Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan untuk Menunjang Sistem Pengendalian Intern Dalam Aktivitas Pengiriman Barang Dagang (Studi Kasus pada PT. Tri Duta Bandung).
Abstrak
ABSTRAK
Sepeda motor merupakan kendaraan yang sangat digemari masyarakat saat
ini, banyaknya aktivitas penjualan mewajibkan perusahaan mengelola sistem
infomasi akuntansi yang dimiliki dengan baik. Penjualan kendaraan yang sejenis
dalam waktu bersamaan memungkinkan terjadi kesalahan pada proses pengiriman
kendaraan. Berkenaan dengan hal tersebut, maka peneliti mencoba mengidentifikasi
peranan sistem informasi akuntansi penjualan untuk menunjang aktivitas sistem
pengendalian intern dalam aktivitas pengiriman barang dagang.
Penulis menggunakan metode deskriptif analisis dalam melakukan penelitian,
pengumpulan data dilakukan dengan cara penelitian lapangan dengan cara observasi,
wawancara, serta penelitian kepustakaan dengan cara membaca dan mempelajari
teori yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi penjualan dan sistem
pengendalian intern penjualan.
Berdasarkan hasil evaluasi, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
akuntansi memiliki peran penting dalam sistem pengendalian intern perusahaan.
Prosedur sistem informasi akuntansi yang memadai secara otomatis akan
menciptakan sistem pengendalian intern bagi perusahaan.
Kata kunci: sistem informasi akuntansi, sistem pengendalian intern
iv
Daftar Isi
DAFTAR ISI
Halaman Judul ............................................................................... i
Lembar Pengesahan ....................................................................... ii
Surat Pernyataan Keaslian Skripsi .................................................. iii
ABSTRAK .................................................................................... iv
KATA PENGANTAR ................................................................... v
DAFTAR ISI ................................................................................. vii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................. x
BAB I
PENDAHULUAN ......................................................................... 1
1.1. Latar Belakang Penelitian ..................................................... 1
1.2. Identifikasi Masalah .............................................................. 3
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian .............................................. 4
1.4. Kegunaan Penelitian ............................................................. 4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA ................................................................ 6
2.1. Sistem Informasi Akuntansi .................................................. 6
2.1.1. Pengertian Sistem ...................................................... 6
2.1.2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ..................... 7
2.1.3. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi .................. 8
2.1.4. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ........................... 9
2.1.5. Peran Sistem Informasi Akuntansi ............................. 9
2.2. Penjualan .............................................................................. 10
vii
Daftar Lampiran
2.2.1. Pengertian Penjualan ................................................. 10
2.2.2. Klasifikasi Transaksi Penjualan .................................. 11
2.2.3. Fungsi Penjualan ....................................................... 12
2.2.4. Informasi Yang Diperlukan Bagian Penjualan ............ 13
2.2.5. Tugas Pokok Bagian Penjualan .................................. 14
2.2.6. Prosedur Penjualan ..................................................... 14
2.3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan .................................. 17
2.3.1. Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan ................................................................... 18
2.3.2. Organisasi Dari Fungsi Penjualan ............................... 19
2.3.3. Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan.. 21
2.4. Sistem Pengendalian Intern ................................................... 23
2.4.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ...................... 23
2.4.2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern............................. 24
2.4.3. Unsur Sistem Pengendalian Intern .............................. 25
2.4.4. Sistem Pengendalian
Intern
Penjualan
Barang
Dagang ....................................................................... 28
2.4.5. Prinsip Sistem Intern Penjualan ................................. 33
2.4.6. Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern .................. 34
BAB III
OBJEK DAN METODA PENELITIAN ........................................ 36
3.1. Objek Penelitian .................................................................... 36
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ....................................... 36
3.1.2. Ruang Lingkup Perusahaan ........................................ 37
3.2. Stuktur Organisasi dan Uraian Tugas .................................... 38
viii
Daftar Isi
3.3. Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................. 45
3.4. Metoda Penelitian ................................................................. 46
3.5. Teknik Pengumpulan Data .................................................... 46
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN ...................................................... 48
4.1. Hasil Penelitian ...................................................................... 48
4.1.1. Kebijakan Penjualan dan Pengiriman Kendaraan ....... 49
4.1.2. Organisasi Terkait Dengan Penjualan PT. Tri Duta .... 50
4.1.3. Formulir Dan Dokumen Yang Digunakan ................. 50
4.2. Pembahasan .......................................................................... 53
4.2.1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ...................... 53
4.2.2. Prosedur Penjualan ..................................................... 57
4.2.3. Peran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Untuk
Menunjang Sistem Pengendalian Intern Pengiriman
Barang Dagang .......................................................... 68
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN ........................................................... 72
5.1. Simpulan ............................................................................... 72
5.2. Saran ..................................................................................... 74
DAFTAR PUSTAKA .................................................................... 75
ix
Daftar Lampiran
DAFTAR LAMPIRAN
Struktur Organisasi PT. Triduta .............................................................. 76
Flowchart Penjualan Tunai ..................................................................... 77
Flowchart Penjualan Kredit .................................................................... 79
Surat Pesanan Kendaraan (SPK) ............................................................. 81
Surat Jalan .............................................................................................. 82
Warranty Claim ...................................................................................... 83
Purchase Order Leasing .......................................................................... 85
Faktur ..................................................................................................... 86
x
CURRRICULUM VITAE
Nama
: Stefanus Christiawan
Tempat / Tanggal Lahir
: Bogor / 20 September 1985
Alamat
: Jln Ranca bentang III No. 3
Bandung 40142
No. Telepon Rumah
: (022) 91309191
No. Handphone
: 0817429992
Alamat email
: [email protected]
Pendidikan
: SMU 10 November 1945
: Jurusan Akuntansi Universitas Kristen Maranatha
Judul Skripsi
: “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Untuk Menunjang Sistem Pengendalian Intern Dalam
Aktivitas Pengiriman Barang Dagang Pada PT. Tri
Duta Bandung.”
