PENGURUSAN PENGETAHUAN SEBAGAI SATU STRA
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
PENGURUSAN PENGETAHUAN SEBAGAI SATU STRATEGI
UNTUK MENINGKATKAN KREATIVITI DAN INOVASI DALAM
SEKTOR AWAM
DR. MOKHTAR MOHD YUSOFF
MALAYSIAN ADMINISTRATIVE MODERNISATION AND
MANAGEMENT PLANNING UNIT
DR. WILLIAM VOON
MALAYSIAN ADMINISTRATIVE MODERNISATION AND
MANAGEMENT PLANNING UNIT
ANIZAH NORDIN
MALAYSIAN ADMINISTRATIVE MODERNISATION AND
MANAGEMENT PLANNING UNIT
1
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
ABSTRAK
Pengurusan Pengetahuan (KM) dan Teknologi Maklumat dan
Komunikasi (ICT) jika diurus dan dikendalikan dengan sistematik
dapat menyokong kepada kreativiti dan inovasi. Kreativiti dan inovasi
pula dapat membantu dalam meningkatkan daya saing ekonomi
khususnya ke arah menjadikan sesebuah negara kepada Ekonomi
Berasas Pengetahuan (K-Economy). Sejajar dengan Model Ekonomi
Baru yang menekankan kepentingan peralihan kepada ekonomi
berasaskan pengetahuan (K-Economy), kertas ini mencadangkan
rangka kerja Pengurusan Pengetahuan sebagai satu strategi untuk
meningkatkan kreativiti dan inovasi dalam Sektor Awam.
Rangka
Kerja yang dicadangkan dapat membantu agensi menilai sejauh
mana
kematangan
Pengetahuan.
agensi
dalam
mengamalkan
Pengurusan
Hasil penilaian dapat digunakan oleh CIO untuk
membuat perancangan dalam usaha meningkatkan keupayaan KM
secara berterusan dan justeru dipercayai dapat membantu negara
dalam meningkatkan kesediaan ke arah K-Economy.
2
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
PENGENALAN
Pengetahuan, kreativiti dan inovasi adalah elemen-elemen yang
saling berkait rapat dan dipercayai dapat menyumbang kepada
kemajuan
perniagaan,
meningkatkan
produktiviti
dan
mutu
perkhidmatan serta pertumbuhan ekonomi sesebuah negara.
Mengikut Franken (1994), kreativiti bermaksud “kecenderungan
dalam menjana dan mengenalpasti ide, alternatif atau keberangkalian
yang
mungkin
berguna
dalam
menyelesaikan
masalah,
berkomunikasi dengan orang lain dan memuaskan hati kita dan
orang lain.”
Inovasi pula merupakan implementasi satu-satu ide.kreatif dengan
jayanya dalam sesebuah organisasi. Dengan kata lain, kreativiti oleh
individu atau pasukan adalah titik permulaan bagi inovasi.
Titik
permulaan ini adalah penting; namun ia dengan sendirinya adalah
tidak mencukupi, tindakan ke atas ide tersebut diperlukan bagi
menjana inovasi (Amabile et al, 1996).
3
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
KEDUDUKAN
INDEKS
INOVASI
MALAYSIA
BERBANDING
PENERAJU EKONOMI LAIN
Mengikut Laporan Indeks Inovasi Global 2009-10 (Global Innovation
Index (GII) Report 2009-10) yang dikeluarkan oleh INSEAD (The
Business School for the World) bersama Confederation of Indian
Industry (CII), Malaysia menduduki tangga ke 28 daripada 132
negara. Laporan GII 2009-10 telah menilai kedudukan inovasi 132
negara dari aspek
tahap persekitaran yang kondusif dalam
merangsang inovasi di sesebuah ekonomi.
Sepuloh buah negara
yang menduduki tangga teratas ialah Iceland, Sweden, Hong Kong,
Switzerland, Denmark,
Finland, Singapore, Netherlands, New
Zealand dan Norway.
