Cara persentasi yang baik dan menarik
5 Cara Membuka Presentasi Dengan Baik
dan Menarik Perhatian Audiens
Membuka presentasi dengan baik merupakan langkah awal kesuksesan sebuah
presentasi.
Dalam buku Presentasi Memukau saya menjelaskan bahwa orang cenderung
mengingat lebih baik apa-apa yang paling awal mereka lihat dan dengarkan. Dalam
dunia Psikologi dikenal dengan istilah efek awalan (Primacy Effect).
Pembukaan yang baik akan menarik perhatian audiens. Apa yang Anda sampaikan di
awal ketika membuka presentasi akan menjadi informasi yang paling diingat.
Karena itu kekuatan presentasi salah satunya terletak pada pembukaan yang baik
dan menarik serta penutupan presentasi yang meyakinkan.
Tidak hanya itu, keberhasilan membuka presentasi akan memudahkan Anda untuk
melanjutkan sebuah presentasi.
Dalam artikel berikut ini, saya akan mengajak Anda memahami fungsi pembukaan
dalam presentasi dan teknik jitu untuk membuka presentasi dengan baik dan menarik
perhatian audiens.
Memahami Fungsi Pembukaan Dalam Sebuah
Presentasi
Sebelum kita membahas bagaimana cara membuka presentasi dengan baik, kita perlu
mengetahui apa sebenarnya fungsi pembukaan dalam presentasi.
Pertama: Agar audiens memahami tujuan presentasi
Anda.
Audiens datang mendengarkan presentasi untuk suatu tujuan. Oleh karena itu,
pembukaan berfungsi untuk menjelaskan dengan cepat apa tujuan presentasi
Anda. Jika audiens sudah tahu tujuan presentasi Anda, mereka akan lebih tertarik
untuk mengikutinya sampai selesai.
Kedua: Mendapat Gambaran Umum atas Apa yang
Disampaikan
Pembukaan presentasi mirip dengan opening sebuah film. Ketika Anda menonton film,
5 menit pertama sangat krusial karena akan menentukan apakah Anda akan menonton
film tersebut sampai selesai atau segera meninggalkannya. Seperti sebuah film,
pembukaan presentasi berfungsi untuk memberikan gambaran umum kepada
audiens apa yang akan mereka dengarkan dalam beberapa waktu ke depan.
Ketiga: Menciptakan Motivasi dan Rasa Ingin Tahu
Audiens
Audiens menghadiri sebuah presentasi dengan motivasi awal yang berbeda-beda. Ada
yang memang ingin mendapatkan informasi baru dari Anda. Namun ada pula yang
sekedar datang karena diminta oleh atasannya. Oleh karena itu, inilah kesempatan
Anda untuk menciptakan motivasi yang sama bagi audiens agar mereka merasa perlu
mendengarkan presentasi Anda sampai selesai. Pembukaan yang baik juga
akan menciptakan rasa ingin tahu audiens sehingga mereka akan terus
mendengarkan Anda.
5 Cara Membuka Presentasi yang Baik dan
Menarik
Setelah Anda mengetahui betapa penting fungsi pembukaan presentasi, sekarang
saatnya kita belajar bagaimana membuka presentasi dengan baik dan menarik. Saya
akan mengajak Anda untuk menguasai lima cara membuka presentasi dengan menarik.
1. Membuka Presentasi Dengan Menyampaikan
Maksud dan Tujuan
Cara paling mudah dan dapat Anda terapkan untuk berbagai situasi adalah membuka
presentasi dengan menyampaikan maksud dan tujuan. Dengan cara ini, audiens
akan mengerti apa yang akan mereka dapatkan dari presentasi Anda. Anda juga
bisa menetapkan harapan (ekspektasi)audiens tentang berapa lama presentasi
akan berlangsung dan apa saja yang akan dibahas.
Misalkan Anda ingin menawarkan jasa sebuah software sistem administrasi
kepegawaian di hadapan beberapa manajer yang menjadi calon pembeli produk Anda.
Anda bisa membuka presentasi dengan menyampaikan maksud dan tujuan seperti ini:
“Bapak dan Ibu yang saya hormati, selamat pagi. Saya sangat senang hari ini
mendapatkan kesempatan untuk hadir di hadapan Bapak/Ibu sekalian.
Dalam waktu tiga puluh menit ke depan, saya akan menjelaskan kepada Bapak dan Ibu
sebuah sistem administrasi kepegawaian yang akan membantu Bapak/Ibu mengelola
data karyawan secara cepat, mudah dan informatif.
Di akhir presentasi nanti, Bapak dan Ibu akan bisa memahami keunggulan dan manfaat
yang akan didapatkan dari sistem ini, serta apa yang membedakannya dengan produk
sejenis di pasaran. Dengan demikian, Bapak Ibu dapat memutuskan investasi terbaik
bagi perusahaan yang Bapak Ibu pimpin.”
Sampaikan apa yang akan Anda bahas, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan apa
manfaat yang bisa diambil audiens setelah presentasi selesai.
2. Membuka Presentasi Dengan Sebuah Pertanyaan
Apa yang akan Anda lakukan ketika seseorang mengajukan sebuah pertanyaan?
Secara otomatis Anda akan berusaha menjawabnya. Demikian pula ketika Anda
mengajukan pertanyaan ketika membuka sebuah presentasi. Audiens akan
berusaha berpikir dan mencari jawabannya meskipun mereka tidak menjawab
langsung pertanyaan Anda.
Menggunakan pertanyaan akan mengajak audiens fokus pada tema yang sedang
dibahas dan membuat mereka memusatkan perhatian untuk menemukan jawabannya.
Ketika tampil di TEDx Jakarta 2011, saya menggunakan teknik ini untuk membuka
presentasi. Seperti ini pembukaannya:
“Saya ingin mengajukan pertanyaan kepada Anda. Berapa banyak buku yang Anda
baca dalam setahun terakhir?”
Pertanyaan sederhana ini cukup ampuh untuk mengajak audiens berpikir sejenak
dan berkonsentrasi untuk mencari jawaban. Pertanyaan yang sama diulang kembali
di akhir presentasi sehingga menjadi sebuah kesatuan. Anda bisa menyaksikan
videonya di sini:
3. Membuka Presentasi Dengan Cerita
Banyak presenter kelas dunia membuka presentasi dengan cerita atau kisah.
Mengapa cerita?
Cerita mudah diingat. Kita semua senang mendengarkan cerita. Masih ingat cerita
masa kecil yang dikisahkan oleh kakek, nenek, ayah atau ibu Anda dulu? Saya yakin
Anda masih mengingatnya sampai sekarang.
Membuka presentasi dengan sebuah cerita atau kisah akan mengajak audiens
membayangkan kisah tersebut. Secara mental mereka mulai terhubung dengan
Anda sebagai presenter dan siap untuk mendengarkan presentasi Anda dengan
lengkap.
Misalkan Anda ingin menyampaikan presentasi tentang bahaya menyetir sambil
menggunakan ponsel.
“Saya memiliki seorang tetangga yang sangat baik dan ramah. Dia disukai oleh semua
warga di kompleks kami. Dia juga dikenal sebagai orang yang suka membantu orang
lain. Tidak hanya itu, dia juga selalu taat pada aturan.
Suatu hari, tetangga saya ini terburu-buru berangkat ke kantor di pagi hari. Ada rapat
penting yang harus dia hadiri sementara dia terlambat bangun karena semalaman
kurang tidur mempersiapkan rapat penting tersebut. Di tengah-tengah ketergesaan
tersebut, tetangga yang baik ini menghidupkan mesin mobil sambil mengirim pesan
SMS ke atasannya bahwa dia mungkin datang sedikit terlambat.
Karena terburu-buru dan tidak konsentrasi, dia menginjak pedal gas tanpa menyadari
seorang anak kecil bersepeda tepat di depan mobilnya. Ketika dia menyadari hal
tersebut, semuanya sudah terlambat. Dia menabrak anak kecil tersebut. Nyawa sang
anak tak tertolong. Dan anak tersebut adalah anak kandungnya sendiri.