Bab I Pendahuluan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Penelitian
Populasi sepeda motor di Indonesia akan terus meningkat pesat. Menurut
Gunadi (2009), pemerintah belum bisa menyediakan transportasi yang murah bagi
masyarakat. Setidaknya, hanya sepeda motor yang mampu dibeli masyarakat umum,
apalagi pada masa krisis seperti sekarang ini. Hal ini diungkapkan Gunadi melalui
surat kabar jawa pos pada awal tahun 2009. Pendapat Gunadi ini terbukti tepat,
karena data penjualan yang didapat oleh AISI menunjukkan hingga menjelang akhir
tahun 2009, jumlah penjualan sepeda motor terus meningkat mencapai hampir 40
juta unit. Dengan banyaknya sepeda motor yang terjual, maka perusahaan penjual
sepeda motor harus mengelola aktivitas penjualan dengan baik dan terprogram
karena aktivitas ini merupakan sumber pendapatan yang utama bagi perusahaan.
Apabila aktivitas penjualan tidak dikelola dengan baik dan terprogram, maka secara
langsung akan merugikan perusahaan secara keseluruhan, dimana sasaran yang telah
diprogram akhirnya tidak akan tercapai dan yang paling penting akan menyebabkan
pendapatan perusahaan menurun. (Bodnar, 2000).
Banyaknya aktivitas penjualan sepeda motor memungkinkan terjadinya
kesalahan-kesalahan yang seharusnya tidak terjadi. Pada PT. Tri Duta yang akan
dibahas pada penelitian ini, kesalahan yang sering terjadi pada bagian penjualan
adalah akibat banyaknya penjualan jenis kendaraan yang sama pada waktu yang
bersamaan juga. Kesalahan yang terjadi adalah tertukarnya unit kendaraan sepeda
motor pada saat pengiriman, sehingga pada saat penyerahan dokumen-dokumen
1
Bab I Pendahuluan
2
berupa Faktur Penjualan, Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) dan Bukti
Pemilikan Kendaraan Bermotor (BPKB) terjadi kesalahan pada nomor mesin dan
nomor rangka. Penyebab kesalahan ini adalah kurangnya pengendalian intern yang
dimiliki perusahaan pada saat melakukan pengiriman barang kepada konsumen, yaitu
perusahaan hanya memberikan keterangan pada surat jalan saja, namun tidak
memberikan keterangan tambahan pada unit sepeda motor yang akan diberikan pada
konsumen. Terjadinya kesalahan pengiriman sepeda motor ini juga dapat disebabkan
oleh kelalaian dari bagian pengiriman karena tidak melakukan pemeriksaan ulang
atas dokumen pengiriman apakah telah sesuai dengan nomor mesin dan nomor
rangka sepeda motor pada saat penyerahan sepeda motor kepada konsumen. Oleh
karena hal tersebut diatas, maka perusahaan harus memiliki sistem informasi
akuntansi penjualan yang memadai agar kesalahan yang telah terjadi dalam kegiatan
penjualan tidak terjadi lagi. Sistem informasi akuntansi yang memadai akan
menghasilkan informasi terstruktur yaitu tepat waktu, relevan, dan tekontrol dengan
masalah yang dihadapi dan dapat dipercaya, sehingga perusahaan memiliki informasi
yang cepat dan tepat untuk digunakan sebagai dasar perencanaan, pengawasan, dan
pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi yang memadai,
diharapkan segala tindakan dalam perusahaan akan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan. (La Midjan, 2003).
Bagian penjualan merupakan unit organisasi di dalam perusahaan yang diberikan
wewenang dalam melaksanakan penjualan, namun bagian ini terdiri dari beberapa
unit organisasi lain yang saling terkait. Bagian penjualan tidak dapat melaksanakan
seluruh proses penjualan dari awal hingga akhir. Bagian penjualan harus bekerjasama
dengan bagian administrasi serta bagian pengecekan dan pengiriman dalam
Bab I Pendahuluan
3
menyelesaikan proses penjualan. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem
pengendalian intern yang dapat menggambarkan pemisahan fungsional secara jelas.
(Steinbart, 2005).
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi beserta semua metode
dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan agar para pimpinan
perusahaan mendapat keyakinan bahwa sumber-sumber yang diperoleh dan
digunakan saat ini adalah efektif dan efisien dalam menunjang tujuan perusahaan.
Sistem pengendalian intern yang efektif dan efisien harus didukung oleh keberadaan
sistem informasi akuntansi yang baik, sehingga pengendalian intern yang diterapkan
perusahaan dapat mencapai tujuannya. (La Midjan,2003).
Sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian yang memadai atas fungsi
penjualan akan mencegah terjadinya kesalahan serta mencegah timbulnya biaya
untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi sehingga keuntungan yang didapat
perusahaan menjadi maksimal.
Berdasarkan pembahasan diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul :
“Peranan Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan Untuk Menunjang Sistem Pengendalian Intern
Dalam Aktivitas Pengiriman Barang Dagang”.
1.2.
Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan di atas, penulis
merumuskan masalah-masalah penelitian sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan pada PT. Tri
Duta?
Bab I Pendahuluan
4
2. Bagaimana peranan sistem informasi akuntansi penjualan untuk menunjang
sistem pengendalian intern dalam aktivitas pengiriman barang dagang (sepeda
motor) pada PT. Tri Duta?