Parameter yang digunakan dalam kajian Index Inovasi Global ini
termasuklah yang berkaitan dengan factor-faktor “Institusi”, “Human
Capacity” dan “Business Sophistication”.
Dari segi ICT dan
produktiviti, kerajaan Malaysia berada di kedudukan yang baik iaitu di
tangga ke 14 seperti yang ditunjukkan dalam Jadual 1 dibawah.
4
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
Jadual 1 : Kedudukan ICT dan Produktiviti Kerajaan
(Global Innovation Index (GII) Report 2009-10)
MODEL EKONOMI BARU DAN KEPENTINGAN PENGETAHUAN
DALAM
EKONOMI
BERASASKAN
PENGETAHUAN
(K-
ECONOMY)
Kerajaan Malaysia telah mengenalpasti ICT dan inovasi sebagai asas
dalam usaha untuk mentransformasikan Malaysia dari sebuah
ekonomi
berasaskan pengeluaran kepada ekonomi berasaskan
pengetahuan. Dalam Pelan Ekonomi Baru misalannya, salah satu
daripada teras strateginya menekankan penjanaan pengetahuan
5
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
untuk
ekonomi
berasaskan
pengetahuan.
Bagi
memastikan
peralihan pantas kepada ekonomi berasaskan pengetahuan (kekonomi), kerajaan juga melalui RMKe10 telah mengenalpasti
bahawa peningkatan pelaburan dan produktiviti, kreativiti dan inovasi
serta penggunaan tenaga kerja, sumber asli dan kewangan (secara
optimum) mempunyai potensi dalam meningkatkan pertumbuhan
ekonomi negara.
PENGURUSAN PENGETAHUAN DAN PERANAN CIO
Pengurusan
Pengetahuan
dapat
memainkan
peranan
dalam
penjanaan inovasi (Du Plessis, 2007). Dalam ekonomi berasaskan
pengetahuan, aspek-aspek yang berkaitan dengan pengurusan
pengetahuan seperti analitik maklumat juga menjadi semakin
penting. Trend ini dibayangkan melalui Gartner Top 10 Business and
Technology Priorities untuk tahun 2010 dimana peningkatan dalam
penggunaan analitik maklumat dan kecerdasan bisnes masingmasing menduduki tangga ketiga (Keutamaan Bisnes) dan kelima
(Keutamaan Teknologi) dalam senarai tersebut.
6
Kedudukan
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
sedemikian mencadangkan implikasi bahawa aspek pengurusan
pengetahaun harus diberi perhatian oleh CIO organisasi.
KESEDIAAN
PENGETAHUAN
DAN
K-EKONOMY
DALAM
SEKTOR AWAM
Satu kajian berkaitan dengan Kerajaan Elektronik (EG) di sektor
awam menunjukkan bahawa inisiatif EG dapat membantu tadbir urus
melalui pengurusan kolaborasi dan pertukaran maklumat. Ini
merupakan faktor penentu kejayaan kepada pertumbuhan dan
pembangunan K-Economy dimana sektor awam mendapat 76%
markah (kategori baik) dari segi kesediaan k-ekonomi. Salah satu
hasil kajian tersebut adalah cadangan supaya projek-projek dalam
bidang Pengurusan Pengetahuan diberi keutamaan bagi membantu
meningkatkan lagi penyampaian perkhidmatan.
7
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
SUATU
MODEL
PENGURUSAN
PENGETAHUAN
YANG
MENYOKONG KREATIVITI DAN INOVASI
Suatu model yang mencadangkan bahawa pengurusan pengetahuan
dapat membantu dalam menggalakkan kreativiti dan inovasi telah
dikemukakan oleh James W. Gabberty dan Jennifer D. E. Thomas.
Model mereka mencadangkan bahawa proses penjanaan ide berlaku
secara berperingkat dalam tiga zon iaitu Tacit Knowledge (TKZ),
Non-Binding Refinement (NRZ) dan Explicit Knowledge (EKZ).
