Tata kearsipan pt angkasa pura i (persero) kantor cabang bandar udara Adi Soemarmo Surakarta COVER
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
TATA KEARSIPAN PT ANGKASA PURA I (PERSERO)
KANTOR CABANG BANDAR UDARA ADI SOEMARMO
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
LILIS HIDAYATI
D1513057
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINITRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2016
commit to user
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
TATA KEARSIPAN PT ANGKASA PURA I (PERSERO)
KANTOR CABANG BANDAR UDARA ADI SOEMARMO
SURAKARTA
Disusun Oleh :
LILIS HIDAYATI
D1513057
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Endang Martini, S.Pd., M.Si.
NIK. 1973101120130201
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN
TATA KEARSIPAN PT ANGKASA PURA I (PERSERO)
KANTOR CABANG BANDAR UDARA ADI SOEMARMO
SURAKARTA
Disusun Oleh :
LILIS HIDAYATI
D1513057
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari
:
Tanggal
:
Tim Penguji
Nama
Tanda tangan
1. Penguji 1
Djoko Purwoko, SS, MH.
………………..
2. Penguji 2
Endang Martini, S.Pd., M.Si. ..……………….
Mengetahui,
Dekan,
Kepala Program Studi,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si.
commit to user
NIP. 196108251986012001
Drs. Ali, M.Si.
iii
NIP. 195408301985031002
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama
: Lilis Hidayati
NIM
: D1513057
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul ‘Tata Kearsipan
PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo
Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya,
dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar
yang saya peroleh dari Tugas Akhir tersebut.
Surakarta, 27 Mei 2016
Yang Membuat Pernyataan,
Lilis Hidayati
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“Harga
kebaikan
manusia
adalah
diukur
menurut
apa
yang
telah
dilaksanakan/diperbuatnya.” (Ali Bin Abi Thalib)
“Berangkat dengan penuh keyakinan. Berjalan dengan penuh keiklasan. Istiqomah
dalam menghadapi cobaan. YAKIN, IKHLAS, ISTIQOMAH.”
(TGKH. Muhammad Zainuddin Abdul Madjid)
“Dia yang tahu, tidak bicara. Dia yang bicara, tidak tahu.” (Lao Tse)
“Kesopanan adalah pengaman yang baik bagi keburukan lainnya.” (Cherterfield)
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
1. Bapak dan Ibu atas doa, kasih sayang dan dukungannya.
2. Seluruh keluarga besar, atas dukungan yang telah diberikan.
3. Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si. yang selalu memberikan semangat.
4. Teman-teman jurusan Manajemen Administrasi khususnya kelas A yang
selalu memberi support.
5. Pungky dan Ella yang telah memberi semangat, membantu dan
memberikan saran kepada penulis.
6. Seluruh staff dan karyawan PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang
Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta, yang telah banyak membantu
dalam penulisan tugas akhir ini.
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT atas berkat, rahmat, petunjuk dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan Tugas Akhir, yang berjudul ‘Tata Kearsipan PT
Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo
Surakarta”.
Tugas Akhir ini disusun dan diajukan dalam rangka untuk memenuhi
sabagian persyaratan dalam memperoleh sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md)
dalam bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik,
Universitas Sebelas Maret.
Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya
bantuan, dorongan, bimbingan, dan petunjuk dari berbagai pihak. Dalam
kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati menyampaikan terima
kasih kepada pihak-pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah
membantu hingga terselesaikannya Tugas Akhir ini, khususnya kepada:
1. Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si. selaku dosen pembimbing Tugas Akhir
yang telah memberikan pengarahan, saran dan bimbingan sehingga penulis
dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
2. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku penguji Tugas Akhir ini.
3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret.
4. Drs. Ali, M.Si selaku kepala Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik.
5. Bapak Nur Kholismajid selaku Pimpinan Human Capital & General Affair
Section Head PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara
Adi Soemarmo Surakarta yang telah memberikan izin penulis untuk
melaksanakan program magang dan pengamatan untuk penulisan tugas
commit to user
akhir ini.
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
6. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan
ilmunya kepada penulis.
7. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan laporan Tugas Akhir
ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.
Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini masih banyak
terdapat kekurangan, sehingga penulis mengharapkan adanya saran dan kritik
yang membangun, guna penulisan yang lebih baik selanjutnya. Semoga Tugas
Akhir ini dapat bermanfaat bagi semuanya, Amin Ya Robbal ‘alamin.
