Makalah Seminar Kerja Praktek Penggunaan
Makalah Seminar Kerja Praktek
TEKNOLOGI MICROSOFT OFFICE 365
Oleh
: Ibnu Fauzan Al Aula (21060110141038)
Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Abstrak
Kesibukan para pebisnis atau pekerja kantor yang bekerja secara mobile terkadang menjadi
penghalang untuk bekerja menggunakan komputer dan memonitoring kerja rekan-rekan atau karyawan mereka.
Terlebih lagi, software Office dan software komunikasi merupakan alat utama mereka dalam bekerja. Sehingga
dibutuhkan suatu software yang dapat diakses di mana pun dengan mudah, dan penggunanya dapat
berkomunikasi dan berkolaborasi dengan rekan kerjanya.
Microsoft Office 365 merupakan software Office dari Microsoft yang dapat diakses secara online baik
dengan menggunakan komputer atau pun mobile device. Pada dasarnya Microsoft Office 365 sama seperti
Microsoft Office versi desktop, hanya saja terdapat tambahan fitur untuk berkomunikasi dan berkolaborasi
dengan pengguna Office 365 lain. Dengan adanya Microsoft Office 365 ini, maka pengguna tidak harus selalu
mengakses software tersebut dari komputer yang sama, akan tetapi pengguna dapat mengaksesnya dari
komputer mana pun lewat jaringan internet. Di dalam makalah ini, dibahas mengenai salah satu bagian dari
fasilitas Microsoft Office 365 yaitu Exchange Online yang berfungsi sebagai sarana komunikasi.
Aplikasi Office 365 ini khususnya Exchange Online, mempunyai fitur-fitur yang lengkap, mudah
digunakan, dan mudah mempelajarinya. Tampilan menunya sangat user friendly sehingga dapat memudahkan
dan mempercepat pekerjaan pengguna.
KataKunci : Microsoft Office 365, Exchange Online, Outlook, Email
I.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi cloud computing (komputasi
awan) kini semakin populer dan semakin
banyak digunakan. Komputasi awan sendiri
merupakan gabungan pemanfaatan teknologi
komputer dan pengembangan berbasis internet
(awan). Kelebihan dari komputasi awan ini
adalah kemudahan mengakses software atau
data yang disimpan di internet sehingga
pengguna tidak harus menggunakan satu
komputer yang sama untuk mengakses
software. Kini banyak perusahaan yang lebih
memilih aplikasi-aplikasi cloud dibandingkan
dengan aplikasi-aplikasi desktop karena dapat
menghemat
biaya
pengeluaran
untuk
optimalisasi hardware komputer.
Kesibukan yang dialami para pebisnis dan
pekerja kantor yang bekerja secara mobile
menjadi salah satu hambatan untuk bekerja
menggunakan komputer dan memonitoring
hasil pekerjaan rekan-rekan atau karyawan
mereka. Apalagi, software Office dan software
komunikasi merupakan alat mereka dalam
menjalankan pekerjaan. Maka dari itu perlu
digunakan suatu system yang dapat digunakan
di mana pun untuk menunjang pekerjaan
mereka.
Microsoft Office 365 merupakan software
Office dari Microsoft yang dapat diakses
secara online melalui internet. Pada dasarnya
Office 365 sama seperti Microsoft Office versi
desktop, dengan tambahan fitur untuk
komunikasi dan kolaborasi dengan pengguna
Office 365 yang lain, baik melalui komputer
atau pun mobile device. Software ini tergolong
baru, sehingga sangat sedikit buku-buku atau
referensi lain yang membahas tentang fiturfitur dan fasilitas-fasilitas yang ada di dalam
Microsoft
Office 365.
Untuk itulah
pembahasan tentang Microsoft Office 365
menjadi sangat penting untuk menunjang
pekerjaan para pebisnis atau profesi lain yang
bekerja di perkantoran, terutama untuk fasilitas
komunikasinya, yaitu Exchange Online.
1.2 Tujuan
Tujuan penulis melakukan Kerja Praktek
ini adalah :
1. Mengetahui fitur-fitur yang ada di
Microsoft Office 365.
2. Mengeksplorasi fasilitas yang ada di
Microsoft Office 365 terutama pada
bagian Exchange Online.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah yang diambil oleh
penulis pada penulisan makalah kerja praktek
ini adalah:
1. Hanya membahas Exchange Online dari
Microsoft Office 365.
2. Tidak membahas mengenai aplikasi Office
yang ada di dalamnya seperti Word, Excel,
PowerPoint, dan lain-lain.
3. Microsoft Office Outlook yang dibahas
hanya versi 2013.
4. Hanya membahas eksplorasi Office 365
menggunakan komputer desktop.
II. DASAR TEORI
2.1 Pengertian Microsoft Office 365
Microsoft Office 365 adalah sebuah
aplikasi office cloud dari Microsoft seperti
Microsoft Office versi desktop yang
memungkinkan
penggunannya
untuk
mengakses e-mail, dokumen, kontak, kalender
dan melakukan kolaborasi dimana saja dan
menggunakan berbagai perangkat (PC,
Laptop, Tablet atau Smart Phone) melalui
koneksi internet.
Microsoft Office 365 memiliki beberapa
fitur sebagai berikut:
1. Microsoft Office. Office 365 mempunyai
aplikasi office seperti Word, Excel,
Powerpoint, dan lain-lain serta dapat
digunakan untuk berkomunikasi dan
berkolaborasi dengan orang lain.
2. Website. Menghadirkan dan menopang
situs professional untuk bisnis pengguna.
3. Berbagi file dan Menangani Projek
Pengguna. Berbagi dokumen dan
berkolaborasi dengan kolega pengguna
secara online.
4. Mobilitas. Pengguna dapat mengakses
hampir
di
mana
saja
dengan
menggunakan hampir semua perangkat.
5. Email dan Kalender. Akses email dan
kalender pengguna dari komputer
pengguna, web, dan perangkat cerdas.
6. Office Web Apps. Menciptakan,
menyimpan, dan mengedit dokumen
Office secara online.
7. Instant Messaging, Kehadiran, dan
Koferensi. Berhubungan secara segera
dengan kolega-kolega. Set up dan
mengadakan pertemuan online.
8. Kemanan dan Kepercayaan. Microsoft
membantu menjaga data pribadi pengguna
secara aman.
Secara garis besar, Microsoft Office 365
memiliki layanan utama untuk menunjang
pekerjaan pengguna yaitu Exchange Online,
SharePoint Online, dan Lync Online. Namun
yang dibahas di makalah ini adalah Exchange
Online saja.
2.2 Exchange Online
Exchange Online mengelola email
kelas bisnis yang mudah dikelola. Selain
berfungsi sebagai email, Exchange Online juga
menyediakan kalender dan kontak pada
perangkat dan browser pengguna dengan
berlangganan per bulan untuk per pengguna,
tanpa perlu mengelola server. Exchange Online
tersedia sebagai perangkat yang berdiri sendiri
dan juga tersedia di Office 365.