Betapa perih hati tetangga saya tersebut. Dia begitu menyesal karena kecerobohannya
telah membawa petaka buat buah hatinya sendiri.
Hari ini, saya ingin mengetuk hati Anda semua bagaimana kita berkendara dengan baik
dan penuh konsentrasi agar tidak mengulang kejadian tragis yang dialami tetangga
saya tersebut.”
Sebuah cerita yang relevan mampu menggugah emosi audiens. Mengajak mereka
merenung dan menghayati cerita sebelum mendengarkan presentasi Anda.
Coba pikirkan sebuah cerita yang relevan dengan presentasi Anda. Tidak harus cerita
yang benar-benar terjadi. Anda juga bisa menggunakan cerita rekaan sebagai
ilustrasi. Selama cerita tersebut disampaikan dengan penuh penghayatan, secara
emosional audiens akan ikut dalam cerita Anda.
Memang butuh persiapan lebih dan keterampilan menyampaikan cerita dengan baik
agar pembukaan Anda berkesan. Namun jika Anda bisa melakukannya, Anda tidak
hanya menggugah aspek logika audiens, melainkan pula aspek emosional mereka.
4. Membuka Presentasi Dengan Data atau Fakta
Jika presentasi Anda memiliki data dan fakta yang menarik, Anda bisa menggunakan
informasi tersebut untuk membuka presentasi. Data bisa mengajak orang untuk berpikir.
Tidak hanya itu, data dan fakta mampu menciptakan efek dramatis tanpa harus
didramatisir.
Misalkan Anda menyampaikan sebuah presentasi bagaimana menciptakan lingkungan
kerja yang aman, maka Anda bisa membuka presentasi menggunakan data sebagai
berikut:
“Data Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi menyebutkan, sampai tahun 2013
di Indonesia tidak kurang dari 6 pekerja meninggal dunia setiap hari akibat kecelakaan
kerja.
Kecelakaan kerja dapat terjadi akibat kondisi yang tidak aman dan perilaku yang tidak
aman. Data penelitian menunjukkan bahwa 85 persen kecelakaan terjadi karena
perilaku yang tidak aman.
Oleh karena itu, hari ini saya akan menjelaskan kepada Anda bagaimana kita
menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan aman. Dengan demikian, kita dapat
mencegah kecelakaan-kecelakaan kerja yang sering terjadi akibat perilaku tidak aman
yang masih kita lakukan tanpa kita sadari.”
Menggunakan data yang relevan akan membuat audiens tersentak. Apalagi jika data
tersebut belum pernah mereka dengar sebelumnya dan mengungkap fakta yang
dramatis.
5. Membuka Presentasi Dengan Kutipan atau
Pernyataan
Anda juga bisa membuka presentasi dengan mengutip perkataan tokoh terkenal.
Pembukaan seperti ini akan menarik jika kutipan yang dipilih relevan dengan topik
presentasi Anda. Namun, jangan memaksakan menggunakan kutipan jika tidak relevan
dengan materi presentasi Anda.
Dalam contoh berikut ini, Anda akan menyampaikan sebuah presentasi tentang
pentingnya menciptakan budaya belajar dalam sebuah organisasi. Untuk membuka
presentasi, Anda ingin mengutip sebuah perkataan dari Alvin Toffler. Maka Anda bisa
menyampaikan pembukaan sebagai berikut:
“Alvin Toffler mengatakan, buta huruf di abad 21 bukanlah mereka yang tidak bisa
membaca atau menulis, melainkan mereka yang tidak belajar (learn) hal-hal baru yang
penting untuk dikuasai, membuang apa-apa yang sudah tidak relevan dengan
perubahan zaman (unlearn), dan belajar kembali hal-hal yang pernah dikuasai
sebelumnya namun sekarang telah berubah (relearn).
Apa yang disampaikan Alvin Toffler di atas sangat relevan dengan topik kita hari ini
untuk membangun budaya belajar dalam sebuah organisasi. Dengan demikian, kita
akan mampu menciptakan sebuah organisasi pembelajar di mana anggotanya secara
aktif terus belajar dan menyesuaikan diri dengan tantangan zaman.”
Selain mengutip perkataan tokoh lain, Anda juga dapat menggunakan pernyataan
pribadi untuk membuka sebuah presentasi. Jika Anda memiliki pandangan yang kuat
terhadap suatu hal, mengapa tidak menggunakannya untuk pembukaan?
Pembukaan Yang Kuat, Audiens Akan Ingat
Sekarang Anda telah memahami betapa penting pembukaan yang baik dan menarik
dalam sebuah presentasi. Persiapkanlah pembukaan Anda. Latih terus menerus
sehingga Anda lancar menyampaikannya.
Dengan demikian, sejak menit pertama tampil, Anda akan tampil memukau dan
meyakinkan. Audiens pun tertarik untuk mengikuti presentasi Anda sampai selesai
karena sejak awal mereka sudah terpesona dengan pembukaan presentasi Anda.
Buat Anda yang ingin meningkatkan keterampilan membawakan presentasi secara
memukau, ikuti training presentasi terbaik yang telah diikuti ratusan profesional dari
berbagai perusahaan dan profesi yang kami selenggarakan secara reguler untuk publik.
Jika perusahaan Anda membutuhkan training presentasi yang berkelas, kami juga siap
memberikan training presentasi in house buat perusahaan yang dirancang khusus
dengan kasus-kasus yang ada di perusahaan atau organisasi Anda.
7 Cara Mudah Menarik Perhatian
Audiens Saat Presentasi
by Kukuh Basuki on June 9, 2015 in Public Speaking, Teknik, Tips
Pernahkah Anda harus memulai presentasi di hadapan audiens yang masih sibuk
mengobrol, bermain smartphone atau lalu lalang ke sana kemari mencari tempat duduk
yang disukainya? Keadaan itu memang sangat tidak menyenangkan dan dapat mengurangi
semangat untuk menyajikan presentasi.
Bagaimana menghadapi keadaan seperti itu? Kuncinya adalah sabar, pahamilah bahwa
audiens memiliki pikiran dan pandangan yang berbedabeda, termasuk
tingkat ketertarikannya dengan materi presentasi yang Anda sampaikan. Nah, untuk
mempemudah semuanya itu, berikut ini 7 cara mudah menarik perhatian audiens saat
presentasi. Gunakan salah satu atau beberapa cara di bawah ini untuk membuat audiens
mengehantikan aktivitasnya dan mulai memperhatikan presentasi Anda.
1. Sampaikan Sebuah Cerita Yang Menarik
Banyak cerita menarik di luar sana yang memiliki keterkaitan dengan materi presentasi
yang akan Anda sampaikan. Ceritakan secara ringan dan gunakan intonasi yang membuat
cerita tersebut begitu serunya untuk disimak. Tunjukkan konflik pada cerita tersebut,
perkenalkan jagoan dan musuhnya, sampai ke klimaks dari cerita yang menarik tersebut.
2. Ajukan Pertanyaan Yang Memicu Pikiran
“Adakah diantara Anda sekalian yang pernah dirampok di jalanan?”, “Silahkan tunjuk
tangan bagi Anda yang setuju dengan kebijakan Amerika Serikat.”, ya, kirakira pertanyaan
pertanyaan seperti itulah yang akan membuat orang menoleh dan berpikir keras, sehingga
perhatiannya mulai tertuju kepada Anda.
3. Sajikan Data Statistik atau Fakta Yang Mengejutkan
Menampilkan datadata mengejutkan seperti “1 diantara 7 wanita pernah selingkuh” atau
“50 tahun lagi bumi akan tenggelam” akan membuat mata para audiens akan terbelalak.
Selanjutnya mereka akan memperhatikan presentasi dan berharap Anda akan menjelaskan
tentang fakta atau data tersebut.
