Handout AKT 403 materi ke 4

Pengawasan vs Pengendalian

Sistem
Pengendalian
Manajemen

Pengertian Pengawasan
• Pengawasan adalah proses dalam
menetapkan ukuran kinerja dan
pengambilan tindakan yang dapat
mendukung pencapaian hasil
yang diharapkan sesuai dengan
kinerja yang telah ditetapkan
tersebut. (Schermerhorn, 2002)
• Pengawasan adalah proses untuk
memastikan bahwa segala
aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah
direncanakan .
(Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

Alat Bantu Pengawasan Manajerial
• Management-by-Exception berfokus pada perhatian
manajerial pada perbedaan substansi antara tampilan aktual dengan
tampilan yang diharapkan (prinsip pengecualian)

• Management-Information System berfokus pada
penyediaan informasi untuk melakukan evaluasi dari fungsi fungsi
manajemen

• Management By Objective (MBO) adalah untuk
memastikan bahwa setiap karyawan memiliki pemahaman yang jelas
terhadap tujuan atau sasaran organisasi, seperti halnya mereka
memahami peran dan tanggung jawabnya dalam mencapai tujuan
tersebut.

Perbedaan mendasar antara pengawasan dan pengendalian
adalah
• pengawasan dapat dilakukan secara periodik (berkala)
sedangkan
• pengendalian harus dilakukan setiap saat.

Beberapa Gejala
yang memerlukan Pengawasan
• Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak
begitu jelas faktor penyebabnya
• Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari
adanya keluhan pelanggan)
• Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya
keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun,
dan lain sebagainya)
• Berkurangnya kas perusahaan
• Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
• Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
• Biaya yang melebihi anggaran
• Adanya penghamburan dan inefisiensi

• Management - By - Exception
(MBE)
adalah suatu kemampuan dasar yang
disediakan oleh sistem informatika yang

berbasis komputer yang memikul sebagian
tanggungjawab dalam pengendalian sistem
fisik maka waktu yang dimiliki manajer
dapat digunakan secara efektif.

1

• Pada Management By Exception (MBE) seorang
manajer untuk dapat melakukan pengendalian atas
bagian yang menjadi tanggungjawabnya harus
didukung oleh tersedianya :

Standar yang dikombinasikan dengan output
informasi misalnya laporan penjualan maka
memungkinkan terjadinya Management By
Exception.

1) Informasi mengenai apa yang telah dan sedang
dicapai pada unit kerjanya.
2) Standar kinerja yang dapat menunjukkan apa

yang harus dicapai oleh unit kerjanya.

MBE (prinsip pengecualian)
adalah gaya atau tindakan yang dilakukan
manajer apabila terjadi letidalsesuaian antara
Kinerja Aktual ( apa yang telah dan sedang
dicapai ) dengan Standar Kinerja ( apa yang
harus dicapai ).

Contoh :
Ω Seorang manajer menetukan bahwa jumlah
produksi Susu Bantal Real Good dalam sehari
harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000
bungkus. Karena suatu waktu dimana saat
kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja
(lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal
Real Good meningkat drastis menjadi 94.000
bungkus hari itu.
Maka saatnya MBE beraksi. Manajer memikirkan
dan mengambil keputusan yang harus dilakukan

oleh kelebihan produksi.

• Management by exception adalah gaya atau tindakan yang
dilakukan manager apabila terjadi ketidaksesuaian antara kinerja
aktual(apa yang sedang dicapai) dengan standar kinerja(apa yang
harus dicapai).
• Contoh :
seorang manager menentukan bahwa jumlah produksi sepatu dalam
sehari harus
berada dalam jangkauan 1000 sampai 1250 pasang sepatu.apabila
dalam suatu saat
jumlah produksi melebihi standar yang ditentukan, misalnya hingga
1500 pasang sepatu
maka berlakulah MBE.manager melakukan dan mengambil keputusan
pada kondisi saat itu juga.
Jika anda seorang manager apa yang akan anda lakukan terhadap
kelebihan produksi
sepatu tadi ? ? ?

• Seorang manager dapat melakukan pengendalian

atas bagian yang menjadi tanggung
jawabnya harus didukung oleh tersedianya :
Informasi mengenai dan apa yang sedang dicapai
oleh unit kerjanya.
Standar kinerja yang dapat menunjukan apa yang
harus dicapai oleh unit kerjanya.
Standar yang dikombinasikan dengan output
informasi (misalnya laporan penjualan) akan
memungkinkan terjadinya management by
exception.

•

Management by exception memberikan tiga kelebihan dasar :
• Manager tidak membuang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung
secara normal.
• Keputusan dapat lebih terfokus pada hal-hal yang lebih memerlukan perhatian.
• Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal-hal yang berjalan
semestinya.

MBE adalah suatu kemampuan dasar yang disediakan oleh SIBK (sistem informasi
berbasis komputer) dengan kondisi dimana SIBK memikul sebagian tanggung jawab
dalam pengendalian sistem fisik, maka waktu yang dimiliki manager dapat
digunakan secara efektif.

2

Pengawasan

Pengawasan dalam Bidang SDM
• Penerapan Employee Discipline System
• Adanya Career Path
• Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan
serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan

Pengawasan di Bagian Informasi

Pengawasan di Bagian Keuangan

• Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi

• Penerapan Sistem Informasi Manajemen

• Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
• Manajemen Kas (Cash Management)
• Pengelolaan Biaya (Cost Control)

Pengawasan di Bagian Pemasaran
• Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial
• Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai
Faktor yang terkait dengan Konsumen
• Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran
Pemasaran yang dilakukan

PENGENDALIAN

3

Konsep Pengendalian Manajemen

Mengapa

Sistem
Pengendalian
Manajemen
Penting ?

• Pengendalian :
adalah proses untuk menjamin agar kegiatan mengarah ke
tujuan yang diinginkan
• Unsur Pengendalian:
– 1. Detektor atau sensor
– 2. Assesor atau penilai
– 3. Efektor atau pengubah
– 4. Jaringan Komunikasi

19

Ilustrasi
• Sopir
– Mata (sensor )
– Otak (assessor )

– Kaki (effector )
– Jaringan
komunikasi dari
indera  otak 
anggota badan

4