Surakarta, 27 Mei 2016
Lilis Hidayati
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ ii
HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................... iii
HALAMAN PERNYATAAN ......................................................................... iv
HALAMAN MOTTO ...................................................................................... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................... vi
KATA PENGANTAR ..................................................................................... vii
DAFTAR ISI ................................................................................................... ix
DAFTAR BAGAN .......................................................................................... xi
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xii
DAFTAR TABEL ............................................................................................ xiii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xiv
ABSTRAK ....................................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ...................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ................................................................................ 3
C. Tujuan Pengamatan .............................................................................. 3
D. Manfaat Pengamatan ........................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka .................................................................................. 5
1. Arsip ............................................................................................. 5
2. Fungsi dan Tujuan Arsip .............................................................. 7
3. Asas arsip ...................................................................................... 9
4. Sistem Arsip .................................................................................. 10
5. Tata Kearsipan .............................................................................. 16
B. Metode Pengamatan ............................................................................ 36
1. Lokasi Pengamatan ....................................................................... 36
commit to user
2. Jenis pengamatan .......................................................................... 37
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data ............................................ 37
4. Teknik Pengumpulan data ............................................................ 39
5. Teknik Analisis Data ................................................................ …. 40
BAB III DESKRIPSI INSTANSI
A. Sejarah Berdirinya PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang
Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta ............................................. 43
B. Visi, Misi dan Nilai Budaya PT. Angkasa Pura I (Persero)
Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta .................... 44
C. Tujuan PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara
Adi Soemarmo Surakarta ..................................................................... 46
D. Profil PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara
Adi Soemarmo Surakarta ..................................................................... 46
E. Susunan Organisasi dan Tata Kerja PT. Angkasa Pura I (Persero)
Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta .................... 47
F. Data Pegawai PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar
Udara Adi Soemarmo Surakarta .......................................................... 58
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN
A. Tata Kearsipan PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang
Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta ............................................. 60
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ................................................. 61
2. Penyimpanan Arsip ........................................................................ 71
3. Pemeliharaan Arsip ........................................................................ 73
4. Penemuan Arsip Kembali .............................................................. 75
5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip................................................ 75
B. Peralatan Peralatan Kearsipan di PT. Angkasa Pura I (Persero)
Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta .................... 77
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan .......................................................................................... 80
B. Saran .................................................................................................... 82
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
commit to user
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 2.1
Model Analisis Interaktif ............................................................ 42
Bagan 3.1
Struktur Organisasi PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor
Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta........................ 57
Bagan 4.1
Contoh Buku Penerimaan Surat ................................................. 61
Bagan 4.2
Penerimaan dan Pencatatan Arsip PT. Angkasa Pura I (Persero)
Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta ........... 70
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Buku Agenda ............................................................................ 18
Gambar 2.2
Kartu Kendali ........................................................................... 19
Gambar 2.3
Lembar Disposisi ..................................................................... 20
Gambar 2.4
Lembar Tunjuk Silang .............................................................. 23
Gambar 2.5
Kartu Bukti Pinjam Arsip ......................................................... 27
Gambar 2.6
Peralatan Arsip ......................................................................... 35
Gambar 4.1
Contoh Surat Masuk ................................................................. 62
Gambar 4.2
Contoh Kartu Kendali dan Disposisi ........................................ 63
Gambar 4.3
Contoh Buku Klasifikasi Arsip ................................................ 64
Gambar 4.4
Contoh Kartu Kendali Yang Sudah Diisi ................................. 65
Gambar 4.5
Contoh Buku Agenda ............................................................... 66
Gambar 4.6
Contoh Buku agenda F ............................................................. 67
Gambar 4.7
Contoh Buku Agenda Surat Keluar .......................................... 68
Gambar 4.8
Contoh Surat Keluar PT. Angkasa Pura I ................................. 69
Gambar 4.9
Contoh Daftar Pengiriman Dokumen ....................................... 70
Gambar 4.10 Contoh Arsip Yang Sudah Ditindak Lanjuti ............................ 72
Gambar 4.11 Contoh Ordner Tempat Penyimpanan Arsip ............................ 73
Gambar 4.12 Contoh Peralatan Arsip ............................................................ 77
commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Data Pelanggan .............................................................................. 10
Tabel 2.2 Data Pelanggan Gas Pada Toko Alfindo ....................................... 13
Tabel 2.3 Contoh Daftar Indeks ..................................................................... 15
Tabel 3.1 Komposisi Pegawai Berdasarkan Status Pegawai Pada Akhir
Bulan Januari 2016 ........................................................................ 58
Tabel 3.2 Komposisi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin Pada Akhir
Bulan Januari 2016 ........................................................................ 59
Tabel 3.3 Komposisi Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan Pada Akhir
Bulan Januari 2016......................................................................... 59
Tabel 4.1 Pengklasifikasian Buku Agenda .................................................... 67
Tabel 4.2 Tingkat Kelembaban Arsip ............................................................ 74
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
1. Pedoman Wawancara
2. Surat Keterangan Magang
3. Surat Tugas
4. From Monitoring Magang
5. From Penilaian Magang
6. Daftar Hadir Peserta Magang
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Lilis Hidayati. D1513057. TATA KEARSIPAN PT ANGKASA PURA I
(PERSERO) KANTOR CABANG BANDAR UDARA ADI SOEMARMO
SURAKARTA. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta. Tahun 2016. 82 halaman.
