Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Prosedur Penjualan Kredit Motor pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon T1 232006174 BAB II
2.
TINJAUAN TEORITIS
Pengertian Prosedur
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang
dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam
transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi 2010:5).
Pengertian Penjualan Kredit
Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya dilakukan beberapa kali angsuran
menurut perjanjian (Jusup, 2001 :177).
Sehingga prosedur penjualan kredit menurut Baridwan, (2009:30) adalah kumpulan
proses dalam sistem yang saling terkait sehingga dapat dilaksanakan oleh perusahaan dengan
cara mengirim barang sesuai order yang diterima dari pembeli sesuai dengan ketentuan yang
telah disepakati bersama.
Prosedur Penjualan Kredit
Menurut Baridwan, (1996:35 ) dalam prosedur penjualan kredit, sulit dipisahkan antara
prosedur pencatatan penjualan dan pencatatan piutang karena keduanya berkaitan erat. Prosedur
penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang
terjadi dapat diawasi dengan baik.
Berikut ini adalah bagian-bagian, fungsi-fingsi, dan dokumen-dokumen yang ada dalam
prosedur penjualan kredit :
Bagian Prosedur Penjualan Kredit
Bagian yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada suatu perusahaan yang terdiri
dari antara lain (Mulyadi, 2001 : 219-220) :
4
1. Bagian order penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk menerima surat order dari
pembeli, mengedit order dari langganan untuk menambah informasi yang belum ada pada
surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otaritas
kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan
mengisi surat order pengiriman. Bagian ini juga berfungsi untuk membuat back order pada
saat tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari langganan.
2.
Bagian Kredit
Bagian ini berada di bawah departemen keuangan, yang dalam transaksi penjualan kredit,
berfungsi untuk meneliti status kredit langsung dan memberi otoritas penjualan kredit dari
bagian kredit. Jika penolakan pemberian kredit sering kali terjadi, pengecekan status kredit
dilakukan sebelum Bagian Order Penjualan mengisi suratorder penjualan. Untuk
mempercepat pelayanan kepada langganan, surat order pengiriman di kirim langsung
kepada Bagian Pengiriman sebelum Bagian Order Penjualan memperoleh otorisasi kredit
dari Bagian Kredit. Namun tembusan kredit harus dikirimkan ke Bagian Kredit dari
departemen tersebut.Dalam hal ini otorisasi kredit tidak dapat di berikan, Bagian Order
Penjualan memberitahu Bagian Pengiriman untuk membatalkan pengiriman barang kepada
pelanggan.
3.
Bagian Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit bagian ini berfungsi untuk menyimpan barang dan
menyimpan barang yang dipesan oleh langganan, serta menyerahkan barang ke bagian
Pengiriman.
5
4.
Bagian Pengiriman Barang
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk menyerahkan barang atas dasar
surat order pengiriman yang diterimanya dari Bagian Order Penjualan. Bagian ini
bertangung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan
tanpa otoritas dari yang berwenang.
5. Bagian penagihan
Dalam transaksi penjualan kredit bagian ini berfungsi untuk membuat dan mengirimkan
faktur penjualan kepada langganan, serta menyediakan salinan penjualan untuk Bagian
Piutang, Bagian Kartu Persediaan, Bagian Jurnal.
6.
Bagian piutang
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk mencatat piutang yang timbul
dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada
debitur.
7. Bagian kartu persediaan
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini befungsi untuk mencatat harga pokok
persediaan yang dijual dalam kartu persediaan.
8.
Bagian jurnal, buku besar dan laporan
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi, untuk mencatat transaksi penjualan
kredit dalam jurnal penjualan dan membuat laporan penjualan.
6
Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Prosedur Penjualan Kredit
Menurut ( Mulyadi,2001:211-213), fungsi-fungsi yang terkait dalam proses penjualan kredit
adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggungjawab untuk meneliti kasus kredit pelanggan dan memberikan
otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Sebelum order dari pelanggan dipenuhi harus
terlebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit, jika penolakan
pemberian kredit sering terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi
penjualan mengisi Surat Order Pengiriman. Untuk mempercepat pelayanan kepada
pelanggan, Surat Order Pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi
penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit.
2. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit fungsi ini bertangung jawab untuk menyimpan barang yang
dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
3. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertangung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar Surat Order Pengiriman
yang diterima fungsi penjualan, serta menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari
perusahaan tanpa otorisasi dari pihak yang berwenang.Otorisasi ini dapat berupa Surat Order
Pengiriman yang telah di tandatangani oleh fungsi penjualan.
4. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertangung jawab untuk membuat atau mengirimkan faktur penjualan kepada
pelanggan, serta menyediakan salinan faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan
oleh fungsi akuntansi.
7
5. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertangung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan
kredit didalam jurnal penjualan dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada
debitur, serta membuat laporan penjualan dan mencatat harga pokok persediaan yang dijual
kedalam kartu persediaan.
Dokumen Yang Digunakan Dalam Prosedur Penjualan Kredit
Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit menurut Mulyadi dalam bukunya
“Sistem Akuntansi” (2001;212), yaitu:
1.
Surat Order Pengiriman
Dokumen ini merupakan pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan dan
merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada
fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti
yang tertera diatas dokumen tersebut.
2.
Faktur Penjualan
Dokumen ini merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya
piutang.Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan tergantung dari
permintaan pelanggan.
3.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok
produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Datanya berasal dari Kartu
Persediaan.
8
4.
Bukti Memorial
Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.Dan sebagai
dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode
akuntansi tertentu.
