By: Hajar Cherry Puspalillah
MENGINDEKS By: Hajar Cherry Puspalillah
- adalah menentukan uraian unit-unit
Mengindeks atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
- Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subjek, atau angka, tergantung pada sistem penyimpanan yang digunakan.
- Kata tangkap merupakan tanda pengenal dari sesuatu warkat yang disimpan , karena itu kata tangkap (catchword/caption) yang dipilih tergantung kepada sistem yang dipergunakan, sebelum disusun menurut abjad, nama-nama diindeks terlebih dahulu, sebab nama banyak macam ragamnya.
Kartu Indeks mencatat informasi tentang :
1. Judul/nama surat
2. Nomor surat
3. Hal surat
4. Tanggal surat
5. Kode surat
6. Kode kartu indeks Kartu Indeks
Arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks Kartu indeks disimpan pada laci cardex berdasarkan nama
adalah menentukan Peraturan mengindeks kata tangkap sebagai dasar penyimpanan.
Peraturan ini sangat berguna untuk penggunaan sistem
yang memerlukan susunan alphabetis seperti; Sistem Alphabetis, Sistem geografis, Sistem Subyek. Karena peraturan mengindeks berasal dari Negara barat, maka perlu adanya penyesuaian dengan keadaan di Indonesia.
Mengindeks Nama Orang Nama Tunggal: 1.
- Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu kata, diindeks sebagaimana nama itu sendiri.
Contoh :
No Nama Asli Indeks Urutan Kode
Abjad1 Yuliana Yuliana
2 Setyowati Setyowati
3 Budiono Budiono
2. Nama Orang Lengkap (2 Kata)
Jika 2 kata, maka kata yang dipakai indeks adalah nama • belakang kemudian nama depan Contoh :
No Nama Asli Indeks
1 Rio Febrian Febrian, Ria
2 Dewi Herliani Herliani, Dewi
3 Rita Damayanti Damayanti, Rita
4 Nurul Fatimah
3. Nama Orang Lengkap (3 Kata)
- Nama lengkap terdiri lebih dari 2 kata, diindeks menjadi urutan sebagai berikut, yaitu nama belakang, nama depan, dan nama tengah Contoh :
No Nama Asli Indeks
1 Adrian Herma Sugiarto Sugiarto, Adrian, Herma
2 Riska Yulia Utami Utami, Riska, Yulia
3 Deta Bara Pratiwi Pratiwi, Deta, Bara
4 Rio Bangga Indriawan
5 Hajar Cherry Puspalillah
4. Nama Cina dan Korea
- Nama Cina dan Korea urutannya tetap, karena nama keluarga mereka terletak di depan.
Contoh : No Nama Asli
Indeks
1 Liem Swi King Liem, Swi, King
2 Song Hye Kyo Song, Hye, Kyo
3 Lee Jong Suk Lee, Jong, Suk
4 Kim Jong Un
5 Bruce Lee
5. Awalan Nama-Keluarga
- Awalan nama-keluarga dalam indeks tidak terpisah dari nama-keluarganya, sebagai unit pertama. Awalan tersebut adalah d
1, De, de, Da, Del, Mc, Mac, dan lain-lain.
Awalan M, Mc diindeks sebagai Mac, dan St. diindeks menjadi Saint.
Contoh : No Nama Asli
Indeks
1 John Mc Enroe Mac Enroe, John
2 George St. John Saint. John,
George
3 Bartje Van Houten Van Houten, Bartje
4 Saleh bin Walid
6. Gelar dan Pangkat
- Gelar dan pangkat dokelompokkan menjadi 4 kelompok, yaitu
kesarjanaan, kebangsawanan, keagamaan, dan kepangkatan.
Di dalam indeks, gelar dan pangkat adalah bukan unit dan
dituliskan dalam tanda kurung di belakang unit terakhir.- Kalau namanya adalah nama lengkap maka dalam indeks nama tersebut dibalik, sedangkan nama tunggal adalah tetap. Istilah senioritas seperti Jr., Sr., I, II, III, dan lain-lain adalah • unit dan dalam indeks ditempatkan dalam tanda kurung sebagai unit terakhir.
Contoh : No Nama Asli
Indeks
Prof. Dr. Adi Santoso
1 Santoso, Adi (Prof.Dr.) Let. Jen. Purn. Ali Sadikin
2 Sadikin, Ali (Let. Jen. Purn.) John Smith, Jr
3 Smith, John, (Jr)
7. Nama dengan Tanda Hubung
- Kata-kata atau nama-nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap sebagai satu unit, dan indeksnya menjadi satu unit. Untuk nama orang lengkap yang mengandung tanda hubung diindeks yaitu dibalik.