4. Gunakan Kata-Kata Mutiara Yang Keren
Sajikan katakata mutiara yang sekiranya dapat menggugah hati dan emosi audiens.
Tentunya, pastikan terlebih dahulu katakata mutiara tersebut memiliki keterkaitan dengan
materi presentasi Anda.
5. Tampilkan Foto Yang Memukau
Sebuah gambar bermakna ribuan kata, terasa klise atau aneh memang, namun begitulah
kenyataannya. Coba Anda cari dan pilih sebuah atau beberapa foto yang sekiranya dapat
menarik pandangan para audiens. Foto tersebut dapat bersifat lucu, sedih atau memicu
emosi. Jika Anda memilih foto yang tepat, makan audiens akan berhenti memainkan
smartphonenya dan mulai terpaku pada layar.
6. Manfaatkan Benda atau Peralatan
Coba Anda angkat sebuah replika palu “Thor” atau pedang lightsabernya “Star Wars” di
hadapan para audiens, dijamin, mata para audiens akan menoleh kepada Anda.
Ekspresinya? Bisa tersenyum, tertawa atau bahkan gelenggeleng kepala. Namun
setidaknya, mereka sudah mulai memperhatikan Anda dan presentasi dapat dimulai
dengan efektif.
7. Putar Video Singkat Yang Menarik
Banyak video singkat yang menarik di situssitus seperti YouTube, mulai dari anak kecil
berjoget sampai drama penyelamatan seekor kucing yang tersengkut di pohon. Coba saja
putar videovideo tersebut pada layar, dalam waktu singkat perhatian audiens akan tertuju
kepadanya. Hal ini akan lebih bagus jika Anda dapat mencari videovideo yang terkait
dengan isi materi presentasi Anda.
7 tips agar anda sukses dalam presentasi
Point 1 : Untuk meyakinkan pendengar, jangan memilih cara
inkonvensional (tidak lazim), tapi sampaikan presentasi yang
“berisi” agar bisa difahami oleh pendengar.
Hal yang sangat penting dalam memberikan presentasi, adalah kemampuan
persuasi dari materi yang disajikan. Hindarkanlah memakai trik atau cara
inkonvensional yang kurang perlu, agar tidak mengurangi reliability dari
materi yang disampaikan. Jika pendengar presentasi anda terdiri dari para
ekspert, presentasi yang bersifat “menyerang”, “straight”, “smash” lebih
efektif. Sebalikya, jika cara presentasi anda terlalu bertele-tele, berakibat
menurunnya konsentrasi ekspert pendengar yang berusaha memahami
penelitian anda. Untuk meningkatkan reliability, tidak ada jalan lain kecuali
meningkatkan mutu dari materi yang dipresentasikan. Untuk itu, sebelum
melakukan presentasi, diperlukan kerja keras untuk memilih, merangkai
materi yang akan disajikan.
Salah satu cara yang sering ditempuh, adalah memberikan penekanan pada
isi yang dianggap penting. Misalnya mengatakan “Temuan yang paling
penting dalam penelitian ini adalah ….”, selanjutnya diikuti dengan
penjelasan bagian yang dimaksud. Cara lain misalnya dengan beberapa kali
memperlihatkan data yang penting, agar pendengar memberikan perhatian
lebih terhadap data tsb. Dengan cara tersebut, ide anda dapat tersampaikan
secara efektif pada pendengar.
Point 2 : Faktor penting dalam presentasi adalah keseluruhan ide
yang disampaikan harus dapat difahami oleh pendengar
Dalam presentasi, sangat penting bahwa ide yang disampaikan dapat
difahami secara keseluruhan oleh pendengar. Untuk itu, saat menyiapkan
slide, pada bagian awal jelaskan item-item apa saja yang akan dibahas.
Selanjutnya jelaskan secara detail masing-masing item tersebut. Hal yang
sama dilakukan juga saat menjelaskan tiap item/sub bahasan. Pertama-tama
jelaskan secara singkat hal apa saja yang akan dibahas, baru diikuti dengan
penjelasan detail masing masing sub bahasan.
Misalnya anda ingin menjelaskan karakteristik metode yang anda teliti.
Pertama-tama jelaskan ada berapakah karakteristik dari metode tsb.
Setelah itu, diikuti dengan menjelaskan masing-masing karakteristik
tersebut secara berurutan dan terstruktur.
Jika anda menjelaskan hasil eksperimen, pertama-tama jelaskan bagian
terpenting dari hasil tersebut dengan kalimat yang sederhana dan mudah
ditangkap. Baru kemudian siapkan slide yang menjelaskan secara detail
karakteristik hasil yang diperoleh.
Dengan membuat slide terstruktur seperti ini, saat anda menyampaikan
presentasi, ide keseluruhan/outline dengan sendirinya akan dijelaskan pada
awal dari slide presentasi. Misalnya “Pada metode ini ada tiga karakteristik
yang penting. Ketiga hal tsb. masing-masing A, B dan C. Penjelasan
selengkapnya dari ketiga karakteristik tersebut adalah sebagai berikut. ……
“.
Point 3 : Pada akhir presentasi, sangat dianjurkan untuk mengulas
kembali point-point penting yang dipresentasikan
Pada slide terakhir, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali bagianbagian penting yang perlu “digarisbawahi”. Anda dapat mengawalinya
dengan kalimat sbb. “Demikian telah kami jelaskan penelitian mengenai W.
Sebelum menutup presentasi ini, kami ingin mengulang kembali beberapa
hal dan temuan penting dalam penelitian ini”. Untuk menjelaskan per point,
anda dapat memakai kalimat misalnya sbb. “Pada studi ini, ada tiga temuan
penting, yaitu X, Y dan Z.” Diikuti dengan menjelaskan masing-masing X, Y
dan Z. Pemakaian kata “tiga” pada kalimat di atas, yang menunjukkan
“banyaknya point” akan sangat membantu pendengar untuk memahami dan
mengingat hal-hal yang akan disampaikan.
Dalam penyampaian tsb., anda perlu memikirkan cara pengungkapan yang
paling jitu, dan paling berkesan (chikara wo ireta hanashi-kata), akan tetapi
tidak jangan sampai terkesan tergesa-gesa. Fikirkan dengan sebaik-baiknya
point-point penting mana yang akan anda sampaikan.
– Misalnya tujuan presentasi tsb. adalah menjelaskan suatu metode, maka
point
yang penting untuk diulang adalah segi : keunggulan dan originality.
– Misalnya anda ingin menyampaikan hasil yang menarik dari suatu
eksperimen,
maka anda dapat mengulang angka-angka yang mendukung hasil akhir
eksperimen tsb. seperti misalnya recognition rate, error-rate.
Yang manapun yang akan anda sampaikan, anda harus membuat alur cerita
yang logis, dengan menyampaikan data yang dapat meyakinkan pendengar.
Data seperti ini janganlah ditampilkan secara tiba-tiba pada slide yang
terakhir, melainkan harus disampaikan pada tengah alur presentasi.
Penyampaian pada slide terakhir harus bersifat hanya sebagai ulangan.
Kalau pada slide terakhir tersebut anda justru menampilkan hasil
eksperimen yang sama sekali baru dan belum pernah diperkenalkan pada
slide sebelumnya, justru akan berakibat membingungkan pendengar dalam
menangkap bagian penting presentasi anda.
Point 4 : Pemakaian demonstrasi eksperimen merupakan hal yang
menarik. Siapkan beberapa alternatif yang akan didemonstrasikan
pada pendengar.
Catatan : tulisan ini dibuat untuk Hasegawa Laboratory, yang salah satu
penelitiannya adalah virtual reality (VR). Jadi yang dimaksud “demonstrasi”
di sini adalah memperlihatkan cara kerja software yang telah dibuat
tentang tema-tema VR, simulasi virtual endoscopy, dsb. Bisa juga
demonstrasi dalam bentuk peragaan alat yang telah dibuat dsb.
