Mengelola gaji dan upah studi

Kode Modul : D. 17

MENGELOLA ADMINISTRASI GAJI
DAN UPAH

PENYUSUN :

1

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirot Tuhan yang Maha Esa, atas rohmat dan hidayah-Nya
tersusunnya Modul Pengelolaan Gaji dan Upah. Modul ini disusun sebagai bahan ajar bagi para
peserta didik / diklat SMK Program keahlian Akuntansi. Bahan ajar yang dipelajari disesuaikan
dengan isi kurikulum edisi 2004, dengan modul itu diharapkan peserta diklat dapat memahami
pengelolaan gaji dan upah.
Oleh karena itu modul ini merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki peserta didik guna
mencapai kompetensi yang diinginkan untuk digunakan sebagai acuan.
Modul ini membahas secara sederhana tentang menyiapkan pengelolaan administrasi dan upah,
menghitung gaji dan upah setiap karyawan, membuat daftar gaji dan upah karyawan. Dengan
modul ini peserta didik dapat mengelola administrasi gaji dan upah tanpa harus dibantu

instruktur.
Akhirnya penyusun menghaturkan terima kasih yang tak terhingga kepada para fasilitator yang
telah banyak membantu tersusunnya modul ini.
Mengingat ketidaksempurnaan penyusunan modul ini penyusun akan sangat berterima kasih
apabila pihak-pihak pemakai dapat memberikan usulan dan saran kepada penyusun demi
kesempurnaan modul ini di masa yang akan datang.

Bandar Lampung, 4 Februari 2006
Penyusun

2

DAFTAR ISI
Halaman
Halaman judul ...................................................................................................
Halaman Francis ................................................................................................
Kata Pengantar ...................................................................................................
Daftar isi .............................................................................................................
Peta kedudukan modul .......................................................................................
Glosarium ...........................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................
A.
B.
C.
D.
E.
F.

DISKRIPSI ............................................................................................
Prasyarat .................................................................................................
Petunjuk penggunaan modul ..................................................................
Tujuan akhir ...........................................................................................
Kompetensi ............................................................................................
Cek Kemampuan ....................................................................................

BAB II PEMELAJARAN ..................................................................................
A. Rencana Belajar Siswa ...........................................................................
B. Kegiatan Belajar ......................................................................................
1. Kegiatan Belajar 1 ............................................................................
a. Tujuan Kegiatan Pemelajaran ....................................................

b. Uraian Materi .............................................................................
c. Rangkuman ................................................................................
d. Tugas .......................................................................................
e. Tes Formatif ...............................................................................
f. Kunci jawaban Tes Formatif ......................................................
g. Lembar Kerja .............................................................................
2. Kegiatan Belajar 2 .............................................................................
a. Tujuan Kegiatan Pemelajaran ....................................................
b. Uraian Materi .............................................................................
c. Rangkuman ................................................................................
d. Tugas .......................................................................................
e. Tes Formatif ...............................................................................
f. Kunci jawaban Tes Formatif ......................................................
g. Lembar Kerja .............................................................................
BAB III PENUTUP ...........................................................................................
DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................

3

4

GLOSARIUM

1. Akun

: Daftar tempat mencatat pertambahan/pengurangan harta
utang, modal, pendapatan dan beban

2. Bukti transaksi

: Dokumen pendukung sehubungan dengan peristiwa/
kejadian-kejadian yang berhubungan dengan uang.

3. Expenses

: Biaya

4. Format

: Bentuk yang sudah dibakukan

5. Factory Overhead

: Biaya pabrikasi

6. Kartu Jam hadir (Clock card)

: Merupakan catatan kehadiran pekerja di perusahaan
yang menunjukkan jumlah jam kerja reguler dan jumlah
jam kerja lembur tiap pekerja, selama satu periode
tertentu (biasanya selama satu minggu)

7. Kartu Jam kerja (kartu tugas)

: Berisi catatan mengenai jumlah jam kerja dan untuk
pekerjaan mana jam kerja itu dipergunakan.

8. Manufacture

: Pabrikan

9. Manufacturing Enterprise

: Perusahaan industri

10. Operating Expenses

: Biaya usaha

11. Other Expenses

: Biaya lain-lain

12. Payroll

: Pembayaran gaji

13. Prosedur

: Suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan

beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam atas
transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

14. Sistem

: Suatu jaringan prosedur yang dibuat sesuai dengan pola
yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan.

