Muhammad Agusalim Hariadi1 , Retno Indah Rokhmawati2

  

Vol. 2, No. 11, November 2018, hlm. 5139-5145 http://j-ptiik.ub.ac.id

Pengembangan Sistem Informasi Purchasing Order Berbasis Web pada

PT. Karya Teknik Mandiri

_{1 2 3} Muhammad Agusalim Hariadi , Retno Indah Rokhmawati , Agi Putra Kharisma

  Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya _{1 2 3} Email: magusalim354@gmail.com, retnoindahr@ub.ac.id, agi@ub.ac.id

  

Abstrak

  Menurut hasil wawancara dengan direktur dari PT. Karya Teknik Mandiri, dapat diambil kesimpulan bahwa PT. Karya Teknik Mandiri memiliki permasalahan pada proses bisnis purchasing order. Permasalahan tersebut diantaranya, seringnya terjadi ketidaksesuaian antara surat jalan dengan

  

purchasing order customer , rusak atau hilangnya purchasing order customer, serta sulitnya

  komunikasi pelanggan dengan perusahaan di dalam membahas pemesanan. Oleh karena itu, diberikan suatu solusi dengan mengganti kondisi proses bisnis saat ini ke dalam proses bisnis usulan dengan penerapan sistem informasi yang dilengkapi dengan fitur otomatisasi pelayanan untuk proses bisnis

  

purchasing order PT. Karya Teknik Mandiri. Metode pengembangan sistem menggunakan metode

Prototype serta pendekatan Operational CRM modul Service Automation. Pengujian sistem dilakukan

  dengan Validation Testing dan User Acceptance Testing, dengan hasil pengujian memiliki nilai valid 100% dan nilai penerimaan “Sangat Baik” dari pengguna sistem. Berdasarkan hasil pengujian tersebut, dapat berikan kesimpulan bahwa

  “Sistem Informasi Purchasing Order” sebagai penyelesaian masalah pada proses bisnis purchasing order PT. Karya Teknik Mandiri, telah berhasil menjadi solusi permasalahan dan dapat diterima oleh pengguna sistem.

  

Kata kunci: Prototipe, CRM Operasional, Purchasing Order, Pengembangan Berbasis Web, User Acceptance

Testing .

  

Abstract

According to the interviews with the director of PT. Karya Teknik Mandiri, it is concluded that PT.

  

Karya Teknik Mandiri has problems in the business process of purchasing order. These problems are,

frequent mismatches between mailing letters with customer purchasing orders, broken or lost

purchasing order customers, and the difficult of customer communication with the company in

discussing the purchase. Therefore, given a solution by replacing the current business process

conditions into the proposed business process with the application of information systems equipped

with service automation features for business process purchasing order PT. Karya Teknik Mandiri.

System development method using Prototype method and Operational CRM approach of Service

Automation module. System test is done with Validation Testing and User Acceptance Testing, with

test result has 100% valid value and acceptance value "Very Good" from system user. Based on these

results, it can be concluded that the "Purchasing Order Information System" as a problem solving on

the business process purchasing order PT. Karya Teknik Mandiri, has succeeded in becoming solution

of the problem and acceptable by the user.

  

Keywords: Prototype, Operational CRM, Purchasing Order, Web Based Development, User Acceptance

Testing.

  1.

  informasi (Ahmad, 2014). TIK berperan

   PENDAHULUAN

  penting dalam dunia industri dan bisnis, ketika Teknologi Informasi dan Komunikasi suatu perusahaan industri atau bisnis tidak

  (TIK) merupakan teknologi yang berurusan memanfaatkan TIK, pada umumnya mengalami dalam proses pengolahan, pengumpulan, kesulitan untuk berkembang dan berkompetisi penyimpanan, penyebaran, dan penyajian dengan perusahaan lain (Yuli, 2014).

  Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya

5139

  Sebuah perusahaan yang terletak di daerah Tangerang Kota, yaitu PT. Karya Teknik Mandiri, merupakan perusahaan bergerak pada bidang manufaktur. Perusahaan ini memberikan layanan jasa berupa pembuatan suku cadang, mesin otomotif, dan berbagai macam mesin lainnya berdasarkan pesanan pelanggannya, yang pada umumnya perusahaan bidang permesinan dan otomotif.

  Validation Testing dan User Acceptance Testing

  Hasil yang diperoleh dari penelitian akan dibahas pada bab ini, mengacu pada metodologi penelitian yang dapat dilihat pada Gambar 1.

  3. HASIL DAN PEMBAHASAN

  pengujian sistem yang digunakan untuk menentukan tingkat penerimaan pengguna sistem kepada sistem yang dikembangkan (Watanabe, 2012). UAT bukan merupakan sebuah pengujian sistem yang memberitahukan bahwa sistem tidak memiliki kesalahan, namun UAT memberitahukan seberapa tinggi tingkat penerimaan pengguna sistem setelah menggunakan sistem yang dikembangkan (Sualim, 2016). Perhitungan skala Likert dalam penerapannya, dilakukan dengan meminta tanggapan dari para responden pada beberapa pertanyaan yang diberikan. Sebelum memberikan pertanyaan dengan implementasi perhitungan skala Likert, masing-masing pertanyaan harus ditentukan terlebih dahulu bobot nilai untuk masing-masing jawabannya (Choizes, 2017).

  Acceptance Testing (UAT) merupakan

  pengujian Black-Box Testing yang memfokuskan pada kebutuhan fungsional sistem untuk mengetahui hasil keluaran sistem berdasarkan data yang dimasukkan serta memastikan bahwa system yang dikembangkan telah memenuhi harapan pengguna sistem (Sommerville, 2011). Sedangkan User

  Validation Testing merupakan metode

  dengan perhitungan skala Likert.

  Kemudian dalam melakukan pengujian sistem, menggunakan metode pengujian

  Menurut hasil wawancara dan observasi dengan direktur PT. Karya Teknik Mandiri, terdapat permasalahan pada proses bisnis

  adalah, karena sistem informasi yang akan dikembangkan, sesuai dengan pendekatan tersebut, yaitu menghubungkan pelayanan perusahaan dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan, dengan memberikan pelayanan seperti adanya sistem yang dapat digunakan oleh pelanggan dalam proses pelayanan (Payne, 2005).

  Operational CRM modul Service Automation

  pengembangan sistemnya. Alasan mengapa menggunakan metode Prototype , karena metode Prototype sesuai untuk diterapkan berdasarkan pernyataan dari wawancara bahwa dari pihak pengguna sistem tidak dapat menjelaskan kebutuhannya secara jelas, maka penggunaan metode ini merupakan hal yang tepat (Sommerville, 2011). Sedangkan alasan mengapa menggunakan pendekatan

  (Customer Relationship Management) modul Service Automation di dalam proses

  Penelitian ini menerapkan metode pengembangan sistem Prototype serta menggunakan pendekatan Operational CRM

  pelanggan. Definisi dari purchasing order (PO) merupakan bentuk pernyataan persetujuan pelanggan yang telah melakukan negosiasi dengan perusahaan, berbentuk surat lembaran PO customer yang berisi pesanan kepada perusahaan. PO customer digunakan sebagai acuan dalam membuat surat jalan dan tagihan pelunasan (invoice) kepada pelanggan. Permasalahan yang ada pada proses bisnis ini diantaranya, sering terjadi ketidaksesuaian antara surat jalan dengan PO customer, rusak atau hilangnya PO customer, dan sulitnya komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan untuk membahas pemesanan. Oleh karena beberapa permasalahan tersebut, PT. Karya Teknik Mandiri membutuhkan penerapan suatu TIK (sistem informasi) yang dapat memberikan penyelesaian masalah pada proses bisnis PO.

