Pengaruh SOP terhadap Produktivitas dan (1)
Effect of SOP (Standard Operating Procedure) on Productivity and OHS
(Occupational Health and Safety) at the Office
Pengaruh SOP (Standar Operasional Prosedur) Terhadap Produktivitas dan
K3 di Kantor
Qonita Nurul Firdaus
165254023
Jurusan Administrasi Niaga Prodi D4-Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
Abstract
As we know, in the office area is very prone to happen things that are not desirable, office is a
place of people from different backgrounds and habits gather to work and complete their
individual tasks. Unwanted things like workplace accidents, abuse of authority, misuse of the use
of a tool, workflow errors, and many other problems, are common in the office environment. But
these things are can be preventable and can be repaired. Making SOP for example, is very
influential on the productivity of employees in the office, so that the output of the work itself will
not be less than inputs that have already been done. SOP or Standard Operating Procedures,
assist top managers, organize and supervise employee performance and productivity, so that
mistakes are no longer the norm, since employees already have clear and visible written
guidelines on the jobdesc and the guidelines of responsibilities each individual bear. One of the
other important things that is set in the SOP is OHS or Occupational Health and Safety. As we
know, in the office many important documents and secrets concerning the life of a company or
agency, in the office there are also many people who should be protected and have their respective
rights to live and rights to work in a healthy condition . Therefore, the SOP also regulates the
OHS, so that everything that is not in accordance with maintaining security and workplace safety
in the office is abolished. Companies that have high productivity and safety levels will have a wellmaintained reputation, which is favored by the public. When the public is already in the company
or agency, the income and success of a company or agency is an absolute thing.
Keywords: Employee, Office, OHS, Productivity, SOP
Abstrak
Seperti yang sering kita ketahui, dalam area kantor rawan sekali terjadi hal-hal yang tidak
diinginkan, mengingat kantor merupakan tempat berkumpulnya orang-orang dari latar belakang
dan kebiasaan yang berbeda-beda untuk bekerja dan menyelesaikan tugas mereka individu. Halhal yang tidak diinginkan seperti kecelakaan pada tempat kerja, penyalahgunaan wewenang,
penyalahgunaan cara penggunaan suatu alat, kesalahan alur pekerjaan, dan masih banyak
permasalahan lainnya, yang lazim terjadi pada lingkungan kantor. Namun hal-hal tersebut
bukannya tidak dapat dicegah dan diperbaiki. Pembuatan SOP contohnya, sangat berpengaruh
pada produktivitas pegawai di kantor, sehingga output dari pekerjaan itu sendiri tidak akan lebih
sedikit dari input yang dilakukan. Pembuatan SOP atau Standar Operasional Prosedur, membantu
manajer puncak, mengatur dan mengawasi kinerja dan produktivitas pegawai, sehingga kesalahan
bukan lagi hal yang biasa dijumpai karena pegawai sudah memiliki acuan atau pedoman kerja
tertulis yang jelas dan terpampang nyata mengenai jobdesc dan tanggung jawab yang dipikul
masing-masing individu. Salah satu hal penting lainnya yang diatur dalam SOP ialah K3 atau
Keamanan dan Keselamatan Kerja. Seperti yang kita ketahui, di dalam kantor banyak sekali
dokumen-dokumen penting dan rahasia yang menyangkut hidup mati sebuah perusahaan atau
instansi, dii dalam kantor juga terdapat banyak manusia yang patut dilindungi dan memiliki hak
asasi masing-masing untuk hidup dan bekerja dalam kondidi sehat walafiat. Oleh sebab itu, SOP
juga mengatur mengenai K3, sehingga segala sesuatu yang tidak sesuai dengan menjaga keamanan
dan keselamatan kerja di dalam kantor ditiadakan. Perusahaan yang memiliki produktivitas dan
1
tingkat keselamatan kerja yang tinggi akan memiliki nama baik yang terjaga, sehingga disenangi
oleh publik. Bila publik sudah berada di pihak perusahaan atau instansi, pemasukan dan
kesuksesan sebuah perusahaan atau instansi adalah hal yang mutlak.
Kata Kunci: K3, Kantor, Pegawai, Produktivitas, SOP
1. Pendahuluan
Standar Operasional Prosedur atau SOP merupakan standar pedoman suatu
proses kerja yang disusun secara sistematis untuk mencapai tujuan tertentu dalam
suatu perusahaan atau instansi terkait. Dilihat dari fungsi dan nilai dari SOP itu
sendiri, SOP dapat membantu kinerja pegawai dan meningkatkan produktivitas
perusahaan. Selain itu juga, SOP dapat membatasi lingkup kerja suatu departemen
dan mengatur tata cara pelaksanaan suatu pekerjaan. Hal ini sangat berpengaruh
juga dalam pelaksanaan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja) di dalam ruang
lingkup kantor. Dimana keselamatan dan kesehatan pegawai perusahaan atau
instansi sangat bergantung pada pedoman-pedomana tersebut. Adalah tugas
seorang manajer untuk mengatur dan memutuskan peraturan apa yang cocok
untuk diterapkan pada departemen terkait, demi mencapai tujuan perusahaan atau
instansi tanpa meninggalkan kewajiban untuk melindungi dan memastikan
keamanan para pegawainya. SOP berpengaruh besar bagi pertumbuhan,
perkembangan dan kesuksesan sebuah perusahaan atau instansi. Mengingat
fungsinya yang dapat mengatur berbagai jenis kegiatan yang terjadi di dalam
kantor dan menjaga segala sesuatunya tetap pada jalur dan tidak melewati batasan
norma.
2. Tinjauan Teoritis
2.1. SOP (Standar Operasional Prosedur)
Menurut Terry dalam Syamsi (1994), Prosedur kerja adalah
serangkaian tugas yang saling berkaitan dan yang secara kronologis
berurutan dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan. Maka secara
singkat dikatakan bahwa prosedur kerja itu merupakan kegiatan yang
harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
tertentu.