BAB I

5

PENDAHULUAN
A. Deskripsi
Modul Mengelola gaji dan upah terkait dengan pemelajaran tiga hal, yaitu :
1. Menyiapkan pengelolaan administrasi gaji dan upah
2. Menghitung gaji dan upah setiap karyawan
3. Membuat daftar gaji dan upah karyawan

Diharapkan setelah menyelesai modul ini, peserta diklat mampu memahami prosedur
penggajian, perhitungan gaji dan upah karyawan dan mampu membuat daftar gaji dan upah
karyawan.
B. Prasyarat
Agar dapat mencapai tujuan akhir di atas, maka peserta didik hendaklah sudah menguasai :
-

Modul mengelola bukti transaksi

-

Modul siklus akuntasi perusahaan jasa dan dagang

-

Pengoperasian peralatan manual dan komputer

-

Etika komunikasi secara lisan dan tertulis dalam Bahasa Indonesia dan Inggris

C. Petunjuk Penggunaan Modul
1. Langkah-langkah belajar yang ditempuh
a. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat
kinerja yang diharapkan, kinerja keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam
rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini.
b. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “Cek
kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini.
Lakukan pada awal dan akhir mempelajari modul untuk menyakinkan pengawasan
kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar anda.
c. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin
dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru / instruktur
sampai paham.
d. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dan istilahistilah sulit dan penting dalam modul ini.
e. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, rencanakan kegiatan belajar,
kerjakan tugasnya dan jawablah pertanyaan tes, kemudian cocokkan dengan kunci
jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai anda tuntas menguasai hasil belajar yang
diharapkan.
f. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, maka diskusikan

dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru / intruktur.
6

g. Setelah anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini selanjutnya
pelajarilah modul selanjutnya. Sesuai dengan yang tertuang pada peta kedudukan
modul untuk program keahlian akuntansi.
h. Anda tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya bila belum
menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.
i. Setelah mencapai satu kompetensi dipelajari secara tuntas maka ajukan uji
kompetensi.
2. Perlengkapan yang dipersiapkan
a. Alat tulis terdiri dari kertas, pensil, bolpoint, penghapus dan penggaris.
b. Alat hitung kalkulator manual dan elektronik
c. Format jurnal
d. Format daftar gaji dan upah
e. Format absensi
f. Format jam kerja
3. Hasil Pelatihan
a. Memahami pengidentifikasian dan perhitungan gaji dan upah karyawan dengan benar.
b. Pengisian daftar gaji dan upah dengan benar sesuai dengan format yang tersedia

c. Pencatatan atas pembayaran gaji dan upah karyawan sesuai dengan dengan daftar gaji
dan upah dengan benar.
d. Merekapitulasi gaji dan upah karyawan sesuai degan format yang ditetapkan dan
didistribusikan kepada pihak-pihak yang terkait.
4. Peran guru dalam proses pemelajaran
a. Membantu siswa dalam merencakan proses belajar
b. Membimbing siswa melalui tugas-tugas latihan yang dijelaskan dalam tahap belajar
c. Membantu siswa dalam memahami konsep dan praktek serta menjawab pertanyaan
peserta diklat mengenai proses belajar peserta diklat.
d. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang
diperlukan untuk belajar
e. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan
f. Merencanakan seorang seorang ahli/ pendamping guru ditempat kerja untuk
membantu jika diperlukan
g. Melaksanakan penilaian
h. Menjelaskan kepada siswa mengenai bagian yang perlu untuk dibenahi dan
mendiskusikan rencana pemelajaran selanjutnya.
i. Mencatat pencapaian kemajuan siswa

D. Tujuan Akhir

7

Peserta diklat mampu mengelola administrasi gaji dan upah sesuai dengan standar operating
prosedur

(SOP) pengelolaan administrasi gaji dan upah yang ditetapkan perusahaan.

Kemampuan tersebut dapat dilihat dari :
a. Pengidentifikasian dan penghitungan gaji dan upah karyawan dengan benar
b. Pengisian daftar gaji dan upah dengan benar sesuai format yang tersedia
c. Pencatatan atas pembayaran gaji dan upah karyawan sesuai dengan daftar gaji dan upah.
d. Merekapitulasi gaji dan upah karyawan tersajikan sesuai dengan format yang ditetapkan
dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang terkait.
E. Kompetensi
Memuat uraian kompetensi yang akan dipelajari (dalam GBPP SMK Implementatif) pada
modul yang terdiri dari : kode kompetensi, kompetensi, subkompetensi, kriteria unjuk kerja,
ruang lingkup kompetensi, pengetahuan, keterampilan dan sikap.
F. Cek Kemampuan
No

Sub kompetensi

Ya

Tidak

1. Dapatkah anda mempersiapkan format daftar gaji dan upah
berupa daftar gaji dan upah berdasarkan golongan?
2. Dapatkah anda mengisi daftar gaji dan upah berdasarkan
golongan ?
3. Dapatkah anda melakukan pencatatan gaji dan upah
karyawan dengan computer ?
4. Dapatkah anda merekapitulasi daftar gaji dan upah dan
mendistribusikan kepada pihak-pihak yang terkait ?

8

BAB II
PEMELAJARAN
A.