1.3.
Maksud dan Tujuan Penelitian
Penelitian ini bermanfaat untuk menambah pengetahuan mengenai sistem
informasi akuntansi penjualan. Dengan penelitian ini, diharapkan agar pihak
perusahaan mengetahui pentingnya penerapan sistem informasi akuntansi pada
aktivitas penjualan, serta perusahaan dapat mengatasi masalah yang timbul pada
kegiatan pengiriman barang dagang (sepeda motor).
Tujuan penelitian ini, antara lain:
1. Mengetahui dan memahami sistem informasi akuntansi penjualan yang
diterapkan oleh PT. Tri Duta.
2. Memahami dan menganalisis peranan sistem informasi akuntansi
penjualan untuk menunjang sistem pengendalian intern dalam aktivitas
pengiriman barang dagang (sepeda motor) pada PT. Tri Duta.
1.4.
Kegunaan Penelitian
Setelah melakukan penelitian ini, diharapkan dapat memberikan manfaat bagi
berbagai pihak, antara lain:
1. Bagi penulis, dalam rangka penyusunan Skripsi sebagai salah satu persyaratan
akademik di Universitas Kristen Maranatha untuk memperoleh gelar Sarjana
Ekonomi, dan menambah pengetahuan mengenai penerapan sistem informasi
akuntansi pembelian.
Bab I Pendahuluan
5
2. Bagi perusahaan, sebagai informasi mengenai prosedur-prosedur yang harus
dilakukan dalam penerapan sistem informasi akuntansi penjualan, serta sebagai
bahan pertimbangan dalam mengevaluasi penerapan sistem informasi akuntansi
penjualan sehingga masalah yang timbul dapat teratasi.
3. Bagi pembaca, sebagai sumbangan informasi untuk menambah pengetahuan dan
wawasan, serta memberikan gambaran mengenai penerapan sistem informasi
akuntansi penjualan untuk menunjang sistem pengendalian intern dalam aktivitas
pengiriman barang dagang.
Bab V Simpulan dan Saran
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1. Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang penulis lakukan, maka
penulis menyimpulkan bahwa:
1.
Sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Tri Duta telah cukup memadai.
Hal ini dapat disimpulkan karena:
a. Dalam melakukan aktivitasnya, PT. Tri Duta telah menggunakan formulir
yang bernomor urut tercetak, serta diotorisasi oleh pihak-pihak yang
berwenang dan didukung oleh dokumen-dokumen yang memadai.
b. Adanya struktur organisasi yang menggambarkan pemisahan tugas dan
tanggung jawab, serta adanya uraian tugas (job description) yang dibuat
secara tertulis, sehingga karyawan dapat melaksanakan tugasnya dengan
baik.
c. Adanya prosedur-prosedur dan sistem komputerisasi dalam mengolah dan
menyimpan data dengan aman, cepat, can tepat.
2.
Peranan sistem informasi akuntansi penjualan untuk menunjang sistem
pengendalian intern dalam aktivitas pelaksanaan pengiriman barang dagang
dapat disimpulkan sebagai berikut:
a. Keamanan kekayaan milik PT. Tri Duta baik secara fisik maupun
administrative dapat dicapai dengan adanya pencocokan antara surat jalan
dari bagian administrasi dengan identitas setiap kendaraan yang akan
dikeluarkan oleh bagian penjualan, penetapan potongan harga yang boleh
72
Bab V Simpulan dan Saran
73
diberikan kepada konsumen menjaga laba yang diperoleh perusahaan,
pencatatan yang tepat dapat mencegah terjadinya kesalahan pengiriman
barang dagang.
b. Data akuntansi dan laporan keuangan dapat diperoleh karena terdapatnya
formulir dan dokumen yang dibuat oleh pihak yang berwenang.
c. Efisiensi dan efektivitas perusahaan dapat tercapai karena adanya pemisahan
tugas dan wewenang secara jelas, yang tergambar pada struktur organisasi
perusahaan. Adanya pemisahan fungsi antara penjualan, penerimaan kas,
pencatatan, dan pengiriman barang.
d. Ketaatan terhadap kebijakan dan prosedur pengiriman barang dagang yang
ditetapkan PT. Tri Duta dapat terlaksana dengan adanya prosedur-prosedur
penjualan.
3.
Sistem informasi akuntansi yang dimiliki oleh PT. Tri Duta telah memadai
dalam mendukung kegiatan operasional dan sistem pengendalian intern
perusahaan. Namun sistem yang telah ada harus didukung oleh Sumber Daya
Manusia (SDM) yang memadai agar dapat berjalan dengan baik. Dari hasil
evaluasi yang dilakukan, kesalahan pengiriman kendaraan kepada konsumen
disebabkan dari kelalaian bagian pengiriman. Kendaraan yang diberikan oleh
bagian pengiriman tertukar antara konsumen, hal ini terjadi akibat banyaknya
pengiriman motor dengan jenis dan warna yang sama, namun bagian pengiriman
tidak melakukan pengecekan ulang terhadap kendaraan yang diberikan kepada
konsumen sehingga terjadi kesalahan pengiriman yang baru terdeteksi pada saat
perpanjangan pajak kendaraan dilakukan oleh konsumen.
Bab V Simpulan dan Saran
74
5.2. Saran
Berdasarkan hasil penelitian, pembahasan, dan simpulan yang didapat, saran
yang dapat penulis berikan diharapkan dapat berguna bagi PT. Tri Duta, yaitu adanya
konfirmasi ulang kepada konsumen mengenai kelengkapan dan identitas dari sepeda
motor yang telah konsumen terima. Dilakukannya konfirmasi ulang atas sepeda
motor yang dikirimkan kepada konsumen berfungsi untuk mencegah kemungkinan
terjadinya kecurangan dan terjadinya kesalahan kirim yang dilakukan oleh bagian
pengiriman yang menyebabkan kerugian bagi pihak konsumen maupun perusahaan.