  purchasing order antara perusaahan dengan

2. METODE

  Gambar 1. Metodologi Penelitian

  Berdasarkan Gambar 1, terdapat 6 aktifitas umum pada penelitian ini yang dimulai dari studi literatur sampai dengan kesimpulan. Sedangkan di dalam aktifitas umum tersebut, terdapat 4 aktifitas khusus yang mengacu pada paradigma Prototype dan pendekatan berbasis CRM, mulai dari pengumpulan data persyaratan sistem/demand analysis sampai dengan evaluasi prototipe dengan pengguna sistem/decision.

  pemodelan class diagram , maka dapat dilakukan perancangan data model dan antarmuka sistem. Hasil pemodelan use case diagram dapat dilihat pada Gambar 2.

  diagram , dan class diagram. Setelah melakukan

  dijabarkan ke use case scenario, sequence

  case diagram , kemudian dari use case diagram

  Pada tahap ini, dilakukan perancangan persyaratan sistem dengan memodelkan use

  3.2. Quick Design/Detailed Requirements Specification

  purchasing order saat ini, dan kebutuhan pengguna.

  adalah, informasi perusahaan, alur proses bisnis

  statement , hasil dari tahap ini diantaranya

  Berdasarkan Tabel 1, dapat dilihat bahwa terdefinisi apa permasalahannya, permasalahan tersebut mempengaruhi siapa saja, dampak dari permasalahan tersebut, dan solusi apa yang dapat ditawarkan di dalam menyelesaikan permasalahan tersebut. Selain problem

  1. Perubahan proses bisnis saat ini dengan proses bisnis usulan, yaitu dengan penerapan sistem informasi sebagai penghubung antara PT. Karya Teknik Mandiri dengan pelanggannya

  Komunikasi yang sulit antara perusahaan dengan pelanggan dalam membahas pemesanan Solusi yang dapat ditawarkan

  Rusak/hilang purchase order customer 3.

  Ketidaksesuaian surat jalan dengan purchase order customer 2.

  Pelanggannya Dampak dari permasalahan 1.

3.1. Pengumpulan Data Persyaratan

  Proses bisnis purchasing order yang masih dalam bentuk konvensional Mempengaruhi

  Permasalahan 1.

  Tabel 1. Problem Statement Problem Statement Proses Bisnis Purchasing Order As-Is

  Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan data persyaratan sistem dengan wawancara dan observasi kepada PT. Karya Teknik Mandiri dan pelanggannya, kemudian data tersebut dianalisis sehingga ditemukan permasalahannya dan dapat diberikan usulan solusi penyelesaian permasalahan berdasarkan kebutuhan dari para pengguna sistem. Hasil analisis permasalahan kemudian didokumentasikan ke dalam problem statement seperti pada Tabel 1.

  Sistem/ Demand Analysis

1. PT. Karya Teknik Mandiri 2.

  Gambar 2. Use case diagram

  5. Sistem menampilkan halaman daftar pesanan

  Use case membuat purchase order Brief description

  Aktor membuat purchase order Actor Customer Pre- Conditions 1.

  Aktor telah berhasil melakukan login 2. Aktor berada pada halaman utama 3. Sistem telah mengirimkan notifikasi untuk membuat purchase order

  Main Flows

  1. Aktor melihat notifikasi 2.

  Aktor meng-klik tombol notifikasi 3. Sistem menampilkan konten notifikasi untuk membuat purchase order

  4. Aktor meng-klik konten notifikasi untuk membuat purchase order

  6. Aktor meng-klik tombol “Purchase Order” pada salah satu daftar pesanan

  Post Condition Aktor berhasil melakukan diskusi pemesanan

  7. Sistem menampilkan halaman purchase order 8.

  Aktor memasukkan nomor purchase order 9.