Rencana Belajar Peserta Diklat
Kompetensi

: Mengelola administrasi gaji dan upah

Sub kompetensi

:

a.

Menyiapkan pengelolaan administrasi gaji dan upah

b.

Menghitung gaji dan upah karyawan

c.

Membuat daftar gaji dan upah karyawan

No.

Jenis Kegiatan

1. Menyiapkan

Tanggal

Waktu

Tempat

Alasan

Tanda tangan

pencapaian

perubahan

guru

pengelolaan

administrasi gaji dan upah
2. Menghitung gaji dan upah
setiap karyawan
3. Membuat daftar gaji dan
upah karyawan

B. Kegiatan Belajar
1. Kegiatan Belajar 1 : Menyiapkan Pengelolaan Administrasi Gaji Dan Upah
a.

TUJUAN KEGIATAN PEMELAJARAN 1 :
Peserta diklat mampu :
1. Menguraikan prosedur penggajian
2. Menyebutkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan
penggajian dan pengupahan
3. Membedakan karyawan berdasarkan golongan

b. URAIAN MATERI
Pendahuluan :
Dalam perusahaan manufacture, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi 2
golongan yaitu : gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran jasa atas
penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer,
sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran jasa atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap

9

perbulan, sedangkan upah dihitung berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan
produk yang dihasilkan oleh karyawan.
1. Pengertian Biaya Tenaga kerja
Tenaga kerja adalah usaha fisik atau mental yang dipakai dalam kegiatan usaha
perusahaan. Biaya tenaga kerja adalah jasa sumber daya manusia yang dinilai dengan
satuan uang yang dikorbankan dalam usaha memperoleh pendapatan.
2. Penggolongan Tenaga Kerja
Tenaga kerja dapat digolongkan sebagai berikut :
a)

Menurut fungsi pokok dalam perusahaan
Sesuai dengan fungsi pokok dalam perusahaa, tenaga kerja digolongkan menjadi :


Tenaga kerja bagian produksi, adalah tenaga kerja yang secara langsung
atau tidak langsung terlibat dalam proses pembuatan produk. Oleh karena itu,
gaji atau upah yang dibayarkan kepada pekerja bagian produksi dibebankan
kepada produk, atau menjadi unsur harga pokok produk



Tenaga kerja bagian pemasaran, adalah tenaga kerja yang berhubungan
dengan usaha memperoleh dan melayani pesanan. Gaji atau upah yang
dibayarkan kepada pekerja bagian pemasaran, tidak menjadi unsur harga
pokok produk tetapi dibebankan kepada periode saat terjadinya biaya tenaga
kerja yang bersangkutan.



Tenaga kerja bagian administrasi dan umum, terdiri atas tenaga kerja
yang jasanya dinikmati oleh perusahaan secara keseluruhan. Misalnya Direksi,
Karyawan bagian akuntansi dan Karyawan bagian administrasi umum. Seperti
halnya biaya tenaga kerja bagian pemasaran, biaya tenaga kerja bagian
administrasi umum merupakan biaya tenaga kerja non produksi, dan
dibebankan kepada periode saat terjadinya biaya yang bersangkutan.

b) Menurut kegiatan departemen-departemen dalam perusahaan
Tenaga kerja digolongkan sesuai dengan departemen tempat terjadinya tenaga
kerja. Misalnya dalam suatu perusahaan industri yang terdiri departemen kasar,
departemen penghalusan, departemen asembiling, dan departemen penyelesaian,
tenaga kerja digolongkan menjadi :


Tenaga kerja Departemen Kasar



Tenaga kerja Departemen Penghalusan



Tenaga kerja Departemen Asembling



Tenaga kerja Departemen Penyelesaian

c) Menurut hubungannya dengan produk
Tenaga kerja digolongkan menjadi :

10

 Tenaga kerja langsung, adalah tenaga kerja yang secara fisik langsung terlihat
dengan pembuatan produk. Biaya yang timbul karenanya dapat ditelusuri
dapat melekatnya pada produk, dan merupakan biaya tenaga kerja utama
dalam pembuatan produk. Misalnya pegawai perakitan pada pabrik mobil,
operator mesin rajut pada pabrik tekstil.
 Tenaga kerja tidak langsung, adalah tenaga kerja yang tidak secara langsung
terlibat dalam pembuatan produk. Biaya yang terjadi karena tidak dapat
ditelusuri melekatnya pada produk. Oleh karena itu dalam perusahaan yang
membuat lebih dari satu jenis produk, biaya tenaga kerja tidak langsung
diperlakukan sebagai biaya overhead pabrik. Sebagai contoh antara lain
pengawas atau mandor dan pemeriksa kualitas produk.
3. Bagan alir arus dokumen dalam sistem penggajian
Untuk menggambarkan bagan alir arus dokumen dalam sistem penggajian, dibuat
asumsi menggenai sebuah perusahaan dengan hipotesa sebagai berikut :
a) Perusahaan manufaktur
b) Perusahaan mempunyai pegawai tetap dan pegawai yang dibayar bnerdasar waktu
bekerja
c) Sistem absensi menggunakan mesin absensi
d) Gaji diterimakan kepada semua pegawai dalam bentuk kas
e) Di dalam perusahaan terdapat bagian atau petugas yang berhubungan dengan
penggajian sebagai berikut :
 Petugas pengawas pencatatan waktu hadir / waktu kerja dimesin absensi
 Pembuat daftar gaji
 Pembayar gaji
 Pemegang buku besar dan kartu biaya

