai yang didapatkan adalah L atau Largely achieved (>50%-85%). Pada level 4, didapatkan nilai P atau Partially

  achieved (>15%-50%) maka capability level yang diperoleh berada pada Level 3.

  Manage human resource

  Pengelolaan sumber daya manusia dalam proses APO07 (Manage human resource) berfungsi untuk memberikan pendekatan yang terstruktur guna memastikan penataan, penempatan, keputusan, dan kompetensi sumber daya manusia secara optimal. Hasil wawancara menunjukkan Unit PSTIK memiliki targeted

  level sebesar 5 yakni Optimizing proses yang

  memiliki pengertian yang mana seluruh proses telah terimplementasi dan mencapai tujuan bisnis. Pada proses APO07 terdapat enam base

  practice yang telah terpenuhi sebanyak empat base practice yaitu APO07-BP1 (Maintain adequate and appropriate staffing ) yaitu

  mempertahankan karyawan yang memiliki kemampuan dan memadai dengan melakukan kegiatan bernama kajian akademik, APO07-

  practice

  Ensure Resource optimization

  Proses EDM04 (Ensure Resource

  Peraturan Gubernur No.405 Tahun 2016

  optimization ) berfungsi untuk memastikan

  bahwa kemampuan IT memadai (orang, proses, teknologi) tersedia untuk menjadi pendukung tercapainya tujuan perusahaan secara efektif dengan biaya yang optimal. Hasil wawancara menunjukkan Unit PSTIK memiliki targeted

  level sebesar 5 yakni Optimizing proses yang

  memiliki pengertian yang mana seluruh proses telah terimplementasi dan mencapai tujuan bisnis.

  Tabel 1 Pemetaan dokumen EDM04

  Jenis Dokumen Nama Dokumen Base practice

  (BPs)

  Work product (WPs)

  keseluruhan yakni EDM04-BP1 (evaluate

  Dokumen Kajian Akademik Pusat Sistem Teknologi Informasi dan Kearsipan (PSTIK) Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Non Disclossure Agreement (NDA) Aplikasi E-Kinerja

  Generic Practice (GPs)

  Peraturan Gubernur No.405 Tahun 2016

  Generic Work product (GPWs)

  Dokumen Kajian Akademik Pusat Sistem Teknologi Informasi dan Kearsipan (PSTIK) Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta Aplikasi E-Kinerja ANJAB ABK

  Net Employee

  Pada proses EDM04, terdapat tiga base

  practice yang telah terpenuhi secara

  resource management), EDM04-BP2 (direct resource management ) dan EDM04-BP3

  BP3 (Maintain the skills and competencies of

  Peraturan Gubernur No.405 tahun 2016

  Largely achieved (>50%-85%). Pada level 4,

  didapatkan nilai P atau Partially achieved (>15%-50%) maka capability level yang diperoleh berada pada Level 3.

  Manage operations

  Kegiatan operasional yang terdapat dalam proses DSS01 (Manage operations) berfungsi untuk mengelola dan melaksanakan kegiatan prosedur operasional yang diperlukan untuk memberikan layanan IT termasuk pelaksanaan prosedur operasi standar yang telah ditentukan sebelumnya dan keguatan pemantauan yang diperlukan.

  Tabel 3 Pemetaan Dokumen DSS01

  Jenis Dokumen Nama Dokumen Base practice (BPs)

  Work product (WPs)

  100%) pada level 3 di atribut 3.1, nilai L (>50%-85%) pada level 3 di atribut 3.2 dan nilai P (>15%-50%) pada level 4 di atribut 4.1.

  Dokumen Kajian Akademik Pusat Sistem Teknologi Informasi dan Kearsipan (PSTIK) Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta Aplikasi E-Kinerja Net Employee Dokumen Pengelolaan Fasilitas Laporan Kegiatan PSTIK PTSP

  Generic Practice (GPs)

  Peraturan Gubernur No.405 tahun 2016

  Generic Work product

  (GWPs)

  Dokumen Kajian Akademik Pusat Sistem Teknologi Informasi dan Kearsipan (PSTIK) Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta Aplikasi E-Kinerja

