Audit Produksi dan Operasi (3)
Pengertian Audit Produksi dan Operasi
Pengertian Audit Produksi dan Operasi
Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan
fungsi audit produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan
memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit
produksi tetapi juga berlaku untuk keseluruhan proses produksi dan operasi. Audit ini juga
berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas.
Beberapa alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit ini antara lain :
Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.
Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.
Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.
Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak
yang terkait.
Prinsip-Prinsip umum
1. Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi yang
berjalan saat ini sudah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa
produk yang dihasilkan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta
mengidentifikasi wilayah (bagian) yang masih memerlukan perbaikan.
2. Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data yang
cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan
kriteria yang telah ditetapkan.
3. Auditor harus mengklarifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitas produksi dan
operasi denan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan dan membuat rekomendasi
untuk peningkatan.
Tujuan Audit
1. Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan (pasar).
2. Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah sevara cermat menghubungkan
santara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan ketersediaan sumber daya serta
fasilitas yang dimiliki perusahaan.
3. Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahankelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki perusahaan.
4. Apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien.
5. Apakah penempatan fasilias produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses secara
ekonomis, efektif, dan efisien.
6. Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas priduksi dan operasi telah berjalan sesuai
dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk yang sesuai
dengan kualitas, kuantitas dan waktu yang telah ditetapkan.
7. Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah melaksanakan
aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan perusahaan.
Manfaat Audit
1. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang ketaatan dan
kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta strategi yang
telah ditetapkan.
2. Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan operasi
yang telah dilakukan perusahaan serta hambata-hambatan yang dihadapi.
3. Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai tujuan produksi
dan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.
4. Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta kebutuhan
perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap pencapaian tujuan
perusahaan.
TAHAP-TAHAP AUDIT
1. Audit pendahuluan
2. Review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen.
3. Audita lanjutan (terinci).
4. Pelaporan.
5. Tindak lanjut
1.Audit Pendahuluan
Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi
auditee. Pertemuan ini bertujuan untuk mengonfirmasi scope audit, mendiskusikan rencara audit
dan penggalian informasi umum tentang organisasi auditee, objek yang diaudit, mengenal lebih
lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada prises produksi dan operasi.
Pada tahap ini auditor melakukan overview terhadap perusahaan secara umum, produk
yang dihasilkan, proses produksi dan operasi yang dihasilkan, melakukan peninjauan terhadap
produksi, layout pabrik, sistem computer yang digunakan dalam upaya menunjang keberhasilan
fungsi ini dalam mencapai tujuan. Setelah melakukan tahap ini auditor dapat memperkirakan
kelemahan-kelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan operasi perusahaan
auditee.
2.Review dan pengujian pengendalian manajemen
Auditor melakukan review dan pengujian terhadap bebrapa perubahan yang tejadi pada
struktir perusahaan, sistem manajemen kulatias, fasilitas yang digunakan dan/atau personalia
kunci dalam perusahaan, sejak hasil audit terakhir. Pada tahap ini auditor juga mengindentifikasi
dan mengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan-gangguan yang mungkin terjadi yang
mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan audit produksi dan operasi.
Berdasar review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini auditor mendapatkan
keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan kompeten serta tidak terhambatnya
akses untuk melakukan pengamatan yang lebih dalam terhadap tujuan audit sementara yang telah
ditetapkan pada tahapan audit sebelumnya.
3.Audit Lanjutan (Terinci)
Auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan terhadap fasilitas,
prosedur, catatan-catatan yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak
perusahaan selama audit dilakukan untuk mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang
tentang adanya hal-hal yang merpuakan kelemahan yang ditemukan auditor.
Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapata dipercaya, auditor
menggunakan daftar pertanyaan yang ditujukan kepada berbagai pihak yang berweang dan
berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit.
4.Pelaporan
Laporan audit disajikan dengan format :
I. Informasi latar belakang
Menyajikan gambaran umum fungsi produksi dan operasi dari perusahaan yang diaudit, tujuan
dan strategi pencapaiannya serta ketersediaan sumber daya yang mendukung keberhasilan
implementasi strategi tersebut.
II.Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Audit
Menyajikan kesimpulan atas hasil audit yang telah dilakukan auditor dan ringkasan temuan audit
sebagai pendukung kesimpulan yang dibuat.
III. Rumusan Rekomendasi
Menyajikan rekomendasi yang diajukan auditor sebagai alternative solusi atas kekurangan yang
masih terjadi.
IV.Ruang Lingkup Audit
Ruang lingkup audit menjelaskan tetang cakupan (luas) audit yang dilakukan sesuai dengan
penugasan yang diterima dengan pemberi tugas audit
5.Tindak Lanjut
Rekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya merupakan alternatife perbaikan
yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan yang masih terjadi pada perusahaan.
Tindak lajut yang dilakukan merupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan
organisasinya menjadi lebih baik dari yang sebelumnya.
RUANG LINGKUP AUDIT
1. Rencana Produksi dan Operasi
Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk yanga dipersyaratkan, aktivitas
pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keuangan, ketersidaan
SDM, bahan baku, dan tingkat imbal hasil investasi yang dipersyaratkan investor.