Mereka menerangkan bahawa proses penjanaan ide ini memerlukan
persekitaran
pengetahuan
terurus
yang
mana
berupaya
menyediakan input dalaman (pangkalan data) dan luaran (pangkalan
data remote) dan akhir sekali memerlukan suatu cetusan “spark of
inspiration” bagi menjana ide. Keadaan ini digambarkan seperti
dalam Rajah 1.
Mengikut model mereka, dalam zon tacit TKZ, proses penjanaan ide
bermula dengan cetusan ide, diikuti oleh germination of ide dan akhir
sekali sintesis ide. Dalam NKZ, ide mula mengambil tempat dalam
organisasi dan dipersembahkan secara rasmi untuk pertimbangan
dan penilaian pengurusan dalaman.
8
Akhir sekali, dalam EKZ, ide
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
yang berpotensi di manifestasikan. Dalam EKZ, suatu metodologi
diperlukan bagi memperhalusi ide sehingga ianya menjadi satu ide
penyelesai masalah atau satu ide rekabentuk produk baru.
Rajah 1: Model Pengurusan Pengetahuan Yang Menyokong Kreativiti
(Gabberty & Thomas, 2007)
9
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
PENGUKURAN TAHAP PENGURUSAN PENGETAHUAN UNTUK
KREATIVITI
Demi memanfaatkan aset pengetahuan sebagai dorongan kepada
cetusan ide yang mempunyai nilai tambah, adalah wajar agensi
mengenalpasti tahap kematangan dalam pelaksanaan pengurusan
pengetahuan di agensi masing-masing. Untuk tujuan tersebut, kertas
ini mencadangkan satu rangka kerja (rujuk Jadual 2) sebagai kayu
ukur dalam menilai tahap kesediaan dan kematangan agensi dalam
keupayaan pengurusan pengetahuan. Rangka kerja ini adalah
berdasarkan Model Kematangan Pengurusan Pengetahuan oleh
K3M seperti ditunjukkan di Rajah 2 berikut.
10
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
Rajah 2: K3M Knowledge Management Maturity Model
(Wisdom Source, 2004)
11
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
Penerangan mengenai setiap tahap dalam model K3M serta
perbandingannya dengan model maturity lain yang lebih umum
seperti model CMM dari Carnegie Mellon University adalah
diringkaskan seperti di Jadual 2.
Jadual 2: Rangka Kerja Penilaian Tahap Kematangan KM
Diubahsuai dari Pee & Kankanhalli (2009)
CMM LEVEL
1
CMM
K3M
MATURITY
MATURITY
DESCRIPTION
DESCRIPTION
K3M LEVEL
Adhoc or
Chaotic
process
2
Disciplined
Content
processes
publishing and
1
management
system in place
Information is
digitized and
12
2
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
CMM LEVEL
CMM
K3M
MATURITY
MATURITY
DESCRIPTION
DESCRIPTION
K3M LEVEL
delivered from
managers to
staff via
structured email broadcasts
and web portals
3
Standard &
3
consistent
process
4
Predictable
Digitizing and
process
just-in-time
delivery of
information.
Maintain up-todate repository
of
organizational
13
4
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
CMM LEVEL
CMM
K3M
MATURITY
MATURITY
DESCRIPTION
DESCRIPTION
K3M LEVEL
documents
Gather,
5
organize,
improve, and
maintain
individual and
collective
processes via
secure, internal
and
customizable
web portals
Capture and
just-in-time
delivery of upto-date work
processes
14
6
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
CMM LEVEL
CMM
K3M
MATURITY
MATURITY
DESCRIPTION
DESCRIPTION
K3M LEVEL
organized by
role
5
Continuously
Knowledge
improving
collection tools
processes
capture
7
feedback, best
practices, and
lessons learned
from resources
at the front line.
