laporan kuliah praktek kerja manajemen
BAB III
HASIL PELAKSANAAN DAN PEMBAHASAN
KULIAH PRAKTEK KERJA
3.1 Hasil Pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja
Pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja yang dilakukan oleh penulis,
membahas mengenai bidang kajian manajemen keuangan yaitu berupa prosedur
permintaan khas yang terjadi pada Bendahara Pengeluaran Pembantu Dinas
Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat. Tujuan penulis membahas
prosedur permintaan kas yaitu untuk mengetahui bagaimana langkah – langkah
dalam melakukan permintaan khas, apa saja dokumen yang di butuhkan, bagian
divisi – divisi apa saja yang terkait, sistem pengendalian
dalam proses
permintaan kas. Pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja ini dibimbing oleh Bapak Adi
Setiadi Ramdani, A.Md beserta para staff lainnya yang ada pada bidang
Bendahara Pengeluaran Pembantu.
3.1.1 Bidang Kajian Kuliah Praktek Kerja
Manajemen keuangan dipilih oleh penulis sebagai bidang kajian kuliah
praktek kerja, Pemerintah daerah menyusun dan melaksanakan anggaran daerah
untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada publik. Kualitas
pelayanan tersebut sangat tergantung pada kelancaran pendanaan untuk
37
38
membiayai semua aktivitas yang dilakukan. Dalam hal ini pemerintah daerah
harus dapat mengelola sumberdaya yang dimilikinya dengan sebaik mungkin oleh
sebab itu adanya manajemen keuangan sangatlah penting. Dengan manajemen
keuangan suatu organisasi dapat menganalisis laporan keuangan perusahaan,
menganalisis sumber dan penggunaan dana, menyususn cash flow, perencanaan
keuangan serta mengevaluasi kinerja keuangan organisasi.
3.1.2 Kajian Pustaka
Kas merupakan komponen aktiva yang paling aktif dan sangat
mempengaruhi setiap transaksi yang terjadi. Hal ini dikarenakan setiap transaksi
memerlukan sutau dasar pengukuran yaitu kas. Walaupun perkiraan kas tidak
langsung terlibat dalam transaksi tersebut, besarnya nilai transaksi tetap diukur
dengan kas. Banyak transaksi perusahaan baik langsung maupun tidak langsung
akan mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. Tidak hanya terbatas pada
uang tunai yang tersedia di dalam perusahaan saja, melainkan meliputi semua
jenis aktiva yang dapat dipergunakan dengan segera untuk membiayai seluruh
kegiatan perusahaan.
Rahman (2013:132) mengemukakan “kas adalah yang pembayarannya
yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”.
Dan menurut Wahyudiono (2014:41) laporan arus kas merupakan laporan yang
menunjukkan aktivitas transaksi penambahan dan pengurangan kas selama
periode tertentu.
39
Kesimpulan yang dapat diambil dari pengertian kas menurut para ahli
yaitu kas merupakan alat alat pembayaran yang digunakan untuk aktivitas –
aktivitas ataupun transaksi – transaksi yang bebas digunakan untuk keperluan
umum suatu organisasi.
3.1.2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan hal yang penting didalam pelaksanaan suatu
organisasi. Bahkan sistem informasi merupakan kebutuhan untuk melaksanakan
suatu kegiatan yang ada didalam organisasi. Sistem informasi digunakan sebagai
alat atau sistem untuk berkomunikasi satu sama lain didalam struktur organisasi.
Pengertian sistem menurut James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi
Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2011:6) dalam bukunya Accounting
Information System: “Dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling
berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”.
Pengertian informasi menurut Lilis Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini
(2011:13) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi: “Informasi adalah data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.”
Pengertian Informasi menurut Azhar Susanto (2011:38) dalam bukunya
Sistem Informasi Akuntansi informasi adalah: “Informasi adalah merupakan hasil
dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa
menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti
40
serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang
tersebut.
Kesimpulan yang dapat diambil dari penjelasan diatas mengenai sistem
informasi merupakan bagian atau komponen yang saling berhubungan berfungsi
untuk mengelola suatu data menjadi lebih berguna dan dapat dijadikan suatu
informasi.
3.1.2.2 Sistem Informasi Akutansi
Sistem informasi akuntansi merupakan suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan,
mengklarifikasi,
mengolah,
menganalisa,
dan
mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan
bagi pihak luar perusahaan dan pihak eksternal.
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Lilis Puspitawati dan Sri
Dewi Anggadini (2011:58) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi : “sistem
informasi akuntansi adalah suatu sistem berbasis komputer yang dirancang untuk
mentransformasi data akuntansi menjadi informasi, yang mencakup siklus
pemrosesan transaksi, penggguna teknologi informasi, dan pengemban sistem
informasi.”
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut James A.Hall (2011:7)
dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi : “Sistem Informasi Akuntansi adalah
suatu sub sistem yang memproses transaksi keuangan dan non-keuangan yang
berpengaruh secara langsung terhadap pemrosesan transaksi keuangan.”
41
Penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu
sistem yang berbasis komputer untuk memproses transaksi keuangan maupun
non-keuangan untuk menghasilkan suatu informasi.
Tujuan umum dari pengembangan sesuai dengan sistem akuntansi
menurut Mulyadi (2013:19), yaitu:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru
didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan
usaha yang dijalankan selama ini.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada.
Adakalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan
manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh
perkembangan usaha perusahaan, sehingga menuntut sistem akuntansi untuk
penyajiannya, dengan struktur informasi yang lebih baik dan tepat
penyajiannya, dengan
struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekkan intern,
akuntansi merupakan alat pertanggung jawaban suatu organisasi.
Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki
perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggung jawaban
terhadap pengguna kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik.
Pengembangan sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki
42
pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat
dipercaya.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Pengembangan sistem akuntansi sering kali ditujukan untuk menghemat
biaya. Informasi merupakan barang ekonomis, untuk memperolehnya
diperlukan pengorbanan sumber ekonomi lain.
Kesimpulan yang dapat diambil yaitu bahwa tujuan sistem akuntansi
adalah untuk memberikan informasi bagi pihak intern atau ekstern tentang
kegiatan perusahaan dan memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem
yang sudah ada apakah sesuai atau belum dengan sistem pengendalian intern yang
baik serta untuk mengurangi kesalahan dalam melakukan pencatatan akuntansi.
3.1.2.3 Dokumen
Dokumen merupakan suatu tulisan ataupun surat penting dan berharga
yang memuat informasi, sifatnya tertulis ataupun tercetak yang berfungsi dan
dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan. Keberadaan dokumen pada suatu
organisasi sangatlah membantu, karena dokumen sudah dijadikan surat penting
yang digunakan untuk setip kegiatan. Dan dokumen sudah dijadikan suatu
persyaratan yang harus dipenuhi dalam melakukan aktivitas organisasi termasuk
permintaan anggaran kas.
Dokumen sendiri memiliki jenis yang berbeda, diantaranya:
43
1. Jenis dokumen dari segi pemakaiannny
a. Dokume pribadi
Dokumen pribadi yaitu surat kegunaan penting yang memilik kegunaan
untuk kepentingan pribadi contonya seperti KTP, Ijazah, Akte Kelahiran,
Surat Nikah, dan lain sebagainya.
b. Dokumen niaga
Dokumen niaga yaitu surat surat berharga yang kegunaannya adalah untuk
bukti dalam melakukan transaksi contohnya adalah Surat Pengantar,
Faktur, Ressi Pengiriman Barang, dan lain sebagainya.
c. Dokumen pemerintah
Dokumen pemerintah yaitu surat – surat penting yang digunakan dalam
instansi pemerintahan contohnya seperti Undang – Undang, RAPB, dan
lain sebagainya.
d. Dokumen sejarah
Dokumen sejarah yaitu suatu surat – surat penting yang digunakan sebagai
bukti peristiwa dimasa lampau contohnya seperti Pancasila, Teks
Proklamasi.
2. Jenis – jenis dokumen dari segi fungsinya
a. Dokumen dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung di
dalam proses kerja.
b. Dokem statis adalah dokumen yag digunakan secara langsung dalam
proses pekerjaan.
3. Jenis – jenis dokumen dari segi ruang lingkupnya
a. Dokuem corporal adalah dokumen yang dipakai secara terus – menerus
dalam proses penyelenggaraan pekerjaan.
b. Dokumen riteral adalah dokuemn yang ditulis, direkan, dicetak, dan
digambarkan.
c. Dokumen privatadalah dokumen yang berupa surat ataupun arsip.
44
Dokumen pada suatu organisasi harus selalu dijaga, ditata dan dikelola
dengan baik. Penyelenggaraan penataan dokumen perusahaan sebagai bagian
integrasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi masih harus terus ditingkatkan.
Upaya-upaya penyelenggaraan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara
terencana, sistematik dan terpadu serta berkesinambungan merupakan suatu
kebutuhan bagi perusahaan. Dokumen merupakan informasi terekam yang
berperan sebagai sumber informasi bagi pengambilan keputusan pimpinan secara
akurat, cepat, tepat dan sesuai dengan jenjang tingkatannya.
3.1.2.4 Bidang Organisasi
Organisasi merupakan sekumpulan orang – orang yang disusun dalam
kelompok – kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan organisasi.
Didalam suatu organisasi adanya bidang – bidang dengan jabatan dan tugas yang
berbeda. setiap bidang dalam organisasi memiliki garis koordinasi dan kerja sama
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Setiap jabatan dalam
organisasi mempunyai fungsi kerja yang berbeda, sesuai dengan bidangnya.
Dengan adanya pembagian bidang – bidang dalam suatu organisasi maka adanya
juga pembagian kerja.
Organisasi yang terbentuk pasti adanya pembagian kerja atau tugas
pekerjaan adalah keharusan mutlak tanpa itu kemungkinan terjadinya tumpang
tindih menjadi
amat besar. Pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya akan
45
menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing
departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi.
3.1.2.5 Prosedur
Prosedur merupakan serangkaian aksi yang spesifikasi, tindakan atau
operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang sama agar selalu
memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama. Dengan adanya prosedur
yang baik pada organisasi maka kegiatan atau tugas suatu organisasi akan berjalan
dengan baik.
Pengertian Prosedur Menurut Mulyadi (2013:5) : "Prosedur adalah suatu
urutan kegiatan krelikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
departement atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam
transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang".
Sedangkan menurut Azhar Susanto (2011:264) pengertian prosedur
adalah: “Rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang
dengan cara yang sama “.
Pengertian prosedur menurut penulis berdasarkan pegertian menurut para
ahli adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang spesifikasi dilakukan secara
berulang – ulang biasanya melibatkan beberapa orang yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan.
Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur menurut Mulyadi (2013:8),
diantaranya adalah :
46
1. Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi
2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan
menggunakan biaya yang seminimal mungkin.
3. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana
4. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab
5. Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan
Suatu prosedur dapat memberikan beberapa manfaat menurut Mulyadi ( 2013:15)
diantaranya :
1. Lebih memudahkan dalam langkah-langkah kegiatan yang akan datang.
2. Mengubah pekerjaan yang berulang ulang menjadi rutin dan terbatas,sehingga
menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang
perlunya saja.
3. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh
seluruh pelaksana.
4. Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan
efisien.
5. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan,
bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikan-perbaikan
sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing-masing.
3.1.2.6 Pengendalian
Pengendalian merupakan proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu
perusahaan , agar sesuai dengan ketetapan – ketetapan dalam rencana. Peranan
47
pengendalian sangat menentukan baik atau buruknya pelaksana suatu rencana
atau kegiatan dalam organisasi.
Pengertian pengendalian intern menurut Ikatan Akuntansi Indonesia yang
dikutip oleh Lilis Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2013:213) adalah sebagai
berikut:
Pengendalian intern merupakan suatu proses yang dijalankan oleh Dewan
Komisaris, Manajemen dan Personel lain entitas yang didesain untuk memberikan
keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:
1. Keandalan pelaporan keuangan
2. Efektivitas dan efesiensi operasi
3. Kepatuhan terhadap hokum dan p[eraturan yang berlaku
Perusahaan menggunakan
mencegah
sistem
pengendalian
internal
untuk
terjadinya penyalahgunaan sistem dan membantu operasional
perusahaan agar dapat terarah dengan baik.
Tujuan dari pengendalian internal menurut Institut Akuntan Publik
Indonesia (2011:319) adalah sebagai berikut :
1. Keandalan laporan keuangan
Pengendalian yang relevan dengan suatu audit adalah berkaitan dengan tujuan
entitas dalam membuat laporan keuangan bagi pihak luar yang disajikan
secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di
Indonesia.
2. Efektivitas dan efisiensi operasi
48
Pengendalian yang berkaitan dengan tujuan operasi dan kepatuhan mungkin
relevan dengan suatu audit jika kedua tujuan tersebut berkaitan dengan data
yang dievaluasi dan digunakan auditor dalam prosedur audit. Sebagai contoh,
pengendalian yang berkaitan dengan data non keuangan yang digunakan oleh
auditor dalam prosedur analitik.
3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Suatu entitas umumnya mempunyai pengendalian yang berkaitan dengan
tujuan yang tidak relevan dengan suatu audit dan oleh karena itu tidak perlu
dipertimbangkan
3.1.3 Teknis Pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja
Kuliah Praktek Kerja yang dilaksanaka oleh penulis dimulai dari tanggal
19 Juni 2017 sampai dengan 31 Juli 2017. Metode pelaksanaan yang digunakan
adalah metode hours release, yaitu pelaksanaan kuliah praktek kerja dilakukan
pada jam – jam tertentu saja. Kegiatan yang dilakukan selama melaksanakan
kuliah praktek kerja pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa
Barat, yaitu sebagai berikut:
Tabel 3.1
Matriks Kuliah Praktek Kerja Minggu Kesatu
NO
Jenis Kegiatan
1
Pengenalan
mengenai
Dinas Komunikasi dan
Waktu
Hari/Tgl
Senin
19 Juni 2017
Jam
09.00-12.30
Keterangan
Bagian Bendahara
Pengeluaran
49
NO
2
Jenis Kegiatan
Informatika
Provinsi
Jawa Barat
Penjelasan
mengenai
kegiatan yang dilakukan
oleh BPP
Melakukan pekerjaan
yang ditugaskan oleh
pembimbing dan
diberikan arahan
Waktu
Hari/Tgl
Jam
Keterangan
Pembantu
Selasa
20 Juni 2017
10.00-14.30
3
Membantu merapihkan
dokumen SPJ Fisik
Rabu
21 Juni 2017
11.00-14.00
4
Membantu merapihkan
dokumen SPJ Fisik
Kamis
22 Juni 2017
10.30-14.30
5
Turut serta merapihkan
dan melengkapi
dokumen
Jumat
03 Juni 2017
09.30-11.00
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Minggu pertama yang dilakukan yaitu adanya perkenalan mengenai Dinas
Komunikasi dan Informatika terhadap jabatan apa saja yang ada dalam bagian
Pengelola keuangan terutama pada bidang jabatan BPP (Bendahara Pengeluaran
Pembantu). Selain itu juga adanya bidang PA, KPA, dan PPTK. Adanya
penjelasan mengenai tugas dan wewenang setiap jabatan, serta kegiatan apa saja
yang dilakukan oleh BPP seperti menerima surat permintaan pembayaran,
memverifikasi data, mengajukan uang muka, menerima uang muka dan lain
sebagainya. Dan dijelaskan mengenai prosedur permintaan dana, tentang
dokumen – dokumen yang selalu di tangani seperti SPJ Fisik, SPJ 3, BKU (Buku
Kas Umum).
50
Hari selanjutnya yaitu melakukan tugas yang diberikan oleh pembimbing,
seperti merapihkan dokumen – dokumen keuangan dan diberikan arahan. Setelah
itu membantu merapihkan dokumen SPJ Fisik berupa dokumen – dokumen
mengenai perjalanan dinas, belanja makan dan minum, belanja narasumber atau
tenaga ahli. Selanjutnya melengkapi dokumen SPJ Fisik seperti mengetik SP
(Surat Perintah).
Tabel 3.2
Matriks Kuliah Praktek Kerja Minggu Kedua
Waktu
NO
Jenis Kegiatan
1
Membantu
membuat
dokumen SP (Surat
Perintah)
Senin
04 Juli 2017
10.00-12.00
2
Membantu membuat
dokumen Notulensi
Selasa
05 Juli 2017
10.00-13.00
3
Membantu mengetik
Undangan rapat
Rabu
06 Juli 2017
10.00-15.00
4
Membantu melengkapi
dokumen SPJ Fisik
Kamis
07 Juli 2017
10.00-12.00
Hari/Tgl
Jam
Keterangan
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Minggu kedua penulis melakukan kegiatan mengetik dokumen SPJ Fisik
yaitu berupa surat perintah sesuai dengan data yang telah diberikan oleh
pembimbing. Baik itu perintah untuk menghadiri rapat – rapat koordinasi dan
konsultasi, Mengetik surat notulensi, serta membantu untuk melengkapi SPJ Fisik
51
Belanja Makanan Minuman Rapat berupa undangan rapat, Notulensi, Bon dan
menyatukan atau menghekter Kwitansi , Absen rapat.
Tabel 3.3
Matriks Kuliah Praktek Keraja Minggu Ketiga
NO
Jenis Kegiatan
1
2
3
4
5
Waktu
Keterangan
Hari/Tgl
Jam
Mengikuti apel pagi,
membantu
melakukan
pengecapan surat.
Senin
10 Juli 2017
07.30-12.00
Mengetik Surat
kesediaan
Selasa
11 Juli 2017
10.00-12.00
Rabu
12 Juli 2017
13.00-15.00
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Kamis
13 Juli 2017
10.00-12.00
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Jumat
14 Juni 2017
13.00-16.30
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Membantu mengedarkan
absensi kepada peserta
KPK lainnya dan
memberikan kepada
pihak SDM
Membantu merapihkan
dokumen-dokumen
pembayaran secara rapi,
lengkap
mengikuti rapat bersama
pembimbing dan peserta
KPK lainnya
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Penulis memperoleh tugas untuk memberikan cap atau stempel pada
dokumen ataupun surat yang butuh untuk di cap dan meminta tanda tangan
kepada atasan yang bersangkutan. Setelah itu merapihkan kembali dokumen atau
berkas yang telah di tandatangani, lalu membantu mengetik surat persediaan yang
52
akan ditunjukan kepada pihak ketiga yang akan melakukan kerjasama dengan
instansi. Serta mengikuti rapat untuk mendiskusikan apa saja dokumen yang
dibutuhkan
untuk
dilampirkan
dalam
Laporan
Kuliah
Praktek
Kerja,
permasalahan atau hambatan apa saja yang terjadi selama menjalankan Kuliah
Praktek Kerja dan selama membuat laporan.
Tabel 3.4
Matriks Kuliah Praktek Kerja Minggu Keempat
Waktu
NO
Jenis Kegiatan
1
Mengikuti apel pagi,
merapihkan kwitansi
Senin
17 Juli 2017
07.30-12.00
2
Mengikuti acara halal
bihalal
Selasa
18 Juli 2017
09.00-12.00
Rabu
19 Juli 2017
13.00-15.00
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Kamis
20 Juli 2017
10.00-14.00
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Jumat
21 Juni 2017
13.00-16.30
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
3
4
5
Merapihkan SPP (Surat
Permintaan Pembayaran)
beserta lampiran –
lampirannya
Membantu menyiapkan
data untuk dientri dalam
aplikasi pencatatan
keuangan (SIPKD)
Membantu mengetik
surat permohonan
Hari/Tgl
Jam
Keterangan
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Minggu keempat mengikuti apel pagi yang dilaksanakan pada setiap hari
senin oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat Bandung.
53
Membantu merapihkan bukti-bukti kwitansi sebagai pertanggungjawaban atas
pengeluaran dana suatu kegiatan dari unit yang terkait untuk dapat diproses
sebagai pencairan dana. Mengikuti acara halal bihalal yang dilaksnakan oleh
Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat dan berinteraksi dengan
pegawai, peserta Kuliah Praktek Kerja liannya dan dengan masyarakat sekitar
yang menghadiri acara hala bihalal. Selanjutnya merapihkan dokumen SPP (Surat
Permintaan Pembayaran) beserta arsipan lainnya. Dan membantu menyiapkan
data – data transaksi yang akan di input pada aplikasi SIPKD. Selain itu juga
membantu mengetik surat permohonan yang ada pada belanja narasumber
ataupun tenaga ahli lainnya.
Tabel 3.5
Matriks Kuliah Praktek Kerja Minggu Kelima
NO
Jenis Kegiatan
1
Waktu
Keterangan
Hari/Tgl
Jam
Mengikuti apel pagi, dan
melakukan dokumentasi
Senin
24 Juli 2017
07.30-10.00
2
Menanyakan dan
meminta dokumen
prosedur permintaan kas
Selasa
25 Juli 2017
10.00-12.00
3
Membantu merapihkan
dokumen
Rabu
26 Juli 2017
13.00-15.00
Kamis
27 Juli 2017
13.00-14.00
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Jumat
07.30-09.30
Bagian
4
5
Melakukan diskusi
dengan pembimbing, dan
membantu merapihkan
surat
Mengikuti senam pagi,
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bendahara
54
NO
Jenis Kegiatan
melakukan dokumentasi
Waktu
Hari/Tgl
28 Juni 2017
Jam
Keterangan
Pengeluaran
Pembantu
Minggu kelima pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja penulis mengikuti apel
pagi bersama dengan peserta Kuliah Praktek Kerja lainnya, dan melakukan
dokumentasi untuk dilampirkan pada Laporan Kuliah Praktek Kerja. Selanjutnya
merapihkan dokumen – dokumen yang ada pada ruangan pembimbing serta
membantu untuk menyatukan dan menyocokan kwitansi penggunaan. Dan
memasukan surat kedalam amplop surat, meminta data mengenai prosedur
permintaan kas beserta menanyakan hal mengenai Laporan Kuliah Praktek Kerja.
Pada hari jumat mengikuti senam pagi yang diadakan pada Dinas Komunikasi
dan Informatika Bandung.