Keuntungan-keuntungan
dari
pengunaan Exchange Online adalah sebagai
berikut:
Tetap terhubung di mana pun
pengguna bekerja. Akses email,
kalender, dan kontak pengguna dari
PC, tablet, telepon genggam, dan web
browser pengguna.
Fokus pada komunikasi. Mendapatkan
storage pada mailbox dengan kapasitas
lebih dari 25 GB per pengguna dan
kemampuan untuk mengirim berkas
hingga 25 MB.
Migrasi secara mudah. Mentransfer
sistem email yang telah ada dapat
dilakukan secara mudah menggunakan
peralatan migrasi.
Integrasi yang lengkap dengan
Outlook membantu pengguna dalam
menjaga produktivitas. Dan dengan
sinkronisasi mobile, pengguna dapat
mengakses dan memperbarui info
pengguna walaupun sedang bepergian.
Exchange dapat disambungkan ke
Outlook 2007, 2010, atau 2013 untuk
aktivitas offline yang cepat dan
berkualitas.
serta versi online dari Word, Excel,
Powerpoint dan OneNote.
2. Midsize business and enterprise
Gambar 2.1 Exchange online
Plan ini ditujukan bagi semua kalangan
bisnis, mulai skala kecil hingga enterprise
dengan adanya fitur-fitur professional
yang lengkap, seperti pengontrolan IT
tingkat lanjut; pengarsipan email tingkat
lanjut; integrasi dengan layanan Active
Directory; dan berlangganan ke versi
desktop dari paket aplikasi Office
Professional Plus.
Gambar 2.2 Outlook 2013
2.3 Investasi dengan Microsoft Office 365
Sebelum pengguna mendaftar di Office
365, alangkah lebih baik jika pengguna
mengetahui terlebih dahulu pilihan paket/plan
yang tersedia di Office 365. Setiap plan
memiliki fitur yang berbeda dan harga yang
berbeda pula. Office 365 juga menyediakan
versi trialnya, yaitu versi di mana pengguna
dapat menggunakan Office 365 dalam jangka
waktu tertentu tanpa harus membayar.
Ada dua pilihan plan yaitu Small
business dan Midsize business and
enterprise. Berikut adalah penjelasan singkat
tentang masing-masing plan:
1. Small business
Plan ini ditujukan untuk kalangan bisnis
dengan jumlah karyawan hingga 25
orang. Fitur-fitur yang tersedia untuk plan
ini diantaranya adalah proses setup yang
relatif mudah ; email, kalender, IM, video
conferencing dan kolaborasi dokumen ;
Gambar 2.31 Komparasi perencanaan di
Office 365
III. PEMBAHASAN
3.1 Registrasi Office 365
Agar pengguna dapat menikmati fasilitas
Office 365, maka pengguna harus melakukan
registrasi
terlebih
dahulu
ke
www.office365.co.id.
Setelah menekan tombol Save and
continue maka akan tampil halaman admin
Office 365 milik pengguna. Sekarang
pengguna sudah mempunyai akun di Office
365, serta dapat menikmati fasilitas-fasilitas
yang ada di dalamnya.
Gambar 3.1 Form registrasi Office
365
Pengguna harus mengisikan data alamat,
nama, email, user ID, password dan lain-lain
pada kotak-kotak yang tersedia di halaman
registrasi. Pada gambar di atas terlihat bahwa
terdapat kotak New domain name. Kotak ini
berisi nama domain dari situs dan email
pengguna pada Office 365.
Kemudian jika halaman registrasi ini
digulung ke bawah, maka akan ditemui seperti
pada gambar berikut:
Gambar 3.2 Validasi kontak poin
Kotak Mobile phone number diisi
dengan
nomor
handphone
pengguna.
Kemudian dari server Office 365 akan
mengirim SMS berisi kode verifikasi yang
harus diisi pada kotak Verification code.
Setelah menekan tombol I accept and
continue kemudian akan tampil sebuah
jendela seperti pada Gambar 3.3. Pada Gambar
3.3 tampak untuk pengamanan tambahan
pengguna disarankan memasukkan email lain
di luar email Office 365.
Gambar 3.4 Halaman Admin
3.2 Exchange Online
Exchange online merupakan bagian
aplikasi dari Office 365 yang berfungsi sebagai
sarana untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Di dalam Exchange online terdapat
pengelolaan E-mail, kalender, dan kontak
untuk mendukung komunikasi pengguna.
3.2.1 Email
Gambar di bawah merupakan tampilan
halaman email Office 365. Pada gambar
tersebut terdapat tiga kolom, kolom kiri
merupakan tempat folder-folder, kolom tengah
merupakan file-file yang terdapat di dalam
folder, dan kolom kanan merupakan isi dari
file yang diseleksi.
Gambar 3.5 Antarmuka Outlook Web App
(OWA)
Pembuatan pesan di email Office 365
sama seperti pembuatan pesan email pada
umumnya. Klik menu New->Message seperti
pada gambar 3.6 untuk membuat pesan.
Gambar 3.3 Email reminder
Gambar 3.6 Membuat pesan baru di OWA
Setelah itu tampil halaman seperti pada
gambar 3.7. Di sini, pengguna mengisikan
alamat email yang dituju, isi pesan, lampiran,
dan lain-lain.
Gambar 3.9 Automatic Replies
Setelah itu tampillah halaman seperti
gambar 3.10.
Gambar 3.72 Pembuatan email
Pengguna juga bisa membalas atau
meneruskan (forward) email dari inbox dengan
mengaktifkan file di folder inbox, kemudian
klik ikon
(balas) atau
(forward) yang
terdapat di kolom paling kanan halaman inbox.
Gambar 3.83 Membalas dan meneruskan
email
Terkadang
pengguna
perlu
juga
menggunakan fasilitas Automatic Replies.
Automatic Replies merupakan fasilitas yang
digunakan untuk membalas email secara
otomatis. Pengaturan Automatic Replies
dapat dilakukan dengan mengklik menu
Option yang terletak di sudut kanan atas
halaman email, lalu dipilih Set Automatic
Replies.
Gambar 3.10 Dialog penjawab otomatis
Pada gambar 3.10 terlihat ada dua pilihan
radio button, yaitu Don’t send automatic
replies dan Send automatic replies. Don’t
send automatic replies dipilih agar email
yang masuk tidak dijawab secara otomatis.
Sementara Send automatic replies dipilih
agar email yang masuk dijawab secara
otomatis. Kemudian di bawah pilihan Send
automatic replies terdapat pilihan Send
replies only during this time period:. Pilihan
ini digunakan untuk mengatur jangka waktu
pengaktifan pembalasan email secara otomatis,
dan pilihan ini hanya aktif jika Send
automatic replies telah dipilih. Pengaturan
jangka waktu pengaktifan pembalasan email
secara otomatis dilakukan dengan mengklik
pada Send replies only during this time
period: lalu dipilih tanggal/waktu mulai dan
akhirnya. Jika pada halaman ini digulung lagi
ke bawah maka tampillah seperti pada gambar
3.11. Pada gambar tersebut tampak sebuah
kotak untuk menuliskan pesan. Pesan yang
ditulis di kotak ini akan dikirimkan jika email
yang masuk ke inbox berasal dari pengirim di
luar organisasi pengguna.
