OPAC Sebagai Sarana Sistem Temu Balik Pada UPT PerpustakaanUniversitas Sumatera Utara
BAB II
ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOG (OPAC)
2.1. Pengertian Online Public Access Catalog (OPAC)
Pengorganisasian koleksi di Perpustakaan akan berhubungan langsung
dengan alat bantu penelusur koleksi. Alat penelusuran koleksi yang sudah lazim
digunakan di perpustakaan adalah katalog perpustakaan, baik dalam bentuk buku
atau dalam bentuk kartu maupun dalam bentuk database elektronik (katalog
online).
Menurut Gates dalam Hasugian (2001, 1) Katalog perpustakaan adalah
suatu daftar yang sistematis dari buku atau bahan-bahan lain dalam suatu
perpustakaan dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul
buku, tahun terbit, bentuk fisik, ciri khas bahan, dan tempatnya.
Taylor (1992, 6) mengemukakan "A catalog is an organized set of
bibliografhic records that represent the holdings of a particular collection
may consist of any of several types of materials-e.g., books, periodicals,
maps, coins, sound recordings, paintings, musical scores, to name a
few."Dari definisi tersebut dinyatakan bahwa katalog adalah susunan yang
sistematis dari seperangkat cantuman bibliografis yang mempresentasikan
kumpulan dari suatu koleksi tertentu.Koleksi tersebut terdiri dari berbagai
jenis bahan, seperti buku terbitan berkala, peta, rekaman suara, gambar,
notasi music, dan sebagainya.
Secara umum katalog perpustakaan adalah deskripsi pustaka milik suatu
perpustakaan yang disusun secara sistematis (sistematis abjad, nomor klasifikasi)
sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan
mudah. Selain untuk alat bantu penelusuran koleksi, katalog dapat juga digunakan
untuk mengetahui kekayaan koleksi suatu perpustakaan sebab kartu katalog
mewakili buku-buku yang ada di rak yang dimiliki oleh suatu perpustakaan.
Katalog perpustakaan merupakan daftar buku atau media lain dengan
segala bentuk keterangan kelengkapan (data bibliografisnya) buku atau media
yang didaftarnya. Sebagai alat bantu informasi bibliografi, katalog secara
5
Universitas Sumatera Utara
lengkapmemuat seluruh keterangan tentang kondisi fisik buku sehingga isi yang
dibahas dalam buku itu bisa diketahui dengan jelas.
Dengan kata lain menurut data di atas katalog merupakan suatu daftar
bahan pustaka yang ada pada perpustakaan, katalog juga mencantumkan berbagai
informasi mengenai buku yang dimuat.
OPAC merupakan sarana sistem temu balik yang berbasis komputer. Pada
saat sekarang ini Katalog Akses Umum Talian (KAUT) atau yang lebih dikenal
dengan Online Public Access Catalog (OPAC) sudah sangat berkembang pada
perpustakaan perguruan tinggi. OPAC lebih banyak diminati dalam penelusuran
informasi oleh pengguna perpustakaan.
OPAC merupakan sarana sistem temu balik yang berbasis komputer yang
menjadi salah satu pilihan perpustakaan sebagai sarana sistem temu balik bagi
perpustakaan karena penggunaannya cukup mudah.
Berikut merupakan defenisi OPAC menurut beberapa ahli yang dikutip
dalam Hasugian (2001, 3):
Menurut Corbin, Online Public Catalog adalah suatu katalog yang
berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa
perpustakaan, disimpan pada magnotic disk atau media rekam lainnya dan
dibuat melalui titik akses yang ditentukan.
Tedd mengemukakan, OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat
diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur
pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah peipustakaan
menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang
lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi
maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang
dicari sedang tersedia di perpustakaan.
Menurut Horgan, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi dengan
satu sisi masukan (input) yang berhubungan pembuatan, file cantuman dan
indeks.
Feather mengemukakan, OPAC adalah suatu pangkalan data cantuman
bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu.
Menurut pendapat di atas kegunaan atau fungsinya OPACtidak jauh
berbeda dengan katalog manual, hanya saja OPAC sudah berbasis komputer.
Bahkan dalam sistem yang sudah terintegrasi, pengguna OPAC dapat memeriksa
status bahan pustaka. Bahkan data peminjam koleksi seperti identitas peminjam,
lama peminjaman, dan keterangan lain yang berkaitan dengan peminjaman dapat
6
Universitas Sumatera Utara
diketahui dengan menggunakan katalog online. Keadaan ini dimungkinkan karena
bagian katalog terintegrasi dengan bagian sirkulasi.
2.2. Tujuan dan Fungsi OPAC
Pada dasarnya OPAC digunakan sebagai sarana penelusuran bahan
pustaka pada perpustakaan. Dengan menggunakan OPAC, pengguna lebih mudah
dalam pencarian bahan pustaka di perpustakaan.
Menurut Sulistyo- Basuki (1991, 316) Tujuan Katalog ialah:
1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui
berdasarkan:
a. pengarangnya
b. judulnya, atau
c. subjeknya.