Penyusunan rencana induk harus didasarkan pada ketersediaan kapasitas dan rencana
penggunaannya, peluang dan ancaman yang dihadapi dan usaha-usaha untuk melaukan
perbaikan dan berkelanjutan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Suatu rencana induk
memuat tentang :
a. Jadwal induk produksi
b. Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi
c. Tingkat persediaan
d. Perencanaan keseimbangan lintas produksi
Menjadikan rencana produksi utama sebagai pedoman operasi dalam menunjang startegi
pencapaian tujuan perusahaan, beberapa pertanyaan mendasar yang harus dijawab oleh manajer
operasi dalam merumuskan rencana produksi tersebut. Pertanyaan-pertanyaan tesebut meliputi :
Apakah persediaan akan digunakan untuk menyerap perubahan permintaan selama periode
permintaan.
Apakah perubahan-perubahan yang terjadi dalam volume produksi dan operasi akan
diakomodasi dengan cara mengubah jumlah tenaga kerja.
Apakah perusahaan akan menggunakan tenaga paruh waktu, atau waktu lembur jika terjadi
lonjakan permintaan yang melebihi kemampuan kapasitas yang tersedia untuk
mengerjakannya dan bagaimana perusahaan mengelola kapasitas menganggur jika terjaadi
penurunan permintaan.
Apakah perusahaan akan menggunakan subkontaktor dalam mengantisipasi permintaan yang
berfluktuasi, sehingga kestabilan tingkat SDM dapat dipertahankan.
Apakah perusahaan memutuskan untuk mengubah harga atau faktor-faktor yang lain, untuk
memengaruhi permintaan.
2. Jadwal Induk Produksi
Jadwal produksi utama membuat spekulasi tentang apa yang akan dibuat dan kapan akan
dibuat, sesuai dengan rencana produksi. Rencana ini mencakup input yang akan diproses seperti
permintaan konsumen, kemampuan teknis, ketersediaan SDM , fluktuasi persediaan, kinerja
pemasok, dan berbagaipertimbangan lainnya. Jadwal produksi ini mendiskripsikan berapa
jumlah produksi yang harus dilakukan untuk setiap kelompok barang. Kapan produk tersebut
harus sudah siap untuk diserahkan kepada konsumen, sumber daya apa saja yang harus tersedia
untuk menghasilkan produk sesuai dengan rencana operasi perusahaan dalam memenuhi
spesifikasi pelanggan.
Jadwal produksi yang akurat dapat memininumkan biaya persediaan dan penyetelan (set up)
mesin karena jadwal ini telah menghubungkan antara kebutuhan konsumen dengan jadwal
pengiriman, penerimaan bahan baku dan pengelolaan kapasitas produksi yang dimiliki
perusahaan. Disamping itu, jadwal produksi yang akurat juga dapat meminimumkan kerja
lembur (over time), waktu sumber daya yang menganggur (idle time resources) dan penentuan
tingkat persediaan yang optimal.
3. Penilaian atas Penggunaan Kapasitas Produksi
Perusahaan harus memiliki kebijakan dan strategi yang tepat berkaitan dengan besaran
kapasitas yang harus dimiliki. Perusahaan juga harus memiliki dasar dan metode yang tepat
dalam meramalkan kebutuhan kapasitasnya dimasa depan. Pengelolaan kelebihan dan penentuan
sumber lain jika terjadi kekurangan dalam memenuhi kebutuhan operasi harus dituangkan dalam
suatu pedoman tertulis sehingga pengambilan keputusan berkaitan dengan kapasitas tidak bias
dengan tujuan produksi dan operasi yang telah ditetapkan. Pertimbangan kapasitas ini harus
mendasari terjadinya praktik optimalisasi terhadap penggunaan kapasitas produksi.
Jika berdasarkan rencana penjualan ternyata rencana produksi lebih daripada kemampuan
kapasitas yang dimiliki, memungkinkan perusahaan untuk menerima pesanan produksi dengan
harga dibawah tingkat laba normal untuk memaksimalkan penggunaan kapasitas. Karena pada
kondisi ini biaya tetap untuk kapasitas yang menganggur yang menjadi dasar perhitungan harga
pokok produk ada dalam posisi nihil (Nol). Rencana induk produksi harus meminimalkan
terjadinya kapasitas menggangur, untuk menjadikan operasi berjalan secara efektif dan efisien.
4. Tingkat Persediaan
Secara umum persediaan pada industri manufaktur terdiri atas persediaan bahan baku, barang
dalam proses, barang jadi, dan persediaan perlengkapan (supplies). Kebijakan tentang
perseddiaan bahan baku harus memerhatikan hubungan permintaan atas persediaan tetsebut,
apakah termasuk dalam kelompok permintaan independen atau permintaan dependen. Hal ini
penting sekali karena akan berpengaruh kepada metode permintaan atas persediaan tersebut
dalam mendukung efektivitas dan efisiensi, proses produksi dan operasi.
5. Perencanaan Keseimbangan Lintas Produksi
Keseimbangan lintas produksi atau disebut juga keseimbangan ini produksi (production line
balancing) bertuan untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancer guna memperoleh
optimalisasi pengguna fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan yang tinggi melalui penyeimbangan
waktu kerja antarstasiun kerja (work station). Elemen-elemen tugas dalam suatu aktivitas
produksi dikelompokkan sedemikian rupa diantara stasiun kerja, sehingga diperoleh
keseimbangan dalam penggunaan sumber daya produksi. Dengan demikian, tujuan produksi
tercapai dengan ekonomis, efektif, dan efisien.
