Manajemen Korespondensi pada Bidang Arsiparis di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.
ABSTRAK
Penelitian ini membahas tentang manajemen korespondensi pada Bidang Arsiparis di
Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat. Penelitian ini memiliki fokus tentang
manajemen korespondensi pada Bidang Arsiparis di Dinas Komunikasi dan Informatika
Provinsi Jawa Barat. Melalui metode penelitian Kualitatif, penelitian ini sejak tanggal 31 Maret
2014 sampai tanggal 18 Juli 2014 ini dimulai dari observasi, wawancara dan dokumentasi.
Berdasarkan hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi maka diketahui bahwa Manajemen
Korespondensi meliputi Perencanaan, Pengorganisasian, Pengendalian, dan Pengawasan. Hasil
penelitian yang diperoleh pada perencanaan surat dengan mengidentifikasi kebutuhan surat dan
ruang khusus penyimpanan surat serta pengklasifikasian dalam bentuk pengkodean surat.
Pengorganisasian surat diantaranya sistem sentralisasi, sistem desentralisasi, dan sistem
kombinasi sentralisasi desentralisasi. Pengendalian surat yang mengalami kerusakan karena
faktor ekstrinsik, seperti terserang rayap dilakukan dengan membasmi obat anti rayap dan
dibersihkan secara rutin serta menempatkan arsip pada rak dan lemari dari bahan besi.
Pengawasan atau pengendalian surat masih dilakukan secara internal pada masing-masing
Subbagian. Berdasarkan penelitian ini dapat disimpulkan bahwa di dalam Manajemen
Korespondensi meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan surat.
Rekomendasi yang dapat diberikan antara lain pada perencanaan surat diperlukan ruangan
khusus penyimpanan surat dan pengkodean jenis-jenis surat. Pengorganisasian surat dibutuhkan
arsiparis dan pengembangan sistem penyimpanan surat berbasis IT serta penyimpanan secara
manual untuk mempermudah penemuan kembali arsip. Pemeliharaan surat diperlukan usaha
pengamanan surat, pemusnahan dan peminjaman surat agar surat dapat terjaga kelestarian dan
keamanannya dengan menerapkan prosedur penyimpanan surat dilakukan dengan mencatat pada
lembar peminjaman surat dan disertai kartu bukti pinjam surat.
Kata kunci : Manajemen; Korespondensi; Arsiparis
ABSTRACT
The research is about the management of correspondence on the field archivist at the
Communications and Information Agency of West Java Province. This study has focused on the
management of correspondence on the field archivist at the Communications and Information
Agency of West Java Province. Through qualitative research methods, this study since the date
of March 31, 2014 until July 18, 2014 started from observation, interview and documentation.
Based on observations, interviews, and documentation it is known that the Correspondence
Management includes Planning, Organizing, Controlling, and Monitoring. The results obtained
in the planning letter to identify the special needs of a letter and the storage space as well as the
classification letter in the form of letter encoding. Organizing such letter centralized systems,
decentralized systems, a combination of centralized and decentralized systems. Control of letters
that were damaged due to extrinsic factors, such as done by exterminating termites attacked anti
termite and cleaned on a regular basis and put a record on a rack and cabinets from metal.
Supervision or control is still done internally letter on each Subdivision. Based on this study it
can be concluded that in the Correspondence Management comprises planning, organizing,
implementing, and monitoring a letter. Recommendations can be given, among others, in
planning a special storage room required letters and letter coding the types of letters.
Organizing a letter takes archivists and development of IT-based mail storage systems and
storage manually to facilitate the recovery of archives. Maintenance of security measures
required letter mail, destruction and borrowing mail so that security can be maintained by
applying preservation and storage procedure performed by recording the letter on the letter
sheet lending and borrowing proof card with a letter.
Keywords: Management; correspondence; archivists
Penelitian ini membahas tentang manajemen korespondensi pada Bidang Arsiparis di
Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat. Penelitian ini memiliki fokus tentang
manajemen korespondensi pada Bidang Arsiparis di Dinas Komunikasi dan Informatika
Provinsi Jawa Barat. Melalui metode penelitian Kualitatif, penelitian ini sejak tanggal 31 Maret
2014 sampai tanggal 18 Juli 2014 ini dimulai dari observasi, wawancara dan dokumentasi.
Berdasarkan hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi maka diketahui bahwa Manajemen
Korespondensi meliputi Perencanaan, Pengorganisasian, Pengendalian, dan Pengawasan. Hasil
penelitian yang diperoleh pada perencanaan surat dengan mengidentifikasi kebutuhan surat dan
ruang khusus penyimpanan surat serta pengklasifikasian dalam bentuk pengkodean surat.
Pengorganisasian surat diantaranya sistem sentralisasi, sistem desentralisasi, dan sistem
kombinasi sentralisasi desentralisasi. Pengendalian surat yang mengalami kerusakan karena
faktor ekstrinsik, seperti terserang rayap dilakukan dengan membasmi obat anti rayap dan
dibersihkan secara rutin serta menempatkan arsip pada rak dan lemari dari bahan besi.
Pengawasan atau pengendalian surat masih dilakukan secara internal pada masing-masing
Subbagian. Berdasarkan penelitian ini dapat disimpulkan bahwa di dalam Manajemen
Korespondensi meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan surat.
Rekomendasi yang dapat diberikan antara lain pada perencanaan surat diperlukan ruangan
khusus penyimpanan surat dan pengkodean jenis-jenis surat. Pengorganisasian surat dibutuhkan
arsiparis dan pengembangan sistem penyimpanan surat berbasis IT serta penyimpanan secara
manual untuk mempermudah penemuan kembali arsip. Pemeliharaan surat diperlukan usaha
pengamanan surat, pemusnahan dan peminjaman surat agar surat dapat terjaga kelestarian dan
keamanannya dengan menerapkan prosedur penyimpanan surat dilakukan dengan mencatat pada
lembar peminjaman surat dan disertai kartu bukti pinjam surat.
Kata kunci : Manajemen; Korespondensi; Arsiparis
ABSTRACT
The research is about the management of correspondence on the field archivist at the
Communications and Information Agency of West Java Province. This study has focused on the
management of correspondence on the field archivist at the Communications and Information
Agency of West Java Province. Through qualitative research methods, this study since the date
of March 31, 2014 until July 18, 2014 started from observation, interview and documentation.
Based on observations, interviews, and documentation it is known that the Correspondence
Management includes Planning, Organizing, Controlling, and Monitoring. The results obtained
in the planning letter to identify the special needs of a letter and the storage space as well as the
classification letter in the form of letter encoding. Organizing such letter centralized systems,
decentralized systems, a combination of centralized and decentralized systems. Control of letters
that were damaged due to extrinsic factors, such as done by exterminating termites attacked anti
termite and cleaned on a regular basis and put a record on a rack and cabinets from metal.
Supervision or control is still done internally letter on each Subdivision. Based on this study it
can be concluded that in the Correspondence Management comprises planning, organizing,
implementing, and monitoring a letter. Recommendations can be given, among others, in
planning a special storage room required letters and letter coding the types of letters.
Organizing a letter takes archivists and development of IT-based mail storage systems and
storage manually to facilitate the recovery of archives. Maintenance of security measures
required letter mail, destruction and borrowing mail so that security can be maintained by
applying preservation and storage procedure performed by recording the letter on the letter
sheet lending and borrowing proof card with a letter.
Keywords: Management; correspondence; archivists