View of Aplikasi Sistem Pembayaran Administrasi Kesiswaan Di SMA Ya BAKII Kesugihan
APLIKASI SISTEM PEMBAYARAN ADMINISTRASI KESISWAAN
DI SMA Ya BAKII KESUGIHAN
1 2 Novi Ika Atikah, Tenia Wahyuningrum , Dwi JanuaritaProgram Studi D-III Teknik Telekomunikasi
Akademi Teknik Telkom Sandhy Putra Purwokerto
ABSTRAK
Sekolah sebagai salah satu bentuk organisasi memerlukan pengolahan administrasi yang efektif dan efisien,
yaitu berorientasi pada tujuan penggunaan semua sumber daya serta mekanisme pengelolaan sekolah. Salah satu
fungsi administrasi sekolah adalah pengelolaan data pembayaran administrasi kesiswaan. Yang terjadi di SMA
Ya BAKII Kesugihan yang masih menggunakan sistem manual dalam pengelolaan data pembayaran. Dengan
memanfaatkan software komputer kita dapat mengelola data-data pembayaran administrasi kesiswaan dengan
lebih mudah.Dalam kegiatan ini mencakup bagaimana perancangan program basis data tentang pengelolaan data
pembayaran sekolah di SMA Ya BAKII Kesugihan dengan menggunakan software Visual Basic 6.0 dan
MySQL Server 5.1. Hasil dari perancangan dan pembuatan Aplikasi Sistem Pembayaran Administrasi
Kesiswaan di SMA Ya BAKII Kesugihan adalah untuk mengoptimalisasikan pengolahan data pembayaran
administrasi kesiswaan. Aplikasi ini dapat menghasilkan laporan-laporan yang dapat digunakan oleh bagian
Tata Usaha lain yang berkaitan dengan administrasi kesiswaan. Berdasarkan hasil kegiatan di atas, pihak
Sekolah disarankan dapat meningkatkan kualitas dan pengelolaan sekolah terutama bagian pembayaran
administrasi kesiswaan di SMA Ya BAKII Kesugihan.
Kata kunci : Visual Basic 6.0, MySQL Server, Aplikasi Sistem Pembayaran Administrasi Kesiswaan,
Database.I. PENDAHULUAN SMA Ya BAKII Kesugihan sebagai suatu
Sistem informasi berbasis komputer kini institusi pendidikan yang sedang berkembang menjadi suatu hal yang primer bagi pemenuhan dan selalu ingin mengikuti kemajuan teknologi kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah informasi. Bidang administrasi keuangan yang memanfaatkan sistem informasi berbasis selama ini masih menggunakan sistem manual, komputer sebagai sarana untuk mempermudah untuk itu SMA Ya BAKII Kesugihan pekerjaan. Mulai dari kalangan pebisnis sampai membangun aplikasi sistem pembayaran dengan kalangan akademis atau pendidikan administrasi kesiswaan. memanfaatkan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan.
II. TINJAUAN PUSTAKA
Perkembangan ilmu pengetahuan dan Sistem Informasi menurut Al-Bahra teknologi (IPTEK) memicu banyak kalangan Landjamudin dalam bukunya yang berjudul untuk mencari alternatif pemecahan masalah di Analisis dan Desain Sistem Informasi bidang teknologi sistem informasi. Penggunaan mengatakan bahwa sekumpulan prosedur komputer sebagai alat bantu penyelesaian organisasi yang pada saat dilaksanakan akan pekerjaan di bidang teknologi sistem informasi memberikan informasi bagi pengambil keputusan kian marak dan berkembang di segala bidang. dan/atau untuk mengendalikan organisasi Komputer memiliki banyak keunggulan, antara (2005:13). Sedang sistem informasi menurut lain dapat diprogram sehingga dapat disesuaikan Azhar Susanto dengan buku yang berjudul dengan keinginan user (pemakai). Sistem Informasi Manajemen mengatakan bahwa Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi berguna (2007:55).
Data Flow Diagram (DFD) merupakan
gambaran sistem secara logika yang tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Keuntungan dari DFD, memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan [1] . Data-data dapat disimpan secara terdistribusi menggunakan database. Database adalah sebuah bentuk media yang digunakan untuk menyimpan sebuah data. Database dapat diilustrasikan sebagai sebuah rumah atau gudang yang akan dijadikan tempat menyimpan berbagai macam barang, Dalam database, barang tersebut adalah data.
