Step 1: Defining the Project Scope

Menentukan Project

  Project Management Muhammad Rusman 2008

  M anaj e m e n Pro ye k ₂ Step 1: Menentukan Cakupan Proyek Step 2: Menentukan Prioritas Proyek Step 3: Membuat WBS (Work Breakdown

  Structure) Step 4: Mengintegrasikan WBS dengan Step 4: Mengintegrasikan WBS dengan organisasi Step 5: Pengkodean WBS untuk sistem Infomasi

  Step 1: Defining the Project Scope

• Project Scope (Cakupan Proyek)

  » Langkah untuk mengembangkan rencana proyek ^{M anaj e m e n Pro ye k 3} g g g p y dengan tujuan untuk menentukan dengan jelas hasil atau rencana proyek baik produk atau jasa yang persiapkan untuk client atau pelanggan dan disampaikan secara spesifik, nyata dan terukur.

• Purpose of the Scope Statement

  » Mendefinisikan dengan jelas produk apa yang akan sampai pada end user sampai pada end user. » Membuat lebih fokus pada tujuan sebuah proyek » Dapat digunakan sebagai alat ukur untuk merencanakan dan menentukan kesuksesan sebuah proyek oleh pemilik proyek (project owner)

  Project Scope Checklist

  1. Project objective (Tujuan Proyek)

  2. Deliverables - output yang diharapkan dari umur ^{M anaj e m e n Pro ye k 4}

  2. Deliverables output yang diharapkan dari umur proyek

  3. Milestones – suatu peristiwa penting dalam sebuah proyek yang terjadi pada satu titik waktu

  4. Technical requirements – persyaratan teknis

  5. Limits and exclusions – Batasan (bisa outsoucing) dan pengecualian (apa yang tidak masuk dalam dan pengecualian (apa yang tidak masuk dalam kontrak)

  6. Reviews with customer – tinjauan ulang pelanggan berisi persetujuan dan kesepakatan atas pelaksanaan proyek.

  » Constrain: Batasan kriteria dengan menentukan parameter awal dimana proyek harus memenuhi waktu penyelesaian, tujuan dan spesifikasi dari proyek tujuan, dan spesifikasi dari proyek » Enhance: menentukan kriteria yang dapat dioptimalkan berkaitan dengan waktu dan biaya. » Accept: kriteria mana yang dapat ditoleransi artinya tidak perlu memenuhi kriteria awal.

  Step 2: Membangun Prioritas Proyek

• Kualitas dan sukses sebuah proyek umumnya ditentukan jika sebuah memenuhi atau melebihi harapan pelanggan dan atau top manajemen dalam hal : ^{M anaj e m e n Pro ye k}
⁵ dan atau top manajemen dalam hal : » Biaya (Anggaran) » Waktu (Jadwal) » Ki
• Mengatur prioritas proyek

  Keterkaitan Manajemen Proyek ^{M anaj e m e n Pro ye k 6}

  M anaj e m e n Pro ye k ₇ Matriks Prioritas Proyek M anaj e m e n Pro ye k ₈ Step 3: Membuat Work Breakdown Structure (WBS)

• Dalam manajemen proyek agar kita dapat melakukan schedulling diperlukan listing g p g aktivitas yang akan dilakukan.
• Listing aktifitas tersebut diperoleh dari work breakdown atau penjabaran yang dapat disusun berdasarkan hirarki sebagai berikut:

  » Program (Level-0) » Project : Project 1, Project 2, dst (Level 1) » Project : Project-1, Project-2, dst (Level 1) » Task 1.1 Task 1.2 dst (Level 2) » Subtask 1.1.1 Subtask 1.1.2 dst (Level 3) » Work Package 1.1.1.1, Work Package 1.1.1.2 dst

  (Level 4)

  M anaj e m e n Pro ye k ₉ Work Breakdown Structure (WBS)

• Sebuah proyek yang komplek agar mudah dikendalikan harus diuraikan dalam bentuk dikendalikan harus diuraikan dalam bentuk komponen-komponen individual dalam struktur hirarki, yang dikenal dengan Work Breakdown Structure (WBS).
• Pada dasarnya WBS merupakan suatu y p daftar yang bersifat top down dan secara hirarkis menerangkan komponen-komponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan dengannya.