Anda dianjurkan agar dalam presentasi (di tengah atau akhir) dapat
menyajikan demonstrasi software atau menunjukkan cara kerja alat yang
telah dibuat. Demonstrasi yang memakai animasi, moving picture, akan
memberikan sentuhan tersendiri yang efektif bagi peningkatan kualitas
presentasi. Hal ini akan membuat pendengar lebih yakin atas hasil
eksperimen yang telah anda jelaskan.
Jika tujuan presentasi adalah untuk memberikan impresi pada metode, pada
bagian demonstrasi, tunjukkan contoh hasil yang memberikan impact kuat
atas hasil eksperimen. Jangan lupa, sebelumnya anda perlu jelaskan secara
lisan kepada pendengar, bahwa anda akan memperlihatkan sebuah
demonstrasi. Hal ini penting karena akan membuat perhatian pendengar
terfokus pada demo yang akan anda perlihatkan.
Biasanya cukup 1 jenis demonstrasi saja yang diperlihatkan. Akan tetapi,
untuk mengantisipasi terjadinya kegagalan, sebaiknya disiapkan beberapa
jenis demonstrasi yang memiliki karakteristik berlainan, sekitar 2 sampai 4.
Dengan demikian anda memiliki kesempatan memilih jenis demonstrasi
mana yang akan anda sampaikan dengan memperhatikan reaksi pendengar,
dan juga ada cadangan sekiranya salah satu dari demonstrasi tersebut
gagal. Jika anda masih punya cukup waktu, tentu saja anda dapat
memperlihatkan semua demonstrasi yang telah disiapkan.
Agar anda tidak lupa timing untuk memperlihatkan demonstrasi tersebut,
bisa juga disiapkan 1 slide dengan tulisan sederhana “video”, sekedar untuk
mengingatkan anda bahwa saat tsb. waktunya untuk menampilkan video
(atau demonstrasi software) kepada pendengar.
Point 5: Perhatikan pengaturan waktu/scheduling dalam
menyampaikan presentasi. Jika presentasi terasa berjalan lambat,
anda perlu untuk meringkas materi yang disajikan.
Biasanya waktu untuk presentasi dibatasi, sehingga untuk menyampaikan
materi penelitian, anda perlu memperhatikan pembagian waktu untuk tiap
slide. Terutama sekali presentasi di seminar, conference maupun interview
pekerjaan, bila presentasi anda melewati batas waktu yang ditetapkan akan
berakibat kurang baik pada penilaian.
Jadi, rancanglah pembagian waktu untuk tiap hal yang akan disampaikan.
Jika presentasi ternyata berjalan terlambat dari semestinya, ringkaslah
bagian-bagian yang dapat diringkas, sehingga presentasi dapat berakhir
sesuai pada waktu yang direncanakan. Untuk hal ini, saat anda membuat
persiapan presentasi, urutkan prioritas hal yang tertulis pada slide,
sedemikian hingga bagian atas pada suatu slide berisi hal yagn paling
penting, semakin ke bawah prioritasnya lebih rendah daripada yang di atas.
Hal ini akan membantu anda saat harus melewati bagian-bagian yang tidak
penting, yaitu yang berada di bagian bawah, agar presentasi selesai tepat
waktu.
Hal penting yang tidak boleh dilupakan adalah anda harus
memperhitungkan terlebih dahulu, waktu untuk memperlihatkan
demonstrasi dan waktu untuk tanya jawab.
t = total waktu yang diberikan pada anda
– waktu untuk tanya jawab
– waktu untuk demonstrasi
Hasil pengurangan tsb. adalah t, yaitu sisa waktu yang anda pergunakan
untuk menyiapkan slide presentasi. Dari slide presentasi tsb. anda bagi ke
dalam beberapa blok, dan alokasikan waktu t tersebut ke dalam tiap blok.
Jika anda tidak dapat memperkirakan jatah waktu tiap blok, maka cobalah
untuk presentasi sambil mengukur waktu untuk tiap blok. Dengan demikian
anda akan dapat memperkirakan, berapa waktu yang diperlukan untuk
masing-masing blok, dan seterusnya aturlah sebagaimana dijelaskan di
atas.
Selanjutnya, jika hal di atas terjadi dan anda harus men-skip slide,
sampaikan pada audience, misalnya “Karena keterbatasan waktu, rencana
presentasi ini
sedikit saya ubah….”. (少し予定を変更して…). Hal ini memberikan kesan yang
jauh lebih baik daripada anda diam saja saat melewati topik-topik tertentu
dalam pembicaraan.
Point 6: Perlunya berlatih presentasi di depan teman/kolega
Jika seseorang belum terbiasa melakukan presentasi, dan tiba-tiba
diharuskan memberikan presentasi pada seminar atau forum resmi,
seringkali ybs. gagal dikarenakan kata-kata macet di tengah-tengah, atau
penjelasan yang diberikan ternyata salah. Jika penampilan anda seperti ini,
bagaimana pun bagusnya materi yang akan disajikan, kegagalan tsb. akan
membuat pihak pendengar presentasi anda menjadi kurang percaya dan
sulit untuk menerima argumen anda.
Untuk menghindari kegagalan ini, tidak ada jalan lain kecuali berlatih
presentasi berulang kali. Ajaklah teman anda di lab. sebagai sparring
partner. Mintalah agar dia bersedia menjadi pendengar, dan berlatihlah
seolah-olah anda berada pada situasi formal yang sebenarnya. Sebaiknya
teman yang dipilih adalah orang yang terbiasa melakukan presentasi.
Dengan demikian, dia cukup berpengalaman untuk dapat melihat sisi-sisi
lemah yang perlu dikoreksi, maupun memberikan masukan bagi presentasi
anda.
Lakukan latihan ini berulang-ulang sampai teman anda tidak dapat
menemukan kelemahannya. Jika anda belum terbiasa melakukan presentasi,
sekurang-kurangnya anda harus berlatih tiga kali. Perbaikilah slide anda
jika ada kritikan terhadap urutan slide maupun kekuranglengkapan lay out
presentasi. Usahakan agar anda dapat merekam latihan presentasi tsb.,
agar anda dapat meneliti kembali hal-hal mana yang perlu dikoreksi.
Karena latihan seperti ini karena makan waktu beberapa hari, maka
sebaiknya anda mulai berlatih sejak 3 minggu sebelum hari-H.
Salah satu manfaat berlatih presentasi di depan orang ini adalah
meningkatkan rasa keberanian dan percaya diri anda. Tidak ada obat untuk
menumbuhkan keberanian dan rasa percaya diri selain membiasakan diri
berbicara dan berpendapat di depan umum.
Point 7 : Cek lah projector sebelum melakukan presentasi
Tidak ada artinya jerih payah anda menyiapkan slide atau demo software,
jika anda tidak dapat mempresentasikannya pada hari H. Jangan sampai
presentasi anda gagal hanya gara-gara alat tidak dapat bekerja dengan
baik. Untuk menghindari kegagalan semacam ini, sebelum presentasi,
periksalah apakah alat-alat tersebut dapat bekerja sebagaimana yang
diharapkan.
Jika untuk presentasi tersebut, anda harus meminjam projector, periksalah
spesifikasi dan cara instalasinya. Selanjutnya, datanglah lebih awal
daripada jadwal presentasi, dan periksalah sekali lagi apakah alat tersebut
bekerja dengan benar. Ini untuk mengantisipasi, bila terdapat kerusakan,
anda masih memiliki waktu untuk memperbaiki atau mencari alternatif
solusi yang lain.
Saat anda men-set tampilan proyektor, sebaiknya jangan memakai slideslide yang akan dipresentasikan. Disarankan untuk menyiapkan beberapa
slide yang berfungsi sebagai “test-pattern” di halaman-halaman awal file
presentasi anda.
Tips-tips dalam presentasi penelitian adalah catatan Prof.Hasegawa
(Chukyo Univ) disampaikan ke anggota lab. Rangkuman tsb. bersumber dari
artikel di Bio Nikkei business bulan November 2001, dan dimodifikasi
berdasarkan pengalaman beliau sebagai peneliti di bidang medical imaging.
dan Menarik Perhatian Audiens
Membuka presentasi dengan baik merupakan langkah awal kesuksesan sebuah
presentasi.
