Stuktur Organisasi yang Baik dan Efisien (1)
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Stuktur Organisasi yang Baik dan Efisien Dalam Perusahaan
Muh Bagus dharmawan Taufani
Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung
NIM 165211016
Email: gusbataufani@gmail.com
Abstrak
Seperti yang kita ketahui bahwa peran Struktur Organisasi didalam suatu perusahaan sangat vital
untuk menunjang kinerja masing-masing lini yang berada didalamnya, sehingga tugas dan fungsi
SDM bisa berguna dengan baik untuk mencapai tujuan suatu Perusahaan. Jika suatu Perusahaan
ingin berjalan sesuai dengan tujuan awalnya maka perusahaan harus bisa membentuk suatu
struktur Organisasi yang dapat mengeksplor kinerja para karyawannya dengan terstruktur.
Kata Kunci : Struktur Organisasi yang effisien dan baik, pemanfaatan SDM
Abstrac
As we know that the role of the structure of the organization in an enterprise is very important to
support the performance of each of the components that are in it , so that the ta sks and functions
of human resources can be useful well to accomplish a purpose an enterprise .If a company wants
to go in accordance with the goal at first so the company had to be able to form a the structure
organizations can use their employees with structured performance.
Key words i: The organization effisien and good , the use of resources
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
I. Pendahuluan
Latar Belakang
Organisasi atau Perusahaan yang
telah berdidri harus membuat Sturktur
Organisasi, agar semua kegiatan didalamnya
berjalan sesuai tujuan perusahaan. Sturktur
Organisasi sangat penting bagi sebuah
Oraganisasi/Perusahaan,
yakni
untuk
menjelaskan tugas atau pekerjaan yang telah
dibagi dan dikordinasikan untuk semua
anggotanya. Organisasi/Perusahan yang baik
adalah Perusahaan yang mempunyai struktur
organisasi yang terstruktur dengan baik dan
efisien. Dan juga Struktur Organisasi yang
tepat bagi suatu Organisasi sangat
bergantung pada strategi bisnis yang
digunakan.
Identifikasi Masalah
1. Bagaimana cara membuat struktur
Organisasi yang benar dan efisien dalam
Perusahaan.
Tujuan –Masalah
1. Mengonsep Struktur Organisasi yang tepat
untuk sebuah Perusahaan.
II. Pembahasan
Definisi Struktur Organisasi
Menurut Handoko, 2003:169 Struktur
organisasi
(disain
organisasi)
dapat
didefinisikan
sebagai
mekanismemekanisme formal dengan mana organisasi
dikelola. Struktur organisasi menunjukan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap
hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi,
bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun
orang-orang yang menunjukkan kedudukan,
tugas wewenang dan tangggung jawab yang
berbeda-beda dalam suatu organisasi.
struktur ini mengandung unsur-unsur
spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi,
sentralisasi atau desentralisasi dalam
pembuatan keputusan dan besaran (ukuran)
satuan kerja.
·
Menurut (Hasibuan, 2011:128) Struktur
organisasi adalah suatu gambar yang
menggambarkan
tipe
organisasi,
pendepartemenan organisasi kedudukan dan
jenis wewenang penjabat, bidang dan
hubungan pekerjaan, garis perintah dan
tanggung jawab, rentang kendali dan system
pimpinan organisasi.
·
Dari dua pendapat diatas dapat diambil
kesimpulan bahwa struktur organisasi adalah
penggambaran bagian-bagian, posisi-posisi,
tugas serta tanggung jawab dari perorangan
dalam suatu organisasi yang berbentuk bagan
atau kerangka.
Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk
struktur organisasi yaitu :
1. Bentuk Vertikal
Dalam bentuk ini, sistem organisasi
pimpinan sampai organisasi atau pejabat
yang lebih rendah digariskan dari atas ke
bawah secara vertikal.
2. Bentuk Mendatar / Horizontal
Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari
pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun
atau digariskan dari kiri kea rah kanan atau
sebaliknya.
3. Bentuk Lingkaran
Dalam
bentuk
lingkaran,
saluran
wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai
dengan satuan organisasi atau pejabat yang
terendah disusun dari pusat lingkaran ke
aarah bidang lingkaran.