75
Lampiran
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H., and William S. Hopwod. 2000. Sistem Informasi Akuntansi.
Salemba Empat, Jakarta.
Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi I. Edisi Ketiga. Salemba Empat,
Jakarta.
Kotler, P. 2006. Marketing Management. Prentice Hall, Inc. New Jersey.
La Midjan., dan Susanto, Azhar. 2001. Sistem Informasi Akuntansi I : Pendekatan
Manual, Praktika Penyusunan, Metode dan Prosedur. Edisi Kedelapan.
Lingga Jaya, Bandung.
La Midjan., dan Susanto, Azhar. 2003. Sistem Informasi Akuntansi II : Pendekatan
Sistem, Praktika Penyusunan, Metode dan Prosedur. Edisi Kedelapan.
Lingga Jaya, Bandung.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Salemba Empat, Jakarta.
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga, Jakarta.
Romney, Marshall, B., dan P.J., Steibart. 2003. Accounting Information System.
Nineth Edition. Prentice-Hall. Inc. Englewood Cliffs, New Jersey.
Westwood, J. 2006. How to Write a Marketing Plan. Third edition. Kogan Page,
London.
76
Lampiran
STRUKTUR ORGANISASI PT. TRI DUTA
PEMILIK
KEPALA
ADMINISTRASI
KEPALA TOKO
B.BENDAHARA
KOORDINATOR
PENJUALAN
SALES
COUNTER
SALES
MOVING
B.FAKTUR
B. DOKUMEN
KOORDINATOR
BENGKEL
KEPALA
MEKANIK
PDI dan
DELIVERY
B.MEKANIK
B. SUKU
CADANG
B. ADMIN
77
Lampiran
FLOWCHART PENJUALAN TUNAI
Konsumen
B. Administrasi
B. Penjualan
PDI
1
2
Start
Photocopy
KTP
Uang muka
SJ
Photocopy
KTP
2
SPK
Uang muka
Photocopy
KTP
Uang muka
buat
SPK
1
3
1
3
Periksa
Kendara
an
Buat SJ
SPK
3
2
1
1
SPK
Sepeda
motor
SJ
3
Photocopy
KTP
2
3
YA
Uang muka
2
3
Photocopy
KTP
SPK
2
Uang muka
TIDAK
3
1
SJ
2
3
Sepeda
motor
1
SJ
1
5
cek
motor
2
2
3
Uang
Pelunasan
SJ
6
TIDAK
YA
BANK
Ke YMKI
Tanda
tangan &
pelunasan
3
4
5
6
2
1
2
3
Faktur
Uang
pelunasan
1
SJ
Buat
STNK &
BPKB
4
7
7
STNK
4
3
Faktur
1
STNK
BPKB
BPKB
78
Lampiran
Delivery
Koordinator penjualan
2
2
2
3
SJ
3
Sepeda
motor
1
SJ
Validasi
Periksa
Kendara
an
2
3
SJ
2
3
6
Sepeda
motor
1
SJ
3
4
Uang
Pelunasan
5
2
3
SJ
Keterangan:
KTP
SPK
SJ
PO. Leasing
2
= Kartu Tanda Penduduk
= Surat Pesanan Kendaraan
= Surat Jalan
= Purchase Order Leasing
79
Lampiran
FLOWCHART PENJUALAN KREDIT
Konsumen
B. Penjualan
Start
Photocopy
KTP
Photocopy
KTP
Leasing
Uang muka
B. Administrasi
2
Photocopy
KTP
PBB
KK
Slip Gaji
Uang muka
buat
SPK
2
P.O.
Leasing
SPK
Uang muka
3
SPK
KK
Photocopy
KTP
PBB
3
2
Uang muka
buat
SJ
Acc
Leasing
1
SPK
KK
Slip Gaji
2
PBB
Diterima
Ditolak
P.O.
Leasing
SJ
SPK
Uang muka
1
3
1
SPK
1
4
2
Photocopy
KTP
PBB
3
Sepeda
motor
1
SJ
KK
Slip Gaji
SJ
P.O.
Leasing
Photocopy
SJ
3
Ke YMKI
SPK
cek
motor
& tanda
tangan
3
YA
5
6
2
Faktur
TIDAK
2
Buat
STNK &
BPKB
Acc
Pemba
yaran
3
1
5
SJ
7
7
Photocopy
SJ
4
3
3
4
1
Photocopy
SJ
Faktur
BANK
6
Slip Gaji
STNK
BPKB
Uang
pelunasan
STNK
Uang
pelunasan
BPKB
80
Lampiran
Delivery
PDI
Koordinator Penjualan
4
2
2
3
3
2
Sepeda
motor
1
SJ
1
3
SJ
SJ
Validasi
Periksa
Kendara
an
Periksa
Kendara
an
2
YA
TIDAK
2
3
1
SJ
2
1
SJ
3
SJ
Sepeda
motor
6
3
4
Sepeda
motor
5
2
3
SJ
Keterangan:
KTP
KK
PBB
SPK
SJ
PO. Leasing
4
= Kartu Tanda Penduduk
= Kartu Keluarga
= Pajak Bumi dan Bangunan
= Surat Pesanan Kendaraan
= Surat Jalan
= Purchase Order Leasing
Lampiran
81
Lampiran
82
Lampiran
83
Lampiran
84
Lampiran
85
Lampiran
86
ABSTRAK
Sepeda motor merupakan kendaraan yang sangat digemari masyarakat saat
ini, banyaknya aktivitas penjualan mewajibkan perusahaan mengelola sistem
infomasi akuntansi yang dimiliki dengan baik. Penjualan kendaraan yang sejenis
dalam waktu bersamaan memungkinkan terjadi kesalahan pada proses pengiriman
kendaraan. Berkenaan dengan hal tersebut, maka peneliti mencoba mengidentifikasi
peranan sistem informasi akuntansi penjualan untuk menunjang aktivitas sistem
pengendalian intern dalam aktivitas pengiriman barang dagang.