Dalam buku Presentasi Memukau saya menjelaskan bahwa orang cenderung
mengingat lebih baik apa-apa yang paling awal mereka lihat dan dengarkan. Dalam
dunia Psikologi dikenal dengan istilah efek awalan (Primacy Effect).
Pembukaan yang baik akan menarik perhatian audiens. Apa yang Anda sampaikan di
awal ketika membuka presentasi akan menjadi informasi yang paling diingat.
Karena itu kekuatan presentasi salah satunya terletak pada pembukaan yang baik
dan menarik serta penutupan presentasi yang meyakinkan.
Tidak hanya itu, keberhasilan membuka presentasi akan memudahkan Anda untuk
melanjutkan sebuah presentasi.
Dalam artikel berikut ini, saya akan mengajak Anda memahami fungsi pembukaan
dalam presentasi dan teknik jitu untuk membuka presentasi dengan baik dan menarik
perhatian audiens.
Memahami Fungsi Pembukaan Dalam Sebuah
Presentasi
Sebelum kita membahas bagaimana cara membuka presentasi dengan baik, kita perlu
mengetahui apa sebenarnya fungsi pembukaan dalam presentasi.
Pertama: Agar audiens memahami tujuan presentasi
Anda.
Audiens datang mendengarkan presentasi untuk suatu tujuan. Oleh karena itu,
pembukaan berfungsi untuk menjelaskan dengan cepat apa tujuan presentasi
Anda. Jika audiens sudah tahu tujuan presentasi Anda, mereka akan lebih tertarik
untuk mengikutinya sampai selesai.
Kedua: Mendapat Gambaran Umum atas Apa yang
Disampaikan
Pembukaan presentasi mirip dengan opening sebuah film. Ketika Anda menonton film,
5 menit pertama sangat krusial karena akan menentukan apakah Anda akan menonton
film tersebut sampai selesai atau segera meninggalkannya. Seperti sebuah film,
pembukaan presentasi berfungsi untuk memberikan gambaran umum kepada
audiens apa yang akan mereka dengarkan dalam beberapa waktu ke depan.
Ketiga: Menciptakan Motivasi dan Rasa Ingin Tahu
Audiens
Audiens menghadiri sebuah presentasi dengan motivasi awal yang berbeda-beda. Ada
yang memang ingin mendapatkan informasi baru dari Anda. Namun ada pula yang
sekedar datang karena diminta oleh atasannya. Oleh karena itu, inilah kesempatan
Anda untuk menciptakan motivasi yang sama bagi audiens agar mereka merasa perlu
mendengarkan presentasi Anda sampai selesai. Pembukaan yang baik juga
akan menciptakan rasa ingin tahu audiens sehingga mereka akan terus
mendengarkan Anda.
5 Cara Membuka Presentasi yang Baik dan
Menarik
Setelah Anda mengetahui betapa penting fungsi pembukaan presentasi, sekarang
saatnya kita belajar bagaimana membuka presentasi dengan baik dan menarik. Saya
akan mengajak Anda untuk menguasai lima cara membuka presentasi dengan menarik.
1. Membuka Presentasi Dengan Menyampaikan
Maksud dan Tujuan
Cara paling mudah dan dapat Anda terapkan untuk berbagai situasi adalah membuka
presentasi dengan menyampaikan maksud dan tujuan. Dengan cara ini, audiens
akan mengerti apa yang akan mereka dapatkan dari presentasi Anda. Anda juga
bisa menetapkan harapan (ekspektasi)audiens tentang berapa lama presentasi
akan berlangsung dan apa saja yang akan dibahas.
Misalkan Anda ingin menawarkan jasa sebuah software sistem administrasi
kepegawaian di hadapan beberapa manajer yang menjadi calon pembeli produk Anda.
Anda bisa membuka presentasi dengan menyampaikan maksud dan tujuan seperti ini:
“Bapak dan Ibu yang saya hormati, selamat pagi. Saya sangat senang hari ini
mendapatkan kesempatan untuk hadir di hadapan Bapak/Ibu sekalian.
Dalam waktu tiga puluh menit ke depan, saya akan menjelaskan kepada Bapak dan Ibu
sebuah sistem administrasi kepegawaian yang akan membantu Bapak/Ibu mengelola
data karyawan secara cepat, mudah dan informatif.
Di akhir presentasi nanti, Bapak dan Ibu akan bisa memahami keunggulan dan manfaat
yang akan didapatkan dari sistem ini, serta apa yang membedakannya dengan produk
sejenis di pasaran. Dengan demikian, Bapak Ibu dapat memutuskan investasi terbaik
bagi perusahaan yang Bapak Ibu pimpin.”
Sampaikan apa yang akan Anda bahas, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan apa
manfaat yang bisa diambil audiens setelah presentasi selesai.
2. Membuka Presentasi Dengan Sebuah Pertanyaan
Apa yang akan Anda lakukan ketika seseorang mengajukan sebuah pertanyaan?
Secara otomatis Anda akan berusaha menjawabnya. Demikian pula ketika Anda
mengajukan pertanyaan ketika membuka sebuah presentasi. Audiens akan
berusaha berpikir dan mencari jawabannya meskipun mereka tidak menjawab
langsung pertanyaan Anda.
Menggunakan pertanyaan akan mengajak audiens fokus pada tema yang sedang
dibahas dan membuat mereka memusatkan perhatian untuk menemukan jawabannya.
Ketika tampil di TEDx Jakarta 2011, saya menggunakan teknik ini untuk membuka
presentasi. Seperti ini pembukaannya:
“Saya ingin mengajukan pertanyaan kepada Anda. Berapa banyak buku yang Anda
baca dalam setahun terakhir?”
Pertanyaan sederhana ini cukup ampuh untuk mengajak audiens berpikir sejenak
dan berkonsentrasi untuk mencari jawaban. Pertanyaan yang sama diulang kembali
di akhir presentasi sehingga menjadi sebuah kesatuan. Anda bisa menyaksikan
videonya di sini:
3. Membuka Presentasi Dengan Cerita
Banyak presenter kelas dunia membuka presentasi dengan cerita atau kisah.
Mengapa cerita?
Cerita mudah diingat. Kita semua senang mendengarkan cerita. Masih ingat cerita
masa kecil yang dikisahkan oleh kakek, nenek, ayah atau ibu Anda dulu? Saya yakin
Anda masih mengingatnya sampai sekarang.
Membuka presentasi dengan sebuah cerita atau kisah akan mengajak audiens
membayangkan kisah tersebut. Secara mental mereka mulai terhubung dengan
Anda sebagai presenter dan siap untuk mendengarkan presentasi Anda dengan
lengkap.
Misalkan Anda ingin menyampaikan presentasi tentang bahaya menyetir sambil
menggunakan ponsel.
“Saya memiliki seorang tetangga yang sangat baik dan ramah. Dia disukai oleh semua
warga di kompleks kami. Dia juga dikenal sebagai orang yang suka membantu orang
lain. Tidak hanya itu, dia juga selalu taat pada aturan.
Suatu hari, tetangga saya ini terburu-buru berangkat ke kantor di pagi hari. Ada rapat
penting yang harus dia hadiri sementara dia terlambat bangun karena semalaman
kurang tidur mempersiapkan rapat penting tersebut. Di tengah-tengah ketergesaan
tersebut, tetangga yang baik ini menghidupkan mesin mobil sambil mengirim pesan
SMS ke atasannya bahwa dia mungkin datang sedikit terlambat.
Karena terburu-buru dan tidak konsentrasi, dia menginjak pedal gas tanpa menyadari
seorang anak kecil bersepeda tepat di depan mobilnya. Ketika dia menyadari hal
tersebut, semuanya sudah terlambat. Dia menabrak anak kecil tersebut. Nyawa sang
anak tak tertolong. Dan anak tersebut adalah anak kandungnya sendiri.
