Analisis Sistem Stok Barang di PT Delta Prima Agrindo Menggunakan Cobit 4.1.

v

Universitas Kristen Maranatha

Abstrak

Perusahaan sudah menerapkan pemakaian sistem informasi bahan baku untuk mendukung perusahaan dalam bisnis. Tetapi masih adanya masalah sehingga sistem informasi tidak berjalan dengan sebagaimana mestinya. Tujuan dari menganalisis sistem untuk mengetahui masalah yang ada dan cara memperbaikinya. Teori yang akan dipakai untuk melakukan audit sistem dengan menggunakan framework Cobit 4.1 dan juga disini akan dipakai 5 proses untuk membantu menganalisis sistem terutama : PO8, DS10, AI2, ME1 dan ME2. Sumber data diambil dari PT Delta Prima Agrindo. Metode yang dipakai adalah dengan cara menganalisis. Dengan adanya 5 proses ini maka diharapkan dapat membantu proses audit dan juga untuk menemukan masalah dan juga akan didapat saran untuk perbaikan.

vi

Universitas Kristen Maranatha

Abstract

The Company has implemented the use of raw materials information system to support the company in the business. But still the problem that information systems are not running properly. The purpose of analyzing systems to see what problems exist and how to fix it. Theory that will be used to audit the system using the COBIT framework 4.1 and 5 will be used here also to help analyze system processes mainly: PO8, DS10, AI2, ME1 and ME2. Sources of data taken from PT Delta Prima Agrindo. The method used is to analyze. Given 5 this process is expected to help the audit process and also to find the problem and will also obtain suggestions for improvement.

vii

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii

Prakata ... iii

Abstrak ... v

Abstract ...vi

DAFTAR ISI...vii

DAFTAR GAMBAR...ix

Daftar Lampiran...x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 1

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2

1.5 Sumber Data ... 5

1.6 Sistematika Penyajian ... 5

BAB II KAJIAN TEORI ... 7

2.1 Pengertian Data dan Informasi ... 7

2.2 Konsep Dasar Sistem ... 7

2.3 Tujuan Sistem Informasi ... 8

2.4 Komponen – komponen Sistem Informasi ... 8

2.5 Arti Auditing ... 9

2.6 Jenis Audit ... 9

2.7 Jenis Auditor ... 10

2.8 Pengertian COBIT 4.1 ... 10

2.9 Proses COBIT ... 11

2.10 Teori Flowchart ... 26

2.11 Jenis – Jenis Flowchart ... 26

BAB III ANALISIS DAN EVALUASI ... 28

3.1 CompanyProfile ... 28

3.2 Stuktur Organisasi ... 29

3.3 VISI DAN MISI ... 30

3.3.1 VISI ... 30

3.3.2 MISI ... 30

viii

Universitas Kristen Maranatha

3.4.1 Proses Bisnis ... 30

3.4.2 Flowchart ... 32

3.4.3 Fitur Sistem ... 33

3.5 Hasil Audit ... 36

3.5.1 PO8 ManageQuality ... 36

3.5.2 DS10 ManageProblem ... 38

3.5.3 AI2 AcquireandMaintainApplicationSoftware ... 40

3.5.4 ME1 MonitorandEvaluateInformationTechnologyPerformance ... 42

3.5.5 ME2 MonitorandEvaluateInternalControl... 45

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 47

4.1 Simpulan ... 47

4.2 Saran ... 48

ix

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi ... 29

Gambar 2. Flowchart ... 32

Gambar 3. Gambar login sistem ... 33

Gambar 4. Tampilan utama sistem ... 34

Gambar 5. Sistem input bahan baku ... 35

x

Universitas Kristen Maranatha

Daftar Lampiran

LAMPIRAN A WAWANCARA ... A

LAMPIRAN B BUKTI ... B

1

Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT. Delta Prima Agrindo merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang produksi obat ternak. Perusahaan ini telah dikenal dikalangan para peternak unggas yang tersebar di daerah Bandung dan sekitarnya. Seiring dengan berjalannya waktu, sistem produksi dalam

perusahaan tersebut ikut berkembang. Salah satunya dengan

mengimplementasikan teknologi komputer ke dalam sistem perusahaan tersebut untuk mengatur berbagai kegiatan yang ada di perusahaan tersebut.

