UN10F14 11 11 HK0102a 101 SOP Dosen PA
Standard Operating Procedure
PENASIHAT AKADEMIK (PA)
PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI
FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2016
0
LEMBAR IDENTIFIKASI
Nama Dokumen
Kode Dokumen
Revisi
Tanggal
Diajukan oleh
:
:
:
:
:
Penasihat Akademik (PA)
UN10/F14/11/11/HK.01.02.a/101
1
1 Oktober 2017
Kasubbag Akademik dan
Kemahasiswaan
Dikendalikan oleh
:
Bambang Triwahyu Utomo, SH.
Ketua Jurusan Kedokteran Gigi
Disetujui oleh
:
Dr. Nur Permatasari, drg., MS
Dekan
R. Setyohadi, drg., MS
1
DAFTAR ISI
halaman
LEMBAR IDENTIFIKASI
1
DAFTAR ISI
2
A. Tujuan
3
B. Ruang Lingkup
3
C. Pihak Terkait
3
D. Referensi / Dokumen terkait
3
E. Definisi
3
F. Tugas Dosen PA
4
G. Urutan Prosedur
6
H. Bagan Alir
8
2
Standard Operating Procedure
PENASIHAT AKADEMIK (PA)
Tujuan :
1. Menjamin berjalannya bimbingan akademik kepada
mahasiswa berupa pemberian penjelasan, petunjuk, nasihat
dan arahan dalam kegiatan akademik agar studi berjalan baik
dan lancar.
2. Memberikan pelayanan dan kemudahan kepada mahasiswa
dalam menentukan Rencana Studi melalui Pengisian KRS
(Kartu Rencana studi).
Ruang Lingkup :
Lingkup prosedur dosen penasehat akademik dimulai dari
pendataan mahasiswa baru sampai dengan penunjukan Dosen
Penasihat Akademik.
Pihak Terkait :
1. Mahasiswa
2. Dosen PA
3. Wakil Dekan I
4. Dekan
5. Kasubbag Akademik
6. Bagian Administrasi Akademik
Referensi / Dokumen Terkait :
1. Buku Pedoman Akademik Universitas Brawijaya
2. Buku Pedoman Akademik FKG UB
3. Surat Tugas sebagai Dosen Penasihat Akademik yang
disahkan oleh Dekan
Definisi :
1. Mahasiswa adalah peserta didik yang masih terdaftar dan
aktif mengikuti proses pendidikan di FKG UB.
2. PA (Penasihat Akademik) adalah staf edukatif (dosen) yang
ditugaskan untuk memberikan nasihat akademik kepada
mahasiswa agar mampu secara maksimal dan efektif
3
3.
4.
5.
6.
7.
mengikuti pembelajaran pada setiap blok semester sehingga
dapat berjalan dan selesai dengan baik dan lancar.
Bimbingan Akademik meliputi : pengisian Kartu Rencana
Studi (KRS), kegiatan pembelajaran (kesulitan belajar,
adaptasi dan ekstrakurikuler).
KRS adalah lembar isian yang harus ditandatangani Dosen
Penasihat Akademik dan mahasiswa setiap awal semeser
untuk mengetahui mata ajar yang akan diambil pada
semester tersebut.
KHS (Kartu Hasil Studi) adalah lember yang berisi hasil
studi mahasiswa dalam satu semester.
Kartu Tanda Registrasi Mahasiswa adalah borang yang
yang digunakan sebagai tanda bukti bahwa mahasiswa telah
melakukan pendaftaran ulang untuk semester berikutnya,
yang berisi biodata (Nama, NIM, Alamat di Malang, Telp/HP,
Email, Tahun Masuk) dan ditandatangani oleh Dosen PA.