  Aktor memasukkan nama barang, jumlah unit, harga/unit

  10. Aktor meng-klik tombol “V“ untuk memasukkan data

  11. Aktor meng-klik tombol “CREATE” 12.

  Sistem menampilkan pertanyaan verifikasi

  13. Aktor meng-klik tombol “YES” 14.

  Sistem menyimpan purchase order 15. Sistem mengirimkan notifikasi pembuatan purchase order kepada

  Tabel 3. Use case scenario membuat purchase order

  Aktor tidak memasukkan file gambar  Tanggapan tetap dapat dilakukan

  Berdasarkan Gambar 2, dapat dilihat bahwa terdapat 3 aktor yang berperan di dalam sistem, yaitu Customer, Marketing, dan

  Aktor berdiskusi pemesanan melalui sistem Actor Customer, Marketing Pre- Conditions 1.

  Designer . Terdapat 15 use case, yaitu

  melakukan login, melakukan pemesanan, melakukan diskusi pemesanan, mengajukan pembatalan pesanan, melakukan konfirmasi pembatalan pesanan, melakukan konfirmasi data kesepakatan, membuat purchase order, melakukan konfirmasi purchase order , melakukan konfirmasi pembayaran uang muka, melakukan diskusi desain, melakukan konfirmasi desain pesanan akhir, melakukan konfirmasi rekap pesanan, mengelola akun, mencetak surat jalan, dan mencetak invoice.

  Mengacu pada use case diagram, lalu dijabarkan use case yang ada ke dalam use case

  scenario , diantaranya dapat dilihat pada Tabel 2

  untuk use case scenario melakukan diskusi pemesanan dan Tabel 3 untuk use case scenario membuat purchase order.

  Tabel 2. Use case scenario melakukan diskusi pemesanan

  Use case melakukan diskusi pemesanan Brief description

  Aktor telah berhasil melakukan login 2. Aktor berada pada halaman utama 3. Sistem telah menyimpan data pemesanan

  1. Aktor tidak memasukkan tanggapan  Muncul keterangan bahwa tanggapan harus terisi 2.

  Main Flows

  1. Aktor meng-klik menu “Daftar Pesanan” 2.

  Sistem menampilkan halaman daftar pesanan

  3. Aktor meng-klik tombol “Diskusi Pemesanan” pada salah satu daftar pesanan 4. Sistem menampilkan halaman diskusi pemesanan

  5. Aktor memasukkan tanggapan 6.

  Aktor memasukkan file gambar (opsional)

  7. Aktor meng-klik tombol “POST” 8.

  Sistem menampilkan tanggapan + gambar Alternative Flows

  Marketing

  16. Sistem menampilkan halaman daftar pesanan Alternative Flows

  controllers Diskusi_Pemesanan.

1. Aktor tidak memasukkan nomor

   Muncul keterangan bahwa nama barang dan/atau jumlah unit dan/atau harga/unit harus terisi 3. Aktor salah memasukkan data purchase order

  v_daftar_pesanan agar dapat mengakses view v_diskusi_pemesanan. Customer /Marketing mengisi form tanggapan sesuai kebutuhan, kemudian klik tombol “POST”. Setelah itu data tanggapan yang dimasukkan akan diteruskan

  Untuk rancangan antarmuka menghasilkan 11 rancangan antarmuka yang diantaranya dapat dilihat pada Gambar 6 untuk antarmuka halaman diskusi pemesanan dan Gambar 7 untuk antarmuka halaman purchase order.

  Gambar 5. Physical data model

  Untuk rancangan data model menghasilkan 9 data model yang dapat dilihat pada Gambar 5.

  meng- klik tombol “Purchase Order” pada view v_daftar_pesanan agar dapat mengakses view v_po. Customer mengisi form purchase order sesuai kebutuhan, kemudian klik tombol “CREATE”. Setelah itu data purchase order yang dimasukkan akan diteruskan controllers PO yang terdapat fungsi submit_po untuk diteruskan kepada model M_PO, M_notif, M_pemesanan, dan M_pengguna. Setelah itu muncul keterangan data purchase order berhasil disimpan serta notifikasi konfirmasi PO customer akan dikirimkan kepada Marketing oleh controllers PO.

