Sistem Informasi Berbasis Online Di Upu Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta cover
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
SISTEM INFORMASI BERBASIS ONLINE DI UPU PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh
Sebutan Profesi Ahli Madya A.Md. Program Studi Perpustakaan
Oleh :
DESTI NUR AINI
D1811027
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2014
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BASED ONLINE INFORMATION SYSTEMS OF UPU PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA
FINAL PROJECT REPORT
Submitted as a Partial Requirement in Obtaining Degree in the Library
Diploma Program, Faculty of Social Science and Political Science,
Sebelas Maret University
By :
DESTI NUR AINI
D1811027
LIBRARY DIPLOMA PROGRAM
FACULTY OF SOCIAL SCIENCE AND POLITICAL SCIENCE
SEBELAS MARET UNIVERSITY
SURAKARTA
2014
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
SURAT PERNYATAAN
ORSINILITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan
dibawah ini :
Nama
: Desti Nur Aini
NIM
: D1811027
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir :
JUDUL
: Sistem
Informasi
Perpustakaan
Berbasis
Online
Universitas
Gadjah
Di
UPU
Mada
Yogyakarta
PEMBIMBING
: Drs. Ali, M.Si.
TANGGAL DIUJI : 3 Juni 2014
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar
karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya
sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di fakultas
termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan yang saya buat dengan sebenar-benarnya dan
apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup
menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, 11 Juni 2014
Desti Nur Aini
NIM. D18110027
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK
KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang
bertanda tangan dibawah ini :
NAMA
: Desti Nur Aini
NIM
: D1811027
Program Studi : Perpustakaan
Fakultas
: Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jenis Karya
: Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul : SISTEM
INFORMASI
BERBASIS
ONLINE
DI
UPU
PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA
Beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan
bentuk, mengalih mediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base),
merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan
nama saya sebagai penulis (Autor) dan Pembimbing sebagai co Autor atau
pencipta dan juga sebagai pemilik hak cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa
paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di
: Surakarta
Pada Tanggal
: 11 Juni 2014
Yang membuat pernyataan,
Desti Nur Aini
NIM. D1811027
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“Hai orang-orang yang beriman, jadikanlah sabar dan shalat sebagai penolongmu.
Sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar.”
-QS. Al-Baqarah : 153Setiap orang punya jatah gagal, habiskan jatah gagalmu saat muda.
-Dahlan IskanKita boleh saja bermimpi sesuka hati, tapi jangan karena mimpi itu belum tercapai
lantas kamu putus asa.
-Khrisna PabicharaEngkau tidak menjadi benar hanya dengan menyalahkan. Tidak menjadi pintar
hanya dengan membodoh-bodohkan.
-KH. A. Mustofa Bisri (Gus Mus)Kita tidak perlu belajar menjelaskan untuk berbicara, tetapi juga perlu belajar
diam untuk mendengarkan.
-KH. A. Mustofa Bisri (Gus Mus)Selalu bersyukur dan jadi diri sendiri
-Penulis-
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Alhamdulillaah Tugas Akhir terselesaikan...
Special thank’s to :
۞Ba p a k d a n Ib u
۞ Ka ka k-ka ka kku Te rsa ya ng
۞ M y ne p he w Zid a ne
۞ Sa ha b a t-sa ha b a tku
۞ D3 Pe rp usta ka a n 2011
۞ Alm a m a te r
I Love You All
commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Perpustakaan sebagai penyedia informasi mempunyai fungsi utama dalam
pelayanan yang optimal. Untuk mengoptimalkan kinerja perpustakaan diperlukan
sistem sebagai penunjang perkembangan teknologi informasi, salah satunya
adalah menggunakan SIPUS. Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah: 1)
Untuk mengetahui sistem informasi yang digunakan di UPU Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada. 2) Untuk mengetahui bagaimana proses pengolahan
database koleksi bahan pustaka dengan menggunakan sistem informasi SIPUS di
UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 3) Untuk mengetahui cara
menelusur informasi koleksi bahan pustaka secara online di UPU Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada. 4) Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam
pengelolaan sistem informasi di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.
Dalam pengumpulan data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode
diantaranya; metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka.