  Net Employee

  Penilaian ini dikatakan berada pda level 5 dikarenakan penilaian dilakukan secara berurut dari level 1 sampai dengan level 5 dengan syarat minimal nilai yang didapatkan adalah L atau

  level 2 di atribut 2.1 dan 2.2, nilai F (>85%-

  personnel ) meminimalisir ketergantungan antar

  Jenis Dokumen Nama Dokumen Base practice (BPs)

  individu dalam menjalankan tugas pekerjaan yang dilakukan dengan kegiatan memberikan pelatihan dan pengembangan pada kemampuan dan prestasi karyawan, APO07-BP4 (Evaluate

  employee job performace

  ) mengevaluasi kinerja karyawan yang dilakukan secara rutin dalam kegiatan rapat pimpinan, dan APO07-BP6 (Manage contract staff) pengelolaan kontrak dengan karyawan perusahaan maupun karyawan outsource. Memiliki lima belas work

  product yang telah dimiliki sebanyak dua belas work product dengan nama dokumen yang

  sama atau berbeda.

  Tabel 2 Pemetaan Dokumen APO07

  Peraturan Gubernur No.405 Tahun 2016

  Didapatkan level 3 dengan pola nilai F (>85%- 100%) pada level 1, nilai F (>85%-100%) pada

  Work product (WPs)

  Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja (ANJAB ABK) Dokumen Kajian Akademik Pusat Sistem Teknologi Informasi dan Kearsipan (PSTIK) Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta Aplikasi E-Kinerja Surat Perintah Kerja (SPK) Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)

  Generic Practice (GPs)

  Peraturan Gubernur No.405 Tahun 2016

  Generic Work product (GWPs)

  Dokumen Kajian Akademik Pusat Sistem Teknologi Informasi dan Kearsipan (PSTIK) Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta Aplikasi E-Kinerja Surat Perintah Kerja (SPK) Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)

  Capability level pada unit PSTIK kantor PTSP DKI Jakarta berada pada level 3.

  Dokumen Pengelolaan Fasilitas Laporan Kegiatan PSTIK PTSP Hasil wawancara menunjukkan Unit PSTIK memiliki targeted level sebesar 5 yakni Optimizing proses yang memiliki pengertian yang mana seluruh proses telah terimplementasi dan mencapai tujuan bisnis. Pada proses DSS01 terdapat lima base practice yang telah terpenuhi secara keseluruhan, yaitu DSS01-BP1 (Perform

  operational procedures ), DSS01-BP2 (Manage outsourced IT services ), DSS01-BP3 (Monitor

   PEMBAHASAN Base practice pada setiap proses yang

  3

  2 Proses DSS01 memiliki targeted level sebesar 5 dan capability sebesar 3 maka gap yang ada pada proses DSS01 sebanyak 2.

  Tabel 6 Gap Analysis DSS01

  Process Name Targeted level

  Capability level Gap DSS01 Manage operations

  5

  3

  2 4.

  ada pada COBIT 5 didukung oleh work product

  Capability level Gap APO07 Manage human resource

  input

  dan output. Input dan output COBIT 5 adalah proses work product yang dianggap perlu untuk mendukung operasi proses, yang dapat mengaudit aktivitas pada proses dan memungkinkan adanya tindak lanjut jika terjadi insiden. Input dan output seringkali menjadi masukan penting untuk mendukung proses- proses lain (ISACA, 2012).

  Ensure Resource optimization

  Pada proses EDM04 base practice didukung oleh beberapa work product input dan

  output disetiap aktivitas yang dilakukan. Pada

  Unit PSTIK ditemui ada beberapa work product

  input dan output yang sudah dimiliki, dan

  belum dimiliki. Proses EDM04-BP1 didukung oleh work product input APO10-WP1 dan APO07-WP5 yang sudah dimiliki dan APO022- WP8 yang belum dimiliki. Work product output yang mendukung EDM04-BP2 adalah EDM04- WP1, EDM04-WP2 dan EDM04-WP3 yang sudah semuanya dimiliki. EDM04-BP2 didukung oleh work product output EDM04- WP4, EDM04-WP5 yang sudah dimiliki dan EDM04-WP6 yang belum dimiliki. EDM04- BP3 didukung oleh work product output EDM04-WP8 yang telah dimiliki dan EDM04- WP8 yang belum dimiliki.

