Analisis dan Usulan Perancangan Sistem Informasi di Toko Mega Teknik.

ABSTRAK

v Universitas Kristen Maranatha

Toko Mega Teknik yang telah berdiri sejak tahun 1987, berada di Pontianak ini menjual mesin diesel, peralatan olahraga, peralatan bangunan, bahan bangunan, peralatan elektronik, dll. Toko Mega Teknik memiliki permasalahan berupa ketidakakuratan informasi dilhat dari sering terjadi kehabisan stok barang karena terlambat memesan ke supplier, pelanggan lama menunggu untuk mendapatkan informasi persediaan barang, pelanggan telat membayar piutang karena tidak mengetahui tanggal jatuh tempo, barang sering rusak dan susah ditemukan di gudang, dimana faktor kemungkinan penyebab dari permasalahan adalah belum tersedianya pencatatan mengenai stok barang yang ada di gudang, belum tersedianya prosedur keluar-masuk barang di gudang, belum tersedianya

database piutang pelanggan, belum tersedianya database pelanggan, dan

penyimpanan barang di gudang yang tidak rapi dan belum terklasifikasi dengan rapi.

Permasalahan yang dihadapi ini akan diperbaiki menggunakan perancangan sistem informasi, dimana metode yang akan digunakan dalam perancangan ini adalah Diagram Alir Dokumen (DAD), Data Flow Diagram (DFD), Entity

Relationship Diagram (ERD), Analisis PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service), dan Activity Relationship Chart (ARC).

Pengumpulan data dilakukan dengan cara melakukan observasi dan wawancara kepada pemilik toko mengenai data umum perusahaan dan prosedur penjualan barang ke pelanggan, pemesanan barang kepada supplier, dan penagihan piutang kepada pelanggan yang digambarkan ke dalam DAD.

Kemudian dilakukan pengolahan data yang dimulai dengan pembuatan DFD saat ini untuk menggambarkan aliran data yang ada saat ini, data ini didapatkan dari prosedur diagram alir dokumen saat ini. Berdasarkan DFD aktual ini, maka dilakukan pembuatan DFD usulan untuk memperbaiki arus data saat ini. Setelah itu dibuat ERD yang menggambarkan hubungan entitas. Kemudian dilakukan penyesuaian DAD dimana hasil akhir dari penyesuaian ini adalah terbentuknya usulan prosedur sistem informasi yang baru dan terintergrasi dengan database. Selanjutnya dilakukan analisis kelebihan dan kelemahan prosedur saat ini dan prosedur usulan menggunakan analisis PIECES, perancangan dokumen

input-output, perancangan interface program, dan perancangan layout toko.

Usulan yang dirancang adalah pembagian uraian pekerjaan pada pegawai, memperbaiki dan menambahkan prosedur yang terintergrasi dengan program komputer, yaitu terdapat proses pengecekan persediaan barang dan harga barang di gudang, alert yang menunjukkan persediaan barang yang akan habis, data pelanggan, dan data piutang pelanggan. Usulan dokumen input-output yang ditambahkan atau diperbaiki yaitu Faktur Penjualan, Catatan Barang Keluar, Catatan Pemesanan Barang. Pada usulan layout toko dilakukan dengan menambah dan mengatur penempatan masing-masing bagian yang ada di toko Mega Teknik. Semua usulan yang telah dirancang akan didukung oleh pembuatan program komputer, namun pada penelitian ini hanya berupa pembuatan interface program.

viii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

COVER

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

PERNYATAAN HASIL KARYA PRIBADI ... iii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN ... iv

ABSTRAK ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1-1 1.2 Identifikasi Masalah ... 1-2 1.3 Pembatasan Masalah ... 1-3 1.4 Perumusan Masalah ... 1-3 1.5 Tujuan Penelitian ... 1-4 1.6 Sistematika Penulisan ... 1-5

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Dasar Sistem ... 2-1 2.1.1 Pengertian Sistem ... 2-1 2.1.2 Karakteristik Sistem ... 2-2 2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 2-3 2.2 Konsep Dasar Informasi ... 2-4 2.2.1 Pengertian Informasi ... 2-4 2.2.2 Sumber Informasi ... 2-4 2.2.3 Kualitas Informasi ... 2-5 2.2.4 Nilai Informasi ... 2-6 2.3 Konsep Dasar Manajemen ... 2-6

ix Universitas Kristen Maranatha

2.3.1 Pengertian Manajemen ... 2-6 2.3.2 Fungsi Manajemen ... 2-7 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen ... 2-9 2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen ... 2-9 2.4.2 Tujuan Sistem Informasi Manajemen ... 2-10 2.4.3 Bagian-Bagian Sistem Informasi Manajemen ... 2-10 2.5 Pengembangan Sistem Informasi ... 2-11 2.5.1 Pengembangan Sistem Informasi ... 2-11 2.5.2 Dasar Pengembangan Sistem Informasi ... 2-11 2.5.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 2-14 2.5.4 Pendekatan Dalam Pengembangan Sistem ... 2-14 2.6 Alat dan Teknik dalam Pengembangan Sistem Informasi ... 2-16 2.6.1 Prosedur ... 2-16 2.6.1.1 Definisi Prosedur ... 2-16 2.6.1.2 Klasifikasi Prosedur ... 2-17 2.6.1.3 Ruang Lingkup Aktivitas Sistem dan Prosedur ... 2-17 2.6.1.4 Prinsip-Prinsip Mengenai Prosedur yang Baik ... 2-18 2.6.2 Diagram Alir Proses ... 2-18 2.6.2.1 Pengertian Diagram Alir Proses ... 2-18 2.6.2.2 Simbol yang Digunakan dalam Diagram Alir Proses 2-19 2.6.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 2-21 2.6.3.1 Pengertian Data Flow Diagram ... 2-21 2.6.3.2 Simbol yang Digunakan Data Flow Diagram ... 2-22 2.6.3.3 Perbedaan DFD dengan Diagram Alir Proses ... 2-24 2.6.3.4 Keterbatasan DFD ... 2-24 2.6.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 2-25 2.6.4.1 Pengertian ERD ... 2-25 2.6.4.2 Jenis-Jenis Relasi dalam ERD ... 2-25 2.7 Perancangan Dokumen Input-Output ... 2-27 2.7.1 Formulir Sebagai Alat Kerja dari Prosedur ... 2-27 2.7.2 Analisis Formulir... 2-27

x Universitas Kristen Maranatha

2.7.3 Sifat Formulir yang Baik ... 2-28 2.8 Pendekatan Perancangan Tata Letak Kualitatif ... 2-29 2.8.1 Teknik Activity Relationship Chart (ARC) ... 2-29

BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Flowchart Penelitian ... 3-1 3.2 Keterangan Flowchart ... 3-3 3.2.1 Studi Pendahuluan ... 3-3 3.2.2 Studi Pustaka ... 3-4 3.2.3 Identifikasi Masalah ... 3-4 3.2.4 Pembatasan Masalah ... 3-5 3.2.5 Perumusan Masalah ... 3-5 3.2.6 Tujuan Penelitian ... 3-6 3.2.7 Pengumpulan Data ... 3-7 3.2.8 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 3-8 3.2.9 Perancangan Sistem Informasi Usulan ... 3-9 3.2.10 Kesimpulan dan Saran ... 3-12

BAB 4 PENGUMPULAN DATA

4.1 Data Umum Perusahaan ... 4-1 4.1.1 Sejarah Perusahaan ... 4-1 4.1.2 Struktur Organisasi ... 4-3 4.1.3 Deskripsi Pekerjaan ... 4-3 4.2 Prosedur Kerja Saat Ini ... 4-6 4.2.1 DAD Prosedur Penjualan Barang ke Pelanggan ... 4-6 4.2.2 DAD Prosedur Pemesanan Barang kepada Supplier ... 4-14 4.2.3 DAD Prosedur Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 4-17 4.3 Layout Toko Saat Ini ... 4-19

xi Universitas Kristen Maranatha

BAB 5 PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA

5.1 Analisis Prosedur Saat Ini ... 5-1 5.1.1 Analisis Kelebihan dan Kelemahan Prosedur Penjualan

Barang ke Pelanggan ... 5-1 5.1.2 Analisis Kelebihan dan Kelemahan Prosedur Pemesanan

Barang kepada Supplier ... 5-4 5.1.3 Analisis Kelebihan dan Kelemahan Prosedur Penagihan

Piutang kepada Pelanggan ... 5-6 5.1.4 DFD Prosedur Saat Ini ... 5-8 5.1.4.1 DFD Penjualan Barang ke Pelanggan ... 5-8 5.1.4.2 DFD Pemesanan Barang ke Supplier ... 5-11 5.1.4.3 DFD Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 5-14 5.2 Perancangan dan Desain Sistem ... 5-17 5.2.1 Struktur Organisasi Usulan ... 5-17 5.2.2 Prosedur Kerja Usulan ... 5-20 5.2.2.1 DFD Penjualan Barang ke Pelanggan ... 5-21 5.2.2.2 DFD Pemesanan Barang kepada Supplier ... 5-25 5.2.2.3 DFD Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 5-29 5.2.2.4 ERD Penjualan Barang ke Pelanggan ... 5-32 5.2.2.5 ERD Pemesanan Barang kepada Supplier ... 5-33 5.2.2.6 ERD Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 5-34 5.2.2.7 DAD Penjualan Barang ke Pelanggan ... 5-35 5.2.2.8 DAD Pemesanan Barang kepada Supplier ... 5-43 5.2.2.9 DAD Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 5-47 5.2.2.10 DAD Pendataan Pelanggan ... 5-49 5.2.2.11 Analisis Kelebihan dan Kelemahan Usulan

Prosedur Penjualan Barang ke Pelanggan ... 5-50 5.2.2.12 Analisis Kelebihan dan Kelemahan Usulan