Dalam penulisan tugas akhir ini dapat disimpulkan bahwa: 1) SIPUS mengalami
empat kali perkembangan. 2) Penerapan SIPUS dibagian pengolahan koleksi,
pengolahan data repository, sirkulasi dan keanggotaan. 3) Hambatan yang
dihadapi dalam aplikasi SIPUS. 4) Solusi dalam menghadapi hambatan aplikasi
SIPUS yaitu dengan mengembangkan fitur-fitur yang belum terpenuhi. Adapun
saran yang penulis sampaikan untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi
perkembangan UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta,
diantaranya adalah: 1) Mengembangkan aplikasi SIPUS versi 4 agar dapat
terintegrasi secara menyeluruh disemua fakultas. 2) Melakukan tinjauan kembali
terhadap fitur-fitur yang belum terpenuhi secara keseluruhan serta
mengembangkannya.
Kata Kunci: Sistem Informasi Perpustakaan, Perpustakaan
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
Library as an information provider has the primary function of optimal
service. To optimize the system performance of library is required to support the
development of information technology, one of which is the use SIPUS. The
purpose of this thesis are: 1) To determine the information systems used in the
Library of the UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 2) To determine how
the database processing library collections using information systems in the
SIPUS UPU Perpustakaan Universitas gadjah Mada. 3) To learn how to search the
library collections of information online at UPU Perpustakaan Universitas Gadjah
Mada. 4) To know the obstacles encountered in the management of information
systems in the UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. In the collection of
data and information, the author uses several methods including; methods of
observation, interviews, documentation, and literature. In this thesis it can be
concluded that: 1) SIPUS had four developments. 2) Application of section SIPUS
collection processing, data processing repository, circulation and membership. 3)
Obstacles encountered in application SIPUS. 4) The solution in the face of
obstacles SIPUS application is to develop features that have not been met. As for
the suggestion that authors submit to be considered for the development of the
UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, including: 1) Develop an
application SIPUS version 4 to be fully integrated in all faculties. 2) Perform a
review of the features that have not been met as a whole and develop.
Keywords: Library Information Systems, Library
commit to user
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah Yang Maha Pengasih dan Penyayang, yang telah
memberi ilmu, inspirasi, dan kemudahan sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI BERBASIS ONLINE DI UPU
PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS
GADJAH
MADA
YOGYAKARTA”
dengan baik dan tepat pada waktunya. Sholawat serta salam selalu kita
sanjungkan kepada Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa’atnya kelak.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian dari persyaratan untuk
mendapatkan gelar Ahli Madya pada Program Studi Perpustakaan, Jurusan DIII
Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret
Surakarta. Penulis menyadari bahwa penyelesaian Tugas Akhir ini tidak lepas dari
bantuan, bimbingan serta pengarahan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis
mengucapkan terima kasih kepada :
1.
Allah SWT, yang selalu memberikan Rahman, Rahim serta Ridho-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
2.
Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3.
Bapak Haryanto, M.Lib. selaku ketua jurusan Program Studi Diploma III
Perpustakaan Fakultas Imu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta yang telah memberi ijin kepada penulis dalam melakukan Kuliah
Kerja Pusdokinfo (KKP).
4.
Drs. Ali selaku dosen pembimbing yang selalu sabar dalam memberikan
bimbingan serta motivasi dalam penyusunan tugas akhir ini.
5.
Kepala Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta yang telah
memberikan kesempatan dan ilmu kepada penulis dalam melakukan Kuliah
Kerja Pusdokinfo ini.
6.
Bapak Drs. Hindar P, M.Si. selaku pembimbing Kuliah Kerja Pusdokinfo di
UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
7.
Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada yang telah
commitkerja
to user
membimbing penulis selama Kuliah
Pusdokinfo ini.
x
perpustakaan.uns.ac.id
8.
digilib.uns.ac.id
Bapak dan Ibuku tercinta, terimakasih untuk segala dukungan yang tiada
bandingannya baik dari segi finansial maupun non finansial. You are the best.
9.
Terimakasih banyak teruntuk Minus (-) Family; Mami Yeni, Bunda Putri,
Amoy, Jeki, dan Ratna. You are the really friends.