Pengelompokan penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi dapat dilakukan
dengan metode coba-coba (trial and error). Metode ini lebih sederhana sehingga mudah untuk
diterapkan untuk kasus-kasus dengan jumlah elemen tugas yang tidak banyak. Metode
pengelompokan penugasan yang lain adalah metode heuristik, yang memberikan hasil lebih
akurat pada kasus jumlah elemen penugasan yang sangat banyak. Metode ini mengelompokan
penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi yang optimal dengan prosedur sebagai
berikut:
Menetapkan tugas yang dapat dipilih sebagai tugas awal (tidak ada tugas lain yang
mendahuluinya atau tugas yang mendahuluinya sudah selesai dikerjakan).
Menetapkan tugas yang cocok dengan waktu yang tersedia.
Menetapkan penugasan pada suatu stasiun kerja sampai maksimal.
Melanjutkan kestasiun kerja berikutnya dengan mengulangi prosedur diatas sampai semua
penugasan selesai.
Tabel 1
Kriteria dan Pengukuran Variabel Rencana Induk Produksi dan Opersai
N Variabel
Kriteria
Pengukuran
o
1. Jumlah Produksi Induk
Tepat kuantitas
rasio hasil produksi dengan
kebutuhan
Tepat mutu (kuantitas)
standar kualitas
Tepat waktu
jadwal pelepasan barang
kepasar
2. Optimalisasi Penggunaan kapasitas penuh
rasio rencana produksi dengan
Sumber Daya
kapasitas tersedia
Maksimum utilisasi
3.
Tingkat Persediaan
4.
Keseimbangan
produksi
rasio pengguna kapasitas
dengan kapasitas tersedia
Persediaan minimum (zero) Rasio jumlah persediaan akhir
dengan hasil produksi
lintas Tidak ada kemacetan
Rencana
operasi
dan
proses produksi
pemeliharaan mesin produksi
Keseimbangan
beban Raiso operator dengan mesin
operator dengan mesin produksi
produksi
PRODUKTIVITAS DAN PENINGKATAN NILAI TAMBAH
Keunggulan laen production, didukung oleh kebijakan dan praktik peroduksi yang secara
maksimal mengoptimalkan pengguna sember daya perusahaan untuk meningkatkan keunggulan
bersaingnya, kebijakan dan praktik tersebut meliputi :
1. Penghapusan persediaan
Produsen dengan laen production memfokuskan produksi dan operasinya pada penurunan
(penghapusan) persediaan. Metode ini menggunakan just In Time dalam menurunkan persediaan
dan pemborosan yang disebabkan oleh persediaan tersebut. Mereka menurunkan waktu
pemborosan dan biaya, dalam meningkatkan efisiensi proses operasinya.
2. Zeno Defect
Metode produksi ini membangun suatu sistem produksi dan operasi yang dapat membantu
karyawan memproduksi unit yang sempurna untuk setiap kalinya. Persiapan proses produksi
dilakukan dengan lebih matang untuk mencegah terjadinya kegagalan dalam menghasilkan
produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.
3. Meminimalkan kebutuhan tempat (Areal)
Upaya meminimalkan jarak tempuh unit produk dapat mengurangi kebutuhan tempat (areal)
dalam proses produksi. Penataan fasilitas poduksi yang terintegrasi dengan gudang
penyimpanaan bahan baku dan produk jadi, dapat menghemat kebutuhan tempat tanpa
mengganggu jalannya proses produksi
4. Kemitraan dengan Pemasok
Melibatkan pemasok kedalam rencana keberhasilan perusahaan merupakan model yang
banyak dikembangkan dalam praktik produksi modern saat ini. Dengan membangun hubungan
yang erat (kemitraan) dengan pemasok dan menjelaskan rencana dan standar kebutuhan bahan
kapadanya, pemasok menjadi memahami dengan baik kebutuhan perusahaan. Dan bertanggung
jawab untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap pasokan bahan baku baik dalam kualitas,
kuantitas, dan waktu pasokan tersebut dibutuhkan harus sudah tersedia diperusahaan.
5. Meminimalkan Aktivitas yang tidak Menambah Nilai
Melalui suatu analisis aktivitas dan komitmen untuk melakukan perbaikan secara terusmenerus, perusahaan yang menerapkan metode ini, meminimalkan aktivitas-aktivitas yang tidak
berguna (tidak menambah nilai) baik bagi pelanggan maupun bagi perubahan.
6. Pengembangan Angkatan kerja
Dengan secara terus-menerus memperbaiki desain pekerjaan, pelatihan, partisipasi,
komitmen karyawan dan pemberdayaan kelompok-kelompok kerja, metode ini secara konsisten
mengembangkan angkatan kerja.
7. Menciptakan Tantangan dalam Bekerja
Mengidentifikasi tujuh sumber pemborosan yang mengakibatkan operasi perusahaan tidak
efisien, meliputi:
Produksi yang lebih besar dari kebutuhan (penumpukan persediaa)
Waktu tunggu dan/atau waktu menganggur
Penanganan material yang terlalu sering
Persediaa (bahan baku dan/atau barang jadi)
Pergerakan peralatan dan operatornya yang tidak menambah nilai bagi produk.