Dalam sebuah perusahaan atau instansi, penilaian kinerja karyawan
untuk sangatlah dibutuhkan untuk meningkatkan pelayanan kantor dan
2
motivasi para pelaksana pekerjaan. Penilaian kinerja juga berguna
untuk menilai kuantitas dan efisiensi pelayanan, mengetahui sumber
daya manusia yang handal, berkualitas, kompeten, dan terampil, demi
penyesuaian dan evaluasi kerja yang lebih baik lagi, sehingga
perencanaan pekerjaan dapat berjalan tanpa halangan yang berarti serta
matang dan berkelanjutan.
Selain sumber daya manusia yang baik, pengaturan sistem
manajemen yang rapi, dan komitmen manajemen yang baik juga turut
mengambil peran penting dalam keberhasilan suatu perusahaan. Untuk
menunjang ruang pekerjaan yang pada tempatnya dan sesuai dengan
rencana dan visi serta misi perusahaan, manajemen membutuhkan
acuan kerja yang jelas, sehingga tidak keluar dari jalur yang sudah
disepakati bersama. Oleh sebab itu, standar operasional prosedur atau
SOP yang jelas sangat dibutuhkan untuk kelancaran pekerjaan di
dalam kantor.
SOP dibuat dengan memiliki harapan agar semua pegawai dapat
bekerja sesuai dengan pedoman yang telah dirancang dalam SOP,
sehingga tidak ada yang tumpah tindih dalam pelaksanaan pekerjaan,
penyalahgunaan wewenang, maupun penyalahgunaan peralatan yang
dapat berakibat fatal pada keselamatan dan keamana kerja di dalam
kantor. Dengan adanya SOP, diharapkan pegawai menjadi menjaga
dan meningkatkan produktivitasnya sesuai dengan keinginan publik,
dan perusahaan dapat meraih untung lebih banyak, lalu semakin
berkembang.
Dalam sisi kepegawaian, SOP juga dapat berpengaruh positif bagi
perkembangan skill, pengetahuan, dan etika pegawai. SOP antara lain
dibuat agar pegawai selalu bisa menjaga konsistensi dalam
mengerjakan pekerjaan kantor sehari-hari, adanya peran yang jelas dan
tahu akan tanggung jawabnya, lalu rincian alur tugas masing-masing
juga mengacu dengan jelas.
Dengan adanya (SOP) yang baku maka tugas atau pekerjaan
karyawan akan lebih lancar karena masing-masing sudah ada pedoman
3
dan acuannya, selain itu juga ketika ada kasus penyelewengan atau
penyalahgunaan wewenang, maka SOP ini juga bisa dijadikan sebagai
dasar hukum yang kuat untuk melacak kesalahan atau pelanggaran
kerja para karyawan.
2.2. Produktivitas
Menurut Harmon (2013), produktivitas adalah perbandingan antara
hasil (output) yang diperoleh denga input (biaya, tenaga, waktu) yang
dikeluarkan. Artinya, apabila banyak hasil yang diperoleh dengan
mengeluarkan sedikit input maka itu menunjukkan produktivitas yang
tinggi. Jadi dalam prosesnya, produktivitas dapat terjadi bila ouput
yang dihasilkan lebih banyak atau lebih menguntungkan daripada input
yang dilakukan.
Cara Meningkatkan Produktivitas
Dalam Harmon (2013) ada beberapa aktivitas yang dapat
meningkatkan produktivitas kerja, antara lain:
1. Dukungan dari manajer
2. Komitmen pegawai
3. Mengetahui tujuan/sasaran yang ingin dicapai
4. Pegawai memberikan kontribusi berupa ide untuk meningkatkan
produktivitas
5. Memberi penghargaan, promosi yang cepat, insentif, pembagian
keuntungan, dan pengakuan oleh pimpinan dan perusahaan
6. Program kepemimpinan. Keseluruhan kekuasaan dan tanggung
jawab untuk mengkoordinasi suatu program peningkatan produktivitas
biasanya ditugaskan kepada seseorang.
Dari cara-cara yang disebutkan di atas, tentunya hal yang sangat
berpengaruh bagi produktivitas seseorang adalah dukungan moral
maupun materiil dari orang-orang terdekat atau orang-orang yang
memiliki sangkut paut terhadap pekerjaannya. Contohnya saja kolega
dan manajer. Alangkah sangat baiknya bila manajer dan kolega kantor
4
dapat memberikan pengakuan dan dukungan terhadap sesame di dalam
lingkungan kantor, sehingga pegawai lebih dapat termotivasi dan
terbentuk lingkungan kerja yang sehat.
Peranan Manajer Meningkatkan Produktivitas
Dalam
pelaksanaan
pekerjaan
kantor,
peran
manajer
sangat
menentukan kelancaran dan jalannya alur dan volume pekerjaan. Jika
manajer tersebut dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan
bertanggung jawab akan kinerja bawahannya, tujuan kelompok
kemungkinan besar akan tercapai. Dan juga sebaliknya, bila kinerja
manajer itu sendiri tidak bagus, kinerja kelompok kemungkinan besar
akan kena imbasnya dan ikut mengalami keterpurukan, sehingga
tujuan perusahaan atau instansi tidak dapat terpenuhi. Berikut adalah
beberapa kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer kantor untuk
meningkatkan produktivitas kerja dalam Harmon (2013):
1. Job Design
Design
pekerjaan
dengan
karakteristik
sesuai
dengan
kepentingannya dapat memberikan dampak yang positif bagi
produktivitas pegawai, termasuk variasi dalam tugas tersebut, yang
sangat berpengaruh papda jumlah kepuasan pegawai dan tingkat
produktivitas.
2. Job Rotation
Melakukan pergantian tugas dengan orang lain secara periodik
adalah salah satu teknik lainnya yang cocok digunakan untuk
memungkinkan organisasi memaksimalkan kesempatan bagi pegawai
untuk tumbuh dan berkembang. Sehingga skill dan pengetahuan
pegawai tidak hanya mahir di satu bidang saja. selain itu rotasi kerja
juga baik secara psikologis, karena siapa saja yang terlalu lama di
suatu perkerjaan, tentu membutuhkan hal-hal baru untuk dipelajari.