4. Bentuk Setengah Lingkaran
Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari
pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun
2
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah
lingkaran atau sebaliknya.
5. Bentuk Elliptical
Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari
pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah
digambarkan dengan pusat Elips kearah
bidang elips.
6. Bentuk Piramid terbalik
Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari
pucuk pimpinan sampai dengan organisasi
atau pejabat terendah digambarkan dalam
susunan berbentuk pyramid terbalik.
Definisi Struktur Merupakan suastu
susuna /tatanan yang membentuk suatu
Kelompok didalam Masyarakat dan Sebagai
sarana untuk menyalurkan beberapa
pekerjaan didalamnya agar lebih terstruktur
dan teratur.
Definisi Organisasi merupakan Suatu
perkumpulan yang mempunyai hubungan
satu sama lain yang dipersatukan dalam suatu
kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah
ditepkan didalamnya, dan mempunyai
pimpinan untuk mempersatukannya.
Sedangkan
definisi
Struktur
Organisasi merupakan suatu susunan dari
macam-macam komponen yang ada dlam
sebuah Perusahaan yang mempunyai
hubungan antara Anggotanya dan saling
ketergantungan. Sehingga jika ada satu
komponen yang baik maka akan sangat
berpengaruh kepada komponen yang lain dan
akan berdampak pada terbentuknya suatu
Oragnisasi yang baik dan terstruktur.
Menurut para ahli
1. Struktur organisasi dapat diartikan
sebagai kerangka kerja formal
organisasi yang dengan kerangka
kerja itu tugas-tugas pekerjaan
dibagi-bagi, dikelompokkan, dan
dikoordinasikan
(Robbins
Coulter, 2007:284).
dan
2. Struktur organisasi didefinisikan
sebagai
mekanisme-mekanisme
formal dengan mana organisasi
dikelolah (Handoko, 2003:169).
3. Struktur organisasi adalah pola
formal mengelompokkan orang dan
pekerjaan (Gibson dkk, 2002:9).
4. Struktur
organisasi
yaitu
menggambarkan tipe organisasi,
pendepartemenan
organisasi,
kedudukan dan jenis wewenang
pejabat, bidang dan hubungan
Universitas
Sumatera
Utara
pekerjaan, garis perintah dan
tanggungjawab, rentang kendali dan
sistem
pimpinan
organisasi (Hasibuan, 2004:128).
Faktor- factor yang mempengaruhi
Struktur Organisasi
Faktor- faktor yang mempengaruhi struktur
organisasi
Banyak faktor-faktor yang mempengaruhi
struktur organisasi. Ernie (2006),
menyatakan ada 4 (empat) faktor yang
mempengaruhi struktur organisasi antara
lain:
o Strategi Organisasi
Strategi organisasi dibuat sebagai upaya
pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena
itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai
jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur
organisasi pun selayaknya sejalan dengan
strategi organisasi. Maka, jika terjadi
perubahan pada strategi organisasi akan
berdampak pula pada perubahan struktur
organisasi.
o Skala Organisasi
Organisasi dapat dibedakan skalanya
menurut berbagai faktor diantaranya adalah
3
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga
jumlah tenaga kerja. Organisasi yang
berskala besar artinya organisasi tersebut
barangkali memiliki berbagai cabang
diberbagai daerah dikarenakan pangsa
pasarnya yang luas, dengan demikian
memiliki tenaga kerja yang juga tidak
sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang,
organisasi dapat dikatakan berskala besar
jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan
seperti pabrik-pabrik garmen penghasil
produk-produk konveksi. Organisasi yang
berskala besar karena ruang lingkup
aktivitasnya yang luas maka memerlukan
pendelegasian wewenang dan pekerjaan
sehingga dalam mendesain struktur
organisasinya pun perlu mempertimbangkan
berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas
yang luas tersebut. Sedangkan organisasi
berskala kecil biasanya memiliki jumlah
tenaga kerja yang sedikit karena pangsa
pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah
penjualan atau produksi yang juga sedikit.
