STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP (2)
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PUSAT JAMINAN MUTU
STIKes WIDYA CIPTA HUSADA
MALANG
No. Dokumen
Nama Dokumen
Revisi ke
Tanggal
Penyusun
Pengkaji
Pemeriksa
Disetujui
Pengendali
: 04.SOP-PJM/S.WCH.02
: SOP AUDIT MUTU INTERNAL
0
PJM
Wakil Ketua I, II dan III
Ketua STIKes WCH
Ketua STIKes WCH
PJM
STIKes Widya Cipta Husada Malang
No
: 04.SOP-PJM/S.WCH.02
Edisi: 0
SOP
AUDIT MUTU INTERNAL
Revisi : 0
Tanggal:
SOP
AUDIT MUTU INTERNAL
PUSAT JAMINAN MUTU
STIKes WIDYA CIPTA HUSADA
PENGESAHAN
SOP
Her-registrasi
Perumusan
Pengkajia
n
Pemeriksaa
n
Persetujua
n
Pengendalian
WK I. II &
III
Ketua
Ketua
PJM
Baru
Revisi Ke
0
Tanggal
PJM
........................
.
......................
..................
.
........................
....................
I.
Pengertian
Audit Internal Mutu (AMI) adalah kegiatan monitoring dan evaluasi
sistem penjaminan mutu internal dan implementasinya. Monitor dan
evaluasi terdiri dari audit, asesmen dan evaluasi yang dilakukan
secara berkala untuk mengetahui kesesuaian antara pelaksanaan
dengan perencanaan dan untuk mengetahui penyebab-penyebab
ketidaksesuaian pelaksanaan dengan perencanaan.
a. Tim
Audit
adalah
tim
audit
mutu
internal
yang
beranggotakan para Auditor dan dikoordinir oleh Koordinator
Bidang Audit (PJM)
b. Audit internal adalah audit yang dilakukan oleh tim Auditor
internal
c. Auditor adalah staf internal STIKes Widya Cipta Husada yang
ditunjuk Koordinator Bidang Audit untuk melakukan audit mutu
d. Auditi (auditee) adalah staf yang mewakili unit yang diaudit
e. Jadwal Audit Internal adalah jadwal kegiatan audit internal yang
menginformasikan unit yang akan diaudit, nama Auditor internal,
dan nama auditi; jadwal disiapkan oleh Koordinator Bidang Audit
f. PTPP/CPAR adalah formulir untuk menuliskan temuan audit
g. Non-Conformance (NC) Status adalah formulir isian dari hasil
audit internal untuk dilakukan tindak lanjut sesuai dengan target
waktu yang akan ditetapkan oleh masing- masing auditee yang
bertanggung jawab pada produk/fasilitas/quality system (sistem
mutu)
h. Temuan
PTPP
(PTPP
Findings)
adalah
penyimpangan/ketidaksesuaian yang ditemukan Auditor internal
pada
saat
melakukan
audit
internal;
penyimpanganpenyimpangan ini dicatat di Formulir Audit Internal
i. Auditor eksternal adalah Auditor dari Badan Sertifikasi
(Certification Body) professional ataupun pihak luar lainnya (a.l.
Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) Audit bertujuan
untuk mendapatkan FAKTA, bukan mencari kesalahan
j. Formulir Pemohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP)
adalah lembar isian yang digunakan untuk menuliskan
permasalahan yang dilaporkan oleh inisiator
II. Tujuan
Audit bertujuan untuk melihat kesesuaian antara kondisi
actual dan apa yang tertlis di dokumen, kondisi actual itu bisa
berupa record atau catatan mutu ataupun observasi dengan
melihat tata cara seseorang dalam melakuakan tugas/
pekerjaannya apakah sesuai dengan yang tertulis dalam Prosedur/
Instruksi Kerja.
Prosedur ini sebagai pedoman bagi auditor dalam melakukan
audit agar sistem manajemen mutu dilakukan secara efektif dan
konsisten, serta untuk mengetahui secara obyektif dan berkala
kondisi atau keadaan yang berjalan apakah sudah sesuai dengan
kebijakan, sasaran dan rencana yang telah ditetapkan; hasil audit
akan
dijadikan
alat/bahan
dalam
melakukan
tindakan
koreksi/pencegahan dan perbaikan yang mengarah kepada
peningkatan sistem manajemen mutu.
III.
Ruang Lingkup
Prosedur ini mengatur proses audit sistem manajemen mutu mulai
dari perencanaan audit, penunjukan tim audit, pelaksanaan audit,
pembuatan Permintaan Tindakan Pencegahan dan Perbaikan (PTPP)
Status atau Corrective and Preventive Action Request (CPAR),
perumusan tindakan koreksi/pencegahan, pemastian tindakan
dilakukan, pengiriman copy PTPP Status sampai dengan pembuatan
closing PTPP Status dan laporan audit internal.