Dalam basis data, data yang ada tidak hanya diletakan dan disimpan begitu saja dalam sebuah media penyimpanan, akan tetapi dikelola dengan sebuah sistem pengaturan basis data yang sering disebut dengan Database Management System (DBMS). Dengan begitu suatu data dengan jumlah besar dan kompleks dapat tersusun sangat baik sehingga memungkinkan pengaksesan data dengan mudah dan cepat oleh pengguna [2] . MySQL merupakan database yang mendukung Relational Database Management
System atau RDBMS. Sebagai database yang
mendukung Relational Database Management
System database ini terbukti telah banyak
digunakan dalam berbagai kebutuhan pendokumentasian data. MySQL merupakan database server yang juga dapat berjalan sebagai Client. Saat ini database MySQL banyak digunakan untuk membuat aplikasi-aplikasi berbasis online seperti web.
Local Area Network (LAN) merupakan
jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau institusi pendidikan yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu perusahaan untuk memakas sumberdaya dan saling bertukar informasi.
III. PERANCANGAN Perancangan Sistem
Lingkup sistem yang ditangani dijabarkan dalam bentuk Diagram Aliran Data (DAD). DAD sering dikenal juga sebagai Data Flow Diagram (DFD). DAD merupakan alat yang biasa dipakai untuk mendokumentasikan proses dalam sistem. DAD menekankan pada fungsi-fungsi di dalam sistem, cara menggunakan informasi yang tersimpan dan pemindahan informasi antar fungsi di dalam sistem. Dari diagram konteks tersebut maka diperoleh Diagram Aliran Data untuk sistem pembayaran sekolah di SMA Ya BAKII Kesugihan tampak seperti gambar berikut.
SPP u SPP Ka ta rt u Siswa a n D ka u T rt
a Perancangan basis data
n g g Ka Pada tahap desain basis data dilakukan Wali Kelas List Transaksi Pembayaran Data Tunggakan ADMINISTRASI PEMBAYARAN APLIKASI Transaksi Pembayaran List Data Pembayaran Petugas Administrasi pembuatan tabel-tabel yang dibutuhkan sekaligus st e r, SEKOLAH st e r, dengan menentukan struktur tabelnya. Dari hasil L ra me Bu Se Se po n g g n a g g u , n aka aka a la a a n, n n n un na berhubungan, untuk menyimpan data-data pada T h u u T mb T mb Bu n a n a la a Vi Vi n n ew Pe ew Pe ra ra na ya ya h ra n me L a p o aplikasi pembayaran administrasi kesiswaan di n T perancangan, terdapat 12 tabel yang saling Kepala Sekolah Bendahara SMA Ya BAKII Kesugihan.Gambar 1. Diagram konteks sistem administrasi pembayaran Siswa Data Kartu SPP Pembayaran Penerimaan Kartu SPP
SISWA Petugas SPP Administrasi rtu Ka Pembayaran Pembayaran Transaksi Input Data n ka ga ng Tunggakan Pembayaran Tu Cetak Rekap Laporan Wali Kelas Tunggakan n n an n n, hu n, n hu ak ra na n na Ta
Ta gg la aka n la n aya ara un gg Bu da Bu da ay T mb n un n er er ra ew Pe st T mb ra st Vi po ew Pe po me me La
Vi La Se Sekolah Kepala Se Bendahara
Gambar 2. Diagram konteks level 1
PK NIS JenisKelamin Nama siswa UTS1 PK IdBiayaUjian biaya_ujian TotalBayar UAS2 UTS2 UAS1 I1 idKelas TempatLahir TanggalLahir TahunMasuk AsalSekolah NoTelp Alamat Agama FK1,I1 NIS Tahun Kelas TanggalBayar4 TanggalBayar3 TanggalBayar1 TanggalBayar2 PK IdBiayaOperasionalSekolah PK IdBiayaOperasionalYayasan PK IdBiayaEkstrakulikuler biaya_operasional_sekolah biaya_operasional_yayasan biaya_ekstrakulikuler Pekerjaan Pendidikan NamaOrtu PK IdBiayaSarpras biaya_sarpras biaya_rehab TanggalBayar1 Cicilan1 NoKuitansi Cicilan2 Cicilan3 Cicilan3 Cicilan1 Status Keterangan Keterangan Status TotalBayar Status Status Cicilan5 Cicilan5 TotalBayar TotalBayar Cicilan4 