3. Job Simplification
5
Teknik ini termasuk menghilangkan tugas yang berulang, tugas
dari pekerjaan, dan menghilangkan berbagai rintangan alur kerja dan
rintangan secara berkesinambungan.
4. Job Enrichment
Enrichment berhubungan dengan pemberian wewenang kepada
pegawai, untuk memberikan pegawai kekuasaan penuh dalam
menjalankan pekerjaannya. Hasil akhir dari enrichment adalah
memberikan
pegawai
pekerjaan
yang
lebih
menantang
dan
meningkatkan motivasi. Dengan cara memanusiakan pegawai dengan
memberikannya
kesempatan
lebih
besar
untuk
memperoleh
keuntungan, penghargaan, dan kemajuan pekerjaan. Dari bermacammacam job design, job enrichment bisa menyediakan hasil jangka
panjang yang terbaik.
5. Flextime
Konsep ini memungkinkan pegawai untuk memilih permulaan
waktu mereka bekerja. Pegawai bisa memulai kerja secara fleksibel.
Beberapa keuntungan flextime yaitu: mengurangi ketidakhadiran
pegawai, produksi meningkat, kepuasan pegawai lebih besar, pegawai
berkurang frustasinya, pegawai memiliki waktu untuk mereka sendiri,
mengurangi tingkat ketegangan pegawai. Namun, flextime juga
memiliki beberapa kekurangan antara lain adalah output seorang
pegawai bisa menjadi input dari pegawai lainnya, dan perencanaan
kerja pegawai menjadi lebih sulit.
6. Job Sharing
Pembagian kerja adalah sebuah teknik dimana dua orang
membagai sebuah pekerjaan dengan upah perseorangan dan tunjangan
tambahan akan dibagi rata sesuai dengan banyaknya kontribusi kerja
yang dilakukan oleh masing-masing pegawai.
7. Job Security
Ketiadaan “keamanan/jaminan kerja” sering membuat pegawai
enggan
menaikkan
hasil
kerjanya.
Usaha
untuk
menaikkan
produktivitas tidak akan berjalan sukses bila pegawai terlalu
6
memikirkan tentang efek kenaikan output dan kekhawatiran tentang
stabilitas pekerjaan mereka. Maka tugas manajer untuk memastikan
dan mengkomunikasikan pada pegawai status “keamanan” mereka
sehingga pegawai bisa lebih leluasa untuk bekerja.
8. Employee Participation
Cara efektif lainnya adalah melibatkan pegawai dalam proses
pengambilan keputusan. Partisipasi pegawai
juga memberikan
pengawasan yang lebih besar terhasdap pekerjaan mereka dan
memudahkan untuk mengepresikan kretivitas mereka. Selain itu juga,
memberikan motivasi untuk menyelesaikan pekerjaan.
9. Quality Circles
Anggota bertemu secara regular untuk mengidentifikasi, meneliti
dan mengembangkan solusi yang berkaitan dengan kerja mereka.
Namun sebelum itu mereka perlu memahami tujuan, komposisi dan
keuntungan konsepnya.
10. Program Bantuan Pegawai
Program ini menyediakan bimbingan untuk pegawai yang memiliki
masalah pribadi yang berpengaruh pada performa kerja.
11. Komunikasi Terbuka
Produktivitas
pegawai
sering
terganggu
karena
masalah
komunikasi antara manajemen dan pegawai sehingga berpengaruh
pada produktivitas kerja.
2.3. K3
K3 diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia No. 1/1970
tentang keselamatan kerja yang mendefinisikan tempat kerja sebagai
ruangan atau lapangan, tertutup atau terbuka, bergerak atau tetap
dimana tenaga kerja bekerja. Termasuk tempat kerja ialah semua
ruangan, lapangan, halaman dan sekelilingnya yang merupakan
bagian-bagian atau berhubungan dengan tempat kerja tersebut.
Keselamatan dan kesehatan kerja merupakan salah satu upaya
perlindungan yang ditujukan keapda semua potensi yang dapat
7
menimbulkan bahaya agar tenaga kerja dan orang yang berada di
tempat kerja selalu dalam keadaan selamat dan sehat serta sumber
produksi dapat digunakan secara aman dan efisien (Harmon: 2013).
Menurut Mathis dan Jackson dalam Harmon (2013), kesehatan dan
keselamatan fisik dan mental tenaga kerja adalah hal yang utama.
Occupational Safety and Health Act (OSHA) atau Undang-Undang
Keselamatan dan Kesehatan Kerja tealah membuat organisasilebih
tanggap atas isu kesehatan dan keselamatan.
Penyebab Terjadinya Kecelakaan Kerja
Penyebab terjadinya kecelakaan kerja secara umum terbagi
menjadi dua:
1. Penyebab langsung, yaitu kecelakaan yang bisa dilihat dan
dirasakan secara langsung. Penyebab langsung terdiri dari:
a) Unsafe conditions and sub-standard conditions. Yaitu
keadaan yang tidak aman yang pada hakekatnya dapat
diperbaiki, seperti: pengamanan yang tidak sempurna,
peralatan yang tidak seharusnya, penerangan tidak sesuai,
kurangnya ventilasi, iklim kerja tidak sesuai, kebisingan,
pakaian yang tidak sesuai, dan ketatarumahtangaan yang
buruk.
b) Unsafe acts and sub-standard practice. Yaitu tindakan yang
berbahaya atau menyimpang dari tata cara atau prosedur
aman, seperti: melakukan pekerjaan tanpa wewenang,
menghilangkan fungsi alat pengaman, memindahkan alatalat
keselamatan,
menggunakan
alat
yang
rusak,
menggunakan alat dengan cara yang salah, bekerja dengan
posisi tubuh yang tidak aman.
Sementara itu, ada beberapa penyebab dasar atau faktorfaktor dari kecelakaan kerja yang diketahui dan dipelajari secara
global.