  M anaj e m e n Pro ye k ₁₀ Struktur WBS

• Struktur dalam WBS mendefinisikan tugas- tugas yang dapat diselesaikan secara terpisah g y g p p dari tugas-tugas lain, memudahkan alokasi sumber daya, penyerahan tanggung jawab, pengukuran dan pengendalian proyek.
• Pembagian tugas menjadi sub tugas yang lebih kecil tersebut dengan harapan menjadi lebih mudah untuk dikerjakan dan diestimasi lama j waktunya.
• Sebagai gambaran, Work breakdown

  structure (WBS) dapat diilustrasikan seperti diagram blok berikut:

  M anaj e m e n Pro ye k ₁₁ M anaj e m e n Pro ye k ₁₂ Model WBS

• Model WBS memberikan beberapa keuntungan, antara lain : keuntungan antara lain :

  » Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan » Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya, menyusun jadwal, dan menghitung biaya j d l d hit bi

  » Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu proyek .

  M anaj e m e n Pro ye k ₁₃ Struktur WBS Dikarenakan WBS merupakan struktur yang bersifat hirarki, maka bisa • juga disampikan dalam bentuk skema sebagai berikut : juga disampikan dalam bentuk skema sebagai berikut :

  M anaj e m e n Pro ye k ₁₄ Contoh WBS

• Sebagai gambaran praktis, berikut ini dicontohkan sebagian dari struktur WBS dicontohkan sebagian dari struktur WBS dalam sebuah proyek pembangunan Intranet.

  M anaj e m e n Pro ye k ₁₅ Contoh WBS M anaj e m e n Pro ye k ₁₆ Perbedaan Level Dan Tingkat Kedetailan WBS _{tugas (sub-task) dan paket pekerjaan (work package) t ( b t k) d k t k j ( k k ) organisasi memperlihatkan level-level yang berbeda sebagai tugas (task), sub- komponen WBS sesuai levelnya dalam hirarki. Sebagai contoh, beberapa Setiap organisasi menggunakan terminologinya sendiri untuk mengklasifikasi •}

• WBS mungkin saja disusun mengikuti pembagian atau pentahapan dalam _{individual, kendati demikian sebuah WBS yang menitikberatkan pada struktur umumnya dikerjakan oleh kelompok-kelompok. Level yang paling siklus hidup proyek ( the project life cycle). Level-level yang lebih tinggi dari “deliverable” tidak memerlukan aktifitas-aktifitas yang spesifik. rendah dalam hirarki seringkali terdiri dari aktifitas-aktifitas dilakukan secara Sedangkan kondisi ekstrim kebalikannya, tugas-tugas mungkin akan menjadi detail level yang sangat tinggi akan menyerupai hasil dalam manajemen mikro. detail level yang layak ketika hendak membuat WBS. Dalam kondisi ekstrim, d t il l l l k k tik h d k b t WBS D l k di i k t i tanggung jawab individual. Perlu kiranya memberi perhatian pada penggunaan lebih kecil akan memudahkan pembagian alokasi sumber daya dan pemberian} Melakukan rincian sebuah proyek ke dalam bagian-bagian komponen yang • _{proyek maupun beberapa bulan merupakan hal yang baik di hampir kebanyakan menetapkan tugas-tugas dalam pekerjaan yang berdurasi beberapa hari} demikian lebar untuk bisa di-manage secara efektif. Kendati demikian,

  M anaj e m e n Pro ye k ₁₇ Peran WBS Dalam Perencanaan Proyek

• WBS merupakan pondasi untuk perencanaan proyek. WBS dibuat sebelum perencanaan proyek WBS dibuat sebelum ketergantungan diidentifikasi dan lamanya aktifitas pekerjaan diestimasi. WBS juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas dalam model perencanaan p y proyek. Oleh karena itu, idealnya rancangan , y g WBS sendiri harusnya telah diselesaikan sebelum pengerjaan perencanaan proyek (project plan) dan penjadwalan proyek (project schedule).

  M anaj e m e n Pro ye k ₁₈

• Dengan memanfaatkan daftar pekerjaan pada WBS, akan dapat diperkirakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut. menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut
• Perkiraan bisa dilakukan dengan mempertimbangan beberapa hal, antara lain ketersediaan sumber daya dan kompleksitas.
• Selanjutnya dilakukan penjabaran dalam kalender (flow time).

