D Pengelolaan sarana dan prasarana.docx

Makalah Adminitrasi Pendidikan
Pengelolaan Sarana dan Prasarana
Ditujukan untuk memenuhi tugas”
Mata Kuliah
Dosen
Jurusan

: Adminitrasi Pendidikan
: H.M.Zaini Al-Luthfi.MA
: Tarbiyah - PAI (IV-A)

Di susun Oleh
Kelompok 6 ( Enam )

- Muhammad Andrian
- Mukhlisa
- Karina
- Rizka Ramadhanti

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM JAM’IYAH
MAHMUDIYAH TANJUNG PURA - LANGKAT

T.A : 2016- 2017

KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang maha Esa
atas ridho dan hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas Makalah
ini

dengan

penuh

keyakinan

serta

usaha

maksimal.

Semoga

dengan

terselesaikannya tugas ini dapat memberi pelajaran positif bagi kita semua.

Selanjutnya penulis juga ucapkan terima kasih kepada bapak dosen
H.M.Zaini Al-Luthfi.MA

mata kuliah Adminitrsi Pendidikan yang telah

memberikan tugas Makalah ini kepada kami sehingga dapat memicu motifasi
kami untuk senantiasa belajar lebih giat dan menggali ilmu lebih dalam khususnya
mengenai “Pengelolaan Sarana dan Prasarana sehingga dengan kami dapat
menemukan hal-hal baru yang belum kami ketahui.

Terima kasih juga kami sampaikan atas petunjuk yang di berikan sehingga
kami dapat menyelasaikan tugas Makalah ini dengan usaha semaksimal mungkin.
Terima kasih pula atas dukungan para pihak yang turut membantu
terselesaikannya laporan ini, ayah bunda, teman-teman serta semua pihak yang
penuh kebaikan dan telah membantu penulis.

Terakhir kali sebagai seorang manusia biasa yang mencoba berusaha
sekuat tenaga dalam penyelesaian Makalah ini, tetapi tetap saja tak luput dari
sifat manusiawi yang penuh khilaf dan salah, oleh karena itu segenap saran
penulis harapkan dari semua pihak guna perbaikan tugas-tugas serupa di masa
datang.

i

Tanjung Pura,Mei 2017

DAFTAR IS

ii

KATA PENGANTAR..............................................................................................i
DAFTAR ISI............................................................................................................ii
BAB I.......................................................................................................................1
PENDAHULUAN...................................................................................................1
A. Latar Belakang..............................................................................................1

B. Rumusan Masalah.........................................................................................1
C. Tujuan Pembahasan......................................................................................1
BAB I.......................................................................................................................2
PENDAHULUAN...................................................................................................2
A. Pengertian Pengelolaan Sarana Dan Prasarana.............................................2
B. Tujuan Pengelolaan Sarana dan Prasarana Pendidikan.................................4
C. Proses Pengelolaan sarana dan Prasarana.....................................................4
BAB III..................................................................................................................12
PENUTUP..............................................................................................................12
A. Kesimpulan.................................................................................................12
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................13

iii

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Sekolah merupakan sebuah sistem yang memiliki tujuan. Berkaitan
dengan upaya mewujudkan tujuan tersebut, seringkali masalah dapat muncul.

Masalah-masalah itu dapat di kelompokan sesuai dengan tugas-tugas administratif
yang menjadi tanggung jawab administrator sekolah, sehingga merupakan
substansi tugas-tugas administratif kepala sekolah selaku administrator. Di
antaranya adalah tugas yang di kelompokan menjadi substansi perlengkapan
sekolah.

Upaya peningkatan mutu pendidikan di sekolah perlu didukung
kemampuan manajerial Kepala Sekolah. Kepala Sekolah hendaknya berupaya
untuk mendayagunakan sumber-sumber, baik personal maupun material, secara
efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan pendidikan di sekolah
secara optimal.

B. Rumusan Masalah
a. Apa pengertian pengelolaan sarana dan prasarana?
b. Apa Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana ?
c. Bagaimana proses pengelolaan sarana dan prasarana?