8
a) Faktor manusia. Kesalahan dari manusia memegang
peranan
dalam
kurangnya
terjadinya
kemampuan
kecelakaan,
(fisik,
mental,
diantaranya:
psikologi),
kurangnya pengetahuan, stress, atau motivasi yang salah.
b) Faktor lingkungan. Faktor lingkungan yang menyebabkan
kecelakaan
diantaranya:
pengawasan
yang
kurang,
peralatan yang terbatas, kurangnya perawatan, kurangnya
standar pekerjaan.
Jadi ada bermacam-macam sekali
kecelakaan
dalam
pekerjaan,
namun
faktor terjadinya
faktor
yang
paling
berpengaruh adalah terjadinya kelalaian dari manusia itu sendiri.
Sehingga alangkah baiknya bila pegawai diberikan pelatihan atau
pengetahuan dasar terlebih dahulu mengenai hal-hal vital yang
mungkin dapat terjadi di lingkungan kerja.
Akibat Terjadinya Kecelakaan Kerja
Akibat dari kecelakaan kerja menimbulkan berbagai biaya,
yang terbagi menjadi biaya langsung dan biaya tidak langsung.
Yang termasuk biaya langsung antara lain: pengobatan atau
pembelian obat-obatan pasca kecelakaan, biaya rumah sakit,
transportasi, upah, kompensasi. Sementara yang merupakan biaya
tidak langsung dari kecelakaan kerja antara lain: berhentinya
proses produksi selama beberapa saat, kualitas produk yang
menurun, melatih orang baru sebagai pengganti, memiliki banyak
waktu yang terbuang, keuangan keluarga, kerusakan pada
bangunan dan peralatan.
Metode Pengendalian Keselamatan dan Keamanan Kerja
Menurut Harmon (2013), untuk menciptakan lingkungan
yang aman dan selamat harus dilakukan denan kerjsama antara
manajemen dan pegawai. Dengan partisipasi dari semua pekerja,
masalah-masalah keamanan dari yang mudah sampai rumit dapat
9
dipahami dan dihadapi bersama dengan baik. Faktor-faktor yang
harus dipertimbangkan untuk menciptakan keamanan di lingkukan
kantor meliputi:
penyediaan cahaya yang baik
penyediaan escalator
perbaikan lantai
pemakaian anti slip pada karpet
tidak menyimpan barang berat di atas
selalu menjaga dan memeriksa perlengkapan kantor secara
berkala
Sementara itu, faktor-faktor yang harus dipertimbangkan untuk
menciptakan keamanan lingkungan kantor untuk difabel meliputi:
menyediakan pintu-pintu masuk yang ergonomis bagi
difabel
mengalokasikan ruang gerak yang cukup untuk kursi roda
menjaga tinggi meja 100-120 cm untuk mengakomodasi
kursi roda
menyusun dokumen agar mudah dijangkau
menyediakan sarana transportasi
mendesain
eksterior
sedemikian
rupa,
sehingga
memudahkan perkerja difabel untuk bergerak
Selain aman dan nyaman, kantor juga harus ramah difabel
sehingga di dalam kantor tercipta lingkungan kantor yang sehat
dan saling mendukung antar pegawai maupun pengunjung.
Perlengkapan Keamanan
Berikut beberapa perlengkapan keamanan yang minimal harus
diterapkan di berbagai kantor karena alasan keselamatan dan
keamanan pegawai dan instansi terkait menurut Harmon (2013):
Sistem CCTV
Sistem alarm untuk mengetahui tanda bahaya dan menjaga
pintu-pintu atau ruangan penting
10
Sistem penguncian dari ruangan kendali utama
walkie talkie dan sistem intercom untuk mendapatkan
komunikasi yang cepat antar gedung
pos penjaga dan petugas patroli setelah jam kerja
alat pemadam api yang sensitif
ion detector untuk mengawasi jejak gas yang mudah
terbakar atau asap
jaringan penolong udara untuk jalan keluar darurat
Sistem penguncian elektronik untuk mencegah penyebaran
kecelakaan
terminal computer, menunjukkan tipe-tipe lokasi dari alarm
yang menyala
Sistem identifikasi pekerja kantor untuk mencegah orang
asing masuk ke dalam area kantor.
3. Kesimpulan
Seperti yang sudah dibahas di sub sebelumnya, prroduktivitas dan
K3 mempunyai peranan wajib dan sangat penting pada jalannya
pekerjaan yang terjadi di dalam kantor.
Kelalaian sedikit saja, dapat mengakibatkan kecelakaan yang fatal
dan merugikan perusahaan secara materiil, dan secara moril pada
mental pegawai kantor. Kerugian tersebut dapat menghambat
produktivitas pegawai, yang berarti juga menghambat produktivitas
perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah disepakati bersaama.
Perusahaan atau instansi terkait membutuhkan pedoman atau acuan
yang jelas dan tertulis yang disetujui oleh semua belah pihak dalam
kantor. Oleh sebab itu, SOP sangat berguna bagi jalannya kegiatan
kantor
sehari-hari,
keterlambatan,
untuk
menghindari
kesalahan,
penghambatan dalam proses
kecelakaan,
menjalankan
arus
pekerjaan. SOP, produktivitas dan K3 sangat erat kaitannya dengan
ketertiban dan kerapian kantor, yang mau tidak mau harus diterapkan
11
oleh semua elemen kantor demi lingkungan kantor yang sehat dan
perencanaan yang baik secara berkesinambungan.
Jadi kesimpulan yang di dapatkan adalah, SOP berpengaruh sangat
banyak dan sangat signifikan pada produktivitas dan keselamatan dan
keamanan kerja atau K3 di dalam kantor. Hal-hal tersebut perlu
diterapkan sehingga perusahaan atau instansi dapat mencapai
kesuksesan.
4. Daftar Pustaka
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung:
Akbar Limas Perkasa
Kusumastuti, Suryaningrum. 2014.