Di bawah tulisan * When the message
arrives, and:, terdapat kotak bertuliskan
Select one. Kotak ini digunakan untuk
menyeleksi email yang masuk ke inbox
berdasarkan kategori yang dipilih seperti
pada Gambar 3.14.
Gambar 3.11 Jawaban otomatis
Email di Office 365 juga memiliki
fasilitas Inbox Rules, yaitu fasilitas yang
memungkinkan pengguna untuk mengatur aksi
pada email-email di folder inbox secara
otomatis. Pengaturan inbox dapat diakses
dengan mengklik menu Option lalu Create an
Inbox Rule seperti pada gambar 4.21.
Kemudian tampil halaman baru seperti pada
gambar 3.12. Dengan mengklik menu New
maka terlihat beberapa pilihan pengaturan.
Gambar 3.14 Pilihan Rule pada OWA
Kemudian pengguna bisa melakukan
pengaturan email yang mana dan keadaan
seperti apa yang dipilih untuk pengaturan
email masuk. Berikut adalah penjelasan
masing-masing kategori:
a. It was received from…
Gambar 3.12 Aturan pada OWA
Berikut adalah penjelasan beberapa
pengaturan tersebut:
1. Create a new
messages…
rule
for
arriving
Pilihan ini digunakan untuk membuat
aturan baru pada inbox yang tidak
terdapat di pilihan. Jika pilihan ini diakses
maka akan tampil jendela baru seperti
gambar di bawah.
Kategori ini menyeleksi email yang
telah dikirim dari suatu alamat
tertentu.
b. It was sent to…
Kategori ini menyeleksi email masuk
yang telah dikirim ke alamat email
tertentu.
c. It includes these words in the
subject…
Kategori ini menyeleksi email yang
di dalam subjectnya terdapat katakata tertentu.
d. It includes these words in the
subject or body…
Kategori ini sama seperti pada nomor
c hanya saja kata yang dicari tidak
hanya di dalam subject saja, tetapi di
dalam isi pesannya juga.
Gambar 3.13 Dialog Rule pada OWA
e. It includes these words in the
sender’s address…
b. Mark the message with category…
Aksi ini akan menandai pesan yang
terseleksi dengan tanda warna (Red
Category, Blue Category, Yellow
Category, dan lain-lain).
Kategori ini sama seperti pada
nomor c hanya saja kata yang dicari
berada di dalam alamat email
pengirim.
c. Redirect the message to…
f.
My name is in the To or Cc box
Kategori ini digunakan untuk
menyeleksi email di mana nama
pengguna ada di kotak To atau Cc.
Nama yang dimaksud adalah nama
pengguna pada akun Office 365.
Aksi ini akan meneruskan (forward)
email masuk yang terseleksi ke suatu
alamat email lain.
d. Delete the message
Aksi ini akan menghapus emailemail masuk yang terseleksi.
g. [Apply to all messages]
Kategori
ini
digunakan
jika
pengguna ingin menyeleksi semua
email yang masuk tanpa kecuali.
Setelah memilih kategori email yang
diseleksi, selanjutnya adalah memilih aksi
yang akan dilakukan saat email-email
tersebut masuk. Caranya adalah dengan
mengklik tanda panah yang terletak di
ujung kanan kotak bertuliskan Select one
yang ada di bawah Do the following:.
e. Send a text message to…
Aksi ini akan mengirimkan suatu
pesan teks SMS. Hal ini sayangnya
hanya berlaku pada provider-provider
tertentu.
2. Move messages from someone to a
folder…
Pilihan ini digunakan untuk langsung
mengatur pemindahan email (pesan) yang
dikirim oleh seseorang ke folder tertentu
3. Move messages with specific words in
the subject to a folder…
Gambar 3.15 Pilihan pengiriman otomatis
Terlihat ada beberapa pilihan aksi yang
akan
dilakukan.
Berikut
adalah
penjelasannya:
a. Move the message to folder…
Setelah memilih aksi ini, email-email
yang terseleksi akan dipindahkan ke
folder tertentu.
Pilihan ini digunakan untuk langsung
mengatur pemindahan pesan masuk yang
memiliki kata tertentu pada subjectnya ke
suatu folder.
4. Move message sent to a group to a
folder…
Pilihan ini digunakan untuk langsung
mengatur pemindahan pesan masuk yang
telah terkirim ke group tertentu.
3.2.2 Kalender
Selain menyediakan fasilitas email,
Exchange online pada Office 365 juga
menyediakan fasilitas kalender. Untuk masuk
ke halaman kalender dapat dilakukan dengan
mengklik
pada halaman email.
Di sini juga terdapat pembagian waktu
seperti pada Day View.
Week View
Pilihan ini akan menampilkan hari-hari
dalam satu Minggu (Minggu-Sabtu). Di
sini juga terdapat pembagian waktu
seperti pada Day View.
Gambar 3.16 Menu kalender pada Outlook
Kemudian akan tampak halaman kalender
seperti pada gambar 3.17.
Month View
Pilihan ini menampilkan kalender dalam
satu bulan.
Kalender dalam Office 365 menyediakan
fasilitas untuk membuat suatu pengingat
otomatis terhadap suatu agenda. Langkah
pertama adalah dengan mengklik tanda panah
di samping menu New. Kemudian memilih
Appointment. Maka tampil jendela baru
seperti Gambar 3.19 berikut.
Gambar 3.17 Tampilan kalender
Tampilan kalender dapat diubah-ubah
sesuai dengan keinginan pengguna dengan
mengaktifkan ikon yang ada di atas kolom
tengah.
Gambar 3.19 Tampilan pembuatan janji
Gambar 3.18 Tampilan antarmuka pada
kalender
Ada empat pilihan tampilan berbeda di
kalender pada Office 365. Berikut adalah
penjelasan keempat pilihan tersebut.
Day View
Pada pilihan ini, kalender ditampilkan
dalam bentuk satu hari saja. Tampilan
satu hari tersebut terdapat pembagian
waktu dari pukul 00.00 (12 AM) sampai
23.00 (11 PM).
Di situ terdapat kotak-kotak yang perlu
diisi. Pada kotak Subject:, diisi judul atau
nama dari janji/kegiatan pengguna. Pada kotak
Location:, diketikkan tempat di mana
janji/kegiatan tersebut berlangsung. Start
time: merupakan tanggal dan jam kegiatan
dimulai. Sedangkan End time: merupakan
tanggal dan jam kegiatan berakhir. Kemudian
di bawahnya lagi terdapat Remainder:. Pada
kotak cek Remainder: diberi tanda cek jika
pengguna ingin ada peringatan sebelum
janji/kegiatan dimulai.