IV. Unit Kerja Terkait
1. Yayasan WCH
2. Ketua STIKes WCH
3. Unsure Pimpinan
4. Ka. Prodi/Ka. UPT/Ka. Bag
5. Dosen dan Karyawan
V. Fungsi
1. bagian dari upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi;
2. sistem untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi institusi ;
3. sarana untuk memperoleh status terakreditasi dan peringkat
terakreditasi program studi dan institusi ; dan
4. sistem untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan
institusi.
VI. Referensi
1. Permendikbud No 50 tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan
Mutu Pendidikan Tingg
2. Permenristekdikti Nomor 44 Tahun 2015, standar Nasional
Pendidikan Tinggi
3. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
VII.
Dokumen Terkait
1. Standar Mutu STIKes Widya Cipta Husada
2. Standar Mutu Pendidikan
3. Standar Mutu Penelitian
4. Standar Mutu Pengabdian Masyarakat
5. Kebijakan SPMI
6. Manual SPMI
7. Formulir SPMI
8. Pedoman SPMI
9. Hasil rapat senat tahun 2016
10. SK. Nomor 003a.U/PJM/S. WCH/IX/2016
Standar Mutu SPMI.
tentang
Pedoman
VIII. Prasyarat SPMI
1. Ketersediaan prasyarat Implementasi SPMI di STIKes Widya Cipta
Husada berupa Kebijakan SPMI, Manual SPMI, Standar SPMI dan
Formulir/Instrumen.
2. Kesiapan pengorganisasian SPMI
3. Kesiapan semua pejabat structural dan PJM
4. Sosialisasi SPMI
5. Pernyataan Internal stakeholders untuk mengimplementasikan
SPMI
6. Siklus SPMI dapat berlangsung secara harian/mingguan/bulanan,
misalnya standar kebersihan dan kehadiran dosen dalam
perkuliahan.
7. Siklus secara semesteran, misalnya standar penulisan rencana
pemelajaran semrster, pemyiapan bahan ajar, kinerja dosen dan
sarana prasarana kantor
8. Siklus secara satu tahun akademik, missal standar penelitian
dosen
9. Siklus secara lebih dari satu tahun akademik, missal, standar
evaluasi kurikulum, penggan=jian dosen
IX.
Prosedur
1. Audit internal dilakukan di bawah koordinasi Koordinator
Bidang Audit dan diterapkan terhadap seluruh unit, yang
dilakukan secara silang (Cross Audit) atau acak/sampling,
dengan menunjuk Auditor yang berasal dari unit kerja yang
berlainan
2. Koordinator Bidang Audit akan memberitahukan kepada
para Auditor yang ditunjuk dan seluruh unit kerja yang akan
diaudit sekurang-kurangnya 6 hari sebelum tanggal yang
ditetapkan mengenai: Ketua Auditor (Lead Auditor); anggota
Auditor (Auditor); jadwal audit, lingkup audit, dan waktu audit
3. Auditor akan dipilih dari personil yang telah mengikuti
pelatihan audit mutu dan dikukuhkan dengan Surat Tugas
dari QAC
4. Auditor harus selalu menggunakan identitas auditor pada
saat melaksanakan audit
5. Audit internal dilakukan minimal 6 (enam) bulan sekali;
bila dianggap perlu audit internal ini dapat dilaksanakan
kapan saja bagi unit yang mana saja
6. Seluruh pimpinan unit berkewajiban untuk menyediakan
fasilitas dan sumber daya yang cukup untuk menjamin
kelancaran audit internal
7. Hasil
temuan
audit
internal
harus
dicatat
(didokumentasikan) di Formulir Audit Internal
8. Hasil audit sistem manajemen mutu internal dituangkan
ke dalam bentuk laporan audit sistem manajemen mutu
yang diserahkan kepada pimpinan Institusi melalui
QAC/Koordinator Bidang Audit
9. Temuan-temuan pada audit dikategorikan ke dalam 3 (tiga)
jenis, yaitu:
CONTOH FLOWCHART yang melibatkan pihak-pihak terkait
PJM
UNIT/BAGIAN
START
PERSIAPAN
BERKAS
SOSIALISASI
SPMI
PRODI
PERSIAPAN
BERKAS
CHECK
WAKIL
KETUA I, II
& III
KETUA
STIKes WCH
PJM
PERSIAPAN
BERKAS
PENERAHAN
HASIL AUDIT
PENGENDA
LIAN
CHECK
CHECK
CHECK
CHECK
Y
PELAKSANAAN
SPMI
HASIL
HASIL
Y
HASIL
PENYELESAIA
N SOLUSI
PENGENDALIA
N
PENGENDALIA
N
PENGENDALIA
N
PENGEMBANG
AN TERUS
MENERUS
PUSAT JAMINAN MUTU
STIKes WIDYA CIPTA HUSADA
MALANG
No. Dokumen
Nama Dokumen
Revisi ke
Tanggal
Penyusun
Pengkaji
Pemeriksa
Disetujui
Pengendali
: 04.SOP-PJM/S.WCH.02
: SOP AUDIT MUTU INTERNAL
0
PJM
Wakil Ketua I, II dan III
Ketua STIKes WCH
Ketua STIKes WCH
PJM
STIKes Widya Cipta Husada Malang
No
: 04.SOP-PJM/S.WCH.02
Edisi: 0
SOP
AUDIT MUTU INTERNAL
Revisi : 0
Tanggal:
SOP
AUDIT MUTU INTERNAL
PUSAT JAMINAN MUTU
STIKes WIDYA CIPTA HUSADA
PENGESAHAN
SOP
Her-registrasi
Perumusan
Pengkajia
n
Pemeriksaa
n
Persetujua
n
Pengendalian
WK I. II &
III
Ketua
Ketua
PJM
Baru
Revisi Ke
0
Tanggal
PJM
........................