Penulis menggunakan metode deskriptif analisis dalam melakukan penelitian,
pengumpulan data dilakukan dengan cara penelitian lapangan dengan cara observasi,
wawancara, serta penelitian kepustakaan dengan cara membaca dan mempelajari
teori yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi penjualan dan sistem
pengendalian intern penjualan.
Berdasarkan hasil evaluasi, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
akuntansi memiliki peran penting dalam sistem pengendalian intern perusahaan.
Prosedur sistem informasi akuntansi yang memadai secara otomatis akan
menciptakan sistem pengendalian intern bagi perusahaan.
Kata kunci: sistem informasi akuntansi, sistem pengendalian intern
iv
Daftar Isi
DAFTAR ISI
Halaman Judul ............................................................................... i
Lembar Pengesahan ....................................................................... ii
Surat Pernyataan Keaslian Skripsi .................................................. iii
ABSTRAK .................................................................................... iv
KATA PENGANTAR ................................................................... v
DAFTAR ISI ................................................................................. vii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................. x
BAB I
PENDAHULUAN ......................................................................... 1
1.1. Latar Belakang Penelitian ..................................................... 1
1.2. Identifikasi Masalah .............................................................. 3
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian .............................................. 4
1.4. Kegunaan Penelitian ............................................................. 4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA ................................................................ 6
2.1. Sistem Informasi Akuntansi .................................................. 6
2.1.1. Pengertian Sistem ...................................................... 6
2.1.2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ..................... 7
2.1.3. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi .................. 8
2.1.4. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ........................... 9
2.1.5. Peran Sistem Informasi Akuntansi ............................. 9
2.2. Penjualan .............................................................................. 10
vii
Daftar Lampiran
2.2.1. Pengertian Penjualan ................................................. 10
2.2.2. Klasifikasi Transaksi Penjualan .................................. 11
2.2.3. Fungsi Penjualan ....................................................... 12
2.2.4. Informasi Yang Diperlukan Bagian Penjualan ............ 13
2.2.5. Tugas Pokok Bagian Penjualan .................................. 14
2.2.6. Prosedur Penjualan ..................................................... 14
2.3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan .................................. 17
2.3.1. Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan ................................................................... 18
2.3.2. Organisasi Dari Fungsi Penjualan ............................... 19
2.3.3. Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan.. 21
2.4. Sistem Pengendalian Intern ................................................... 23
2.4.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ...................... 23
2.4.2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern............................. 24
2.4.3. Unsur Sistem Pengendalian Intern .............................. 25
2.4.4. Sistem Pengendalian
Intern
Penjualan
Barang
Dagang ....................................................................... 28
2.4.5. Prinsip Sistem Intern Penjualan ................................. 33
2.4.6. Keterbatasan Sistem Pengendalian Intern .................. 34
BAB III
OBJEK DAN METODA PENELITIAN ........................................ 36
3.1. Objek Penelitian .................................................................... 36
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ....................................... 36
3.1.2. Ruang Lingkup Perusahaan ........................................ 37
3.2. Stuktur Organisasi dan Uraian Tugas .................................... 38
viii
Daftar Isi
3.3. Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................. 45
3.4. Metoda Penelitian ................................................................. 46
3.5. Teknik Pengumpulan Data .................................................... 46
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN ...................................................... 48
4.1. Hasil Penelitian ...................................................................... 48
4.1.1. Kebijakan Penjualan dan Pengiriman Kendaraan ....... 49
4.1.2. Organisasi Terkait Dengan Penjualan PT. Tri Duta .... 50
4.1.3. Formulir Dan Dokumen Yang Digunakan ................. 50
4.2. Pembahasan .......................................................................... 53
4.2.1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ...................... 53
4.2.2. Prosedur Penjualan ..................................................... 57
4.2.3. Peran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Untuk
Menunjang Sistem Pengendalian Intern Pengiriman
Barang Dagang .......................................................... 68
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN ........................................................... 72
5.1. Simpulan ............................................................................... 72
5.2. Saran ..................................................................................... 74
DAFTAR PUSTAKA .................................................................... 75
ix
Daftar Lampiran
DAFTAR LAMPIRAN
Struktur Organisasi PT. Triduta .............................................................. 76
Flowchart Penjualan Tunai ..................................................................... 77
Flowchart Penjualan Kredit .................................................................... 79
Surat Pesanan Kendaraan (SPK) ............................................................. 81
Surat Jalan .............................................................................................. 82
Warranty Claim ...................................................................................... 83
Purchase Order Leasing .......................................................................... 85
Faktur ..................................................................................................... 86
x
CURRRICULUM VITAE
Nama
: Stefanus Christiawan
Tempat / Tanggal Lahir
: Bogor / 20 September 1985
Alamat
: Jln Ranca bentang III No. 3
Bandung 40142
No. Telepon Rumah
: (022) 91309191
No. Handphone
: 0817429992
Alamat email
: [email protected]
Pendidikan
: SMU 10 November 1945
: Jurusan Akuntansi Universitas Kristen Maranatha
Judul Skripsi
: “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Untuk Menunjang Sistem Pengendalian Intern Dalam
Aktivitas Pengiriman Barang Dagang Pada PT. Tri
Duta Bandung.”