Buku Kendali Penasihat Akademik adalah buku untuk
mahasiswa pada tahap akademik yang berisi :
1) Biodata : mahasiswa, orang tua mahasiswa, dosen
penasihat akademik,
2) Perkembangan SKS dan IPK per semester,
3) Perkembangan rotasi klinik,
4) Lembar konsultasi mahasiswa,
yang diisi oleh mahasiswa pada awal semester untuk
menghadap dan ditandatangani oleh Dosen PA, kemudian
diserahkan ke bagian administrasi akademik.
Tugas Dosen PA :
TUGAS UMUM :
1. Mengusahakan agar setiap mahasiswa yang berada
dibawah tanggung jawabnya memperoleh pengaruh yang
tepat dalam menyusun program dan beban belajarnya,
dan dalam memilih mata kuliah yang akan ditempuhnya.
2. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk
membicarakan masalah-masalah yang dialaminya
khusunya masalah akademik atau masalah non akademik
yang berhubungan dengan masalah akademik.
4
3. Membantu mahasiswa agar dapat mengembangkan sikap
dan kebiasaan belajar yang baik secara individu ataupun
kelompok.
TUGAS KHUSUS :
1. Membantu Dekan menginformasikan peraturan-peraturan,
baik dari pemerintah maupun dari Universitas Brawijaya.
2. Memberi bantuan/pengarahan kepada mahasiswa
tentang:
a. Cara menyusun program belajar
b. Pengisian KRS
c. Banyaknya SKS yang diambil
3. Memeriksa dan menandatangani KRS
4. Memonitor beban SKS dan nilai yang dicapai mahasiswa.
5. Menginformasikan beban studi yang akan dicapai untuk
dapat menyelesaikan masa studinya.
6. Mengetahui
perkembangan
Indeks
Prestasi
Semester/Indeks Prestasi Kumulatif mahasiswa yang
dibimbingnya.
7. Melakukan monitoring terhadap kemajuan belajar
mahasiswa.
8. Menjawab pertanyaan dari mahasiswa mengenai hal-hal
yang berkaitan dengan akademik.
9. Menyampaikan masalah/permasalahan atau keluhan dari
mahasiswa (masalah akademik) kepada yang berwenang.
10. Memberi arahan tentang cara belajar yang efektif agar
sukses dalam setiap mata kuliah yang diikuti.
11. Membantu mahasiswa dalam kesulitan belajar dan cara
mengatasinya.
12. Membantu kelancaran studi mahasiswa yang menjadi
tanggung jawabnya hingga selesai.
13. Membantu mahasiswa agar dapat mengembangkan sikap
dan budaya akademik yang baik.
14. Mengadakan pertemuan/konsultasi dengan mahasiswa 4x
dalam setiap semester untuk membicarakan masalahmasalah yang dihadapi mahasiswa terutama masalah
akademik atau masalah non akademik yang berhubungan
langsung dengan masalah akademik.
5
15. Memberikan rekomendasi kepada pihak yang lebih
berwenang mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi
oleh mahasiswa baik yang berhubungan dengan masalah
akademik ataupun non akademik.
KEWAJIBAN DAN HAK :
1. Kewajiban administrasi dosen PA adalah mengisi dan
memantau kelengkapan berikut :
a. Bio data/Kartu Pribadi
b. Kartu Rencana Studi (KRS)
c. Kartu Keberhasialn Studi (KHS)
d. Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS)
e. Kartu Rekomendasi
f. Kartu Konsultasi
g. Daftar Hadir Tatap Muka Konsultasi
h. Daftar Anggota Kelompok Mahasiswa Yang Dibimbing
i. Laporan Perkembangan IP/IPK
2. Mendapatkan Insentif yang ditetapkan dengan SK Dekan.
LAIN-LAIN :
1. Sosialisasi kebijakan rektorat, fakultas dan lain-lain harus
sampai ke dosen PA.
2. PA maksimal membina 20 orang mahasiswa/semester.
3. Tugas dosen PA dimulai dari mahasiswa terdaftar sebagai
peserta didik di FKG UB sampai lulus sarjana, kemudian
melanjutkan pendidikan profesi dokter gigi.