11

Bagan alir arus dokumen dalam sistem penggajian sebagai berikut :
PENGAWAS ABSENSI

1

MULAI

Memb
uat
rekap
waktu

Meng
awasi
absen
si
pega
wai

PEMBUAT DAFTAR GAJI

Rekap
Waktu
Rekap
Hadir

Sk
Kepegawaian

Waktu
Kerja

hadir/
kerja
Rek
ap
Rea
wakt
kap
u
wakt
hadi
u
r
kerja
1

Daftar
Gaji

Daftar Upah

2

12

PEMBAYARAN GAJI

PEMEGANG BUKU BESAR
DAN KARTU BIAYA
3

2

Rekap WH/K
Rekap WH/K

D. UPAH

D. UPAH
D. GAJI
D. GAJI

Menyiapkan
amplop
gaji

N

o

Memb
ayar
gaji/
upah

Dicap
Lunas

Rekap WH/K
D. UPAH

Rek.
Buku
Besar

Kartu
Biaya

D. GAJI

3

SELESAI

Uraian Kegiatan Dalam Sistem Penggajian
Pengawas Absensi
1.

Mengawasi pegawai dalam memasukkan kartu hadir ke dalam mesin,
untuk memastikan bahwa hanya kartu pegawai yang bersangkutan sajalah yang dimasukkan
ke mesin absensi.

2.

Membuat rekapitulasi waktu hadir / kerja, dan menyerahkan, dan
menyerahkan kepada pembuat daftar gaji.
13

Pembuat Daftar Gaji
Atas dasar surat keputusan pengangkutan pegawai, petugas ini membuat daftar gaji untuk
pegawai tetap: atas dasar rekap waktu hadir, petugas kemudian membuat daftar upah bagi
pegawai yang di upah menurut waktu kerja.
Pembayaran Gaji/Upah
1.

Membayar gaji / upah kepada pegawai, pegawai menandatangani daftar gaji/upah pada
kolom tanda tangan.

2.

Memberi cap “LUNAS” pada dokumen pendukung.

3.

Mengirim daftar gaji yang sudah ditanda tangani pegawai (sebagai bukti bahwa gaji/upah
sudah diambil para pegawai), dilampiri rekap waktu hadir/kerja ke pemegang buku jurnal,
buku besar, dan kartu biaya.

Pemegang Jurnal, Buku Besar, dan Kartu Biaya
1. Atas dasar daftar gaji/upah yang di terima dari pembayar gaji, mebukukan ke buku besar,
dan kartu biaya yang bersangkutan.
2. Mengarsipkan semua dokumen.
C. RANGKUMAN
Gaji pada umunya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang di lakukan oleh
karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Sedangkan upah pada umunya
merupakan pembayaran jasa atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana
(buruh).
Sistem penggajian pada perusahaan

bervariasi, namun demikian pada umumnya dapat

digolongkan ke dalam :
1. Sistem gaji tetap, dalam sistem ini pegawai akan mendapat gaji yang besarnya relatif
tetap. Misalkan pegawai lembur, pegawai tidak mendapat uang lembur, sebaliknya bila
pegawai absen, maka gajinya tidak dikurangi.
2. Sistem gaji tetap dengan variasi, dalam sistem ini pegawai mendapat gaji tertentu, tetapi
bila pegawai lembur, atau melakukan prestasi tertentu akan mendapat uang tambahan,
sebaliknya bila tidak masuk kerja, atau terlambat masuk kerja, gaji akan dikurangi.
3. Sistem upah variabel, dalam sistem ini pegawai akan mendapat upah proporsional dengan
prestasi. Satuan prestasi dalam bentuk unit produksi, jam kerja, atau hari kerja.
4. Kombinasi (1), (2), (3).
D. TUGAS

14

1. Dilakukan observasi ke salah satu instansi untuk melihat/ mencari contoh daftar gaji dan
upah karyawan/slip gaji.
2. Buatlah daftar gaji dan upah karyawan berdasarkan jam kerja berkelompok. Anggota
kelompok maksimum 3 orang.
E.

TES FORMATIF
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan gaji dan upah !
2. Jelaskan dengan bagan prosedur pencatatan gaji dan upah !
3. Sebutkan dan jelaskan penggolongan karyawan / tenaga kerja !