Salah satu bagian dari sistem yang menggunakan teknologi komputer adalah pengaturan data persediaan bahan baku dan barang jadi. Maka dari itu penulis bermaksud menganalisa keefektifan sistem pengaturan data persediaan. Salah satu bentuknya adalah melakukan

audit sistem informasi dengan menggunakan frameworkCOBIT 4.1.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah dari sistem stok barang PT.Delta Prima Agrindo ada 4 masalah yaitu :

1. Apakah sistem persediaan yang ada di PT. Delta Prima Agrindo sudah efektif ?

2. Apakah sistem persediaan yang ada sudah sesuai dengan proses bisnis dari perusahaannya?

3. Apa saja yang dilakukan perusahaan dalam menghadapi masalah dari sistem persediaan?

2

Universitas Kristen Maranatha

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuan pembahasan adalah hasil dari rumusan masalah yang ada di sistem stok barang PT.Delta Prima Agrindo yaitu :

1. Mengetahui sistem yang ada sudah efektif bagi perusahaan PT. Delta Prima Agrindo.

2. Mengetahui sistem persediaan yang ada sudah sesuai proses bisnis yang ada di perusahaan.

3. Mengetahui yang dilakukan perusahaan dalam menghadapi masalah pada sistem.

4. Mengetahui levelmaturity dari hasil analisis.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Analisis dan audit sistem akan mengacu pada COBIT framework.

1. Apakah sistem persediaan yang ada di PT. Delta Prima Agrindo sudah efektif dan mendukung tujuan perusahaan tersebut?

Memakai proses : PO8, ME1

2. Apakah sistem persediaan yang ada sudah sesuai dengan proses bisnis perusahaan?

Memakai proses : AI2, ME2

3. Apa saja yang dilakukan perusahaan dalam menghadapi

masalah dari sistem persediaan? Memakai proses :DS10

4. Berada di levelmaturity berapa hasil analisisnya ? Memakai proses : PO8, DS10, AI2, ME1 dan ME2

3

Universitas Kristen Maranatha P08 Manage Quality

Sebuah QMS (Quality Manage System) dikembangkan dan

dipertahankan meliputi pembangunan yang terbukti berstandar. Bagian ini diaktifkan oleh perencanaan, pelaksanaan dan pemeliharaan sistem manajemen mutu dengan memberikan kualitas persyaratan yang jelas, terprosedur dan kebijakan yang jelas. Kualitas persyaratan dinyatakan dan dikomunikasikan dalam indikator kuantitatif dan dapat dicapai. Perbaikan terus-menerus dicapai oleh pemantauan, analisis dan tindakan atas penyimpangan dan mengkomunikasikan hasilnya kepada para

stakeholder. Manajemen mutu penting untuk memastikan bahwa teknologi

informasi adalah memberikan nilai pada bisnis, perbaikan terus-menerus dan transparansi bagi stakeholder.

Di bagian ini membahas bagaimana perusahaan dalam membuat

sebuah QMS (Quality Management System) dan untuk mengetahui

bagaimana mutu dari teknologi yang dipakai oleh perusahaan tersebut.

Dibagian ini dijelaskan bagaimana mutu teknologi itu harus

menguntungkan bagi bisnis yang ada diperusahaan. Untuk meningkatkan mutu perusahaan maka dilakukan perbaikan sistem secara bertahap dan melaporkannya kepada atasan.

1. PO8.1 Quality Management System 2. PO8.2 IT Standards and Quality Practices DS10 Manage Problem

Manajemen masalah yang efektif memerlukan identifikasi dan

klasifikasi masalah, analisis akar penyebab dan resolusi

masalah. Proses manajemen masalah juga mencakup perumusan rekomendasi untuk perbaikan, pemeliharaan catatan masalah dan penelaahan terhadap tindakan yang korektif. Sebuah proses manajemen masalah yang efektif memaksimalkan sistem ketersediaan, meningkatkan tingkat layanan, mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Pada proses ini membahas bagaimana perusahaan tersebut dalam mengatasi masalah sistem yang ada. Perusahaan melakukan analisis

4

Universitas Kristen Maranatha terhadap masalah itu dan juga untuk mengetahui bagaimana masalah itu bisa diperbaiki. Tujuan dari pembahasan ini adalah supaya sistem bisa digunakan dengan efektif dan mendapatkan keuntungan yang besar dari sistem tersebut.

1. DS10.1 Identification and Classification of Problems

2. DS10.4 Integration of Configuration, Incident and Problem Management

AI2 Acquire and Maintain Application Software

Aplikasi dibuat dari kebutuhan bisnis yang ada. Proses ini meliputi desain dari aplikasi, kontrol aplikasi dan keamanan aplikasi yang tepat dan pengembangan konfigurasi dengan sesuai standar. Hal ini memungkinkan organisasi memakai aplikasi yang otomatis dapat mendukung operasi bisnis yang ada.