Bab I Pendahuluan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Penelitian
Populasi sepeda motor di Indonesia akan terus meningkat pesat. Menurut
Gunadi (2009), pemerintah belum bisa menyediakan transportasi yang murah bagi
masyarakat. Setidaknya, hanya sepeda motor yang mampu dibeli masyarakat umum,
apalagi pada masa krisis seperti sekarang ini. Hal ini diungkapkan Gunadi melalui
surat kabar jawa pos pada awal tahun 2009. Pendapat Gunadi ini terbukti tepat,
karena data penjualan yang didapat oleh AISI menunjukkan hingga menjelang akhir
tahun 2009, jumlah penjualan sepeda motor terus meningkat mencapai hampir 40
juta unit. Dengan banyaknya sepeda motor yang terjual, maka perusahaan penjual
sepeda motor harus mengelola aktivitas penjualan dengan baik dan terprogram
karena aktivitas ini merupakan sumber pendapatan yang utama bagi perusahaan.
Apabila aktivitas penjualan tidak dikelola dengan baik dan terprogram, maka secara
langsung akan merugikan perusahaan secara keseluruhan, dimana sasaran yang telah
diprogram akhirnya tidak akan tercapai dan yang paling penting akan menyebabkan
pendapatan perusahaan menurun. (Bodnar, 2000).
Banyaknya aktivitas penjualan sepeda motor memungkinkan terjadinya
kesalahan-kesalahan yang seharusnya tidak terjadi. Pada PT. Tri Duta yang akan
dibahas pada penelitian ini, kesalahan yang sering terjadi pada bagian penjualan
adalah akibat banyaknya penjualan jenis kendaraan yang sama pada waktu yang
bersamaan juga. Kesalahan yang terjadi adalah tertukarnya unit kendaraan sepeda
motor pada saat pengiriman, sehingga pada saat penyerahan dokumen-dokumen
1
Bab I Pendahuluan
2
berupa Faktur Penjualan, Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) dan Bukti
Pemilikan Kendaraan Bermotor (BPKB) terjadi kesalahan pada nomor mesin dan
nomor rangka. Penyebab kesalahan ini adalah kurangnya pengendalian intern yang
dimiliki perusahaan pada saat melakukan pengiriman barang kepada konsumen, yaitu
perusahaan hanya memberikan keterangan pada surat jalan saja, namun tidak
memberikan keterangan tambahan pada unit sepeda motor yang akan diberikan pada
konsumen. Terjadinya kesalahan pengiriman sepeda motor ini juga dapat disebabkan
oleh kelalaian dari bagian pengiriman karena tidak melakukan pemeriksaan ulang
atas dokumen pengiriman apakah telah sesuai dengan nomor mesin dan nomor
rangka sepeda motor pada saat penyerahan sepeda motor kepada konsumen. Oleh
karena hal tersebut diatas, maka perusahaan harus memiliki sistem informasi
akuntansi penjualan yang memadai agar kesalahan yang telah terjadi dalam kegiatan
penjualan tidak terjadi lagi. Sistem informasi akuntansi yang memadai akan
menghasilkan informasi terstruktur yaitu tepat waktu, relevan, dan tekontrol dengan
masalah yang dihadapi dan dapat dipercaya, sehingga perusahaan memiliki informasi
yang cepat dan tepat untuk digunakan sebagai dasar perencanaan, pengawasan, dan
pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi yang memadai,
diharapkan segala tindakan dalam perusahaan akan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan. (La Midjan, 2003).
Bagian penjualan merupakan unit organisasi di dalam perusahaan yang diberikan
wewenang dalam melaksanakan penjualan, namun bagian ini terdiri dari beberapa
unit organisasi lain yang saling terkait. Bagian penjualan tidak dapat melaksanakan
seluruh proses penjualan dari awal hingga akhir. Bagian penjualan harus bekerjasama
dengan bagian administrasi serta bagian pengecekan dan pengiriman dalam
Bab I Pendahuluan
3
menyelesaikan proses penjualan. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem
pengendalian intern yang dapat menggambarkan pemisahan fungsional secara jelas.
(Steinbart, 2005).
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi beserta semua metode
dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan agar para pimpinan
perusahaan mendapat keyakinan bahwa sumber-sumber yang diperoleh dan
digunakan saat ini adalah efektif dan efisien dalam menunjang tujuan perusahaan.
Sistem pengendalian intern yang efektif dan efisien harus didukung oleh keberadaan
sistem informasi akuntansi yang baik, sehingga pengendalian intern yang diterapkan
perusahaan dapat mencapai tujuannya. (La Midjan,2003).
Sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian yang memadai atas fungsi
penjualan akan mencegah terjadinya kesalahan serta mencegah timbulnya biaya
untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi sehingga keuntungan yang didapat
perusahaan menjadi maksimal.
Berdasarkan pembahasan diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul :
“Peranan Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan Untuk Menunjang Sistem Pengendalian Intern
Dalam Aktivitas Pengiriman Barang Dagang”.
1.2.
Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan di atas, penulis
merumuskan masalah-masalah penelitian sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan pada PT. Tri
Duta?
Bab I Pendahuluan
4
2. Bagaimana peranan sistem informasi akuntansi penjualan untuk menunjang
sistem pengendalian intern dalam aktivitas pengiriman barang dagang (sepeda
motor) pada PT. Tri Duta?