.
......................
..................
.
........................
....................
I.
Pengertian
Audit Internal Mutu (AMI) adalah kegiatan monitoring dan evaluasi
sistem penjaminan mutu internal dan implementasinya. Monitor dan
evaluasi terdiri dari audit, asesmen dan evaluasi yang dilakukan
secara berkala untuk mengetahui kesesuaian antara pelaksanaan
dengan perencanaan dan untuk mengetahui penyebab-penyebab
ketidaksesuaian pelaksanaan dengan perencanaan.
a. Tim
Audit
adalah
tim
audit
mutu
internal
yang
beranggotakan para Auditor dan dikoordinir oleh Koordinator
Bidang Audit (PJM)
b. Audit internal adalah audit yang dilakukan oleh tim Auditor
internal
c. Auditor adalah staf internal STIKes Widya Cipta Husada yang
ditunjuk Koordinator Bidang Audit untuk melakukan audit mutu
d. Auditi (auditee) adalah staf yang mewakili unit yang diaudit
e. Jadwal Audit Internal adalah jadwal kegiatan audit internal yang
menginformasikan unit yang akan diaudit, nama Auditor internal,
dan nama auditi; jadwal disiapkan oleh Koordinator Bidang Audit
f. PTPP/CPAR adalah formulir untuk menuliskan temuan audit
g. Non-Conformance (NC) Status adalah formulir isian dari hasil
audit internal untuk dilakukan tindak lanjut sesuai dengan target
waktu yang akan ditetapkan oleh masing- masing auditee yang
bertanggung jawab pada produk/fasilitas/quality system (sistem
mutu)
h. Temuan
PTPP
(PTPP
Findings)
adalah
penyimpangan/ketidaksesuaian yang ditemukan Auditor internal
pada
saat
melakukan
audit
internal;
penyimpanganpenyimpangan ini dicatat di Formulir Audit Internal
i. Auditor eksternal adalah Auditor dari Badan Sertifikasi
(Certification Body) professional ataupun pihak luar lainnya (a.l.
Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) Audit bertujuan
untuk mendapatkan FAKTA, bukan mencari kesalahan
j. Formulir Pemohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP)
adalah lembar isian yang digunakan untuk menuliskan
permasalahan yang dilaporkan oleh inisiator
II. Tujuan
Audit bertujuan untuk melihat kesesuaian antara kondisi
actual dan apa yang tertlis di dokumen, kondisi actual itu bisa
berupa record atau catatan mutu ataupun observasi dengan
melihat tata cara seseorang dalam melakuakan tugas/
pekerjaannya apakah sesuai dengan yang tertulis dalam Prosedur/
Instruksi Kerja.
Prosedur ini sebagai pedoman bagi auditor dalam melakukan
audit agar sistem manajemen mutu dilakukan secara efektif dan
konsisten, serta untuk mengetahui secara obyektif dan berkala
kondisi atau keadaan yang berjalan apakah sudah sesuai dengan
kebijakan, sasaran dan rencana yang telah ditetapkan; hasil audit
akan
dijadikan
alat/bahan
dalam
melakukan
tindakan
koreksi/pencegahan dan perbaikan yang mengarah kepada
peningkatan sistem manajemen mutu.
III.
Ruang Lingkup
Prosedur ini mengatur proses audit sistem manajemen mutu mulai
dari perencanaan audit, penunjukan tim audit, pelaksanaan audit,
pembuatan Permintaan Tindakan Pencegahan dan Perbaikan (PTPP)
Status atau Corrective and Preventive Action Request (CPAR),
perumusan tindakan koreksi/pencegahan, pemastian tindakan
dilakukan, pengiriman copy PTPP Status sampai dengan pembuatan
closing PTPP Status dan laporan audit internal.