Di bagian ini membahas perusahaan dalam merancang sistem yang tepat untuk proses bisnis yang ada di perusahaan dan juga perusahaan mengembangkannya supaya perusahaan dapat memakai sistem untuk proses bisnis yang ada diperusahaan.

1. AI2.2 Detailed Design

2. AI2.4 Application Security and Availability 3. AI2.7 Development of Application Software

ME1 Monitor and evaluate Information Technology Performance Manajemen kinerja Teknologi Informasi yang efektif memerlukan proses monitoring. Proses ini meliputi menentukan kinerja indikator yang relevan, sistematis dan tepat waktu pada pelaporan kinerjanya. Pemantauan diperlukan untuk memastikan bahwa hal yang benar dilakukan dan sejalan dengan arah kebijakan yang ditetapkan perusahaan.

Pada bagian ini dijelaskan bagaimana cara perusahaan dalam menganalisis sistem stok barang di PT.Delta Prima Agrindo dengan cara me-monitoring sistem stok barang tersebut dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

1. ME1.1 Monitoring Approach 2. ME1.3 Monitoring Method

5

Universitas Kristen Maranatha ME2 Monitor and evaluate internal control

Mendirikan sebuah program pengendalian internal yang efektif untuk Teknologi Informasi, hal ini sangat diperlukan untuk pendefinisian proses pemantauan yang baik. Proses ini mencakup pemantauan, pelaporan, hasil penilaian diri dan tinjauan pihak ketiga. Manfaat utama dari pengendalian pemantauan internal adalah untuk memberikan jaminan mengenai keefektifan, keefisienan dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1. ME2.1 Monitoring of Internal Control Framework 2. ME2.4 Control Self-assessment

1.5 Sumber Data

Sumber data diambil dari perusahaan yang bersangkutan, yang dalam hal ini adalah PT. Delta Prima Agrindo.

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini terdiri dari 4 bab yang didalamnya mencakup hal-hal sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini berisikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sistematika penyajian, metode dan teknik penelitian.

BAB II KAJIAN TEORI

Pada bab ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan materi penulisan yang diambil dari beberapa referensi buku, jurnal maupun internet. Materi penulisan adalah mengenai COBIT framework dan penjelasan mengenai proses-proses yang akan diaudit.

BAB III ANALISIS

Bab ini berisikan proses pengauditan berdasarkan COBIT 4.1 dan pada bab ini menjelaskan bagaimana proses yang dilakukan untuk menilai kepatuhan terhadap control yang sudah ditetapkan. Apakah sistem yang telah diterapkan saat ini sudah sesuai dengan standar dari COBIT. Hal-hal

6

Universitas Kristen Maranatha apa saja yang sudah memenuhi standar COBIT dan hal-hal apa saja yang belum memenuhi standar COBIT.

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisikan kesimpulan dan saran dari penulis berasal dari pembahasan sebelumnya.

47

Universitas Kristen Maranatha

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan yang dapat ditarik oleh penulis berkenaan dengan analisis yang dilakukan pada perusahaan PT. Delta Prima Agrindo adalah :

4.1 Simpulan

Berikut adalah kesimpulan yang didapat setelah menganalisis PT.Delta Prima Agrindo:

1. Sistem di PT.Delta Prima Agrindo sudah efektif untuk proses bisnis di perusahaan walaupun masih ada perbaikan yang harus dilakukan untuk lebih menyempurnakan sistem di perusahaan.

2. Sistem sudah sesuai dengan proses bisnis di perusahaan tetapi belum sempurna, jadi perlu perbaikan – perbaikan supaya lebih sesuai dengan bisnis di perusahaan

3. Dalam menghadapi masalah sistem, perusahaan melakukan pemantauan dan perbaikan secara langsung sehingga tidak menjadi masalah yang lebih besar tetapi tidak ada prosedur yang formal.