2. Menunjukkan sebuah buku yang dimiliki oleh perpustakaan
d. oleh pengarang tertentu,
e. berdasarkan subjek tertentu, atau
f. dalam jenis literatur tertentu
3. Membantu dalam pemilihan buku
g. berdasarkan edisinya, atau
h. berdasarkan karakternya (sastra ataukah topik)
Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa katalog sangat memudahkan
pengguna dalam pencarian informasi baik melalui pengarang, judul, maupun
subjeknya. Selain itu katalog juga bertujuan untuk mengetahui daftar bahan
pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan. Untuk tujuan selanjutnya katalog
membantu pengguna dalam pemilihan buku yang sesuai dengan kebutuhan
informasi yang dibutuhkan.
Menurut Yusup (1995, 76) fungsi katalog secara unum adalah
sebagaiberikut:
1. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan
lambang- lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call
number).
2. Mendaftarkan semua buku dan bahan lain dengan susunan alfabetis
nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan, ke
dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan
pencarian entri- entri atau informasi yang dibutuhkan.
3. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di
perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu daftar kelengkapan
buku yang bersangkutan.
7
Universitas Sumatera Utara
Dari ketiga fungsi di atas dapat dilihat katalog sangat berfungsi bagi
pengguna maupun pustakawan. Untuk mengetahui bahan pustaka apa saja yang
telah dimiliki oleh perpustakaan, katalog sangat berfungsi sebagai alat
komunikasi, dengan menggunakan katalog pustakawan secara langsung dapat
memberikan informasi mengenai bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.
Tidak berbeda dengan katalog manual, OPAC juga berfungsi sebagai sarana
sistem temu balik pada perpustakaan dalam memberikan informasi tentang status
dan letak koleksi pada perpustakaan.
2.3. Sejarah dan Perkembangan OPAC
Perkembangan automasi perpustakaan merupakan cikal bakal pengadaan
OPAC pada perpustakaan. Automasi perpustakaan berkembang pada awal tahun
1960-an. Menurut Tedd dalam Hasugian (2001, 5) perkembangan OPAC adalah
sebagai berikut:
a. Tahun 1960-an dan awal tahun 1970-an
Pada tahun 1960-an, komputer digunakan di berbagai perpustakaan umum
dan perguruan tinggi untuk membantu membuat katalog. Pada saat itu
pengoperasian sistem komputer masih berada pada mode atau cara yang
sangat bervariasi, sehingga kemungkinan melakukan penelusuran
informasi dengan katalog terpasang (online) dianggap masih jauh dari
kenyataan.
b. Pertengahan tahun 1970-an
Pada masa ini, komputer mulai digunakan untuk proses pengawasan
sirkulasi di perpustakaan. COM (comuter output on microfilm) menjadi
metode yang terkenal digunakan untuk menghasilkan katalog.
Perkembangan pada masa ini, juga ditandai dengan munculnya sistem
kerjasama pengatalogan dan pemanfaatan bersama, pada berbagai
perpustakaan. Misalnya, di Inggris LASER (London and South Eastern
Library Region), dan di America Utara OCLC (Ohio College Library
Centre).
c. Akhir tahun 1970-an dan Awal Tahun 1980-an
Pengenalan komputer mikro (microcomputer) di era ini, mendorong
berbagai perpustakaan semakin mandiri untuk menggunakan fasilitas
komputer yang diperoleh dari perusahaan yang dilanggan. Penggunaan
komputer mikro menjadi terkenal karena menyediakan fasilitas untuk
melakukan akses secara terpasang (online) terhadap berbagai simpanan
(file) dalam sistem sirkulasi.
d. Pertengahan sampai akhir tahun 1980-an
Pada masa ini, perpustakaan yang menggunakan OPAC semakin
meningkat. Pemasok mulai menyediakan sistem yang terintegrasi
(integrated system) untuk manajemen perpustakaan, mencakup modul atau
8
Universitas Sumatera Utara
sub-sistem yang berbeda, seperti pengatalogan, akuisisi, sirkulasi,
pengawasan serial, layanan antar perpustakaan dan juga OPAC. Pengguna
yang sedang mengakses OPAC dimungkinkan bisa mengetahui status
suatu bahan pustaka, apakah sedang tersedia atau sedang dipinjam, siapa
peminjamnya, berapa lama dipinjam, kapan dikembalikan dan sebagainya.
e. Tahun 1990-an
Pada tahun 1990-an, terlihat perubahan besar pada sistem manajemen
perpustakaan, dengan menawarkan kecenderungan dari sistem milik
sendiri (proprietary sytems) bergerak kearah sistem terbuka. Sejumlah
permasalahan yang ditemui pada pengoperasian sistem di masa
sebelumnya diinventarisir. Ditemukan bahwa sejumah besar sistem yang
ada di perpustakaan pada tahun 1980-an hanya bisa dijalankan pada
perangkat keras tertentu. Untuk mengatasi hal tersebut, berbagai upaya
dilakukan oleh pemasok sistem untuk perbaikannya. Pemasok sistem
mulai menawarkan produk baru yang bisa dijalankan pada sejumlah
perangkat keras. Arsitektur dari beberapa sistem yang baru ini,
memisahkan perangkat lunak (software) menjadi client dan server.