F. KUNCI JAWABAN TES FORMATIF
1.Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan manager. Upah merupakan pembayaran jasa atas penyerahan
jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh)

2.

PENGAWAS ABSENSI

1

MULAI

Menga
wasi
absensi
pegawa
i

Membua
t rekap
waktu
hadir/
kerja

Rekap
waktu
Reaka
hadir
p
waktu
kerja

1

PEMBUAT DAFTAR GAJI

Rekap
Waktu
Hadir
Rekap
Waktu
Kerja

Sk
Kepegawaian

Daftar
Gaji

Daftar
Upah

2

15

PEMBAYARAN GAJI

PEMEGANG BUKU BESAR
DAN KARTU BIAYA
3

2

Rekap WH/K
Rekap WH/K

D. UPAH

D. UPAH
D. GAJI
D. GAJI

Menyiapkan
amplop
gaji

N

o

Memb
ayar
gaji/
upah

Rek.
Buku
Besar

Rekap WH/K

Dicap
Lunas

Kartu
Biaya

D. UPAH
D. GAJI

3

SELESAI

3. a. Menurut fungsi pokok dalam perusahaan
Sesuai dengan fungsi pokok dalam perusahaa, tenaga kerja digolongkan menjadi :
1.

Tenaga kerja bagian produksi, adalah tenaga kerja yang secara langsung
atau tidak langsung terlibat dalam proses pembuatan produk. Oleh karena itu, gaji
atau upah yang dibayarkan kepada pekerja bagian produksi dibebankan kepada
produk, atau menjadi unsur harga pokok produk

2.

Tenaga kerja bagian pemasaran, adalah tenaga kerja yang berhubungan
dengan usaha memperoleh dan melayani pesanan. Gaji atau upah yang dibayarkan
kepada pekerja bagian pemasaran, tidak menjadi unsur harga pokok produk tetapi
dibebankan kepada periode saat terjadinya biaya tenaga kerja yang bersangkutan.

16

3.

Tenaga kerja bagian administrasi dan umum, terdiri atas tenaga kerja yang
jasanya dinikmati oleh perusahaan secara keseluruhan. Misalnya Direksi,
Karyawan bagian akuntansi dan Karyawan bagian administrasi umum. Seperti
halnya biaya tenaga kerja bagian pemasaran, biaya tenaga kerja bagian
administrasi umum merupakan biaya tenaga kerja non produksi, dan dibebankan
kepada periode saat terjadinya biaya yang bersangkutan.

b. Menurut kegiatan departemen-departemen dalam perusahaan
Tenaga kerja digolongkan sesuai dengan departemen tempat terjadinya tenaga kerja.
Misalnya dalam suatu perusahaan industri yang terdiri departemen kasar, departemen
penghalusan, departemen asembiling, dan departemen penyelesaian, tenaga kerja
digolongkan menjadi :

c.

1.

Tenaga kerja Departemen Kasar

2.

Tenaga kerja Departemen Penghalusan

3.

Tenaga kerja Departemen Asembling

4.

Tenaga kerja Departemen Penyelesaian
Menurut hubungannya dengan produk

Tenaga kerja digolongkan menjadi :
1. Tenaga kerja langsung, adalah tenaga kerja yang secara fisik langsung terlihat
dengan pembuatan produk. Biaya yang timbul karenanya dapat ditelusuri dapat
melekatnya pada produk, dan merupakan biaya tenaga kerja utama dalam
pembuatan produk. Misalnya pegawai perakitan pada pabrik mobil, operator
mesin rajut pada pabrik tekstil.
2. Tenaga kerja tidak langsung, adalah tenaga kerja yang tidak secara langsung
terlibat dalam pembuatan produk. Biaya yang terjadi karena tidak dapat ditelusuri
melekatnya pada produk. Oleh karena itu dalam perusahaan yang membuat lebih
dari satu jenis produk, biaya tenaga kerja tidak langsung diperlakukan sebagai
biaya overhead pabrik. Sebagai contoh antara lain pengawas atau mandor dan
pemeriksa kualitas produk.

G. LEMBAR KERJA
1.Alat dan bahan : kalkulator, kertas, alat tulis penggaris, penghapus
2.K3 : sesuai dengan ketentuan prosedur keamanan dan keselamatan kerja.
3.Langkah kerja :
a. Mengumpulkan daftar gaji dan upah yang anda peroleh dari suatu instansi atau
perusahaan yang anda buat.
b. Dikelompokkan sesuai dengan penggolongan karyawan

17

2. Kegiatan Belajar 2 :

- Menghitung gaji dan upah setiap karyawan
- Membuat daftar gaji upah dan karyawan

a. Tujuan Kegiatan Pemelajaran
Peserta diklat mampu :
a.

