Analisis Output Control dan Evaluasi Pengendalian Intern dalam Sistem Informasi Data Barang Terkomputerisasi SAP pada PT Pertamina Persero Refinery Unit VI.

vi

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem informasi atas pengendalian aplikasi siklus data barang pada divisi Procurement PT. Pertamina Persero RU VI sehingga dapat dilakukan perbaikan atas siklus PT. Pertamina RU VI Balongan. Perusahaan saat ini sudah menerapkan sistem informasi terkomputerisasi yang berbasis SAP (Systemanalyse und (and) Programmentwicklung - Enterprise Resource Planning). Penelitian dilakukan dengan cara mengumpulkan data tentang sistem informasi baik manual maupun secara komputerisasi serta menganalisis data tersebut. Selain itu juga dilakukan analisis terhadap sistem informasi perusahaan. Fasilitas yang tersedia adalah pemasukan data dalam bentuk form dan screen dan hasil berupa hasil analisis serta masukan – masukan bagi perusahaan. Penelitian yang dilakukan merupakan penelitian deskriptif yang berupa studi kasus secara langsung yang mengambil kasus nyata yang terjadi pada sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perminyakan dan gas negara. Jenis data yang diperoleh adalah data kualitatif dengan sumber data berupa data internal. Metode yang digunakan berupa wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian yang telah dilakukan menunjukkan bahwa dengan melakukan analisis pada sistem SAP tersebut, menjadi lebih baik di dalam hal pengendalian output pada sistem SAP, dengan dibuktikannya dari 3(tiga) pengendalian, 2(dua) diantaranya telah terkontrol dengan baik.

Kata Kunci : Siklus data barang, Sistem Informasi, SAP (Systemanalyse und (and) Programmentwicklung), Enterprise Resource Planning

vii

ABSTRACT

This research aims to analyze the information system for application control cycle of the data items on the Procurement Division PT. Pertamina Persero RU VI so it can be done to improve the cycle of data items PT. Pertamina RU VI Balongan. The Company is currently implementing a computerized information system based on SAP (Systemanalyse und (and) Programmentwicklung - Enterprise Resource Planning). The research was conducted by collecting data about information systems both manual and computerized as well as `how to analyze the data and also conducted an analysis of enterprise information systems. The facilities available are the data entry screen in the shape and form and the results of the analysis and input - input for the company. Research carried out a descriptive study in the form of case studies that directly take a real case that occurred in a company engaged in the oil and gas of the state. Type of the data obtained are of qualitative data with the data in the form of internal data sources. The method used in the form of interviews, and documentation. The results of the research that has been done shows that by performing analysis on the SAP system, the better in terms of controlling the output in the SAP system, with evidence for 3 (three) control, 2 (two) of them have been well controlled.

Keywords: The cycle of data items, Information Systems, SAP (Systemanalyse und (and) Programmentwicklung), Enterprise Resource Planning

xii

xiii

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan cara penyampaian informasi yang dikenal dengan istilah teknologi informasi atau Information Technology (IT) ini bisa dikatakan telah merasuki ke segala bidang kehidupan. Dukungan IT membuat organisasi ataupun individu dalam kancah dunia bisnis merasa memiliki keunggulan kompetitif. Menyadari kenyataan tersebut, PT PERTAMINA PERSERO Refinery Unit VI merasa perlu berkomitmen untuk memperbaiki sistem informasi yang ada menuju sistem informasi yang dapat meningkatkan daya saing dan dapat menciptakan efektivitas dan efisiensi dalam proses bisnis.

Apabila suatu perusahaan atau industri telah menggunakan komputer untuk kegiatan usahanya terutama kegiatan pengolahan data secara maksimal maka dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut sistem kerjanya tidak bersifat manual. Pengolahan data menghasilkan informasi yang berguna bagi kepentingan pihak intern maupun ekstern perusahaan kecuali pesaing. Selain itu sistem informasi banyak membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem informasi maka perusahaan akan mengetahui hasil kegiatan atau pendapatannya melalui sub bagian dari sistem.