Tata Kearsipan adalah suatu cara atau sistem yang dipergunakan dalam
proses penerimaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan,
penyusunan dan penyimpanan arsip yang masih sering dipergunakan secara
langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi dan manajemen. Tujuan dari
pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana Tata Kearsipan PT Angkasa
Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta.
Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu untuk
menggambarkan Tata Kearsipan mulai dari proses penerimaan dan pencatatan,
penyimpanan, pemeliharaan, penemuan arsip kembali, penyusutan dan
pemusnahan arsip yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan bentuk
bagan sebagai pendukung dan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Sumber data
yang diperoleh dari informan, lokasi, benda dan arsip. Teknik pengumpulan data
berupa wawancara, observasi, dokumentasi dan studi pustaka. Serta teknik
analisis data menggunakan metode analisis interaktif yang meliputi empat
komponen yaitu pengumpulan data, reduksi data, sajian data, penarikan simpulan
dan verifikasi.
Hasil pengamatan menyimpulkan bahwa Tata Kearsipan PT Angkasa Pura
I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta meliputi 5
langkah kegiatan yaitu penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan,
penemuan arsip kembali, penyusutan dan pemusnahan arsip. Dalam pelaksanaan
kegiatan Tata Kearsipan tersebut menggunakan asas sentralisasi dengan sistem
subyek. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan baik, PT. Angkasa Pura I sudah
memiliki ruang arsip sendiri dan terpisah dengan ruang kerja lainnya untuk
menjaga kebersihan. Penyusutan arsip dilakukan pada arsip inaktif yang masa
simpannya 5 tahun tahun. Peralatan yang digunakan PT. Angkasa Pura I (Persero)
Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta sudah cukup baik.
Kata kunci: Arsip, Tata Kearsipan
commit to user
xv
digilib.uns.ac.id
TATA KEARSIPAN PT ANGKASA PURA I (PERSERO)
KANTOR CABANG BANDAR UDARA ADI SOEMARMO
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
LILIS HIDAYATI
D1513057
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINITRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2016
commit to user
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
TATA KEARSIPAN PT ANGKASA PURA I (PERSERO)
KANTOR CABANG BANDAR UDARA ADI SOEMARMO
SURAKARTA
Disusun Oleh :
LILIS HIDAYATI
D1513057
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Endang Martini, S.Pd., M.Si.
NIK. 1973101120130201
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN
TATA KEARSIPAN PT ANGKASA PURA I (PERSERO)
KANTOR CABANG BANDAR UDARA ADI SOEMARMO
SURAKARTA
Disusun Oleh :
LILIS HIDAYATI
D1513057
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari
:
Tanggal
:
Tim Penguji
Nama
Tanda tangan
1. Penguji 1
Djoko Purwoko, SS, MH.
………………..
2. Penguji 2
Endang Martini, S.Pd., M.Si. ..……………….
Mengetahui,
Dekan,
Kepala Program Studi,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si.
commit to user
NIP. 196108251986012001
Drs. Ali, M.Si.
iii
NIP. 195408301985031002
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama
: Lilis Hidayati
NIM
: D1513057
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul ‘Tata Kearsipan
PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo
Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya,
dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar
yang saya peroleh dari Tugas Akhir tersebut.
Surakarta, 27 Mei 2016
Yang Membuat Pernyataan,
Lilis Hidayati
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“Harga
kebaikan
manusia
adalah
diukur
menurut
apa
yang
telah
dilaksanakan/diperbuatnya.” (Ali Bin Abi Thalib)
“Berangkat dengan penuh keyakinan. Berjalan dengan penuh keiklasan. Istiqomah
dalam menghadapi cobaan. YAKIN, IKHLAS, ISTIQOMAH.”
(TGKH. Muhammad Zainuddin Abdul Madjid)
“Dia yang tahu, tidak bicara. Dia yang bicara, tidak tahu.” (Lao Tse)
“Kesopanan adalah pengaman yang baik bagi keburukan lainnya.” (Cherterfield)
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
1. Bapak dan Ibu atas doa, kasih sayang dan dukungannya.
2. Seluruh keluarga besar, atas dukungan yang telah diberikan.
3. Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si. yang selalu memberikan semangat.