Knowledge is
shared, reused,
analyzed, and
optimized
KMS forms the
structural
backbone for
15
8
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
CMM LEVEL
CMM
K3M
MATURITY
MATURITY
DESCRIPTION
DESCRIPTION
K3M LEVEL
enterprise-wide
innovation and
employee selfactualization.
Continuous
filtering out of
non-valueadded work.
Agensi dapat menggunakan rangka kerja ini untuk
menganalisis
proses pengurusan pengetahuan yang perlu diberi perhatian dan
justeru mengambil strategi yang berkesan bagi meningkatkan tahap
kematangan KM demi pencapaian matlamat peningkatan kreativiti
dan inovasi.
16
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
SYOR
Berdasarkan model pengurusan pengetahuan yang telah dibincang
serta rangka kerja pengukuran seperti diatas, beberapa syor dapat
dikemukakan seperti berikut:
a)
CIO
boleh
melaksanakan
penilaian
kematangan
proses
Pengurusan Pengetahuan di Kementerian / agensi masingmasing di mana keperluan untuk membuat analisis jurang
adalah ketara.
b)
Kebolehcapaian tahap 5 dan 6 akan meletakkan organisasi
ditahap pengetahuan terurus. Persekitaran sedemikian boleh
mendorong cetusan kreativiti yang seterusnya boleh membawa
kepada pencapaian inovasi.
KESIMPULAN
Perkhidmatan
Awam
telah
menimba
banyak
pencapaian
perkhidmatan baru melalui pelaksanaan ICT. Walau bagaimanapun,
penekanan terhadap pengurusan pegetahuan boleh disimpulkan
sebagai masih berkurangan dalam persekitaran di mana sektor
17
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
awam didesak untuk meningkatkan daya kreativiti demi penghasilan
inovasi. Dalam suasana sedemikian, CIO perlu memainkan peranan
bagi menggerakkan kesediaan agensi dalam peralihan ke KEconomy.
Proses kesedaran ini boleh dimulakan dengan berpandukan modelmodel Kematangan Pengurusan Pengetahuan. Sebagai contoh,
model seperti K3M Maturity Model boleh digunakan sebagai asas
bagi menilai kesediaan proses Pengurusan Pengetahuan sebagai
satu langkah perubahan berterusan kearah peningkatan ke ekonomi
berasaskan ilmu pengetahuan.
18
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
RUJUKAN
Amabile, T.M., R. Conti, H. Coon, et al. (1996). Assessing the work
environment for creativity. Academy of Management Review 39
(5) pp. 1154–1184.
Du Plessis, M (2007). The role of knowledge management in
innovation. Journal of Knowledge Management, 11(4)
Franken, R. (1994). Human motivation. Pacific Grove, CA:
Brooks/Cole.
Gabberty, J. W. & Thomas, J.E. (2007). Driving creativity: Extending
knowledge management into the multinational corporation.
Interdisciplinary
Journal
of
Information,
Knowledge,
and
Management, 2.
Pee, L. G. & Kankanhalli, A. (2009). A Model of Organisational
Knowledge Management Maturity Based on People, Process,
19
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
and Technology. Journal of Information & Knowledge
Management, 8(2): pp. 79-99.
INSEAD (2010). Global Innovation Index Report 2009 -2010,
http://www.globalinnovationindex.org. accessed on 8 Dec 2010
Wisdom Source (2004). K3M: The Knowledge Management Maturity
Model http://www.wisdomsource.com/K3MOverview.pdf ,
accessed on 8 Dec 2010
Malaysian Administrative Modernisation and Management Planning
Unit (2009). Malaysia Electronic Government Report 2008/2009
National Economic Advisory Council (2010). New economic model for
Malaysia. Part 1: Strategic Policy Directions
Gartner (2010). Gartner EXP Worldwide Survey of Nearly 1,600 CIOs
Shows IT Budgets in 2010 to be at 2005 Levels.