Perangkat lunak untuk client menyediakan antarmuka (Interface) kepada
pengguna, dan biasanya berjalan atau beroperasi pada PC (personal
computer) atau terminal. Perangkat lunak untuk server menyediakan
pengelolaan pangkalan data, dan biasanya dioperasikan pada komputer
lain.
Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa perkembangan OPAC tidak
terlepas
padaperkembangan
automasi
perpustakaan.
Seiring
dengan
perkembangan teknologi informasi, perkembangan OPAC ini juga sangat
membantu pengguna maupu pustakawan, karena selain dalam bentuk online
pengguna lebih banyak menghemat waktu dalam penelusuran informasi
dibandingkan dengan menggunakan katalog manual.
Perkembangan terkini OPAC sudah menggunakan sistem manajemen yang
terintegrasi.Sistem Perpustakaan Terintegrasi Integrated Library System (ILS)
atau Library Management System (LMS) adalah sistem perencanaan menyeluruh
dalam kegiatan perpustakaan yang memuat fasilitas pencarian buku, pengadaan
bahan, pembayaran, sampai dengan peminjaman buku.
ILS biasanya dibuat berdasarkan sistem basisdata relasional yaitu
perangkat lunak yang digunakan untuk berinteraksi dengan pangkalan data buku,
anggota, penerbit, dan sebagainya.Dan dibuat dengan dua antarmuka, yaitu satu
antar muka untuk pengunjung, dan satu lagi antarmuka untuk pengelola.
9
Universitas Sumatera Utara
ILS seringkali dibuat dalam program yang terpisah atau biasa disebut
dengan modul.Masing-masing modul memiliki antarmuka tersendiri yang berbeda
dengan modul lainnya. Setiap anggota perpustakaan dan setiap buku yang
terdaftar dalam ILS memiliki ID tersendiri sehingga dapat dilakukan identifikasi
kejadian pada masing-masing ID.
Suatu sistem perpustakaan baru bisa dikatakan sebagai ILS jika memiliki
minimal limamodul yaitu:
•
•
Akuisisi/acquisitions (pengadaan bahan)
•
Sirkulasi/circulation (peminjaman)
•
Katalogisasi/cataloging (pengolahan)
•
Serial/serials (pengelolaan majalah dan koran)
OPAC/Online Public Access Catalog (katalog online)
2.4. Unsur-Unsur Katalog Online
Katalog online sebagaimana halnya dengan katalog perpustakaan memuat
data bibliografi suatu buku. Setiap buku berlainan subjeknya maka setiap katalog
akan lain informasinya.Menurut Yusup (1995, 75) bahwa: “di dunia perpustakaan
katalog adalah daftar sistematis dari sejumlah buku atau bahan lain yang ada di
perpustakaan dengan dilengkapi keterangan judul buku, pengarang, edisi,
penerbit, tahun terbit, tempat terbit, penampilan fisik, bidang subjek, ciri-ciri
khusus dan tempat buku atau bahan tersebut disimpan”.
Unsur- unsur yang perlu diperhatikan dalam membuat katalog khususnya
karya monografi menurut Sulistyo -Basuki (1991, 335) antara lain adalah:
1. Daerah judul dan pengarang
- Judul sebenarnya
- Judul sejajar, judul lain, atau anak judul (yang terdiri atas judul tambahan
atau keterangan judul)
- Pernyataan kepengarangan
2. Daerah edisi
- Pernyataan edisi
- Pernyataan kepengarangan sehubungan dengan edisi
3. Daerah impresum
- Tempat terbit atau tempat cetak
- Nama penerbit atau nama percetakan atau nama pencetak
- Tahun terbit atau tahun pencetakan
4. Daerah Kolasi
10
Universitas Sumatera Utara
- Jumlah halaman dan / atau jumlah jilid
- Pernyataan ilustrasi
- Ukuran
- Lampiran dan tambahan
5. Daerah seri
- Pernyataan seri Pernyataan anak seri (subseri)
- Nomor Seri
- Seri disertasi
- Standar international terbitan berseri
6. Daerah Catatan
7. Daerah ISBN dan harga
Berdasarkan unsur-unsur di atas pengguna dapat menelusur informasi
yang dibutuhkan sesuai dengan tujuan diadakannya katalog. Secara umum
pengguna dapat menelusur informasi dengan beberapa pilihan pencarian,
misalnya dengan menggunakan nama pengarang, judul buku, subjek dan
lainnya.
2.5. OPAC Sebagai Sarana Sistem Temu Balik Informasi
Dalam
peningkatan
pelayanan,
perpustakaan
harus
mengikuti
perkembangan teknologi informasi. Karena itulah perancangan sarana sistem
temu balik yang cepat dan efisien akan memudahkan pengguna perpustakaan
dalam penemuan kembali informasi di perpustakaan.
