makalah keamanan dan pemeliharaan dokumen kel 7

MAKALAH MANAJEMEN
DOKUMENTASI
“KEAMANAN DAN PEMELIHARAAN
DOKUMEN”

Dosen Pembimbing:
Durinda Puspasari, S.Pd. M.Pd
Disusun Oleh:
1.
2.
3.
4.
5.

Eni Oktaviawati
Mitta Putri Hartanti
Muhimatul Khoiroh
Irin Margareta Heppyandari
Indah Nurhayati

15080314018

15080314026
15080314044
15080314058
15080314070

JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

2018

KATA PENGANTAR
Puji syukur selalu penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang senantiasa
memberikan Rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah kearsipan
mengenai keamanan dan perlindungan arsip ini.
Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas matakuliah manajemen dokumentasi.
Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada seluruh teman yang
membantu dalam penyelesaian makalah manajemen dokumentasi mengenai keamanan dan
perlindungan arsip ini.

Penulis menyadari bahwa makalah manajemen dokumentasi mengenai keamanan dan
perlindungan arsip ini masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, penulis menerima
kritik dan saran yang bersifat membangun sebagai acuan dalam menyusun laporan di masa
yang akan datang.
Surabaya, 26 Mei 2018
Penulis

Keamanan & Pemeliharaan Dokumen|PAP15B| 1

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL..........................................................................................................i
KATA PENGANTAR........................................................................................................ii
DAFTAR ISI.......................................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang.........................................................................................................1
B. Rumusan masalah....................................................................................................1
C. Tujuan Penulisan......................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip......................................................................................................3
B. Faktor – Faktor Pemusnah/ Perusak Arsip..............................................................3

C. Metode Perlindungan Arsip.....................................................................................5
D. Pengamanan Fisik Arsip..........................................................................................7
E. Pengamanan Informasi Arsip...................................................................................8
F. Penyimpanan Arsip..................................................................................................8
G. Penyelamatan Arsip.................................................................................................8
H. Pemulihan (Recovery) Arsip....................................................................................9
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan..............................................................................................................12
B. Saran........................................................................................................................12
DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................................13

Keamanan & Pemeliharaan Dokumen|PAP15B| 2

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu usaha untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
sebagaimana diamanatkan dalam Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 pasal 3 adalah
dengan melakukan pemeliharaan arsip-arsipnya.

Pemeliharaan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan karena bahan rekam
yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa komponen yang saling kontak
antara komponen yang satu dengan lainnya. Namun pemeliharaan arsip itu sendiri
tidaklah mudah karena banyaknya bahan atau media rekam arsip dan penyebab dari
kerusakan arsip itu sendiri.
Pada dasarnya keberadaan arsip tersebut sangat bergantung pada tempat penyimpanan
arsip. Sebuah ketersediaan informasi yang terdapat pada arsip tidak akan berjalan dengan
baik tanpa tersedianya tempat penyimpanan arsip dengan tata ruang dan fasilitas fisik
yang mendukung.
Untuk dapat melakukan pemeliharaan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna,
terlebih dulu perlu mengetahui asal-usul (jenis) bahan arsip serta penyebab kerusakannya
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (Undang – Undang Nomor 43 Tahun
2009).
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaskud dengan arsip?
2. Apa faktor-faktor pemusnah arsip?

3. Bagaimana metode perlindungan arsip?
4. Bagaimana cara mengamankan arsip?
5. Bagaimana cara memulihkan arsip?

C. Tujuan Penulisan
1. Mengetahui peraturan yang mengatur mengenai perlindungan arsip.
2. Mengetahui faktor – faktor yang dapat menyebabkan kerusakan dan kehilangan
arsip
3. Mengetahui metode perlindungan arsip, penyimpanan arsip secara fisik dan isi
informasi, penyelamatan arsip, dan pemulihan arsip manual maupun elektronik
yang rusak.
4. Menganalisa perlindungan arsip dalam kegiatan rekam medis

BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Pengertian arsip sebagaimana yang dimaksud dalam Undang – Undang Nomor
43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2 adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
B. Faktor-faktor Pemusnah/Perusak Arsip
Pemeliharaan, perlindungan dan perbaikan arsip-arsip dilakukan karena latar
belakang (alasan) adanya faktor yang dapat merusak arsip secara fisik dan dengan
demikian pula secara substantif, sebab jiwa wujud arsip secara fisik rusak maka isi
informasi dan data yang termuat di dalamnya pun mengalami kerusakan. Faktorfaktor yang apat merusak arsip dapat diklasifikasikan menjadi dua:
1. Faktor Intrinsic
Yang dimaksud faktor intrinsik arsip adalah penyebab kerusakan arsip yang
berasal dari bahan-bahan arsip itu sendiri. Berikut ini adalah bahan-bahan arsip
yang menyebabkan kerusakan:
a. Kertas
Arsip-arsip yang sebagian besar terdiri dari kertas mempunyai sifat yang unik.
Seperti apa yang kita ketahui bahwa kertas terjadi dari suatu proses yang
dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, merang, kayu, dan lain-lain. Dari bahan
apapun kertas itu dibuat, selulosa di dalam kertas akan mengadung beberapa
sifat, baik sifat pengawet maupun sifat penghancur terhadap kertas itu sendiri.
Air yang dipergunakan untuk proses pembuatan kertas mungkin tidak bersih,
demikian pula bahan-bahan yang dipergunakannya seperti kanji, cuka, garam

mineral, menimbulkan masalah-masalah tersendiri yang harus diperhitungkan
pula akibatnya. Mesin yang dipergunakan dapat menimbulkan zat besi dalam
kertas dan merupakan katalisator bagi zat asam belerang yang ada di udara
untuk membuat asam belerang. Hal-hal semacam ini tidak hanya

mengakibatkan reaksi kimia daripada elemen-elemen ini, akan tetapi gelatin
dan kanji juga merupakan bahan-bahan makanan yang menarik bagi serangga
dan bagi pertumbuhan berjenis-jenis bakteri.
b. Tinta
Pada dewasa ini mesin ketik merupakan alat tulis yang banyak dipergunakan.
Hal ini sangat menguntungkan bagi kelangsungan hidup arsip-arsip tersebut,
terutama karena tinta yang dipergunakan mempunyai sifat kekal. Tinta
menjadi sumber terbentuknya asam pada kertas, karena tinta dibuat dari bahan
yang mengandung unsur-unsur kimia yang akan merusak arsip.
c. Pasta/lem
Pasta/lem yang dipergunakan sebagai perekat juga mempunyai peranan yang
meragukan dalam daya tahan kertas.

Lem biasanya dibuat dari tepung

gandum atau tepung beras. Akan tetapi sekarang ini telah dibuat alat perekat
sentetis terutama polyven acetate.
Dengan mengetahui sifat-sifat organic dari material tersebut kita dengan
segera dapat melakukan usaha-usaha pencegahan terhadap musuh-musuh kerta
yang mungkin menyerang. Oleh karena itu, dalam penggunaan perekatpun harus
dicarikan yang baik, jangan menggunakan perekat yang dibuat dari getah arab
ataupun celluloce tape dan sejenisnya. Karena bahan yang terkandung didalamnya
akan membuat kerusakan pada kertas.
2. Faktor Ekstrinsik
Faktor ekstrinsik yang dimaksud adalah penyebab kerusakan arsip yang
berasal dari luar arsipnya itu sendiri. Penyebab kerusakan arsip yang berasal dari
luar adalah sebagai berikut:
a. Kelembaban
Kelembaban yang tidak terkontrol akan memungkinkan beberapa akibat,
seperti timbulnya jamur, kertas menjadi lemah, dan pasta/lem bisa hilang.
Agar tidak terjadi kerusakan yang seperti itu, maka kita harus menormalkan
kelembaban dengan menambahkan udara panas atau dengan menggunakan
panasnya listrik.
b. Cahaya
Cahaya sinar matahari apabila terkena kertas secara langsung akan membuat