Cicilan4 Cicilan5 Cicilan5 Cicilan3 Cicilan3 Cicilan4 Cicilan4 Cicilan2 Cicilan1 Cicilan2 Cicilan2 Kelas Cicilan1 PK IdBiayaRehab Keterangan Status Cicilan5 Cicilan4 Cicilan3 Cicilan2 Cicilan1 FK1,I1 NIS FK1,I1 NIS FK1,I1 NIS Keterangan Tahun TanggalBayar5 Kelas TanggalBayar3 TanggalBayar5 TanggalBayar4 Tahun TanggalBayar2 TanggalBayar4 TanggalBayar3 TanggalBayar5 TanggalBayar1 TanggalBayar3 TanggalBayar2 TanggalBayar4 Tahun TanggalBayar2 TanggalBayar1 TanggalBayar3 Kekurangan Petugas Tahun TanggalBayar2 FK1,I1 NIS Kekurangan Kekurangan TanggalBayar1 TotalBayar Kelas Kelas TanggalBayar4 FK1,I1 NIS TanggalBayar4 TanggalBayar3 TanggalBayar2 TanggalBayar1 Tahun Kekurangan TotalBayar PK,FK1 IdJenisPembayaran PK,FK1 IdJenisPembayaran PK,FK2 IdJenisPembayaran PK,FK1 IdJenisPembayaran PK IdBiayaSyahriyah PK,FK2 IdBiayaOperasionalSekolah PK,FK2 IdBiayaOperasionalYayasan PK,FK1 IdBiayaEkstrakulikuler PK,FK2 IdBiayaUjian JP_OPS JP_OPY JP_Ekstrakulikuler JP_Ujian biaya_syahriyah TanggalBayar5 TanggalBayar5 Kelas TotalBayar PK,FK2 IdBiayaSarpras PK,FK1 IdJenisPembayaran JP_Sarpras PK,FK1 IdJenisPembayaran PK,FK2 IdBiayaRehab JP_Rehab TanggalBayarJanuari TanggalBayarMaret TanggalBayarFebruari TanggalBayarApril Petugas Keterangan TanggalBayarJuni TanggalBayarMei Tahun PK IdUser user PK IdJenisPembayaran TanggalBayarNovember jenis_pembayaran Nominal Februari JenisPembayaran Januari PK IdJenisPembayaranS PK,FK2 IdBiayaSyahriyah JP_SPP TanggalBayarDesember TanggalBayarJuli TanggalBayarAgustus Maret TanggalBayarSeptember TanggalBayarOktober UserName Password Authoritas PK IdGuru DetailPembayaran JenisKelamin RekapitulasiPembayaran TanggalLahir TransaksiKeuangan TempatLahir Jabatan InputData Nama Setting NIK data_guru PK IdWalikelas November walikelas FK1 IdJenisPembayaran Oktober September Agustus Juli Juni Mei April AuthoritasUser TahunMasuk GantiPassword TanggalMulaiTugas Tools Alamat FK1 idGuru Kelas FK1 NIS Kelas Desember
Gambar 3. Rancangan hubungan antar tabel
Perancangan Menu Utama aplikasi Pada menu file berisi prosedur sistem
pembayaran di SMA Ya BAKII Kesugihan,
Menu Utama adalah menu sebagai induk menu ganti password, menu authoritas user dan
dari menu-menu dalam program aplikasi yang menu logout . Pada menu Setting berisi menu dibuat. Menu-menu dalam menu utama pada setting pembayaran dan menu setting wali kelas. tampilan utama terdiri atas menu file, menu Pada menu Input Data berisi menu input data
setting , menu input data, menu transaksi siswa dan menu input data guru. Pada menu
keuangan, menu rekapitulasi pembayaran, menu Transaksi Keuangan berisi menu pembayaran laporan, menu tools dan menu help. SPP, menu pembayaran operasional sekolah,
menu transaksi pembayaran operasional yayasan, pembayaran ujian semester dan menu tunggakan
menu transaksi pembayaran rehab, menu bulanan. Berikut ini rancangan menu utama
transaksi pembayaran sarpras, menu transaksi aplikasi pembayaran administrasi kesiswaan. pembayaran ekstrakulikuler, menu transaksi
Menu Utama
File Setting Input Transaksi Rekapitulasi Laporan Tools Help Data Keuangan Pembayaran
Gambar 4. Rancangan Bagan menu utama
Perancangan Tampilan
Form login merupakan form yang pertama kali form yang akan muncul ketika login berhasil diakses oleh pengguna setelah menekan tombol dilakukan. yang berisi menu yang berhubungan shortcut aplikasi. Pengguna diminta untuk dengan proses administrasi kesiswaan di SMA mengisikan username dan password sebagai Ya BAKII Kesugihan. syarat masuk ke aplikasi. Form utama merupakan .