4. Level maturity nya :

Proses Level maturity

PO8.1 Quality Management

System

2.Repeatable But Intuitive

PO8.2 IT Standards and Quality Practices

2. Repeatable But Intuitive

DS10.1 Identification and

Classification Of Problem

2. Repeatable But Intuitive

DS10.4 Integration of

Configuration Incident and

Problem Management

2. Repeatable But Intuitive

48

Universitas Kristen Maranatha AI2.4 Application Security and

Availability

3. Defined

AI2.7 Development of Applicatiom Software

3. Defined

ME1.1 Monitoring Approach 1.Initial/Ad Hoc

ME1.3 Monitoring Method 2. Repeatable But Intuitive

ME1.4 Performance Assessment 2. Repeatable But Intuitive

ME2.1 Monitoring Of Internal Control Framework

2. Repeatable But Intuitive

ME2.4 Control Self-Assessment 2. Repeatable But Intuitive

4.2 Saran

Penulis menyarankan pemakaian COBIT ini untuk membantu dalam

menganalisa suatu sistem agar proses yang perusahaan jalankan jadi terbantu dan juga memudahkan perusahaan untuk menemukan masalah yang ada di sistem. Perusahaan juga bisa menemukan akar masalahnya, sehingga lebih mudah untuk mengetahui masalah dan segera mungkin menemukan solusi untuk memecahkan masalah itu sehingga masalah tidak menjadi lebih besar dan dapat merugikan proses bisnis di perusahaan.

57

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

1. Abdul Kadir.(2003).Pengenalan Sistem Informasi(hal 29-31.). Yogyakarta.

2. Arens & Loebbecke.(1996).Auditing Pendekatan Terpadu, buku satu, hal 1.salemba empat.

3. Gunadarma.Retivied Juni 2012. From

tri_s.staff.gunadarma.ac.id/.../2+definisi+dan+simbol+Flowchart.pdf 4. Management Guidelines (IT Governance Institute,2000), COBIT 3rd

Edition.Retrivied January 30,2012 from http://www.isaca.org

5. Prof.Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt.(1999).Analisi & Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis (hal 795). Yogyakarta:Andi.

6. Prof.Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt.(2006).Sistem Teknologi Informasi, edisi II (hal 34). Yogyakarta:Andi.

7. Sambada Satria Pamungkas. Retivied febuari 13, 2012. From: http://www.toespcorner.com/it-audit-dengan-framework-itil-dan-cobit.html

4

Universitas Kristen Maranatha terhadap masalah itu dan juga untuk mengetahui bagaimana masalah itu bisa diperbaiki. Tujuan dari pembahasan ini adalah supaya sistem bisa digunakan dengan efektif dan mendapatkan keuntungan yang besar dari sistem tersebut.

1. DS10.1 Identification and Classification of Problems

2. DS10.4 Integration of Configuration, Incident and Problem Management

AI2 Acquire and Maintain Application Software

Aplikasi dibuat dari kebutuhan bisnis yang ada. Proses ini meliputi desain dari aplikasi, kontrol aplikasi dan keamanan aplikasi yang tepat dan pengembangan konfigurasi dengan sesuai standar. Hal ini memungkinkan organisasi memakai aplikasi yang otomatis dapat mendukung operasi bisnis yang ada.

Di bagian ini membahas perusahaan dalam merancang sistem yang tepat untuk proses bisnis yang ada di perusahaan dan juga perusahaan mengembangkannya supaya perusahaan dapat memakai sistem untuk proses bisnis yang ada diperusahaan.

1. AI2.2 Detailed Design

2. AI2.4 Application Security and Availability

3. AI2.7 Development of Application Software

ME1 Monitor and evaluate Information Technology Performance Manajemen kinerja Teknologi Informasi yang efektif memerlukan proses monitoring. Proses ini meliputi menentukan kinerja indikator yang relevan, sistematis dan tepat waktu pada pelaporan kinerjanya. Pemantauan diperlukan untuk memastikan bahwa hal yang benar dilakukan dan sejalan dengan arah kebijakan yang ditetapkan perusahaan.

Pada bagian ini dijelaskan bagaimana cara perusahaan dalam menganalisis sistem stok barang di PT.Delta Prima Agrindo dengan cara me-monitoring sistem stok barang tersebut dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

1. ME1.1 Monitoring Approach 2. ME1.3 Monitoring Method

Universitas Kristen Maranatha ME2 Monitor and evaluate internal control

Mendirikan sebuah program pengendalian internal yang efektif untuk Teknologi Informasi, hal ini sangat diperlukan untuk pendefinisian proses pemantauan yang baik. Proses ini mencakup pemantauan, pelaporan, hasil penilaian diri dan tinjauan pihak ketiga. Manfaat utama dari pengendalian pemantauan internal adalah untuk memberikan jaminan mengenai keefektifan, keefisienan dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

1. ME2.1 Monitoring of Internal Control Framework

2. ME2.4 Control Self-assessment

1.5 Sumber Data

Sumber data diambil dari perusahaan yang bersangkutan, yang dalam hal ini adalah PT. Delta Prima Agrindo.