  Sequence diagram membuat purchase order dimulai dari pengguna sistem Customer

  Gambar 4. Sequence diagram membuat purchase order

  Aktor tidak memasukkan nama barang dan/atau jumlah unit dan/atau harga/unit

  fungsi tanggapan_diskusi_pemesanan untuk diteruskan kepada model M_tanggapan_diskusi_pemesanan. Setelah itu muncul keterangan tanggapan berhasil oleh

  controllers Diskusi_Pemesanan yang terdapat

  view

   Bagian sebelah kanan data purchase order terdapat tombol “X” yang dapat digunakan untuk menghapus data purchase order

  “Diskusi Pemesanan” pada

  purchase order  Muncul keterangan bahwa nomor purchase order harus terisi 2.

  pemesanan dimulai dari pengguna sistem

  Sequence diagram melakukan diskusi

  Gambar 3. Sequence diagram melakukan diskusi pemesanan

  diagram membuat purchase order.

  untuk sequence diagram melakukan diskusi pemesanan dan Gambar 4 untuk sequence

  diagram yang dapat dilihat pada Gambar 3

  Kemudian dijabarkan ke dalam sequence

  Post Condition Aktor berhasil membuat purchase order

  Customer /Marketing meng-klik tombol

  Gambar 8. Halaman diskusi pemesanan Gambar 6. Antarmuka halaman diskusi pemesanan

  Antarmuka halaman diskusi pemesanan merupakan tempat dilakukannya proses diskusi pesanan Customer sehingga mendapatkan kesepakatan harga dan jangka waktu pembuatan pesanan.

  Gambar 9. Halaman purchase order

  3.4. Evaluasi Prototipe dengan Pengguna Sistem/ Decision

  Pada tahap ini, dilakukan pengujian sistem menggunakan Validation Testing dan User

  Acceptance Testing perhitungan skala Likert.

  Hasil pengujian dengan Validation Testing, terdapat 15 fungsional sistem yang diuji dengan total 58 test case, didapatkan bahwa 58 test

  case menghasilkan 100% status valid dengan perhitungan seperti pada Tabel 4.

  Gambar 7. Antarmuka halaman purchase order Tabel. 4 Hasil perhitungan Validation Testing

  Antarmuka halaman purchase order merupakan tempat dilakukannya proses

  Perhitungan Persentase Validation Testing pembuatan purchase order oleh Customer.

  (test case valid ÷ seluruh = (58 ÷ 58) x = _100% test case) x 100% 100%

3.3 Pembuatan Prototipe/ Vendor

  Presentation

  Untuk hasil pengujian dengan User Pada tahap ini, dilakukan proses dalam

  Acceptance Testing, terdapat 10 pertanyaan

  pengembangan sistem, yaitu mewujudkan untuk responden Customer dan Marketing, dan fungsional sistem ke dalam prototipe sistem 2 pertanyaan untuk responden Designer. Dari dengan interaksi nyata yang dapat diuji oleh penilaian responden Customer, terdapat 4 pengguna sistem. Hasil implementasi sistem “Sangat Baik”, 2 “Baik”, dan 4 “Cukup”. dapat dilihat pada Gambar 8 untuk halaman

  Sedangkan dari penilaian responden Marketing, diskusi pemesanan dan Gambar 9 untuk terdapat 3 ”Sangat Baik”, 4 “Baik”, dan 3 halaman purchase order.

  “Cukup”. Kemudian dari penilaian responden

  Designer

  , terdapat 1 “Sangat Baik” dan 1 “Baik”. Untuk perhitungan User Acceptance

  Testing dengan skala Likert, tingkat penilaian

  masing-masing responden dapat dilihat seperti pada Tabel. 5.