Pengaruh Pembuatan Standar
Operasional Prosedur Terhadap Kinerja Karyawan Bagian
Produkdi di PT Wangsa Jatra Lestari. Surakarta: Universitas
Muhammadiyah Surakarta
12
13
(Occupational Health and Safety) at the Office
Pengaruh SOP (Standar Operasional Prosedur) Terhadap Produktivitas dan
K3 di Kantor
Qonita Nurul Firdaus
165254023
Jurusan Administrasi Niaga Prodi D4-Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
Abstract
As we know, in the office area is very prone to happen things that are not desirable, office is a
place of people from different backgrounds and habits gather to work and complete their
individual tasks. Unwanted things like workplace accidents, abuse of authority, misuse of the use
of a tool, workflow errors, and many other problems, are common in the office environment. But
these things are can be preventable and can be repaired. Making SOP for example, is very
influential on the productivity of employees in the office, so that the output of the work itself will
not be less than inputs that have already been done. SOP or Standard Operating Procedures,
assist top managers, organize and supervise employee performance and productivity, so that
mistakes are no longer the norm, since employees already have clear and visible written
guidelines on the jobdesc and the guidelines of responsibilities each individual bear. One of the
other important things that is set in the SOP is OHS or Occupational Health and Safety. As we
know, in the office many important documents and secrets concerning the life of a company or
agency, in the office there are also many people who should be protected and have their respective
rights to live and rights to work in a healthy condition . Therefore, the SOP also regulates the
OHS, so that everything that is not in accordance with maintaining security and workplace safety
in the office is abolished. Companies that have high productivity and safety levels will have a wellmaintained reputation, which is favored by the public. When the public is already in the company
or agency, the income and success of a company or agency is an absolute thing.
Keywords: Employee, Office, OHS, Productivity, SOP
Abstrak
Seperti yang sering kita ketahui, dalam area kantor rawan sekali terjadi hal-hal yang tidak
diinginkan, mengingat kantor merupakan tempat berkumpulnya orang-orang dari latar belakang
dan kebiasaan yang berbeda-beda untuk bekerja dan menyelesaikan tugas mereka individu. Halhal yang tidak diinginkan seperti kecelakaan pada tempat kerja, penyalahgunaan wewenang,
penyalahgunaan cara penggunaan suatu alat, kesalahan alur pekerjaan, dan masih banyak
permasalahan lainnya, yang lazim terjadi pada lingkungan kantor. Namun hal-hal tersebut
bukannya tidak dapat dicegah dan diperbaiki. Pembuatan SOP contohnya, sangat berpengaruh
pada produktivitas pegawai di kantor, sehingga output dari pekerjaan itu sendiri tidak akan lebih
sedikit dari input yang dilakukan. Pembuatan SOP atau Standar Operasional Prosedur, membantu
manajer puncak, mengatur dan mengawasi kinerja dan produktivitas pegawai, sehingga kesalahan
bukan lagi hal yang biasa dijumpai karena pegawai sudah memiliki acuan atau pedoman kerja
tertulis yang jelas dan terpampang nyata mengenai jobdesc dan tanggung jawab yang dipikul
masing-masing individu. Salah satu hal penting lainnya yang diatur dalam SOP ialah K3 atau
Keamanan dan Keselamatan Kerja. Seperti yang kita ketahui, di dalam kantor banyak sekali
dokumen-dokumen penting dan rahasia yang menyangkut hidup mati sebuah perusahaan atau
instansi, dii dalam kantor juga terdapat banyak manusia yang patut dilindungi dan memiliki hak
asasi masing-masing untuk hidup dan bekerja dalam kondidi sehat walafiat. Oleh sebab itu, SOP
juga mengatur mengenai K3, sehingga segala sesuatu yang tidak sesuai dengan menjaga keamanan
dan keselamatan kerja di dalam kantor ditiadakan. Perusahaan yang memiliki produktivitas dan
1
tingkat keselamatan kerja yang tinggi akan memiliki nama baik yang terjaga, sehingga disenangi
oleh publik. Bila publik sudah berada di pihak perusahaan atau instansi, pemasukan dan
kesuksesan sebuah perusahaan atau instansi adalah hal yang mutlak.
Kata Kunci: K3, Kantor, Pegawai, Produktivitas, SOP
1. Pendahuluan
Standar Operasional Prosedur atau SOP merupakan standar pedoman suatu
proses kerja yang disusun secara sistematis untuk mencapai tujuan tertentu dalam
suatu perusahaan atau instansi terkait. Dilihat dari fungsi dan nilai dari SOP itu
sendiri, SOP dapat membantu kinerja pegawai dan meningkatkan produktivitas
perusahaan. Selain itu juga, SOP dapat membatasi lingkup kerja suatu departemen
dan mengatur tata cara pelaksanaan suatu pekerjaan. Hal ini sangat berpengaruh
juga dalam pelaksanaan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja) di dalam ruang
lingkup kantor. Dimana keselamatan dan kesehatan pegawai perusahaan atau
instansi sangat bergantung pada pedoman-pedomana tersebut. Adalah tugas
seorang manajer untuk mengatur dan memutuskan peraturan apa yang cocok
untuk diterapkan pada departemen terkait, demi mencapai tujuan perusahaan atau
instansi tanpa meninggalkan kewajiban untuk melindungi dan memastikan
keamanan para pegawainya. SOP berpengaruh besar bagi pertumbuhan,
perkembangan dan kesuksesan sebuah perusahaan atau instansi. Mengingat
fungsinya yang dapat mengatur berbagai jenis kegiatan yang terjadi di dalam
kantor dan menjaga segala sesuatunya tetap pada jalur dan tidak melewati batasan
norma.
2. Tinjauan Teoritis
2.1. SOP (Standar Operasional Prosedur)
Menurut Terry dalam Syamsi (1994), Prosedur kerja adalah
serangkaian tugas yang saling berkaitan dan yang secara kronologis
berurutan dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan. Maka secara
singkat dikatakan bahwa prosedur kerja itu merupakan kegiatan yang
harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
tertentu.