http://www.gartner.com/it/page.jsp?id=1283413, accessed on
17 July 2010.
20
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
PENGURUSAN PENGETAHUAN SEBAGAI SATU STRATEGI
UNTUK MENINGKATKAN KREATIVITI DAN INOVASI DALAM
SEKTOR AWAM
DR. MOKHTAR MOHD YUSOFF
MALAYSIAN ADMINISTRATIVE MODERNISATION AND
MANAGEMENT PLANNING UNIT
DR. WILLIAM VOON
MALAYSIAN ADMINISTRATIVE MODERNISATION AND
MANAGEMENT PLANNING UNIT
ANIZAH NORDIN
MALAYSIAN ADMINISTRATIVE MODERNISATION AND
MANAGEMENT PLANNING UNIT
1
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
ABSTRAK
Pengurusan Pengetahuan (KM) dan Teknologi Maklumat dan
Komunikasi (ICT) jika diurus dan dikendalikan dengan sistematik
dapat menyokong kepada kreativiti dan inovasi. Kreativiti dan inovasi
pula dapat membantu dalam meningkatkan daya saing ekonomi
khususnya ke arah menjadikan sesebuah negara kepada Ekonomi
Berasas Pengetahuan (K-Economy). Sejajar dengan Model Ekonomi
Baru yang menekankan kepentingan peralihan kepada ekonomi
berasaskan pengetahuan (K-Economy), kertas ini mencadangkan
rangka kerja Pengurusan Pengetahuan sebagai satu strategi untuk
meningkatkan kreativiti dan inovasi dalam Sektor Awam.
Rangka
Kerja yang dicadangkan dapat membantu agensi menilai sejauh
mana
kematangan
Pengetahuan.
agensi
dalam
mengamalkan
Pengurusan
Hasil penilaian dapat digunakan oleh CIO untuk
membuat perancangan dalam usaha meningkatkan keupayaan KM
secara berterusan dan justeru dipercayai dapat membantu negara
dalam meningkatkan kesediaan ke arah K-Economy.
2
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
PENGENALAN
Pengetahuan, kreativiti dan inovasi adalah elemen-elemen yang
saling berkait rapat dan dipercayai dapat menyumbang kepada
kemajuan
perniagaan,
meningkatkan
produktiviti
dan
mutu
perkhidmatan serta pertumbuhan ekonomi sesebuah negara.
Mengikut Franken (1994), kreativiti bermaksud “kecenderungan
dalam menjana dan mengenalpasti ide, alternatif atau keberangkalian
yang
mungkin
berguna
dalam
menyelesaikan
masalah,
berkomunikasi dengan orang lain dan memuaskan hati kita dan
orang lain.”
Inovasi pula merupakan implementasi satu-satu ide.kreatif dengan
jayanya dalam sesebuah organisasi. Dengan kata lain, kreativiti oleh
individu atau pasukan adalah titik permulaan bagi inovasi.
Titik
permulaan ini adalah penting; namun ia dengan sendirinya adalah
tidak mencukupi, tindakan ke atas ide tersebut diperlukan bagi
menjana inovasi (Amabile et al, 1996).
3
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
KEDUDUKAN
INDEKS
INOVASI
MALAYSIA
BERBANDING
PENERAJU EKONOMI LAIN
Mengikut Laporan Indeks Inovasi Global 2009-10 (Global Innovation
Index (GII) Report 2009-10) yang dikeluarkan oleh INSEAD (The
Business School for the World) bersama Confederation of Indian
Industry (CII), Malaysia menduduki tangga ke 28 daripada 132
negara. Laporan GII 2009-10 telah menilai kedudukan inovasi 132
negara dari aspek
tahap persekitaran yang kondusif dalam
merangsang inovasi di sesebuah ekonomi.
Sepuloh buah negara
yang menduduki tangga teratas ialah Iceland, Sweden, Hong Kong,
Switzerland, Denmark,
Finland, Singapore, Netherlands, New
Zealand dan Norway.
Parameter yang digunakan dalam kajian Index Inovasi Global ini
termasuklah yang berkaitan dengan factor-faktor “Institusi”, “Human
Capacity” dan “Business Sophistication”.