9
TINJAUAN TEORITIS
Pengertian Prosedur
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang
dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam
transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi 2010:5).
Pengertian Penjualan Kredit
Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya dilakukan beberapa kali angsuran
menurut perjanjian (Jusup, 2001 :177).
Sehingga prosedur penjualan kredit menurut Baridwan, (2009:30) adalah kumpulan
proses dalam sistem yang saling terkait sehingga dapat dilaksanakan oleh perusahaan dengan
cara mengirim barang sesuai order yang diterima dari pembeli sesuai dengan ketentuan yang
telah disepakati bersama.
Prosedur Penjualan Kredit
Menurut Baridwan, (1996:35 ) dalam prosedur penjualan kredit, sulit dipisahkan antara
prosedur pencatatan penjualan dan pencatatan piutang karena keduanya berkaitan erat. Prosedur
penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang
terjadi dapat diawasi dengan baik.
Berikut ini adalah bagian-bagian, fungsi-fingsi, dan dokumen-dokumen yang ada dalam
prosedur penjualan kredit :
Bagian Prosedur Penjualan Kredit
Bagian yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada suatu perusahaan yang terdiri
dari antara lain (Mulyadi, 2001 : 219-220) :
4
1. Bagian order penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk menerima surat order dari
pembeli, mengedit order dari langganan untuk menambah informasi yang belum ada pada
surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otaritas
kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan
mengisi surat order pengiriman. Bagian ini juga berfungsi untuk membuat back order pada
saat tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari langganan.
2.
Bagian Kredit
Bagian ini berada di bawah departemen keuangan, yang dalam transaksi penjualan kredit,
berfungsi untuk meneliti status kredit langsung dan memberi otoritas penjualan kredit dari
bagian kredit. Jika penolakan pemberian kredit sering kali terjadi, pengecekan status kredit
dilakukan sebelum Bagian Order Penjualan mengisi suratorder penjualan. Untuk
mempercepat pelayanan kepada langganan, surat order pengiriman di kirim langsung
kepada Bagian Pengiriman sebelum Bagian Order Penjualan memperoleh otorisasi kredit
dari Bagian Kredit. Namun tembusan kredit harus dikirimkan ke Bagian Kredit dari
departemen tersebut.Dalam hal ini otorisasi kredit tidak dapat di berikan, Bagian Order
Penjualan memberitahu Bagian Pengiriman untuk membatalkan pengiriman barang kepada
pelanggan.
3.
Bagian Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit bagian ini berfungsi untuk menyimpan barang dan
menyimpan barang yang dipesan oleh langganan, serta menyerahkan barang ke bagian
Pengiriman.
5
4.
Bagian Pengiriman Barang
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk menyerahkan barang atas dasar
surat order pengiriman yang diterimanya dari Bagian Order Penjualan. Bagian ini
bertangung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan
tanpa otoritas dari yang berwenang.
5. Bagian penagihan
Dalam transaksi penjualan kredit bagian ini berfungsi untuk membuat dan mengirimkan
faktur penjualan kepada langganan, serta menyediakan salinan penjualan untuk Bagian
Piutang, Bagian Kartu Persediaan, Bagian Jurnal.
6.
Bagian piutang
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk mencatat piutang yang timbul
dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada
debitur.
7. Bagian kartu persediaan
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini befungsi untuk mencatat harga pokok
persediaan yang dijual dalam kartu persediaan.
8.
Bagian jurnal, buku besar dan laporan
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi, untuk mencatat transaksi penjualan
kredit dalam jurnal penjualan dan membuat laporan penjualan.
6
Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Prosedur Penjualan Kredit
Menurut ( Mulyadi,2001:211-213), fungsi-fungsi yang terkait dalam proses penjualan kredit
adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggungjawab untuk meneliti kasus kredit pelanggan dan memberikan
otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Sebelum order dari pelanggan dipenuhi harus
terlebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit, jika penolakan
pemberian kredit sering terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi
penjualan mengisi Surat Order Pengiriman. Untuk mempercepat pelayanan kepada
pelanggan, Surat Order Pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi
penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit.
2. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit fungsi ini bertangung jawab untuk menyimpan barang yang
dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
3. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertangung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar Surat Order Pengiriman
yang diterima fungsi penjualan, serta menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari
perusahaan tanpa otorisasi dari pihak yang berwenang.Otorisasi ini dapat berupa Surat Order
Pengiriman yang telah di tandatangani oleh fungsi penjualan.
4. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertangung jawab untuk membuat atau mengirimkan faktur penjualan kepada
pelanggan, serta menyediakan salinan faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan
oleh fungsi akuntansi.
7
5. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertangung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan
kredit didalam jurnal penjualan dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada
debitur, serta membuat laporan penjualan dan mencatat harga pokok persediaan yang dijual
kedalam kartu persediaan.
Dokumen Yang Digunakan Dalam Prosedur Penjualan Kredit
Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit menurut Mulyadi dalam bukunya
“Sistem Akuntansi” (2001;212), yaitu:
1.
Surat Order Pengiriman
Dokumen ini merupakan pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan dan
merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada
fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti
yang tertera diatas dokumen tersebut.
2.
Faktur Penjualan
Dokumen ini merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya
piutang.Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan tergantung dari
permintaan pelanggan.
3.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok
produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Datanya berasal dari Kartu
Persediaan.
8
4.
Bukti Memorial
Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.Dan sebagai
dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode
akuntansi tertentu.
9