Proses produksi yang tidak penting (tidak dibutuhkan)
Pengolahan kembali produk cacat
PENGENDALIAN PRODUKSI DAN OPERASI
1. Maksimumkan Tingkat Pelayanan
Pengendalian harus menjamin bahwa pelayanan telah diberikan secara tepat. Beberapa elemen
yang harus mendapat perhatian khusus adalah: kualitas produk, ketersediaan produk (jika
diinginkan), harga yang kompetitif, penyediaan untuk stock pengaman dan penyerahan yang
tepat waktu. Proses harus memahami bahwa pelanggan yang harus dilayani dengan tepat bukan
saja pelanggan eksternal tetapi yang telah kalah pentingnya adalah pelanggan internal.
2. Minimumkan Investasi pada Persediaan
Pengendalian harus mampu memandu seluruh aktivitas (utama dan pendukung) manufaktur ke
dalam suatu proses yang terintegrasi, sehingga proses berjalan sesuai dengan rencana dan jadwal
yang telah ditentukan. Aktivitas pemesanan dan penerimaan bahan harus terintegrasi dengan
jadwal produksi demikian juga jadwal produksi harus terintegrasi dengan rencana (jadwal)
penyerahan kepada pelanggan. Semua hubungan ini harus berjalan seperti halnya hubungan
pelanggan pemasok, dimana setiap pemasok harus memuaskan pelanggannya. Pengendalian
yang baik akan mencapai arus produksi yang mulus (smooth production flow) dengan persediaan
yang minimumkan dan waktu tunggu yang pendek.
3. Efisiensi produksi dan Operasi
Untuk memperoleh harga yang kompetitif, pengendalian harus meminimumkan biaya-biaya yang
terjadi dalam produksi dan operasi. Efisiensi produksi dan operasi adalah sesuatu yang mutlak
dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan
operasi. Dalam hal ini pengendalian harus semaksimal mungkin mampu menekan pemborosan
(aktivitas tidak bernilai tambah) yang terjadi. Perhatian khusus harus diberikan terhadap
supervise pabrik dan tenaga kerja tidak langsung, dukungan dan keterlibatan pekerjaan, kesiapan
mesin dan peralatan, fasilitas pendukung yang efektif dan berbagai hal lain yang berpengaruh
baik langsung maupun tidak langsung.
Pengendalian produksi dan operasi meliputi pengendalian terhadap keseluruhan komponen
dan tahapan dalam proses produksi mulai dari penanganan bahan baku sampai dengan
penanganan penyerahan produk jadi ke gudang. Secara rinci pengendalian tersebut meliputi halhal berikut:
Pengendalian Bahan Baku
Prngendalian bahan baku bertujuan untuk memastikan bahwa bahan baku yang diolah dalam
proses produksi telah sesuai dengan kebutuhan standar kualitas produk yang dihasilkan
perusahaan. Pengendalian bahan baku mencakup keseluruhan aktivitas yang berhubungan
dengan bahan baku mulai dari pembelian, jadwal penerimaan, penanganan pada saat diterima,
penyimpanan sampai dengan bahan baku tersebut digunakan (diolah) dalam proses produksi.
Pengendalian Peralatan dan Fasilitas Produksi
Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi bertujuan untuk mematikan bahwa semua
peralatan dan fasilitas produksi ada dalam keadaan siap untuk melaksanakan proses produksi
sesuai dengan ketentuan penggunaannya.desain dan penempatan peratan yang tepat menjadi
faktor utama berjalannya proses produksi secara efektif dan efisien mampu menghasilkan produk
tepat sesuai dengan yang telah dijadwalkan.
Pengendalian Transformasi
Fungsi transformasi mengolah input menjadi output sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan. Pengendalian transformasi memegang peranan penting untuk memastikan bahwa
proses pengolahanini bejalan sesuai dengan kebutuhan proses yang efektif dan efisien. Pada
pengendalian ini tugas seorang (tim) pengendali kualitas (quality control) sangat penting untuk
memastikan bahwa proses yang berjalan menghasilkan produk yang tepat (kuantitas, kualitas,
dan waktu) dengan pengorbanan yang minimum. Untuk mencapai tujuan tersebut, pengendalian
ini mencakup pengesahan proses produksi dan pengendalian perubahan atas permintaan, inspeksi
sampel dalam proses dan pengendalian laboratorium dari pemprosesan ulang.
Pengendalian kualitas
Pengendalian kualitas tidak cukup dipahami sebagai pengendalian proses produksi, yang
hanya membebankan tanggung jawab kualitas produk kepada unit kendali kualitas. Sistem biaya
kualitas dapat memberikan informasi kepada perusahaan tentang berbagai aktivitas yang terlibat
dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan perusahaan.
Pengendalian Barang Jadi
Merupakan pengendalian yang dilakukan terhadap pengelolaan barang setelah selesai diproduksi.
Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa penanganan barang setelah produksi
berjalan sesuai dengan prosedur, sehingga tidak terjadi kerusakan barang dalam proses,
penyimpanan, atau pendistribusiannya. Untuk memastikan bahwa barang dalam kondisi yang
sesuai dengan persyaratan pelanggan pada saat diserahkan, pengendalian ini melakukannya
melalui tahapan : (1) verifikasi penanganan, penyimpanan dan inspeksi, (2) pengujian dan
distribusi.