Urutan Prosedur :
1. Fakultas Kedokteran Gigi mengajukan usulan nama-nama
Dosen PA, setelah menerima daftar mahasiswa baru
berdasar atas beban staf edukatif.
2. Fakultas mengesahkan nama-nama Dosen PA dalam bentuk
Surat Tugas Dekan dan diperbaharui setiap Tahun Ajaran.
3. Fakultas memberitahukan secara tertulis kepada Dosen PA
tentang jumlah mahasiswa, nama dan NIM mahasiswa yang
akan menjadi bimbingannya.
4. Fakultas memberitahukan nama Dosen PA secara tertulis
kepada mahasiswa yang telah disahkan oleh Wakil Dekan II
berdasarkan Surat Tugas.
6
5. Pengisian KTRM (Kartu Tanda Registrasi Mahasiswa) dan
BKPA (Buku Kendali Penasihat Akademik).
6. Pada setiap awal semester mahasiswa melakukan konsultasi
dan penandatanganan KRS yang tidak bisa diwakilkan, baik
dosen PA maupun mahasiswa.
7. Mahsiswa membawa KRS dan KHS untuk diserahkan kepada
Dosen PA.
8. Dosen PA melakukan pengesahan dengan menandatangani
KRS sebanyak 3 lembar (masing-masing untuk : prodi, dosen
PA, mahasiswa)
9. Dosen PA harus mengarsipkan KRS sebanyak 1 lembar dan
KHS lembar warna hijau.
10. Setelah
melakukan
konsultasi,
mahasiswa
harus
menyerahkan KRS yang telah ditandatangani lengkap ke
Bagian Administrasi Akademik.
Catatan Khusus :
Untuk mahasiswa yang mengikuti SP (Semester Perbaikan) dan
UK (Ujian Khusus) harus mendapatkan pengesahan dari Dosen
PA, sebelum pelaksanaan SP dan UK dimulai.
7
BAGAN ALIR
MULAI
FKG UB
USULAN NAMA DOSEN PA
KE FAKULTAS
WaDek II
FAKULTAS
PENGESAHAN NAMA DOSEN
PA BESERTA NAMA-NAMA
MAHASISWA PA
FKG UB
PENGUMUMAN NAMA DOSEN
PA BESERTA NAMA-NAMA
MAHASISWA PA
SURAT
TUGAS
BAG. ADMIN
DOSEN PA dan MAHASISWA
PENGISIAN KTRM
DAN BUKU KENDALI PA
KTRM
& BKPA
DOSEN PA dan MAHASISWA
KONSULTASI & TANDA TANGAN
KRS DI AWAL SEMESTER (TIDAK
BOLEH DIWAKILKAN)
KRS &
KHS
MAHASISWA
PENYERAHAN KRS & KHS
KE DOSEN PA
DOSEN PA
PENGARSIPAN KRS & KHS
MAHASISWA PA
MAHASISWA
PENYERAHAN KRS
KE BAGIAN AKADEMIK
SELESAI
8
BAGAN ALIR (KHUSUS SP & UK)
MULAI
BAG. ADMIN
MAHASISWA
MAHASISWA
PEMBAYARAN SP / UK KE
BAGIAN ADMININSTRASI
FKG UB
PENGISIAN BORANG SP
/ UK YANG DIIKUTI
DOSEN PA dan MAHASISWA
PENGESAHAN
BORANG SP / UK
(WAJIB TANDA TANGAN DAN
TIDAK BOLEH DIWAKILKAN)
MAHASISWA
PENYERAHAN ARSIP BORANG
SP / UK KE DOSEN PA
KE DOSEN PA
DOSEN PA
MAHASISWA
PENGARSIPAN BORANG SP /
UK MAHASISWA PA
PENYERAHAN
BORANG SP / UK
KE BAGIAN AKADEMIK
SELESAI
9
BORANG
SP / UK
PENASIHAT AKADEMIK (PA)
PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI
FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2016
0
LEMBAR IDENTIFIKASI
Nama Dokumen
Kode Dokumen
Revisi
Tanggal
Diajukan oleh
:
:
:
:
:
Penasihat Akademik (PA)
UN10/F14/11/11/HK.01.02.a/101
1
1 Oktober 2017
Kasubbag Akademik dan
Kemahasiswaan
Dikendalikan oleh
:
Bambang Triwahyu Utomo, SH.