10. Mba Novi, Mba Anti, Mba Desi, Kak Dea, Devi serta teman-teman satu kost
“Indah” yang selalu berbagi suka dan duka selama tiga tahun ini.
11. Terimakasih untuk Mas D.P.D atas segala kesabaran dan kebijaksanaanmu.
Be your self terus pokoknya.
12. Terimakasih Nanda Sasmita Nata Kusuma untuk seluruh waktu dan support
yang diberikan. Thanks my brother boo.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan
karena keterbatasan penulis. Akan tetapi penulis berharap semoga tugas akhir ini
bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.
Surakarta, 11 Mei 2014
Penulis
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.........................................................................
i
PERSETUJUAN................................................................................
ii
SURAT PERNYATAAN ORISINILITAS KARYA ILMIAH.........
iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI..............................
iv
PENGESAHAN.................................................................................
v
MOTTO..............................................................................................
vi
PERSEMBAHAN..............................................................................
vii
ABSTRAK.........................................................................................
viii
KATA PENGANTAR........................................................................
x
DAFTAR ISI.......................................................................................
xii
DAFTAR TABEL...............................................................................
xv
DAFTAR BAGAN.............................................................................
xvi
DAFTAR GAMBAR..........................................................................
xvii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang............................................................................
1
B. Rumusan Masalah........................................................................
3
C. Tujuan Penulisan..........................................................................
3
D. Metode Pengumpulan Data..........................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Sistem Informasi dan Database..................................
7
B. Definisi Perguruan Tinggi.............................................................
commit to user
9
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
C. Pengertian Perpustakaan Digital..................................................
10
D. Teknologi Informasi.....................................................................
11
E. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS) Berbasis Web...............
14
F. Menu-menu Utama SIPUS...........................................................
16
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UGM
A. Sejarah...........................................................................................
20
B. Visi dan Misi..................................................................................
24
C. Struktur Organisasi.........................................................................
25
D. Sumber Daya Manusia...................................................................
30
E. Tugas Pokok Perpustakaan............................................................
34
F. Koleksi Perpustakaan.....................................................................
36
G. Fasilitas Perpustakaan....................................................................
45
H. Tata Tertib......................................................................................
52
I.
Macam Layanan.............................................................................
53
J.
Anggaran Perpustakaan..................................................................
57
K. Kerjasama.......................................................................................
58
BAB IV PEMBAHASAN
A. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS) berbasis web di UPU Universitas
Gadjah Mada..................................................................................
62
B. Penerapan Aplikasi SIPUS.............................................................
63
C. Hambatan Aplikasi SIPUS.............................................................
92
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan.......................................................................................
93
B. Saran.................................................................................................
95
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................
96
LAMPIRAN............................................................................................
98
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 1
Data pustakawan Perpustakaan UGM Tahun 2013................. 31
Tabel 2
Data Nama Pegawai Perpustakaan UGM Tahun 2013............ 31
Tabel 3
Data Pegawai Perpustakaan UGM Tahun 2013......................
Tabel 4
Data Koleksi Perpustakaan UGM Tahun 2013........................ 36
Tabel 5
Nomor Klasifikasi dan Disiplin Ilmu........................................ 37
Tabel 6
Daftar Database/Jurnal Online yang Dilanggan/Dibeli Perpustakaan
34
UGM Tahun 2013..................................................................... 43
Tabel 7
Daftar Anggaran Kegiatan Perpustakaan................................. 57
Tabel 8
Mahasiswa Magang Di Perpustakaan UGM Tahun 2013...... 59
Tabel 9
Kunjungan Tamu Ke Perpustakaan UGM Tahun 2013............ 59
commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 1
Struktur Organisasi Perpustakaan...................................
26
Bagan 2
Struktur Organisasi Internal............................................
30
commit to user
xvi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1
Halaman Login Bagian Pengolahan................................
64
Gambar 2
Tampilan Menu Utama SIPUS Bagian Pengolahan........
64
Gambar 3
Form Koleksi Tambah Buku...........................................
65
Gambar 4
Hasil Tampilan Tambah Buku........................................
66
Gambar 5
Form Koleksi ubah Data.................................................