Dalam sebuah perusahaan atau instansi, penilaian kinerja karyawan
untuk sangatlah dibutuhkan untuk meningkatkan pelayanan kantor dan
2
motivasi para pelaksana pekerjaan. Penilaian kinerja juga berguna
untuk menilai kuantitas dan efisiensi pelayanan, mengetahui sumber
daya manusia yang handal, berkualitas, kompeten, dan terampil, demi
penyesuaian dan evaluasi kerja yang lebih baik lagi, sehingga
perencanaan pekerjaan dapat berjalan tanpa halangan yang berarti serta
matang dan berkelanjutan.
Selain sumber daya manusia yang baik, pengaturan sistem
manajemen yang rapi, dan komitmen manajemen yang baik juga turut
mengambil peran penting dalam keberhasilan suatu perusahaan. Untuk
menunjang ruang pekerjaan yang pada tempatnya dan sesuai dengan
rencana dan visi serta misi perusahaan, manajemen membutuhkan
acuan kerja yang jelas, sehingga tidak keluar dari jalur yang sudah
disepakati bersama. Oleh sebab itu, standar operasional prosedur atau
SOP yang jelas sangat dibutuhkan untuk kelancaran pekerjaan di
dalam kantor.
SOP dibuat dengan memiliki harapan agar semua pegawai dapat
bekerja sesuai dengan pedoman yang telah dirancang dalam SOP,
sehingga tidak ada yang tumpah tindih dalam pelaksanaan pekerjaan,
penyalahgunaan wewenang, maupun penyalahgunaan peralatan yang
dapat berakibat fatal pada keselamatan dan keamana kerja di dalam
kantor. Dengan adanya SOP, diharapkan pegawai menjadi menjaga
dan meningkatkan produktivitasnya sesuai dengan keinginan publik,
dan perusahaan dapat meraih untung lebih banyak, lalu semakin
berkembang.
Dalam sisi kepegawaian, SOP juga dapat berpengaruh positif bagi
perkembangan skill, pengetahuan, dan etika pegawai. SOP antara lain
dibuat agar pegawai selalu bisa menjaga konsistensi dalam
mengerjakan pekerjaan kantor sehari-hari, adanya peran yang jelas dan
tahu akan tanggung jawabnya, lalu rincian alur tugas masing-masing
juga mengacu dengan jelas.
Dengan adanya (SOP) yang baku maka tugas atau pekerjaan
karyawan akan lebih lancar karena masing-masing sudah ada pedoman
3
dan acuannya, selain itu juga ketika ada kasus penyelewengan atau
penyalahgunaan wewenang, maka SOP ini juga bisa dijadikan sebagai
dasar hukum yang kuat untuk melacak kesalahan atau pelanggaran
kerja para karyawan.
2.2. Produktivitas
Menurut Harmon (2013), produktivitas adalah perbandingan antara
hasil (output) yang diperoleh denga input (biaya, tenaga, waktu) yang
dikeluarkan. Artinya, apabila banyak hasil yang diperoleh dengan
mengeluarkan sedikit input maka itu menunjukkan produktivitas yang
tinggi. Jadi dalam prosesnya, produktivitas dapat terjadi bila ouput
yang dihasilkan lebih banyak atau lebih menguntungkan daripada input
yang dilakukan.
Cara Meningkatkan Produktivitas
Dalam Harmon (2013) ada beberapa aktivitas yang dapat
meningkatkan produktivitas kerja, antara lain:
1. Dukungan dari manajer
2. Komitmen pegawai
3. Mengetahui tujuan/sasaran yang ingin dicapai
4. Pegawai memberikan kontribusi berupa ide untuk meningkatkan
produktivitas
5. Memberi penghargaan, promosi yang cepat, insentif, pembagian
keuntungan, dan pengakuan oleh pimpinan dan perusahaan
6. Program kepemimpinan. Keseluruhan kekuasaan dan tanggung
jawab untuk mengkoordinasi suatu program peningkatan produktivitas
biasanya ditugaskan kepada seseorang.
Dari cara-cara yang disebutkan di atas, tentunya hal yang sangat
berpengaruh bagi produktivitas seseorang adalah dukungan moral
maupun materiil dari orang-orang terdekat atau orang-orang yang
memiliki sangkut paut terhadap pekerjaannya. Contohnya saja kolega
dan manajer. Alangkah sangat baiknya bila manajer dan kolega kantor
4
dapat memberikan pengakuan dan dukungan terhadap sesame di dalam
lingkungan kantor, sehingga pegawai lebih dapat termotivasi dan
terbentuk lingkungan kerja yang sehat.
Peranan Manajer Meningkatkan Produktivitas
Dalam
pelaksanaan
pekerjaan
kantor,
peran
manajer
sangat
menentukan kelancaran dan jalannya alur dan volume pekerjaan. Jika
manajer tersebut dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan
bertanggung jawab akan kinerja bawahannya, tujuan kelompok
kemungkinan besar akan tercapai. Dan juga sebaliknya, bila kinerja
manajer itu sendiri tidak bagus, kinerja kelompok kemungkinan besar
akan kena imbasnya dan ikut mengalami keterpurukan, sehingga
tujuan perusahaan atau instansi tidak dapat terpenuhi. Berikut adalah
beberapa kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer kantor untuk
meningkatkan produktivitas kerja dalam Harmon (2013):
1. Job Design
Design
pekerjaan
dengan
karakteristik
sesuai
dengan
kepentingannya dapat memberikan dampak yang positif bagi
produktivitas pegawai, termasuk variasi dalam tugas tersebut, yang
sangat berpengaruh papda jumlah kepuasan pegawai dan tingkat
produktivitas.
2. Job Rotation
Melakukan pergantian tugas dengan orang lain secara periodik
adalah salah satu teknik lainnya yang cocok digunakan untuk
memungkinkan organisasi memaksimalkan kesempatan bagi pegawai
untuk tumbuh dan berkembang. Sehingga skill dan pengetahuan
pegawai tidak hanya mahir di satu bidang saja. selain itu rotasi kerja
juga baik secara psikologis, karena siapa saja yang terlalu lama di
suatu perkerjaan, tentu membutuhkan hal-hal baru untuk dipelajari.