Menurut Sulistyo-Basuki (1992, 132) "temu balik informasi merupakan
istilah generik yang mengacu pada temu balik dokumen atau sumber atau
data yang telah dimiliki unit informasi."
Menurut Guinchat (1983, 101) temu balik informasi meliputi sejumlah
kegiatan yang mempunyai tujuan menyediakan informasi bagi pengguna
sebagai jawaban atas pencarian atau penelusuran berdasarkan informasi
yang menjadi kebutuhannya.
Berdasarkan kedua pendapat di atas dapat disimpulan bahwa tujuan temu
balik informasi adalah untuk menampilkan informasi yang telah tersimpan
datanya dengan menggunakan sarana penelusuran informasi. Pada perpustakaan
11
Universitas Sumatera Utara
OPAC merupakan salah satu sarana sistem temu balik bahan pustaka yang sangat
memudahkan pengguna dalam temu balik informasi.
Dalam bukunya "Introduction to modren information retrieval Chowdhury
(1999, 3) menyatakan :
The major functions of information retrieval system can be listed as follows :
1. to identify the information (sources) relevant to the areas of interest of the
target users community
2. to analiyse the contents of the sources (documents)
3. to represent the contents of the analysed sources in a way that will be
suitable for matching users ' queries
4. to analyze users ' queries and to represent them in a form that will be
suitable for matching with the database
5. to match the search statement with the stored database
6. to retrieve the information that is relevant, and
7. to make necessary adjustments in the system based on feedback from the
users.
Dari pernyataan di atas dapat didefinisikan bahwa fungsi dari temu balik
informasi adalah:
- Mengidentifikasikan informasi yang diterima dan mencari sumber yang
relevan untuk memenuhi permintaan pengguna menganalisa sumber
- Mempersembahkan sumber yang sudah dipilih dan mencocokkan
kepangkalan data
- Mencocokkan kata-kata pengguna dengan pangkalan data yang tersedia
- Menemukan informasi yang relevan
- Membuat pencocokan yang dianggap penting di dalam sistem berdasarkan
pada reaksi dari pengguna.
Menurut Saleh (1996, 76) ada beberapa prosedur menggunakan katalog
online sebagai sarana temu balik yaitu:
a.
b.
c.
d.
e.
Menggunakan istilah bebas (free-text)
Menggunakan istilah yang tersedia (kamus istilah)
Penggunaan pemotongan istilah (truncation)
Penggunaan teknik ANY
Penelusuran dengan cara Boolean
12
Universitas Sumatera Utara
Teknik penelusuran menggunakan cara aljabar boolean adalah DAN
(AND), atau (OR), BUKAN (NOT) yang dapat dituliskan dengan tanda * untuk
DAN, + untuk ATAU,^ untuk BUKAN.
2.6. Keuntungan Menggunakan OPAC sebagai Sarana Sistem Temu Balik
Berikut merupakan beberapa keuntungan menggunakan katalog yang
sudah berbasis komputer menurut Saleh (1996, 21) :
1. Satu kali data yang dimasukkan/ diketik ke komputer, maka untuk data
yang sama akan dihasilkan berbagai keluaran antara lain:
a. dapat mencetak kartu katalog;
b. dapat mencetak daftar tambahan buku;
c. dapat mencetak bibliografi;
d. dapat mencetak buku induk jika diperlukan;
e. dapat mencetak label nomor panggil;
f. dapat mencetak kartu buku.
2. Penelusuran dapat dilakukan dari berbagai titik penelusuran (access point).
Bukan saja berdasarkan nama pengarang, judul buku atau subjek,
sebagaimana biasanya pada sistem tradisional, melainkan dapat dari
seluruh kata dan melalui seluruh ruas serta subruas yangada dalam basis
data.
3. Penelusuran dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan dengan cara
tradisional.
4. Data, meskipun sudah dimasukkan ke komputer, masih dapat secara
leluasa diubah-ubah (diperbaiki, ditambah atau dikurangi).
5. Seluruh jumlah data yang disimpan akan memakan ruang lebih sedikit
dibandingkan dengan cara penyimpanan tradisional.
6. Data yang ada dapat saling dipertukarkan.
7. Kalau sudah paham penggunaannya akan terasa menyenangkan mencari
informasi menggunakan komputer.
Dari data di atas sangat banyak keuntungan menerapkan katalog yang
berbasis komputer. Dengan penggunaan komputer pengguna hanya perlu
memasukkan kata kunci sesuai dengan kebutuhan yang ingin dicari, kemudian
mesin akan membantu pengguna dalam proses temu balik dan memberikan
informasi lain yang masih berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan.
Katalog online juga dapat ditelusuri oleh beberapa pengguna sekaligus, hal ini
dimungkinkan karena katalog online dijalankan dalam Local Area Network
(LAN) sehingga pengguna dapat berhubungan langsung pada pangkalan katalog
melaluiterminal katalog yang telah tersedia.