4. Teman-teman jurusan Manajemen Administrasi khususnya kelas A yang
selalu memberi support.
5. Pungky dan Ella yang telah memberi semangat, membantu dan
memberikan saran kepada penulis.
6. Seluruh staff dan karyawan PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang
Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta, yang telah banyak membantu
dalam penulisan tugas akhir ini.
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT atas berkat, rahmat, petunjuk dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan Tugas Akhir, yang berjudul ‘Tata Kearsipan PT
Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo
Surakarta”.
Tugas Akhir ini disusun dan diajukan dalam rangka untuk memenuhi
sabagian persyaratan dalam memperoleh sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md)
dalam bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik,
Universitas Sebelas Maret.
Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya
bantuan, dorongan, bimbingan, dan petunjuk dari berbagai pihak. Dalam
kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati menyampaikan terima
kasih kepada pihak-pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah
membantu hingga terselesaikannya Tugas Akhir ini, khususnya kepada:
1. Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si. selaku dosen pembimbing Tugas Akhir
yang telah memberikan pengarahan, saran dan bimbingan sehingga penulis
dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
2. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku penguji Tugas Akhir ini.
3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret.
4. Drs. Ali, M.Si selaku kepala Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik.
5. Bapak Nur Kholismajid selaku Pimpinan Human Capital & General Affair
Section Head PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara
Adi Soemarmo Surakarta yang telah memberikan izin penulis untuk
melaksanakan program magang dan pengamatan untuk penulisan tugas
commit to user
akhir ini.
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
6. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan
ilmunya kepada penulis.
7. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan laporan Tugas Akhir
ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.
Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini masih banyak
terdapat kekurangan, sehingga penulis mengharapkan adanya saran dan kritik
yang membangun, guna penulisan yang lebih baik selanjutnya. Semoga Tugas
Akhir ini dapat bermanfaat bagi semuanya, Amin Ya Robbal ‘alamin.
Surakarta, 27 Mei 2016
Lilis Hidayati
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ ii
HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................... iii
HALAMAN PERNYATAAN ......................................................................... iv
HALAMAN MOTTO ...................................................................................... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................... vi
KATA PENGANTAR ..................................................................................... vii
DAFTAR ISI ................................................................................................... ix
DAFTAR BAGAN .......................................................................................... xi
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xii
DAFTAR TABEL ............................................................................................ xiii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xiv
ABSTRAK ....................................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ...................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ................................................................................ 3
C. Tujuan Pengamatan .............................................................................. 3
D. Manfaat Pengamatan ........................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka .................................................................................. 5
1. Arsip ............................................................................................. 5
2. Fungsi dan Tujuan Arsip .............................................................. 7
3. Asas arsip ...................................................................................... 9
4. Sistem Arsip .................................................................................. 10
5. Tata Kearsipan .............................................................................. 16
B. Metode Pengamatan ............................................................................ 36
1. Lokasi Pengamatan ....................................................................... 36
commit to user
2. Jenis pengamatan .......................................................................... 37
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data ............................................ 37
4. Teknik Pengumpulan data ............................................................ 39
5. Teknik Analisis Data ................................................................ …. 40
BAB III DESKRIPSI INSTANSI
A. Sejarah Berdirinya PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang
Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta ............................................. 43
B. Visi, Misi dan Nilai Budaya PT. Angkasa Pura I (Persero)
Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta .................... 44
C. Tujuan PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara
Adi Soemarmo Surakarta ..................................................................... 46
D. Profil PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara
Adi Soemarmo Surakarta ..................................................................... 46
E. Susunan Organisasi dan Tata Kerja PT. Angkasa Pura I (Persero)
Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta .................... 47
F. Data Pegawai PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar
Udara Adi Soemarmo Surakarta .......................................................... 58
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN
A. Tata Kearsipan PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang
Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta ............................................. 60
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ................................................. 61
2. Penyimpanan Arsip ........................................................................ 71