3. Job Simplification
5
Teknik ini termasuk menghilangkan tugas yang berulang, tugas
dari pekerjaan, dan menghilangkan berbagai rintangan alur kerja dan
rintangan secara berkesinambungan.
4. Job Enrichment
Enrichment berhubungan dengan pemberian wewenang kepada
pegawai, untuk memberikan pegawai kekuasaan penuh dalam
menjalankan pekerjaannya. Hasil akhir dari enrichment adalah
memberikan
pegawai
pekerjaan
yang
lebih
menantang
dan
meningkatkan motivasi. Dengan cara memanusiakan pegawai dengan
memberikannya
kesempatan
lebih
besar
untuk
memperoleh
keuntungan, penghargaan, dan kemajuan pekerjaan. Dari bermacammacam job design, job enrichment bisa menyediakan hasil jangka
panjang yang terbaik.
5. Flextime
Konsep ini memungkinkan pegawai untuk memilih permulaan
waktu mereka bekerja. Pegawai bisa memulai kerja secara fleksibel.
Beberapa keuntungan flextime yaitu: mengurangi ketidakhadiran
pegawai, produksi meningkat, kepuasan pegawai lebih besar, pegawai
berkurang frustasinya, pegawai memiliki waktu untuk mereka sendiri,
mengurangi tingkat ketegangan pegawai. Namun, flextime juga
memiliki beberapa kekurangan antara lain adalah output seorang
pegawai bisa menjadi input dari pegawai lainnya, dan perencanaan
kerja pegawai menjadi lebih sulit.
6. Job Sharing
Pembagian kerja adalah sebuah teknik dimana dua orang
membagai sebuah pekerjaan dengan upah perseorangan dan tunjangan
tambahan akan dibagi rata sesuai dengan banyaknya kontribusi kerja
yang dilakukan oleh masing-masing pegawai.
7. Job Security
Ketiadaan “keamanan/jaminan kerja” sering membuat pegawai
enggan
menaikkan
hasil
kerjanya.
Usaha
untuk
menaikkan
produktivitas tidak akan berjalan sukses bila pegawai terlalu
6
memikirkan tentang efek kenaikan output dan kekhawatiran tentang
stabilitas pekerjaan mereka. Maka tugas manajer untuk memastikan
dan mengkomunikasikan pada pegawai status “keamanan” mereka
sehingga pegawai bisa lebih leluasa untuk bekerja.
8. Employee Participation
Cara efektif lainnya adalah melibatkan pegawai dalam proses
pengambilan keputusan. Partisipasi pegawai
juga memberikan
pengawasan yang lebih besar terhasdap pekerjaan mereka dan
memudahkan untuk mengepresikan kretivitas mereka. Selain itu juga,
memberikan motivasi untuk menyelesaikan pekerjaan.
9. Quality Circles
Anggota bertemu secara regular untuk mengidentifikasi, meneliti
dan mengembangkan solusi yang berkaitan dengan kerja mereka.
Namun sebelum itu mereka perlu memahami tujuan, komposisi dan
keuntungan konsepnya.
10. Program Bantuan Pegawai
Program ini menyediakan bimbingan untuk pegawai yang memiliki
masalah pribadi yang berpengaruh pada performa kerja.
11. Komunikasi Terbuka
Produktivitas
pegawai
sering
terganggu
karena
masalah
komunikasi antara manajemen dan pegawai sehingga berpengaruh
pada produktivitas kerja.
2.3. K3
K3 diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia No. 1/1970
tentang keselamatan kerja yang mendefinisikan tempat kerja sebagai
ruangan atau lapangan, tertutup atau terbuka, bergerak atau tetap
dimana tenaga kerja bekerja. Termasuk tempat kerja ialah semua
ruangan, lapangan, halaman dan sekelilingnya yang merupakan
bagian-bagian atau berhubungan dengan tempat kerja tersebut.
Keselamatan dan kesehatan kerja merupakan salah satu upaya
perlindungan yang ditujukan keapda semua potensi yang dapat
7
menimbulkan bahaya agar tenaga kerja dan orang yang berada di
tempat kerja selalu dalam keadaan selamat dan sehat serta sumber
produksi dapat digunakan secara aman dan efisien (Harmon: 2013).
Menurut Mathis dan Jackson dalam Harmon (2013), kesehatan dan
keselamatan fisik dan mental tenaga kerja adalah hal yang utama.
Occupational Safety and Health Act (OSHA) atau Undang-Undang
Keselamatan dan Kesehatan Kerja tealah membuat organisasilebih
tanggap atas isu kesehatan dan keselamatan.
Penyebab Terjadinya Kecelakaan Kerja
Penyebab terjadinya kecelakaan kerja secara umum terbagi
menjadi dua:
1. Penyebab langsung, yaitu kecelakaan yang bisa dilihat dan
dirasakan secara langsung. Penyebab langsung terdiri dari:
a) Unsafe conditions and sub-standard conditions. Yaitu
keadaan yang tidak aman yang pada hakekatnya dapat
diperbaiki, seperti: pengamanan yang tidak sempurna,
peralatan yang tidak seharusnya, penerangan tidak sesuai,
kurangnya ventilasi, iklim kerja tidak sesuai, kebisingan,
pakaian yang tidak sesuai, dan ketatarumahtangaan yang
buruk.
b) Unsafe acts and sub-standard practice. Yaitu tindakan yang
berbahaya atau menyimpang dari tata cara atau prosedur
aman, seperti: melakukan pekerjaan tanpa wewenang,
menghilangkan fungsi alat pengaman, memindahkan alatalat
keselamatan,
menggunakan
alat
yang
rusak,
menggunakan alat dengan cara yang salah, bekerja dengan
posisi tubuh yang tidak aman.
Sementara itu, ada beberapa penyebab dasar atau faktorfaktor dari kecelakaan kerja yang diketahui dan dipelajari secara
global.