3.2 Pembahasan Kuliah Praktek Kerja
Kuliah Praktek kerja yang telah dilaksanak pada Dinas Komunikasi dan
Informatika mengenai kajian Manajemen Keuang dengan membahas prosedur
permintaan kas. Karena semua organisasi membutuhkan anggaran kas, termasuk
pada Pemerintahan Daerah. Namun permintaan anggaran kas tidak hanya
langsung meminta tetapi harus mengikuti prosedur yang telah dibuat sebelumnya
sesuai dengan Peraturan Pemerintahan maupun permendagri. Salah satunya
adalah bagian BPP (Bendahara Pengeluaran Pembantu) pada Dinas Komunikasi
55
dan Informatika yang membutuhkan anggaran kas atau SPP GU/TU/UP/LS untuk
melakukan pembayaran kepada pihak ketiga.
3.2.1 Dokumen – Dokumen yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Proses
Permintaan Khas
kas merupakan aktiva lancar dapat berupa uang, logam, atau uang kertas
yang disimpan dalam perusahan atau disimpan pada bank baik berupa tabungan,
deposito ataupun giro yang dapat dengan mudah dipindah tangankan dan dapat
digunakan untuk melunasi kewajiban beserta melakukan transaksi umum lainnya
pada suatu organisasi.
Setiap organisasi pasti memiliki kas yang dijadikan sebagai harta, namun
apabila kas yang dimiliki sudah tidak tersedia maka bidang organisasi yang
menangani keuangan seperti bendahara akan melakukan proses permintaan kas.
Anggaran kas yang diajukan harus memenuhi syarat – syarat yang ditentukan
seperti memenuhi dan melampirkan dokumen.
Dinas Komunikasi dan Informatika dalam meminta anggaran kas tidak
hanya langsung meminta dan anggaran kas akan dicairkan namun harus
mengikuti prosedur yang berlaku beserta memenuhi persyaran yang harus
dibutuhkan, salah satunya adalah membutuhkan dokumen – dokumen yang harus
ada dalam prosedur permintaan kas adalah:
1. Dokumen Ajuan Kegiatan
56
Ajuan Kegiatan adalah hal yang pertama dilakukan dalam prosedur
permintaan kas, ajuan kegiatan yang akan dibuat atau dilaksanakan
disesuaikan dengan DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran) dan Alokasi
Anggaran.
a) Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
Tercantum dalam PP NO.58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan
Daerah, DPA merupakan dokumen yang memuat pendapatan dan belanja
setiap SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah). Dokumen pelaksanaan
anggaran memuat alokasi anggaran yang disediakan kepada pengguna
anggaran. DPA disusun secara rinci sampai dengan organisasi, fungsi,
program, kegiatan, dan jenis belanja disertai indikator kinerja. Dokumen
ini disertai dengan rencana penarikan dana untuk mendanai kegiatan dan
apabila dari kegiatan tersebut menghasilkan pendapatan maka rencana
penerimaan kas juga dilampirkan. Biasanya dokumen pelaksanaan
anggaran berisi tentang:
a.
Kegiatan dan program
b.
Sasaran yang hendak dicapai
c.
Anggaran yang disediakan untuk mencapai sasaran tersebut
d. Rencana penarikan dana tiap – tiap SKDP serta pendapatan yang
diperkirakan.
b) Alokasi Anggaran
Alokasi adalah penentuan banyaknya uang (biaya) yang disediakan untuk
suatu keperluan. Sedangkan pengertian anggaraan adalah
rencana
keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan
dan merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang
57
dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan
moneter untuk jangka waktu tertentu. Jadi kesimpulan yang bisa diambil
mengenai alokas anggaran adalah dana atau uang yang digunakan untuk
keperluan suatu kegiatan yang telah direncanakan sesuai dengan program
dan kegiatan suatu perusahaan ataupun organisasi.
Alokasi anggaran dalam Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa
Barat digunakan dalam pembagian uang (biaya) untuk setiap perbulan
ataupun triwulan terhadap bidang – bidang yang ada dalam Dinas
Komunikasi dan Informatika sesuai dengan dana yang telah direncanakan.
2. Dokumen SPP GU/TU/UP/LS
Dokumen SPP GU/TU/UP/LS dibuat setelah ajuan kegiatan telah disetujui
dan di tanda tangani oleh pihak yang terkait. Pengertian dari Surat Permintaan
Pembayaran (SPP) adalah Dokumen yang diterbitkan oleh pejabat yang
bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan/bendahara pengeluaran untuk
mengajukan permintaan pembayaran berdasarkan PP No. 58 Tahun 2005
tentang Pengelolaan Keuangan Daerah. SPP memiliki empat jenis, yaitu:
a) SPP Ganti Uang (SPP/GU)
Berdasarkan Permendagri No. 55 Tahun 2008 tentang Tata Cara
Penatausahaan Dan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara
Serta Penyampaiannya SPP ganti uang adalah Dokumen yang diajukan
oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan pengganti uang persediaan
yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung.
b) SPP Tambahan Uang (SPP/TU)
Berdasarkan Permendagri No. 55 Tahun 2008 tentang Tata Cara
Penatausahaan Dan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara
58
Serta Penyampaiannya SPP Tambahan Uang adalah dokumen yang
diajukan oleh bendahara pengeluaran atau bendahara pengeluaran
pembantu
untuk
permintaan
tambahan
uang
persediaan
guna
melaksanakan kegiatan SKPD yang bersifat mendesak dan tidak dapat
digunakan untuk pembayaran Iangsung dan uang persediaan.
c) SPP Uang Persediaan (SPP/UP)
Berdasarkan PP No. 39 tahun 2007 tentang Pengelolaan Uang
Negara/Daerah Uang Persediaan adalah Sejumlah uang tunai yang
disediakan untuk satuan kerja dalam melaksanakan kegiatan operasional
sehari-hari. Uang persediaan sendiri dapat digunakan untuk keperluan
belanja barang, belanja modal, belanja lain – lain.
d) SPP Langsung Setor (SPP/LS)
Berdasarkan Permendagri 13 tahun 2006, Permendagri 59/2007, dan
Permendagri 21/2100 Langsung Setor adalah Dokumen yang diajukan
oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan pembayaran Iangsung
kepada pihak ketiga atas dasar perjanjian kontrak kerja atau surat perintah
kerja Iainnya dan pembayaran gaji dengan jumlah, penerima, peruntukan,
dan waktu pembayaran tertentu yang dokumennya disiapkan oleh PPTK.
ketentuan LS lebih lanjut diatur dalam PMDN 13/2006 pasal 206:
a. Permintaan pembayaran untuk suatu kegiatan dapat terdiri dari SPPLS dan/atau SPP-UP/GU/TU.
b. SPP-LS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk pembayaran
langsung kepada pihak ketiga berdasarkan kontrak dan/atau surat
perintah kerja setelah diperhitungkan kewajiban pihak ketiga sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
59
c. SPP-LS belanja barang dan jasa untuk kebutuhan SKPD yang bukan
pembayaran langsung kepada pihak ketiga dikelola oleh bendahara
pengeluaran.
d. SPP-UP/GU/TU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk
pembayaran pengeluaran lainnya yang bukan untuk pihak ketiga.
3.2.2 Bagian – Bagian Yang Terkait dalam Prosedur Permintaan Kas
Prosedur permintaan kas pada Dinas Komunikasi dan Informatika Jawa
Barat, melibatkan bagian – bagian atau divisi dalam melaksanakan prosedur
permintaan kas. Bidang organisasi yang terkait telah memiliki tugas ataupun Job
Description yang berbeda – beda sesuai dengan divisinya. Hal ini agar prosedur
yang berlangsung dapat berjalan dengan baik dan dapat terkontrol . bagian –
bagian yang terlibat diantaranya yaitu:
1. PPTK ( Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan)
PPTK ataupun disebut dengan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan
merupakan bagian atau pejabat pada unit kerja SKPD (Satuan Kerja Perangkat
Daerah) yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program
sesuai dengan bidang tugasnya. Bidang PPTK pada Dinas Komunikasi dan
Informatika merupakan bagian yang langsung melaksanakan kegiatan
prosedur permintaan kas. PPTK memiliki tugas sebagai berikut ini:
a. mengendalikan pelaksanaan kegiatan
b. melaporkan perkembangan pelaksanaan kegiatan
c. menyiapkan dokumen anggaran atas beban pengeluaran pelaksanaan
kegiatan.
60
PPTK Menyiapkan kelengkapan SSP-LS barang dan Jasa sesuai PMDN
13/2006 pasal 205: PPTK menyiapkan dokumen SPP-LS untuk pengadaan
barang dan jasa untuk disampaikan kepada bendahara pengeluaran dalam
rangka pengajuan permintaan pembayaran. Dokumen SPP-LS untuk
pengadaan barang dan jasa terdiri dari:
a. Surat pengantar SPP-LS
b. Ringkasan SPP-LS
c. Rincian SPP-LS
d. Lampiran SPP-LS.
2. KPA ( Kuasa Pengguna Amggaran)
Pengertian Kuasa Pengguna Anggaran atau disingkat KPA diatur di dalam
pasal 1 angka 18 PP Nomor 58 Tahun 2005, “Kuasa Pengguna Anggaran
adalah pejabat yang diberi kuasa untuk melaksanakan sebagian kewenangan
pengguna anggaran dalam melaksanakan sebagian tugas dan fungsi SKPD”.
Pengertian yang sama, KPA diatur pula di dalam pasal 1 angka 20
Permendagri Nomor 13 Tahun 2006 sebagaimana diubah terakhir dengan
Permendagri Nomor 21 Tahun 2011, “Kuasa Pengguna Anggaran adalah
pejabat yang diberi kuasa untuk melaksanakan sebagian kewenangan
pengguna anggaran dalam melaksanakan sebagian tugas dan fungsi SKPD”.
KPA memiliki tugas sebagai berikut:
1. Melaksanakan rencana kegiatan dan anggaran yang telah ditetapkan
dalam DIPA dan ROK
2. Melakukan bimbingan dan arahan terhadap pelaksanaan kegiatan dan
pengelolaan keuangan
3. Mengajukan Surat Permintaan Pembayaran (SPP-UP,SPP-GU,SPP-LS dan
SPP-TU)
61
4. Melakukan pemeriksaan kas Bendahara Pengeluaran sekurang-kurangnya
3(tiga) bulan sekali
5. Membuat laporan keuangan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
yang berlaku
6. Membuat keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang dapat
mengakibatkan timbulnya pengeluaran uang atau tagihan atas beban
anggaran DIPA
3. BPP (Bendahara Pengeluaran Pembantu)
Berdasarkan Permendagri No. 55 Tahun 2008 tentang Tata Cara
Penatausahaan Dan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara
Serta Penyampainnya BPP adalah Pejabat fungsional yang ditunjuk
menerima,
menyimpan,
membayarkan,
menatausahakan
dan
mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja daerah dalam
rangka pelaksanaan APBD pada unit kerja SKPD. BPP memiliki tugas sebagai
berikut:
1. Menerima surat permintaan pembayaran dari Pejabat Pembuat Komitmen.
2. Memverifikasi data dan bukti-bukti kwitansi sebagai pertanggungjawaban
atas pengeluaran dana suatu kegiatan dari unit yang terkait untuk dapat
diproses sebagai pencairan dana.