Peran penguasaan informasi menjadi sangat dominan dalam persaingan bisnis yang ketat. Tidak terkecuali hal tersebut terjadi pada siklus produksi perusahaan. Dengan demikian sistem informasi pada masa sekarang ini berperan penting terhadap siklus produksi perusahaan. Oleh karena itu penggunaan komputer perlu dikendalikan supaya dapat berjalan dengan baik. Sistem informasi juga memiliki kelemahan dan kelemahan tersebut dapat dicari dengan cara menganalisis sistem tersebut, apakah sistem tersebut sudah memadai atau belum. Maka dari itu para analisis harus memahami sistem komputer karena sistem ini memiliki dampak besar

2

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha - Bandung

terhadap cara-cara yang dipergunakan perusahaan di dalam bisnisnya. Sistem yang terkomputerisasi memerlukan pengendalian yang baik karena dengan pengendalian yang baik maka perusahaan dapat meminimalisasikan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

Sebagai perusahan minyak milik negara Pertamina harus selalu siap dalam menangani kebutuhan minyak dalam negeri, agar semua proses pembuatan dan distribusi minyak lancar, Pertamina harus berproduksi selama 24 jam penuh nonstop. Hal-hal yang dapat menggangu proses produksi sebisa mungkin harus dihindarkan, seperti kerusakan mesin yang bisa saja dan kapan saja terjadi. Jika terdapat kerusakan mesin, Pertamina membutuhkan spare part atau suku cadang yang dapat sesegera mungkin dipesan dan dikirim untuk memperbaiki bagian kilang yang rusak agar proses produksi minyak baik minyak BBM maupun non-BBM tidak terganggu.

Perhatian selanjutnya adalah bahwa perlu adanya sistem pengendalian

output yang memadai dalam lingkup aplikasi SAP (Systemanalyse und (and) Programmentwicklung - Enterprise Resource Planning) yang terdapat pada

PT. Pertamina RU VI Balongan. Aspek pengendalian ini merupakan aspek yang strategis dalam suatu sistem informasi. Oleh karena itu di tengah implementasi sebuah sistem maka sangat diperlukan untuk melaksanakan analisis dan evaluasi mengenai pengendalian output. Dengan adanya analisis dan evaluasi pengendalian output ini maka akan dapat diharapkan bahwa informasi yang akan dihasilkan adalah informasi yang berkualitas. Berdasarkan uraian diatas maka dilakukan analisis sistem dan membahas dalam laporan yang diberi judul Analisis Output Control dan Evaluasi Pengendalian Intern Dalam Sistem Informasi Data Barang Terkomputerisasi SAP Pada PT PERTAMINA PERSERO Refinery Unit VI.

3

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha - Bandung

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang akan dibahas dalam pembuatan laporan analisis ini adalah :

1. Bagaimana gambaran sistem informasi yang terdapat pada perusahaan dalam alur proses data barang ?

2. Jenis-jenis kontrol output apa saja yang terdapat pada perusahaan ? 3. Apakah kontrol output yang diterapkan pada perusahaan sudah

berjalan sesuai dengan fungsinya ?

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuan dibahasnya pembuatan laporan analisis ini adalah:

1. Menggambarkan jenis sistem informasi yang dipakai pada perusahaan dalam proses alur data barang.

2. Menjelaskan jenis-jenis kontrol output yang digunakan pada PT. Pertamina RU VI Balongan.

3. Menentukan status kesesuaian kontrol output yang sudah diterapkan sesuai dengan fungsinya.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Pada bagian ini berisi uraian tentang objek yang diteliti, variabel-variabel penelitian serta batasan-batasan yang berlaku selama penelitian yaitu :

1. Analisis dilakukan terhadap sistem informasi perusahaan PT Pertamina RU VI Balongan, Jawa Barat, khususnya pada kegiatan siklus alur data barang.

2. Siklus alur data barang yang dimaksud adalah pengendalian aplikasi SAP khususnya yang menangai di bagian Procurement/ bagian pengadaan barang.

3. Di dalam pengendalian aplikasi tersebut yang akan dibahas adalah proses pengendalian output yang terjadi di dalam perusahaan tersebut berdasarkan teori Ron Weber. Proses pengendalian output yang dibahas meliputi proses-proses yang terjadi setelah proses input

4

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha - Bandung

dilakukan, dan mengecek kesesuaian antara proses input dan proses

output sudah berjalan dengan baik atau belum.