8
a) Faktor manusia. Kesalahan dari manusia memegang
peranan
dalam
kurangnya
terjadinya
kemampuan
kecelakaan,
(fisik,
mental,
diantaranya:
psikologi),
kurangnya pengetahuan, stress, atau motivasi yang salah.
b) Faktor lingkungan. Faktor lingkungan yang menyebabkan
kecelakaan
diantaranya:
pengawasan
yang
kurang,
peralatan yang terbatas, kurangnya perawatan, kurangnya
standar pekerjaan.
Jadi ada bermacam-macam sekali
kecelakaan
dalam
pekerjaan,
namun
faktor terjadinya
faktor
yang
paling
berpengaruh adalah terjadinya kelalaian dari manusia itu sendiri.
Sehingga alangkah baiknya bila pegawai diberikan pelatihan atau
pengetahuan dasar terlebih dahulu mengenai hal-hal vital yang
mungkin dapat terjadi di lingkungan kerja.
Akibat Terjadinya Kecelakaan Kerja
Akibat dari kecelakaan kerja menimbulkan berbagai biaya,
yang terbagi menjadi biaya langsung dan biaya tidak langsung.
Yang termasuk biaya langsung antara lain: pengobatan atau
pembelian obat-obatan pasca kecelakaan, biaya rumah sakit,
transportasi, upah, kompensasi. Sementara yang merupakan biaya
tidak langsung dari kecelakaan kerja antara lain: berhentinya
proses produksi selama beberapa saat, kualitas produk yang
menurun, melatih orang baru sebagai pengganti, memiliki banyak
waktu yang terbuang, keuangan keluarga, kerusakan pada
bangunan dan peralatan.
Metode Pengendalian Keselamatan dan Keamanan Kerja
Menurut Harmon (2013), untuk menciptakan lingkungan
yang aman dan selamat harus dilakukan denan kerjsama antara
manajemen dan pegawai. Dengan partisipasi dari semua pekerja,
masalah-masalah keamanan dari yang mudah sampai rumit dapat
9
dipahami dan dihadapi bersama dengan baik. Faktor-faktor yang
harus dipertimbangkan untuk menciptakan keamanan di lingkukan
kantor meliputi:
penyediaan cahaya yang baik
penyediaan escalator
perbaikan lantai
pemakaian anti slip pada karpet
tidak menyimpan barang berat di atas
selalu menjaga dan memeriksa perlengkapan kantor secara
berkala
Sementara itu, faktor-faktor yang harus dipertimbangkan untuk
menciptakan keamanan lingkungan kantor untuk difabel meliputi:
menyediakan pintu-pintu masuk yang ergonomis bagi
difabel
mengalokasikan ruang gerak yang cukup untuk kursi roda
menjaga tinggi meja 100-120 cm untuk mengakomodasi
kursi roda
menyusun dokumen agar mudah dijangkau
menyediakan sarana transportasi
mendesain
eksterior
sedemikian
rupa,
sehingga
memudahkan perkerja difabel untuk bergerak
Selain aman dan nyaman, kantor juga harus ramah difabel
sehingga di dalam kantor tercipta lingkungan kantor yang sehat
dan saling mendukung antar pegawai maupun pengunjung.
Perlengkapan Keamanan
Berikut beberapa perlengkapan keamanan yang minimal harus
diterapkan di berbagai kantor karena alasan keselamatan dan
keamanan pegawai dan instansi terkait menurut Harmon (2013):
Sistem CCTV
Sistem alarm untuk mengetahui tanda bahaya dan menjaga
pintu-pintu atau ruangan penting
10
Sistem penguncian dari ruangan kendali utama
walkie talkie dan sistem intercom untuk mendapatkan
komunikasi yang cepat antar gedung
pos penjaga dan petugas patroli setelah jam kerja
alat pemadam api yang sensitif
ion detector untuk mengawasi jejak gas yang mudah
terbakar atau asap
jaringan penolong udara untuk jalan keluar darurat
Sistem penguncian elektronik untuk mencegah penyebaran
kecelakaan
terminal computer, menunjukkan tipe-tipe lokasi dari alarm
yang menyala
Sistem identifikasi pekerja kantor untuk mencegah orang
asing masuk ke dalam area kantor.
3. Kesimpulan
Seperti yang sudah dibahas di sub sebelumnya, prroduktivitas dan
K3 mempunyai peranan wajib dan sangat penting pada jalannya
pekerjaan yang terjadi di dalam kantor.
Kelalaian sedikit saja, dapat mengakibatkan kecelakaan yang fatal
dan merugikan perusahaan secara materiil, dan secara moril pada
mental pegawai kantor. Kerugian tersebut dapat menghambat
produktivitas pegawai, yang berarti juga menghambat produktivitas
perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah disepakati bersaama.
Perusahaan atau instansi terkait membutuhkan pedoman atau acuan
yang jelas dan tertulis yang disetujui oleh semua belah pihak dalam
kantor. Oleh sebab itu, SOP sangat berguna bagi jalannya kegiatan
kantor
sehari-hari,
keterlambatan,
untuk
menghindari
kesalahan,
penghambatan dalam proses
kecelakaan,
menjalankan
arus
pekerjaan. SOP, produktivitas dan K3 sangat erat kaitannya dengan
ketertiban dan kerapian kantor, yang mau tidak mau harus diterapkan
11
oleh semua elemen kantor demi lingkungan kantor yang sehat dan
perencanaan yang baik secara berkesinambungan.
Jadi kesimpulan yang di dapatkan adalah, SOP berpengaruh sangat
banyak dan sangat signifikan pada produktivitas dan keselamatan dan
keamanan kerja atau K3 di dalam kantor. Hal-hal tersebut perlu
diterapkan sehingga perusahaan atau instansi dapat mencapai
kesuksesan.
4. Daftar Pustaka
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung:
Akbar Limas Perkasa
Kusumastuti, Suryaningrum. 2014.
Pengaruh Pembuatan Standar
Operasional Prosedur Terhadap Kinerja Karyawan Bagian
Produkdi di PT Wangsa Jatra Lestari. Surakarta: Universitas
Muhammadiyah Surakarta
12
13