Pengertian Audit Produksi dan Operasi
Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan
fungsi audit produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan
memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit
produksi tetapi juga berlaku untuk keseluruhan proses produksi dan operasi. Audit ini juga
berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas.
Beberapa alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit ini antara lain :
Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.
Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.
Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.
Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak
yang terkait.
Prinsip-Prinsip umum
1. Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi yang
berjalan saat ini sudah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa
produk yang dihasilkan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta
mengidentifikasi wilayah (bagian) yang masih memerlukan perbaikan.
2. Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data yang
cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan
kriteria yang telah ditetapkan.
3. Auditor harus mengklarifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitas produksi dan
operasi denan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan dan membuat rekomendasi
untuk peningkatan.
Tujuan Audit
1. Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan (pasar).
2. Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah sevara cermat menghubungkan
santara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan ketersediaan sumber daya serta
fasilitas yang dimiliki perusahaan.
3. Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahankelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki perusahaan.
4. Apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien.
5. Apakah penempatan fasilias produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses secara
ekonomis, efektif, dan efisien.
6. Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas priduksi dan operasi telah berjalan sesuai
dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk yang sesuai
dengan kualitas, kuantitas dan waktu yang telah ditetapkan.
7. Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah melaksanakan
aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan perusahaan.
Manfaat Audit
1. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang ketaatan dan
kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta strategi yang
telah ditetapkan.
2. Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan operasi
yang telah dilakukan perusahaan serta hambata-hambatan yang dihadapi.
3. Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai tujuan produksi
dan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.
4. Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta kebutuhan
perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap pencapaian tujuan
perusahaan.
TAHAP-TAHAP AUDIT
1. Audit pendahuluan
2. Review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen.
3. Audita lanjutan (terinci).
4. Pelaporan.
5. Tindak lanjut
1.Audit Pendahuluan
Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi
auditee. Pertemuan ini bertujuan untuk mengonfirmasi scope audit, mendiskusikan rencara audit
dan penggalian informasi umum tentang organisasi auditee, objek yang diaudit, mengenal lebih
lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada prises produksi dan operasi.
Pada tahap ini auditor melakukan overview terhadap perusahaan secara umum, produk
yang dihasilkan, proses produksi dan operasi yang dihasilkan, melakukan peninjauan terhadap
produksi, layout pabrik, sistem computer yang digunakan dalam upaya menunjang keberhasilan
fungsi ini dalam mencapai tujuan. Setelah melakukan tahap ini auditor dapat memperkirakan
kelemahan-kelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan operasi perusahaan
auditee.
2.Review dan pengujian pengendalian manajemen
Auditor melakukan review dan pengujian terhadap bebrapa perubahan yang tejadi pada
struktir perusahaan, sistem manajemen kulatias, fasilitas yang digunakan dan/atau personalia
kunci dalam perusahaan, sejak hasil audit terakhir. Pada tahap ini auditor juga mengindentifikasi
dan mengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan-gangguan yang mungkin terjadi yang
mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan audit produksi dan operasi.
Berdasar review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini auditor mendapatkan
keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan kompeten serta tidak terhambatnya
akses untuk melakukan pengamatan yang lebih dalam terhadap tujuan audit sementara yang telah
ditetapkan pada tahapan audit sebelumnya.
3.Audit Lanjutan (Terinci)
Auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan terhadap fasilitas,
prosedur, catatan-catatan yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak
perusahaan selama audit dilakukan untuk mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang
tentang adanya hal-hal yang merpuakan kelemahan yang ditemukan auditor.
Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapata dipercaya, auditor
menggunakan daftar pertanyaan yang ditujukan kepada berbagai pihak yang berweang dan
berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit.
4.Pelaporan
Laporan audit disajikan dengan format :
I. Informasi latar belakang
Menyajikan gambaran umum fungsi produksi dan operasi dari perusahaan yang diaudit, tujuan
dan strategi pencapaiannya serta ketersediaan sumber daya yang mendukung keberhasilan
implementasi strategi tersebut.
II.Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Audit
Menyajikan kesimpulan atas hasil audit yang telah dilakukan auditor dan ringkasan temuan audit
sebagai pendukung kesimpulan yang dibuat.
III. Rumusan Rekomendasi
Menyajikan rekomendasi yang diajukan auditor sebagai alternative solusi atas kekurangan yang
masih terjadi.
IV.Ruang Lingkup Audit
Ruang lingkup audit menjelaskan tetang cakupan (luas) audit yang dilakukan sesuai dengan
penugasan yang diterima dengan pemberi tugas audit
5.Tindak Lanjut
Rekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya merupakan alternatife perbaikan
yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan yang masih terjadi pada perusahaan.
Tindak lajut yang dilakukan merupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan
organisasinya menjadi lebih baik dari yang sebelumnya.
RUANG LINGKUP AUDIT
1. Rencana Produksi dan Operasi
Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk yanga dipersyaratkan, aktivitas
pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keuangan, ketersidaan
SDM, bahan baku, dan tingkat imbal hasil investasi yang dipersyaratkan investor.