13
Universitas Sumatera Utara
ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOG (OPAC)
2.1. Pengertian Online Public Access Catalog (OPAC)
Pengorganisasian koleksi di Perpustakaan akan berhubungan langsung
dengan alat bantu penelusur koleksi. Alat penelusuran koleksi yang sudah lazim
digunakan di perpustakaan adalah katalog perpustakaan, baik dalam bentuk buku
atau dalam bentuk kartu maupun dalam bentuk database elektronik (katalog
online).
Menurut Gates dalam Hasugian (2001, 1) Katalog perpustakaan adalah
suatu daftar yang sistematis dari buku atau bahan-bahan lain dalam suatu
perpustakaan dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul
buku, tahun terbit, bentuk fisik, ciri khas bahan, dan tempatnya.
Taylor (1992, 6) mengemukakan "A catalog is an organized set of
bibliografhic records that represent the holdings of a particular collection
may consist of any of several types of materials-e.g., books, periodicals,
maps, coins, sound recordings, paintings, musical scores, to name a
few."Dari definisi tersebut dinyatakan bahwa katalog adalah susunan yang
sistematis dari seperangkat cantuman bibliografis yang mempresentasikan
kumpulan dari suatu koleksi tertentu.Koleksi tersebut terdiri dari berbagai
jenis bahan, seperti buku terbitan berkala, peta, rekaman suara, gambar,
notasi music, dan sebagainya.
Secara umum katalog perpustakaan adalah deskripsi pustaka milik suatu
perpustakaan yang disusun secara sistematis (sistematis abjad, nomor klasifikasi)
sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan
mudah. Selain untuk alat bantu penelusuran koleksi, katalog dapat juga digunakan
untuk mengetahui kekayaan koleksi suatu perpustakaan sebab kartu katalog
mewakili buku-buku yang ada di rak yang dimiliki oleh suatu perpustakaan.
Katalog perpustakaan merupakan daftar buku atau media lain dengan
segala bentuk keterangan kelengkapan (data bibliografisnya) buku atau media
yang didaftarnya. Sebagai alat bantu informasi bibliografi, katalog secara
5
Universitas Sumatera Utara
lengkapmemuat seluruh keterangan tentang kondisi fisik buku sehingga isi yang
dibahas dalam buku itu bisa diketahui dengan jelas.
Dengan kata lain menurut data di atas katalog merupakan suatu daftar
bahan pustaka yang ada pada perpustakaan, katalog juga mencantumkan berbagai
informasi mengenai buku yang dimuat.
OPAC merupakan sarana sistem temu balik yang berbasis komputer. Pada
saat sekarang ini Katalog Akses Umum Talian (KAUT) atau yang lebih dikenal
dengan Online Public Access Catalog (OPAC) sudah sangat berkembang pada
perpustakaan perguruan tinggi. OPAC lebih banyak diminati dalam penelusuran
informasi oleh pengguna perpustakaan.
OPAC merupakan sarana sistem temu balik yang berbasis komputer yang
menjadi salah satu pilihan perpustakaan sebagai sarana sistem temu balik bagi
perpustakaan karena penggunaannya cukup mudah.
Berikut merupakan defenisi OPAC menurut beberapa ahli yang dikutip
dalam Hasugian (2001, 3):
Menurut Corbin, Online Public Catalog adalah suatu katalog yang
berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa
perpustakaan, disimpan pada magnotic disk atau media rekam lainnya dan
dibuat melalui titik akses yang ditentukan.
Tedd mengemukakan, OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat
diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur
pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah peipustakaan
menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang
lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi
maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang
dicari sedang tersedia di perpustakaan.
Menurut Horgan, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi dengan
satu sisi masukan (input) yang berhubungan pembuatan, file cantuman dan
indeks.
Feather mengemukakan, OPAC adalah suatu pangkalan data cantuman
bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu.
Menurut pendapat di atas kegunaan atau fungsinya OPACtidak jauh
berbeda dengan katalog manual, hanya saja OPAC sudah berbasis komputer.
Bahkan dalam sistem yang sudah terintegrasi, pengguna OPAC dapat memeriksa
status bahan pustaka. Bahkan data peminjam koleksi seperti identitas peminjam,
lama peminjaman, dan keterangan lain yang berkaitan dengan peminjaman dapat
6
Universitas Sumatera Utara
diketahui dengan menggunakan katalog online. Keadaan ini dimungkinkan karena
bagian katalog terintegrasi dengan bagian sirkulasi.
2.2. Tujuan dan Fungsi OPAC
Pada dasarnya OPAC digunakan sebagai sarana penelusuran bahan
pustaka pada perpustakaan. Dengan menggunakan OPAC, pengguna lebih mudah
dalam pencarian bahan pustaka di perpustakaan.
Menurut Sulistyo- Basuki (1991, 316) Tujuan Katalog ialah:
1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui
berdasarkan:
a. pengarangnya
b. judulnya, atau
c. subjeknya.