3.2.3 Kontak
Untuk
Work Week View
Pilihan ini akan menampilkan hari-hari
kerja (senin-jumat) dalam satu minggu.
masuk
ke
halaman
kontak
dilakukan dengan mengklik
yang
terletak di kolom kiri di bawah Calendar.
Penambahan/pembuatan kontak dilakukan
dengan mengklik tanda panah di menu New
kemudian dipilih Contact. Maka tampillah
jendela seperti pada gambar 3.20. Di jendela
pengisian kontak ini terdapat tiga bagian
informasi kontak, yaitu Profile, Contact, dan
Address.
3.2.4 Tugas Pribadi (Tasks)
Di dalam Exchange online Office 365
terdapat fasilitas pengelolaan tugas pribadi
(task). Dengan adanya fasilitas ini maka
pengguna dapat mengatur jadwal/kegiatan
pribadinya melalui Office 365. Untuk
mengakses Tasks maka diklik
yang
ada di kolom kiri halaman outlook.
Gambar 3.23 Tampilan Tasks pada Outlook
Gambar 3.20 Dialog pembuatan kontak
baru
Setelah disave maka di halaman kontak
akan ada kontak-kontak yang telah disimpan
seperti gambar di bawah.
Untuk membuat task baru maka diakses
menu New lalu dipilih Task. Kemudian tampil
jendela seperti pada gambar 3.24. Pengguna
tinggal mengisi data-data yang diperlukan pada
kotak yang tersedia. Setelah selesai maka
diklik tombol Save and Close untuk
menyimpannya.
Gambar 3.21 Daftar kontak
Pengguna juga dapat membuat grup
kontak dengan mengklik tanda panah pada
menu New kemudian pilih Group.
Gambar 3.24 Pembuatan Tasks baru
Maka pada halaman Tasks sudah ada
tugas baru seperti pada gambar di bawah.
Gambar 3.25 Pembuatan daftar tugas
3.2.5 Sinkronisasi dengan Outlook 2013
Gambar 3.22 Pembuatan Grup pada
Outlook
Selain dapat diakses langsung di Office
365, email di Office 365 juga dapat diakses
melalui Microsoft Office Outlook 2013. Untuk
menghubungkan Microsoft Office 365 dengan
Sekarang fasilitas email Office 365 dapat
dinikmati melalui Outlook 2013.
Office Outlook 2013, maka harus ditambahkan
akun
baru
pada
Outlook
dengan
cara
membuka aplikasi Outlook, kemudian pada
tab File klik tombol Add Account.
Gambar 3.28 Sinkronisasi Office 365
dengan Outlook
IV. PENUTUP
Gambar 3.26 Penambahan akun di Outlook
Setelah itu muncul jendela seperti di
bawah.
Gambar 3.27 Dialog penambahan akun
Outlook
Kotak Your Name: diisi dengan nama
pengguna. E-mail Address: diisi dengan
email Office 365 pengguna (username Office
365). Kemudian pada kotak Password: diisi
dengan password akun Office 365 pengguna.
Password pengguna diketikkan lagi pada kotak
Retype Password:. Lalu klik tombol Next.
Setelah konfigurasi selesai, klik Finish.
4.1 Kesimpulan
1. Microsoft Office 365 merupakan aplikasi
cloud office dari Microsoft dengan
tambahan fasilitas komunikasi dan
kolaborasi.
2. Microsoft Office 365 memiliki dua plan
yaitu, Small Business yang ditujukan
untuk kalangan bisnis dengan jumlah
personal 25 orang, dan Midsize Business
and Enterprise yang ditujukan untuk
kalangan bisnis kecil sampai enterprise.
3. Microsoft Office 365 memiliki fasilitas
untuk berkomunikasi yang disebut
Exchange Online.
4. Exchange Online Office 365 memiliki
fitur-fitur
yang
lengkap,
mudah
digunakan, dan mudah dipelajari.
5. Di dalam Exchange Online terdapat fiturfitur pengaturan email, kalender, kontak,
dan tugas pribadi (Tasks).
6. Email di Office 365 memiliki fitur
Automatic Replies yang dapat membalas
email yang masuk secara otomatis dengan
pengaturan tertentu.
7. Email di Office 365 memiliki fitur Inbox
Rules yang digunakan untuk melakukan
sesuatu terhadap email yang masuk
dengan pengaturan tertentu.
8. Kalender di Exchange Office 365
memiliki fasilitas Appointment yang
menyediakan peringatan otomatis tentang
jadwal janji pengguna.
9. Kalender di Exchange Office 365
memiliki fasilitas Meeting Request yang
berfungsi sama seperti Appointment,
tetapi juga mengundang orang lain
melalui email.
10. Pembuatan kontak dan grup kontak
memudahkan
pengguna
dalam
pengelolaan email.
11. Pengaturan Tasks Exchange Online
Office 365 dapat memudahkan pengguna
dalam pengelolaan jadwal pribadinya.
Exchange Online Office 365 dapat
disinkronisasi dengan Microsoft Outlook
2013.
4.2 Saran
1.
2.
3.
Perlu dibahas pengexplorasian Microsoft
Office 365 dengan plan Midsize business
and Enterprise.
Perlu dilakukan pembahasan mengenai
fitur Microsoft Office 365 selain
Exchange Online, yaitu SharePoint
Online, Lync Online, dan aplikasi
Officenya.
Pembahasan
mengenai
sinkronisasi
Exchange Online Office 365 dan
Microsoft Outlook 2013 dilakukan lebih
mendetail lagi.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Murray, Katherine, “Microsoft Office
365”, Washington: Microsoft Press, 2011.
[2] Murray, Katherine, “First Look Microsoft
Office 2010”, Washington: Microsoft
Press, 2010.
[3] Miller, Michael, “Cloud Computing”,
Indiana: Que, 2009.
[4] Hurwitz Judith, Bloor Robin, and Kaufman
Marcia, “Cloud Computing for Dummies”,
Indiana: Wiley, 2010.
[5]
http://o365.or.id/office-365introduction.html, Februari, 2013.
[6]
http://technet.microsoft.com/enus/library/hh852466.aspx, Februari, 2013.
[7] http://o365.or.id/langkah-langkahmembuat-akun-administrator-pada-office365.html, Februari, 2013.
[8]http://id.wikipedia.org/wiki/Komputasi_aw
an, Mei, 2013.
[9] http://help.outlook.com/enUS/140/bb899488.aspx, Februari, 2013
[10]
http://help.outlook.com/enUS/140/ms.exch.owap.mailpremium.aspx,
Februari, 2013
Biodata Penulis
Ibnu Fauzan Al Aula
(21060110141038)
lahir di Tegal, 07
Januari
1993.
Menempuh
pendidikan di TK
Pertiwi Bumijawa,
SD Negeri 1 Bumijawa, SMP Negeri 1
Bumijawa, SMA Negeri 1 Slawi dan saat ini
melanjutkan di Jurusan Teknik Elektro
Universitas Diponegoro Konsentrasi Teknologi
Informasi.
Menyetujui,
Dosen Pembimbing
Enda Wista Sinuraya, ST, MT.