Penyusunan rencana induk harus didasarkan pada ketersediaan kapasitas dan rencana
penggunaannya, peluang dan ancaman yang dihadapi dan usaha-usaha untuk melaukan
perbaikan dan berkelanjutan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Suatu rencana induk
memuat tentang :
a. Jadwal induk produksi
b. Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi
c. Tingkat persediaan
d. Perencanaan keseimbangan lintas produksi
Menjadikan rencana produksi utama sebagai pedoman operasi dalam menunjang startegi
pencapaian tujuan perusahaan, beberapa pertanyaan mendasar yang harus dijawab oleh manajer
operasi dalam merumuskan rencana produksi tersebut. Pertanyaan-pertanyaan tesebut meliputi :
Apakah persediaan akan digunakan untuk menyerap perubahan permintaan selama periode
permintaan.
Apakah perubahan-perubahan yang terjadi dalam volume produksi dan operasi akan
diakomodasi dengan cara mengubah jumlah tenaga kerja.
Apakah perusahaan akan menggunakan tenaga paruh waktu, atau waktu lembur jika terjadi
lonjakan permintaan yang melebihi kemampuan kapasitas yang tersedia untuk
mengerjakannya dan bagaimana perusahaan mengelola kapasitas menganggur jika terjaadi
penurunan permintaan.
Apakah perusahaan akan menggunakan subkontaktor dalam mengantisipasi permintaan yang
berfluktuasi, sehingga kestabilan tingkat SDM dapat dipertahankan.
Apakah perusahaan memutuskan untuk mengubah harga atau faktor-faktor yang lain, untuk
memengaruhi permintaan.
2. Jadwal Induk Produksi
Jadwal produksi utama membuat spekulasi tentang apa yang akan dibuat dan kapan akan
dibuat, sesuai dengan rencana produksi. Rencana ini mencakup input yang akan diproses seperti
permintaan konsumen, kemampuan teknis, ketersediaan SDM , fluktuasi persediaan, kinerja
pemasok, dan berbagaipertimbangan lainnya. Jadwal produksi ini mendiskripsikan berapa
jumlah produksi yang harus dilakukan untuk setiap kelompok barang. Kapan produk tersebut
harus sudah siap untuk diserahkan kepada konsumen, sumber daya apa saja yang harus tersedia
untuk menghasilkan produk sesuai dengan rencana operasi perusahaan dalam memenuhi
spesifikasi pelanggan.
Jadwal produksi yang akurat dapat memininumkan biaya persediaan dan penyetelan (set up)
mesin karena jadwal ini telah menghubungkan antara kebutuhan konsumen dengan jadwal
pengiriman, penerimaan bahan baku dan pengelolaan kapasitas produksi yang dimiliki
perusahaan. Disamping itu, jadwal produksi yang akurat juga dapat meminimumkan kerja
lembur (over time), waktu sumber daya yang menganggur (idle time resources) dan penentuan
tingkat persediaan yang optimal.
3. Penilaian atas Penggunaan Kapasitas Produksi
Perusahaan harus memiliki kebijakan dan strategi yang tepat berkaitan dengan besaran
kapasitas yang harus dimiliki. Perusahaan juga harus memiliki dasar dan metode yang tepat
dalam meramalkan kebutuhan kapasitasnya dimasa depan. Pengelolaan kelebihan dan penentuan
sumber lain jika terjadi kekurangan dalam memenuhi kebutuhan operasi harus dituangkan dalam
suatu pedoman tertulis sehingga pengambilan keputusan berkaitan dengan kapasitas tidak bias
dengan tujuan produksi dan operasi yang telah ditetapkan. Pertimbangan kapasitas ini harus
mendasari terjadinya praktik optimalisasi terhadap penggunaan kapasitas produksi.
Jika berdasarkan rencana penjualan ternyata rencana produksi lebih daripada kemampuan
kapasitas yang dimiliki, memungkinkan perusahaan untuk menerima pesanan produksi dengan
harga dibawah tingkat laba normal untuk memaksimalkan penggunaan kapasitas. Karena pada
kondisi ini biaya tetap untuk kapasitas yang menganggur yang menjadi dasar perhitungan harga
pokok produk ada dalam posisi nihil (Nol). Rencana induk produksi harus meminimalkan
terjadinya kapasitas menggangur, untuk menjadikan operasi berjalan secara efektif dan efisien.
4. Tingkat Persediaan
Secara umum persediaan pada industri manufaktur terdiri atas persediaan bahan baku, barang
dalam proses, barang jadi, dan persediaan perlengkapan (supplies). Kebijakan tentang
perseddiaan bahan baku harus memerhatikan hubungan permintaan atas persediaan tetsebut,
apakah termasuk dalam kelompok permintaan independen atau permintaan dependen. Hal ini
penting sekali karena akan berpengaruh kepada metode permintaan atas persediaan tersebut
dalam mendukung efektivitas dan efisiensi, proses produksi dan operasi.
5. Perencanaan Keseimbangan Lintas Produksi
Keseimbangan lintas produksi atau disebut juga keseimbangan ini produksi (production line
balancing) bertuan untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancer guna memperoleh
optimalisasi pengguna fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan yang tinggi melalui penyeimbangan
waktu kerja antarstasiun kerja (work station). Elemen-elemen tugas dalam suatu aktivitas
produksi dikelompokkan sedemikian rupa diantara stasiun kerja, sehingga diperoleh
keseimbangan dalam penggunaan sumber daya produksi. Dengan demikian, tujuan produksi
tercapai dengan ekonomis, efektif, dan efisien.