Menghitung gaji dan upah setiap karyawan

b.

Membuat daftar gaji dan upah karyawan

b. Uraian Materi
Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Perlengkapan yang di butuhkan untuk mengelola gaji dan upah antara lain:
(1) Kartu Absensi, merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian pencatatan waktu untuk
mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Contoh bentuk kartu absensi.
PT. ASMARA
Jl. Melati No.9
Jakarta

KARTU ABSENSI
Bulan
…………………………
Tanggal

Datang

Pulang

18

(2) Kartu Jam Kerja, merupakan dokomen yang di gunakan untuk mecatat waktu yang
dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung di perusahaan industri maupun di perusahaan jasa
dan dagang. Contoh bentuk kartu jam kerja:

PT. ASMARA
Jl. Melati No.9
Jakarta
KARTU KERJA
Bulan
……………………………
Bagian/Job
Mulai

Tanggal

Selesai

(3) Daftar Gaji dan Upah, merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto tiap
karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, Iuran
untuk organisasi karyawan dan lin sebagainya. Contoh bentuk daftar gaji dan upah
sebagai berikut:
Nama

Jumlah
Jam
kerja

Tarip
Upah
(Rp)

Gaji
Kotor

Potongan
PPh
Pinjaman

Upah
Bersih
(Rp)

A

50

3.000,00

Ps.21
150.000,00 3.600,00

(Rp)
25.000,00 121.400,00

B

48

3.500,00

168.000,00 2.400,00

10.000,00 155.600,00

C

50

2.500,00

125.000,00 -

-

D

40

2.500,00

100.000,00 -

10.000,00 90.000,00

E

50

3.000,00

150.000,00 3.600,00

-

F

48

3.500,00

168.000,00 2.400,00

25.000,00 140.600,00

G

46

3.000,00

138.000,00 2.400,00 135.600,00
999.000,00 14.400,00 70.000,00 914.600,00

TTD

125.000,00
146.400,00

Data yang terdapat dalam daftar gaji upah di atas, menunjukkan informasi sebagai
berikut:
a. Jumlah upah kotor (bruto) sebesar Rp. 999.000,00

19

b. Pajak penghasilan karyawan (PPh Ps.21) yang di potong dari karyawan sebesar Rp.
14.400,00.Jumlah tersebut harus di setorkan ke kas negara sehingga merupakan
hutang bagi perusahaan.
c. Jumlah Rp.70.000,00 merupakan piutang perusahaan pada karyawan, jumlah tersebut
di perhitungkan sebagai pengurang terhadap upah kotor.
d. Upah bersih yang harus di terima karyawan berjumlah Rp. 914.600,00. Jumlah
tersebut merupakan hutang perusahaan kepada karyawan.
Berdasarkan data di atas, jurnal yang harus di buat untuk mencatat data daftar upah di atas
adalah sebagai berikut:
Gaji dan Upah ………………………Rp. 999.000,00

-

- Hutang Gaji dan Upah

Rp. 914.600,00

- PPh Karyawan yang harus disetor

Rp. 14,400,00

- Piutang pada karyawan

Rp. 70.000,00

Pada saat upah di bayarkan pada karyawan, maka jurnal pengeluaran kasnya:
Hutang Gaji dan Upah ……………….Rp. 914.600,00
- Kas

Rp. 914.600,00

Dan jika pajak penghasilan karyawan di setorkan ke Kantor Kas Negara, jurnal yang
harus di buat:
PPh Karyawan yang harus di setor ……Rp. 14.400,00
- Kas

Rp. 14.400,00

Alokasi biaya tenaga kerja
Berdasarkan data kartu jam kerja ( Kartu tugas ) dan kartu hadir, bagian akuntansi biaya
mengalokasikan gaji dan upah yang terjadi dalam suatu periode pada akun-akun tempat
mencatat biaya yang bersangkutan. Misalnya upah kotor sebesar Rp. 999.000,00 terdiri
atas :
Upah langsung …………………………………… Rp. 759.000,00
Upah tidak langsung ……………………………... Rp. 240.000,00
Jumlah

……………………………. Rp. 999.000,00

Jurnal untuk mencatat alokasi gaji dan upah diatas sebagai berikut :
Barang dalam proses

Rp. 759.000,00

BOP sesungguhnya

Rp. 240.000,00

Gaji dan upah

Rp. 999.000,00

20

Misalkan daftar gaji dan upah pada akhir bulan Juli 2004 dengan data sebagai berikut :
Upah langsung

Rp. 16.700.000,00

Upah tidak langsung

Rp. 3.000.000,00

Gaji bagian pemasaran

Rp. 6.800.000,00

Gaji bagian administrasi umum

Rp. 2.600.000,00 +

Jumlah

Rp. 29.100.000,00

Jurnal untuk mencatat alokasi gaji dan upah dari data diatas, sebagai berikut :
Barang Dalam proses