Prosedur Pemesanan Barang ke Supplier ... 5-52 5.2.2.13 Analisis Kelebihan dan Kelemahan Usulan

xii Universitas Kristen Maranatha

5.2.3 Usulan Dokumen Input-Output ... 5-55 5.2.4 Usulan Interface ... 5-59 5.2.5 Usulan Layout Toko ... 5-67 5.2.5.1 Analysis Relationship Chart (ARC) ... 5-67 5.2.5.2 Alternatif Perancangan Layout Toko ... 5-69 5.2.5.3 Analisis Layout Berdasarkan Diagram Alir ... 5-70 5.2.5.4 Pemilihan Layout Toko Usulan ... 5-71 5.2.6 Analisis Kebutuhan Biaya ... 5-71 5.2.7 Spesifikasi Komputer yang Digunakan ... 5-72

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan ... 6-1 6.2 Saran ... 6-4

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

xiii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

5.1 Analisis PIECES Penjualan Barang ke Pelanggan 5-1 5.2 Analisis PIECES Pemesanan Barang kepada Supplier 5-4 5.3 Analisis PIECES Penagihan Piutang kepada Pelanggan 5-6 5.4 Analisis PIECES Penjualan Barang ke Pelanggan Usulan 5-50 5.5 Analisis PIECES Pemesanan Barang kepada Supplier Usulan 5-52 5.6 Analisis PIECES Penagihan Piutang kepada Pelanggan Usulan 5-53 5.7 Tabel Perubahan Dokumen Input-Output 5-55

5.8 Tabel Otorisasi Pengguna 5-59

5.9 Analysis Relationship Worksheet 5-68

xiv Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman

2.1 Karakteristik Sistem ... 2-2 2.2 Kualitas Informasi ... 2-5 2.3 Ceklis PIECES ... 2-14 3.1 Flowchart Metodologi Penelitian... 3-1

4.1 Struktur Organisasi Perusahaan ... 4-3 4.2 DAD Prosedur Penjualan Barang ke Pelanggan (Tunai) ... 4-8 4.3 DAD Prosedur Penjualan Barang ke Pelanggan (Hutang) ... 4-12 4.4 DAD Prosedur Pemesanan Barang kepada Supplier ... 4-16 4.5 DAD Prosedur Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 4-18 4.6 Tata Letak Toko Saat Ini ... 4-19 5.1 Diagram Konteks Penjualan Barang ke Pelanggan ... 5-8 5.2 Hierarchy Diagram Penjualan Barang ke Pelanggan ... 5-8

5.3 DFD Level 1 Penjualan Barang ke Pelanggan ... 5-9 5.4 DFD Level 2 Penjualan Barang ke Pelanggan ... 5-10 5.5 Diagram Konteks Pemesanan Barang kepada Supplier ... 5-11 5.6 Hierarchy Diagram Pemesanan Barang kepada Supplier... 5-11

5.7 DFD Level 1 Pemesanan Barang kepada Supplier ... 5-12 5.8 DFD Level 2 Pemesanan Barang kepada Supplier ... 5-13 5.9 Diagram Konteks Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 5-14 5.10 Hierarchy Diagram Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 5-14

5.11 DFD Level 1 Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 5-15 5.12 DFD Level 2 Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 5-16 5.13 Rancangan Struktur Organisasi Usulan... 5-17 5.14 Diagram Konteks Penjualan Barang ke Pelanggan (Usulan) ... 5-21 5.15 Hierarchy Diagram Penjualan Barang ke Pelanggan (Usulan) .... 5-22

5.16 DFD Level 1 Penjualan Barang ke Pelanggan (Usulan) ... 5-23 5.17 DFD Level 2 Penjualan Barang ke Pelanggan (Usulan) ... 5-24

xv Universitas Kristen Maranatha

5.18 Diagram Konteks Pemesanan Barang kepada Supplier (Usulan) . 5-25 5.19 Hierarchy Diagram Pemesanan Barang kepada Supplier ... 5-26

5.20 DFD Level 1 Pemesanan Barang kepada Supplier (Usulan) ... 5-27 5.21 DFD Level 2 Pemesanan Barang kepada Supplier (Usulan) ... 5-28 5.22 Diagram Konteks Penagihan Piutang kepada Pelanggan Usulan . 5-29 5.23 Hierarchy Diagram Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 5-29

5.24 DFD Level 1 Penagihan Piutang kepada Pelanggan Usulan... 5-30 5.25 DFD Level 2 Penagihan Piutang kepada Pelanggan Usulan... 5-31 5.26 ERD Penjualan Barang ke Pelanggan ... 5-32 5.27 ERD Pemesanan Barang kepada Supplier ... 5-33 5.28 ERD Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 5-34 5.29 DAD Usulan Prosedur Penjualan Barang ke Pelanggan (tunai) ... 5-37 5.30 DAD Usulan Prosedur Penjualan Barang ke Pelanggan (hutang) 5-41 5.31 DAD Prosedur Pemesanan Barang kepada Supplier ... 5-45 5.32 DAD Prosedur Penagihan Piutang kepada Pelanggan ... 5-48 5.33 DAD Prosedur Pendataan Pelanggan ... 5-49 5.34 Dokumen Faktur Penjualan ... 5-56 5.35 Daftar Pemesanan Barang ... 5-57 5.36 Catatan Barang Keluar ... 5-58 5.37 Interface Data Barang ... 5-59

5.38 Interface Input Data Barang Baru ... 5-60

5.39 Interface Persediaan Barang... 5-60

5.40 Update Stok Barang ... 5-61

5.41 Barang Masuk ke Gudang ... 5-61 5.42 Barang Keluar dari Gudang... 5-61 5.43 Daftar Pemesanan Barang ... 5-62 5.44 Data Pelanggan ... 5-63 5.45 Data Pelanggan Baru ... 5-63 5.46 Piutang Pelanggan ... 5-64 5.47 Perpanjangan Waktu Pembayaran ... 5-64 5.48 Penjualan ... 5-65

xvi Universitas Kristen Maranatha

5.49 Histori Aktivitas ... 5-66 5.50 ARC Usulan ... 5-68 5.51 Alternatif 1 ... 5-69 5.52 Alternatif 2 ... 5-69 5.53 Layout Toko Usulan ... 5-71

xvii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Judul Halaman

1. Surat Keterangan Tugas Akhir ... 1

2. Lembar Komentar Seminar Proposal ... 2

3. Lembar Bimbingan Tugas Akhir ... 6

4. Lembar Komentar Seminar Isi ... 8

5. Layout Gudang Saat Ini ... 13

6. Dokumen Saat Ini ... 16

xvii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Judul Halaman

1. Surat Keterangan Tugas Akhir ... 1

2. Lembar Komentar Seminar Proposal ... 2

3. Lembar Bimbingan Tugas Akhir ... 6

4. Lembar Komentar Seminar Isi ... 8

5. Layout Gudang Saat Ini ... 13

6. Dokumen Saat Ini ... 16

1-1 Universitas Kristen Maranatha

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi saat ini dengan tingkat perkembangan yang semakin maju dan modern ikut meningkatkan keadaan perekonomian di Indonesia dengan sangat pesat, terutama dengan diberlakukannya masyarakat ekonomi ASEAN atau lebih dikenal dengan pasar bebas. Hal ini menyebabkan pasar ekonomi di Indonesia harus bergerak secara cepat dan dinamis, sehingga Indonesia mampu bertahan menghadapi perkembangan ekonomi yang sangat pesat tersebut. Salah satu bidang usaha yang harus mampu beradaptasi terhadap perkembangan ekonomi dunia yang sangat pesat adalah bidang usaha retailing. Terdapat banyak tantangan dalam menjalankan usaha di bidang retail yang disebabkan semakin banyaknya pemodal baru yang terjun ke dalam bidang usaha retail. Hal ini disebabkan bidang usaha retail dari waktu ke waktu selalu menawarkan peluang untuk dapat terus berkembang dan mampu menghasilkan keuntungan atau profit yang signifikan per periodenya.

Salah satu bidang usaha retailing adalah Toko Mega Teknik, dimana toko ini telah menjalankan usaha di bidang retailing sejak tahun 1987. Toko Mega Teknik ini terletak di Pulau Tayan Utara, Pontianak, Kalimantan Barar. Pada awalnya Toko Mega Teknik yang dimiliki oleh Anton Liem memulai usahanya secara kecil-kecilan, kemudian seiring berjalannya waktu toko ini semakin berkembang. Toko Mega Teknik bergerak pada usaha menjual mesin-mesin diesel, generator, spare part mesin diesel, spare part kendaraan, alat bangunan, alat elektronik, bahan bangunan, furniture rumah tangga, peralatan olahraga, dan lain-lain.

Berdasarkan wawancara langsung yang telah dilakukan terhadap pemilik perusahaan ditemukan bahwa terdapat permasalahan yang menyebabkan kerugian yang dapat berdampak negatif tehadap perusahaan,

BAB 1 Pendahuluan 1-2

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

dimana kerugian ini seharusnya dapat dihindari oleh perusahaan. Permasalahan yang dialami oleh toko Mega Teknik terletak pada ketidakakuratan informasi di toko dan di gudang, yang dilihat dari toko sering mengalami kehabisan stok barang karena pemilik tidak mengetahui persediaan barang yang sudah habis sehingga pemilik terlambat untuk melakukan pemesanan kepada supplier, pemilik kesulitan dalam mengatur perputaran uang karena pelanggan yang menjadi langganan tetap tidak mengetahui tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan sehingga pelanggan sering telat membayar hutang, pemilik sering salah memberikan harga kepada pelanggan yang menjadi langganan dimana potongan harga yang diberikan berbeda dengan potongan harga yang pada transaksi sebelumnya sehingga menyebabkan pelanggan komplain, dan pegawai sulit untuk menemukan posisi barang ditempatkan saat akan mengecek persediaan barang atau menyimpan barang di gudang.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah ada, faktor-faktor yang mungkin dapat menyebabkan terjadinya permasalahan di perusahaan diantaranya adalah:

1. Belum tersedianya pencatatan data-data mengenai stok barang yang ada di toko maupun di gudang yang dapat diketahui secara langsung dan akurat pada proses penjualan barang.

2. Belum tersedianya prosedur keluar masuk barang dan kurangnya kontrol dalam proses keluar masuk barang yang ada di gudang toko Mega Teknik.

3. Belum tersedianya database mengenai pelanggan yang lengkap yang dapat diakses secara langsung dan diketahui dengan cepat mengenai piutang.