NIP. 198012112010121001
TEKNOLOGI MICROSOFT OFFICE 365
Oleh
: Ibnu Fauzan Al Aula (21060110141038)
Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Abstrak
Kesibukan para pebisnis atau pekerja kantor yang bekerja secara mobile terkadang menjadi
penghalang untuk bekerja menggunakan komputer dan memonitoring kerja rekan-rekan atau karyawan mereka.
Terlebih lagi, software Office dan software komunikasi merupakan alat utama mereka dalam bekerja. Sehingga
dibutuhkan suatu software yang dapat diakses di mana pun dengan mudah, dan penggunanya dapat
berkomunikasi dan berkolaborasi dengan rekan kerjanya.
Microsoft Office 365 merupakan software Office dari Microsoft yang dapat diakses secara online baik
dengan menggunakan komputer atau pun mobile device. Pada dasarnya Microsoft Office 365 sama seperti
Microsoft Office versi desktop, hanya saja terdapat tambahan fitur untuk berkomunikasi dan berkolaborasi
dengan pengguna Office 365 lain. Dengan adanya Microsoft Office 365 ini, maka pengguna tidak harus selalu
mengakses software tersebut dari komputer yang sama, akan tetapi pengguna dapat mengaksesnya dari
komputer mana pun lewat jaringan internet. Di dalam makalah ini, dibahas mengenai salah satu bagian dari
fasilitas Microsoft Office 365 yaitu Exchange Online yang berfungsi sebagai sarana komunikasi.
Aplikasi Office 365 ini khususnya Exchange Online, mempunyai fitur-fitur yang lengkap, mudah
digunakan, dan mudah mempelajarinya. Tampilan menunya sangat user friendly sehingga dapat memudahkan
dan mempercepat pekerjaan pengguna.
KataKunci : Microsoft Office 365, Exchange Online, Outlook, Email
I.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi cloud computing (komputasi
awan) kini semakin populer dan semakin
banyak digunakan. Komputasi awan sendiri
merupakan gabungan pemanfaatan teknologi
komputer dan pengembangan berbasis internet
(awan). Kelebihan dari komputasi awan ini
adalah kemudahan mengakses software atau
data yang disimpan di internet sehingga
pengguna tidak harus menggunakan satu
komputer yang sama untuk mengakses
software. Kini banyak perusahaan yang lebih
memilih aplikasi-aplikasi cloud dibandingkan
dengan aplikasi-aplikasi desktop karena dapat
menghemat
biaya
pengeluaran
untuk
optimalisasi hardware komputer.
Kesibukan yang dialami para pebisnis dan
pekerja kantor yang bekerja secara mobile
menjadi salah satu hambatan untuk bekerja
menggunakan komputer dan memonitoring
hasil pekerjaan rekan-rekan atau karyawan
mereka. Apalagi, software Office dan software
komunikasi merupakan alat mereka dalam
menjalankan pekerjaan. Maka dari itu perlu
digunakan suatu system yang dapat digunakan
di mana pun untuk menunjang pekerjaan
mereka.
Microsoft Office 365 merupakan software
Office dari Microsoft yang dapat diakses
secara online melalui internet. Pada dasarnya
Office 365 sama seperti Microsoft Office versi
desktop, dengan tambahan fitur untuk
komunikasi dan kolaborasi dengan pengguna
Office 365 yang lain, baik melalui komputer
atau pun mobile device. Software ini tergolong
baru, sehingga sangat sedikit buku-buku atau
referensi lain yang membahas tentang fiturfitur dan fasilitas-fasilitas yang ada di dalam
Microsoft
Office 365.
Untuk itulah
pembahasan tentang Microsoft Office 365
menjadi sangat penting untuk menunjang
pekerjaan para pebisnis atau profesi lain yang
bekerja di perkantoran, terutama untuk fasilitas
komunikasinya, yaitu Exchange Online.
1.2 Tujuan
Tujuan penulis melakukan Kerja Praktek
ini adalah :
1. Mengetahui fitur-fitur yang ada di
Microsoft Office 365.
2. Mengeksplorasi fasilitas yang ada di
Microsoft Office 365 terutama pada
bagian Exchange Online.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah yang diambil oleh
penulis pada penulisan makalah kerja praktek
ini adalah:
1. Hanya membahas Exchange Online dari
Microsoft Office 365.
2. Tidak membahas mengenai aplikasi Office
yang ada di dalamnya seperti Word, Excel,
PowerPoint, dan lain-lain.
3. Microsoft Office Outlook yang dibahas
hanya versi 2013.
4. Hanya membahas eksplorasi Office 365
menggunakan komputer desktop.
II. DASAR TEORI
2.1 Pengertian Microsoft Office 365
Microsoft Office 365 adalah sebuah
aplikasi office cloud dari Microsoft seperti
Microsoft Office versi desktop yang
memungkinkan
penggunannya
untuk
mengakses e-mail, dokumen, kontak, kalender
dan melakukan kolaborasi dimana saja dan
menggunakan berbagai perangkat (PC,
Laptop, Tablet atau Smart Phone) melalui
koneksi internet.
Microsoft Office 365 memiliki beberapa
fitur sebagai berikut:
1. Microsoft Office. Office 365 mempunyai
aplikasi office seperti Word, Excel,
Powerpoint, dan lain-lain serta dapat
digunakan untuk berkomunikasi dan
berkolaborasi dengan orang lain.
2. Website. Menghadirkan dan menopang
situs professional untuk bisnis pengguna.
3. Berbagi file dan Menangani Projek
Pengguna. Berbagi dokumen dan
berkolaborasi dengan kolega pengguna
secara online.
4. Mobilitas. Pengguna dapat mengakses
hampir
di
mana
saja
dengan
menggunakan hampir semua perangkat.
5. Email dan Kalender. Akses email dan
kalender pengguna dari komputer
pengguna, web, dan perangkat cerdas.
6. Office Web Apps. Menciptakan,
menyimpan, dan mengedit dokumen
Office secara online.
7. Instant Messaging, Kehadiran, dan
Koferensi. Berhubungan secara segera
dengan kolega-kolega. Set up dan
mengadakan pertemuan online.
8. Kemanan dan Kepercayaan. Microsoft
membantu menjaga data pribadi pengguna
secara aman.
Secara garis besar, Microsoft Office 365
memiliki layanan utama untuk menunjang
pekerjaan pengguna yaitu Exchange Online,
SharePoint Online, dan Lync Online. Namun
yang dibahas di makalah ini adalah Exchange
Online saja.
2.2 Exchange Online
Exchange Online mengelola email
kelas bisnis yang mudah dikelola. Selain
berfungsi sebagai email, Exchange Online juga
menyediakan kalender dan kontak pada
perangkat dan browser pengguna dengan
berlangganan per bulan untuk per pengguna,
tanpa perlu mengelola server. Exchange Online
tersedia sebagai perangkat yang berdiri sendiri
dan juga tersedia di Office 365.