Betapa perih hati tetangga saya tersebut. Dia begitu menyesal karena kecerobohannya
telah membawa petaka buat buah hatinya sendiri.
Hari ini, saya ingin mengetuk hati Anda semua bagaimana kita berkendara dengan baik
dan penuh konsentrasi agar tidak mengulang kejadian tragis yang dialami tetangga
saya tersebut.”
Sebuah cerita yang relevan mampu menggugah emosi audiens. Mengajak mereka
merenung dan menghayati cerita sebelum mendengarkan presentasi Anda.
Coba pikirkan sebuah cerita yang relevan dengan presentasi Anda. Tidak harus cerita
yang benar-benar terjadi. Anda juga bisa menggunakan cerita rekaan sebagai
ilustrasi. Selama cerita tersebut disampaikan dengan penuh penghayatan, secara
emosional audiens akan ikut dalam cerita Anda.
Memang butuh persiapan lebih dan keterampilan menyampaikan cerita dengan baik
agar pembukaan Anda berkesan. Namun jika Anda bisa melakukannya, Anda tidak
hanya menggugah aspek logika audiens, melainkan pula aspek emosional mereka.
4. Membuka Presentasi Dengan Data atau Fakta
Jika presentasi Anda memiliki data dan fakta yang menarik, Anda bisa menggunakan
informasi tersebut untuk membuka presentasi. Data bisa mengajak orang untuk berpikir.
Tidak hanya itu, data dan fakta mampu menciptakan efek dramatis tanpa harus
didramatisir.
Misalkan Anda menyampaikan sebuah presentasi bagaimana menciptakan lingkungan
kerja yang aman, maka Anda bisa membuka presentasi menggunakan data sebagai
berikut:
“Data Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi menyebutkan, sampai tahun 2013
di Indonesia tidak kurang dari 6 pekerja meninggal dunia setiap hari akibat kecelakaan
kerja.
Kecelakaan kerja dapat terjadi akibat kondisi yang tidak aman dan perilaku yang tidak
aman. Data penelitian menunjukkan bahwa 85 persen kecelakaan terjadi karena
perilaku yang tidak aman.
Oleh karena itu, hari ini saya akan menjelaskan kepada Anda bagaimana kita
menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan aman. Dengan demikian, kita dapat
mencegah kecelakaan-kecelakaan kerja yang sering terjadi akibat perilaku tidak aman
yang masih kita lakukan tanpa kita sadari.”
Menggunakan data yang relevan akan membuat audiens tersentak. Apalagi jika data
tersebut belum pernah mereka dengar sebelumnya dan mengungkap fakta yang
dramatis.
5. Membuka Presentasi Dengan Kutipan atau
Pernyataan
Anda juga bisa membuka presentasi dengan mengutip perkataan tokoh terkenal.
Pembukaan seperti ini akan menarik jika kutipan yang dipilih relevan dengan topik
presentasi Anda. Namun, jangan memaksakan menggunakan kutipan jika tidak relevan
dengan materi presentasi Anda.
Dalam contoh berikut ini, Anda akan menyampaikan sebuah presentasi tentang
pentingnya menciptakan budaya belajar dalam sebuah organisasi. Untuk membuka
presentasi, Anda ingin mengutip sebuah perkataan dari Alvin Toffler. Maka Anda bisa
menyampaikan pembukaan sebagai berikut:
“Alvin Toffler mengatakan, buta huruf di abad 21 bukanlah mereka yang tidak bisa
membaca atau menulis, melainkan mereka yang tidak belajar (learn) hal-hal baru yang
penting untuk dikuasai, membuang apa-apa yang sudah tidak relevan dengan
perubahan zaman (unlearn), dan belajar kembali hal-hal yang pernah dikuasai
sebelumnya namun sekarang telah berubah (relearn).
Apa yang disampaikan Alvin Toffler di atas sangat relevan dengan topik kita hari ini
untuk membangun budaya belajar dalam sebuah organisasi. Dengan demikian, kita
akan mampu menciptakan sebuah organisasi pembelajar di mana anggotanya secara
aktif terus belajar dan menyesuaikan diri dengan tantangan zaman.”
Selain mengutip perkataan tokoh lain, Anda juga dapat menggunakan pernyataan
pribadi untuk membuka sebuah presentasi. Jika Anda memiliki pandangan yang kuat
terhadap suatu hal, mengapa tidak menggunakannya untuk pembukaan?
Pembukaan Yang Kuat, Audiens Akan Ingat
Sekarang Anda telah memahami betapa penting pembukaan yang baik dan menarik
dalam sebuah presentasi. Persiapkanlah pembukaan Anda. Latih terus menerus
sehingga Anda lancar menyampaikannya.
Dengan demikian, sejak menit pertama tampil, Anda akan tampil memukau dan
meyakinkan. Audiens pun tertarik untuk mengikuti presentasi Anda sampai selesai
karena sejak awal mereka sudah terpesona dengan pembukaan presentasi Anda.
Buat Anda yang ingin meningkatkan keterampilan membawakan presentasi secara
memukau, ikuti training presentasi terbaik yang telah diikuti ratusan profesional dari
berbagai perusahaan dan profesi yang kami selenggarakan secara reguler untuk publik.
Jika perusahaan Anda membutuhkan training presentasi yang berkelas, kami juga siap
memberikan training presentasi in house buat perusahaan yang dirancang khusus
dengan kasus-kasus yang ada di perusahaan atau organisasi Anda.
7 Cara Mudah Menarik Perhatian
Audiens Saat Presentasi
by Kukuh Basuki on June 9, 2015 in Public Speaking, Teknik, Tips
Pernahkah Anda harus memulai presentasi di hadapan audiens yang masih sibuk
mengobrol, bermain smartphone atau lalu lalang ke sana kemari mencari tempat duduk
yang disukainya? Keadaan itu memang sangat tidak menyenangkan dan dapat mengurangi
semangat untuk menyajikan presentasi.
Bagaimana menghadapi keadaan seperti itu? Kuncinya adalah sabar, pahamilah bahwa
audiens memiliki pikiran dan pandangan yang berbedabeda, termasuk
tingkat ketertarikannya dengan materi presentasi yang Anda sampaikan. Nah, untuk
mempemudah semuanya itu, berikut ini 7 cara mudah menarik perhatian audiens saat
presentasi. Gunakan salah satu atau beberapa cara di bawah ini untuk membuat audiens
mengehantikan aktivitasnya dan mulai memperhatikan presentasi Anda.
1. Sampaikan Sebuah Cerita Yang Menarik
Banyak cerita menarik di luar sana yang memiliki keterkaitan dengan materi presentasi
yang akan Anda sampaikan. Ceritakan secara ringan dan gunakan intonasi yang membuat
cerita tersebut begitu serunya untuk disimak. Tunjukkan konflik pada cerita tersebut,
perkenalkan jagoan dan musuhnya, sampai ke klimaks dari cerita yang menarik tersebut.
2. Ajukan Pertanyaan Yang Memicu Pikiran
“Adakah diantara Anda sekalian yang pernah dirampok di jalanan?”, “Silahkan tunjuk
tangan bagi Anda yang setuju dengan kebijakan Amerika Serikat.”, ya, kirakira pertanyaan
pertanyaan seperti itulah yang akan membuat orang menoleh dan berpikir keras, sehingga
perhatiannya mulai tertuju kepada Anda.
3. Sajikan Data Statistik atau Fakta Yang Mengejutkan
Menampilkan datadata mengejutkan seperti “1 diantara 7 wanita pernah selingkuh” atau
“50 tahun lagi bumi akan tenggelam” akan membuat mata para audiens akan terbelalak.
Selanjutnya mereka akan memperhatikan presentasi dan berharap Anda akan menjelaskan
tentang fakta atau data tersebut.
4. Gunakan Kata-Kata Mutiara Yang Keren
Sajikan katakata mutiara yang sekiranya dapat menggugah hati dan emosi audiens.