4. Belum tersedianya database mengenai konsumen yang lengkap, terutama untuk konsumen yang telah menjadi langganan tetap yang

BAB 1 Pendahuluan 1-3

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

dapat diketahui secara langsung mengenai proses penetapan harga jual barang.

5. Penyimpanan barang di gudang tidak rapi dan belum terklasifikasi dengan jelas, sehingga pegawai mengalami kesulitan pada saat mengecek ketersediaan barang dan pada saat proses pengambilan barang.

1.3 Pembatasan Masalah

Dalam melakukan penelitian ini permasalahan yang ada akan dibatasi, pembahasan tersebut meliputi:

1. Penelitian tidak membahas pembuatan software komputerisasi, pembahasan dilakukan sampai pemberian usulan interface program. 2. Penelitian tidak membahas kedisiplinan pegawai di toko Mega Teknik. 3. Penelitian tidak mengubah tata letak gudang toko Mega Teknik.

1.4 Perumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah yang telah ada, maka dapat disusun perumusan masalah yang akan diteliti. Perumusan masalah tersebut diantaranya adalah:

1. Bagaimana struktur organisasi dan uraian pekerjaan di toko Mega Teknik saat ini?

2. Bagaimana diagram alir dokumen dan DFD (Data Flow Diagram) prosedur penjualan barang ke pelanggan, pemesanan barang kepada

supplier, dan penagihan piutang yang ada di toko Mega Teknik saat ini?

3. Bagaimana layout di toko yang ada saat ini?

4. Bagaimana usulan struktur organisasi dan uraian pekerjaan pada toko Mega Teknik?

5. Bagaimana usulan yang diberikan untuk diagram alir dokumen, DFD (Data Flow Diagram), dan ERD (Entity Relationship Diagram) pada prosedur penjualan barang ke pelanggan, pemesanan barang kepada

BAB 1 Pendahuluan 1-4

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

6. Bagaimana usulan layout toko yang diberikan pada toko Mega Teknik? 7. Bagaimana usulan dokumen input-output dan interface yang diberikan

pada toko Mega Teknik?

8. Bagaimana kelebihan dan kelemahan prosedur aliran informasi saat ini dan prosedur usulan berdasarkan analisis PIECES (Performance,

Information, Economic, Control, Efficiency, Service)?

1.5 Tujuan Penelitian

Berdasarkan perumusan masalah yang terdapat pada Toko Mega Teknik, maka tujuan dalam melakukan penelitian ini adalah:

1. Mengetahui struktur organisasi dan uraian pekerjaan di toko Mega Teknik saat ini.

2. Mengetahui diagram alir dokumen dan DFD (Data Flow Diagram) prosedur penjualan barang ke pelanggan, pemesanan barang kepada

supplier, dan penagihan piutang yang ada di toko Mega Teknik saat ini.

3. Mengetahui layout di toko yang ada saat ini.

4. Megetahui usulan struktur organisasi dan uraian pekerjaan pada toko Mega Teknik.

5. Mengetahui usulan yang diberikan untuk diagram alir dokumen, DFD (Data Flow Diagram), dan ERD (Entity Relationship Diagram) pada prosedur penjualan barang ke pelanggan, pemesanan barang kepada

supplier, penagihan piutang, dan pendataan pelanggan.

6. Mengetahui usulan layout toko yang diberikan pada toko Mega Teknik. 7. Mengetahui usulan dokumen input-output dan interface yang diberikan

pada toko Mega Teknik.

8. Mengetahui kelebihan dan kelemahan prosedur aliran informasi saat ini dan prosedur usulan berdasarkan analisis PIECES (Performance,

BAB 1 Pendahuluan 1-5

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk lebih mempermudah dalam pemahaman serta penyajian tentang isi dari laporan tugas akhir ini, maka pembahasan dilakukan secara komperhensif dan sistematik yang meliputi:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang gambaran umum dari penulisan Tugas Akhir di toko Mega Teknik ini yang meliputi latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisi mengenai teori yang akan digunakan dalam menyelesaikan permasalahan yang ada di toko Mega Teknik dan diharapkan mampu memberikan usulan yang baik serta usulan yang dapat menyelesaikan permasalahan yang ada.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini berisi mengenai sistematika penulisan yang digambarkan melalui flowchart penelitian, mulai dari latar belakang permasalahan, identifikasi masalah, metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah, hingga kesimpulan beserta saran yang diberikan.

BAB IV PENGUMPULAN DATA

Bab ini berisi data-data yang dibutuhkan untuk mendukung penelitian ini agar tercapai. Data-data yang dibutuhkan contohnya adalah data umum perusahaan dan data-data pendukung lainnya.

BAB V PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS

Bab ini berisikan mengenai pengolahan data yang sebelumnya sudah diperoleh, jika pengolahan sudah dilakukan maka akan dilanjutkan dengan melakukan analisis terhadap hasil pengolahan data.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan dan saran-saran yang diberikan untuk pihak perusahaan, sebagai upaya memperbaiki sistem yang sedang berjalan saat ini.

5-1 Universitas Kristen Maranatha

BAB V

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

5.1 Analisis Prosedur Saat Ini

Berikut prosedur kerja yang digunakan oleh Toko Mega Teknik saat ini, yaitu:

 Prosedur Penjualan Barang ke Pelanggan

 Prosedur Pemesanan Barang kepada Supplier

 Prosedur Penagihan Piutang kepada Pelanggan

5.1.1 Analisis Kelebihan dan Kelemahan Prosedur Penjualan Barang ke Pelanggan Berdasarkan Analisis PIECES

Tabel 5.1

Analisis PIECES Penjualan Barang ke Pelanggan

Fungsi Analisis

Performance (Performa)

Dari hasil pengamatan didapatkan masalah pada saat pegawai melakukan pengecekan persediaan barang, karena pegawai harus bolak-balik dari toko ke gudang sehingga membutuhkan waktu yang lama hanya untuk mengecek persediaan barang dan pegawai tidak dapat mengetahui harga barang secara langsung. Sehingga pada prosedur ini memiliki jumlah proses yang banyak dan membutuhkan waktu proses yang lama. Perbaikan yang dapat dilakukan dengan memberikan prosedur penjualan barang ke pelanggan yang lebih baik lagi dengan didukung menggunakan teknologi komputer.

Information (Informasi)

Dari hasil pengamatan, ditemukan beberapa masalah mengenai informasi dari prosedur ini yaitu:

 Outputs, sering terjadi kesalahan informasi dari pegawai

mengenai jumlah persediaan barang yang ada di gudang. Permasalahan juga terjadi pada kesalahan penetapan harga jual

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-2

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

barang kepada masing-masing langganan tetap, karena potongan harga masing-masing langganan tetap berbeda, sehingga pemilik sering lupa berapa harga yang ditetapkan sebelumnya. Perbaikan dapat dilakukan dengan memberikan prosedur pencatatan persediaan barang di gudang dan pencatatan mengenai data masing-masing pelanggan tetap.

 Penyimpanan data, penyimpanan data saat ini belum dilakukan dengan baik dan lengkap karena belum terdapat penyimpanan data mengenai persediaan barang, sehingga persediaan barang harus dilakukan secara manual dengan mengecek ke gudang. Penyimpanan data baru terdapat pada penyimpanan arsip Surat Jalan dan Faktur Penjualan ke pelanggan yang memilih berhutang terlebih dahulu. Perbaikan dapat dilakukan dengan cara memberikan pencatatan mengenai persediaan barang.

Economy (Ekonomi)

Dari hasil pengamatan yang dilakukan, permasalahan yang ditemukan berasal dari kesalahan pemberian harga yang diberikan kepada pelanggan tetap, dimana bila harga yang diberikan ternyata lebih rendah dibandingkan harga sebelumnya maka hal ini akan merugikan toko. Perbaikan yang dapat dilakukan berupa memberikan penyimpanan data pelanggan yang terdapat potongan harga yang diberikan pada pelanggan.

Control

Dari pengamatan yang dilakukan, ditemukan permasalahan dimana belum terdapat kontrol yang jelas dalam pencatatan barang yang masuk dan keluar sehingga mengakibatkan sulitnya mencari barang, penyimpanan barang yang tercampur, kehilangan barang, dll. Permasalahan juga didapat pada prosedur pembayaran, dimana kontrol yang tidak ketat sehingga uang yang dibayar pelanggan tidak diserahkan oleh pegawai kepada pemilik toko. Cara pencegahan permasalahan ini dapat dilakukan dengan prosedur keluar-masuk barang di gudang dan memperbaiki prosedur

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-3

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

penjualan barang dan menambahkan cap tanda lunas bila pelanggan sudah membayar.

Efficiency (Efisiensi)

Dari pengamatan yang dilakukan pada prosedur ini, bahwa terdapat permasalahan pada pemborosan waktu yang dialami oleh pegawai saat melayani pelanggan yang berbelanja, dimana pegawai harus bolak-balik dari gudang ke toko atau sebaliknya untuk mengecek ketersediaan barang. Pegawai juga tidak dapat mengetahui harga barang secara langsung, sehingga pegawai harus selalu bertanya kepada pemilik toko. Perbaikan dapat dilakukan dengan menambahkan data persediaan barang dan harga barang yang tersimpan kedalam suatu database.

Service

Dari pengamatan yang dilakukan pada prosedur ini terdapat permasalahan dimana pelayanan yang diberikan belum akurat berupa seringnya terjadi kesalahan pada pemberian harga sehingga menyebabkan banyak pelanggan tetap yang komplain. Cara pencegahan dapat dilakukan dengan membuat pendataan pelanggan yang berisi data pelanggan tetap dan potongan harga yang diberikan.

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-4

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.1.2 Analisis Kelebihan dan Kelemahan Prosedur Pemesanan Barang kepada Supplier

Tabel 5.2

Analisis PIECES Pemesanan Barang kepada Supplier

Fungsi Analisis

Performance (Performa)

Dari hasil pengamatan didapatkan masalah, dimana prosedur pemesanan barang ini memiliki jumlah proses yang banyak, dimana proses pemesanan barang ke supllier ini hanya dilakukan ketika pemilik mendapatkan catatan barang yang habis, kemudian pegawai harus pergi ke gudang lagi untuk mengecek satu-persatu barang yang sudah menipis di gudang dan harus melayani pelanggan yang berbelanja. Perbaikan yang dapat dilakukan dengan memberikan alert untuk memunculkan daftar barang yang persediaannya sudah menipis dibantu dengan teknologi komputer dan menambahkan pendataan barang yang berisi nama barang, lokasi barang, harga, dan stok minimum barang yang harus ada di gudang.