Pengelompokan penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi dapat dilakukan
dengan metode coba-coba (trial and error). Metode ini lebih sederhana sehingga mudah untuk
diterapkan untuk kasus-kasus dengan jumlah elemen tugas yang tidak banyak. Metode
pengelompokan penugasan yang lain adalah metode heuristik, yang memberikan hasil lebih
akurat pada kasus jumlah elemen penugasan yang sangat banyak. Metode ini mengelompokan
penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi yang optimal dengan prosedur sebagai
berikut:
Menetapkan tugas yang dapat dipilih sebagai tugas awal (tidak ada tugas lain yang
mendahuluinya atau tugas yang mendahuluinya sudah selesai dikerjakan).
Menetapkan tugas yang cocok dengan waktu yang tersedia.
Menetapkan penugasan pada suatu stasiun kerja sampai maksimal.
Melanjutkan kestasiun kerja berikutnya dengan mengulangi prosedur diatas sampai semua
penugasan selesai.
Tabel 1
Kriteria dan Pengukuran Variabel Rencana Induk Produksi dan Opersai
N Variabel
Kriteria
Pengukuran
o
1. Jumlah Produksi Induk
Tepat kuantitas
rasio hasil produksi dengan
kebutuhan
Tepat mutu (kuantitas)
standar kualitas
Tepat waktu
jadwal pelepasan barang
kepasar
2. Optimalisasi Penggunaan kapasitas penuh
rasio rencana produksi dengan
Sumber Daya
kapasitas tersedia
Maksimum utilisasi
3.
Tingkat Persediaan
4.
Keseimbangan
produksi
rasio pengguna kapasitas
dengan kapasitas tersedia
Persediaan minimum (zero) Rasio jumlah persediaan akhir
dengan hasil produksi
lintas Tidak ada kemacetan
Rencana
operasi
dan
proses produksi
pemeliharaan mesin produksi
Keseimbangan
beban Raiso operator dengan mesin
operator dengan mesin produksi
produksi
PRODUKTIVITAS DAN PENINGKATAN NILAI TAMBAH
Keunggulan laen production, didukung oleh kebijakan dan praktik peroduksi yang secara
maksimal mengoptimalkan pengguna sember daya perusahaan untuk meningkatkan keunggulan
bersaingnya, kebijakan dan praktik tersebut meliputi :
1. Penghapusan persediaan
Produsen dengan laen production memfokuskan produksi dan operasinya pada penurunan
(penghapusan) persediaan. Metode ini menggunakan just In Time dalam menurunkan persediaan
dan pemborosan yang disebabkan oleh persediaan tersebut. Mereka menurunkan waktu
pemborosan dan biaya, dalam meningkatkan efisiensi proses operasinya.
2. Zeno Defect
Metode produksi ini membangun suatu sistem produksi dan operasi yang dapat membantu
karyawan memproduksi unit yang sempurna untuk setiap kalinya. Persiapan proses produksi
dilakukan dengan lebih matang untuk mencegah terjadinya kegagalan dalam menghasilkan
produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.
3. Meminimalkan kebutuhan tempat (Areal)
Upaya meminimalkan jarak tempuh unit produk dapat mengurangi kebutuhan tempat (areal)
dalam proses produksi. Penataan fasilitas poduksi yang terintegrasi dengan gudang
penyimpanaan bahan baku dan produk jadi, dapat menghemat kebutuhan tempat tanpa
mengganggu jalannya proses produksi
4. Kemitraan dengan Pemasok
Melibatkan pemasok kedalam rencana keberhasilan perusahaan merupakan model yang
banyak dikembangkan dalam praktik produksi modern saat ini. Dengan membangun hubungan
yang erat (kemitraan) dengan pemasok dan menjelaskan rencana dan standar kebutuhan bahan
kapadanya, pemasok menjadi memahami dengan baik kebutuhan perusahaan. Dan bertanggung
jawab untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap pasokan bahan baku baik dalam kualitas,
kuantitas, dan waktu pasokan tersebut dibutuhkan harus sudah tersedia diperusahaan.
5. Meminimalkan Aktivitas yang tidak Menambah Nilai
Melalui suatu analisis aktivitas dan komitmen untuk melakukan perbaikan secara terusmenerus, perusahaan yang menerapkan metode ini, meminimalkan aktivitas-aktivitas yang tidak
berguna (tidak menambah nilai) baik bagi pelanggan maupun bagi perubahan.
6. Pengembangan Angkatan kerja
Dengan secara terus-menerus memperbaiki desain pekerjaan, pelatihan, partisipasi,
komitmen karyawan dan pemberdayaan kelompok-kelompok kerja, metode ini secara konsisten
mengembangkan angkatan kerja.
7. Menciptakan Tantangan dalam Bekerja
Mengidentifikasi tujuh sumber pemborosan yang mengakibatkan operasi perusahaan tidak
efisien, meliputi:
Produksi yang lebih besar dari kebutuhan (penumpukan persediaa)
Waktu tunggu dan/atau waktu menganggur
Penanganan material yang terlalu sering
Persediaa (bahan baku dan/atau barang jadi)
Pergerakan peralatan dan operatornya yang tidak menambah nilai bagi produk.
