PENJAMINAN MUTU PERANGKAT LUNAK OPENCOURSEWARE UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA Slide TIF407 SQA 8

Sistem Manajemen
Mutu

4. Sistem Manajemen Mutu
4.1. Persyaratan umum
4.2. Persyaratan dokumen
4.2.1. Umum
4.2.2. Manual mutu
4.2.3. Pengendalian dokumen
4.2.4. Pengendalian rekaman

4.1. Persyaratan umum
Menetapkan ,mendokumentasikan, menerapkan dan
memelihara
sistem manajemen mutu dan secara berkelanjutan
meningkatkan
efektifitasnya sesuai dengan persyaratan standar
internasional ini

Organisasi harus:
Menentukan proses yang diperlukan untuk sistem

manajemen mutu dan aplikasinya dalam organisasi
Menentukan tahapan dan interaksi proses-proses
tersebut
Menentukan kriteria dan metode untuk memastikan
bahwa proses-proses tersebut efektif

• Menjamin ketersediaan sumber daya dan
informasi
yang
perlu
untuk
mendukung
penerapan dan pemantauan proses tsb
• Memantau dan mengukur (jika dapat dilakukan)
dan menganalisis proses-proses tsbt
• Menerapkan tindakan yang perlu untuk mencapai
hasil yang direncanakan dan peningkatan
berkelanjutan dari proses tsb

Catatan

• Proses-proses yang diperlukan dalam SMM mencakup
proses2 dalam kegiatan manajemen, penyediaan
sumber daya, realisasi produk dan pengukuran
analisis dan peningkatan
• Proses yang dilakukan pihak luar adalah proses yang
diperlukan organisasi dalam smmnya dan organisasi
memilih untuk dilakukan oleh pihak luar (eksternal)
• Menjamin pengendalian pada proses yang dilakukan
oleh pihak luar tidak membebaskan organisasi
terhadap tanggung jawab kesesuaian dengan
persyaratan pelanggan , UU dan peraturan

4.2.1. Persyaratan dokumen
(umum)
Dokumentasi SMM harus mencakup:
• Pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu
• Pedoman mutu
• Prosedur
terdokumentasi dan rekaman yang
disyaratkan oleh standar internasional ini

• Dokumen termasuk rekaman yang ditentukan
oleh organisasi sebagai kebutuhan untuk
menjamin keefektifan perencanaan , penerapan
dan pengendalian dari proses-prosesnya

Fungsi dokumen
•
•
•
•

Alat dalam penelusuran
Prasarana pemberian bukti yang objektif
Alat penilai keefektifan dan kestabilan dari SMM
Penyediaan pelatihan yang sesuai

Jenis dokumen
•
•
•

•
•

Manual mutu
Rencana mutu
Spesifikasi (persyaratan mutu)
Panduan
Rekaman

Catatan Penting
• “Prosedur terdokumentasi” adalah prosedur
yang
telah
ditetapkan,
didokumentasikan,
diterapkan, dan dipelihara.
• Cakupan
dokumentasi
smm dapat berbeda
untuk masing2 organisasi karena: ukuran

organisasi dan jenis kegiatannya, komplekstisitas
proses2 interaksinya dan kompetensi karyawan
• Bentuk dokumen dapat berupa medium apa saja
(kertas, foto, video, dsb)

Klausul yang wajib
didokumentasikan
4.2.3 Pengendalian dokumen
4.2.4 Pengendalian rekaman
8.2.2
8.3
8.5.2
8.5.3

Audit internal
Pengendalian produk yang tidak sesuai
Tindakan perbaikan
Tindakan pencegahan

4.2.2. Manual Mutu

• Organisasi harus membuat dan memelihara
manual mutu yang berisi:
– Lingkup dari sistem manajemen mutu,
termasuk rincian dan pembenaran dari hal-hal
yang dapat dikecualikan
– Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan
untuk SMM atau merujuk kepadanya
– Penjelasan dari interaksi dari setiap proses
dalam SMM

4.2.3. Pengedalian dokumen
• Sebuah
prosedur
terdokumentasi
harus
ditetapkan
untuk
menentukan
kebutuhan
pengendalian untuk:

– Memberikan persetujuan terhadap kecukupan
dokumen sebelum diterbitkan
– Meninjau dan memperbaharui jika diperlukan
dan mengesahkan ulang dokumen
– Memastikan bahwa perubahan dan status
revisi dokumen terkini dapat teridentifikasi

4.2.3. Pengendalian
dokumen..
 Memastikan bahwa versi
dokumen yang
berlaku tersedia di tempat pemakaiaanya
 Memastikan dokumen tetap dapat dibaca dan
mudah diidentifikasi
 Memastikan dokumen
eksternal
yang
ditetapkan oleh organisasi untuk perencanaan
dan operasional smm teridentifikasi dan
terkendali distribusinya

 Mencegah dokumen yang sudah tidak berlaku
(kadaluwarsa)digunakan
secara
sengaja
ataupun tidak sengaja, untuk itu dokumen yang
sudah tidak berlaku harus diberi identifkasi
yang sesuai untuk dokumen yg akan disimpan
untuk tujuan ttt

4.2.4. Pengendalian
rekaman
Rekaman adalah dokumen jenis khusus dan harus
dikendalikan sesuai persyaratan
Rekaman harus dipelihara untuk memberikan
bukti dari kesesuaian terhadap persyaratan dan
sebagai bukti keefektifan operasional sistem
manajemen mutu
Sebuah dokumentasi prosedur harus dibuat
untuk: mendefinisikan kontrol yang dibutuhkan
untuk rekaman (mengidentifikasi, menyimpan,

melindungi, mendapatkan kembali, lamanya
waktu penyimpanan, dan pemusnahan)
Rekaman harus dalam keadaan sah, mudah
diidentifikasi, dan mudah ditemukan.