Dari segi ICT dan
produktiviti, kerajaan Malaysia berada di kedudukan yang baik iaitu di
tangga ke 14 seperti yang ditunjukkan dalam Jadual 1 dibawah.
4
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
Jadual 1 : Kedudukan ICT dan Produktiviti Kerajaan
(Global Innovation Index (GII) Report 2009-10)
MODEL EKONOMI BARU DAN KEPENTINGAN PENGETAHUAN
DALAM
EKONOMI
BERASASKAN
PENGETAHUAN
(K-
ECONOMY)
Kerajaan Malaysia telah mengenalpasti ICT dan inovasi sebagai asas
dalam usaha untuk mentransformasikan Malaysia dari sebuah
ekonomi
berasaskan pengeluaran kepada ekonomi berasaskan
pengetahuan. Dalam Pelan Ekonomi Baru misalannya, salah satu
daripada teras strateginya menekankan penjanaan pengetahuan
5
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
untuk
ekonomi
berasaskan
pengetahuan.
Bagi
memastikan
peralihan pantas kepada ekonomi berasaskan pengetahuan (kekonomi), kerajaan juga melalui RMKe10 telah mengenalpasti
bahawa peningkatan pelaburan dan produktiviti, kreativiti dan inovasi
serta penggunaan tenaga kerja, sumber asli dan kewangan (secara
optimum) mempunyai potensi dalam meningkatkan pertumbuhan
ekonomi negara.
PENGURUSAN PENGETAHUAN DAN PERANAN CIO
Pengurusan
Pengetahuan
dapat
memainkan
peranan
dalam
penjanaan inovasi (Du Plessis, 2007). Dalam ekonomi berasaskan
pengetahuan, aspek-aspek yang berkaitan dengan pengurusan
pengetahuan seperti analitik maklumat juga menjadi semakin
penting. Trend ini dibayangkan melalui Gartner Top 10 Business and
Technology Priorities untuk tahun 2010 dimana peningkatan dalam
penggunaan analitik maklumat dan kecerdasan bisnes masingmasing menduduki tangga ketiga (Keutamaan Bisnes) dan kelima
(Keutamaan Teknologi) dalam senarai tersebut.
6
Kedudukan
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
sedemikian mencadangkan implikasi bahawa aspek pengurusan
pengetahaun harus diberi perhatian oleh CIO organisasi.
KESEDIAAN
PENGETAHUAN
DAN
K-EKONOMY
DALAM
SEKTOR AWAM
Satu kajian berkaitan dengan Kerajaan Elektronik (EG) di sektor
awam menunjukkan bahawa inisiatif EG dapat membantu tadbir urus
melalui pengurusan kolaborasi dan pertukaran maklumat. Ini
merupakan faktor penentu kejayaan kepada pertumbuhan dan
pembangunan K-Economy dimana sektor awam mendapat 76%
markah (kategori baik) dari segi kesediaan k-ekonomi. Salah satu
hasil kajian tersebut adalah cadangan supaya projek-projek dalam
bidang Pengurusan Pengetahuan diberi keutamaan bagi membantu
meningkatkan lagi penyampaian perkhidmatan.
7
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
SUATU
MODEL
PENGURUSAN
PENGETAHUAN
YANG
MENYOKONG KREATIVITI DAN INOVASI
Suatu model yang mencadangkan bahawa pengurusan pengetahuan
dapat membantu dalam menggalakkan kreativiti dan inovasi telah
dikemukakan oleh James W. Gabberty dan Jennifer D. E. Thomas.
Model mereka mencadangkan bahawa proses penjanaan ide berlaku
secara berperingkat dalam tiga zon iaitu Tacit Knowledge (TKZ),
Non-Binding Refinement (NRZ) dan Explicit Knowledge (EKZ).
