keamanan dan pemeliharaan dokumen ppt

KE AMANAN DAN
PEMEL IH ARA AN
DOKU MEN
M A N A J E M E N D O K U M E N TA S I

PAP 15
B

Kel.
7

1) Eni Oktaviawati

15080314018

2) Mitta Putri Hartanti
3) Muhimatul Khoiroh

15080314026
15080314044

4) Irin Margareta Heppyandari
5) Indah Nurhayati

M A N A J E M E N D O K U M E N TA S I

15080314058

15080314070

Pengertian
Arsip

Faktor–
Faktor
Perusak
Arsip

Metode
Perlindunga
n Arsip

Pengamana
n Fisik Arsip

Pengamana
n Informasi
Arsip

Penyimpan
an Arsip

Penyelamat
an Arsip

Pemulihan
(Recovery)
Arsip

• Manajemen Dokumentasi

end

9
0
0
2
n
u
h
a
T
3
4
r
o
m
o
N
2
g

t
n
a
a
y
d
a
n
U
1
l
a
s
g–
a
P
n
pa
i
s

r
a
e
K
ntang

Merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga
Negara,
pemerintahan
daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik,
organisasi
kemasyarakatan
dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

PENGERTIA
N ARSIP

FAKTOR – FAKTOR
PERUSAK/PEMUSNAH ARSIP
Faktor
Intrinsi
c

Kertas

Tinta

Lem

Merupakan penyebab kerusakan arsip yang berasal
dari bahan-bahan arsip itu sendiri.

Faktor
Ekstrins
ik

Kelembap
an

Cahaya

Debu

Jamur

Merupakan penyebab kerusakan arsip yang berasal
dari luar arsipnya itu sendiri.

• Manajemen Dokumentasi

Rayap

Kecoa

Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode
perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau
salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip hasil
penduplikasian tersebut di tempat lain.
Perlindungan bagi arsip dari musibah atau bencana dapat
dilakukan dengan penggunaan peralatan penyimpanan
khusus, seperti: almari besi, filing cabinet tahan api, ruang
bawah tanah, dan lain sebagainya.

Sumber asli arsip dipindahkan ke lokasi penyimpanan
arsip vital ( record centre), biasanya yang dipindah
adalah arsip vital inaktif.

Records center merupakan tempat penyimpanan arsiparsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja dalam suatu
organisasi dan biasanya jangka waktunya lama

METODE
PERLINDUNGAN

ARSIP
Duplikasi dan Dispersal
(Pemencaran)

Dengan Peralatan Khusus
(vaulting)

Pemindahan (transfer)

Penyimpanan di pusat arsip
(records centre)

ma
nan
Fisi
k
Arsi
p

 Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan

arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang
simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan
untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian,
sabotase, penyadapan dan lain-lain.
 Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan
arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir.
 Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan
lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan
badai.
 Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan
api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat
pemadam kebakaran dan lain-lain.

M A N A J E M E N D O K U M E N TA S I

Peng
aman
an
Infor
masi

Arsip

 Memberikan kartu identifikasi individu pengguna
arsip untuk menjamin bahwa arsip hanya
digunakan oleh orang yang berhak.
 Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci
atas basis tanggal atau jam.
 Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.
 Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi
orang-orang tertentu yang punya hak akses.

 Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh
petugas yang berhak dan penggunaan hak itu
terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan
M A N A J E M E N Dindeks
O K U Mprimer
E N TA S
I
(tidak
langsung ) dan indeks

PENYIMPANA
N ARSIP
Merupakan penyimpanan arsip yang ditempatkan
pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau
perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta
arsip.
Contoh: KKN di desa Krembung penyimpanan

Penyimpanan on
site

buku baca disimpan di rak yang terdapat
dalam ruang baca yang berada di balai
desa Krembung lantai 2.

Merupakan penyimpanan arsip yang
ditempatkan di luar lingkungan gedung
perkantoran lembaga pencipta arsip.
Contoh: KKN di desa Krembung juga menyimpan
buku di rak portabel yang beda di balai desa
Krembung lantai 1, yang mana rak tersebut
ada rodanya sehingga mudah dipindahkan.

Penyimpanan off
site

Mengevakuasi arsip yang terkena bencana dan
memindahkan ke tempat yang lebih aman.

Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami
kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya
dengan mengacu pada daftar arsip vital.

Memulihkan kondisi ( recovery ) baik untuk fisik
arsip vitalnya maupun tempat penyimpanannya
yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik
arsip atau rekonstruksi bangunan.

PENYELAMAT
AN ARSIP
Untuk menjaga
kemungkinan kerusakan
yang lebih parah diperlukan
langkah-langkah
penyelamatan arsip pasca
musibah atau bencana
sebagai berikut:

Pemulihan (Recovery)
Arsip
1) Stabilisasi dan perlindungan arsip yang
dievakuasi
Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat
dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau
menggunakan kipas angin.

2) Penilaian tingkat kerusakan & spesifikasi
kebutuhan
pemulihan yg berkaitan dengan
operasional
penyelamatan
Untuk menentukan
jumlah dan jenis kerusakan, media
atau peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak

3) Pelaksanaan penyelamatan
a) Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar
b) Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala
end
kecil