3. Mengajukan uang muka kerja ke bendahara Pengeluaran sesuai kebutuhan
berdasarkan perintah PPK.
4. Menerima uang muka dari Bendahara Pengeluaran kemudian menghitung
dan mencocokkan lalu mencatat ke dalam buku Kas Harian untuk
membayar ke pihak ketiga.
62
5. Menerima bukti-bukti pengeluaran kemudian mencatat ke dalam buku kas
harian dan buku kendali kemudian menyerahkan kepada Bendahara
Pengeluaran sebagai bukti pertanggungjawaban uang muka.
6. Menerima SPP dan SPM yang telah dicatat dandikendalikan ke dalam
buku pengendalian SPP dan SPM kemudian meneruskan ke PPK untuk
ditindaklanjuti. Menerima SP2D yang telah dimasukkan ke dalam
Aplikasi Bendahara dan diarsipkan sebagai bukti bahwa pembayaran telah
dilakukan. Membuat realisasi anggaran atas pencairan dana yang telah
diproses.
7. Membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ).
8. Melaksanakan pemberkasan dokumen-dokumen pembayaran secara rapi,
lengkap dan sistematis. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang
diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis
4. BP (Bendahara Pengeluaran)
Bendahara Pengeluaran adalah pejabat fungsional yang ditunjuk
menerima,
menyimpan,
membayarkan,
menatausahakan,
dan
mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja daerah dalam
rangka pelaksanaan APBD pada SKPD.
Tugas dari BP adalah:
1. Menerima,
menyimpan,
membayarkan,
menatausahakan
dan
mempertanggung jawabkan uang untuk keperluan belanja Satker
2. Meneliti kelengkapan perintah pembayaran yang diterbitkan pejabat yang
berwenang
3. Menguji kebenaran perhitungan tagihan yang tercantum dalam perintah
pembayaran
4. Menguji ketersediaan dana yang bersangkutan
63
5. Menyediakan uang persediaan dan merencanakan penarikan dana sesuai
keperluan belanja Satker
6. Melaksanakan penatausahaan dan pengarsipan surat kedinasan, SPJK,
SPP, SP2D dan dokumen-dokumen keuangan lainnya
7. Melaksanakan pembukuan sesuai peraturan perundang-undangan yang
berlaku
8. Membantu memeriksa keabsahan dan kelengkapan dokumen SPJK
termasuk bukti-bukti pengeluaran/tagihan pembayaran
9. Meneliti kesediaan dana dalam ROK dan DIPA serta ketepatan
pembebanan anggaran sesuai mata anggaran pengeluaran
10. Menyampaikan dokumen SPJK dan kelengkapannya yang telah diteliti
kepada KPA melalui staf KPA untuk dilakukan verifikasi dokumen
tersebut
11. Menyiapkan surat perintah pembayaran (SPP-UP, SPP-GU, SPP-LS dan
SPP-TU)
12. Menyampaikan SPP berikut dokumen kelengkapannya kepada Pejabat
Penguji dan Perintah Pembayaran
13. Menyiapkan data realisasi pelaksanaan anggaran belanja Satker
14. Membuat Laporan Keadaan Kas dan realisasi anggaran belanja sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku
15. Menyampaikan pendapatan dari PNBP kepada Bendahara Penerimaan
16. Melaksanakan pembayaran setelah mendapat persetujuan KPA atas
tagihan / permintaan pembayaran tersebut.
17. KPA meneliti/memeriksa dokumen permintaan uang/penyelesaian SPJ
dari Atasan Langsung PUMK/Pejabat pembuat komitmen,dan setelah
64
mendapat
persetujuan
dari
KPA,
Bendahara
Pengeluaran
dapat
memberikan uang muka kerja atau membayar.
3.2.3 Prosedur Permintaan Kas Pada Dinas Komunikasi dan Informatika
Prosedur permintaan kas yang terjadi pada Dinas Komunikasi dan
Informatika telah sesuai dengan peraturan pemerintahan yang berlaku. Dan
prosedur permintaan kas dilakukan sesuai dengan tahap – tahap yang telah
ditentukan, prosedur permintaan kas yang terjadi sangatlah selektif dan tidak
sembarangan. Berikut ini merupakan alur prosedur permintaan kas:
65
Gambar 3.1 Proses Permintaan Kas
66
Prosedur permintaan kas memiliki langkah – langkah yang harus
dilakukan, sebelum memperoleh dana, diantaranya yaitu:
1. Membuat Ajuan Kegiatan oleh PPTK (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan).
Pembuatan ajuan kegiatan yang akan dilaksanakan harus sesuai dengan DPA
dan Alokasi Anggaran. Setelah ajuan kegiatan selesai dibuat maka PPTK
harus menandatanganinya terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada KPA.
2. Ajuan Kegiatan Disetujui olek KPA (Kuasa Pengguna Anggaran)
Ajuan anggaran yang telah dibuat oleh PPTK, akan di terima oleh KPA dan
memeriksanya sesuai dengan tugasnya. Apabila ajuan kegiatan sesuai dengan
prosedur dan aturan maka KPA akan menyetujuinya lalu menandatangani,
namun apabila KPA menolak ajuan, maka ajuan anggaran akan dikembalikan
kepada PPTK. Dan membuat ajuan kembali sampai KPA menyetujui.
3. Membuat SPP TU/GU/UP/LS oleh BPP (Bendahara Pengeluaran Pembantu)
Ajuan yang sudah ditandatangani oleh KPA, akan diserahkan kepada BPP.
Dan BPP akan membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) melalui aplikasi
SIPKD. Bendahara pengeluaran mengajukan Surat Permintaan Pembayaran
(SPP) dalam melaksanakan belanja. Dalam hal ini bendahara pengeluaran
menyusun dokumen SPP yang dapat berupa:
1. Uang Persediaan (UP)
2. Ganti Uanag (GU)
3. Tambah Uang (TU)
4. Langsung (LS)
67
5. LS untuk pembayaran Gaji & Tunjangan
6. LS untuk pengadaan Barang dan Jasa
Setelah pembuatan SPP GU/TU/UP/LS selesai maka akan diserahkan kepada
PPTK untuk dicek dan ditandatangani. Apabila SPP yang dibuat sesuai
dengan ajuan kegiatan, PPTK akan menyetujui dan menandatangani. Namun
jika SPP tidak disetujui makan akan diserahkan kembali kepada BPP. SPP
GU/TU/UP/LS yang telah disetujui oleh PPTK, akan diserahkan kepada KPA
untuk disetujui dan ditandatangani, lalu diserahkan kepada BPP kembali
untuk ditandatangani dan diserahkan kepada BP.
4. Melakukan Cek Validasi oleh BP (Bendahara Penyelenggara)
SPP yang telah disetujui dan ditandatangani oleh PPTK, KPA, dan BPP akan
diserahkan kepada BP untuk dicek kevaliditasannya menggunakan aplikasi
SIPKD. Dan BP membuat pelimpahan uang berupa rupiah kepada BPP, untuk
melakukan pembayaran.
Setelah BPP menerima dana atau kas maka melakukan pembayaran terhadap
dokumen SPJ Fisik, SPJ 3, BKU. Lalu dicek oleh Verifikatur melalui SIPKD
apabila sesuai maka menyerahkan SPJ Fisik beserta arsipnya.
Cek SIPKD yang tidak sesuai maka akan dilakukan pengecekan SPJ pada
BPP, sampai disetujui dan ditandatangani. BPP melakukan input transaksi ke
aplikasi SIPKD, dan melihat SPJ 3 beserta BKU lalu melakukan pembayaran
kepada pihak Verifikatur kembali.
3.2.4 Pengendalian Internal Permintaan Kas Pada Dinas Komunikai
Informatika
dan
68
Pengendalian internal adalah rencana, metoda, prosedur, dan kebijakan
yang didesain oleh manajemen untuk memberi jaminan yang memadai atas
tercapainya efisiensi dan efektivitas operasional, kehandalan pelaporan keuangan,
pengamanan terhadap aset,
ketaatan/kepatuhan
terhadap
undang-undang,
kebijakan dan peraturan lain.
pengendalian internal merupakan suatu proses karena termasuk didalam
aktivitas operasional organisasi dan merupakan bagian integral dari kegiatan
pengelolaan. pengendalian internal memberikan jaminan yang lengkap dan
wajar untuk sulit dicapai. Selain sistem pengendalian intern memiliki
keterbatasan, seperti kerentanan terhadap kesalahan sederhana, penilaian yang
salah dan pengambilan keputusan, mengabaikan manajemen dan terjadinya
kolusi.
Pengendalian internal adalah proses yang dipengaruhi oleh dewan
entitas direksi, dan personil lainnya, yang dirancang untuk memberikan
keyakinan tentang pencapaian tujuan dalam kategori berikut:
a. Keandalan pelaporan keuangan
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
c. Efektivitas dan efisiensi operasi
Pengendalian Internal Prosedur Permintaan Kas pada Dinas Komunikasi
dan Informatika Provinsi Jawa Barat Adalah berupa pengendalian Tandatangan.
Jadi disetiap kegiatan yang akan dilakukan oleh setiap bidangnya harus adanya
tandatangan dari seluruh bagian yang terlibat dalam prosedur permintaan kas,
diantaranya yaitu: PPTK, KPA, BPP, dan BP. Tanpa adanya tandatangan
dinyatakan bahwa kegiatan yang akan dijalankan tidak disetujui.
Manfaat adanya pengendalian internal berupa tanda tangan, yaitu:
69
1. Menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi.
Maksud dari tujuan ini adalah melindungi harta kekayaan organisasi dari
kerugian yang disebabkan oleh kesalahan yang disengaja maupun yang tidak
disengaja dalam transaksi penanganan harta organisasi. Kesalahan yang tidak
disengaja misalnya penulisan jumlah pendapatan yang tidak sesuai dengan
yang sebenarnya sedangkan kesalahan yang disengaja misalnya penggelapan
harta milik organisasi yang biasanya disertai pemalsuan pencatatan.
2. Memeriksa ketepatan dan kebenaran atau keandalan data akuntansi.
Maksud dari tujuan ini adalah bahwa data akuntansi yang teliti dan andal
sangat diperlukan oleh organisasi karena mencerminkan keadaan organisasi
yang sebenarnya dan mempengaruhi keputusan yang akan diambil oleh
manajemen
3. Meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan.
Maksudnya adalah bahwa dalam setiap melakukan kegiatan harus
mempertimbangkan faktor efisiensi, apabila ada kegiatan yang kurang efisien
maka manajemen harus memperhatikan dan mencari penyebab dari ketidak
efisienan kegiatan tersebut, dengan menemukan penyebab ketidak efisienan
maka akan dapat dicarikan jalan keluar untuk perbaikan. Dengan demikian
kegiatan yang dilakukan dapat berjalan secara efisien.
4. Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan.
Artinya dalam setiap melakukan kegiatan harus selalu berpegang teguh pada
kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah dilakukan oleh manajemen.