Mereka menerangkan bahawa proses penjanaan ide ini memerlukan
persekitaran
pengetahuan
terurus
yang
mana
berupaya
menyediakan input dalaman (pangkalan data) dan luaran (pangkalan
data remote) dan akhir sekali memerlukan suatu cetusan “spark of
inspiration” bagi menjana ide. Keadaan ini digambarkan seperti
dalam Rajah 1.
Mengikut model mereka, dalam zon tacit TKZ, proses penjanaan ide
bermula dengan cetusan ide, diikuti oleh germination of ide dan akhir
sekali sintesis ide. Dalam NKZ, ide mula mengambil tempat dalam
organisasi dan dipersembahkan secara rasmi untuk pertimbangan
dan penilaian pengurusan dalaman.
8
Akhir sekali, dalam EKZ, ide
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
yang berpotensi di manifestasikan. Dalam EKZ, suatu metodologi
diperlukan bagi memperhalusi ide sehingga ianya menjadi satu ide
penyelesai masalah atau satu ide rekabentuk produk baru.
Rajah 1: Model Pengurusan Pengetahuan Yang Menyokong Kreativiti
(Gabberty & Thomas, 2007)
9
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
PENGUKURAN TAHAP PENGURUSAN PENGETAHUAN UNTUK
KREATIVITI
Demi memanfaatkan aset pengetahuan sebagai dorongan kepada
cetusan ide yang mempunyai nilai tambah, adalah wajar agensi
mengenalpasti tahap kematangan dalam pelaksanaan pengurusan
pengetahuan di agensi masing-masing. Untuk tujuan tersebut, kertas
ini mencadangkan satu rangka kerja (rujuk Jadual 2) sebagai kayu
ukur dalam menilai tahap kesediaan dan kematangan agensi dalam
keupayaan pengurusan pengetahuan. Rangka kerja ini adalah
berdasarkan Model Kematangan Pengurusan Pengetahuan oleh
K3M seperti ditunjukkan di Rajah 2 berikut.
10
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
Rajah 2: K3M Knowledge Management Maturity Model
(Wisdom Source, 2004)
11
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
Penerangan mengenai setiap tahap dalam model K3M serta
perbandingannya dengan model maturity lain yang lebih umum
seperti model CMM dari Carnegie Mellon University adalah
diringkaskan seperti di Jadual 2.
Jadual 2: Rangka Kerja Penilaian Tahap Kematangan KM
Diubahsuai dari Pee & Kankanhalli (2009)
CMM LEVEL
1
CMM
K3M
MATURITY
MATURITY
DESCRIPTION
DESCRIPTION
K3M LEVEL
Adhoc or
Chaotic
process
2
Disciplined
Content
processes
publishing and
1
management
system in place
Information is
digitized and
12
2
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
CMM LEVEL
CMM
K3M
MATURITY
MATURITY
DESCRIPTION
DESCRIPTION
K3M LEVEL
delivered from
managers to
staff via
structured email broadcasts
and web portals
3
Standard &
3
consistent
process
4
Predictable
Digitizing and
process
just-in-time
delivery of
information.
Maintain up-todate repository
of
organizational
13
4
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
CMM LEVEL
CMM
K3M
MATURITY
MATURITY
DESCRIPTION
DESCRIPTION
K3M LEVEL
documents
Gather,
5
organize,
improve, and
maintain
individual and
collective
processes via
secure, internal
and
customizable
web portals
Capture and
just-in-time
delivery of upto-date work
processes
14
6
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
CMM LEVEL
CMM
K3M
MATURITY
MATURITY
DESCRIPTION
DESCRIPTION
K3M LEVEL
organized by
role
5
Continuously
Knowledge
improving
collection tools
processes
capture
7
feedback, best
practices, and
lessons learned
from resources
at the front line.
Knowledge is
shared, reused,
analyzed, and
optimized
KMS forms the
structural
backbone for
15
8
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
CMM LEVEL
CMM
K3M
MATURITY
MATURITY
DESCRIPTION
DESCRIPTION
K3M LEVEL
enterprise-wide
innovation and
employee selfactualization.