2. Menunjukkan sebuah buku yang dimiliki oleh perpustakaan
d. oleh pengarang tertentu,
e. berdasarkan subjek tertentu, atau
f. dalam jenis literatur tertentu
3. Membantu dalam pemilihan buku
g. berdasarkan edisinya, atau
h. berdasarkan karakternya (sastra ataukah topik)
Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa katalog sangat memudahkan
pengguna dalam pencarian informasi baik melalui pengarang, judul, maupun
subjeknya. Selain itu katalog juga bertujuan untuk mengetahui daftar bahan
pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan. Untuk tujuan selanjutnya katalog
membantu pengguna dalam pemilihan buku yang sesuai dengan kebutuhan
informasi yang dibutuhkan.
Menurut Yusup (1995, 76) fungsi katalog secara unum adalah
sebagaiberikut:
1. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan
lambang- lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call
number).
2. Mendaftarkan semua buku dan bahan lain dengan susunan alfabetis
nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan, ke
dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan
pencarian entri- entri atau informasi yang dibutuhkan.
3. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di
perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu daftar kelengkapan
buku yang bersangkutan.
7
Universitas Sumatera Utara
Dari ketiga fungsi di atas dapat dilihat katalog sangat berfungsi bagi
pengguna maupun pustakawan. Untuk mengetahui bahan pustaka apa saja yang
telah dimiliki oleh perpustakaan, katalog sangat berfungsi sebagai alat
komunikasi, dengan menggunakan katalog pustakawan secara langsung dapat
memberikan informasi mengenai bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.
Tidak berbeda dengan katalog manual, OPAC juga berfungsi sebagai sarana
sistem temu balik pada perpustakaan dalam memberikan informasi tentang status
dan letak koleksi pada perpustakaan.
2.3. Sejarah dan Perkembangan OPAC
Perkembangan automasi perpustakaan merupakan cikal bakal pengadaan
OPAC pada perpustakaan. Automasi perpustakaan berkembang pada awal tahun
1960-an. Menurut Tedd dalam Hasugian (2001, 5) perkembangan OPAC adalah
sebagai berikut:
a. Tahun 1960-an dan awal tahun 1970-an
Pada tahun 1960-an, komputer digunakan di berbagai perpustakaan umum
dan perguruan tinggi untuk membantu membuat katalog. Pada saat itu
pengoperasian sistem komputer masih berada pada mode atau cara yang
sangat bervariasi, sehingga kemungkinan melakukan penelusuran
informasi dengan katalog terpasang (online) dianggap masih jauh dari
kenyataan.
b. Pertengahan tahun 1970-an
Pada masa ini, komputer mulai digunakan untuk proses pengawasan
sirkulasi di perpustakaan. COM (comuter output on microfilm) menjadi
metode yang terkenal digunakan untuk menghasilkan katalog.
Perkembangan pada masa ini, juga ditandai dengan munculnya sistem
kerjasama pengatalogan dan pemanfaatan bersama, pada berbagai
perpustakaan. Misalnya, di Inggris LASER (London and South Eastern
Library Region), dan di America Utara OCLC (Ohio College Library
Centre).
c. Akhir tahun 1970-an dan Awal Tahun 1980-an
Pengenalan komputer mikro (microcomputer) di era ini, mendorong
berbagai perpustakaan semakin mandiri untuk menggunakan fasilitas
komputer yang diperoleh dari perusahaan yang dilanggan. Penggunaan
komputer mikro menjadi terkenal karena menyediakan fasilitas untuk
melakukan akses secara terpasang (online) terhadap berbagai simpanan
(file) dalam sistem sirkulasi.
d. Pertengahan sampai akhir tahun 1980-an
Pada masa ini, perpustakaan yang menggunakan OPAC semakin
meningkat. Pemasok mulai menyediakan sistem yang terintegrasi
(integrated system) untuk manajemen perpustakaan, mencakup modul atau
8
Universitas Sumatera Utara
sub-sistem yang berbeda, seperti pengatalogan, akuisisi, sirkulasi,
pengawasan serial, layanan antar perpustakaan dan juga OPAC. Pengguna
yang sedang mengakses OPAC dimungkinkan bisa mengetahui status
suatu bahan pustaka, apakah sedang tersedia atau sedang dipinjam, siapa
peminjamnya, berapa lama dipinjam, kapan dikembalikan dan sebagainya.
e. Tahun 1990-an
Pada tahun 1990-an, terlihat perubahan besar pada sistem manajemen
perpustakaan, dengan menawarkan kecenderungan dari sistem milik
sendiri (proprietary sytems) bergerak kearah sistem terbuka. Sejumlah
permasalahan yang ditemui pada pengoperasian sistem di masa
sebelumnya diinventarisir. Ditemukan bahwa sejumah besar sistem yang
ada di perpustakaan pada tahun 1980-an hanya bisa dijalankan pada
perangkat keras tertentu. Untuk mengatasi hal tersebut, berbagai upaya
dilakukan oleh pemasok sistem untuk perbaikannya. Pemasok sistem
mulai menawarkan produk baru yang bisa dijalankan pada sejumlah
perangkat keras. Arsitektur dari beberapa sistem yang baru ini,
memisahkan perangkat lunak (software) menjadi client dan server.