1.3.
Maksud dan Tujuan Penelitian
Penelitian ini bermanfaat untuk menambah pengetahuan mengenai sistem
informasi akuntansi penjualan. Dengan penelitian ini, diharapkan agar pihak
perusahaan mengetahui pentingnya penerapan sistem informasi akuntansi pada
aktivitas penjualan, serta perusahaan dapat mengatasi masalah yang timbul pada
kegiatan pengiriman barang dagang (sepeda motor).
Tujuan penelitian ini, antara lain:
1. Mengetahui dan memahami sistem informasi akuntansi penjualan yang
diterapkan oleh PT. Tri Duta.
2. Memahami dan menganalisis peranan sistem informasi akuntansi
penjualan untuk menunjang sistem pengendalian intern dalam aktivitas
pengiriman barang dagang (sepeda motor) pada PT. Tri Duta.
1.4.
Kegunaan Penelitian
Setelah melakukan penelitian ini, diharapkan dapat memberikan manfaat bagi
berbagai pihak, antara lain:
1. Bagi penulis, dalam rangka penyusunan Skripsi sebagai salah satu persyaratan
akademik di Universitas Kristen Maranatha untuk memperoleh gelar Sarjana
Ekonomi, dan menambah pengetahuan mengenai penerapan sistem informasi
akuntansi pembelian.
Bab I Pendahuluan
5
2. Bagi perusahaan, sebagai informasi mengenai prosedur-prosedur yang harus
dilakukan dalam penerapan sistem informasi akuntansi penjualan, serta sebagai
bahan pertimbangan dalam mengevaluasi penerapan sistem informasi akuntansi
penjualan sehingga masalah yang timbul dapat teratasi.
3. Bagi pembaca, sebagai sumbangan informasi untuk menambah pengetahuan dan
wawasan, serta memberikan gambaran mengenai penerapan sistem informasi
akuntansi penjualan untuk menunjang sistem pengendalian intern dalam aktivitas
pengiriman barang dagang.
Bab V Simpulan dan Saran
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1. Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang penulis lakukan, maka
penulis menyimpulkan bahwa:
1.
Sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Tri Duta telah cukup memadai.
Hal ini dapat disimpulkan karena:
a. Dalam melakukan aktivitasnya, PT. Tri Duta telah menggunakan formulir
yang bernomor urut tercetak, serta diotorisasi oleh pihak-pihak yang
berwenang dan didukung oleh dokumen-dokumen yang memadai.
b. Adanya struktur organisasi yang menggambarkan pemisahan tugas dan
tanggung jawab, serta adanya uraian tugas (job description) yang dibuat
secara tertulis, sehingga karyawan dapat melaksanakan tugasnya dengan
baik.
c. Adanya prosedur-prosedur dan sistem komputerisasi dalam mengolah dan
menyimpan data dengan aman, cepat, can tepat.
2.
Peranan sistem informasi akuntansi penjualan untuk menunjang sistem
pengendalian intern dalam aktivitas pelaksanaan pengiriman barang dagang
dapat disimpulkan sebagai berikut:
a. Keamanan kekayaan milik PT. Tri Duta baik secara fisik maupun
administrative dapat dicapai dengan adanya pencocokan antara surat jalan
dari bagian administrasi dengan identitas setiap kendaraan yang akan
dikeluarkan oleh bagian penjualan, penetapan potongan harga yang boleh
72
Bab V Simpulan dan Saran
73
diberikan kepada konsumen menjaga laba yang diperoleh perusahaan,
pencatatan yang tepat dapat mencegah terjadinya kesalahan pengiriman
barang dagang.
b. Data akuntansi dan laporan keuangan dapat diperoleh karena terdapatnya
formulir dan dokumen yang dibuat oleh pihak yang berwenang.
c. Efisiensi dan efektivitas perusahaan dapat tercapai karena adanya pemisahan
tugas dan wewenang secara jelas, yang tergambar pada struktur organisasi
perusahaan. Adanya pemisahan fungsi antara penjualan, penerimaan kas,
pencatatan, dan pengiriman barang.
d. Ketaatan terhadap kebijakan dan prosedur pengiriman barang dagang yang
ditetapkan PT. Tri Duta dapat terlaksana dengan adanya prosedur-prosedur
penjualan.
3.
Sistem informasi akuntansi yang dimiliki oleh PT. Tri Duta telah memadai
dalam mendukung kegiatan operasional dan sistem pengendalian intern
perusahaan. Namun sistem yang telah ada harus didukung oleh Sumber Daya
Manusia (SDM) yang memadai agar dapat berjalan dengan baik. Dari hasil
evaluasi yang dilakukan, kesalahan pengiriman kendaraan kepada konsumen
disebabkan dari kelalaian bagian pengiriman. Kendaraan yang diberikan oleh
bagian pengiriman tertukar antara konsumen, hal ini terjadi akibat banyaknya
pengiriman motor dengan jenis dan warna yang sama, namun bagian pengiriman
tidak melakukan pengecekan ulang terhadap kendaraan yang diberikan kepada
konsumen sehingga terjadi kesalahan pengiriman yang baru terdeteksi pada saat
perpanjangan pajak kendaraan dilakukan oleh konsumen.
Bab V Simpulan dan Saran
74
5.2. Saran
Berdasarkan hasil penelitian, pembahasan, dan simpulan yang didapat, saran
yang dapat penulis berikan diharapkan dapat berguna bagi PT. Tri Duta, yaitu adanya
konfirmasi ulang kepada konsumen mengenai kelengkapan dan identitas dari sepeda
motor yang telah konsumen terima. Dilakukannya konfirmasi ulang atas sepeda
motor yang dikirimkan kepada konsumen berfungsi untuk mencegah kemungkinan
terjadinya kecurangan dan terjadinya kesalahan kirim yang dilakukan oleh bagian
pengiriman yang menyebabkan kerugian bagi pihak konsumen maupun perusahaan.