70
HASIL PELAKSANAAN DAN PEMBAHASAN
KULIAH PRAKTEK KERJA
3.1 Hasil Pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja
Pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja yang dilakukan oleh penulis,
membahas mengenai bidang kajian manajemen keuangan yaitu berupa prosedur
permintaan khas yang terjadi pada Bendahara Pengeluaran Pembantu Dinas
Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat. Tujuan penulis membahas
prosedur permintaan kas yaitu untuk mengetahui bagaimana langkah – langkah
dalam melakukan permintaan khas, apa saja dokumen yang di butuhkan, bagian
divisi – divisi apa saja yang terkait, sistem pengendalian
dalam proses
permintaan kas. Pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja ini dibimbing oleh Bapak Adi
Setiadi Ramdani, A.Md beserta para staff lainnya yang ada pada bidang
Bendahara Pengeluaran Pembantu.
3.1.1 Bidang Kajian Kuliah Praktek Kerja
Manajemen keuangan dipilih oleh penulis sebagai bidang kajian kuliah
praktek kerja, Pemerintah daerah menyusun dan melaksanakan anggaran daerah
untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada publik. Kualitas
pelayanan tersebut sangat tergantung pada kelancaran pendanaan untuk
37
38
membiayai semua aktivitas yang dilakukan. Dalam hal ini pemerintah daerah
harus dapat mengelola sumberdaya yang dimilikinya dengan sebaik mungkin oleh
sebab itu adanya manajemen keuangan sangatlah penting. Dengan manajemen
keuangan suatu organisasi dapat menganalisis laporan keuangan perusahaan,
menganalisis sumber dan penggunaan dana, menyususn cash flow, perencanaan
keuangan serta mengevaluasi kinerja keuangan organisasi.
3.1.2 Kajian Pustaka
Kas merupakan komponen aktiva yang paling aktif dan sangat
mempengaruhi setiap transaksi yang terjadi. Hal ini dikarenakan setiap transaksi
memerlukan sutau dasar pengukuran yaitu kas. Walaupun perkiraan kas tidak
langsung terlibat dalam transaksi tersebut, besarnya nilai transaksi tetap diukur
dengan kas. Banyak transaksi perusahaan baik langsung maupun tidak langsung
akan mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. Tidak hanya terbatas pada
uang tunai yang tersedia di dalam perusahaan saja, melainkan meliputi semua
jenis aktiva yang dapat dipergunakan dengan segera untuk membiayai seluruh
kegiatan perusahaan.
Rahman (2013:132) mengemukakan “kas adalah yang pembayarannya
yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”.
Dan menurut Wahyudiono (2014:41) laporan arus kas merupakan laporan yang
menunjukkan aktivitas transaksi penambahan dan pengurangan kas selama
periode tertentu.
39
Kesimpulan yang dapat diambil dari pengertian kas menurut para ahli
yaitu kas merupakan alat alat pembayaran yang digunakan untuk aktivitas –
aktivitas ataupun transaksi – transaksi yang bebas digunakan untuk keperluan
umum suatu organisasi.
3.1.2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan hal yang penting didalam pelaksanaan suatu
organisasi. Bahkan sistem informasi merupakan kebutuhan untuk melaksanakan
suatu kegiatan yang ada didalam organisasi. Sistem informasi digunakan sebagai
alat atau sistem untuk berkomunikasi satu sama lain didalam struktur organisasi.
Pengertian sistem menurut James A Hall yang diterjemahkan oleh Dewi
Fitriasari dan Deny Arnos Kwary (2011:6) dalam bukunya Accounting
Information System: “Dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling
berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”.
Pengertian informasi menurut Lilis Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini
(2011:13) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi: “Informasi adalah data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.”
Pengertian Informasi menurut Azhar Susanto (2011:38) dalam bukunya
Sistem Informasi Akuntansi informasi adalah: “Informasi adalah merupakan hasil
dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa
menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti
40
serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang
tersebut.
Kesimpulan yang dapat diambil dari penjelasan diatas mengenai sistem
informasi merupakan bagian atau komponen yang saling berhubungan berfungsi
untuk mengelola suatu data menjadi lebih berguna dan dapat dijadikan suatu
informasi.
3.1.2.2 Sistem Informasi Akutansi
Sistem informasi akuntansi merupakan suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan,
mengklarifikasi,
mengolah,
menganalisa,
dan
mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan
bagi pihak luar perusahaan dan pihak eksternal.
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Lilis Puspitawati dan Sri
Dewi Anggadini (2011:58) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi : “sistem
informasi akuntansi adalah suatu sistem berbasis komputer yang dirancang untuk
mentransformasi data akuntansi menjadi informasi, yang mencakup siklus
pemrosesan transaksi, penggguna teknologi informasi, dan pengemban sistem
informasi.”
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut James A.Hall (2011:7)
dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi : “Sistem Informasi Akuntansi adalah
suatu sub sistem yang memproses transaksi keuangan dan non-keuangan yang
berpengaruh secara langsung terhadap pemrosesan transaksi keuangan.”
41
Penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu
sistem yang berbasis komputer untuk memproses transaksi keuangan maupun
non-keuangan untuk menghasilkan suatu informasi.
Tujuan umum dari pengembangan sesuai dengan sistem akuntansi
menurut Mulyadi (2013:19), yaitu:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru
didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan
usaha yang dijalankan selama ini.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada.
Adakalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan
manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh
perkembangan usaha perusahaan, sehingga menuntut sistem akuntansi untuk
penyajiannya, dengan struktur informasi yang lebih baik dan tepat
penyajiannya, dengan
struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekkan intern,
akuntansi merupakan alat pertanggung jawaban suatu organisasi.
Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki
perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggung jawaban
terhadap pengguna kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik.
Pengembangan sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki
42
pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat
dipercaya.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Pengembangan sistem akuntansi sering kali ditujukan untuk menghemat
biaya. Informasi merupakan barang ekonomis, untuk memperolehnya
diperlukan pengorbanan sumber ekonomi lain.
Kesimpulan yang dapat diambil yaitu bahwa tujuan sistem akuntansi
adalah untuk memberikan informasi bagi pihak intern atau ekstern tentang
kegiatan perusahaan dan memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem
yang sudah ada apakah sesuai atau belum dengan sistem pengendalian intern yang
baik serta untuk mengurangi kesalahan dalam melakukan pencatatan akuntansi.
3.1.2.3 Dokumen
Dokumen merupakan suatu tulisan ataupun surat penting dan berharga
yang memuat informasi, sifatnya tertulis ataupun tercetak yang berfungsi dan
dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan. Keberadaan dokumen pada suatu
organisasi sangatlah membantu, karena dokumen sudah dijadikan surat penting
yang digunakan untuk setip kegiatan. Dan dokumen sudah dijadikan suatu
persyaratan yang harus dipenuhi dalam melakukan aktivitas organisasi termasuk
permintaan anggaran kas.
Dokumen sendiri memiliki jenis yang berbeda, diantaranya:
43
1. Jenis dokumen dari segi pemakaiannny
a. Dokume pribadi
Dokumen pribadi yaitu surat kegunaan penting yang memilik kegunaan
untuk kepentingan pribadi contonya seperti KTP, Ijazah, Akte Kelahiran,
Surat Nikah, dan lain sebagainya.
b. Dokumen niaga
Dokumen niaga yaitu surat surat berharga yang kegunaannya adalah untuk
bukti dalam melakukan transaksi contohnya adalah Surat Pengantar,
Faktur, Ressi Pengiriman Barang, dan lain sebagainya.
c. Dokumen pemerintah
Dokumen pemerintah yaitu surat – surat penting yang digunakan dalam
instansi pemerintahan contohnya seperti Undang – Undang, RAPB, dan
lain sebagainya.
d. Dokumen sejarah
Dokumen sejarah yaitu suatu surat – surat penting yang digunakan sebagai
bukti peristiwa dimasa lampau contohnya seperti Pancasila, Teks
Proklamasi.
2. Jenis – jenis dokumen dari segi fungsinya
a. Dokumen dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung di
dalam proses kerja.
b. Dokem statis adalah dokumen yag digunakan secara langsung dalam
proses pekerjaan.
3. Jenis – jenis dokumen dari segi ruang lingkupnya
a. Dokuem corporal adalah dokumen yang dipakai secara terus – menerus
dalam proses penyelenggaraan pekerjaan.
b. Dokumen riteral adalah dokuemn yang ditulis, direkan, dicetak, dan
digambarkan.
c. Dokumen privatadalah dokumen yang berupa surat ataupun arsip.
44
Dokumen pada suatu organisasi harus selalu dijaga, ditata dan dikelola
dengan baik. Penyelenggaraan penataan dokumen perusahaan sebagai bagian
integrasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi masih harus terus ditingkatkan.
Upaya-upaya penyelenggaraan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara
terencana, sistematik dan terpadu serta berkesinambungan merupakan suatu
kebutuhan bagi perusahaan. Dokumen merupakan informasi terekam yang
berperan sebagai sumber informasi bagi pengambilan keputusan pimpinan secara
akurat, cepat, tepat dan sesuai dengan jenjang tingkatannya.
3.1.2.4 Bidang Organisasi
Organisasi merupakan sekumpulan orang – orang yang disusun dalam
kelompok – kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan organisasi.
Didalam suatu organisasi adanya bidang – bidang dengan jabatan dan tugas yang
berbeda. setiap bidang dalam organisasi memiliki garis koordinasi dan kerja sama
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Setiap jabatan dalam
organisasi mempunyai fungsi kerja yang berbeda, sesuai dengan bidangnya.
Dengan adanya pembagian bidang – bidang dalam suatu organisasi maka adanya
juga pembagian kerja.
Organisasi yang terbentuk pasti adanya pembagian kerja atau tugas
pekerjaan adalah keharusan mutlak tanpa itu kemungkinan terjadinya tumpang
tindih menjadi
amat besar. Pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya akan
45
menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing
departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi.
3.1.2.5 Prosedur
Prosedur merupakan serangkaian aksi yang spesifikasi, tindakan atau
operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang sama agar selalu
memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama. Dengan adanya prosedur
yang baik pada organisasi maka kegiatan atau tugas suatu organisasi akan berjalan
dengan baik.
Pengertian Prosedur Menurut Mulyadi (2013:5) : "Prosedur adalah suatu
urutan kegiatan krelikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
departement atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam
transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang".
Sedangkan menurut Azhar Susanto (2011:264) pengertian prosedur
adalah: “Rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang
dengan cara yang sama “.
Pengertian prosedur menurut penulis berdasarkan pegertian menurut para
ahli adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang spesifikasi dilakukan secara
berulang – ulang biasanya melibatkan beberapa orang yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan.
Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur menurut Mulyadi (2013:8),
diantaranya adalah :
46
1. Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi
2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan
menggunakan biaya yang seminimal mungkin.
3. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana
4. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab
5. Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan
Suatu prosedur dapat memberikan beberapa manfaat menurut Mulyadi ( 2013:15)
diantaranya :
1. Lebih memudahkan dalam langkah-langkah kegiatan yang akan datang.
2. Mengubah pekerjaan yang berulang ulang menjadi rutin dan terbatas,sehingga
menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang
perlunya saja.
3. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh
seluruh pelaksana.
4. Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan
efisien.
5. Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan,
bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikan-perbaikan
sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing-masing.
3.1.2.6 Pengendalian
Pengendalian merupakan proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu
perusahaan , agar sesuai dengan ketetapan – ketetapan dalam rencana. Peranan
47
pengendalian sangat menentukan baik atau buruknya pelaksana suatu rencana
atau kegiatan dalam organisasi.
Pengertian pengendalian intern menurut Ikatan Akuntansi Indonesia yang
dikutip oleh Lilis Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2013:213) adalah sebagai
berikut:
Pengendalian intern merupakan suatu proses yang dijalankan oleh Dewan
Komisaris, Manajemen dan Personel lain entitas yang didesain untuk memberikan
keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:
1. Keandalan pelaporan keuangan
2. Efektivitas dan efesiensi operasi
3. Kepatuhan terhadap hokum dan p[eraturan yang berlaku
Perusahaan menggunakan
mencegah
sistem
pengendalian
internal
untuk
terjadinya penyalahgunaan sistem dan membantu operasional
perusahaan agar dapat terarah dengan baik.
Tujuan dari pengendalian internal menurut Institut Akuntan Publik
Indonesia (2011:319) adalah sebagai berikut :
1. Keandalan laporan keuangan
Pengendalian yang relevan dengan suatu audit adalah berkaitan dengan tujuan
entitas dalam membuat laporan keuangan bagi pihak luar yang disajikan
secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di
Indonesia.
2. Efektivitas dan efisiensi operasi
48
Pengendalian yang berkaitan dengan tujuan operasi dan kepatuhan mungkin
relevan dengan suatu audit jika kedua tujuan tersebut berkaitan dengan data
yang dievaluasi dan digunakan auditor dalam prosedur audit. Sebagai contoh,
pengendalian yang berkaitan dengan data non keuangan yang digunakan oleh
auditor dalam prosedur analitik.
3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Suatu entitas umumnya mempunyai pengendalian yang berkaitan dengan
tujuan yang tidak relevan dengan suatu audit dan oleh karena itu tidak perlu
dipertimbangkan
3.1.3 Teknis Pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja
Kuliah Praktek Kerja yang dilaksanaka oleh penulis dimulai dari tanggal
19 Juni 2017 sampai dengan 31 Juli 2017. Metode pelaksanaan yang digunakan
adalah metode hours release, yaitu pelaksanaan kuliah praktek kerja dilakukan
pada jam – jam tertentu saja. Kegiatan yang dilakukan selama melaksanakan
kuliah praktek kerja pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa
Barat, yaitu sebagai berikut:
Tabel 3.1
Matriks Kuliah Praktek Kerja Minggu Kesatu
NO
Jenis Kegiatan
1
Pengenalan
mengenai
Dinas Komunikasi dan
Waktu
Hari/Tgl
Senin
19 Juni 2017
Jam
09.00-12.30
Keterangan
Bagian Bendahara
Pengeluaran
49
NO
2
Jenis Kegiatan
Informatika
Provinsi
Jawa Barat
Penjelasan
mengenai
kegiatan yang dilakukan
oleh BPP
Melakukan pekerjaan
yang ditugaskan oleh
pembimbing dan
diberikan arahan
Waktu
Hari/Tgl
Jam
Keterangan
Pembantu
Selasa
20 Juni 2017
10.00-14.30
3
Membantu merapihkan
dokumen SPJ Fisik
Rabu
21 Juni 2017
11.00-14.00
4
Membantu merapihkan
dokumen SPJ Fisik
Kamis
22 Juni 2017
10.30-14.30
5
Turut serta merapihkan
dan melengkapi
dokumen
Jumat
03 Juni 2017
09.30-11.00
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Minggu pertama yang dilakukan yaitu adanya perkenalan mengenai Dinas
Komunikasi dan Informatika terhadap jabatan apa saja yang ada dalam bagian
Pengelola keuangan terutama pada bidang jabatan BPP (Bendahara Pengeluaran
Pembantu). Selain itu juga adanya bidang PA, KPA, dan PPTK. Adanya
penjelasan mengenai tugas dan wewenang setiap jabatan, serta kegiatan apa saja
yang dilakukan oleh BPP seperti menerima surat permintaan pembayaran,
memverifikasi data, mengajukan uang muka, menerima uang muka dan lain
sebagainya. Dan dijelaskan mengenai prosedur permintaan dana, tentang
dokumen – dokumen yang selalu di tangani seperti SPJ Fisik, SPJ 3, BKU (Buku
Kas Umum).
50
Hari selanjutnya yaitu melakukan tugas yang diberikan oleh pembimbing,
seperti merapihkan dokumen – dokumen keuangan dan diberikan arahan. Setelah
itu membantu merapihkan dokumen SPJ Fisik berupa dokumen – dokumen
mengenai perjalanan dinas, belanja makan dan minum, belanja narasumber atau
tenaga ahli. Selanjutnya melengkapi dokumen SPJ Fisik seperti mengetik SP
(Surat Perintah).
Tabel 3.2
Matriks Kuliah Praktek Kerja Minggu Kedua
Waktu
NO
Jenis Kegiatan
1
Membantu
membuat
dokumen SP (Surat
Perintah)
Senin
04 Juli 2017
10.00-12.00
2
Membantu membuat
dokumen Notulensi
Selasa
05 Juli 2017
10.00-13.00
3
Membantu mengetik
Undangan rapat
Rabu
06 Juli 2017
10.00-15.00
4
Membantu melengkapi
dokumen SPJ Fisik
Kamis
07 Juli 2017
10.00-12.00
Hari/Tgl
Jam
Keterangan
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Minggu kedua penulis melakukan kegiatan mengetik dokumen SPJ Fisik
yaitu berupa surat perintah sesuai dengan data yang telah diberikan oleh
pembimbing. Baik itu perintah untuk menghadiri rapat – rapat koordinasi dan
konsultasi, Mengetik surat notulensi, serta membantu untuk melengkapi SPJ Fisik
51
Belanja Makanan Minuman Rapat berupa undangan rapat, Notulensi, Bon dan
menyatukan atau menghekter Kwitansi , Absen rapat.
Tabel 3.3
Matriks Kuliah Praktek Keraja Minggu Ketiga
NO
Jenis Kegiatan
1
2
3
4
5
Waktu
Keterangan
Hari/Tgl
Jam
Mengikuti apel pagi,
membantu
melakukan
pengecapan surat.
Senin
10 Juli 2017
07.30-12.00
Mengetik Surat
kesediaan
Selasa
11 Juli 2017
10.00-12.00
Rabu
12 Juli 2017
13.00-15.00
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Kamis
13 Juli 2017
10.00-12.00
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Jumat
14 Juni 2017
13.00-16.30
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Membantu mengedarkan
absensi kepada peserta
KPK lainnya dan
memberikan kepada
pihak SDM
Membantu merapihkan
dokumen-dokumen
pembayaran secara rapi,
lengkap
mengikuti rapat bersama
pembimbing dan peserta
KPK lainnya
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Penulis memperoleh tugas untuk memberikan cap atau stempel pada
dokumen ataupun surat yang butuh untuk di cap dan meminta tanda tangan
kepada atasan yang bersangkutan. Setelah itu merapihkan kembali dokumen atau
berkas yang telah di tandatangani, lalu membantu mengetik surat persediaan yang
52
akan ditunjukan kepada pihak ketiga yang akan melakukan kerjasama dengan
instansi. Serta mengikuti rapat untuk mendiskusikan apa saja dokumen yang
dibutuhkan
untuk
dilampirkan
dalam
Laporan
Kuliah
Praktek
Kerja,
permasalahan atau hambatan apa saja yang terjadi selama menjalankan Kuliah
Praktek Kerja dan selama membuat laporan.
Tabel 3.4
Matriks Kuliah Praktek Kerja Minggu Keempat
Waktu
NO
Jenis Kegiatan
1
Mengikuti apel pagi,
merapihkan kwitansi
Senin
17 Juli 2017
07.30-12.00
2
Mengikuti acara halal
bihalal
Selasa
18 Juli 2017
09.00-12.00
Rabu
19 Juli 2017
13.00-15.00
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Kamis
20 Juli 2017
10.00-14.00
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Jumat
21 Juni 2017
13.00-16.30
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
3
4
5
Merapihkan SPP (Surat
Permintaan Pembayaran)
beserta lampiran –
lampirannya
Membantu menyiapkan
data untuk dientri dalam
aplikasi pencatatan
keuangan (SIPKD)
Membantu mengetik
surat permohonan
Hari/Tgl
Jam
Keterangan
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Minggu keempat mengikuti apel pagi yang dilaksanakan pada setiap hari
senin oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat Bandung.
53
Membantu merapihkan bukti-bukti kwitansi sebagai pertanggungjawaban atas
pengeluaran dana suatu kegiatan dari unit yang terkait untuk dapat diproses
sebagai pencairan dana. Mengikuti acara halal bihalal yang dilaksnakan oleh
Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat dan berinteraksi dengan
pegawai, peserta Kuliah Praktek Kerja liannya dan dengan masyarakat sekitar
yang menghadiri acara hala bihalal. Selanjutnya merapihkan dokumen SPP (Surat
Permintaan Pembayaran) beserta arsipan lainnya. Dan membantu menyiapkan
data – data transaksi yang akan di input pada aplikasi SIPKD. Selain itu juga
membantu mengetik surat permohonan yang ada pada belanja narasumber
ataupun tenaga ahli lainnya.
Tabel 3.5
Matriks Kuliah Praktek Kerja Minggu Kelima
NO
Jenis Kegiatan
1
Waktu
Keterangan
Hari/Tgl
Jam
Mengikuti apel pagi, dan
melakukan dokumentasi
Senin
24 Juli 2017
07.30-10.00
2
Menanyakan dan
meminta dokumen
prosedur permintaan kas
Selasa
25 Juli 2017
10.00-12.00
3
Membantu merapihkan
dokumen
Rabu
26 Juli 2017
13.00-15.00
Kamis
27 Juli 2017
13.00-14.00
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Jumat
07.30-09.30
Bagian
4
5
Melakukan diskusi
dengan pembimbing, dan
membantu merapihkan
surat
Mengikuti senam pagi,
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bendahara
54
NO
Jenis Kegiatan
melakukan dokumentasi
Waktu
Hari/Tgl
28 Juni 2017
Jam
Keterangan
Pengeluaran
Pembantu
Minggu kelima pelaksanaan Kuliah Praktek Kerja penulis mengikuti apel
pagi bersama dengan peserta Kuliah Praktek Kerja lainnya, dan melakukan
dokumentasi untuk dilampirkan pada Laporan Kuliah Praktek Kerja. Selanjutnya
merapihkan dokumen – dokumen yang ada pada ruangan pembimbing serta
membantu untuk menyatukan dan menyocokan kwitansi penggunaan. Dan
memasukan surat kedalam amplop surat, meminta data mengenai prosedur
permintaan kas beserta menanyakan hal mengenai Laporan Kuliah Praktek Kerja.
Pada hari jumat mengikuti senam pagi yang diadakan pada Dinas Komunikasi
dan Informatika Bandung.