C. Tujuan Pembahasan
a. Untuk mengetahui pengertian pengelolaan sarana dan prasarana.
b. Untuk mengetahui tujuan pengelolaan sarana dan prasarana.

c. Untuk mengetahui proses pengelolaan sarana dan prasarana.
1

2

BAB I
PENDAHULUAN
A. Pengertian Pengelolaan Sarana Dan Prasarana

Sarana dan prasarana sangat penting dalam dunia pendidikan karena sebagai
alat penggerak suatu pendidikan. Sarana dan prasarana pendidikan dapat berguna
untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar mengajar, baik secara langsung
maupun tidak langsung dalam suatu lembaga dalam rangka mencapai tujuan
pendidikan. Prasarana dan sarana pendidikan adalah salah satu sumber daya yang
menjadi tolok ukur mutu sekolah dan perlu peningkatan terus menerus seiring
dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang cukup canggih.1

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.
Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan

Nasional) No. 24 tahun 2007. Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang
dapat dipindah-pindah. sarana pendidikan menurut (Tim Penyusun Pedoman
Media Pendidikan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan) adalah semua
fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar mengajar, baik yang bergerak,
maupun tidak bergerak, agar pencapaian tujuan pendidikan dapat berjalan dengan
lancar, teratur, efektif dan efisien. Menurut Ibrahim Bafadal (2003: 2) sarana
pendidikan adalah semua perangkatan peralatan, bahan dan perabot yang secara
langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah.
1 B. Suryosubroto, Manajemen Pendidikan Di Sekolah, Jakarta: PT
Rineka Cipta, 2004, hal. 114

3

Sedangkan prasarana menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah
segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses
(usaha, pembangunan, proyek). Prasarana pendidikan merupakan semua
komponen yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses belajar
mengajar di sekolah. Sebagai contoh: jalan menuju sekolah, halaman sekolah,
gedung dan sebagainya.

Sarana dan prasarana pendidikan merupakan dua jenis yang biasa disebut
dengan fasilitas pendidikan di sebuah lembaga pendidikan. Sarana pendidikan
adalah semua perangkat peralatan, bahan dan perabot yang secara langsung
digunakan dalam proses pendidikan. Beberapa contoh dari sarana di lembaga
pendidikan adalah meja dan kursi siswa, papan tulis dan berbagai macam alat
peraga, serta meja dan kursi guru dan lemari kelas. Sedangkan prasarana
pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung
menunjang

pelaksanaan

proses

pendidikan.

Beberapa

contoh

prasarana

pendidikan di lembaga sekolah adalah halaman sekolah, pagar sekolah dan
gedung.2

Pengelolaan sarana dan prasarana dalam istilah asing disebut “school plant
administration”, yang mencakup lahan, bangunan, perabot dan perlengkapan
pendidkan atau sekolah. Pengelolaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai
kegiatan, menata, mulai dari merencanakan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan,
pemeliharaan, penginventarisan dan penghapusan serta penataan lahan, bangunan,
perlengkapan dan perabot sekolah secara tepat guna dan tepat sasaran.
2 Ary Gunawan, Administrasi Sekolah (Administrasi Pendidikan Mikro),
Jakarta: PT Rineka Cipta, 2002, hal.114.

4

B. Tujuan Pengelolaan Sarana dan Prasarana
Pendidikan
Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan, secara umum adalah
memberikan fasilitas dan pelayanan secara professional di bidang sarana dan
prasarana di Sekolah dalam rangka terealisasinya proses pendidikan di sekolah

secara efektif dan efisien. Adapun secara lebih terincinya, yaitu :3
1. Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui
sistem perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama. Dengan
perkataan ini, melalui manajemen sarana dan prasarana pendidikan
diharapkan semua perlengkapan yang didapatkan oleh sekolah adalah
sarana dan prasarana yang berkualitas tinggi, sesuai dengan kebutuhan
sekolah, dan dengan dana yang efisien.
2. Mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana atau perlengkapan
sekolah secara tepat dan efisienng. Dan megupayakan untuk menjamin
keselamatan orang atau siswa yang menggunakan peralatan tersebut.
3. Untuk menjamin kesiapan operasional

peralatan untuk mendukung

kelancaran pekerjaan sehingga di peroleh hasil yang optimal.
4. Untuk mengupayakan pemeliharaan sarana dan prasarana sekolah,
sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap
diperlukan oleh semua personel sekolah.

3 Sri Minarti, Manajemen Sekolah, (Jogjakarta : Ar-Ruzz Media, 2011)

hal. 253.

5

C. Proses Pengelolaan sarana dan Prasarana

Menurut

Sutjipto

(1993)

aktivitas

administrasi

dalam

bidang sarana dan prasarana pendidikan meliputi; perencanaan,
pengadaan,

inventarisasi,

pemeliharaan,

penghapusan,

penyaluran,
dan

pemanfaatan

pengawasan

sarana

dan
dan

prasarana pendidikan. Dapat diuraikan sebagai berikut:

a.