  Tabel. 5 Hasil perhitungan User Acceptance Testing dengan skala Likert

  “Handbook of CRM : Achieving Excellence in Customer Management”.

  5. DAFTAR PUSTAKA

  Ahmad, 2014. Pengertian Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Tersedia di: <http://www.zonasiswa.com/2014/10/p engertian-teknologi-informasi- dan.html> [Diakses 18 Juli 2017]

  Bittner, K. & Spence I., 2002. Use Case

  Modeling . Amerika Serikat: Addison Wesley.

  Brian H. & Pauline V.G., 2013. User

  acceptance testing _ a step-by-step guide ( BCS).

  Choizes, 2017. Pengertian Skala Likert dan Contoh Cara Hitung Kuesionernya.

  Tersedia di: <https://www.diedit.com/skala-likert/> [Diakses 19 April 2017] Payne, Adrian, and Pennie Frow., 2005.

  Butterworth-Heinemann : Burlington, Great Britain. Pressman, R., 2010. Software Engineering : A

  CRM modul Service Automation dapat

  Practitioners Approach . 7th ed, Higher Edition, United States.

  Sommerville, I., 2011. Software engineering.

  9th ed. London: Addison-Wesley. Sualim, S.A., Yassin, N.M., & Mohamad, R.,

  2016. Comparative Evaluation of

  Automated User Acceptance Testing Tool for Web Based Application .

  International Journal of Software Engineering and Technology (IJSET). Watanabe, W.M., Fortes, R.P., & Dias, A.L.,

  2012. Using acceptance tests to

  validate accessibility requirements in RIA . 21st International World Wide

  Web Conference. Yuli, Y., 2014. Manfaat IT - Teknologi

  dikatakan telah berhasil pada penelitian ini berdasarkan hasil penilaian “Sangat Baik” pada User Acceptance Testing.

  serta pendekatan Operational

  Responden Persentase Nilai Persentase Customer 86% Sangat Baik Marketing 80% Sangat Baik Designer

  Customer , Marketing, dan Designer

  90% Sangat Baik 4.

   KESIMPULAN

  Beberapa kesimpulan dari penelitian ini diantaranya adalah:

  1. Hasil analisis pada proses bisnis

  purchasing order

  PT. Karya Teknik Mandiri saat ini, terdapat permasalahan yang diantaranya adalah sering terjadi ketidaksesuaian antara surat jalan dengan purchasing order (PO)

  customer , rusak atau hilangnya PO customer , serta sulitnya komunikasi

  antara pelanggan dengan perusahaan dalam membahas pemesanan. Sedangkan untuk hasil pemodelan proses bisnis PO usulan dengan penerapan system informasi, sebagian besar alur purchasing order akan dilakukan melalui sistem, diantaranya adalah aktifitas melakukan login ke dalam sistem, melakukan pemesanan, dan membuat purchase order.

  2. Hasil analisis persyaratan sistem, terdapat 3 tipe pengguna sistem, yaitu

  dengan banyaknya kebutuhan 15 fitur sistem/fungsional sistem.

  Prototype

  3. Hasil perancangan persyaratan sistem, terdapat 15 use case pada use case

  diagram , 9 rancangan data model, dan 11 antarmuka halaman sistem.

  4. Hasil pengujian sistem: a.

  Dengan

  Validation Testing ,

  terdapat 58 test case dan menghasilkan 100% status valid.

  b.

  Dengan User Acceptance Testing perhitungan skala Likert, menghasilkan penilaian sistem dapat diterima dengan “Sangat Baik” oleh Customer, “Sangat Baik” oleh Marketing, dan “Sangat Baik” oleh Designer.

  Penerapan metode pengembangan sistem

  Informasi. Tersedia di: <http://manfaat.co.id/manfaat-it> [Diakses 18 Juli 2017]