Perangkat lunak untuk client menyediakan antarmuka (Interface) kepada
pengguna, dan biasanya berjalan atau beroperasi pada PC (personal
computer) atau terminal. Perangkat lunak untuk server menyediakan
pengelolaan pangkalan data, dan biasanya dioperasikan pada komputer
lain.
Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa perkembangan OPAC tidak
terlepas
padaperkembangan
automasi
perpustakaan.
Seiring
dengan
perkembangan teknologi informasi, perkembangan OPAC ini juga sangat
membantu pengguna maupu pustakawan, karena selain dalam bentuk online
pengguna lebih banyak menghemat waktu dalam penelusuran informasi
dibandingkan dengan menggunakan katalog manual.
Perkembangan terkini OPAC sudah menggunakan sistem manajemen yang
terintegrasi.Sistem Perpustakaan Terintegrasi Integrated Library System (ILS)
atau Library Management System (LMS) adalah sistem perencanaan menyeluruh
dalam kegiatan perpustakaan yang memuat fasilitas pencarian buku, pengadaan
bahan, pembayaran, sampai dengan peminjaman buku.
ILS biasanya dibuat berdasarkan sistem basisdata relasional yaitu
perangkat lunak yang digunakan untuk berinteraksi dengan pangkalan data buku,
anggota, penerbit, dan sebagainya.Dan dibuat dengan dua antarmuka, yaitu satu
antar muka untuk pengunjung, dan satu lagi antarmuka untuk pengelola.
9
Universitas Sumatera Utara
ILS seringkali dibuat dalam program yang terpisah atau biasa disebut
dengan modul.Masing-masing modul memiliki antarmuka tersendiri yang berbeda
dengan modul lainnya. Setiap anggota perpustakaan dan setiap buku yang
terdaftar dalam ILS memiliki ID tersendiri sehingga dapat dilakukan identifikasi
kejadian pada masing-masing ID.
Suatu sistem perpustakaan baru bisa dikatakan sebagai ILS jika memiliki
minimal limamodul yaitu:
•
•
Akuisisi/acquisitions (pengadaan bahan)
•
Sirkulasi/circulation (peminjaman)
•
Katalogisasi/cataloging (pengolahan)
•
Serial/serials (pengelolaan majalah dan koran)
OPAC/Online Public Access Catalog (katalog online)
2.4. Unsur-Unsur Katalog Online
Katalog online sebagaimana halnya dengan katalog perpustakaan memuat
data bibliografi suatu buku. Setiap buku berlainan subjeknya maka setiap katalog
akan lain informasinya.Menurut Yusup (1995, 75) bahwa: “di dunia perpustakaan
katalog adalah daftar sistematis dari sejumlah buku atau bahan lain yang ada di
perpustakaan dengan dilengkapi keterangan judul buku, pengarang, edisi,
penerbit, tahun terbit, tempat terbit, penampilan fisik, bidang subjek, ciri-ciri
khusus dan tempat buku atau bahan tersebut disimpan”.
Unsur- unsur yang perlu diperhatikan dalam membuat katalog khususnya
karya monografi menurut Sulistyo -Basuki (1991, 335) antara lain adalah:
1. Daerah judul dan pengarang
- Judul sebenarnya
- Judul sejajar, judul lain, atau anak judul (yang terdiri atas judul tambahan
atau keterangan judul)
- Pernyataan kepengarangan
2. Daerah edisi
- Pernyataan edisi
- Pernyataan kepengarangan sehubungan dengan edisi
3. Daerah impresum
- Tempat terbit atau tempat cetak
- Nama penerbit atau nama percetakan atau nama pencetak
- Tahun terbit atau tahun pencetakan
4. Daerah Kolasi
10
Universitas Sumatera Utara
- Jumlah halaman dan / atau jumlah jilid
- Pernyataan ilustrasi
- Ukuran
- Lampiran dan tambahan
5. Daerah seri
- Pernyataan seri Pernyataan anak seri (subseri)
- Nomor Seri
- Seri disertasi
- Standar international terbitan berseri
6. Daerah Catatan
7. Daerah ISBN dan harga
Berdasarkan unsur-unsur di atas pengguna dapat menelusur informasi
yang dibutuhkan sesuai dengan tujuan diadakannya katalog. Secara umum
pengguna dapat menelusur informasi dengan beberapa pilihan pencarian,
misalnya dengan menggunakan nama pengarang, judul buku, subjek dan
lainnya.
2.5. OPAC Sebagai Sarana Sistem Temu Balik Informasi
Dalam
peningkatan
pelayanan,
perpustakaan
harus
mengikuti
perkembangan teknologi informasi. Karena itulah perancangan sarana sistem
temu balik yang cepat dan efisien akan memudahkan pengguna perpustakaan
dalam penemuan kembali informasi di perpustakaan.