IV. Unit Kerja Terkait
1. Yayasan WCH
2. Ketua STIKes WCH
3. Unsure Pimpinan
4. Ka. Prodi/Ka. UPT/Ka. Bag
5. Dosen dan Karyawan
V. Fungsi
1. bagian dari upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi;
2. sistem untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi institusi ;
3. sarana untuk memperoleh status terakreditasi dan peringkat
terakreditasi program studi dan institusi ; dan
4. sistem untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan
institusi.
VI. Referensi
1. Permendikbud No 50 tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan
Mutu Pendidikan Tingg
2. Permenristekdikti Nomor 44 Tahun 2015, standar Nasional
Pendidikan Tinggi
3. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
VII.
Dokumen Terkait
1. Standar Mutu STIKes Widya Cipta Husada
2. Standar Mutu Pendidikan
3. Standar Mutu Penelitian
4. Standar Mutu Pengabdian Masyarakat
5. Kebijakan SPMI
6. Manual SPMI
7. Formulir SPMI
8. Pedoman SPMI
9. Hasil rapat senat tahun 2016
10. SK. Nomor 003a.U/PJM/S. WCH/IX/2016
Standar Mutu SPMI.
tentang
Pedoman
VIII. Prasyarat SPMI
1. Ketersediaan prasyarat Implementasi SPMI di STIKes Widya Cipta
Husada berupa Kebijakan SPMI, Manual SPMI, Standar SPMI dan
Formulir/Instrumen.
2. Kesiapan pengorganisasian SPMI
3. Kesiapan semua pejabat structural dan PJM
4. Sosialisasi SPMI
5. Pernyataan Internal stakeholders untuk mengimplementasikan
SPMI
6. Siklus SPMI dapat berlangsung secara harian/mingguan/bulanan,
misalnya standar kebersihan dan kehadiran dosen dalam
perkuliahan.
7. Siklus secara semesteran, misalnya standar penulisan rencana
pemelajaran semrster, pemyiapan bahan ajar, kinerja dosen dan
sarana prasarana kantor
8. Siklus secara satu tahun akademik, missal standar penelitian
dosen
9. Siklus secara lebih dari satu tahun akademik, missal, standar
evaluasi kurikulum, penggan=jian dosen
IX.
Prosedur
1. Audit internal dilakukan di bawah koordinasi Koordinator
Bidang Audit dan diterapkan terhadap seluruh unit, yang
dilakukan secara silang (Cross Audit) atau acak/sampling,
dengan menunjuk Auditor yang berasal dari unit kerja yang
berlainan
2. Koordinator Bidang Audit akan memberitahukan kepada
para Auditor yang ditunjuk dan seluruh unit kerja yang akan
diaudit sekurang-kurangnya 6 hari sebelum tanggal yang
ditetapkan mengenai: Ketua Auditor (Lead Auditor); anggota
Auditor (Auditor); jadwal audit, lingkup audit, dan waktu audit
3. Auditor akan dipilih dari personil yang telah mengikuti
pelatihan audit mutu dan dikukuhkan dengan Surat Tugas
dari QAC
4. Auditor harus selalu menggunakan identitas auditor pada
saat melaksanakan audit
5. Audit internal dilakukan minimal 6 (enam) bulan sekali;
bila dianggap perlu audit internal ini dapat dilaksanakan
kapan saja bagi unit yang mana saja
6. Seluruh pimpinan unit berkewajiban untuk menyediakan
fasilitas dan sumber daya yang cukup untuk menjamin
kelancaran audit internal
7. Hasil
temuan
audit
internal
harus
dicatat
(didokumentasikan) di Formulir Audit Internal
8. Hasil audit sistem manajemen mutu internal dituangkan
ke dalam bentuk laporan audit sistem manajemen mutu
yang diserahkan kepada pimpinan Institusi melalui
QAC/Koordinator Bidang Audit
9. Temuan-temuan pada audit dikategorikan ke dalam 3 (tiga)
jenis, yaitu:
CONTOH FLOWCHART yang melibatkan pihak-pihak terkait
PJM
UNIT/BAGIAN
START
PERSIAPAN
BERKAS
SOSIALISASI
SPMI
PRODI
PERSIAPAN
BERKAS
CHECK
WAKIL
KETUA I, II
& III
KETUA
STIKes WCH
PJM
PERSIAPAN
BERKAS
PENERAHAN
HASIL AUDIT
PENGENDA
LIAN
CHECK
CHECK
CHECK
CHECK
Y
PELAKSANAAN
SPMI
HASIL
HASIL
Y
HASIL
PENYELESAIA
N SOLUSI
PENGENDALIA
N
PENGENDALIA
N
PENGENDALIA
N
PENGEMBANG
AN TERUS
MENERUS