  5

  Process Name Targeted level

  IT Infrastructure ), DSS01-BP4 (Manage the environment ), dan DSS01-BP5 (Manage facilities ). Memiliki tiga dari sepuluh work product yang terdapat pada proses APO07, capability level pada unit PSTIK kantor PTSP

  Largely achieved (>50%-85%). Pada level 4,

  DKI Jakarta berada pada level 3. Didapatkan

  level 3 dengan pola nilai L (50%-85%) (>85%-

  100%) pada level 1, nilai F (>85%-100%) pada

  level 2 di atribut 2.1 dan 2.2, nilai F (>85%-

  100%) pada level 3 di atribut 3.1, nilai L (>50%-85%) pada level 3 di atribut 3.2 dan nilai P (>15%-50%) pada level 4 di atribut 4.1.

  Penilaian ini dikatakan berada pada level 5 dikarenakan penilaian dilakukan mulai dari

  level 1 sampai dengan level 5 dengan syarat

  minimal nilai yang didapatkan adalah L atau

  didapatkan nilai P atau Partially achieved (>15%-50%) maka capability level yang diperoleh berada pada Level 3.

  Tabel 5 Gap Analysis APO07

  Gap Analysis (Analisis Kesenjangan)

  Proses EDM04 memiliki targeted level sebesar 5 dan capability sebesar 3 maka gap yang ada pada proses EDM04 sebanyak 2.

  Tabel 4 Gap Analysis EDM04

  Process Name Targeted level

  Capability level Gap EDM04 Ensure Resource optimization

  5

  3

  2 Proses APO07 memiliki targeted level sebesar 5 dan capability sebesar 3 maka gap yang ada pada proses APO07 sebanyak 2.

  Penilaian yang dilakukan menunjukkan bahwa proses EDM04 memiliki capability level sebesar 3 dengan targeted level sebesar 5 maka terdapat kesenjangan sebanyak 2. Proses penilaian menghasilkan rekomendasi untuk proses EDM04 yaitu pertama mengalokasikan sumber daya dengan tepat agar dapat memenuhi prioritas perusahaan dalam batas anggaran yang ditentukan. Pengalokasian sumber daya dapat menghasilkan penggunaan sumber daya dengan perencanaan yang matang (Ardentius dkk., 2014). Kedua, melakukan penggunaan sumber daya secara optimal dan memperkirakan investasi, biaya operasional, dan pensiun). Ketiga, membuat kebijakan mengenai penjagaan data dan membuat strategi perencanaan sumber daya. Keempat, membuat pelaporan mengenai proses pemantauan penggunaan sumber daya.

  Manage Human Resoruce

  Penilaian yang dilakukan menunjukkan bahwa proses APO07 memiliki capability level sebesar 3 dengan targeted level sebesar 5 maka terdapat kesenjangan sebanyak 2. Proses penilaian menghasilkan rekomendasi untuk proses APO07 yaitu pertama melakukan evaluasi ketergantungan antar individu dalam melakukan tugas, agar dapat diketahui individu mana yang belum mempunyai kemampuan dan memberikan pelatihan. Kedua, memastikan bahwa karyawan perusahaan, karyawan outsource, konsultan mengetahui dan mematuhi kebijakan organisasi yang disepakati. Ketiga, membuat perencanaan yang matang untuk kegiatan pengembangan karir dan kompetensi karyawan atau pelatihan. Pelatihan dan pengembangan menurut Simamora (2003) adalah kegiatan yang ditujukan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan atau prestasi yang dimiliki karyawan. Pelatihan berfokus pada mempertahankan kemampuan karyawan di masa sekarang dengan harapan dapat melakukan pekerjaan saat ini dengan lebih tepat dan pengembangan berfokus pada meningkatkan kemampuan karyawan di masa mendatang. Keempat, membuat penilaian staf yang dilakukan secara rutin setiap tahunnya agar dapat diketahui bagaimana perkembangan kompetensi staf disetiap tahunnya. Kelima, melakukan evaluasi kinerja secara khusus untuk karyawan yang sedang dievaluasi dan merencanakan beberapa perbaikan yang akan dilakukan setelah proses evaluasi.

  product input, terdapat work product output yang juga dapat mendukung proses DSS01.