67
Gambar 6
Form Koleksi Tambah Eksemplar...................................
68
Gambar 7
Form Mengubah dan Menghapus Daftar Eksemplar Buku 68
Gambar 8
Form Hasil Pengolahan Buku.........................................
69
Gambar 9
Login Pengolahan Repository.........................................
70
Gambar 10
Hasil Tampilan Login.....................................................
70
Gambar 11
Masuk Menu Penerimaan................................................
71
Gambar 12
Form Penerimaan Karya Ilmiah......................................
71
Gambar 13
Menu Digitasi..................................................................
72
Gambar 14
Form Tambah Data.........................................................
73
Gambar 15
Softcopy Karya Ilmiah.....................................................
74
Gambar 16
Form Pengisian Data.......................................................
74
Gambar 17
List Data..........................................................................
75
Gambar 18
Proses Upload File Full Text...........................................
75
Gambar 19
Output Diinternet.............................................................
76
Gambar 20
Login Petugas...................................................................
77
Gambar 21
Menu Keanggotaan...........................................................
77
Gambar 22
GamaCard Reader.............................................................
commit to user
79
xvii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 23
Tampilan Pada SIPUS.....................................................
79
Gambar 24
Form Isian Data...............................................................
80
Gambar 25
Tampilan Pada Katalog Integrasi....................................
80
Gambar 26
Tampilan Hasil Penelusuran Buku..................................
81
Gambar 27
Tampilan Detail Buku Dalam Katalog............................
82
Gambar 28
Kolom Nomor Anggota...................................................
83
Gambar 29
Form Peminjaman Mandiri..............................................
83
Gambar 30
Hasil Scan Buku yang Dipinjam......................................
84
Gambar 31
Posisi Awal......................................................................
85
Gambar 32
Tampilan Pengembalian Buku........................................
85
Gambar 33
Pengecekan Denda..........................................................
86
Gambar 34
Form Perpanjangan Koleksi............................................
87
Gambar 35
Pengecekan Denda..........................................................
88
Gambar 36
Form Perpanjangan Koleksi.............................................
89
commit to user
xviii
digilib.uns.ac.id
SISTEM INFORMASI BERBASIS ONLINE DI UPU PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh
Sebutan Profesi Ahli Madya A.Md. Program Studi Perpustakaan
Oleh :
DESTI NUR AINI
D1811027
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2014
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BASED ONLINE INFORMATION SYSTEMS OF UPU PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA
FINAL PROJECT REPORT
Submitted as a Partial Requirement in Obtaining Degree in the Library
Diploma Program, Faculty of Social Science and Political Science,
Sebelas Maret University
By :
DESTI NUR AINI
D1811027
LIBRARY DIPLOMA PROGRAM
FACULTY OF SOCIAL SCIENCE AND POLITICAL SCIENCE
SEBELAS MARET UNIVERSITY
SURAKARTA
2014
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
SURAT PERNYATAAN
ORSINILITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan
dibawah ini :
Nama
: Desti Nur Aini
NIM
: D1811027
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir :
JUDUL
: Sistem
Informasi
Perpustakaan
Berbasis
Online
Universitas
Gadjah
Di
UPU
Mada
Yogyakarta
PEMBIMBING
: Drs. Ali, M.Si.
TANGGAL DIUJI : 3 Juni 2014
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar
karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan
tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya
sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di fakultas
termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan yang saya buat dengan sebenar-benarnya dan
apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup
menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, 11 Juni 2014
Desti Nur Aini
NIM. D18110027
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK
KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang
bertanda tangan dibawah ini :
NAMA
: Desti Nur Aini
NIM
: D1811027
Program Studi : Perpustakaan
Fakultas
: Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Jenis Karya
: Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul : SISTEM
INFORMASI
BERBASIS
ONLINE
DI
UPU
PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA
Beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan
bentuk, mengalih mediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base),
merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan
nama saya sebagai penulis (Autor) dan Pembimbing sebagai co Autor atau
pencipta dan juga sebagai pemilik hak cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa
paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di
: Surakarta
Pada Tanggal
: 11 Juni 2014
Yang membuat pernyataan,
Desti Nur Aini
NIM. D1811027
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“Hai orang-orang yang beriman, jadikanlah sabar dan shalat sebagai penolongmu.
Sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar.”
-QS. Al-Baqarah : 153Setiap orang punya jatah gagal, habiskan jatah gagalmu saat muda.
-Dahlan IskanKita boleh saja bermimpi sesuka hati, tapi jangan karena mimpi itu belum tercapai
lantas kamu putus asa.
-Khrisna PabicharaEngkau tidak menjadi benar hanya dengan menyalahkan. Tidak menjadi pintar
hanya dengan membodoh-bodohkan.
-KH. A. Mustofa Bisri (Gus Mus)Kita tidak perlu belajar menjelaskan untuk berbicara, tetapi juga perlu belajar
diam untuk mendengarkan.
-KH. A. Mustofa Bisri (Gus Mus)Selalu bersyukur dan jadi diri sendiri
-Penulis-
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Alhamdulillaah Tugas Akhir terselesaikan...
Special thank’s to :
۞Ba p a k d a n Ib u
۞ Ka ka k-ka ka kku Te rsa ya ng
۞ M y ne p he w Zid a ne
۞ Sa ha b a t-sa ha b a tku
۞ D3 Pe rp usta ka a n 2011
۞ Alm a m a te r
I Love You All
commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Perpustakaan sebagai penyedia informasi mempunyai fungsi utama dalam
pelayanan yang optimal. Untuk mengoptimalkan kinerja perpustakaan diperlukan
sistem sebagai penunjang perkembangan teknologi informasi, salah satunya
adalah menggunakan SIPUS. Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah: 1)
Untuk mengetahui sistem informasi yang digunakan di UPU Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada. 2) Untuk mengetahui bagaimana proses pengolahan
database koleksi bahan pustaka dengan menggunakan sistem informasi SIPUS di
UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 3) Untuk mengetahui cara
menelusur informasi koleksi bahan pustaka secara online di UPU Perpustakaan
Universitas Gadjah Mada. 4) Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam
pengelolaan sistem informasi di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.
Dalam pengumpulan data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode
diantaranya; metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka.
Dalam penulisan tugas akhir ini dapat disimpulkan bahwa: 1) SIPUS mengalami
empat kali perkembangan. 2) Penerapan SIPUS dibagian pengolahan koleksi,
pengolahan data repository, sirkulasi dan keanggotaan. 3) Hambatan yang
dihadapi dalam aplikasi SIPUS. 4) Solusi dalam menghadapi hambatan aplikasi
SIPUS yaitu dengan mengembangkan fitur-fitur yang belum terpenuhi. Adapun
saran yang penulis sampaikan untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi
perkembangan UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta,
diantaranya adalah: 1) Mengembangkan aplikasi SIPUS versi 4 agar dapat
terintegrasi secara menyeluruh disemua fakultas. 2) Melakukan tinjauan kembali
terhadap fitur-fitur yang belum terpenuhi secara keseluruhan serta
mengembangkannya.
Kata Kunci: Sistem Informasi Perpustakaan, Perpustakaan
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
Library as an information provider has the primary function of optimal
service. To optimize the system performance of library is required to support the
development of information technology, one of which is the use SIPUS. The
purpose of this thesis are: 1) To determine the information systems used in the
Library of the UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 2) To determine how
the database processing library collections using information systems in the
SIPUS UPU Perpustakaan Universitas gadjah Mada. 3) To learn how to search the
library collections of information online at UPU Perpustakaan Universitas Gadjah
Mada. 4) To know the obstacles encountered in the management of information
systems in the UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. In the collection of
data and information, the author uses several methods including; methods of
observation, interviews, documentation, and literature. In this thesis it can be
concluded that: 1) SIPUS had four developments. 2) Application of section SIPUS
collection processing, data processing repository, circulation and membership. 3)
Obstacles encountered in application SIPUS. 4) The solution in the face of
obstacles SIPUS application is to develop features that have not been met. As for
the suggestion that authors submit to be considered for the development of the
UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, including: 1) Develop an
application SIPUS version 4 to be fully integrated in all faculties. 2) Perform a
review of the features that have not been met as a whole and develop.