Contoh : No Nama Asli
Indeks
1 John Lee-Barry Lee-Barry, John
2 Andrian Herma-Sugiarto Herma-Sugiarto, Andrian
3 Bus-Truck Rentals Bus-Truck Rentals
4 Marietje Tengker-Rombot
8. Nama Indonesia dengan Urutan Kelahiran
Nama Indonesia dengan urutan kelahiran (orang bali) diindeks lebih
Dulu nama diri, kemudian urutan kelahiran dan gelar kalau ada No Nama AsliIndeks
I Wayan Widiada
1 Widiada, I Wayan
Ni Made Desiani
2 Desiani, Ni Made
I Nyoman Putra
3
4
9. Singkatan
Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di bela-
kang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama
Jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu
Kepanjangannya.No Nama Asli Indeks
Doni Setiawan K
1 Setiawan, Doni, K
Ayu Lestari C
2 BJ. Habibie
3
Mengindeks Nama Perusahaan atau Lembaga
1. Nama-Perusahaan
Indeks dari nama-perusahaan yang bukan berasal dari nama-
- orang atau kalaupun berasal dari nama-orang tetapi tidak- lengkap dituliskan seperti urutan semula. Nama-orang tidak lengkap terdiri dari satu unit. Jenis (bentuk)
- usaha yang terdiri dari kata ganda atau majemuk diindeks sebagai 1 (satu) unit, misalnya Toko Buku, Perseroan Terbatas, Beauty Salon, dan lain-lain.
Contoh : No Nama Asli
Indeks
1 Toko Sumber Makmur Sumber Makmur, Toko
2 PT Megah Persada Megah Persada, PT
3 Salon Kecantikan Tiara Tiara, Salon Kecantikan
2. Nama-Perusahaan Berasal dari Nama-Orang- Lengkap
- Indeks dari nama-perusahaan yang berasal dari nama-orang- lengkap dituliskan yaitu dengan urutan nama-belakang, nama-depan, dan nama-tengah (bilamana ada). Nama-orang- lengkap terdiri lebih dari satu unit.
Contoh : No Nama Asli
Indeks
1 PT Budi Hartono Hartono, Budi, PT
2 John Drew Lumber Company Lumber, John, Drew, Company
3 Adnan Buyung Nasution & Ass.
Nasution, Adnan, Buyung (&) Associates
3. Kata Sandang “The”
- Kata sandang “the” di dalam indeks ditulis di dalam tanda kurung.
“The” yang terletak di depan, pada indeks diletakkan di
belakang di dalam tanda kurung.- “The” yang terletak di tengah, pada indeks diletakkan pada unit sebelumnya di dalam tanda kurung.
Contoh : No Nama Asli
Indeks
1 The National Shop National, Shop (The)
2 Andrew the Baker Andrew (The), Baker
3 The Red Star Company Red Star, Company (The)
4. Nama Lembaga Berupa Singkatan
- Nama lembaga berupa singkatan diindeks sesuai dengan kepanjangannya, masing-masing dituliskan dalam 1 unit.
Contoh : No Nama Asli
Indeks
RRI
1 Radio Republik Indonesia POLRI
2 Kepolisian Republik Indonesia RCTI
3 Rajawali Citra Televisi Indonesia LAN
4
Badan Pemerintahan Daerah dan Perguruan Tinggi 5.
Nama Badan Pemerintah Daerah diindeks menurut nama-
- daerah, diikuti tingkat daerah bersangkutan, kemudian
seterusnya nama-nama-instansi dari yang tinggi ke yang lebih
rendah, dengan masing-masing tingkat-instansi ditempatkandalam tanda kurung di belakang nama-instansi masing-masing.
Kata-kata yang di dalam tanda kurung adalah bukan. Jenis - perguruan tinggi di belakang dari namanya di dalam indeks. .
- No Nama Asli
Indeks Contoh :
Kanwil Kem. Agama Provinsi
1 Kalimantan Barat, Provinsi, Agama Kalbar
(Kanwil Kementrian) Dinas Pertanian Kab. Karawang,
2 Karawang, Kabupaten, Pertanian (Dinas)
Universitas Trunojoyo
3 Trunijoyo Universitas
6. Angka
- Angka yang terdapat pada nama diindeks dalam bentuk
huruf sesuai bahasa dari nama bersangkutan , dan dianggap
sebagai satu unit.
Contoh : No Nama Asli
Indeks
Restoran 99
1 Sembilan Puluh Sembilan, Restoran
21 Theatre
2 Twenty One, Theatre Toko 234
3 Bengkel Motor 202
4
7. Nama Bank
- Pertama-tama diindeks menurut nama kota,
- kemudian bagian dari nama kota (bila ada),
- kedudukan bank dalam tanda kurung, Dilanjutkan dengan nama bank, diikuti kata “bank” • Contoh :
No Nama Asli Indeks
BNI Cabang Jakarta Thamrin
1 Jakarta, Thamrin (Cabang), Negara Indonesia, Bank
BRI Kantor Pusat Jakarta
2 Jakarta, (Kantor Pusat), Rakyat Indonesia, Bank
Mandiri Cabang Surabaya Basuki
3 Surabaya, Basuki Rahmat (Cabang), Rahmat
Mandiri, Bank
8. Nama Sekolah
- Nama sekolah diindeks pada nama kota, kemudian diikuti dengan nama sekolah dan nomor Contoh :
No Nama Asli Indeks
SMAN 3 Denpasar
1 Denpasar, SMAN, 3 SMKN 2 Surabaya
2 Surabaya, SMKN, 2 SMA Petra Surabaya
3 Surabaya, SMA, Petra SMAN 5 Malang
4