Mekanisme Penanganan PBKM UII
Mekanisme Penanganan PBKM
UII
Hazhira Qudsyi
Sistem penanganan pada PBKM
• Penanganan pada keluhan atau konsultasi atas
permintaan sendiri,
• penanganan karena adanya rujukan,
• penanganan melalui konsultasi online
PENANGANAN ATAS PERMINTAAN
SENDIRI (APS)
• Penanganan konsultasi atas permintaan sendiri dari
mahasiswa, dapat dilakukan dengan menggunakan 3 alur.
• Alur pertama, mahasiswa mendaftar dengan mengisi form
konsultasi di website Direktorat PBKM secara online
(kemahasiswaan.uii.ac.id) .
• Pada pendaftaran online ini, mahasiswa diminta mengisi
beberapa poin, yaitu:
– asal prodi mahasiswa yang bersangkutan;
– angkatan masuk kuliah;
– masalah yang dialami mahasiswa yang bersangkutan untuk
identifikasi konselor yang tepat;
– waktu yang memungkinkan mahasiswa untuk menjalani konseling.
• Setelah pendaftaran online, maksimal 1 x 24 jam hari kerja staf
administrasi PBKM akan menjawab pendaftaran online untuk
menyampaikan waktu dan tempat konseling diadakan.
Bagan Alur Pertama
1) Mahasiswa mendaftar secara
online melalui website DPBMKM
2) Mahasiswa mengisi form yang
menjelaskan keperluan konseling
3) Staf administrasi dalam 1 x 24
jam akan menelfon dan
memberitahu jadwal konseling
4) Mahasiswa bertemu konselor
sesuai waktu yang disepakati
PENANGANAN ATAS PERMINTAAN
SENDIRI (APS)
• Alur kedua, mahasiswa menelepon kantor
PBKM untuk mendaftar.
• Staf administrasi akan mencatat poin yang
sama dengan pendaftaran secara online.
• Setelah itu, maksimal 1 x 24 jam sesuai hari
kerja staf administrasi akan menelepon
kembali mahasiswa yang bersangkutan untuk
memberitahukan waktu dan tempat konseling
diadakan.
Bagan Alur Kedua
1) Mahasiswa menelpon kantor
PBKM untuk mendaftar
2) Mahasiswa menyampaikan
sejumlah informasi konseling
kepada staf administrasi
3) Staf administrasi dalam 1 x 24
jam akan menelfon dan
memberitahu jadwal konseling
4) Mahasiswa bertemu konselor
sesuai waktu yang disepakati
PENANGANAN ATAS PERMINTAAN
SENDIRI (APS)
• mahasiswa langsung datang ke kantor PBKM,
mendaftar pada staf administrasi
• Staf administrasi akan mencari informasi
konselor
• Jika sudah siap, mahasiswa dapat langsung
menuju ruang konseling.
• Konselor akan membuat Rekam Pemeriksaan
Psikologis untuk mendokumentasikan proses
konseling.
Bagan Alur Ketiga
1) Mahasiswa langsung datang ke
kantor PBKM untuk konsultasi
2) Staf administrasi mendaftar
mahasiswa sesuai antrian
3) Mahasiswa
bertemu
dengan
konselor
4) Konselor
membuat rekam
pemeriksaan
PENANGANAN DENGAN RUJUKAN
• Penanganan dengan rujukan pada dasarnya memilIki dua alur:
– alur rujukan dari dosen ke PBKM
– alur dari PBKM ke dosen atau unit lainnya.
• Alur Pertama, Rujukan dari dosen ke PBKM dilakukan oleh dosen
dengan menghubungi PBKM untuk mendaftarkan mahasiswa yang
dianggap membutuhkan konseling.
• Staf administrasi selanjutnya akan menanyakan poin-poin yang
sama dengan konseling APS di atas, untuk kemudian menghubungi
dosen atau mahasiswa yang dirujuk tentang waktu dan tempat
konseling diadakan.
• Bagi klien rujukan, akan ada Laporan Hasil Konseling bagi pihak yang
merujuk, yaitu dosen.
• Rujukan bisa datang dari DPA (Dosen Pembimbing Akademik), atau
dosen lain yang mengetahui bahwa mahasiswa yang bersangkutan
memerlukan bantuan konselor.
Bagan Alur penanganan dengan
rujukan dari dosen ke PBKM
4) Hasil
konseling
disampaikan
ke dosen
1) Dosen menghubungi
kantor PBKM untuk
mendaftarkan
mahasiswa
2) Staf administrasi akan
menanyai sejumlah hal
terkait konseling
3) Staf administrasi dalam 1 x 24
jam akan menelfon dosen atau
mahasiswa dan memberitahu jadwal
konseling
4) Mahasiswa bertemu
konselor sesuai waktu
yang disepakati
PENANGANAN DENGAN RUJUKAN
• Alur kedua, rujukan dari PBKM ke dosen atau
unit lain dilakukan konselor PBKM dengan
merekomendasikan, menyarankan, merujuk
klien ke DPA jika masalah yang dihadapi
ternyata murni akademik
KONSELING ONLINE
• Konseling online dilakukan melalui e-mail di
website DPMBKM UII.
• Namun demikan, konselor diharapkan tetap
memotivasi mahasiswa untuk melakukan
konseling langsung dengan tatap muka.