txtusername Username Password txtpass
LogIn Tutup Help
Gambar 5. Rancangan menu login
File Setting Input Data Transaksi Keuangan Rekapitulasi Pembayaran Laporan Tools Help Logo Sekolah
Gambar 6. Rancangan menu utama aplikasi
Perancangan Jaringan alat yang dinamakan hub atau switch. Topologi
Topologi jaringan merupakan peta dari sebuah star membutuhkan kabel lebih banyak karena jaringan. Topologi yang akan digunakan dalam semua komputer dan perangkat terhubung ke pembuatan aplikasi ini adalah topologi star. central point . Jadi bila salah satu komputer atau Dalam topologi star, semua kabel dihubungkan perangkat mengalami kerusakan, tidak akan dari komputer-komputer ke lokasi pusat (central mempengaruhi yang lainnya (jaringan).
location ), dimana semuanya terhubung ke suatu Ruang
IP Address : TU
198.168.0.3 Client
IP Address : Client
198.168.0.2 Server
IP Address : 198.168.0.1
Gambar 7. Rancangan jaringan
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Halaman Login
Form login berfungsi memasukan user name dan Password pengguna aplikasi untuk masuk ke
program aplikasi. Hak akses pada aplikasi ini terbagi atas Admin dan User, dimana Admin Gambar 8. Form login memiliki hak penuh terhadap sistem aplikasi yang dibuat sedangkan User tidak memiliki memiliki hak akses pada menu input data dan
Halaman Menu Utama input transaksi pembayaran, User hanya
Menu utama merupakan tampilan menu-menu memiliki hak akses pada menu ganti Password, yang ada pada aplikasi pembayaran administrasi cetak laporan dan melihat detail data. Jika kesiswaan ini. username dan password yang diisikan benar, maka selanjutnya akan tampil halaman menu. Gambar 9. Form menu utama
Halaman Input Data Siswa Form Input Data Siswa digunakan untuk
memasukkan data siswa seperti Nomor Induk Siswa, Nama siswa, Kelas, Tempat/tanggal lahir, dan identitas orang tua siswa di SMA Ya BAKII Kesugihan.
Gambar 10. Form input data siswa
Halaman Transaksi Pembayaran Menu Transaksi Pembayaran terdapat pilihan menu Pembayaran SPP, menu Pembayaran
Operasional Sekolah, menu Pembayaran Operasional Yayasan, menu Pembayaran Rehab,
menu Pembayaran Sarpras, menu Pembayaran
Ekstrakulikuler, menu pembayaran ujian dan menu tunggakan.
Gambar 11. Form input data transaksi
Halaman laporan
Laporan yang telah dibuat adalah Laporan Pembayaran SPP Per Bulan, Laporan Pembayaran SPP Per Semester, Laporan Pembayaran SPP Per Tahun, Laporan Pembayaran Operasional Sekolah Per Tahun, Laporan Pembayaran Operasional Yayasan Per Tahun, Laporan Pembayaran Sarpras Per Tahun, Laporan Pembayaran Rehab Per Tahun, Laporan Pembayaran Ekstrakulikuler Per Tahun, Laporan Pembayaran Ujian Semester Genap, Laporan Pembayaran Ujian Semester Ganjil.
Gambar 12. Laporan pembayaran SPP perbulan
V. KESIMPULAN
1. Bahwa untuk menghasilkan sebuah basisdata yang baik diperlukan beberapa proses mulai dari pembuatan diagram konteks, data flow diagram, ERD, normalisasi hingga merelasikan tabel- tabelnya.
2. Setelah basis data dibuat, tahap selanjutnya adalah melakukan perancangan dan pembuatan program dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan MySQL sehingga menghasilkan sebuah program aplikasi pembayaran administrasi kesiswaan di SMA Ya BAKII Kesugihan.
3. Perancangan jaringan dibuat dengan menggunakan koneksi Local Area Network (LAN) memungkinkan program aplikasi hanya dapat diakses oleh pihak intern sekolah sehingga memperbesar tingkat keamanan.
DAFTAR PUSTAKA [1]. H.M. Jogiyanto. 1990. Analisis & Desain.
Yogyakarta : Andi Offset [2]. Kusrini, Koniyo Andri. 2007. Tuntunan
Praktis Membangun Sistem Informasi Dengan Visual Basic Dan Microsoft SQL Server .Yogyakarta : Andi Offset