4. Di dalam melakukan sebuah analisis pada pengendalian sistem informasi SAP pada PT. Pertamina RU VI diambil asumsi bahwa pengendalian umum pada PT. Pertamina RU VI sudah baik. Hal ini dikarenakan pengendalian umum dan pengendalian aplikasi adalah 2(dua) hal yang saling berkaitan satu sama lain.

1.5 Sumber Data

Metode Penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan sebuah laporan khususnya bagi perancangan sebuah sistem. Di dalam kegiatan penelitian dalam melakukan pengumpulan data melalui cara :

1. Wawancara (Interview)

Dalam penulisan laporan ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka dilakukan suatu metode tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan proses melakukan output data barang di dalam sistem SAP. Wawancara merupakan suatu proses interaksi dan komunikasi yang hasilnya ditentukan oleh berbagai faktor, yaitu: pewawancara, responden, materi pertanyaan (kuesioner/ daftar pertanyaan) dan situasi wawancara. Agar hasil wawancara mempunyai mutu yang baik, pewawancara harus menyampaikan pertanyaan pada responden dengan baik dan jelas.

2. Pengamatan(Observation)

Di dalam pembuatan laporan, akan dilakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil pada sistem informasi SAP PT. Pertamina RU VI balongan. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat dan dari kegiatan observasi ini dapat diketahui kesalahanya atau proses dan kegiatan tersebut.

3. Studi Pustaka

Di dalam pembuatan laporan ini akan melakukan kegiatan studi kepustakaan melalui literatur-literatur atau refrensi-refrensi yang ada

5

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha - Bandung

di perpustakaan Universitas Kristen Maranatha maupun di perpustakan yang terdapat pada Perusahaan Refinerry unit VI balongan.

1.6 Sistematika Penyajian

Sebelum membahas lebih lanjut, akan dijelaskan terlebih dahulu secara garis besar mengenai sistematika penulisan, sehingga memudahkan pembaca memahami isi laporan ini. Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan ini adalah :

BAB I

PENDAHULUAN

Pada bab ini akan membahas tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, sistematika penyajian.

BAB II

KAJIAN TEORI

Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori - teori yang digunakan untuk melakukan proses analisa sistem aplikasi berjalan dan rencana sistem aplikasi yang akan dikembangkan. Landasan teori yang ada di dalam bab ini digunakan sebagai acuan dalam menganalisa berdasarkan landasan yang benar. Berisikan tentang metode yang dipakai dalam Ron Weber untuk proses analisis dan audit

BAB III

ANALISIS dan EVALUASI

Pada bab ini akan membahas tentang umum, tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan, struktur organisasi, fungsi, prosedur sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang memiliki sub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam melakukan proses input. Pada bab ini menguraikan tentang permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

6

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha - Bandung

BAB IV

SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dari apa yang dibahas, dilanjutkan dengan saran-saran dan kesimpulan untuk mecapai suatu hasil akhir yang baik.

67

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

4.1. Simpulan

Berikut ini hal-hal yang dapat diambil beberapa kesimpulan untuk menjawab pertanyaan yang terdapat pada rumuan masalah berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, diantaranya :

1. Sistem Informasi yang terdapat pada PT. Pertamina dalam mengatur proses alur data barang, PT. Pertamina memakai sistem SAP untuk mengatur kegiatan proses pembelian barang dan semua kegiatan itu dibuat dalam PR (Purchase Requisition).

2. PT. Pertamina menggunakan 3 pengendalian output diantaranya :

Inference Control, Batch Output and Distribution, dan Batch Design Report Controls.

3. Dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan hasil penilaian analisis pengendalian output pada PT. Pertamina RU VI dapat dikatakan sudah terkontrol dengan baik, karena dari 3 (tiga) bagian yang terdapat pada pengendalian output, 2 (dua) diantaranya sudah terkontrol dengan baik yaitu: Inference control dan Batch Design

Report Controls. Sedangkan bagian yang masih memiliki kekurangan

dalam kontrol ialah Batch Output and Distribution.