Information (Informasi)

Dari hasil pengamatan, ditemukan beberapa masalah mengenai informasi dari prosedur ini yaitu:

 Outputs, kesalahan yang sering terjadi ini berupa pemberian

informasi yang salah atau tidak akurat mengenai persediaan barang dari pegawai kepada pemilik toko sehingga menyebabkan pemilik salah memesan barang. Perbaikan dapat dilakukan dengan memberikan alert yang akan muncul ketika barang-barang di gudang telah mencapai stok minimum.

Economy (Ekonomi)

Dari hasil pengamatan yang dilakukan, tidak ditemukan permasalahan dari sisi ekonomi. Hal ini dikarenakan proses pemesanan barang ke supplier belum membutuhkan biaya-biaya yang besar. Biaya yang dikeluarkan hanya berupa biaya untuk menelepon.

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-5

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

dalam prosedur ini masih sangat longgar, karena tidak terdapat pencatatan data barang yang masuk dan barang yang keluar sehingga tidak dapat diketahui jumlah persediaan barang secara langsung, dimana hal ini dapat menyebabkan berbagai permasalahan seperti barang hilang. Cara pencegahan permasalahan ini dapat dilakukan dengan pencatatan data barang yang masuk dan barang yang keluar. permasalahan dimana belum terdapat kontrol yang jelas dalam pencatatan barang yang masuk dan keluar sehingga mengakibatkan sulitnya mencari barang.

Efficiency (Efisiensi)

Dari pengamatan yang dilakukan pada prosedur ini, bahwa terdapat permasalahan pada pemborosan waktu yang dialami ketika harus memesan barang kepada supplier. Hal ini dikarenakan pegawai harus bolak-balik dari toko ke gudang untuk mengecek lagi persediaan barang yang sudah menipis. Perbaikan dapat dilakukan dengan menambahkan data persediaan barang yang tersimpan kedalam suatu database.

Service

Dari pengamatan yang dilakukan pada prosedur ini terdapat permasalahan dimana pelayanan yang diberikan belum akurat berupa seringnya mengalami kehabisan stok yang menyebabkan pelanggan tidak jadi membeli (lost sales). Cara pencegahan dapat dilakukan dengan data persediaan barang

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-6

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.1.3 Analisis kelebihan dan Kelemahan Prosedur Penagihan Piutang kepada Pelanggan

Tabel 5.3

Analisis PIECES Penagihan Piutang kepada Pelanggan

Fungsi Analisis

Performance (Performa)

Dari hasil pengamatan yang dilakukan, tidak ditemukan permasalahan mengenai performa, hal ini dilihat dari jumlah proses yang sedikit dimana pemilik hanya mengecek arsip Faktur Penjualan untuk mengetahui Faktur manakah yang sudah jatuh tempo. Namun, bila dilihat dari waktu prosesnya ditemukan permasalahan, dimana proses pengecekan Faktur Penjualan ini membutuhkan waktu yang lama karena pemilik melakukan pengecekan secara manual. Perbaikan dapat dilakukan dengan cara memberikan daftar piutang pelanggan dan alert piutang pelanggan yang sudah jatuh tempo sehingga dapat diektahui secara langsung.

Information (Informasi)

Dari hasil pengamatan, ditemukan beberapa masalah mengenai informasi dari prosedur ini yaitu:

 Outputs, kelemahan terjadi pada format Faktur Penjualan yang

ada saat ini, dimana Faktur Penjualan saat ini tidak terdapat data tanggal jatuh tempo. Sehingga pemilik hanya melihat dari tanggal pembelian di Faktur Penjualan dan melihat apakah tanggal pembelian tersebut sudah lama atau belum. Bila sudah lama, maka pemilik akan melakukan penagihan piutang. Cara perbaikan yang dapat dilakukan adalah dengan memperbaiki format Faktur Penjualan.

Economy (Ekonomi)

Dari hasil pengamatan yang dilakukan, tidak ditemukan permasalahan dari sisi ekonomi. Hal ini dikarenakan proses penagihan piutang belum membutuhkan biaya-biaya yang besar, karena proses yang dilakukan masih manual dan tidak membutuhkan biaya yang besar.

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-7

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

Control

Dari pengamatan yang dilakukan, ditemukan permasalahan dimana belum terdapat kontrol yang jelas dalam proses penagihan piutang karena proses penagihan piutang yang masih dilakukan secara manual, dimana pengecekan dilakukan terhadap Faktur Penjualan yang disimpan di arsip dengan mengecek tanggal pembelian yang tertera pada Faktur. Hal ini menyebabkan banyak Faktur yang tercampur dan terkadang terlewat dari pengecekan sehingga tidak dilakukan penagihan pada tagihan pelanggan yang sebenarnya sudah jatuh tempo. Cara pencegahan yang dapat dilakukan dengan menambahkan alert piutang yang sudah jatuh tempo.

Efficiency (Efisiensi)

Dari pengamatan yang dilakukan pada prosedur ini, bahwa terdapat permasalahan pada pemborosan waktu yang dialamai pemilik toko saat melakukan pengecekan Faktur Penjualan di arsip karena proses pengecekan masih dilakukan secara manual dengan mengecek satu-persatu, sehingga hal ini menyebabkan lamanya waktu yang habis untuk mengecek Faktur Penjualan. Perbaikan dapat dilakukan dengan memberikan data piutang pelanggan dan

alert piutang pelanggan yang sudah jatuh tempo sehingga tidak

perlu dilakukan pengecekan satu-persatu.

Service

Dari pengamatan yang dilakukan pada prosedur ini belum terdapat permasalahan pada pelayanan yang dilakukan pada proses penagihan piutang.

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-8

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.1.4 Data Flow Diagram (DFD) Prosedur Saat Ini 5.1.4.1 DFD Penjualan Barang ke Pelanggan

 Berikut ini diagram konteks prosedur penjualan barang ke pelanggan:

Gambar 5.1 Diagram Konteks (Context Diagram) Penjualan Barang ke Pelanggan

 Berikut ini Hierarchy Diagram prosedur penjualan barang ke pelanggan:

Gambar 5.2 Hierarchy Diagram Penjualan Barang ke Pelanggan

0 Penjualan

Barang Catatan

Pemesanan, Uang _Uang

Pelanggan

Barang, FP, SJ

Toko Mega Teknik Data dan Harga

Barang, Barang, FP, SJ

0 Penjualan

Barang

2 Memproses

Pesanan 1

Pemesanan Barang ke

toko

2.2 Pengambilan

barang 2.1

Pengecekan stok barang di gudang

2.3 Pembuatan

FP, SJ 3 Pembayaran

barang

5 Penerimaan

barang 4

Pengantaran /Pengiriman

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-9 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a Barang, FP, dan SJ 1 Pemesanan Barang 2 Memproses Pesanan 4 Pengantaran /Pengiriman Barang Pelanggan 5 Penerimaan barang Catatan Pemesanan Catatan Pemesanan

D2 Faktur Penjualan (FP) D3 Surat Jalan (SJ)

Toko Mega Teknik 3

Pembayaran barang

Barang, Data Barang, Harga Barang, FP, SJ Uang Uang Barang, FP, dan SJ Barang, FP, dan SJ

Data Barang, Harga Barang, FP, SJ

Gambar 5.3 Data Flow Diagram Level 1 Penjualan Barang ke Pelanggan Berikut ini DFD Level 1 prosedur penjualan barang ke pelanggan:

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-10 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a 2.1 Pengecekan stok barang di gudang 2.2 Pengambilan barang 2.3 Pembuatan FP, SJ

D2 Faktur Penjualan (FP) D3 Surat Jalan (SJ)

3 Pembayaran barang Toko Mega Teknik 1 Pemesanan Barang Pelanggan Catatan Pemesanan Catatan Pemesanan

Data Barang, Harga Barang Catatan Pemesanan Barang Uang Barang, FP, dan SJ 4 Pengantaran /Pengiriman Barang 5 Penerimaan barang Barang, FP, dan SJ Barang, FP, dan SJ

Barang, FP, SJ Uang Data Barang, Harga

Barang

Gambar 5.4 Data Flow Diagram Level 2 Penjualan Barang ke Pelanggan Berikut ini DFD Level 2 prosedur penjualan barang ke pelanggan:

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-11

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.1.4.2 DFD Pemesanan Barang ke Supplier

Berikut ini diagram konteks prosedur pemesanan barang ke Supplier :

Gambar 5.5 Diagram Konteks (Context Diagram) Pemesanan Barang ke Supplier

Berikut ini Hierarchy Diagram prosedur pemesanan barang ke Supplier:

Gambar 5.6 Hierarchy Diagram Pemesanan Barang ke Supplier

0 Pemesanan

Barang

Permintaan barang Permintaan barang

Supplier

Toko Mega Teknik

Barang, BP, dan SJ Data barang,

Barang, BP, dan SJ

0 Pemesanan

Barang

3 Penerimaan

barang

2.2 Menyiapkan

pesanan, Membuat BP, SJ 2.1

Pengecekan stok barang

2.3 Pengiriman barang ke Toko

Mega Teknik 1.1

Pemeriksaan & pencatatan stok barang kosong

1.2 Memesan barang ke supplier 1

Proses pemesanan

barang

2 Memproses

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-12 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a Toko Mega Teknik 1 Proses pemesanan barang 2 Memproses pesanan 3 Penerimaan barang Supplier

D1 Catatan barang kosong

Permintaan barang Permintaan barang Barang, BP, dan SJ Barang, BP,

dan SJ D2 Faktur Penjualan (FP) D3 Surat Jalan (SJ) Data barang

Barang, BP, dan SJ

Gambar 5.7 Data Flow Diagram Level 1 Pemesanan Barang ke Supplier Berikut ini DFD Level 1 pemesanan barang ke Supplier:

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-13 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a Data barang 1.1 Pemeriksaan & pencatatan stok barang kosong 1.2 Memesan barang ke supplier 2.1 Pengecekan stok barang 2.2 Menyiapkan pesanan, Membuat FP, SJ

2.3 Pengiriman barang ke Toko

Mega Teknik 3 Penerimaan barang Toko Mega Teknik Supplier D1 Catatan barang kosong

D2

D3 Surat Jalan (SJ)

Permintaan barang Permintaan barang Permintaan barang Permintaan barang Barang, BP, dan SJ Barang, BP, dan SJ

Permintaan barang

Bon Pembelian (BP)

Barang, BP, dan SJ

Gambar 5.8 Data Flow Diagram Level 2 Pemesanan Barang ke Supplier Berikut ini DFD Level 2 prosedur pemesanan barang ke Supplier:

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-14

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.1.4.3 DFD Penagihan Piutang kepada Pelanggan

Berikut ini diagram konteks prosedur penagihan piutang kepada pelanggan :

Gambar 5.9 Diagram Konteks (Context Diagram) Penagihan Piutang kepada Pelanggan

Berikut ini hierarchy diagram prosedur penagihan piutang kepada pelanggan :

Gambar 5.10 Hierarchy Diagram Penagihan Piutang kepada Pelanggan

0 Penagihan

Piutang

FP _FP

Toko Mega

Teknik Pelanggan

Uang Uang

0 Penagihan

Piutang

1 Proses penagihan

piutang

2 Melakukan pembayaran ke Toko Mega Teknik

1.2 Melakukan penagihan ke

konsumen 1.1

Pengecekan tanggal jatuh tempo

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-15 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a Toko Mega Teknik 2 Proses penagihan piutang 3 Melakukan pembayaran ke Toko Mega Teknik

Pelanggan

D2 Faktur Penjualan (FP)

FP

Uang Uang

FP

Gambar 5.11 Data Flow Diagram Level 1 Penagihan Piutang kepada Pelanggan

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-16 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a Toko Mega Teknik 3 Melakukan pembayaran ke Toko Mega Teknik

Pelanggan 2.1 Pengecekan tanggal jatuh tempo 2.2 Melakukan penagihan ke konsumen FP FP FP Uang Uang

Gambar 5.12 Data Flow Diagram Level 2 Penagihan Piutang kepada Pelanggan Berikut ini DFD Level 2 prosedur penagihan piutang kepada pelanggan:

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-17

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.2 Perancangan dan Desain Sistem 5.2.1 Struktur Organisasi Usulan

Usulan yang diberikan pada struktur organisasi di toko Mega Teknik hanya berupa pemberian nama pada masing-masing bagian jabatan agar dapat memperjelas pada saat pembagian tugas yang harus dilakukan dan dapat menunjang prosedur dari sistem informasi usulan yang akan diusulkan kepada toko Mega Teknik. Pembagian jabatan yang diberikan ini diantaranya adalah bagian penjualan dan bagian gudang, dimana bagian penjualan bertugas untuk melaksanakan pekerjaan yang ada di toko, sedangkan bagian gudang bertugas untuk mengawasi aktivitas keluar masuk barang di gudang. Pada staf bagian penjualan dan staf bagian gudang masing-masing harus dapat menguasai semua tugas baik di toko maupun di gudang, sehingga pada saat staf bagian tertentu sedang menganggur, maka staf bagian lainnya dapat membantu bagian lain. Dengan adanya perubahan rancangan struktur organisasi, diharapkan setiap bagian di perusahaan dapat terintegrasi dengan baik sesuai dengan prosedur yang diusulkan.

Berikut merupakan rancangan struktur organisasi di toko Mega Teknik berdasarkan prosedur yang diusulkan:

Gambar 5.13

Rancangan Struktur Organisasi Usulan

Pemilik Perusahaan

Kepala Bagian Penjualan

Kepala Bagian Gudang

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-18

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

 Jabatan : Pemilik Perusahaan Jumlah Personil : 1 Orang

 Tugas

 Memimpin seluruh kegiatan di toko.

 Mengatur dan mengarahkan karyawan di toko untuk dapat mengembangkan usaha dan menjaga pelayanan terhadap pelanggan.

 Mengawasi bagian penjualan dan bagian gudang.

 Mengecek barang yang datang dari supplier.

 Melakukan pembayaran ke supplier.

 Membayar pajak-pajak yang berhubungan dengan toko.

 Melakukan pemesanan barang ke supllier.

 Melakukan penginputan data barang ke komputer.

 Menerima pembayaran dari pelanggan yang berbelanja di toko

 Wewenang

 Menentukan jumlah barang yang akan dipesan ke supllier.

 Menetapkan harga jual barang.

 Menetapkan diskon yang diberikan pada masing-masing pelanggan yang telah menjadi langganan tetap.

 Melakukan peneguran terhadap karyawan yang melakukan kesalahan.

 Jabatan : Kepala Bagian Penjualan Jumlah Personil : 1 Orang

 Tugas

 Membuat Faktur Penjualan

 Membuat Surat Jalan

 Melakukan pengecekan batas pembayaran yang akan dilakukan pelanggan.

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-19

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

 Melakukan penagihan piutang kepada pelanggan yang telah jatuh tempo.

 Mengawasi staff bagian penjualan

 Melayani pelanggan yang berbelanja di toko

 Wewenang

 Berhak mengetahui stok persediaan barang yang ada di toko maupun di gudang.

 Melakukan peneguran terhadap bawahan yang melakukan kesalahan.

 Jabatan : Kepala Bagian Gudang Jumlah Personil : 1 Orang

 Tugas

 Menginput barang yang masuk dan keluar di gudang.

 Mengecek persediaan barang yang sudah menipis.

 Melaporkan stok yang sudah menipis kepada pemilik.

 Menyiapkan barang berdasarkan perintah dari bagian penjualan.

 Menyerahkan Faktur Penjualan dari supplier kepada pemilik.

 Wewenang

 Melakukan peneguran terhadap bawahan yang melakukan kesalahan.

 Jabatan : Staf Bagian Penjualan Jumlah Personil : 1 Orang

 Tugas

 Melayani pembeli yang datang berbelanja di toko.

 Melakukan pengemasan barang.

 Menyerahkan pembayaran pelanggan kepada pemilik.

 Mengcover kegiatan dari staff bagian lain.

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-20

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

 Berhak mengetahui permintaan dari pembeli dan jumlah stok yang ada di gudang.

 Jabatan : Staf Bagian Gudang Jumlah Personil : 1 Orang

 Tugas

 Bertanngung jawab mengenai kondisi barang yang ada di gudang.

 Mengambil barang yang dipesan oleh pelanggan berdasarkan arahan dari kepala bagian.

 Menerima barang yang datang dari supplier.

 Mengantarkan barang ke tempat pembeli atau cargo.

 Mengcover kegiatan dari staff bagian lain.

 Wewenang

 Berhak mengetahui permintaan dari pembeli dan jumlah stokk yang ada di gudang.

5.2.2 Prosedur Kerja Usulan

Prosedur kerja usulan yang akan dirancang pada toko Mega Teknik adalah pada prosedur:

 Prosedur penjualan barang ke pelanggan

 Prosedur pemesanan barang kepada supplier

 Prosedur penagihan piutang kepada pelanggan

 Prosedur pendataan pelanggan

Perancangan yang dilakukan akan dimulai dengan pembuatan: - DFD pada masing-masing prosedur

- ERD pada masing-masing prosedur

- Penyesuaian Diagram Alir Dokumen (DAD)

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-21

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.2.2.1 Data Flow Diagram (DFD) Usulan Penjualan Barang ke Pelanggan

Berikut ini diagram konteks prosedur penjualan barang ke pelanggan:

Gambar 5.14 Diagram Konteks (Context Diagram) Penjualan Barang ke Pelanggan

Keterangan:

- FP : Faktur Penjualan - SJ : Surat Jalan

- CBK : Catatan Barang Kosong

0 Penjualan

Barang Catatan

Pemesanan

Pelanggan Uang Pemilik

Data dan Harga Barang, FP, SJ

Bag. Penjualan

Bag. Gudang FP, SJ

Barang, CBK

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-22 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a 0 Penjualan Barang 1 Pemesanan Barang ke toko 4 Membuat FP & Sj 6 Penerimaan barang 3.1 Input Data Barang Keluar 3.2 Mengambil barang 5 Pembayaran 2 Pengecekan Persediaan Barang 3 Pengambilan Barang

Berikut ini Hierarchy Diagram prosedur penjualan barang ke pelanggan:

Gambar 5.15 Hierarchy Diagram Penjualan Barang ke Pelanggan

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-23 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a Pelanggan Bag. Penjualan Bag. Gudang

Bag. GudangPemilik

1 Pemesanan Barang ke toko Catatan Pemesanan 2 Pengecekan Persediaan Barang Catatan Pemesanan Catatan Pemesanan Data Barang, Harga Barang

3 Pengambilan Barang Pesanan CBK Barang D4 CBK 4 Membuat FP & Sj 6 Penerimaan barang 5 Pembayaran Barang Barang,

FP, dan SJ Uang

Uang Barang,

FP, dan SJ Barang, FP, dan SJ

D2 Faktur Penjualan (FP) D3 Surat Jalan (SJ)

Gambar 5.16 Data Flow Diagram Level 1 Penjualan Barang ke Pelanggan Berikut ini DFD Level 1 prosedur penjualan barang ke pelanggan:

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-24 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a

D4 Catatan Barang Keluar (CBK)

Pelanggan Bag. Penjualan 1 Pemesanan Barang ke toko Catatan Pemesanan Catatan Pemesanan

Data Barang, Harga Barang

2 Pengecekan Persediaan Barang Catatan Pemesanan 3.1 Input Data Barang Keluar 3.2 Mengambil barang Bag. Gudang Data Pesanan Data Pesanan CBK Barang 4 Membuat FP & Sj Barang

D2 Faktur Penjualan (FP)

D3 Surat Jalan (SJ)

Bag. GudangPemilik 5 Pembayaran

Uang

Uang

Barang, FP, dan SJ 6

Penerimaan barang

Barang, FP, dan SJ

Barang, FP, dan SJ

Gambar 5.17 Data Flow Diagram Level 2 Penjualan Barang ke Pelanggan Berikut ini DFD Level 2 prosedur penjualan barang ke pelanggan:

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-25

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.2.2.2 Data Flow Diagram (DFD) Usulan Pemesanan Barang kepada Supllier

Berikut ini diagram konteks prosedur Pemesanan Barang kepada

Supplier:

Gambar 5.18 Diagram Konteks (Context Diagram) Pemesanan Barang kepada Supplier

Keterangan:

DPB : Daftar Pemesanan Barang BP : Bon Pembelian

SJ : Surat Jalan

0 Pemesanan

Barang DPB

Order Pemilik

DPB, BP,

dan SJ _{BP, dan SJ}Barang,

Bag. Gudang

Order

Barang

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-26 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a 0 Pemesanan Barang 3 Penerimaan barang 2.2 Menyiapkan pesanan, Membuat FP, SJ 2.1

Pengecekan stok barang

2.3 Pengiriman barang ke Toko

Mega Teknik 3.2 Menyimpan barang 3.1 Input Data Barang Masuk 1.1 Melihat Daftar Pemesanan Barang 1.3 Memesan barang ke supplier 1 Proses pemesanan barang 2 Memproses pesanan 1.2 Mencetak Daftar Pemesanan Barang

Berikut ini Hierarchy Diagram prosedur pemesanan barang ke supplier:

Gambar 5.19 Hierarchy Diagram Pemesanan Barang ke Supplier

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-27 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a DPB DPB Barang, FP, dan SJ

D6 Faktur Penjualan (FP)

D7 Surat Jalan (SJ) 2 Memproses pesanan Supplier 4 Penerimaan barang D5 Daftar Pemesanan Barang (DPB)

Pemilik Bag. Gudang 1 Proses pemesanan barang Order Order Order

FP dan SJ

Barang

Gambar 5.20 Data Flow Diagram Level 1 Pemesanan Barang ke Supplier Berikut ini DFD Level 1 prosedur pemesanan barang ke supplier:

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-28 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a Bag. Gudang DPB 1.1 Melihat Daftar Pemesanan Barang 1.3 Memesan barang ke supplier 1.2 Mencetak Daftar Pemesanan Barang D5 Daftar Pemesanan Barang (DPB)

DPB DPB

Pemilik Order

2.2 Menyiapkan

pesanan, Membuat FP, SJ

2.1 Pengecekan stok barang

2.3 Pengiriman barang ke Toko

Mega Teknik Supplier Order Order Data barang Barang

Barang, FP, dan SJ FP dan SJ

Barang

Gambar 5.21 Data Flow Diagram Level 2 Pemesanan Barang ke Supplier Berikut ini DFD Level 2 prosedur pemesanan barang ke supplier:

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-29

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.2.2.3 Data Flow Diagram (DFD) Usulan Penagihan Piutang kepada Pelanggan

Berikut ini diagram konteks prosedur penagihan piutang kepada pelanggan:

Gambar 5.22 Diagram Konteks (Context Diagram) Penagihan Piutang kepada Pelanggan

Berikut ini hierarchy diagram prosedur penagihan piutang kepada pelanggan :

Gambar 5.23 Hierarchy Diagram Penagihan Piutang kepada Pelanggan

0 Penagihan

Piutang Data

Piutang

Data piutang, FP

Uang Uang

Pemilik Pelanggan

0 Penagihan

Piutang

1 Melihat piutang akan

jatuh tempo

2 Melakukan Penagihan ke

pelanggan

3 Melakukan pembayaran

4 Update Piutang

4.2 Update piutang pelanggan 4.1

Input data pembayaran

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-30 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a Pemilik 1 Melihat piutang akan jatuh tempo Data piutang 2 Melakukan Penagihan ke pelanggan Data piutang Pelanggan Data piutang 3 Melakukan pembayaran Uang Uang 4 Update Piutang Data piutang Update piutang

Gambar 5.24 Data Flow Diagram Level 1 Penagihan Piutang kepada Pelanggan Berikut ini DFD Level 1 prosedur penagihan piutang kepada pelanggan:

BA B 5 A nal is is dan P er anc angan Si st em 5-31 L apor an T ugas A khi r Un iv e r s it a s Kr is te n M a r a n a th a Pemilik 1 Melihat piutang akan jatuh tempo Data piutang 2 Melakukan Penagihan ke pelanggan Data piutang Pelanggan Data piutang 3 Melakukan pembayaran Uang Uang Update piutang 4.2 Update piutang pelanggan 4.1 Input data pembayaran Data piutang Data piutang

Gambar 5.25 Data Flow Diagram Level 2 Penagihan Piutang kepada Pelanggan Berikut ini DFD Level 2 prosedur penagihan piutang kepada pelanggan:

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-32

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.2.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Penjualan Barang ke Pelanggan

Berikut ERD yang terlibat didalam usulan prosedur penjualan barang ke pelanggan:

Gambar 5.26 ERD (Entity Relationship Diagram) Penjualan Barang ke Pelanggan

Pelanggan

Entity Relationships Diagram (ERD)

Prosedur Usulan Penjualan Barang ke Pelanggan

Bagian Penjualan Bagian Gudang Pemilik Memesan Kode_Barang M 1 Input

1 M Persediaan &

Harga Barang Nama_Barang Stok_Barang Harga_Barang Informasi 1 1 Membuat 1 M Catatan Barang Keluar Faktur Penjualan Membayar M 1 Konfirmasi 1 1 M Kode Barang Nama Barang Jumlah Konsumen Kode Barang Nama Barang Jumlah Harga No. Faktur Jenis Pembayaran Konsumen Tanggal Jatuh Tempo Diskon Total Keterangan:

M : Menunjukkan jumlah entitas yang jamak 1 : Menunjukkan entitas yang sama dengan satu

Lokasi Lokasi_Baran g Nama_Pelang gan Alamat_Pelan ggan Diskon Id_Bag.Penj Id_Bag.Gud

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-33

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.2.2.5 Entitiy Relationship Diagram (ERD) Pemesanan Barang kepada Supplier

Berikut ERD yang terlibat didalam usulan prosedur pemesanan barang ke supplier:

Gambar 5.27 ERD (Entity Relationship Diagram) Pemesanan Barang kepada Supplier

Entity Relationships Diagram (ERD)

Prosedur Usulan Pemesanan Barang ke Supplier

Pemilik Memesan

1 1

Keterangan:

M : Menunjukkan jumlah entitas yang jamak 1 : Menunjukkan entitas yang sama dengan satu

Bagian Gudang

Kode Barang

Input M Persediaan & Harga Barang

Nama Barang

Jumlah

Harga Mencetak

1

M Daftar Pemesanan

Barang

Kode Barang

Nama Barang

Jumlah Saat Ini M

Informasi

Supplier

1 M

Mengirim Pesanan Barang

Menerima

M M M

1

Lokasi Id_Bag.Gud

Kode Barang

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-34

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.2.2.6 Entity Relationship Diagram (ERD) Penagihan Piutang kepada Pelanggan

Berikut ERD yang terlibat didalam usulan prosedur penagihan piutang kepada pelanggan:

Gambar 5.28 ERD (Entity Relationship Diagram) Penagihan Piutang kepada Pelanggan Entity Relationships Diagram (ERD)

Prosedur Usulan Penagihan Piutang ke Pelanggan

Keterangan:

M : Menunjukkan jumlah entitas yang jamak 1 : Menunjukkan entitas yang sama dengan satu

Faktur Penjualan

M

Kode Barang

Nama Barang

Jumlah

Harga No. Faktur

Jenis Pembayaran

Pelanggan

Tanggal Jatuh Tempo

Diskon

Total Bagian

Penjualan

Membuat 1

1

M

Informasi

Daftar Jatuh Tempo Piutang Informasi

Pelanggan Menerima

No. Faktur

Tanggal Pembelanjaan

Total Pembelanjaan

Tanggal Jatuh Tempo

Status

M

M 1

M

Nama_Pelang gan

Alamat_Pelan ggan

Diskon

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-35

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.2.2.7 Diagram Alir Dokumen (DAD) Penjualan Barang ke Pelanggan Pembayaran Tunai

Berikut merupakan tahapan-tahapan yang dilalui untuk usulan prosedur penjualan barang ke pelanggan:

 Pelanggan memesan barang di toko Mega Teknik.

 Bagian penjualan mengecek ketersediaan stok barang dan harga barang di komputer.

 Bagian penjualan kemudian memberitahukan ketersediaan barang dan harga barang ke pelanggan, jika persediaan barang kosong maka pelanggan tidak jadi memesan.

 Bagian penjualan kemudian menginformasikan pesanan kepada bagian gudang.

 Bagian gudang menginput catatan pesanan pelanggan ke dalam komputer sehingga didapatkan update barang keluar dan Catatan Barang Keluar dua (2) rangkap, dimana rangkap 1 akan dibawa bagian gudang untuk mengambil barang dan rangkap 2 disimpan kedalam map sebagai arsip barang keluar.

 Bagian gudang kemudian akan mengambil barang sesuai dengan Catatan Barang Keluar yang ada.

 Bagian penjualan akan membuat Faktur Penjualan 2 (dua) rangkap, dimana:

1. Satu lembar akan diberikan kepada pelanggan sebagai tanda pembayaran sudah lunas (warna putih).

2. Satu lembar untuk dijadikan arsip (warna pink).

 Pelanggan kemudian melakukan pembayaran kepada pemilik toko dengan menyerahkan Faktur Penjualan, kemudian pemilik akan memberikan cap tanda lunas pada Faktur Penjualan.

 Pelanggan kemudian memperlihatkan Faktur Penjualan kepada bagian penjualan untuk mengambil barang dan bagian penjualan akan memberikan cap tanda barang telah diambil pada Faktur Penjualan.

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-36

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

 Bagian penjualan akan menanyakan apakah barang akan dibawa sendiri atau diantar. Jika pelanggan memilih barang dibawa langsung, maka pegawai akan langsung menyerahkan barang yang telah dikemas kepada pelanggan.

 Namun, jika pelanggan memilih barang untuk diantar, maka bagian penjualan akan membuat Surat Jalan 2 (dua) rangkap, dimana Surat Jalan 1 akan dibawa saat mengantarkan barang dan Surat Jalan 2 akan disimpan sebagai arsip di map.