Rp. 16.700.000,00

BOP Sesungguhnya

Rp. 3.000.000,00

Beban gaji bagian penjualan

Rp. 6.800.000,00

Beban gaji administrasi umum

Rp. 2.600.000,00

Gaji dan upah

Rp. 29.100.000,00

Prosedur pencatatan biaya tenaga kerja dalam buku besar secara garis besar akan tampak sebagai
berikut :
DAFTAR GAJI DAN UPAH

Hutang Gaji dan Upah

Gaji dan Upah

Hutang PPh Karyawan
BDP
Piutang pada Karyawan
BOP Sesungguhnya

Beban Gaji Bag. Penjualan

Beban Gaji Bag. Adm.dan Umum

21

c. Rangkuman
Dalam sistem penggajian / pengupahan catatan akuntansi yang di gunakan adalah:
- Jurnal Umum, untuk mencatat pengakuan hutang gaji / upah.
- Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat pengeluaran gaji dan upah.
- Rekening buku besar terkait.
Sedangkan bukti transaksi yang digunakan tergantung sistem penggajian yang dipakai
yaitu:
- Sistem gaji tetap
- Sistem gaji tetap dengan variasi
- Sistem upah variabel
d. Tugas
1. Lakukan penyelesaian soal praktika tentang pencatatan dan penghitungan gaji dan upah
DAFTAR UPAH MINGGU KE 2 AGUSTUS 2004
( Periode 10 Agustus sampai dengan 15 agustus 2004 )
Nama

Jumlah Jam

Tarif Upah

Gaji Kotor

Kerja

( Rp )

( Rp )

Ani
Eka
Esthi
Syahrul
Zulfatus

45
50
60
48
42

4.000
4.500
3.500
3.000
4.000

Jumlah

Potongan
PPh ps 21

200.000
225.500
175.000
150.000
200.000
950.500

Upah Bersih

Pinjaman

( Rp.)
7.500
8.500
6.500
5.625
7.500
35.625

( Rp )
30.000
15.000
20.000
65.000

(Rp)
162.500
217.000
153.500
124.375
192.500
849.875

Diminta :
Dari data daftar upah diatas buatlah jurnal :
a. Mencatat data daftar gaji
b. Pada saat upah dibayarkan pada karyawan
c. Pada saat PPh disetor ke kas negara
2. Buatlah contoh – contoh format kartu absensi, kartu jam kerja, dan slip gaji dari suatu
perusahaan / instansi.
Kunci jawaban :
a.

b.

Gaji dan upah

Rp. 950.500

Hutang gaji dan upah

Rp. 849.875

PPh karyawan yang harus disetor

Rp. 35.625

Piutang pada karyawan

Rp. 65.000

Utang gaji dan upah
Kas

Rp. 849.875
Rp. 849.875

22

c.

PPh karyawan yang harus disetor

Rp. 35.625

Kas

Rp. 35.625

e. Tes Formatif
1. Berikut adalah sistem penggajian untuk tenaga edukatif (Dosen) pada sebuah akademi:
a. Komponen gaji:
- Gaji tetap. Gaji ini di bayarkan secara tetap tiap-tiap bulannya
- Gaji variabel. Gaji ini di bayarkan secara proporsional dengan kehadiran dosen di ruang
kuliah ( memberikan kuliah )
b. Setiap kali dosen memberikan kuliah, dosen di minta menandatangani daftar hadir dosen.
c. Setiap kali kuliah berlangsung mahasiswa juga di minta menandatangani daftar hadir
mahasiswa. Daftar hadir mahasiswa ini selain bermanfaat untuk keperluan administrasi
pendidikan, juga dapat digunakan utnuk mengontrol kehadiran dosen dalam memberikan
kuliah. Jadi, bila daftar hadir dosen dihubungkan dengan daftar hadir mahasiswa untuk
matakuliah yang diasuh dosen yang bersangkutan, dapat ditentukan validitas kehadiran
dosen tersebut.
d. Setiap tanggal 25 tiap bualn, bagian keuangan membuat daftar gaji dosen dengan cara
menambahkan gaji tetap, dengan gaji variabel. Gaji variabel dihitung dengan mengalikan
jumlah jam kehadiran dengan tarip tertentu.
e. Bila daftar gaji selesai deibuat dan cek dengan benar, daftar gaji dimintakan persetujuan
kepada Pembantu Direktur Bidang II ( PD II ), sekalian membuat bukti teransfer bank.
f. Bukti transfer dikirimkan ke bank kampus, atas dasar bukti transfer bank memindah
bukukan sejumlah tertentu dari rekening Akademi ke rekening masing-masing dosen.
g. Bagian keuangan selain membuat daftar gaji, juga membuat rincian gaji (strook gaji ),
Perincian gaji ini dikirim kepada masing – masing dosen.
h. Bagian akuntansi, dengan menggunakan daftar gaji yang dilampiri daftar presensi dosen
sebagai bukti, membukukan transaksi penggajian ke jurnal pengeluaran kas ( tidak di
gunakan sistem Voucher ), dan ke rekening buku besar yang terkait.
2. Daftar gaji suatu perusahaan menufaktur untuk bulan juli 2000 menunjukkan dara sebagai
berikut:
Total gaji bruto …………………………………………………

Rp. 57.600.000,00

Potongan-potongan:
PPh Karyawan, ……………………………….. Rp.