kertas itu menjadi berwarna kekuningan, kecoklatan, rapuh dan kemudian

menjadi rusak. Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara langsung
sudah dijelaskan pada materi yang sebelumnya.
c. Debu
Debu bermacam-macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu-debu yang
dibawa oleh angina. Sekecil apapun debu itu, tetap merupakan musuh kertas
yang ganas, bahkan kulitpun dapat rusak karena debu. Untuk menghadapi
debu-debu ini dapat digunakan filter electrostatic. Atau pasanglah jaring kawat
yang halus pada pintu-pintu dan jendela-jendela. Di samping berguna untuk
menyaring udara yang masuk, juga berguna untuk menahan masuknya
berjenis-jenis serangga di dalam ruang penyimpanan arsip.
d. Jamur dan sejenisnya
Jamur dapat membusukkan kertas, yang ditandai dengan wrna kuning, coklat,
atau bintik-bintik hitam. Jamur juga dapat melengketkan kertas sehingga
kertas mudah hancur. Kegiatan jamur cepat sekali dan tidak segera dapat
terlihat oleh mata telanjang sehingga jamur ini merupakan penghancur kertas
yang sangat berbahaya. Jamur dapat berasal dari zat perekat, dari unsur
pembuatan bahan kertas, maupun debu yang perkembangannya bisa
dipercepat oleh pengaturan kelembaban dan temperatur udara yang buruk.

e. Rayap
Rayap biasa hidup di dalam tanah tapi dapat menjangkau rak, perabot, atau
tumpukan kertas melalui celah-celah lantai dan dinding. Usaha untuk
melindungi serangan rayap yang paling tepat yaitu dengan mengadakan
pencegahan; yakni dengan meniadakan penggunaan kayu bangunan yang
langsung bersentukan dengan tanah.
f. Kecoa
Kecoa merupakan perusak kertas yang terutama disekitar tempat bertelur.
Kecoa sering sekali bertelur diantara tumpukan kertas yang lembab dan gelap.
Untuk melindungi arsip dari kecoa ini bisa dengan memberikan kamper pada
tempat penyimpanan arsip.
C. Metode Perlindungan Arsip
Dengan memahami faktor-faktor pemusnah/perusak arsip akan dapat ditetapkan
metode perlindungan arsip yang dilakukan dengan cara duplikasi dan dispersal
(pemencaran) serta penggunaan peralatan khusus.

1. Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran)
Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode perlindungan arsip
dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan
arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat lain. Hal-hal yang harus

diperhatikan dalam duplikasi adalah memilih dengan cermat bentuk-bentuk
duplikasi yang diperlukan (copy kertas, mikrofilm, mikrofisch, rekaman
magnetic, elektronic records dan sebagainya ) dan pemilihan media tergantung
fasilitas peralatan yang tersedia/biaya yang mampu disediakan. Namun
demikian dari aspek efisiensi harus menjadi pertimbangan utama sehingga setiap
langkah harus mempertimbangkan :
a. Apakah selama ini sudah ada duplikasi, kalau ada dalam bentuk apa dan
dimana lokasinya.
b. Kapan duplikasi diciptakan ( saat penciptaan atau saat yang lain )? Untuk
itu perlu pengawasan untuk menjamin bahwa duplikasi benar-benar
dibuat secara lengkap dan dijamin otentisitasnya.
c. Seberapa sering duplikasi digunakan, sehingga dapat ditentukan berapa
jumlah duplikasi yang diperlukan.
d. Jika duplikasi dilakukan di luar media kertas, harus disiapkan peralatan
untuk

membaca,

penemuan

kembali

maupun

mereproduksi

informasinya.
Metode duplikasi dan dispersal dilaksanakan dengan asumsi bahwa
bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau lebih yang berbeda.
Untuk menjamin efektiffitas metode ini maka jarak antar lokasi penyimpanan
arsip yang satu dengan yang lainnya perlu diperhitungkan dan diperkirakan
jarak yang aman dari bencana. Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan
dengan cara alih media dalam bentuk microform atau dalam bentuk CD-ROM.
CD-ROM tersebut kemudian dibuatkan back-up, dokumen/arsip asli
digunakan untuk kegiatan kerja sehari-hari sementara CD-ROM disimpan
pada tempat penyimpanan arsip yang dirancang secara khusus.
2. Dengan Peralatan Khusus (vaulting)
Perlindungan bagi arsip dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan
penggunaan peralatan penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing cabinet
tahan api, ruang bawah tanah, dan lain sebagainya. Pemilihan peralatan simpan
tergantung pada jenis, media dan ukuran arsip. Namun demikian secara umum

peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin
memiliki daya tahan sekurang kurangnya 4 jam kebakaran), kedap air dan bebas
medan magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
3. Pemindahan (transfer)
Sumber asli arsip dipindahkan ke lokasi penyimpanan arsip vital ( record
centre), biasanya yang dipindah adalah arsip vital inaktif.
4. Penyimpanan di pusat arsip (records centre)
Records center merupakan tempat penyimpanan arsip-arsip inaktif yang
berasal dari unit-unit kerja dalam suatu organisasi dan biasanya jangka
waktunya lama dan merupakan suatu bangunan yang umumnya di desain secara
khusus dan di konstruksi untuk menyimpan arsip inaktif dengan biaya yang
murah dan memberikan layanan arsip sebelum dimusnahkan untuk menjamin
keamanan fisik dan informasinya.
a. Terdapat di lingkungan organisasi
b. Terdapat di luar lingkungan organisasi
D. Pengamanan Fisik Arsip
Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari
ancaman faktor-faktor pemusnah/ perusak arsip. Beberapa contoh pengamanan fisik
Arsip adalah:
1. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan
akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan
untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan
lain-lain.
2. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat
ketinggian yang bebas dari banjir.
3. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa,
angin topan dan badai.
4. Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan
peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain.

E. Pengamanan Informasi Arsip
Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara :
1. Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk menjamin
bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak.
2. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam.
3. Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.
4. Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yang
punya hak akses.
5. Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak dan
penggunaan hak itu terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan indeks
primer (tidak langsung ) dan indeks sekunder ( langsung ) untuk kontrol akses.
F. Penyimpanan Arsip
Arsip disimpan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah/menghambat unsur
perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya. Lokasi
penyimpanan arsip dapat dilakukan baik secara on site ataupun off site.
1. Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip yang ditempatkan pada
ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan
lembaga pencipta arsip.
Contoh: KKN di desa Krembung penyimpanan buku baca disimpan di rak
yang terdapat dalam ruang baca yang berada di balai desa Krembung
lantai 2.
2. Penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip yang ditempatkan di luar
lingkungan gedung perkantoran lembaga pencipta arsip.
Contoh:Selain penyimpanan buku di rak biasa, KKN di desa Krembung juga
menyimpan buku di rak portabel yang beda di balai desa Krembung
lantai 1, yang mana rak tersebut ada rodanya sehingga mudah
dipindahkan.
G. Penyelamatan Arsip
Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah
penyelamatan arsip pasca musibah atau bencana sebagai berikut:
1. Mengevakuasi arsip yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat yang
lebih aman.

2. Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat
kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital.
3. Memulihkan kondisi ( recovery ) baik untuk fisik arsip vitalnya maupun
tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik
arsip atau rekonstruksi bangunan.

H. Pemulihan ( Recovery ) Arsip
1. Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi
Setelah terjadi bencana perlu segera mungkin dilakukan perbaikan
terhadap kerusakan struktur bangunan atau kebocoran. Pengaturan stabilitas
suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara
atau menggunakan kipas angin. Apabila seluruh bangunan mengalami
kerusakan, maka arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat
aman harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin parah, karena
dalam waktu 48 jam arsip tersebut akan ditumbuhi jamur, yang kemudian akan
segera membusuk dan hancur. Sedangkan dalam musibah kebakaran,
kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun api, suhu udara yang sangat
tinggi dan lain-lain, harus dinetralisir sesegera mungkin dengan cara dijauhkan
dari pusat bencana.
2. Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan
dengan operasional penyelamatan
Penilaian dan pemeriksaaan terhadap tingkat kerusakan dilakukan untuk
menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan apa yang
terpengaruh dan ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk memperhitungkan
kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan.
3. Pelaksanaan penyelamatan
a. Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar
Penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana besar perlu
dibentuk tim penyelamatan yang bertanggung jawab mengevakuasi dan
memindahkan arsip ke tempat yang aman melakukan penilaian tingkat
kerusakan, mengatur proses penyelamatan termasuk tata caranya,
pergantian shif, rotasi pekerjaan, mekanisme komunikasi dengan pihakpihak terkait dan lain-lain.

b. Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala kecil
Penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana yang berskala
kecil cukup dilakukan oleh unit-unit fungsional dan unit terkait.
Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor maka
pelaksanaan penyelamatan dilakukan oleh unit kearsipan dibantu oleh
unit keamanan dan unit pemilik arsip.
c. Prosedur Pelaksanaan
Pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana
banjir dilakukan dengan cara:


Pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan
pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang lebih aman.
Arsip yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus dan
diikat (dipak) supaya tidak tercecer, baru kemudian dipindahkan.



Pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara
manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian
disiram dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran yang
menempel pada arsip dapat terlepas dan arsipnya tidak lengket.



Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus 40
derajat sehingga arsip mengalami pembekuan.



Pengeringan yaitu mengeringkan menggunakan vacum pengering
atau kipas angin. Jangan dijemur dalam panas matahari secara
langsung.



Penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat
lain.



Pembuatan backup seluruh arsip yang sudah diselamatkan.



Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat
Berita Acara. Sedangkan untuk volume arsip yang sedikit, cukup
dilakukan dengan cara sederhana dengan tetap menjaga suhu
udara antara 10 s/d 17 derajat celcius dan tingkat kelembaban
antara 25 s/d 35 % Rh. Sedangkan penyelamatan arsip akibat
musibah kebakaran hanya dilakukan terhadap arsip yang secara
fisik dan informasi masih bisa dikenali. Pembersihan arsip dari
asap atau jelaga dilakukan dengan cara manual.

Prosedur penyimpanan kembali



Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan
kembali ketempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang
sesuai, dengan langkah-langkah:
a. Jika

tempat

penyimpanan

arsip

tidak

mengalami

kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih
dahulu.
b. Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip.
c. Penempatan kembali Arsip.
d. Arsip elektronik dalam bentuk disket, cartridge, CD dan
lain-lain disimpan ditempat tersendiri dan dilakukan
format ulang dan dibuat duplikasinya.


Evaluasi
Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan maka perlu
dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat
keberhasilan penyelamatan arsip dan penyusunan laporan.
Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk mempersiapkan
kemungkinan adanya bencana di kemudian hari.

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara ( UU no. 43 Tahun 2009).
Faktor penyebab kehilangan atau kerusakan arsip ada 3, yaitu bencana alam, ulah
manusia, dan hewan. Perlindungan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan metode
Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran) atau Dengan Peralatan Khusus (vaulting).
Pengamanan arsip dilakukan pada fisik dan isi arsip.
Penyimpanan arsip dapat dilakukan secara on site (penyimpanan arsip di dalam tempat
terciptanya arsip tersebut) atau secara off site (penyimpanan arsip di luar lingkungan lembaga
pencipta arsip).
Sebuah arsip kebanyakan menggunakan media konvensional, namun dengan
perkembangan jaman arsip bisa berupa gambar, rekaman, audio visual. Arsip kertas maupun
non kertas terbuat dari beberapa bahan/komponen yang kurang mendukung dalam upaya
pelestarian arsip tersebut karena kebanyakan bahan-bahan yang digunakan mengandung
asam, sehingga mudah rusak karena faktor alam. Oleh karena itu perlu dilakukan
pemeliharaan agar arsip tetap dapat dilestarikan.
Cara memelihara arsip bermacam-macam disesuaikan dengan media/bahan arsip, dan
tingkat kerusakan. Selain itu juga perlu diperhatikan faktor penyebab dari kerusakan arsip
tersebut. Pemeliharaan arsip hendaknya tetap memperhatikan prinsip efisiensi dan efektifitas.
B. Saran
Perlindungan terhadap arsip – arsip dari kerusakan dan kehilangan sangatlah penting,
untuk itu perlu dilakukan peningkatan dalam upaya perlindungan arsip, disiplin petugas, dan
kewaspadaan petugas terhadap faktor – faktor penyebab kerusakan dan kehilangan arsip.
Dengan adanya penjelasan di atas diharapkan dalam penyimpanan sebuah arsip atau
dokumen dapat berjalan lebih baik lagi. Arsip-arsip yang disimpan akan lebih terawat karena
dari penjelasan di atas sudah dijelaskan cara memelihara arsip, faktor yang menyebabkan
kerusakan arsip serta cara bagaimana menyelamatkan arsip dari bencana.

DAFTAR PUSTAKA
 https://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-dan-kearsipan-menurut-uu-nomor-43-

tahun-2009
 http://ira15pwo.blogspot.co.id/2015/03/makalah-perlindungan-arsip.html
 https://arsipkotakupang.wordpress.com/pengelolaan-arsip-dinamis/