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini terdiri dari 4 bab yang didalamnya mencakup hal-hal sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini berisikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sistematika penyajian, metode dan teknik penelitian.

BAB II KAJIAN TEORI

Pada bab ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan materi penulisan yang diambil dari beberapa referensi buku, jurnal maupun internet. Materi penulisan adalah mengenai COBIT framework dan penjelasan mengenai proses-proses yang akan diaudit.

BAB III ANALISIS

Bab ini berisikan proses pengauditan berdasarkan COBIT 4.1 dan pada bab ini menjelaskan bagaimana proses yang dilakukan untuk menilai kepatuhan terhadap control yang sudah ditetapkan. Apakah sistem yang telah diterapkan saat ini sudah sesuai dengan standar dari COBIT. Hal-hal

6

Universitas Kristen Maranatha apa saja yang sudah memenuhi standar COBIT dan hal-hal apa saja yang belum memenuhi standar COBIT.

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisikan kesimpulan dan saran dari penulis berasal dari pembahasan sebelumnya.

47

Universitas Kristen Maranatha Kesimpulan yang dapat ditarik oleh penulis berkenaan dengan analisis yang dilakukan pada perusahaan PT. Delta Prima Agrindo adalah :

4.1 Simpulan

Berikut adalah kesimpulan yang didapat setelah menganalisis PT.Delta Prima Agrindo:

1. Sistem di PT.Delta Prima Agrindo sudah efektif untuk proses bisnis di perusahaan walaupun masih ada perbaikan yang harus dilakukan untuk lebih menyempurnakan sistem di perusahaan.

2. Sistem sudah sesuai dengan proses bisnis di perusahaan tetapi belum sempurna, jadi perlu perbaikan – perbaikan supaya lebih sesuai dengan bisnis di perusahaan

3. Dalam menghadapi masalah sistem, perusahaan melakukan pemantauan dan perbaikan secara langsung sehingga tidak menjadi masalah yang lebih besar tetapi tidak ada prosedur yang formal.

4. Level maturity nya :

Proses Level maturity

PO8.1 Quality Management System

2.Repeatable But Intuitive

PO8.2 IT Standards and Quality Practices

2. Repeatable But Intuitive

DS10.1 Identification and Classification Of Problem

2. Repeatable But Intuitive

DS10.4 Integration of Configuration Incident and Problem Management

2. Repeatable But Intuitive

48

Universitas Kristen Maranatha AI2.4 Application Security and

Availability

3. Defined

AI2.7 Development of Applicatiom Software

3. Defined

ME1.1 Monitoring Approach 1.Initial/Ad Hoc

ME1.3 Monitoring Method 2. Repeatable But Intuitive

ME1.4 Performance Assessment 2. Repeatable But Intuitive

ME2.1 Monitoring Of Internal Control Framework

2. Repeatable But Intuitive

ME2.4 Control Self-Assessment 2. Repeatable But Intuitive

4.2 Saran

Penulis menyarankan pemakaian COBIT ini untuk membantu dalam menganalisa suatu sistem agar proses yang perusahaan jalankan jadi terbantu dan juga memudahkan perusahaan untuk menemukan masalah yang ada di sistem. Perusahaan juga bisa menemukan akar masalahnya, sehingga lebih mudah untuk mengetahui masalah dan segera mungkin menemukan solusi untuk memecahkan masalah itu sehingga masalah tidak menjadi lebih besar dan dapat merugikan proses bisnis di perusahaan.

57

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

1. Abdul Kadir.(2003).Pengenalan Sistem Informasi(hal 29-31.). Yogyakarta.

2. Arens & Loebbecke.(1996).Auditing Pendekatan Terpadu, buku satu, hal 1.salemba empat.

3. Gunadarma.Retivied Juni 2012. From

tri_s.staff.gunadarma.ac.id/.../2+definisi+dan+simbol+Flowchart.pdf 4. Management Guidelines (IT Governance Institute,2000), COBIT 3rd

Edition.Retrivied January 30,2012 from http://www.isaca.org

5. Prof.Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt.(1999).Analisi & Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis (hal 795). Yogyakarta:Andi.

6. Prof.Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt.(2006).Sistem Teknologi Informasi, edisi II (hal 34). Yogyakarta:Andi.

7. Sambada Satria Pamungkas. Retivied febuari 13, 2012. From: http://www.toespcorner.com/it-audit-dengan-framework-itil-dan-cobit.html