Ketua Jurusan Kedokteran Gigi
Disetujui oleh
:
Dr. Nur Permatasari, drg., MS
Dekan
R. Setyohadi, drg., MS
1
DAFTAR ISI
halaman
LEMBAR IDENTIFIKASI
1
DAFTAR ISI
2
A. Tujuan
3
B. Ruang Lingkup
3
C. Pihak Terkait
3
D. Referensi / Dokumen terkait
3
E. Definisi
3
F. Tugas Dosen PA
4
G. Urutan Prosedur
6
H. Bagan Alir
8
2
Standard Operating Procedure
PENASIHAT AKADEMIK (PA)
Tujuan :
1. Menjamin berjalannya bimbingan akademik kepada
mahasiswa berupa pemberian penjelasan, petunjuk, nasihat
dan arahan dalam kegiatan akademik agar studi berjalan baik
dan lancar.
2. Memberikan pelayanan dan kemudahan kepada mahasiswa
dalam menentukan Rencana Studi melalui Pengisian KRS
(Kartu Rencana studi).
Ruang Lingkup :
Lingkup prosedur dosen penasehat akademik dimulai dari
pendataan mahasiswa baru sampai dengan penunjukan Dosen
Penasihat Akademik.
Pihak Terkait :
1. Mahasiswa
2. Dosen PA
3. Wakil Dekan I
4. Dekan
5. Kasubbag Akademik
6. Bagian Administrasi Akademik
Referensi / Dokumen Terkait :
1. Buku Pedoman Akademik Universitas Brawijaya
2. Buku Pedoman Akademik FKG UB
3. Surat Tugas sebagai Dosen Penasihat Akademik yang
disahkan oleh Dekan
Definisi :
1. Mahasiswa adalah peserta didik yang masih terdaftar dan
aktif mengikuti proses pendidikan di FKG UB.
2. PA (Penasihat Akademik) adalah staf edukatif (dosen) yang
ditugaskan untuk memberikan nasihat akademik kepada
mahasiswa agar mampu secara maksimal dan efektif
3
3.
4.
5.
6.
7.
mengikuti pembelajaran pada setiap blok semester sehingga
dapat berjalan dan selesai dengan baik dan lancar.
Bimbingan Akademik meliputi : pengisian Kartu Rencana
Studi (KRS), kegiatan pembelajaran (kesulitan belajar,
adaptasi dan ekstrakurikuler).
KRS adalah lembar isian yang harus ditandatangani Dosen
Penasihat Akademik dan mahasiswa setiap awal semeser
untuk mengetahui mata ajar yang akan diambil pada
semester tersebut.
KHS (Kartu Hasil Studi) adalah lember yang berisi hasil
studi mahasiswa dalam satu semester.
Kartu Tanda Registrasi Mahasiswa adalah borang yang
yang digunakan sebagai tanda bukti bahwa mahasiswa telah
melakukan pendaftaran ulang untuk semester berikutnya,
yang berisi biodata (Nama, NIM, Alamat di Malang, Telp/HP,
Email, Tahun Masuk) dan ditandatangani oleh Dosen PA.