Keuntungan-keuntungan
dari
pengunaan Exchange Online adalah sebagai
berikut:
Tetap terhubung di mana pun
pengguna bekerja. Akses email,
kalender, dan kontak pengguna dari
PC, tablet, telepon genggam, dan web
browser pengguna.
Fokus pada komunikasi. Mendapatkan
storage pada mailbox dengan kapasitas
lebih dari 25 GB per pengguna dan
kemampuan untuk mengirim berkas
hingga 25 MB.
Migrasi secara mudah. Mentransfer
sistem email yang telah ada dapat
dilakukan secara mudah menggunakan
peralatan migrasi.
Integrasi yang lengkap dengan
Outlook membantu pengguna dalam
menjaga produktivitas. Dan dengan
sinkronisasi mobile, pengguna dapat
mengakses dan memperbarui info
pengguna walaupun sedang bepergian.
Exchange dapat disambungkan ke
Outlook 2007, 2010, atau 2013 untuk
aktivitas offline yang cepat dan
berkualitas.
serta versi online dari Word, Excel,
Powerpoint dan OneNote.
2. Midsize business and enterprise
Gambar 2.1 Exchange online
Plan ini ditujukan bagi semua kalangan
bisnis, mulai skala kecil hingga enterprise
dengan adanya fitur-fitur professional
yang lengkap, seperti pengontrolan IT
tingkat lanjut; pengarsipan email tingkat
lanjut; integrasi dengan layanan Active
Directory; dan berlangganan ke versi
desktop dari paket aplikasi Office
Professional Plus.
Gambar 2.2 Outlook 2013
2.3 Investasi dengan Microsoft Office 365
Sebelum pengguna mendaftar di Office
365, alangkah lebih baik jika pengguna
mengetahui terlebih dahulu pilihan paket/plan
yang tersedia di Office 365. Setiap plan
memiliki fitur yang berbeda dan harga yang
berbeda pula. Office 365 juga menyediakan
versi trialnya, yaitu versi di mana pengguna
dapat menggunakan Office 365 dalam jangka
waktu tertentu tanpa harus membayar.
Ada dua pilihan plan yaitu Small
business dan Midsize business and
enterprise. Berikut adalah penjelasan singkat
tentang masing-masing plan:
1. Small business
Plan ini ditujukan untuk kalangan bisnis
dengan jumlah karyawan hingga 25
orang. Fitur-fitur yang tersedia untuk plan
ini diantaranya adalah proses setup yang
relatif mudah ; email, kalender, IM, video
conferencing dan kolaborasi dokumen ;
Gambar 2.31 Komparasi perencanaan di
Office 365
III. PEMBAHASAN
3.1 Registrasi Office 365
Agar pengguna dapat menikmati fasilitas
Office 365, maka pengguna harus melakukan
registrasi
terlebih
dahulu
ke
www.office365.co.id.
Setelah menekan tombol Save and
continue maka akan tampil halaman admin
Office 365 milik pengguna. Sekarang
pengguna sudah mempunyai akun di Office
365, serta dapat menikmati fasilitas-fasilitas
yang ada di dalamnya.
Gambar 3.1 Form registrasi Office
365
Pengguna harus mengisikan data alamat,
nama, email, user ID, password dan lain-lain
pada kotak-kotak yang tersedia di halaman
registrasi. Pada gambar di atas terlihat bahwa
terdapat kotak New domain name. Kotak ini
berisi nama domain dari situs dan email
pengguna pada Office 365.
Kemudian jika halaman registrasi ini
digulung ke bawah, maka akan ditemui seperti
pada gambar berikut:
Gambar 3.2 Validasi kontak poin
Kotak Mobile phone number diisi
dengan
nomor
handphone
pengguna.
Kemudian dari server Office 365 akan
mengirim SMS berisi kode verifikasi yang
harus diisi pada kotak Verification code.
Setelah menekan tombol I accept and
continue kemudian akan tampil sebuah
jendela seperti pada Gambar 3.3. Pada Gambar
3.3 tampak untuk pengamanan tambahan
pengguna disarankan memasukkan email lain
di luar email Office 365.
Gambar 3.4 Halaman Admin
3.2 Exchange Online
Exchange online merupakan bagian
aplikasi dari Office 365 yang berfungsi sebagai
sarana untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Di dalam Exchange online terdapat
pengelolaan E-mail, kalender, dan kontak
untuk mendukung komunikasi pengguna.
3.2.1 Email
Gambar di bawah merupakan tampilan
halaman email Office 365. Pada gambar
tersebut terdapat tiga kolom, kolom kiri
merupakan tempat folder-folder, kolom tengah
merupakan file-file yang terdapat di dalam
folder, dan kolom kanan merupakan isi dari
file yang diseleksi.
Gambar 3.5 Antarmuka Outlook Web App
(OWA)
Pembuatan pesan di email Office 365
sama seperti pembuatan pesan email pada
umumnya. Klik menu New->Message seperti
pada gambar 3.6 untuk membuat pesan.
Gambar 3.3 Email reminder
Gambar 3.6 Membuat pesan baru di OWA
Setelah itu tampil halaman seperti pada
gambar 3.7. Di sini, pengguna mengisikan
alamat email yang dituju, isi pesan, lampiran,
dan lain-lain.
Gambar 3.9 Automatic Replies
Setelah itu tampillah halaman seperti
gambar 3.10.
Gambar 3.72 Pembuatan email
Pengguna juga bisa membalas atau
meneruskan (forward) email dari inbox dengan
mengaktifkan file di folder inbox, kemudian
klik ikon
(balas) atau
(forward) yang
terdapat di kolom paling kanan halaman inbox.
Gambar 3.83 Membalas dan meneruskan
Terkadang
pengguna
perlu
juga
menggunakan fasilitas Automatic Replies.
Automatic Replies merupakan fasilitas yang
digunakan untuk membalas email secara
otomatis. Pengaturan Automatic Replies
dapat dilakukan dengan mengklik menu
Option yang terletak di sudut kanan atas
halaman email, lalu dipilih Set Automatic
Replies.
Gambar 3.10 Dialog penjawab otomatis
Pada gambar 3.10 terlihat ada dua pilihan
radio button, yaitu Don’t send automatic
replies dan Send automatic replies. Don’t
send automatic replies dipilih agar email
yang masuk tidak dijawab secara otomatis.
Sementara Send automatic replies dipilih
agar email yang masuk dijawab secara
otomatis. Kemudian di bawah pilihan Send
automatic replies terdapat pilihan Send
replies only during this time period:. Pilihan
ini digunakan untuk mengatur jangka waktu
pengaktifan pembalasan email secara otomatis,
dan pilihan ini hanya aktif jika Send
automatic replies telah dipilih. Pengaturan
jangka waktu pengaktifan pembalasan email
secara otomatis dilakukan dengan mengklik
pada Send replies only during this time
period: lalu dipilih tanggal/waktu mulai dan
akhirnya. Jika pada halaman ini digulung lagi
ke bawah maka tampillah seperti pada gambar
3.11. Pada gambar tersebut tampak sebuah
kotak untuk menuliskan pesan. Pesan yang
ditulis di kotak ini akan dikirimkan jika email
yang masuk ke inbox berasal dari pengirim di
luar organisasi pengguna.