Secara keseluruhan hasil analisis yang telah dilakukan, menilai bahwa pengendalian output PT. Pertamina RU VI dapat dikatakan terkontrol dengan baik seperti yang dijelaskan pada tabel II, pada hasil evaluasi tersebut dari 3 kontrol yang digunakan, 2(dua) kontrol sudah berjalan dengan baik. Meskipun terdapat beberapa kelemahan dan diperlukan beberapa perbaikan.

4.2. Saran

Setelah proses analisis dilakukan pada PT. pertamina RU VI, sudah di ambil beberapa saran. Berdasarkan hasil penelitian dapat diberikan saran untuk pengembangan penelitian berikutnya sebagai berikut :

1. Metode penelitian yang akan dilakukan selajutnya diharapkan menggunakan selain metode yang dilakukan pada saat ini dan

68

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha - Bandung

metode yang digunakan lebih banyak lagi dan mencari sumber yang lebih luas.

2. Ukuran teori yang digunakan untuk meneliti dapat digunakan sebagai patokan bisa lebih dikembangkan lagi. Misalnya pada saat penelitian ini dilakukan menggunakan metode pengendalian kontrol

output, sedangkan untuk penelitian berikutnya disarankan dengan

menambah pengendalian control lainya seperti pengendalian input. 3. Dapat dilakukan penelitian dengan menggunakan alternatif lain,

misalnya membagikan kuesioner kepada para pengguna aplikasi SAP di PT. Pertamina RU VI secara lebih mendetail.

DAFTAR PUSTAKA

Ahmad.Rivai.(2002).Analisis Dan Evaluasi Pengendalian Intern Dalam Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Pada PT Transavia Otomasi Pratama. Tugas Akhir Jurusan Informatika Universitas Gunadarma.

Budiyanto.(2004). Analisis Sistem Penerimaan Barang di Bag.PEN-LOG JPK PT.Pertamina(Persero) RU-VI Balongan Indramayu. Tugas Akhir Jurusan Informatika Bina Sarana Informatika.

James A. O’Brien and George Marakas.(2005).Management Information Systems.diterjemahkan Devi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary, 2005,( p29)

Jogiyanto, HM.(1999). Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur. Edisi Kedua. Cetakan Pertama. PT Andi. Yogyakarta.

Komarudin.(1998).Analisis dan Design Sistem Informasi edisi Pertama. Surabaya

Mulyadi.(2002). Auditing(Edisi6).Jakarta:Salemba empat.

Romney and Steinbart, P. 2003. Accounting Information System (9 th ed.), Internasional edition, New Jersey: Upper Saddle River, Prentice Hall.

Tata Sutabri. (2004). Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi.

Thomas.(2008).Siklus Informasi.Refrensi Online Sistem Informasi. Retrieved July 19, 2008, from :

Weber, Ron.(1999). Information systems control and audit. Upper Saddle River, New Jersey: Prentice-Hall, Inc.(pp. 612-658).

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha - Bandung di perpustakaan Universitas Kristen Maranatha maupun di perpustakan yang terdapat pada Perusahaan Refinerry unit VI balongan.

1.6 Sistematika Penyajian

Sebelum membahas lebih lanjut, akan dijelaskan terlebih dahulu secara garis besar mengenai sistematika penulisan, sehingga memudahkan pembaca memahami isi laporan ini. Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan ini adalah :

BAB I

PENDAHULUAN

Pada bab ini akan membahas tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data, sistematika penyajian.

BAB II

KAJIAN TEORI

Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori - teori yang digunakan untuk melakukan proses analisa sistem aplikasi berjalan dan rencana sistem aplikasi yang akan dikembangkan. Landasan teori yang ada di dalam bab ini digunakan sebagai acuan dalam menganalisa berdasarkan landasan yang benar. Berisikan tentang metode yang dipakai dalam Ron Weber untuk proses analisis dan audit

BAB III

ANALISIS dan EVALUASI

Pada bab ini akan membahas tentang umum, tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan, struktur organisasi, fungsi, prosedur sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang memiliki sub antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam melakukan proses input. Pada bab ini menguraikan tentang permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

6

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha - Bandung

BAB IV

SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dari apa yang dibahas, dilanjutkan dengan saran-saran dan kesimpulan untuk mecapai suatu hasil akhir yang baik.