  Pada proses DSS01-BP2 didukung oleh APO09-WP6 dan APO09-WP7 yang belum dimiliki. Proses DSS01-BP3 didukung oleh APO09-WP3 yang sudah dimiliki. Selain work

  dimiliki, dan belum dimiliki. Proses DSS01- BP1 didukung oleh work product input BAI05- WP10 yang telah dimiliki oleh Unit PSTIK.

  output . Pada Unit PSTIK ditemui ada beberapa work product input dan output yang sudah

  Pengelolaan kegiatan operasional yang dijelaskan dalam proses DSS01 base practice didukung oleh beberapa work product input dan

  Manage operations

  beberapa proses yang ada pada APO07. Ada beberapa yang sudah dimiliki oleh Unit PSTIK, ada pula yang belum dimiliki. Pada APO-BP1 telah dimiliki APO07-WP1, APO07-WP3 dan yang belum APO07-WP2. Pada APO07-BP3 telah dimiliki seluruhnya yakni APO07-WP4, APO07-WP5 dan APO07-WP6. Pada APO07- BP4 telah dimiliki APO07-WP8, belum dimiliki APO07-WP7 dan APO07-WP9. Pada APO07-BP5 telah dimiliki seluruhnya yaitu APO07-WP10, APO07-WP11, dan APO07- WP12. Pada proses APO07-BP6 telah dimiliki seluruhnya yaitu APO07-WP13, APO07-WP14, dan APO07-WP15.

  Sumber daya manusia yang dikelola secara tepat, tertera dalam proses APO07 base

  work product output yang juga mendukung

  Selain work product input, terdapat

  PSTIK yaitu EDM04-WP1, EDM04-WP3, EDM04-WP8, APO06-WP4, APO06-WP5, dan yang belum dimiliki yaitu APO01-WP9. Pada APO07-BP3 didukung oleh work product input yang dimiliki EDM04-WP8 dan yang belum dimiliki EDM01-WP5, BAI08-WP2, BAI08- WP4, DSS04-WP14, DSS04-WP15. Pada APO07-BP4 didukung oleh work product input yang dimiliki BAI05-WP14, yang belum dimiliki EDM01-WP5, APO04-WP9, BAI05- WP7, dan DSS06-WP6. Pada proses APO07- BP5 didukung oleh work product input yang telah dimiliki EDM04-WP4, APO06-WP7, BAI01-WP9 dan yang belum dimiliki yaitu EDM04-WP7, BAI01-WP27. Pada APO07- BP6 didukung oleh work product input yang sudah dimiliki BAI-WP9 dan yang belum dimiliki BAI01-WP33.

  product input yang sudah dimiliki oleh Unit

  beberapa work product input dan output yang sudah dimiliki dan ada yang belum dimiliki. Proses APO07-BP1 didukung oleh work

  practice didukung oleh beberapa work product input dan output. Pada unit PSTIK ada

  Proses DSS01-BP1 didukung oleh DSS01-WP1 yang sudah dimiliki dan DSS01-WP2 yang belum dimiliki oleh Unit PSTIK. Proses DSS01-BP3 didukung oleh DSS01-WP3, DSS01-WP4 yang sudah dimiliki dan DSS01- WP5 yang belum dimiliki. Proses DSS01-BP4 didukung oleh DSS01-WP6 dan DSS01-BP7 yang belum dimiliki. Proses DSS01-BP5 didukung oleh DSS01-WP8 dan DSS01-WP9 yang belum dimiliki. Proses DSS01-BP2 didukung oleh DSS01-WP10 yang belum dimiliki oleh Unit PSTIK. Penilaian yang dilakukan menunjukkan bahwa proses DSS01 memiliki capability level sebesar 3 dengan targeted level sebesar 5 maka terdapat kesenjangan sebanyak 2. Proses penilaian menghasilkan rekomendasi untuk proses DSS01 yaitu pertama, membuat

  Standard Operating Procedure

  4. Pada proses EDM04 dihasilkan rekomendasi sebanyak empat rekomendasi. Proses APO07 menghasilkan rekomendasi sebanyak lima rekomendasi. Dan proses DSS01 menghasilkan rekomendasi sebanyak enam rekomendasi.

  Layanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Menggunakan Process Assessment Model pada COBIT 5. S1. Universitas Brawijaya

  Universitas Brawijaya. Hernandha, S. A., 2018. Evaluasi Manajemen

  Kapabilitas Sumber Daya Teknologi Informasi Pada Institut Teknologi Nasional Malang Menggunakan Kerangka Kerja COBIT 5. S1.