Tentunya, pastikan terlebih dahulu katakata mutiara tersebut memiliki keterkaitan dengan
materi presentasi Anda.
5. Tampilkan Foto Yang Memukau
Sebuah gambar bermakna ribuan kata, terasa klise atau aneh memang, namun begitulah
kenyataannya. Coba Anda cari dan pilih sebuah atau beberapa foto yang sekiranya dapat
menarik pandangan para audiens. Foto tersebut dapat bersifat lucu, sedih atau memicu
emosi. Jika Anda memilih foto yang tepat, makan audiens akan berhenti memainkan
smartphonenya dan mulai terpaku pada layar.
6. Manfaatkan Benda atau Peralatan
Coba Anda angkat sebuah replika palu “Thor” atau pedang lightsabernya “Star Wars” di
hadapan para audiens, dijamin, mata para audiens akan menoleh kepada Anda.
Ekspresinya? Bisa tersenyum, tertawa atau bahkan gelenggeleng kepala. Namun
setidaknya, mereka sudah mulai memperhatikan Anda dan presentasi dapat dimulai
dengan efektif.
7. Putar Video Singkat Yang Menarik
Banyak video singkat yang menarik di situssitus seperti YouTube, mulai dari anak kecil
berjoget sampai drama penyelamatan seekor kucing yang tersengkut di pohon. Coba saja
putar videovideo tersebut pada layar, dalam waktu singkat perhatian audiens akan tertuju
kepadanya. Hal ini akan lebih bagus jika Anda dapat mencari videovideo yang terkait
dengan isi materi presentasi Anda.
7 tips agar anda sukses dalam presentasi
Point 1 : Untuk meyakinkan pendengar, jangan memilih cara
inkonvensional (tidak lazim), tapi sampaikan presentasi yang
“berisi” agar bisa difahami oleh pendengar.
Hal yang sangat penting dalam memberikan presentasi, adalah kemampuan
persuasi dari materi yang disajikan. Hindarkanlah memakai trik atau cara
inkonvensional yang kurang perlu, agar tidak mengurangi reliability dari
materi yang disampaikan. Jika pendengar presentasi anda terdiri dari para
ekspert, presentasi yang bersifat “menyerang”, “straight”, “smash” lebih
efektif. Sebalikya, jika cara presentasi anda terlalu bertele-tele, berakibat
menurunnya konsentrasi ekspert pendengar yang berusaha memahami
penelitian anda. Untuk meningkatkan reliability, tidak ada jalan lain kecuali
meningkatkan mutu dari materi yang dipresentasikan. Untuk itu, sebelum
melakukan presentasi, diperlukan kerja keras untuk memilih, merangkai
materi yang akan disajikan.
Salah satu cara yang sering ditempuh, adalah memberikan penekanan pada
isi yang dianggap penting. Misalnya mengatakan “Temuan yang paling
penting dalam penelitian ini adalah ….”, selanjutnya diikuti dengan
penjelasan bagian yang dimaksud. Cara lain misalnya dengan beberapa kali
memperlihatkan data yang penting, agar pendengar memberikan perhatian
lebih terhadap data tsb. Dengan cara tersebut, ide anda dapat tersampaikan
secara efektif pada pendengar.
Point 2 : Faktor penting dalam presentasi adalah keseluruhan ide
yang disampaikan harus dapat difahami oleh pendengar
Dalam presentasi, sangat penting bahwa ide yang disampaikan dapat
difahami secara keseluruhan oleh pendengar. Untuk itu, saat menyiapkan
slide, pada bagian awal jelaskan item-item apa saja yang akan dibahas.
Selanjutnya jelaskan secara detail masing-masing item tersebut. Hal yang
sama dilakukan juga saat menjelaskan tiap item/sub bahasan. Pertama-tama
jelaskan secara singkat hal apa saja yang akan dibahas, baru diikuti dengan
penjelasan detail masing masing sub bahasan.
Misalnya anda ingin menjelaskan karakteristik metode yang anda teliti.
Pertama-tama jelaskan ada berapakah karakteristik dari metode tsb.
Setelah itu, diikuti dengan menjelaskan masing-masing karakteristik
tersebut secara berurutan dan terstruktur.
Jika anda menjelaskan hasil eksperimen, pertama-tama jelaskan bagian
terpenting dari hasil tersebut dengan kalimat yang sederhana dan mudah
ditangkap. Baru kemudian siapkan slide yang menjelaskan secara detail
karakteristik hasil yang diperoleh.
Dengan membuat slide terstruktur seperti ini, saat anda menyampaikan
presentasi, ide keseluruhan/outline dengan sendirinya akan dijelaskan pada
awal dari slide presentasi. Misalnya “Pada metode ini ada tiga karakteristik
yang penting. Ketiga hal tsb. masing-masing A, B dan C. Penjelasan
selengkapnya dari ketiga karakteristik tersebut adalah sebagai berikut. ……
“.
Point 3 : Pada akhir presentasi, sangat dianjurkan untuk mengulas
kembali point-point penting yang dipresentasikan
Pada slide terakhir, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali bagianbagian penting yang perlu “digarisbawahi”. Anda dapat mengawalinya
dengan kalimat sbb. “Demikian telah kami jelaskan penelitian mengenai W.
Sebelum menutup presentasi ini, kami ingin mengulang kembali beberapa
hal dan temuan penting dalam penelitian ini”. Untuk menjelaskan per point,
anda dapat memakai kalimat misalnya sbb. “Pada studi ini, ada tiga temuan
penting, yaitu X, Y dan Z.” Diikuti dengan menjelaskan masing-masing X, Y
dan Z. Pemakaian kata “tiga” pada kalimat di atas, yang menunjukkan
“banyaknya point” akan sangat membantu pendengar untuk memahami dan
mengingat hal-hal yang akan disampaikan.
Dalam penyampaian tsb., anda perlu memikirkan cara pengungkapan yang
paling jitu, dan paling berkesan (chikara wo ireta hanashi-kata), akan tetapi
tidak jangan sampai terkesan tergesa-gesa. Fikirkan dengan sebaik-baiknya
point-point penting mana yang akan anda sampaikan.
– Misalnya tujuan presentasi tsb. adalah menjelaskan suatu metode, maka
point
yang penting untuk diulang adalah segi : keunggulan dan originality.
– Misalnya anda ingin menyampaikan hasil yang menarik dari suatu
eksperimen,
maka anda dapat mengulang angka-angka yang mendukung hasil akhir
eksperimen tsb. seperti misalnya recognition rate, error-rate.
Yang manapun yang akan anda sampaikan, anda harus membuat alur cerita
yang logis, dengan menyampaikan data yang dapat meyakinkan pendengar.
Data seperti ini janganlah ditampilkan secara tiba-tiba pada slide yang
terakhir, melainkan harus disampaikan pada tengah alur presentasi.
Penyampaian pada slide terakhir harus bersifat hanya sebagai ulangan.
Kalau pada slide terakhir tersebut anda justru menampilkan hasil
eksperimen yang sama sekali baru dan belum pernah diperkenalkan pada
slide sebelumnya, justru akan berakibat membingungkan pendengar dalam
menangkap bagian penting presentasi anda.
Point 4 : Pemakaian demonstrasi eksperimen merupakan hal yang
menarik. Siapkan beberapa alternatif yang akan didemonstrasikan
pada pendengar.
Catatan : tulisan ini dibuat untuk Hasegawa Laboratory, yang salah satu
penelitiannya adalah virtual reality (VR). Jadi yang dimaksud “demonstrasi”
di sini adalah memperlihatkan cara kerja software yang telah dibuat
tentang tema-tema VR, simulasi virtual endoscopy, dsb. Bisa juga
demonstrasi dalam bentuk peragaan alat yang telah dibuat dsb.