67

Berikut ini hal-hal yang dapat diambil beberapa kesimpulan untuk menjawab pertanyaan yang terdapat pada rumuan masalah berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, diantaranya :

1. Sistem Informasi yang terdapat pada PT. Pertamina dalam mengatur proses alur data barang, PT. Pertamina memakai sistem SAP untuk mengatur kegiatan proses pembelian barang dan semua kegiatan itu dibuat dalam PR (Purchase Requisition).

2. PT. Pertamina menggunakan 3 pengendalian output diantaranya :

Inference Control, Batch Output and Distribution, dan Batch Design Report Controls.

3. Dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan hasil penilaian analisis pengendalian output pada PT. Pertamina RU VI dapat dikatakan sudah terkontrol dengan baik, karena dari 3 (tiga) bagian yang terdapat pada pengendalian output, 2 (dua) diantaranya sudah terkontrol dengan baik yaitu: Inference control dan Batch Design

Report Controls. Sedangkan bagian yang masih memiliki kekurangan

dalam kontrol ialah Batch Output and Distribution.

Secara keseluruhan hasil analisis yang telah dilakukan, menilai bahwa pengendalian output PT. Pertamina RU VI dapat dikatakan terkontrol dengan baik seperti yang dijelaskan pada tabel II, pada hasil evaluasi tersebut dari 3 kontrol yang digunakan, 2(dua) kontrol sudah berjalan dengan baik. Meskipun terdapat beberapa kelemahan dan diperlukan beberapa perbaikan.

4.2. Saran

Setelah proses analisis dilakukan pada PT. pertamina RU VI, sudah di ambil beberapa saran. Berdasarkan hasil penelitian dapat diberikan saran untuk pengembangan penelitian berikutnya sebagai berikut :

1. Metode penelitian yang akan dilakukan selajutnya diharapkan menggunakan selain metode yang dilakukan pada saat ini dan

68

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha - Bandung metode yang digunakan lebih banyak lagi dan mencari sumber yang lebih luas.

2. Ukuran teori yang digunakan untuk meneliti dapat digunakan sebagai patokan bisa lebih dikembangkan lagi. Misalnya pada saat penelitian ini dilakukan menggunakan metode pengendalian kontrol

output, sedangkan untuk penelitian berikutnya disarankan dengan

menambah pengendalian control lainya seperti pengendalian input. 3. Dapat dilakukan penelitian dengan menggunakan alternatif lain,

misalnya membagikan kuesioner kepada para pengguna aplikasi SAP di PT. Pertamina RU VI secara lebih mendetail.

Ahmad.Rivai.(2002).Analisis Dan Evaluasi Pengendalian Intern Dalam Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Pada PT Transavia Otomasi Pratama. Tugas Akhir Jurusan Informatika Universitas Gunadarma.

Budiyanto.(2004). Analisis Sistem Penerimaan Barang di Bag.PEN-LOG JPK PT.Pertamina(Persero) RU-VI Balongan Indramayu. Tugas Akhir Jurusan Informatika Bina Sarana Informatika.

James A. O’Brien and George Marakas.(2005).Management Information Systems.diterjemahkan Devi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary, 2005,( p29)

Jogiyanto, HM.(1999). Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur. Edisi Kedua. Cetakan Pertama. PT Andi. Yogyakarta.

Komarudin.(1998).Analisis dan Design Sistem Informasi edisi Pertama. Surabaya

Mulyadi.(2002). Auditing(Edisi6).Jakarta:Salemba empat.

Romney and Steinbart, P. 2003. Accounting Information System (9 th ed.), Internasional edition, New Jersey: Upper Saddle River, Prentice Hall.

Tata Sutabri. (2004). Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi.

Thomas.(2008).Siklus Informasi.Refrensi Online Sistem Informasi. Retrieved July 19, 2008, from :

Weber, Ron.(1999). Information systems control and audit. Upper Saddle River, New Jersey: Prentice-Hall, Inc.(pp. 612-658).