Di bawah tulisan * When the message
arrives, and:, terdapat kotak bertuliskan
Select one. Kotak ini digunakan untuk
menyeleksi email yang masuk ke inbox
berdasarkan kategori yang dipilih seperti
pada Gambar 3.14.
Gambar 3.11 Jawaban otomatis
Email di Office 365 juga memiliki
fasilitas Inbox Rules, yaitu fasilitas yang
memungkinkan pengguna untuk mengatur aksi
pada email-email di folder inbox secara
otomatis. Pengaturan inbox dapat diakses
dengan mengklik menu Option lalu Create an
Inbox Rule seperti pada gambar 4.21.
Kemudian tampil halaman baru seperti pada
gambar 3.12. Dengan mengklik menu New
maka terlihat beberapa pilihan pengaturan.
Gambar 3.14 Pilihan Rule pada OWA
Kemudian pengguna bisa melakukan
pengaturan email yang mana dan keadaan
seperti apa yang dipilih untuk pengaturan
email masuk. Berikut adalah penjelasan
masing-masing kategori:
a. It was received from…
Gambar 3.12 Aturan pada OWA
Berikut adalah penjelasan beberapa
pengaturan tersebut:
1. Create a new
messages…
rule
for
arriving
Pilihan ini digunakan untuk membuat
aturan baru pada inbox yang tidak
terdapat di pilihan. Jika pilihan ini diakses
maka akan tampil jendela baru seperti
gambar di bawah.
Kategori ini menyeleksi email yang
telah dikirim dari suatu alamat
tertentu.
b. It was sent to…
Kategori ini menyeleksi email masuk
yang telah dikirim ke alamat email
tertentu.
c. It includes these words in the
subject…
Kategori ini menyeleksi email yang
di dalam subjectnya terdapat katakata tertentu.
d. It includes these words in the
subject or body…
Kategori ini sama seperti pada nomor
c hanya saja kata yang dicari tidak
hanya di dalam subject saja, tetapi di
dalam isi pesannya juga.
Gambar 3.13 Dialog Rule pada OWA
e. It includes these words in the
sender’s address…
b. Mark the message with category…
Aksi ini akan menandai pesan yang
terseleksi dengan tanda warna (Red
Category, Blue Category, Yellow
Category, dan lain-lain).
Kategori ini sama seperti pada
nomor c hanya saja kata yang dicari
berada di dalam alamat email
pengirim.
c. Redirect the message to…
f.
My name is in the To or Cc box
Kategori ini digunakan untuk
menyeleksi email di mana nama
pengguna ada di kotak To atau Cc.
Nama yang dimaksud adalah nama
pengguna pada akun Office 365.
Aksi ini akan meneruskan (forward)
email masuk yang terseleksi ke suatu
alamat email lain.
d. Delete the message
Aksi ini akan menghapus emailemail masuk yang terseleksi.
g. [Apply to all messages]
Kategori
ini
digunakan
jika
pengguna ingin menyeleksi semua
email yang masuk tanpa kecuali.
Setelah memilih kategori email yang
diseleksi, selanjutnya adalah memilih aksi
yang akan dilakukan saat email-email
tersebut masuk. Caranya adalah dengan
mengklik tanda panah yang terletak di
ujung kanan kotak bertuliskan Select one
yang ada di bawah Do the following:.
e. Send a text message to…
Aksi ini akan mengirimkan suatu
pesan teks SMS. Hal ini sayangnya
hanya berlaku pada provider-provider
tertentu.
2. Move messages from someone to a
folder…
Pilihan ini digunakan untuk langsung
mengatur pemindahan email (pesan) yang
dikirim oleh seseorang ke folder tertentu
3. Move messages with specific words in
the subject to a folder…
Gambar 3.15 Pilihan pengiriman otomatis
Terlihat ada beberapa pilihan aksi yang
akan
dilakukan.
Berikut
adalah
penjelasannya:
a. Move the message to folder…
Setelah memilih aksi ini, email-email
yang terseleksi akan dipindahkan ke
folder tertentu.
Pilihan ini digunakan untuk langsung
mengatur pemindahan pesan masuk yang
memiliki kata tertentu pada subjectnya ke
suatu folder.
4. Move message sent to a group to a
folder…
Pilihan ini digunakan untuk langsung
mengatur pemindahan pesan masuk yang
telah terkirim ke group tertentu.
3.2.2 Kalender
Selain menyediakan fasilitas email,
Exchange online pada Office 365 juga
menyediakan fasilitas kalender. Untuk masuk
ke halaman kalender dapat dilakukan dengan
mengklik
pada halaman email.
Di sini juga terdapat pembagian waktu
seperti pada Day View.
Week View
Pilihan ini akan menampilkan hari-hari
dalam satu Minggu (Minggu-Sabtu). Di
sini juga terdapat pembagian waktu
seperti pada Day View.
Gambar 3.16 Menu kalender pada Outlook
Kemudian akan tampak halaman kalender
seperti pada gambar 3.17.
Month View
Pilihan ini menampilkan kalender dalam
satu bulan.
Kalender dalam Office 365 menyediakan
fasilitas untuk membuat suatu pengingat
otomatis terhadap suatu agenda. Langkah
pertama adalah dengan mengklik tanda panah
di samping menu New. Kemudian memilih
Appointment. Maka tampil jendela baru
seperti Gambar 3.19 berikut.
Gambar 3.17 Tampilan kalender
Tampilan kalender dapat diubah-ubah
sesuai dengan keinginan pengguna dengan
mengaktifkan ikon yang ada di atas kolom
tengah.
Gambar 3.19 Tampilan pembuatan janji
Gambar 3.18 Tampilan antarmuka pada
kalender
Ada empat pilihan tampilan berbeda di
kalender pada Office 365. Berikut adalah
penjelasan keempat pilihan tersebut.
Day View
Pada pilihan ini, kalender ditampilkan
dalam bentuk satu hari saja. Tampilan
satu hari tersebut terdapat pembagian
waktu dari pukul 00.00 (12 AM) sampai
23.00 (11 PM).
Di situ terdapat kotak-kotak yang perlu
diisi. Pada kotak Subject:, diisi judul atau
nama dari janji/kegiatan pengguna. Pada kotak
Location:, diketikkan tempat di mana
janji/kegiatan tersebut berlangsung. Start
time: merupakan tanggal dan jam kegiatan
dimulai. Sedangkan End time: merupakan
tanggal dan jam kegiatan berakhir. Kemudian
di bawahnya lagi terdapat Remainder:. Pada
kotak cek Remainder: diberi tanda cek jika
pengguna ingin ada peringatan sebelum
janji/kegiatan dimulai.
3.2.3 Kontak
Untuk
Work Week View
Pilihan ini akan menampilkan hari-hari
kerja (senin-jumat) dalam satu minggu.
masuk
ke
halaman
kontak
dilakukan dengan mengklik
yang
terletak di kolom kiri di bawah Calendar.