  Beberapa model pendekatan bisa digunakan untuk menghitung perkiraan waktu yang diperlukan : » Most optimistic : Merupakan waktu ideal untuk menyelesaikan pekerjaan, diasumsikan segala sesuatunya berjalan lancar, dan sempurna. sempurna » Most likely : Merupakan waktu yang dibutuhkan pada kondisi kebanyakan, tipikal dan normal. » Most pessimistic :Merupakan waktu yang dibutuhkan ketika keadaan paling sulit terjadi.

  M anaj e m e n Pro ye k ₁₉ M anaj e m e n Pro ye k _{2 0} Work Breakdown Structure (WBS)

• Peta hirarki yang membagi elemen – elemen pekerjaan proyek menjadi lebih kecil. pekerjaan proyek menjadi lebih kecil
• Menentukan hubungan atara final deliverable (the project) dengan subdeliverables -nya, hubungan ini membentuk paket pekerjaan.

  WBS Construction Technique ^{M anaj e m e n Pro ye k 2 1} Hierarchical Breakdown of the WBS ^{M anaj e m e n Pro ye k 2 2}

  M anaj e m e n Pro ye k _{2 3} How WBS Helps the Project Manager

  » Memudahkan evaluasi biaya, waktu dan kinerja teknis dalam semua tingkat organisasi proyek. » Membantu manajemen menyediakan informasi sesuai dengan kebutuhan setiap level. » Membantu mengembangkan organization

  breakdown structure (OBS) yang merupakan

  tanggung jawab proyek terhadap unit-unit organisasi dan individu. » Membantu mengatur Perencanaa, Jadwal dan » Membantu mengatur Perencanaa, Jadwal dan Budget. » Menentukan saluran komunikasi (communication

  channels) and koordinasi atara berbagai macam elemen – elemen proyek.

  M anaj e m e n Pro ye k _{2 4} Paket Kerja (Work Packages)

  » Paket kerja adalah Unit dasar yang digunakan dalam perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek. » Untuk mengkaji ulang, masing- masing paket kerja dalam WBS maka perlu:

• Defines work (what).
• Identifies time to complete a work package (how long)
• Identifies a time-phased budget to complete a work package (cost)
• Identifies resources needed to complete a work package (how much)
• Identifies a single person responsible for units of work (who) • Identifies monitoring points (milestones) for measuring success.

  Step 4: Integrating the WBS with the Organization

• Organizational Breakdown Structure (OBS)

  M l ki k b i h di t t k ^{M anaj e m e n Pro ye k 2 5} » Melukiskan bagaimana perusahaan diatur untuk menentukan tanggung jawab kerja untuk proyek.

  » Tujuan OBS adalah:

• Menyediaakan kerangka untuk meringkas kinerja unit oragnisasi.
• Mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab pada paket kerja.
• Mengikat unit-unit organisasi untuk mengontrol biaya accounts.

  Integration of WBS and OBS ^{M anaj e m e n Pro ye k 2 6}

  M anaj e m e n Pro ye k _{2 7} WBS Coding

  M anaj e m e n Pro ye k _{2 8} Simpulan

• Pembuatan WBS yang baik akan sangat membantu proses pembuatan schedule membantu proses pembuatan schedule yang baik, dan menentukan total durasi yang diperlukan dalam penyelesaian proyek.

  M anaj e m e n Pro ye k _{2 9} BAR Chart

• Setelah aktifitas proyek dijabarkan kita dapat menentukan waktu masing – masing aktifitas menentukan waktu masing masing aktifitas dengan berbagai cara :

  » Pengalaman masa lalu » Standar waktu berdasarkan time and motion study » dsb

  M anaj e m e n Pro ye k _{3 0} Bar Chart

• Bar Chart atau juga dikenal dengan Gantt Chart Biasanya disusun sebagai berikut : Chart Biasanya disusun sebagai berikut : _{Aktifitas Waktu}

  1 ^{2 3 4 5}

  M anaj e m e n Pro ye k _{3 1} Contoh Gantt Chart

  M anaj e m e n Pro ye k _{3 2}

  TUGAS 04

• Tentukan suatu proyek sederhana dan lakukan Work Breakdown • Nama Proyek : ……………….. ^{M anaj e m e n Pro ye k 3 3}

  y Level 2 ^{Level 1 Level 0 Nama Proyek} _{1.1 1.1.1 1.1.2 1.3 1.3.1}

_1.3.2

_{1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3}