Perencanaan
Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses
analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran
sehingga muncullah istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan
kebutuhan yang menunjang. Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan
dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan
prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat
yang didapatkan), beserta harganya. 4
Berkaitan dengan ini Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan
pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis
jenis pengalaman pendidikan yang diprogaramkan di sekolah. Menurut
Sukarna (1987) adalah sebagai berikut:

a) Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan

oleh setiap unit kerja dan mengiventarisasi kekurangan perlengkapan
sekolah.
4 Ary Gunawan,op.cit, hal.116.

6

b)

Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode
tertentu, misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.

c) Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan

yang tersedia sebelumya.

d) Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang

tersedia. Dalam hal ini, jika dana yang tersedia tidak mencukupi untuk
pengadaan semua kebutuhan yang diperlukan, maka perlu diadakan seleksi
terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan
melihat urgensi setiap perlengkapan yang diperlukan. Semua perlengkapan
yang urgen didaftar dan didahulukan pengadaannya.5

e) Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan

dana atau anggaran yang tersedia, maka perlu diadakan seleksi lagi dengan
melihat skala prioritas.

f) Penetapan rencana pengadaan akhir.

b. Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana
dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Karena
fungsi

dan

kegiatan

setiap

5 Sri Minarti, op.cit, hal. 259

7

organisasi

berbeda,

maka

pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu
sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang
lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut
harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan
prasarana kantor, antara lain :

 Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.


Tentukan

jenis,

kuantitas,

dan

kualitas

sarana

dan

prasarana yang dibutuhkan.
 Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan
biaya yang tersedia.
 Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam
kegiatan operasional.
 Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
 Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
 Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur
yang berlaku.
c. Penyimpanan
Setelah pengadaan barang terealisasikan, maka kegiatan selanjutnya yang
dilakukan ialah menampung/mewadahi hasil pengadaan barang-barang tersebut
demi keamanannya, baik yang belum maupun yang akan didistribusikan, disebut
penyimpanan.

8

Untuk keperluan penyimpanan barang biasanya digunakan gudang. Untuk
mempersiapkan sebuah gedung perlu diperhatikan beberapa faktor pendukungnya
seperti lokasi, konstruksi, macam/bentuk/jenis dan ketentuan tata letak barang di
dalamnya sesuai jenis dan sifat barangnya.

d.

Inventaris

Pengadaan

semua

sarana

dan

prasarana

kantor

memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan yang
berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan
inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah
semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang
diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara
singkat

inventarisasi

dapat

diartikan

sebagai

pencatatan

terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di
setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya
semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi
sarana dan prasarana antara lain :6

a.
b.

Agar peralatan tidak mudah hilang.
Adanya

bukti

pengelolaan

secara
barang

tertulis

terhadap

sehingga

dipertanggungjawabkan.
c.

Memudahkan dalam pengecekan barang.

6 Ary Gunawan, op.cit, hal.130

9

kegiatan
dapat

d. Memudahkan dalam pengawasan.
e.

Memudahkan

ketika

mengadakan

kegiatan

mutasi/penghapusan barang.
e. Penyaluran
Penyaluran

merupakan

kegiatan

yang

menyangkut

pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi /
pemegang yang satu kepada instansi / pemegang yang lain.
Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :7
1. Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian /
pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang
dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka
perlu

disusun

alokasi

pendistribusiannya,

kuantitas

sehingga

dan

frekuensi

sungguh-sungguh

dapat

menunjang kegiatan instruksional

2. Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang
perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : cara
pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan dan
pembongkarang.

7 Ibid, hal. 132.

10

3. Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan
untuk

mengisi

daftar

penyerahan

barang,

surat

pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya
pengiriman dan sebagainya.

f.

Pemanfaatan dan pemeliharaan

Pemeliharaan

adalah

kegiatan

terus-menerus

untuk

mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan
baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara
lain :8



Agar

barang

tidak

mudah

rusak

karena

hama

suhu/cuaca.
 Agar barang tidak mudah hilang.
 Agar barang tidak kadaluarsa.
 Agar barang tidak mudah susut.
 Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

8 Ibid, hal.139

11

atau

Pemeliharaan

sarana

dan

prasarana

kantor

dapat

dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:

1. Pemeliharaan berdasarkan waktu
 Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan
setiap

hari,

biasanya

dilakukan

oleh

petugas

atau

karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung
jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang
kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan
barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar
kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan
yang lebih besar.
 Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu
tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali,
sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan
berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan
prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang
khusus menangani pemeliharaan barang.
2. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
 Pemeliharaan barang bergerak

12

Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap
hari

maupun

secara

berkala.