75
Lampiran
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H., and William S. Hopwod. 2000. Sistem Informasi Akuntansi.
Salemba Empat, Jakarta.
Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi I. Edisi Ketiga. Salemba Empat,
Jakarta.
Kotler, P. 2006. Marketing Management. Prentice Hall, Inc. New Jersey.
La Midjan., dan Susanto, Azhar. 2001. Sistem Informasi Akuntansi I : Pendekatan
Manual, Praktika Penyusunan, Metode dan Prosedur. Edisi Kedelapan.
Lingga Jaya, Bandung.
La Midjan., dan Susanto, Azhar. 2003. Sistem Informasi Akuntansi II : Pendekatan
Sistem, Praktika Penyusunan, Metode dan Prosedur. Edisi Kedelapan.
Lingga Jaya, Bandung.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Salemba Empat, Jakarta.
Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga, Jakarta.
Romney, Marshall, B., dan P.J., Steibart. 2003. Accounting Information System.
Nineth Edition. Prentice-Hall. Inc. Englewood Cliffs, New Jersey.
Westwood, J. 2006. How to Write a Marketing Plan. Third edition. Kogan Page,
London.
76
Lampiran
STRUKTUR ORGANISASI PT. TRI DUTA
PEMILIK
KEPALA
ADMINISTRASI
KEPALA TOKO
B.BENDAHARA
KOORDINATOR
PENJUALAN
SALES
COUNTER
SALES
MOVING
B.FAKTUR
B. DOKUMEN
KOORDINATOR
BENGKEL
KEPALA
MEKANIK
PDI dan
DELIVERY
B.MEKANIK
B. SUKU
CADANG
B. ADMIN
77
Lampiran
FLOWCHART PENJUALAN TUNAI
Konsumen
B. Administrasi
B. Penjualan
PDI
1
2
Start
Photocopy
KTP
Uang muka
SJ
Photocopy
KTP
2
SPK
Uang muka
Photocopy
KTP
Uang muka
buat
SPK
1
3
1
3
Periksa
Kendara
an
Buat SJ
SPK
3
2
1
1
SPK
Sepeda
motor
SJ
3
Photocopy
KTP
2
3
YA
Uang muka
2
3
Photocopy
KTP
SPK
2
Uang muka
TIDAK
3
1
SJ
2
3
Sepeda
motor
1
SJ
1
5
cek
motor
2
2
3
Uang
Pelunasan
SJ
6
TIDAK
YA
BANK
Ke YMKI
Tanda
tangan &
pelunasan
3
4
5
6
2
1
2
3
Faktur
Uang
pelunasan
1
SJ
Buat
STNK &
BPKB
4
7
7
STNK
4
3
Faktur
1
STNK
BPKB
BPKB
78
Lampiran
Delivery
Koordinator penjualan
2
2
2
3
SJ
3
Sepeda
motor
1
SJ
Validasi
Periksa
Kendara
an
2
3
SJ
2
3
6
Sepeda
motor
1
SJ
3
4
Uang
Pelunasan
5
2
3
SJ
Keterangan:
KTP
SPK
SJ
PO. Leasing
2
= Kartu Tanda Penduduk
= Surat Pesanan Kendaraan
= Surat Jalan
= Purchase Order Leasing
79
Lampiran
FLOWCHART PENJUALAN KREDIT
Konsumen
B. Penjualan
Start
Photocopy
KTP
Photocopy
KTP
Leasing
Uang muka
B. Administrasi
2
Photocopy
KTP
PBB
KK
Slip Gaji
Uang muka
buat
SPK
2
P.O.
Leasing
SPK
Uang muka
3
SPK
KK
Photocopy
KTP
PBB
3
2
Uang muka
buat
SJ
Acc
Leasing
1
SPK
KK
Slip Gaji
2
PBB
Diterima
Ditolak
P.O.
Leasing
SJ
SPK
Uang muka
1
3
1
SPK
1
4
2
Photocopy
KTP
PBB
3
Sepeda
motor
1
SJ
KK
Slip Gaji
SJ
P.O.
Leasing
Photocopy
SJ
3
Ke YMKI
SPK
cek
motor
& tanda
tangan
3
YA
5
6
2
Faktur
TIDAK
2
Buat
STNK &
BPKB
Acc
Pemba
yaran
3
1
5
SJ
7
7
Photocopy
SJ
4
3
3
4
1
Photocopy
SJ
Faktur
BANK
6
Slip Gaji
STNK
BPKB
Uang
pelunasan
STNK
Uang
pelunasan
BPKB
80
Lampiran
Delivery
PDI
Koordinator Penjualan
4
2
2
3
3
2
Sepeda
motor
1
SJ
1
3
SJ
SJ
Validasi
Periksa
Kendara
an
Periksa
Kendara
an
2
YA
TIDAK
2
3
1
SJ
2
1
SJ
3
SJ
Sepeda
motor
6
3
4
Sepeda
motor
5
2
3
SJ
Keterangan:
KTP
KK
PBB
SPK
SJ
PO. Leasing
4
= Kartu Tanda Penduduk
= Kartu Keluarga
= Pajak Bumi dan Bangunan
= Surat Pesanan Kendaraan
= Surat Jalan
= Purchase Order Leasing
Lampiran
81
Lampiran
82
Lampiran
83
Lampiran
84
Lampiran
85
Lampiran
86