Entitas yang terlibat dalam proses penjualan ini adalah:

- Pemilik perusahaan - Pelanggan

- Bagian penjualan - Bagian gudang

Data dan dokumen yang digunakan pada transaksi penjualan adalah:

- Data persediaan barang - Harga Barang

- Catatan Barang Keluar - Faktur Penjualan

- Surat Jalan

Berikut merupakan diagram alir dokumen (DAD) usulan prosedur penjualan barang ke pelanggan:

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-37

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

Gambar 5.29

DAD Usulan Prosedur Penjualan Barang ke Pelanggan

PELANGGAN BAGIAN PENJUALAN PEMILIK

Start

USULAN PROSEDUR PENJUALAN BARANG KE PELANGGAN (PEMBAYARAN TUNAI)

Memesan barang

Mengkonfirmasi ketersediaan &

harga barang

Barang ada?

Ya Tidak

Selesai

Menginput kode atau nama barang yang

dipesan

BAGIAN GUDANG

Memproses data barang

Persediaan & harga barang

2 CBK 1

Map C

Mengambil barang

Menyerahkan barang Menginput data produk

yang keluar

Persediaan Barang Mengupdate stok barang di gudang

Mencetak CBK

Menerima barang

Keterangan: - FP : Faktur Penjualan - CBK : Catatan Barang

Keluar

Menginformasika n pesanan

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-38

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

Gambar 5.29

DAD Usulan Prosedur Penjualan Barang ke Pelanggan (Lanjutan)

Diantar FP 1

Melakukan pembayaran

Menerima pembayaran &

Memberi cap lunas FP 1

2 FP 1 Menerima barang

Menginput data pelanggan, barang

pesanan

Faktur Penjualan (FP)

Mencetak FP

PELANGGAN BAGIAN PENJUALAN PEMILIK

USULAN PROSEDUR PENJUALAN BARANG KE PELANGGAN (PEMBAYARAN TUNAI) BAGIAN GUDANG

Keterangan: - FP : Faktur Penjualan - SJ : Surat Jalan

A

Map C

FP 1 FP 1

FP 1 FP 1

Mengambil barang

Menyerahkan barang & memberi cap barang diambil

Barang dibawa sendiri/diantar?

Menyerahkan barang

Membuat SJ

2 SJ 1

C Map

SJ 1 Menerima

barang

Dibawa sendiri Selesai

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-39

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

 Pembayaran dengan Cara Hutang

Berikut merupakan tahapan-tahapan yang dilalui untuk usulan prosedur penjualan barang ke pelanggan:

 Pelanggan memesan barang di toko Mega Teknik.

 Bagian penjualan mengecek ketersediaan stok barang dan harga barang di komputer.

 Bagian penjualan kemudian memberitahukan ketersediaan barang dan harga barang ke pelanggan, jika persediaan barang kosong maka pelanggan tidak jadi memesan.

 Bagian penjualan kemudian menginformasikan pesanan kepada bagian gudang.

 Bagian gudang menginput catatan pesanan pelanggan ke dalam komputer sehingga didapatkan update barang keluar dan Catatan Barang Keluar dua (2) rangkap, dimana rangkap 1 akan dibawa bagian gudang untuk mengambil barang dan rangkap 2 disimpan kedalam map sebagai arsip barang keluar.

 Bagian gudang kemudian akan mengambil barang sesuai dengan Catatan Barang Keluar yang ada.

 Bagian penjualan akan membuat Faktur Penjualan 2 (dua) rangkap, dimana:

1. Satu lembar Faktur disimpan pada map sampai pelanggan membayar hutangnya (warna putih) sesuai jatuh tempo yang telah ditentukan.

2. Satu lembar Faktur akan diberikan kepada pelanggan untuk dijadikan bukti pembayaran saat pelanggan akan membayar hutangnya (warna pink).

 Bagian penjualan akan menanyakan apakah barang akan dibawa sendiri atau diantar.

Jika pelanggan memilih barang dibawa langsung, maka pegawai akan langsung menyerahkan barang yang telah dikemas kepada pelanggan.

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-40

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

 Namun, jika pelanggan memilih barang untuk diantar, maka bagian penjualan akan membuat Surat Jalan 2 (dua) rangkap, dimana Surat Jalan 1 akan dibawa saat mengantarkan barang dan Surat Jalan 2 akan disimpan sebagai arsip di map.

Entitas yang terlibat dalam proses penjualan ini adalah:

- Pemilik perusahaan

- Pelanggan

- Bagian penjualan

- Bagian gudang

Data dan dokumen yang digunakan pada transaksi penjualan adalah:

- Data pesanan barang dari pembeli

- Data persediaan barang

- Catatan Barang Keluar

- Faktur Penjualan

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-41

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

Berikut merupakan diagram alir dokumen (DAD) Penjualan Barang ke Pelanggan dengan Pembayaran Hutang:

Gambar 5.30

DAD Usulan Prosedur Penjualan Barang ke Pelanggan (Hutang)

PELANGGAN BAGIAN PENJUALAN PEMILIK

Start

USULAN PROSEDUR PENJUALAN BARANG KE PELANGGAN (PEMBAYARAN HUTANG)

Memesan barang

Mengkonfirmasi ketersediaan &

harga barang

Barang ada?

Ya Tidak

Selesai

Menginput kode atau nama barang yang

dipesan

BAGIAN GUDANG

Memproses data barang

Persediaan & harga barang

2 CBK 1

Map C

Mengambil barang

Menyerahkan barang Menginput data produk

yang keluar

Persediaan Barang Mengupdate stok barang di gudang

Mencetak CBK

Menerima barang

Keterangan: - FP : Faktur Penjualan - CBK : Catatan Barang

Keluar

Menginformasika n pesanan

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-42

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

Gambar 5.30

DAD Usulan Prosedur Penjualan Barang ke Pelanggan (Lanjutan)

Diantar FP 1

2 FP 1 Menerima barang

Menginput data pelanggan, barang

pesanan

Faktur Penjualan (FP)

Mencetak FP

PELANGGAN BAGIAN PENJUALAN PEMILIK

USULAN PROSEDUR PENJUALAN BARANG KE PELANGGAN (PEMBAYARAN HUTANG)

BAGIAN GUDANG

Keterangan: - FP : Faktur Penjualan - SJ : Surat Jalan

A

Map C

Barang dibawa sendiri/diantar?

Menyerahkan barang dan

FP

Membuat SJ

2 SJ 1

C Map SJ 1

Menerima barang

Selesai

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-43

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.2.2.8 Diagram Alir Dokumen (DAD) Pemesanan Barang kepada Supplier

Berikut merupakan tahapan-tahapan yang dilalui untuk usulan prosedur pemesanan barang kepada supplier:

 Bagian gudang melihat peringatan yang berisi informasi barang yang persediaannya sudah mencapai batas safety stock di komputer dan mencetaknya manjadi Daftar Pemesanan Barang yang berisi daftar pesanan barang yang sudah menipis.

 Bagian gudang kemudian menyerahkan Daftar Pemesanan Barang kepada pemilik toko untuk melakukan pemesanan.

 Pemilik kemudian melakukan pemesanan kepada supplier.

 Supplier kemudian akan mengecek ketersediaan barang-barang yang

dipesan, jika persediaan barang tersebut tidak ada maka pemilik tidak jadi melakukan pemesanan.

 Jika persediaan barang di supplier ada, maka supplier kemudian akan menyiapkan barang-barang pesanan dan membuat Bon Pembelian dan Surat Jalan.

 Supplier kemudian akan mengirimkan barang pesanan disertai Bon

Pembelian dan Surat Jalan.

 Bagian gudang kemudian akan menerima barang, Bon Pembelian, dan Surat Jalan dan menyerahkan ke pemilik.

 Pemilik kemudian mengecek barang-barang yang datang apakah sudah sesuai.

 Bila barang sudah sesuai maka pemilik kemudian memberikan kode harga pada barang yang datang dan kemudian akan disimpan oleh pegawai di gudang.

Namun, bila barang yang datang ternyata tidak sesuai maka pemilik akan melakukan retur barang kepada supplier.

 Bagian gudang akan menginput data barang-barang yang datang ke dalam komputer sehingga informasi mengenai persediaan barang akan ter-update.

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-44

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

Entitas yang terlibat dalam proses pemesanan barang ini adalah:

- Pemilik perusahaan

- Bagian gudang

- Supplier

Data dan dokumen yang digunakan pada pemesanan barang adalah:

- Daftar persediaan barang yang menipis

- Jumlah pesanan

- Surat Jalan

- Faktur pembelian

Berikut merupakan Diagram Alir Dokumen Pemesanan Barang kepada

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-45

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

Gambar 5.31

DAD Usulan Prosedur Pemesanan Barang kepada Supplier SUPPLIER

PEMILIK BAGIAN GUDANG

USULAN PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE SUPPLIER

Barang ada?

Ya Tidak

Selesai

Membuat Bon Pembelian dan Surat Jalan Menyiapkan barang

pesanan

Mengirimkan barang Melakukan pemesanan

ke supplier

Mengecek ketersediaan barang

BP SJ

Start

Daftar Persediaan

Barang Melihat informasi persediaan barang

Memberi Alert untuk persediaan barang yang

sudah mencapai batas

safety stock

Mencetak daftar pemesanan barang ke

supplier

Daftar Pemesanan Barang Daftar Pemesanan

Barang

Keterangan:

- BP : Bon Pembelian - SJ : Surat Jalan

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-46

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

Gambar 5.31

DAD Usulan Prosedur Pemesanan Barang kepada Supplier (Lanjutan)

SUPPLIER PEMILIK BAGIAN GUDANG

USULAN PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE SUPPLIER

Mengirimkan barang

Keterangan:

- BP : Bon Pembelian - SJ : Surat Jalan

A

Menerima barang, BP, dan SJ

Menginput data barang yang datang

Persediaan Barang (Updated) Mengupdate informasi

persediaan barang BP SJ BP SJ

Melakukan retur barang

Menyimpan barang di gudang

Memberikan kode harga Mengecek barang

Barang sesuai?