  Juli 2018] Berlianna, S. N., 2018. Evaluasi Tingkat

  [Diakses 10

  Analisis Perataan Sumber Daya Menggunakan Metode Burgess Dengan Alat Bantu Software Primavera Project Planner Pada Pembangunan Proyek Gedung PT Bank Muamalat Cabang Malang, [online] Tersedia di: <

  6. DAFTAR PUSTAKA Ardentius, Hasyim, M. H. & Negara, K. P.

  capability level yang dimiliki adalah 3 maka terdapat kesenjangan sebesar 2.

  (SOP) yang berisi tentang langkah rutin yang harus dikerjakan dalam penyelesaian tugas lengkap dengan jadwal aktifitas setiap divisi. Kedua, membuat Operations Logs atau pelaporan aktivitas agar setiap pekerjaan dapat tercatat guna mengetahui layanan TI sudah sesuai dan dapat menelusuri akar permasalahan. Ketiga, membuat report dan Shift Schedule yaitu dokumen yang berisi kegiatan operasional yang perlu untuk dilakukan dan menampilkan keterkaitan antar aktifitas. Keempat, membuat

  3. Targeted level pada proses EDM04 adalah sebesar 5 dan capability level yang dimiliki adalah 3 maka terdapat kesenjangan sebesar 2. Proses APO07 adalah sebesar 5 dan capability level yang dimiliki adalah 3 maka terdapat kesenjangan sebesar 2. Proses DSS01 adalah sebesar 5 dan

  proses DSS01 (Manage operationss) berada pada level 3.

  human resource ) berada pada level 3. Dan

  2. Capability level pada proses EDM04 (Ensure Resource optimization) berada pada level 3. Proses APO07 (Manage

  Kondisi base practice dan generic practice proses EDM04 telah melakukan evaluasi pengelolaan sumber daya, pengarahan manajemen sumber daya, dan pengawasan manajemen sumber daya. Unit PSTIK telah memiliki beberapa dokumen yang menjelaskan kegiatan atau proses mengenai sumber daya teknologi informasi. Pada proses APO07 telah melakukan menjaga karyawan yang memadai dan tepat, mempertahankan keterampilan atau kemampuan karyawan, mengevaluasi kinerja karyawan, dan pengelolaan kontrak pada karyawan. Unit PSTIK telah memiliki beberapa dokumen yang menjelaskan kegiatan atau proses mengenai sumber daya manusia. Pada proses DSS01 telah melakukan kegiatan operasional sesuai peraturan, pengelolaan layanan TI dengan karyawan outsource, memantau infrastruktur TI, memerhatikan pengelolaan lingkungan, dan pengelolaan fasilitas. Unit PSTIK juga memiliki beberapa dokumen yang menjelaskan kegiatan atau proses mengenai manajemen operasional.

  hampir sama dengan shift schedule hanya saja pada operation schedule dilengkapi dengan perubahan-perubahan yang sudah direncanakan, pemeliharaan, dan pekerjaan tambahan yang dilakukan dimasa mendatang, dokumen ini membantu melacak perkembangan pada kegiatan operasional (Sutomo, 2011). Kelima, melakukan pemantauan secara rutin dan mencatat insiden-insiden yang telah terjadi dan mungkin terjadi lengkap dengan cara penanganan. Keenam, melakukan penilaian terhadap risiko yang terjadi. Ketujuh, membuat standard keamanan dan keselamatan kerja dan lingkungan.

  Operation Schedule yaitu dokumen yang

5. KESIMPULAN 1.

  ISACA, 2012. A Business Framework for the

  Governance and Management of Enterprise IT 5 . United States of

  America: ISACA.

  ISACA, 2012. Process Assessment Model

  (PAM): Using COBIT 5 . United States of America: ISACA.

  ISACA, 2012. Self-assessment Guide: Using

  COBIT 5 . United States of America: ISACA.

  Simamora, H., 2003. Manajemen Sumber Daya

  Manusia (Edisi 2) . Yogyakarta: STIE YKPN.

  Sutomo, E., 2011. IT Operation Management, [online] Tersedia di:

  

  [Diakses 10 Mei 2018] Wibisono, A. B., 2015. Evaluasi Sistem

  Informasi Pusat K3 Menggunakan COBIT 5 Pada Direktorat Bina Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Kementerian Ketenagakerjaan RI . S1.

  Universitas Brawijaya