Keywords: Library Information Systems, Library
commit to user
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah Yang Maha Pengasih dan Penyayang, yang telah
memberi ilmu, inspirasi, dan kemudahan sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI BERBASIS ONLINE DI UPU
PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS
GADJAH
MADA
YOGYAKARTA”
dengan baik dan tepat pada waktunya. Sholawat serta salam selalu kita
sanjungkan kepada Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa’atnya kelak.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian dari persyaratan untuk
mendapatkan gelar Ahli Madya pada Program Studi Perpustakaan, Jurusan DIII
Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret
Surakarta. Penulis menyadari bahwa penyelesaian Tugas Akhir ini tidak lepas dari
bantuan, bimbingan serta pengarahan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis
mengucapkan terima kasih kepada :
1.
Allah SWT, yang selalu memberikan Rahman, Rahim serta Ridho-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
2.
Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3.
Bapak Haryanto, M.Lib. selaku ketua jurusan Program Studi Diploma III
Perpustakaan Fakultas Imu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta yang telah memberi ijin kepada penulis dalam melakukan Kuliah
Kerja Pusdokinfo (KKP).
4.
Drs. Ali selaku dosen pembimbing yang selalu sabar dalam memberikan
bimbingan serta motivasi dalam penyusunan tugas akhir ini.
5.
Kepala Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta yang telah
memberikan kesempatan dan ilmu kepada penulis dalam melakukan Kuliah
Kerja Pusdokinfo ini.
6.
Bapak Drs. Hindar P, M.Si. selaku pembimbing Kuliah Kerja Pusdokinfo di
UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
7.
Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada yang telah
commitkerja
to user
membimbing penulis selama Kuliah
Pusdokinfo ini.
x
perpustakaan.uns.ac.id
8.
digilib.uns.ac.id
Bapak dan Ibuku tercinta, terimakasih untuk segala dukungan yang tiada
bandingannya baik dari segi finansial maupun non finansial. You are the best.
9.
Terimakasih banyak teruntuk Minus (-) Family; Mami Yeni, Bunda Putri,
Amoy, Jeki, dan Ratna. You are the really friends.
10. Mba Novi, Mba Anti, Mba Desi, Kak Dea, Devi serta teman-teman satu kost
“Indah” yang selalu berbagi suka dan duka selama tiga tahun ini.
11. Terimakasih untuk Mas D.P.D atas segala kesabaran dan kebijaksanaanmu.
Be your self terus pokoknya.
12. Terimakasih Nanda Sasmita Nata Kusuma untuk seluruh waktu dan support
yang diberikan. Thanks my brother boo.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan
karena keterbatasan penulis. Akan tetapi penulis berharap semoga tugas akhir ini
bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.
Surakarta, 11 Mei 2014
Penulis
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL.........................................................................
i
PERSETUJUAN................................................................................
ii
SURAT PERNYATAAN ORISINILITAS KARYA ILMIAH.........
iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI..............................
iv
PENGESAHAN.................................................................................
v
MOTTO..............................................................................................
vi
PERSEMBAHAN..............................................................................
vii
ABSTRAK.........................................................................................
viii
KATA PENGANTAR........................................................................
x
DAFTAR ISI.......................................................................................
xii
DAFTAR TABEL...............................................................................
xv
DAFTAR BAGAN.............................................................................
xvi
DAFTAR GAMBAR..........................................................................
xvii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang............................................................................
1
B. Rumusan Masalah........................................................................
3
C. Tujuan Penulisan..........................................................................
3
D. Metode Pengumpulan Data..........................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Sistem Informasi dan Database..................................
7
B. Definisi Perguruan Tinggi.............................................................
commit to user
9
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
C. Pengertian Perpustakaan Digital..................................................
10
D. Teknologi Informasi.....................................................................
11
E. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS) Berbasis Web...............
14
F. Menu-menu Utama SIPUS...........................................................
16
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UGM
A. Sejarah...........................................................................................
20
B. Visi dan Misi..................................................................................
24
C. Struktur Organisasi.........................................................................
25
D. Sumber Daya Manusia...................................................................
30
E. Tugas Pokok Perpustakaan............................................................
34
F. Koleksi Perpustakaan.....................................................................
36
G. Fasilitas Perpustakaan....................................................................
45
H. Tata Tertib......................................................................................
52
I.