Penambahan/pembuatan kontak dilakukan
dengan mengklik tanda panah di menu New
kemudian dipilih Contact. Maka tampillah
jendela seperti pada gambar 3.20. Di jendela
pengisian kontak ini terdapat tiga bagian
informasi kontak, yaitu Profile, Contact, dan
Address.
3.2.4 Tugas Pribadi (Tasks)
Di dalam Exchange online Office 365
terdapat fasilitas pengelolaan tugas pribadi
(task). Dengan adanya fasilitas ini maka
pengguna dapat mengatur jadwal/kegiatan
pribadinya melalui Office 365. Untuk
mengakses Tasks maka diklik
yang
ada di kolom kiri halaman outlook.
Gambar 3.23 Tampilan Tasks pada Outlook
Gambar 3.20 Dialog pembuatan kontak
baru
Setelah disave maka di halaman kontak
akan ada kontak-kontak yang telah disimpan
seperti gambar di bawah.
Untuk membuat task baru maka diakses
menu New lalu dipilih Task. Kemudian tampil
jendela seperti pada gambar 3.24. Pengguna
tinggal mengisi data-data yang diperlukan pada
kotak yang tersedia. Setelah selesai maka
diklik tombol Save and Close untuk
menyimpannya.
Gambar 3.21 Daftar kontak
Pengguna juga dapat membuat grup
kontak dengan mengklik tanda panah pada
menu New kemudian pilih Group.
Gambar 3.24 Pembuatan Tasks baru
Maka pada halaman Tasks sudah ada
tugas baru seperti pada gambar di bawah.
Gambar 3.25 Pembuatan daftar tugas
3.2.5 Sinkronisasi dengan Outlook 2013
Gambar 3.22 Pembuatan Grup pada
Outlook
Selain dapat diakses langsung di Office
365, email di Office 365 juga dapat diakses
melalui Microsoft Office Outlook 2013. Untuk
menghubungkan Microsoft Office 365 dengan
Sekarang fasilitas email Office 365 dapat
dinikmati melalui Outlook 2013.
Office Outlook 2013, maka harus ditambahkan
akun
baru
pada
Outlook
dengan
cara
membuka aplikasi Outlook, kemudian pada
tab File klik tombol Add Account.
Gambar 3.28 Sinkronisasi Office 365
dengan Outlook
IV. PENUTUP
Gambar 3.26 Penambahan akun di Outlook
Setelah itu muncul jendela seperti di
bawah.
Gambar 3.27 Dialog penambahan akun
Outlook
Kotak Your Name: diisi dengan nama
pengguna. E-mail Address: diisi dengan
email Office 365 pengguna (username Office
365). Kemudian pada kotak Password: diisi
dengan password akun Office 365 pengguna.
Password pengguna diketikkan lagi pada kotak
Retype Password:. Lalu klik tombol Next.
Setelah konfigurasi selesai, klik Finish.
4.1 Kesimpulan
1. Microsoft Office 365 merupakan aplikasi
cloud office dari Microsoft dengan
tambahan fasilitas komunikasi dan
kolaborasi.
2. Microsoft Office 365 memiliki dua plan
yaitu, Small Business yang ditujukan
untuk kalangan bisnis dengan jumlah
personal 25 orang, dan Midsize Business
and Enterprise yang ditujukan untuk
kalangan bisnis kecil sampai enterprise.
3. Microsoft Office 365 memiliki fasilitas
untuk berkomunikasi yang disebut
Exchange Online.
4. Exchange Online Office 365 memiliki
fitur-fitur
yang
lengkap,
mudah
digunakan, dan mudah dipelajari.
5. Di dalam Exchange Online terdapat fiturfitur pengaturan email, kalender, kontak,
dan tugas pribadi (Tasks).
6. Email di Office 365 memiliki fitur
Automatic Replies yang dapat membalas
email yang masuk secara otomatis dengan
pengaturan tertentu.
7. Email di Office 365 memiliki fitur Inbox
Rules yang digunakan untuk melakukan
sesuatu terhadap email yang masuk
dengan pengaturan tertentu.
8. Kalender di Exchange Office 365
memiliki fasilitas Appointment yang
menyediakan peringatan otomatis tentang
jadwal janji pengguna.
9. Kalender di Exchange Office 365
memiliki fasilitas Meeting Request yang
berfungsi sama seperti Appointment,
tetapi juga mengundang orang lain
melalui email.
10. Pembuatan kontak dan grup kontak
memudahkan
pengguna
dalam
pengelolaan email.
11. Pengaturan Tasks Exchange Online
Office 365 dapat memudahkan pengguna
dalam pengelolaan jadwal pribadinya.
Exchange Online Office 365 dapat
disinkronisasi dengan Microsoft Outlook
2013.
4.2 Saran
1.
2.
3.
Perlu dibahas pengexplorasian Microsoft
Office 365 dengan plan Midsize business
and Enterprise.
Perlu dilakukan pembahasan mengenai
fitur Microsoft Office 365 selain
Exchange Online, yaitu SharePoint
Online, Lync Online, dan aplikasi
Officenya.
Pembahasan
mengenai
sinkronisasi
Exchange Online Office 365 dan
Microsoft Outlook 2013 dilakukan lebih
mendetail lagi.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Murray, Katherine, “Microsoft Office
365”, Washington: Microsoft Press, 2011.
[2] Murray, Katherine, “First Look Microsoft
Office 2010”, Washington: Microsoft
Press, 2010.
[3] Miller, Michael, “Cloud Computing”,
Indiana: Que, 2009.
[4] Hurwitz Judith, Bloor Robin, and Kaufman
Marcia, “Cloud Computing for Dummies”,
Indiana: Wiley, 2010.
[5]
http://o365.or.id/office-365introduction.html, Februari, 2013.
[6]
http://technet.microsoft.com/enus/library/hh852466.aspx, Februari, 2013.
[7] http://o365.or.id/langkah-langkahmembuat-akun-administrator-pada-office365.html, Februari, 2013.
[8]http://id.wikipedia.org/wiki/Komputasi_aw
an, Mei, 2013.
[9] http://help.outlook.com/enUS/140/bb899488.aspx, Februari, 2013
[10]
http://help.outlook.com/enUS/140/ms.exch.owap.mailpremium.aspx,
Februari, 2013
Biodata Penulis
Ibnu Fauzan Al Aula
(21060110141038)
lahir di Tegal, 07
Januari
1993.
Menempuh
pendidikan di TK
Pertiwi Bumijawa,
SD Negeri 1 Bumijawa, SMP Negeri 1
Bumijawa, SMA Negeri 1 Slawi dan saat ini
melanjutkan di Jurusan Teknik Elektro
Universitas Diponegoro Konsentrasi Teknologi
Informasi.
Menyetujui,
Dosen Pembimbing
Enda Wista Sinuraya, ST, MT.
NIP. 198012112010121001