Buku Kendali Penasihat Akademik adalah buku untuk
mahasiswa pada tahap akademik yang berisi :
1) Biodata : mahasiswa, orang tua mahasiswa, dosen
penasihat akademik,
2) Perkembangan SKS dan IPK per semester,
3) Perkembangan rotasi klinik,
4) Lembar konsultasi mahasiswa,
yang diisi oleh mahasiswa pada awal semester untuk
menghadap dan ditandatangani oleh Dosen PA, kemudian
diserahkan ke bagian administrasi akademik.
Tugas Dosen PA :
TUGAS UMUM :
1. Mengusahakan agar setiap mahasiswa yang berada
dibawah tanggung jawabnya memperoleh pengaruh yang
tepat dalam menyusun program dan beban belajarnya,
dan dalam memilih mata kuliah yang akan ditempuhnya.
2. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk
membicarakan masalah-masalah yang dialaminya
khusunya masalah akademik atau masalah non akademik
yang berhubungan dengan masalah akademik.
4
3. Membantu mahasiswa agar dapat mengembangkan sikap
dan kebiasaan belajar yang baik secara individu ataupun
kelompok.
TUGAS KHUSUS :
1. Membantu Dekan menginformasikan peraturan-peraturan,
baik dari pemerintah maupun dari Universitas Brawijaya.
2. Memberi bantuan/pengarahan kepada mahasiswa
tentang:
a. Cara menyusun program belajar
b. Pengisian KRS
c. Banyaknya SKS yang diambil
3. Memeriksa dan menandatangani KRS
4. Memonitor beban SKS dan nilai yang dicapai mahasiswa.
5. Menginformasikan beban studi yang akan dicapai untuk
dapat menyelesaikan masa studinya.
6. Mengetahui
perkembangan
Indeks
Prestasi
Semester/Indeks Prestasi Kumulatif mahasiswa yang
dibimbingnya.
7. Melakukan monitoring terhadap kemajuan belajar
mahasiswa.
8. Menjawab pertanyaan dari mahasiswa mengenai hal-hal
yang berkaitan dengan akademik.
9. Menyampaikan masalah/permasalahan atau keluhan dari
mahasiswa (masalah akademik) kepada yang berwenang.
10. Memberi arahan tentang cara belajar yang efektif agar
sukses dalam setiap mata kuliah yang diikuti.
11. Membantu mahasiswa dalam kesulitan belajar dan cara
mengatasinya.
12. Membantu kelancaran studi mahasiswa yang menjadi
tanggung jawabnya hingga selesai.
13. Membantu mahasiswa agar dapat mengembangkan sikap
dan budaya akademik yang baik.
14. Mengadakan pertemuan/konsultasi dengan mahasiswa 4x
dalam setiap semester untuk membicarakan masalahmasalah yang dihadapi mahasiswa terutama masalah
akademik atau masalah non akademik yang berhubungan
langsung dengan masalah akademik.
5
15. Memberikan rekomendasi kepada pihak yang lebih
berwenang mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi
oleh mahasiswa baik yang berhubungan dengan masalah
akademik ataupun non akademik.
KEWAJIBAN DAN HAK :
1. Kewajiban administrasi dosen PA adalah mengisi dan
memantau kelengkapan berikut :
a. Bio data/Kartu Pribadi
b. Kartu Rencana Studi (KRS)
c. Kartu Keberhasialn Studi (KHS)
d. Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS)
e. Kartu Rekomendasi
f. Kartu Konsultasi
g. Daftar Hadir Tatap Muka Konsultasi
h. Daftar Anggota Kelompok Mahasiswa Yang Dibimbing
i. Laporan Perkembangan IP/IPK
2. Mendapatkan Insentif yang ditetapkan dengan SK Dekan.
LAIN-LAIN :
1. Sosialisasi kebijakan rektorat, fakultas dan lain-lain harus
sampai ke dosen PA.
2. PA maksimal membina 20 orang mahasiswa/semester.
3. Tugas dosen PA dimulai dari mahasiswa terdaftar sebagai
peserta didik di FKG UB sampai lulus sarjana, kemudian
melanjutkan pendidikan profesi dokter gigi.