Menurut Sulistyo-Basuki (1992, 132) "temu balik informasi merupakan
istilah generik yang mengacu pada temu balik dokumen atau sumber atau
data yang telah dimiliki unit informasi."
Menurut Guinchat (1983, 101) temu balik informasi meliputi sejumlah
kegiatan yang mempunyai tujuan menyediakan informasi bagi pengguna
sebagai jawaban atas pencarian atau penelusuran berdasarkan informasi
yang menjadi kebutuhannya.
Berdasarkan kedua pendapat di atas dapat disimpulan bahwa tujuan temu
balik informasi adalah untuk menampilkan informasi yang telah tersimpan
datanya dengan menggunakan sarana penelusuran informasi. Pada perpustakaan
11
Universitas Sumatera Utara
OPAC merupakan salah satu sarana sistem temu balik bahan pustaka yang sangat
memudahkan pengguna dalam temu balik informasi.
Dalam bukunya "Introduction to modren information retrieval Chowdhury
(1999, 3) menyatakan :
The major functions of information retrieval system can be listed as follows :
1. to identify the information (sources) relevant to the areas of interest of the
target users community
2. to analiyse the contents of the sources (documents)
3. to represent the contents of the analysed sources in a way that will be
suitable for matching users ' queries
4. to analyze users ' queries and to represent them in a form that will be
suitable for matching with the database
5. to match the search statement with the stored database
6. to retrieve the information that is relevant, and
7. to make necessary adjustments in the system based on feedback from the
users.
Dari pernyataan di atas dapat didefinisikan bahwa fungsi dari temu balik
informasi adalah:
- Mengidentifikasikan informasi yang diterima dan mencari sumber yang
relevan untuk memenuhi permintaan pengguna menganalisa sumber
- Mempersembahkan sumber yang sudah dipilih dan mencocokkan
kepangkalan data
- Mencocokkan kata-kata pengguna dengan pangkalan data yang tersedia
- Menemukan informasi yang relevan
- Membuat pencocokan yang dianggap penting di dalam sistem berdasarkan
pada reaksi dari pengguna.
Menurut Saleh (1996, 76) ada beberapa prosedur menggunakan katalog
online sebagai sarana temu balik yaitu:
a.
b.
c.
d.
e.
Menggunakan istilah bebas (free-text)
Menggunakan istilah yang tersedia (kamus istilah)
Penggunaan pemotongan istilah (truncation)
Penggunaan teknik ANY
Penelusuran dengan cara Boolean
12
Universitas Sumatera Utara
Teknik penelusuran menggunakan cara aljabar boolean adalah DAN
(AND), atau (OR), BUKAN (NOT) yang dapat dituliskan dengan tanda * untuk
DAN, + untuk ATAU,^ untuk BUKAN.
2.6. Keuntungan Menggunakan OPAC sebagai Sarana Sistem Temu Balik
Berikut merupakan beberapa keuntungan menggunakan katalog yang
sudah berbasis komputer menurut Saleh (1996, 21) :
1. Satu kali data yang dimasukkan/ diketik ke komputer, maka untuk data
yang sama akan dihasilkan berbagai keluaran antara lain:
a. dapat mencetak kartu katalog;
b. dapat mencetak daftar tambahan buku;
c. dapat mencetak bibliografi;
d. dapat mencetak buku induk jika diperlukan;
e. dapat mencetak label nomor panggil;
f. dapat mencetak kartu buku.
2. Penelusuran dapat dilakukan dari berbagai titik penelusuran (access point).
Bukan saja berdasarkan nama pengarang, judul buku atau subjek,
sebagaimana biasanya pada sistem tradisional, melainkan dapat dari
seluruh kata dan melalui seluruh ruas serta subruas yangada dalam basis
data.
3. Penelusuran dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan dengan cara
tradisional.
4. Data, meskipun sudah dimasukkan ke komputer, masih dapat secara
leluasa diubah-ubah (diperbaiki, ditambah atau dikurangi).
5. Seluruh jumlah data yang disimpan akan memakan ruang lebih sedikit
dibandingkan dengan cara penyimpanan tradisional.
6. Data yang ada dapat saling dipertukarkan.
7. Kalau sudah paham penggunaannya akan terasa menyenangkan mencari
informasi menggunakan komputer.
Dari data di atas sangat banyak keuntungan menerapkan katalog yang
berbasis komputer. Dengan penggunaan komputer pengguna hanya perlu
memasukkan kata kunci sesuai dengan kebutuhan yang ingin dicari, kemudian
mesin akan membantu pengguna dalam proses temu balik dan memberikan
informasi lain yang masih berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan.
Katalog online juga dapat ditelusuri oleh beberapa pengguna sekaligus, hal ini
dimungkinkan karena katalog online dijalankan dalam Local Area Network
(LAN) sehingga pengguna dapat berhubungan langsung pada pangkalan katalog
melaluiterminal katalog yang telah tersedia.
13
Universitas Sumatera Utara