3.2 Pembahasan Kuliah Praktek Kerja
Kuliah Praktek kerja yang telah dilaksanak pada Dinas Komunikasi dan
Informatika mengenai kajian Manajemen Keuang dengan membahas prosedur
permintaan kas. Karena semua organisasi membutuhkan anggaran kas, termasuk
pada Pemerintahan Daerah. Namun permintaan anggaran kas tidak hanya
langsung meminta tetapi harus mengikuti prosedur yang telah dibuat sebelumnya
sesuai dengan Peraturan Pemerintahan maupun permendagri. Salah satunya
adalah bagian BPP (Bendahara Pengeluaran Pembantu) pada Dinas Komunikasi
55
dan Informatika yang membutuhkan anggaran kas atau SPP GU/TU/UP/LS untuk
melakukan pembayaran kepada pihak ketiga.
3.2.1 Dokumen – Dokumen yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Proses
Permintaan Khas
kas merupakan aktiva lancar dapat berupa uang, logam, atau uang kertas
yang disimpan dalam perusahan atau disimpan pada bank baik berupa tabungan,
deposito ataupun giro yang dapat dengan mudah dipindah tangankan dan dapat
digunakan untuk melunasi kewajiban beserta melakukan transaksi umum lainnya
pada suatu organisasi.
Setiap organisasi pasti memiliki kas yang dijadikan sebagai harta, namun
apabila kas yang dimiliki sudah tidak tersedia maka bidang organisasi yang
menangani keuangan seperti bendahara akan melakukan proses permintaan kas.
Anggaran kas yang diajukan harus memenuhi syarat – syarat yang ditentukan
seperti memenuhi dan melampirkan dokumen.
Dinas Komunikasi dan Informatika dalam meminta anggaran kas tidak
hanya langsung meminta dan anggaran kas akan dicairkan namun harus
mengikuti prosedur yang berlaku beserta memenuhi persyaran yang harus
dibutuhkan, salah satunya adalah membutuhkan dokumen – dokumen yang harus
ada dalam prosedur permintaan kas adalah:
1. Dokumen Ajuan Kegiatan
56
Ajuan Kegiatan adalah hal yang pertama dilakukan dalam prosedur
permintaan kas, ajuan kegiatan yang akan dibuat atau dilaksanakan
disesuaikan dengan DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran) dan Alokasi
Anggaran.
a) Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
Tercantum dalam PP NO.58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan
Daerah, DPA merupakan dokumen yang memuat pendapatan dan belanja
setiap SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah). Dokumen pelaksanaan
anggaran memuat alokasi anggaran yang disediakan kepada pengguna
anggaran. DPA disusun secara rinci sampai dengan organisasi, fungsi,
program, kegiatan, dan jenis belanja disertai indikator kinerja. Dokumen
ini disertai dengan rencana penarikan dana untuk mendanai kegiatan dan
apabila dari kegiatan tersebut menghasilkan pendapatan maka rencana
penerimaan kas juga dilampirkan. Biasanya dokumen pelaksanaan
anggaran berisi tentang:
a.
Kegiatan dan program
b.
Sasaran yang hendak dicapai
c.
Anggaran yang disediakan untuk mencapai sasaran tersebut
d. Rencana penarikan dana tiap – tiap SKDP serta pendapatan yang
diperkirakan.
b) Alokasi Anggaran
Alokasi adalah penentuan banyaknya uang (biaya) yang disediakan untuk
suatu keperluan. Sedangkan pengertian anggaraan adalah
rencana
keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan
dan merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang
57
dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan
moneter untuk jangka waktu tertentu. Jadi kesimpulan yang bisa diambil
mengenai alokas anggaran adalah dana atau uang yang digunakan untuk
keperluan suatu kegiatan yang telah direncanakan sesuai dengan program
dan kegiatan suatu perusahaan ataupun organisasi.
Alokasi anggaran dalam Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa
Barat digunakan dalam pembagian uang (biaya) untuk setiap perbulan
ataupun triwulan terhadap bidang – bidang yang ada dalam Dinas
Komunikasi dan Informatika sesuai dengan dana yang telah direncanakan.
2. Dokumen SPP GU/TU/UP/LS
Dokumen SPP GU/TU/UP/LS dibuat setelah ajuan kegiatan telah disetujui
dan di tanda tangani oleh pihak yang terkait. Pengertian dari Surat Permintaan
Pembayaran (SPP) adalah Dokumen yang diterbitkan oleh pejabat yang
bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan/bendahara pengeluaran untuk
mengajukan permintaan pembayaran berdasarkan PP No. 58 Tahun 2005
tentang Pengelolaan Keuangan Daerah. SPP memiliki empat jenis, yaitu:
a) SPP Ganti Uang (SPP/GU)
Berdasarkan Permendagri No. 55 Tahun 2008 tentang Tata Cara
Penatausahaan Dan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara
Serta Penyampaiannya SPP ganti uang adalah Dokumen yang diajukan
oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan pengganti uang persediaan
yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung.
b) SPP Tambahan Uang (SPP/TU)
Berdasarkan Permendagri No. 55 Tahun 2008 tentang Tata Cara
Penatausahaan Dan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara
58
Serta Penyampaiannya SPP Tambahan Uang adalah dokumen yang
diajukan oleh bendahara pengeluaran atau bendahara pengeluaran
pembantu
untuk
permintaan
tambahan
uang
persediaan
guna
melaksanakan kegiatan SKPD yang bersifat mendesak dan tidak dapat
digunakan untuk pembayaran Iangsung dan uang persediaan.
c) SPP Uang Persediaan (SPP/UP)
Berdasarkan PP No. 39 tahun 2007 tentang Pengelolaan Uang
Negara/Daerah Uang Persediaan adalah Sejumlah uang tunai yang
disediakan untuk satuan kerja dalam melaksanakan kegiatan operasional
sehari-hari. Uang persediaan sendiri dapat digunakan untuk keperluan
belanja barang, belanja modal, belanja lain – lain.
d) SPP Langsung Setor (SPP/LS)
Berdasarkan Permendagri 13 tahun 2006, Permendagri 59/2007, dan
Permendagri 21/2100 Langsung Setor adalah Dokumen yang diajukan
oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan pembayaran Iangsung
kepada pihak ketiga atas dasar perjanjian kontrak kerja atau surat perintah
kerja Iainnya dan pembayaran gaji dengan jumlah, penerima, peruntukan,
dan waktu pembayaran tertentu yang dokumennya disiapkan oleh PPTK.
ketentuan LS lebih lanjut diatur dalam PMDN 13/2006 pasal 206:
a. Permintaan pembayaran untuk suatu kegiatan dapat terdiri dari SPPLS dan/atau SPP-UP/GU/TU.
b. SPP-LS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk pembayaran
langsung kepada pihak ketiga berdasarkan kontrak dan/atau surat
perintah kerja setelah diperhitungkan kewajiban pihak ketiga sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
59
c. SPP-LS belanja barang dan jasa untuk kebutuhan SKPD yang bukan
pembayaran langsung kepada pihak ketiga dikelola oleh bendahara
pengeluaran.
d. SPP-UP/GU/TU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk
pembayaran pengeluaran lainnya yang bukan untuk pihak ketiga.
3.2.2 Bagian – Bagian Yang Terkait dalam Prosedur Permintaan Kas
Prosedur permintaan kas pada Dinas Komunikasi dan Informatika Jawa
Barat, melibatkan bagian – bagian atau divisi dalam melaksanakan prosedur
permintaan kas. Bidang organisasi yang terkait telah memiliki tugas ataupun Job
Description yang berbeda – beda sesuai dengan divisinya. Hal ini agar prosedur
yang berlangsung dapat berjalan dengan baik dan dapat terkontrol . bagian –
bagian yang terlibat diantaranya yaitu:
1. PPTK ( Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan)
PPTK ataupun disebut dengan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan
merupakan bagian atau pejabat pada unit kerja SKPD (Satuan Kerja Perangkat
Daerah) yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program
sesuai dengan bidang tugasnya. Bidang PPTK pada Dinas Komunikasi dan
Informatika merupakan bagian yang langsung melaksanakan kegiatan
prosedur permintaan kas. PPTK memiliki tugas sebagai berikut ini:
a. mengendalikan pelaksanaan kegiatan
b. melaporkan perkembangan pelaksanaan kegiatan
c. menyiapkan dokumen anggaran atas beban pengeluaran pelaksanaan
kegiatan.
60
PPTK Menyiapkan kelengkapan SSP-LS barang dan Jasa sesuai PMDN
13/2006 pasal 205: PPTK menyiapkan dokumen SPP-LS untuk pengadaan
barang dan jasa untuk disampaikan kepada bendahara pengeluaran dalam
rangka pengajuan permintaan pembayaran. Dokumen SPP-LS untuk
pengadaan barang dan jasa terdiri dari:
a. Surat pengantar SPP-LS
b. Ringkasan SPP-LS
c. Rincian SPP-LS
d. Lampiran SPP-LS.
2. KPA ( Kuasa Pengguna Amggaran)
Pengertian Kuasa Pengguna Anggaran atau disingkat KPA diatur di dalam
pasal 1 angka 18 PP Nomor 58 Tahun 2005, “Kuasa Pengguna Anggaran
adalah pejabat yang diberi kuasa untuk melaksanakan sebagian kewenangan
pengguna anggaran dalam melaksanakan sebagian tugas dan fungsi SKPD”.
Pengertian yang sama, KPA diatur pula di dalam pasal 1 angka 20
Permendagri Nomor 13 Tahun 2006 sebagaimana diubah terakhir dengan
Permendagri Nomor 21 Tahun 2011, “Kuasa Pengguna Anggaran adalah
pejabat yang diberi kuasa untuk melaksanakan sebagian kewenangan
pengguna anggaran dalam melaksanakan sebagian tugas dan fungsi SKPD”.
KPA memiliki tugas sebagai berikut:
1. Melaksanakan rencana kegiatan dan anggaran yang telah ditetapkan
dalam DIPA dan ROK
2. Melakukan bimbingan dan arahan terhadap pelaksanaan kegiatan dan
pengelolaan keuangan
3. Mengajukan Surat Permintaan Pembayaran (SPP-UP,SPP-GU,SPP-LS dan
SPP-TU)
61
4. Melakukan pemeriksaan kas Bendahara Pengeluaran sekurang-kurangnya
3(tiga) bulan sekali
5. Membuat laporan keuangan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
yang berlaku
6. Membuat keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang dapat
mengakibatkan timbulnya pengeluaran uang atau tagihan atas beban
anggaran DIPA
3. BPP (Bendahara Pengeluaran Pembantu)
Berdasarkan Permendagri No. 55 Tahun 2008 tentang Tata Cara
Penatausahaan Dan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara
Serta Penyampainnya BPP adalah Pejabat fungsional yang ditunjuk
menerima,
menyimpan,
membayarkan,
menatausahakan
dan
mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja daerah dalam
rangka pelaksanaan APBD pada unit kerja SKPD. BPP memiliki tugas sebagai
berikut:
1. Menerima surat permintaan pembayaran dari Pejabat Pembuat Komitmen.
2. Memverifikasi data dan bukti-bukti kwitansi sebagai pertanggungjawaban
atas pengeluaran dana suatu kegiatan dari unit yang terkait untuk dapat
diproses sebagai pencairan dana.