Ya Tidak

Memberikan kode harga

Menerima barang

Selesai Map

Supp C

BAB 5 Analisis dan Perancangan Sistem 5-47

Laporan Tugas Akhir Universitas Kristen Maranatha

5.2.2.9 Diagram Alir Dokumen (DAD) Penagihan Piutang kepada Pelanggan

Berikut merupakan tahapan yang dilalui untuk penagihan piutang kepada pelanggan:

 Bagian penjualan membuat Faktur Penjualan dua (2) rangkap, dimana untuk pelanggan tetap yang mengutang maka bagian penjualan akan mencantumkan tanggal jatuh tempo pada Faktur Penjualan, yaitu pelanggan diberi jangka waktu untuk melunasi pembayaran selama 40 hari. Berikut adalah rincian Faktur Penjualan:

1. Faktur akan diberikan kepada pemilik toko untuk disimpan sampai pelanggan membayar hutangnya (warna putih).

2. Faktur akan diberikan kepada pelanggan untuk dijadikan bukti pembayaran saat konsumen akan membayar hutangnya (warna pink).

 Sistem akan menyimpan data piutang pelanggan yang belum lunas.

 Jika pembayaran sudah harus dilaksanakan, maka sistem akan memberikan peringatan lima hari sebelum tanggal jatuh tempo.

 Pemilik akan melakukan penagihan piutang kepada pelanggan.

 Jika pelanggan sudah melakukan pembayaran, maka pemilik akan mengupdate piutang pelanggan.

 Namun, jika pelanggan belum merespon atau belum dapat melakukan pelunasan pembayaran, maka dilakukan negosiasi mengenai perpanjangan waktu yang diberikan untuk melunasi pembayaran.

Entitas yang terlibat dalam prosedur penagihan piutang kepada konsumen ini adalah:

- Pemilik -Bagian penjualan

- Pelanggan

Data dan dokumen yang digunakan pada penagihan piutang kepada pelanggan adalah:

I I I I I I I I E O U O O O U 4 I 2 U 4 1,2 U 4 O 3 O 3 U 4 O 3 3 O 4 3 4 3 3 1. Ruang Kantor

2. Penjualan Emas

3. Bagian Penjualan

4. Bagian Gudang

5. Meja Kasir

6. WC

Nilai Derajat Kedekatan

A E I O U X Mutlak Dekat Sangat Penting Penting Kedekatan Biasa Tidak Penting Tidak Diharapkan Warna Alasan 2 3 4

1 Kemudahan Pengawasan Kemudahan Melakukan Kegiatan Frekuensi Hubungan Rendah/sedang

Tidak Ada Hubungan Kerja

Gambar 5.50 ARC Usulan

 Analysis Relationship Worksheet

Tabel 5.9

Analysis Relationship Worksheet

No. Aktivitas A E I O U X

1 Ruang Kantor - - 3 4,5,6 2

-2 Penjualan Emas - - - 6 1,3,4,5

-3 Bagian Penjualan - 4 1 5,6 2

-4 Bagian Gudang - 3 - 1,6 2,5

-5 Meja Kasir - - - 1,3,6 2,4

-5.2.5.2 Alternatif Perancangan Layout Toko

 Alternatif 1

Keterangan:

 : Alur pelanggan dari pintu sebelah kiri  : Alur pelanggan dari pintu sebelah kanan

8m. R. Kantor Gudang 1

Up

B.Penjualan

Kas

ir

Up

Rumah

1

5

m

Skala: 1:200

B.Gudang

 Alternatif 2

Gambar 5.51 Alternatif 1

Gambar 5.52 Alternatif 2

8m. R. Kantor Gudang 1

Up

B.Penjualan

Ka

s

ir

Up

Rumah

1

5

m

Skala: 1:200

B.Gudang

5.2.5.3 Analisis Layout Toko Berdasarkan Diagram Alir

Pada perancangan layout pada alternatif 1 ini bagian penjualan berada disebelah kiri dan bagian gudang berada disebelah kanan bila dilihat dari arah pintu masuk toko, sedangkan pada alternatif 2 bagian penjualan berada disebelah kanan dan bagian gudang berada disebelah kiri bila dilihat dari pintu masuk toko. Bagian penjualan dan bagian gudang diletakkan bersampingan dikarenakan aliran informasi pada kedua bagian ini harus saling berhubungan agar penyampaian informasi juga semakin cepat.

Berdasarkan aliran proses pelanggan yang berbelanja di toko, dimana pelanggan akan masuk ke toko dan menuju ke bagian penjualan untuk memesan barang terlebih dahulu dan setelah proses pemesanan barang telah selesai dilakukan maka pelanggan akan menuju ke kasir untuk menyerahkan Faktur Penjualan dan membayar barang yang sudah dipesan. Kemudian kasir akan memberikan cap tanda lunas pada Faktur Penjualan tersebut dan pelanggan kemudian akan kembali lagi ke bagian penjualan untuk menunjukkan tanda lunas agar bisa membawa barang pesanannya.

Bila dilihat dari aliran proses pelanggan pada kedua alternatif ini dapat dilihat bahwa pada alternatif 1, aliran pelanggan dari masuk ke toko kemudian ke bagian penjualan dan kemudian menuju ke kasir lebih panjang jarak tujuan ke masing-masing bagian dibandingkan dengan alternatif 2, dimana pada alternatif 2 jarak antara bagian penjualan dan bagian kasir juga lebih dekat sehingga aliran gerakan pelanggan juga semakin pendek dan membuat aliran informasi ke masing-masing bagian dan waktu proses juga semakin cepat.

5.2.5.4 Pemilihan Layout Toko Usulan

Berdasarkan hasil analisis kedua alternatif yang telah dibuat, dapat dilihat bahwa aliran proses pelanggan yang berbelanja di toko pada alternatif 2 jauh lebih pendek dari sisi jarak dan sisi waktunya. Aliran informasi ataupun dokumen dari bagian penjualan ke bagian kasir juga semakin dekat sehingga alternatif 2 inilah yang dipilih sebagai layout usulan.

Gambar 5.53 Layout Toko Usulan

5.2.6 Analisis Kebutuhan Biaya

Sistem informasi yang akan diusulkan ini menggunakan sistem LAN (Local Area Network) dengan model topologi bus. Pada perancangan ini akan membutuhkan penggunaan perangkat keras komputer dan komputer workstation, serta perangkat lunak dari program. Perancangan ini

8m. R. Kantor Gudang 1

Up

B.Penjualan

Ka

s

ir

Up

Rumah

1

5m

Skala: 1:200

menggunakan tiga unit komputer workstation yang tersedia di toko dikoneksikan menggunakan sistem LAN, yakni pemilik toko, bagian penjualan, dan bagian gudang. Switch 4 port merupakan alat yang akan digunakan untuk menangani komunikasi secara bersamaan, ketika sebuah paket informasi datang pada salah satu port, maka switch akan mencari MAC address untuk menentukan kemana paket informasi tersebut akan dikirim. Sedangkan kabel UTP (Unshielded Twisted-Pair) digunakan sebagai kabel jaringan LAN pada sistem jaringan komputer, kabel ini berfungsi sebagai alat transportasi informasi dari satu port ke port lain. Sebuah software menjadi hal yang paling utama pada perbaikan dan perancangan sistem informasi ini, dimana software ini digunakan untuk mempermudah dalam menginput data yang kemudian akan diolah menjadi suatu informasi.

Berikut adalah biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem ini: Tabel 5.10

Daftar Kebutuhan Biaya Sistem Usulan

No. Kebutuhan Unit Bagian Harga Total

Pemilik Bagian Penjualan

Bagian Gudang

2 Switch 4 Port 1 - Rp 180.000 Rp 180.000

3 Kabel UTP 3 - Rp 7.000 Rp 21.000

4 Software (Program) 1 - Rp 2.500.000 Rp 2.500.000

16.201.000 Rp

Total Biaya Komputer Workstation

1 3 Rp 4.500.000 Rp 13.500.000

5.2.7 Spesifikasi Komputer yang Digunakan

Untuk mendukung kinerja dan sistem informasi yang sudah diusulkan, maka akan digunakan komputer dengan software windows 7, dimana hal ini dilakukan untuk mendukung program yang telah diusulkan dan untuk mengakses data lebih cepat.

Komputer yang diusulkan juga komputer yang memiliki memori RAM lebih dari 2 GB dan VGA yang mendukung, hal ini dilakukan agar komputer mampu membuka lebih dari 2 tabs dalam satu kali akses.

DAFTAR PUSTAKA

1. A.F Stoner, James.; “Manajemen”, Cetakan ke-3, Erlangga, Jakarta, 1991.

2. Amir, Taufiq.; “Manajemen Retail, Panduan Lengkap Pengelolaan Toko

Modern”, PPM, Jakarta, 2005.

3. Azhar, Susanto.; “Sistem Informasi Manajemen Konsep dan

Pengembangannya”, Lingga Jaya, Bandung, 2000.

4. Herlambang, Soendoro dan Haryanto Tanuwijaya.; “Sistem Informasi:

Konsep, Teknologi, dan Manajemen”, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2005.

5. Hartono, Jogiyanto.; “Analisis dan Desain Sistem Informasi”, ANDI, Yogyakarta, 2005.

6. Hidayat, Taufik Surya.; “Analisa dan Perancangan Sistem Pengisian Formulir Rencana Studi Secara Online di STMIK PERBANAS”, S.Kom. Skripsi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer PERBANAS, Jakarta, 2003.

7. Lucas, Henry C. Jr.; “Information System Concept for Management”, McGraw-Hill, Inc, 3rd _{edition, Singapore, 1986.}

8. McLeod, Raymond.; “A Study of Computer-Based Information System”,

Prenhallindo, 2009.

9. Santoso ST., MT.; “Diktat Kuliah Perancangan Tata Letak Fasilitas (PTLF)”,

Bandung, 2006.

10. Sherly.; “Analisis dan Perancangan Sistem Aliran Informasi, Prosedur dan

Formulir untuk Biro Administrasi Umum Universitas Kristen Maranatha”, S.T. Skripsi, Universitas Kristen Maranatha, Bandung, 2006.

11. Wignjosoebroto, Sritomo.; “Tata Letak Pabrik dan Pemindahan Bahan”,