UII
Hazhira Qudsyi
Sistem penanganan pada PBKM
• Penanganan pada keluhan atau konsultasi atas
permintaan sendiri,
• penanganan karena adanya rujukan,
• penanganan melalui konsultasi online
PENANGANAN ATAS PERMINTAAN
SENDIRI (APS)
• Penanganan konsultasi atas permintaan sendiri dari
mahasiswa, dapat dilakukan dengan menggunakan 3 alur.
• Alur pertama, mahasiswa mendaftar dengan mengisi form
konsultasi di website Direktorat PBKM secara online
(kemahasiswaan.uii.ac.id) .
• Pada pendaftaran online ini, mahasiswa diminta mengisi
beberapa poin, yaitu:
– asal prodi mahasiswa yang bersangkutan;
– angkatan masuk kuliah;
– masalah yang dialami mahasiswa yang bersangkutan untuk
identifikasi konselor yang tepat;
– waktu yang memungkinkan mahasiswa untuk menjalani konseling.
• Setelah pendaftaran online, maksimal 1 x 24 jam hari kerja staf
administrasi PBKM akan menjawab pendaftaran online untuk
menyampaikan waktu dan tempat konseling diadakan.
Bagan Alur Pertama
1) Mahasiswa mendaftar secara
online melalui website DPBMKM
2) Mahasiswa mengisi form yang
menjelaskan keperluan konseling
3) Staf administrasi dalam 1 x 24
jam akan menelfon dan
memberitahu jadwal konseling
4) Mahasiswa bertemu konselor
sesuai waktu yang disepakati
PENANGANAN ATAS PERMINTAAN
SENDIRI (APS)
• Alur kedua, mahasiswa menelepon kantor
PBKM untuk mendaftar.
• Staf administrasi akan mencatat poin yang
sama dengan pendaftaran secara online.
• Setelah itu, maksimal 1 x 24 jam sesuai hari
kerja staf administrasi akan menelepon
kembali mahasiswa yang bersangkutan untuk
memberitahukan waktu dan tempat konseling
diadakan.
Bagan Alur Kedua
1) Mahasiswa menelpon kantor
PBKM untuk mendaftar
2) Mahasiswa menyampaikan
sejumlah informasi konseling
kepada staf administrasi
3) Staf administrasi dalam 1 x 24
jam akan menelfon dan
memberitahu jadwal konseling
4) Mahasiswa bertemu konselor
sesuai waktu yang disepakati
PENANGANAN ATAS PERMINTAAN
SENDIRI (APS)
• mahasiswa langsung datang ke kantor PBKM,
mendaftar pada staf administrasi
• Staf administrasi akan mencari informasi
konselor
• Jika sudah siap, mahasiswa dapat langsung
menuju ruang konseling.
• Konselor akan membuat Rekam Pemeriksaan
Psikologis untuk mendokumentasikan proses
konseling.
Bagan Alur Ketiga
1) Mahasiswa langsung datang ke
kantor PBKM untuk konsultasi
2) Staf administrasi mendaftar
mahasiswa sesuai antrian
3) Mahasiswa
bertemu
dengan
konselor
4) Konselor
membuat rekam
pemeriksaan
PENANGANAN DENGAN RUJUKAN
• Penanganan dengan rujukan pada dasarnya memilIki dua alur:
– alur rujukan dari dosen ke PBKM
– alur dari PBKM ke dosen atau unit lainnya.
• Alur Pertama, Rujukan dari dosen ke PBKM dilakukan oleh dosen
dengan menghubungi PBKM untuk mendaftarkan mahasiswa yang
dianggap membutuhkan konseling.
• Staf administrasi selanjutnya akan menanyakan poin-poin yang
sama dengan konseling APS di atas, untuk kemudian menghubungi
dosen atau mahasiswa yang dirujuk tentang waktu dan tempat
konseling diadakan.
• Bagi klien rujukan, akan ada Laporan Hasil Konseling bagi pihak yang
merujuk, yaitu dosen.
• Rujukan bisa datang dari DPA (Dosen Pembimbing Akademik), atau
dosen lain yang mengetahui bahwa mahasiswa yang bersangkutan
memerlukan bantuan konselor.
Bagan Alur penanganan dengan
rujukan dari dosen ke PBKM
4) Hasil
konseling
disampaikan
ke dosen
1) Dosen menghubungi
kantor PBKM untuk
mendaftarkan
mahasiswa
2) Staf administrasi akan
menanyai sejumlah hal
terkait konseling
3) Staf administrasi dalam 1 x 24
jam akan menelfon dosen atau
mahasiswa dan memberitahu jadwal
konseling
4) Mahasiswa bertemu
konselor sesuai waktu
yang disepakati
PENANGANAN DENGAN RUJUKAN
• Alur kedua, rujukan dari PBKM ke dosen atau
unit lain dilakukan konselor PBKM dengan
merekomendasikan, menyarankan, merujuk
klien ke DPA jika masalah yang dihadapi
ternyata murni akademik
KONSELING ONLINE
• Konseling online dilakukan melalui e-mail di
website DPMBKM UII.
• Namun demikan, konselor diharapkan tetap
memotivasi mahasiswa untuk melakukan
konseling langsung dengan tatap muka.