3. Pemeliharaan Arsip ........................................................................ 73
4. Penemuan Arsip Kembali .............................................................. 75
5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip................................................ 75
B. Peralatan Peralatan Kearsipan di PT. Angkasa Pura I (Persero)
Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta .................... 77
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan .......................................................................................... 80
B. Saran .................................................................................................... 82
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
commit to user
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR BAGAN
Bagan 2.1
Model Analisis Interaktif ............................................................ 42
Bagan 3.1
Struktur Organisasi PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor
Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta........................ 57
Bagan 4.1
Contoh Buku Penerimaan Surat ................................................. 61
Bagan 4.2
Penerimaan dan Pencatatan Arsip PT. Angkasa Pura I (Persero)
Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta ........... 70
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Buku Agenda ............................................................................ 18
Gambar 2.2
Kartu Kendali ........................................................................... 19
Gambar 2.3
Lembar Disposisi ..................................................................... 20
Gambar 2.4
Lembar Tunjuk Silang .............................................................. 23
Gambar 2.5
Kartu Bukti Pinjam Arsip ......................................................... 27
Gambar 2.6
Peralatan Arsip ......................................................................... 35
Gambar 4.1
Contoh Surat Masuk ................................................................. 62
Gambar 4.2
Contoh Kartu Kendali dan Disposisi ........................................ 63
Gambar 4.3
Contoh Buku Klasifikasi Arsip ................................................ 64
Gambar 4.4
Contoh Kartu Kendali Yang Sudah Diisi ................................. 65
Gambar 4.5
Contoh Buku Agenda ............................................................... 66
Gambar 4.6
Contoh Buku agenda F ............................................................. 67
Gambar 4.7
Contoh Buku Agenda Surat Keluar .......................................... 68
Gambar 4.8
Contoh Surat Keluar PT. Angkasa Pura I ................................. 69
Gambar 4.9
Contoh Daftar Pengiriman Dokumen ....................................... 70
Gambar 4.10 Contoh Arsip Yang Sudah Ditindak Lanjuti ............................ 72
Gambar 4.11 Contoh Ordner Tempat Penyimpanan Arsip ............................ 73
Gambar 4.12 Contoh Peralatan Arsip ............................................................ 77
commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Data Pelanggan .............................................................................. 10
Tabel 2.2 Data Pelanggan Gas Pada Toko Alfindo ....................................... 13
Tabel 2.3 Contoh Daftar Indeks ..................................................................... 15
Tabel 3.1 Komposisi Pegawai Berdasarkan Status Pegawai Pada Akhir
Bulan Januari 2016 ........................................................................ 58
Tabel 3.2 Komposisi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin Pada Akhir
Bulan Januari 2016 ........................................................................ 59
Tabel 3.3 Komposisi Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan Pada Akhir
Bulan Januari 2016......................................................................... 59
Tabel 4.1 Pengklasifikasian Buku Agenda .................................................... 67
Tabel 4.2 Tingkat Kelembaban Arsip ............................................................ 74
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
1. Pedoman Wawancara
2. Surat Keterangan Magang
3. Surat Tugas
4. From Monitoring Magang
5. From Penilaian Magang
6. Daftar Hadir Peserta Magang
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Lilis Hidayati. D1513057. TATA KEARSIPAN PT ANGKASA PURA I
(PERSERO) KANTOR CABANG BANDAR UDARA ADI SOEMARMO
SURAKARTA. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta. Tahun 2016. 82 halaman.
Tata Kearsipan adalah suatu cara atau sistem yang dipergunakan dalam
proses penerimaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan,
penyusunan dan penyimpanan arsip yang masih sering dipergunakan secara
langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi dan manajemen. Tujuan dari
pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana Tata Kearsipan PT Angkasa
Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta.
Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu untuk
menggambarkan Tata Kearsipan mulai dari proses penerimaan dan pencatatan,
penyimpanan, pemeliharaan, penemuan arsip kembali, penyusutan dan
pemusnahan arsip yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan bentuk
bagan sebagai pendukung dan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Sumber data
yang diperoleh dari informan, lokasi, benda dan arsip. Teknik pengumpulan data
berupa wawancara, observasi, dokumentasi dan studi pustaka. Serta teknik
analisis data menggunakan metode analisis interaktif yang meliputi empat
komponen yaitu pengumpulan data, reduksi data, sajian data, penarikan simpulan
dan verifikasi.
Hasil pengamatan menyimpulkan bahwa Tata Kearsipan PT Angkasa Pura
I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta meliputi 5
langkah kegiatan yaitu penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan,
penemuan arsip kembali, penyusutan dan pemusnahan arsip. Dalam pelaksanaan
kegiatan Tata Kearsipan tersebut menggunakan asas sentralisasi dengan sistem
subyek. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan baik, PT. Angkasa Pura I sudah
memiliki ruang arsip sendiri dan terpisah dengan ruang kerja lainnya untuk
menjaga kebersihan. Penyusutan arsip dilakukan pada arsip inaktif yang masa
simpannya 5 tahun tahun. Peralatan yang digunakan PT. Angkasa Pura I (Persero)
Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta sudah cukup baik.
Kata kunci: Arsip, Tata Kearsipan
commit to user
xv