Contoh:

kendaraan

bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
 Pemeliharaan barang tidak bergerak
Pemeliharaan
dilakukan

setiap

barang
hari

tidak
atau

bergerak
secara

juga

dapat

berkala

untuk

mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut
masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debudebu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan
setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya,
juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air
dapat dilakukan secara berkala.
g.

Penghapusan
Penghapusan

merupakan

suatu

proses

kegiatan

yang

bertujuan untuk mengeluarkan/ menghilangkan barang-barang
milik

Negara

dari

daftar

inventaris

negara

berdasarkan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Apabila biaya rehabilitasi barang terlalu besar sedangkandaya
pakainya terlalu singkat maka barang tersebut lebih baik tidak
dipakai lagi dan dikeluarkandari daftar inventaris.Sebagai salah
satu

fungsi

dari

pengelolaan

mempunyai arti:9

9 Sri Minarti, op.cit, hal. 264.

13

perlengkapan,

penghapusan

Mencegah



atau sekurang-kurangnya

membatasi kerugian

yang jauh lebih besar yang disebabkan oleh:
a)

Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya perawatan
dan perbaikan / pemeliharaan terhadap barang yang
semakin buruk kondisinya.

b)

Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang
kelebihan atau barang lain yang karena beberapa sebab,
tidak dapat dipergunakan lagi.
Meringankan



beban kerja inventarisasi karena

banyaknya barang-barang yang tinggal menyusut.
g. Pengawasan
Seluruh

kegiatan

Administrasi

Sarana

dan

Prasarana

Pendidikan tidak bisa berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan
diawasi, artinya setiap kegitan masing-masing akan dimonitoring
setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan kerja
samanya satu sama lain. 10
Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku
dan

akan

membatasi

ruang

gerak

masing-masing

fungsi

pengelolaan, tetapi merupakan koordinasi serta akselerasi bagi
seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan
waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.

10 Ibid, hal. 269.

14

15

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pada dasarnya setiap sekolah sudah menyelenggarakan sistem pengelolaan
yang baik, tetapi sistem yang efektif kurang dilaksanakan. Ketidakdisiplinan
dalam penggunaan anggaran, serta pemimpin yang boros selalu menjadi fenomena
tersendiri. Untuk itu diperlukan kepemimpinan dan manajemen pengelolaan yang
efektif menuju keseimbangan antara sistem yang ada dalam mendistribusikan
sumber-sumber dana pendidikan di Indonesia.

Pelaksanaan administrasi peralatan dan perlengkapan sudah merupakan
pekerjaan rutin dan orang-orang di hadapkan kesukaran-kesukaran yang kurang
berarti, namun untuk penyempurnaan pekerjaan para ahli menyarankan beberapa
pedoman pelaksanaan administrasinya, sbb :
1. Hendaknya

kepala

sekolah

sebagai

administrator

tidak

terlalu

menyibukkan dirinya secara langsung dengan urusan pelaksanaan
administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran
2. Melakukan sisi pencatatan yang tepat sehingga mudah di kerjakan
3. Administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran harus senantiasa
ditinjau dari segi pelayanan untuk turut memperlancar pelaksanaan
program pengajaran

Kondisi-kondisi diatas akan terpenuhi jika administrator mengikutsertakan
semua guru dalam perencanaan seleksi, distribusi dan penggunaan serta
pengawasan peralatan dan perlengkapan pengajaran.

16

DAFTAR PUSTAKA
B. Suryosubroto, Manajemen Pendidikan Di Sekolah, Jakarta: PT Rineka Cipta,
2004.
Ary Gunawan, Administrasi Sekolah (Administrasi Pendidikan Mikro), Jakarta:
PT Rineka Cipta, 2002.
Sri Minarti, Manajemen Sekolah, (Jogjakarta : Ar-Ruzz Media, 2011

Mulyasa, Manajemen Berbasis Sekolah. 2007. Bandung : Remaja Rosda

Karya.Burhanuddin,

Yusak.

Administrasi

Pendidikan.

Bandung

:

CV.Pustaka.2005.

Setia Sutisna, Oteng. Administrasi Pendidikan : Dasar Teoritis untuk Praktek
Profesional.Bandung : Angkasa. 1983.

17