Anda dianjurkan agar dalam presentasi (di tengah atau akhir) dapat
menyajikan demonstrasi software atau menunjukkan cara kerja alat yang
telah dibuat. Demonstrasi yang memakai animasi, moving picture, akan
memberikan sentuhan tersendiri yang efektif bagi peningkatan kualitas
presentasi. Hal ini akan membuat pendengar lebih yakin atas hasil
eksperimen yang telah anda jelaskan.
Jika tujuan presentasi adalah untuk memberikan impresi pada metode, pada
bagian demonstrasi, tunjukkan contoh hasil yang memberikan impact kuat
atas hasil eksperimen. Jangan lupa, sebelumnya anda perlu jelaskan secara
lisan kepada pendengar, bahwa anda akan memperlihatkan sebuah
demonstrasi. Hal ini penting karena akan membuat perhatian pendengar
terfokus pada demo yang akan anda perlihatkan.
Biasanya cukup 1 jenis demonstrasi saja yang diperlihatkan. Akan tetapi,
untuk mengantisipasi terjadinya kegagalan, sebaiknya disiapkan beberapa
jenis demonstrasi yang memiliki karakteristik berlainan, sekitar 2 sampai 4.
Dengan demikian anda memiliki kesempatan memilih jenis demonstrasi
mana yang akan anda sampaikan dengan memperhatikan reaksi pendengar,
dan juga ada cadangan sekiranya salah satu dari demonstrasi tersebut
gagal. Jika anda masih punya cukup waktu, tentu saja anda dapat
memperlihatkan semua demonstrasi yang telah disiapkan.
Agar anda tidak lupa timing untuk memperlihatkan demonstrasi tersebut,
bisa juga disiapkan 1 slide dengan tulisan sederhana “video”, sekedar untuk
mengingatkan anda bahwa saat tsb. waktunya untuk menampilkan video
(atau demonstrasi software) kepada pendengar.
Point 5: Perhatikan pengaturan waktu/scheduling dalam
menyampaikan presentasi. Jika presentasi terasa berjalan lambat,
anda perlu untuk meringkas materi yang disajikan.
Biasanya waktu untuk presentasi dibatasi, sehingga untuk menyampaikan
materi penelitian, anda perlu memperhatikan pembagian waktu untuk tiap
slide. Terutama sekali presentasi di seminar, conference maupun interview
pekerjaan, bila presentasi anda melewati batas waktu yang ditetapkan akan
berakibat kurang baik pada penilaian.
Jadi, rancanglah pembagian waktu untuk tiap hal yang akan disampaikan.
Jika presentasi ternyata berjalan terlambat dari semestinya, ringkaslah
bagian-bagian yang dapat diringkas, sehingga presentasi dapat berakhir
sesuai pada waktu yang direncanakan. Untuk hal ini, saat anda membuat
persiapan presentasi, urutkan prioritas hal yang tertulis pada slide,
sedemikian hingga bagian atas pada suatu slide berisi hal yagn paling
penting, semakin ke bawah prioritasnya lebih rendah daripada yang di atas.
Hal ini akan membantu anda saat harus melewati bagian-bagian yang tidak
penting, yaitu yang berada di bagian bawah, agar presentasi selesai tepat
waktu.
Hal penting yang tidak boleh dilupakan adalah anda harus
memperhitungkan terlebih dahulu, waktu untuk memperlihatkan
demonstrasi dan waktu untuk tanya jawab.
t = total waktu yang diberikan pada anda
– waktu untuk tanya jawab
– waktu untuk demonstrasi
Hasil pengurangan tsb. adalah t, yaitu sisa waktu yang anda pergunakan
untuk menyiapkan slide presentasi. Dari slide presentasi tsb. anda bagi ke
dalam beberapa blok, dan alokasikan waktu t tersebut ke dalam tiap blok.
Jika anda tidak dapat memperkirakan jatah waktu tiap blok, maka cobalah
untuk presentasi sambil mengukur waktu untuk tiap blok. Dengan demikian
anda akan dapat memperkirakan, berapa waktu yang diperlukan untuk
masing-masing blok, dan seterusnya aturlah sebagaimana dijelaskan di
atas.
Selanjutnya, jika hal di atas terjadi dan anda harus men-skip slide,
sampaikan pada audience, misalnya “Karena keterbatasan waktu, rencana
presentasi ini
sedikit saya ubah….”. (少し予定を変更して…). Hal ini memberikan kesan yang
jauh lebih baik daripada anda diam saja saat melewati topik-topik tertentu
dalam pembicaraan.
Point 6: Perlunya berlatih presentasi di depan teman/kolega
Jika seseorang belum terbiasa melakukan presentasi, dan tiba-tiba
diharuskan memberikan presentasi pada seminar atau forum resmi,
seringkali ybs. gagal dikarenakan kata-kata macet di tengah-tengah, atau
penjelasan yang diberikan ternyata salah. Jika penampilan anda seperti ini,
bagaimana pun bagusnya materi yang akan disajikan, kegagalan tsb. akan
membuat pihak pendengar presentasi anda menjadi kurang percaya dan
sulit untuk menerima argumen anda.
Untuk menghindari kegagalan ini, tidak ada jalan lain kecuali berlatih
presentasi berulang kali. Ajaklah teman anda di lab. sebagai sparring
partner. Mintalah agar dia bersedia menjadi pendengar, dan berlatihlah
seolah-olah anda berada pada situasi formal yang sebenarnya. Sebaiknya
teman yang dipilih adalah orang yang terbiasa melakukan presentasi.
Dengan demikian, dia cukup berpengalaman untuk dapat melihat sisi-sisi
lemah yang perlu dikoreksi, maupun memberikan masukan bagi presentasi
anda.
Lakukan latihan ini berulang-ulang sampai teman anda tidak dapat
menemukan kelemahannya. Jika anda belum terbiasa melakukan presentasi,
sekurang-kurangnya anda harus berlatih tiga kali. Perbaikilah slide anda
jika ada kritikan terhadap urutan slide maupun kekuranglengkapan lay out
presentasi. Usahakan agar anda dapat merekam latihan presentasi tsb.,
agar anda dapat meneliti kembali hal-hal mana yang perlu dikoreksi.
Karena latihan seperti ini karena makan waktu beberapa hari, maka
sebaiknya anda mulai berlatih sejak 3 minggu sebelum hari-H.
Salah satu manfaat berlatih presentasi di depan orang ini adalah
meningkatkan rasa keberanian dan percaya diri anda. Tidak ada obat untuk
menumbuhkan keberanian dan rasa percaya diri selain membiasakan diri
berbicara dan berpendapat di depan umum.
Point 7 : Cek lah projector sebelum melakukan presentasi
Tidak ada artinya jerih payah anda menyiapkan slide atau demo software,
jika anda tidak dapat mempresentasikannya pada hari H. Jangan sampai
presentasi anda gagal hanya gara-gara alat tidak dapat bekerja dengan
baik. Untuk menghindari kegagalan semacam ini, sebelum presentasi,
periksalah apakah alat-alat tersebut dapat bekerja sebagaimana yang
diharapkan.
Jika untuk presentasi tersebut, anda harus meminjam projector, periksalah
spesifikasi dan cara instalasinya. Selanjutnya, datanglah lebih awal
daripada jadwal presentasi, dan periksalah sekali lagi apakah alat tersebut
bekerja dengan benar. Ini untuk mengantisipasi, bila terdapat kerusakan,
anda masih memiliki waktu untuk memperbaiki atau mencari alternatif
solusi yang lain.
Saat anda men-set tampilan proyektor, sebaiknya jangan memakai slideslide yang akan dipresentasikan. Disarankan untuk menyiapkan beberapa
slide yang berfungsi sebagai “test-pattern” di halaman-halaman awal file
presentasi anda.
Tips-tips dalam presentasi penelitian adalah catatan Prof.Hasegawa
(Chukyo Univ) disampaikan ke anggota lab. Rangkuman tsb. bersumber dari
artikel di Bio Nikkei business bulan November 2001, dan dimodifikasi
berdasarkan pengalaman beliau sebagai peneliti di bidang medical imaging.