3. Mengajukan uang muka kerja ke bendahara Pengeluaran sesuai kebutuhan
berdasarkan perintah PPK.
4. Menerima uang muka dari Bendahara Pengeluaran kemudian menghitung
dan mencocokkan lalu mencatat ke dalam buku Kas Harian untuk
membayar ke pihak ketiga.
62
5. Menerima bukti-bukti pengeluaran kemudian mencatat ke dalam buku kas
harian dan buku kendali kemudian menyerahkan kepada Bendahara
Pengeluaran sebagai bukti pertanggungjawaban uang muka.
6. Menerima SPP dan SPM yang telah dicatat dandikendalikan ke dalam
buku pengendalian SPP dan SPM kemudian meneruskan ke PPK untuk
ditindaklanjuti. Menerima SP2D yang telah dimasukkan ke dalam
Aplikasi Bendahara dan diarsipkan sebagai bukti bahwa pembayaran telah
dilakukan. Membuat realisasi anggaran atas pencairan dana yang telah
diproses.
7. Membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ).
8. Melaksanakan pemberkasan dokumen-dokumen pembayaran secara rapi,
lengkap dan sistematis. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang
diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis
4. BP (Bendahara Pengeluaran)
Bendahara Pengeluaran adalah pejabat fungsional yang ditunjuk
menerima,
menyimpan,
membayarkan,
menatausahakan,
dan
mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja daerah dalam
rangka pelaksanaan APBD pada SKPD.
Tugas dari BP adalah:
1. Menerima,
menyimpan,
membayarkan,
menatausahakan
dan
mempertanggung jawabkan uang untuk keperluan belanja Satker
2. Meneliti kelengkapan perintah pembayaran yang diterbitkan pejabat yang
berwenang
3. Menguji kebenaran perhitungan tagihan yang tercantum dalam perintah
pembayaran
4. Menguji ketersediaan dana yang bersangkutan
63
5. Menyediakan uang persediaan dan merencanakan penarikan dana sesuai
keperluan belanja Satker
6. Melaksanakan penatausahaan dan pengarsipan surat kedinasan, SPJK,
SPP, SP2D dan dokumen-dokumen keuangan lainnya
7. Melaksanakan pembukuan sesuai peraturan perundang-undangan yang
berlaku
8. Membantu memeriksa keabsahan dan kelengkapan dokumen SPJK
termasuk bukti-bukti pengeluaran/tagihan pembayaran
9. Meneliti kesediaan dana dalam ROK dan DIPA serta ketepatan
pembebanan anggaran sesuai mata anggaran pengeluaran
10. Menyampaikan dokumen SPJK dan kelengkapannya yang telah diteliti
kepada KPA melalui staf KPA untuk dilakukan verifikasi dokumen
tersebut
11. Menyiapkan surat perintah pembayaran (SPP-UP, SPP-GU, SPP-LS dan
SPP-TU)
12. Menyampaikan SPP berikut dokumen kelengkapannya kepada Pejabat
Penguji dan Perintah Pembayaran
13. Menyiapkan data realisasi pelaksanaan anggaran belanja Satker
14. Membuat Laporan Keadaan Kas dan realisasi anggaran belanja sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku
15. Menyampaikan pendapatan dari PNBP kepada Bendahara Penerimaan
16. Melaksanakan pembayaran setelah mendapat persetujuan KPA atas
tagihan / permintaan pembayaran tersebut.
17. KPA meneliti/memeriksa dokumen permintaan uang/penyelesaian SPJ
dari Atasan Langsung PUMK/Pejabat pembuat komitmen,dan setelah
64
mendapat
persetujuan
dari
KPA,
Bendahara
Pengeluaran
dapat
memberikan uang muka kerja atau membayar.
3.2.3 Prosedur Permintaan Kas Pada Dinas Komunikasi dan Informatika
Prosedur permintaan kas yang terjadi pada Dinas Komunikasi dan
Informatika telah sesuai dengan peraturan pemerintahan yang berlaku. Dan
prosedur permintaan kas dilakukan sesuai dengan tahap – tahap yang telah
ditentukan, prosedur permintaan kas yang terjadi sangatlah selektif dan tidak
sembarangan. Berikut ini merupakan alur prosedur permintaan kas:
65
Gambar 3.1 Proses Permintaan Kas
66
Prosedur permintaan kas memiliki langkah – langkah yang harus
dilakukan, sebelum memperoleh dana, diantaranya yaitu:
1. Membuat Ajuan Kegiatan oleh PPTK (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan).
Pembuatan ajuan kegiatan yang akan dilaksanakan harus sesuai dengan DPA
dan Alokasi Anggaran. Setelah ajuan kegiatan selesai dibuat maka PPTK
harus menandatanganinya terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada KPA.
2. Ajuan Kegiatan Disetujui olek KPA (Kuasa Pengguna Anggaran)
Ajuan anggaran yang telah dibuat oleh PPTK, akan di terima oleh KPA dan
memeriksanya sesuai dengan tugasnya. Apabila ajuan kegiatan sesuai dengan
prosedur dan aturan maka KPA akan menyetujuinya lalu menandatangani,
namun apabila KPA menolak ajuan, maka ajuan anggaran akan dikembalikan
kepada PPTK. Dan membuat ajuan kembali sampai KPA menyetujui.
3. Membuat SPP TU/GU/UP/LS oleh BPP (Bendahara Pengeluaran Pembantu)
Ajuan yang sudah ditandatangani oleh KPA, akan diserahkan kepada BPP.
Dan BPP akan membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) melalui aplikasi
SIPKD. Bendahara pengeluaran mengajukan Surat Permintaan Pembayaran
(SPP) dalam melaksanakan belanja. Dalam hal ini bendahara pengeluaran
menyusun dokumen SPP yang dapat berupa:
1. Uang Persediaan (UP)
2. Ganti Uanag (GU)
3. Tambah Uang (TU)
4. Langsung (LS)
67
5. LS untuk pembayaran Gaji & Tunjangan
6. LS untuk pengadaan Barang dan Jasa
Setelah pembuatan SPP GU/TU/UP/LS selesai maka akan diserahkan kepada
PPTK untuk dicek dan ditandatangani. Apabila SPP yang dibuat sesuai
dengan ajuan kegiatan, PPTK akan menyetujui dan menandatangani. Namun
jika SPP tidak disetujui makan akan diserahkan kembali kepada BPP. SPP
GU/TU/UP/LS yang telah disetujui oleh PPTK, akan diserahkan kepada KPA
untuk disetujui dan ditandatangani, lalu diserahkan kepada BPP kembali
untuk ditandatangani dan diserahkan kepada BP.
4. Melakukan Cek Validasi oleh BP (Bendahara Penyelenggara)
SPP yang telah disetujui dan ditandatangani oleh PPTK, KPA, dan BPP akan
diserahkan kepada BP untuk dicek kevaliditasannya menggunakan aplikasi
SIPKD. Dan BP membuat pelimpahan uang berupa rupiah kepada BPP, untuk
melakukan pembayaran.
Setelah BPP menerima dana atau kas maka melakukan pembayaran terhadap
dokumen SPJ Fisik, SPJ 3, BKU. Lalu dicek oleh Verifikatur melalui SIPKD
apabila sesuai maka menyerahkan SPJ Fisik beserta arsipnya.
Cek SIPKD yang tidak sesuai maka akan dilakukan pengecekan SPJ pada
BPP, sampai disetujui dan ditandatangani. BPP melakukan input transaksi ke
aplikasi SIPKD, dan melihat SPJ 3 beserta BKU lalu melakukan pembayaran
kepada pihak Verifikatur kembali.
3.2.4 Pengendalian Internal Permintaan Kas Pada Dinas Komunikai
Informatika
dan
68
Pengendalian internal adalah rencana, metoda, prosedur, dan kebijakan
yang didesain oleh manajemen untuk memberi jaminan yang memadai atas
tercapainya efisiensi dan efektivitas operasional, kehandalan pelaporan keuangan,
pengamanan terhadap aset,
ketaatan/kepatuhan
terhadap
undang-undang,
kebijakan dan peraturan lain.
pengendalian internal merupakan suatu proses karena termasuk didalam
aktivitas operasional organisasi dan merupakan bagian integral dari kegiatan
pengelolaan. pengendalian internal memberikan jaminan yang lengkap dan
wajar untuk sulit dicapai. Selain sistem pengendalian intern memiliki
keterbatasan, seperti kerentanan terhadap kesalahan sederhana, penilaian yang
salah dan pengambilan keputusan, mengabaikan manajemen dan terjadinya
kolusi.
Pengendalian internal adalah proses yang dipengaruhi oleh dewan
entitas direksi, dan personil lainnya, yang dirancang untuk memberikan
keyakinan tentang pencapaian tujuan dalam kategori berikut:
a. Keandalan pelaporan keuangan
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
c. Efektivitas dan efisiensi operasi
Pengendalian Internal Prosedur Permintaan Kas pada Dinas Komunikasi
dan Informatika Provinsi Jawa Barat Adalah berupa pengendalian Tandatangan.
Jadi disetiap kegiatan yang akan dilakukan oleh setiap bidangnya harus adanya
tandatangan dari seluruh bagian yang terlibat dalam prosedur permintaan kas,
diantaranya yaitu: PPTK, KPA, BPP, dan BP. Tanpa adanya tandatangan
dinyatakan bahwa kegiatan yang akan dijalankan tidak disetujui.
Manfaat adanya pengendalian internal berupa tanda tangan, yaitu:
69
1. Menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi.
Maksud dari tujuan ini adalah melindungi harta kekayaan organisasi dari
kerugian yang disebabkan oleh kesalahan yang disengaja maupun yang tidak
disengaja dalam transaksi penanganan harta organisasi. Kesalahan yang tidak
disengaja misalnya penulisan jumlah pendapatan yang tidak sesuai dengan
yang sebenarnya sedangkan kesalahan yang disengaja misalnya penggelapan
harta milik organisasi yang biasanya disertai pemalsuan pencatatan.
2. Memeriksa ketepatan dan kebenaran atau keandalan data akuntansi.
Maksud dari tujuan ini adalah bahwa data akuntansi yang teliti dan andal
sangat diperlukan oleh organisasi karena mencerminkan keadaan organisasi
yang sebenarnya dan mempengaruhi keputusan yang akan diambil oleh
manajemen
3. Meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan.
Maksudnya adalah bahwa dalam setiap melakukan kegiatan harus
mempertimbangkan faktor efisiensi, apabila ada kegiatan yang kurang efisien
maka manajemen harus memperhatikan dan mencari penyebab dari ketidak
efisienan kegiatan tersebut, dengan menemukan penyebab ketidak efisienan
maka akan dapat dicarikan jalan keluar untuk perbaikan. Dengan demikian
kegiatan yang dilakukan dapat berjalan secara efisien.
4. Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan.
Artinya dalam setiap melakukan kegiatan harus selalu berpegang teguh pada
kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah dilakukan oleh manajemen.
70