Continuous
filtering out of
non-valueadded work.
Agensi dapat menggunakan rangka kerja ini untuk
menganalisis
proses pengurusan pengetahuan yang perlu diberi perhatian dan
justeru mengambil strategi yang berkesan bagi meningkatkan tahap
kematangan KM demi pencapaian matlamat peningkatan kreativiti
dan inovasi.
16
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
SYOR
Berdasarkan model pengurusan pengetahuan yang telah dibincang
serta rangka kerja pengukuran seperti diatas, beberapa syor dapat
dikemukakan seperti berikut:
a)
CIO
boleh
melaksanakan
penilaian
kematangan
proses
Pengurusan Pengetahuan di Kementerian / agensi masingmasing di mana keperluan untuk membuat analisis jurang
adalah ketara.
b)
Kebolehcapaian tahap 5 dan 6 akan meletakkan organisasi
ditahap pengetahuan terurus. Persekitaran sedemikian boleh
mendorong cetusan kreativiti yang seterusnya boleh membawa
kepada pencapaian inovasi.
KESIMPULAN
Perkhidmatan
Awam
telah
menimba
banyak
pencapaian
perkhidmatan baru melalui pelaksanaan ICT. Walau bagaimanapun,
penekanan terhadap pengurusan pegetahuan boleh disimpulkan
sebagai masih berkurangan dalam persekitaran di mana sektor
17
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
awam didesak untuk meningkatkan daya kreativiti demi penghasilan
inovasi. Dalam suasana sedemikian, CIO perlu memainkan peranan
bagi menggerakkan kesediaan agensi dalam peralihan ke KEconomy.
Proses kesedaran ini boleh dimulakan dengan berpandukan modelmodel Kematangan Pengurusan Pengetahuan. Sebagai contoh,
model seperti K3M Maturity Model boleh digunakan sebagai asas
bagi menilai kesediaan proses Pengurusan Pengetahuan sebagai
satu langkah perubahan berterusan kearah peningkatan ke ekonomi
berasaskan ilmu pengetahuan.
18
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
RUJUKAN
Amabile, T.M., R. Conti, H. Coon, et al. (1996). Assessing the work
environment for creativity. Academy of Management Review 39
(5) pp. 1154–1184.
Du Plessis, M (2007). The role of knowledge management in
innovation. Journal of Knowledge Management, 11(4)
Franken, R. (1994). Human motivation. Pacific Grove, CA:
Brooks/Cole.
Gabberty, J. W. & Thomas, J.E. (2007). Driving creativity: Extending
knowledge management into the multinational corporation.
Interdisciplinary
Journal
of
Information,
Knowledge,
and
Management, 2.
Pee, L. G. & Kankanhalli, A. (2009). A Model of Organisational
Knowledge Management Maturity Based on People, Process,
19
Journal Excellence, Volume 3, Number1, 2011. Malaysian Administrative Modernisation
and Management Planning Unit, Prime Minister’s Department. ISSN 1985-6482
and Technology. Journal of Information & Knowledge
Management, 8(2): pp. 79-99.
INSEAD (2010). Global Innovation Index Report 2009 -2010,
http://www.globalinnovationindex.org. accessed on 8 Dec 2010
Wisdom Source (2004). K3M: The Knowledge Management Maturity
Model http://www.wisdomsource.com/K3MOverview.pdf ,
accessed on 8 Dec 2010
Malaysian Administrative Modernisation and Management Planning
Unit (2009). Malaysia Electronic Government Report 2008/2009
National Economic Advisory Council (2010). New economic model for
Malaysia. Part 1: Strategic Policy Directions
Gartner (2010). Gartner EXP Worldwide Survey of Nearly 1,600 CIOs
Shows IT Budgets in 2010 to be at 2005 Levels.
http://www.gartner.com/it/page.jsp?id=1283413, accessed on
17 July 2010.
20