Proses produksi yang tidak penting (tidak dibutuhkan)
Pengolahan kembali produk cacat
PENGENDALIAN PRODUKSI DAN OPERASI
1. Maksimumkan Tingkat Pelayanan
Pengendalian harus menjamin bahwa pelayanan telah diberikan secara tepat. Beberapa elemen
yang harus mendapat perhatian khusus adalah: kualitas produk, ketersediaan produk (jika
diinginkan), harga yang kompetitif, penyediaan untuk stock pengaman dan penyerahan yang
tepat waktu. Proses harus memahami bahwa pelanggan yang harus dilayani dengan tepat bukan
saja pelanggan eksternal tetapi yang telah kalah pentingnya adalah pelanggan internal.
2. Minimumkan Investasi pada Persediaan
Pengendalian harus mampu memandu seluruh aktivitas (utama dan pendukung) manufaktur ke
dalam suatu proses yang terintegrasi, sehingga proses berjalan sesuai dengan rencana dan jadwal
yang telah ditentukan. Aktivitas pemesanan dan penerimaan bahan harus terintegrasi dengan
jadwal produksi demikian juga jadwal produksi harus terintegrasi dengan rencana (jadwal)
penyerahan kepada pelanggan. Semua hubungan ini harus berjalan seperti halnya hubungan
pelanggan pemasok, dimana setiap pemasok harus memuaskan pelanggannya. Pengendalian
yang baik akan mencapai arus produksi yang mulus (smooth production flow) dengan persediaan
yang minimumkan dan waktu tunggu yang pendek.
3. Efisiensi produksi dan Operasi
Untuk memperoleh harga yang kompetitif, pengendalian harus meminimumkan biaya-biaya yang
terjadi dalam produksi dan operasi. Efisiensi produksi dan operasi adalah sesuatu yang mutlak
dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan
operasi. Dalam hal ini pengendalian harus semaksimal mungkin mampu menekan pemborosan
(aktivitas tidak bernilai tambah) yang terjadi. Perhatian khusus harus diberikan terhadap
supervise pabrik dan tenaga kerja tidak langsung, dukungan dan keterlibatan pekerjaan, kesiapan
mesin dan peralatan, fasilitas pendukung yang efektif dan berbagai hal lain yang berpengaruh
baik langsung maupun tidak langsung.
Pengendalian produksi dan operasi meliputi pengendalian terhadap keseluruhan komponen
dan tahapan dalam proses produksi mulai dari penanganan bahan baku sampai dengan
penanganan penyerahan produk jadi ke gudang. Secara rinci pengendalian tersebut meliputi halhal berikut:
Pengendalian Bahan Baku
Prngendalian bahan baku bertujuan untuk memastikan bahwa bahan baku yang diolah dalam
proses produksi telah sesuai dengan kebutuhan standar kualitas produk yang dihasilkan
perusahaan. Pengendalian bahan baku mencakup keseluruhan aktivitas yang berhubungan
dengan bahan baku mulai dari pembelian, jadwal penerimaan, penanganan pada saat diterima,
penyimpanan sampai dengan bahan baku tersebut digunakan (diolah) dalam proses produksi.
Pengendalian Peralatan dan Fasilitas Produksi
Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi bertujuan untuk mematikan bahwa semua
peralatan dan fasilitas produksi ada dalam keadaan siap untuk melaksanakan proses produksi
sesuai dengan ketentuan penggunaannya.desain dan penempatan peratan yang tepat menjadi
faktor utama berjalannya proses produksi secara efektif dan efisien mampu menghasilkan produk
tepat sesuai dengan yang telah dijadwalkan.
Pengendalian Transformasi
Fungsi transformasi mengolah input menjadi output sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan. Pengendalian transformasi memegang peranan penting untuk memastikan bahwa
proses pengolahanini bejalan sesuai dengan kebutuhan proses yang efektif dan efisien. Pada
pengendalian ini tugas seorang (tim) pengendali kualitas (quality control) sangat penting untuk
memastikan bahwa proses yang berjalan menghasilkan produk yang tepat (kuantitas, kualitas,
dan waktu) dengan pengorbanan yang minimum. Untuk mencapai tujuan tersebut, pengendalian
ini mencakup pengesahan proses produksi dan pengendalian perubahan atas permintaan, inspeksi
sampel dalam proses dan pengendalian laboratorium dari pemprosesan ulang.
Pengendalian kualitas
Pengendalian kualitas tidak cukup dipahami sebagai pengendalian proses produksi, yang
hanya membebankan tanggung jawab kualitas produk kepada unit kendali kualitas. Sistem biaya
kualitas dapat memberikan informasi kepada perusahaan tentang berbagai aktivitas yang terlibat
dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan perusahaan.
Pengendalian Barang Jadi
Merupakan pengendalian yang dilakukan terhadap pengelolaan barang setelah selesai diproduksi.
Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa penanganan barang setelah produksi
berjalan sesuai dengan prosedur, sehingga tidak terjadi kerusakan barang dalam proses,
penyimpanan, atau pendistribusiannya. Untuk memastikan bahwa barang dalam kondisi yang
sesuai dengan persyaratan pelanggan pada saat diserahkan, pengendalian ini melakukannya
melalui tahapan : (1) verifikasi penanganan, penyimpanan dan inspeksi, (2) pengujian dan
distribusi.