Macam Layanan.............................................................................
53
J.
Anggaran Perpustakaan..................................................................
57
K. Kerjasama.......................................................................................
58
BAB IV PEMBAHASAN
A. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS) berbasis web di UPU Universitas
Gadjah Mada..................................................................................
62
B. Penerapan Aplikasi SIPUS.............................................................
63
C. Hambatan Aplikasi SIPUS.............................................................
92
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan.......................................................................................
93
B. Saran.................................................................................................
95
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................
96
LAMPIRAN............................................................................................
98
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 1
Data pustakawan Perpustakaan UGM Tahun 2013................. 31
Tabel 2
Data Nama Pegawai Perpustakaan UGM Tahun 2013............ 31
Tabel 3
Data Pegawai Perpustakaan UGM Tahun 2013......................
Tabel 4
Data Koleksi Perpustakaan UGM Tahun 2013........................ 36
Tabel 5
Nomor Klasifikasi dan Disiplin Ilmu........................................ 37
Tabel 6
Daftar Database/Jurnal Online yang Dilanggan/Dibeli Perpustakaan
34
UGM Tahun 2013..................................................................... 43
Tabel 7
Daftar Anggaran Kegiatan Perpustakaan................................. 57
Tabel 8
Mahasiswa Magang Di Perpustakaan UGM Tahun 2013...... 59
Tabel 9
Kunjungan Tamu Ke Perpustakaan UGM Tahun 2013............ 59
commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 1
Struktur Organisasi Perpustakaan...................................
26
Bagan 2
Struktur Organisasi Internal............................................
30
commit to user
xvi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1
Halaman Login Bagian Pengolahan................................
64
Gambar 2
Tampilan Menu Utama SIPUS Bagian Pengolahan........
64
Gambar 3
Form Koleksi Tambah Buku...........................................
65
Gambar 4
Hasil Tampilan Tambah Buku........................................
66
Gambar 5
Form Koleksi ubah Data.................................................
67
Gambar 6
Form Koleksi Tambah Eksemplar...................................
68
Gambar 7
Form Mengubah dan Menghapus Daftar Eksemplar Buku 68
Gambar 8
Form Hasil Pengolahan Buku.........................................
69
Gambar 9
Login Pengolahan Repository.........................................
70
Gambar 10
Hasil Tampilan Login.....................................................
70
Gambar 11
Masuk Menu Penerimaan................................................
71
Gambar 12
Form Penerimaan Karya Ilmiah......................................
71
Gambar 13
Menu Digitasi..................................................................
72
Gambar 14
Form Tambah Data.........................................................
73
Gambar 15
Softcopy Karya Ilmiah.....................................................
74
Gambar 16
Form Pengisian Data.......................................................
74
Gambar 17
List Data..........................................................................
75
Gambar 18
Proses Upload File Full Text...........................................
75
Gambar 19
Output Diinternet.............................................................
76
Gambar 20
Login Petugas...................................................................
77
Gambar 21
Menu Keanggotaan...........................................................
77
Gambar 22
GamaCard Reader.............................................................
commit to user
79
xvii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
Gambar 23
Tampilan Pada SIPUS.....................................................
79
Gambar 24
Form Isian Data...............................................................
80
Gambar 25
Tampilan Pada Katalog Integrasi....................................
80
Gambar 26
Tampilan Hasil Penelusuran Buku..................................
81
Gambar 27
Tampilan Detail Buku Dalam Katalog............................
82
Gambar 28
Kolom Nomor Anggota...................................................
83
Gambar 29
Form Peminjaman Mandiri..............................................
83
Gambar 30
Hasil Scan Buku yang Dipinjam......................................
84
Gambar 31
Posisi Awal......................................................................
85
Gambar 32
Tampilan Pengembalian Buku........................................
85
Gambar 33
Pengecekan Denda..........................................................
86
Gambar 34
Form Perpanjangan Koleksi............................................
87
Gambar 35
Pengecekan Denda..........................................................
88
Gambar 36
Form Perpanjangan Koleksi.............................................
89
commit to user
xviii