372.000,00

Pinjaman karyawan, …………………………... Rp. 1.900.000,00
Dana Pensiunan, ………………………………. Rp.

516.000,00

23

Jamsostek, …………………………………….. Rp.

640.000,00

Jumlah, ………………………………………………….

Rp. 3.428.000,00

Total gaji bersih, ………………………………………………...

Rp. 54.172.000,00

Total gaji bruto diatas :
- Upah langsung, ………………………………………………...

Rp. 32.800.000,00

- Gaji manajer produksi dan karyawan tidak langsung lainnya, …

Rp. 7.000.000,00

- Gaji bagian administrasi dan umum, ……………………………

Rp. 5.600.000,00

- Gaji bagian Penjualan, ………………………………………….

Rp. 12.200.000,00

Berdasarkan data di atas, diminta:
1)

Buat jurnal untuk mencatat data daftar gaji!

2)

Buat jurnal untuk mencatat alokasi total gaji bruto!

F. KUNCI JAWABAN
1. PETUGAS PENGABSENAN

BANK KAMPUS

1 Mulai

2

Absensi
Dosen
Meminta
T.
Tangan
Dosen

SK Kepegawaian
BUKTI
TRANSFER

Membua
t Daftar
Gaji

Dicek
dan
Absensi
disetujui
Dosen
oleh PD II

STROOK
GAJI

3
Gaji terdiri
gaji tetap
dan
variabel

Absensi
Daftar
Mhs.
Gaji

Meminda
Bukti
h
Transfer
bukukan
Daftar
Gaji

Diserahkan
kepada tiap
dosen

T
g

l
Membu
at
Strook
1
Gaji
tiap
dosen

Daftar
BAGIAN
Gaji

Rekenin
g tiap
Dosen

Membua
Dicocokkan
t Tranfer
bank

2

KEUANGAN
Bukti 1

Jurnal
pengeluara
n kas

BAGIAN AKUNTANSI
Rek.
Buku
Besar

Transfer
bank Dari

24
2

3

Selesai

Personalia

2. a. Mencatat daftar gaji dan upah
Gaji dan Upah

Rp. 57.600.000,00

Hutang gaji dan Upah

Rp. 54.172.000,00

PPh karyawan yang harus di setor

Rp.

372.000,00

Dana Pensiun

Rp.

516.000,00

Jamsostek

Rp.

640.000,00

Piutang karyawan

Rp.

1.900.000,00

Pada saat pembayaran gaji dan upah kepada karyawan
Hutang Gaji dan upah

Rp. 54.172.000,00

Kas

Rp. 54.172.000,00

Pada saat penyetoran PPh, Dana pensiun, Jamsostek ke Kantor Kas Negara
PPh karyawan yang harus disetor

Rp. 372.000,00

25

Kas

Rp. 372.000,00

Dana Pensiun

Rp. 516.000,00

Kas

Rp. 516.000,00

Jamsostek

Rp. 640.000,00

Kas

Rp. 640.000,00

b. Alokasi Total Gaji Bruto
Barang Dalam Proses – BTK

Rp. 32.800.000,00

BOP Sesungguhnya

Rp.

7.000.000,00

Beban Gaji bag. Admin. Umum

Rp.

5.600.000,00

Beban Gaji Bag. Penjualan

Rp. 12.200.000,00

Gaji & Upah

Rp. 57.600.000,00

BAB III
PENUTUP
26

Modul ini merupakan bahan ajar bagi peserta didik untuk memperoleh kompetensi
mengerjakan pengelolaan administrasi gaji dan upah pada diklat produktif bidang keahlian
akuntansi, sehingga peserta didik dapat di bekali dengan kecakapan dalam pengelolaan
administrasi gaji dan upah, menghitung gaji dan upah karyawan, membuat daftar gaji dan upah
karyawan.

DAFTAR PUSTAKA
27

Akuntansi Biaya SMK Tingkat 3, Drs.. Hendi Soemantri, Armico, 2001
Sistem Akuntansi, Drs.Narko, MM, Ak, Yayasan Pustaka Nusatama, 2002
Sistem Akuntansi, Drs. Mulyadi, Ak. UGM, Salemba Empat, 2001
Sistem Akuntansi, Proyek Pengembangan Pendidikan Akuntansi, 1991

28