Urutan Prosedur :
1. Fakultas Kedokteran Gigi mengajukan usulan nama-nama
Dosen PA, setelah menerima daftar mahasiswa baru
berdasar atas beban staf edukatif.
2. Fakultas mengesahkan nama-nama Dosen PA dalam bentuk
Surat Tugas Dekan dan diperbaharui setiap Tahun Ajaran.
3. Fakultas memberitahukan secara tertulis kepada Dosen PA
tentang jumlah mahasiswa, nama dan NIM mahasiswa yang
akan menjadi bimbingannya.
4. Fakultas memberitahukan nama Dosen PA secara tertulis
kepada mahasiswa yang telah disahkan oleh Wakil Dekan II
berdasarkan Surat Tugas.
6
5. Pengisian KTRM (Kartu Tanda Registrasi Mahasiswa) dan
BKPA (Buku Kendali Penasihat Akademik).
6. Pada setiap awal semester mahasiswa melakukan konsultasi
dan penandatanganan KRS yang tidak bisa diwakilkan, baik
dosen PA maupun mahasiswa.
7. Mahsiswa membawa KRS dan KHS untuk diserahkan kepada
Dosen PA.
8. Dosen PA melakukan pengesahan dengan menandatangani
KRS sebanyak 3 lembar (masing-masing untuk : prodi, dosen
PA, mahasiswa)
9. Dosen PA harus mengarsipkan KRS sebanyak 1 lembar dan
KHS lembar warna hijau.
10. Setelah
melakukan
konsultasi,
mahasiswa
harus
menyerahkan KRS yang telah ditandatangani lengkap ke
Bagian Administrasi Akademik.
Catatan Khusus :
Untuk mahasiswa yang mengikuti SP (Semester Perbaikan) dan
UK (Ujian Khusus) harus mendapatkan pengesahan dari Dosen
PA, sebelum pelaksanaan SP dan UK dimulai.
7
BAGAN ALIR
MULAI
FKG UB
USULAN NAMA DOSEN PA
KE FAKULTAS
WaDek II
FAKULTAS
PENGESAHAN NAMA DOSEN
PA BESERTA NAMA-NAMA
MAHASISWA PA
FKG UB
PENGUMUMAN NAMA DOSEN
PA BESERTA NAMA-NAMA
MAHASISWA PA
SURAT
TUGAS
BAG. ADMIN
DOSEN PA dan MAHASISWA
PENGISIAN KTRM
DAN BUKU KENDALI PA
KTRM
& BKPA
DOSEN PA dan MAHASISWA
KONSULTASI & TANDA TANGAN
KRS DI AWAL SEMESTER (TIDAK
BOLEH DIWAKILKAN)
KRS &
KHS
MAHASISWA
PENYERAHAN KRS & KHS
KE DOSEN PA
DOSEN PA
PENGARSIPAN KRS & KHS
MAHASISWA PA
MAHASISWA
PENYERAHAN KRS
KE BAGIAN AKADEMIK
SELESAI
8
BAGAN ALIR (KHUSUS SP & UK)
MULAI
BAG. ADMIN
MAHASISWA
MAHASISWA
PEMBAYARAN SP / UK KE
BAGIAN ADMININSTRASI
FKG UB
PENGISIAN BORANG SP
/ UK YANG DIIKUTI
DOSEN PA dan MAHASISWA
PENGESAHAN
BORANG SP / UK
(WAJIB TANDA TANGAN DAN
TIDAK BOLEH DIWAKILKAN)
MAHASISWA
PENYERAHAN ARSIP BORANG
SP / UK KE DOSEN PA
KE DOSEN PA
DOSEN PA
MAHASISWA
PENGARSIPAN BORANG SP /
UK MAHASISWA PA
PENYERAHAN
BORANG SP / UK
KE BAGIAN AKADEMIK
SELESAI
9
BORANG
SP / UK