Organisasi yang berskala kecil biasanya
memiliki struktur organisasi yang lebih
sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi
pendelegasian wewenang dan pekerjaan.
o Teknologi
Faktor teknologi yang dimaksudkan disini
adalah terkait dengan cara bagaimana suatu
pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor
teknologi terkait dengan penggunaan alatalat bantu dalam sebuah organisasi.
o Lingkungan
Lingkungan yang dinamis menuntut
organisasi juga untuk menyesuaikan diri
secara dinamis. Proses penyesuaian yang
dilakukan oleh organisasi juga termasuk
dalam penentuan struktur organisasinya.
Lingkungan yang dinamis akan mendorong
organisasi untuk selalu menyesuaikan
struktur organisasi dengan tuntutan
lingkungan yang senantiasa berubah.
Sebaliknya, lingkungan yang cenderung
statis tidak akan terlalu banyak mengubah
struktur organisasi.
Unsur-unsur Struktur Organisasi
Seperti halnya dalam organ tubuh manusia,
dalam struktur organisasi pun terdapat
elemen yang perlu dianalisis. Stoner dan
Wengkell dalam buku Siswanto (2005:90)
mengemukakan adanya empat elemen yang
berguna untuk menganalisis struktur
organisasi sebagai berikut :
a. Spesialisasi aktivitas (Specialization of
activities) Spesialisasi aktivitas mengacu
pada spesialisasi tugas-tugas individual dan
kelompok kerja dalam organisasi
(pembagian kerja) dan
pengaturanpengaturan tugas-tugas tersebut
menjadi satuan-satuan kerja
(departementasi). Didalam sebuah organisasi
pembagian tugas pekerjaan adalah
keharusan mutlak, tanpa itu kemungkinan
terjadinya tumpang tindih sangat besar.
Pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya
akan menghasilkan departemendepartemen
terkecil dalam organisasi
(departementalisasi) merupakan dasar yang
digunakan untuk mengelompokkan sejumlah
pekerjaan menjadi satu kelompok.
b. Standarisasi aktivitas (Standardization of
activities) Standardisasi kegiatan merupakan
prosedur yang digunakan organisasi untuk
menjamin kelayakdugaan (predictability)
aktivitasnya. Menstandarisasi berarti
menjadikan kegiatan pekerjaan seragam dan
taat azas. Universitas Sumatera Utara 13
c. Koordinasi aktivitas (Coordination of
activities) Koordinasi aktivitas yaitu proses
dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas
dan fungsi-fungsi sub organisasi dari
berbagai departemen atau bagian dalam
organisasi, untuk menciptakan keserasian
gerak langkah unit-unit yang ada dalam
4
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
pencapaian tujuan organisasi secara efektif
dan efisien.
d. Sentralisasi dan Desentralisasi
pengambilan keputusan (Centralization and
Decentralization of decision making)
Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan
keputusan mengacu pada lokasi otoritas
pengambilan keputusan. Dalam struktur
organisasi yang di sentralisasi, keputusan
diambil pada tingkat tinggi oleh manajer
puncak, atau bahkan oleh seorang saja.
Dalam struktur yang didesentralisasikan,
gaya pengambilan keputusan dibagi diantara
para bawahan pada hirarki manajemen
menengah dan bawah.
Elemen utama Struktur Organisasi
Kompleksitas.
Kompleksitas struktur menggambarkan
derajat diferensiasi dalam suatu organisasi,
baik diferensiasi horizontal, vertikal,
maupun spasial.
1. Diferensiasi Horizontal
Penyebab terjadinya diferensiasi horizontal
adalah berkembangnya beragam unit dalam
organisasi berdasarkan orientasi pekerjaan,
sifat tugas-tugas di dalamnya, serta latar
pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan
untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
Ketika organisasi membutuhkan unit-unit
yang beragam untuk melaksanakan berbagai
pekerjaan yang dibutuhkan dalam rangka
mencapai tujuan-tujuan organisasi, pada saat
itu pula terjadi diferensiasi horizontal.
Bentuk spesialisasi ada dua, yaitu
spesialisasi fungsional dan spesialisasi
sosial. Spesialisasi fungsional dilakukan
dengan cara memecah-mecah pekerjaan
menjadi tugas-tugas sederhana. Jadi, yang
dispesialisasi adalah pekerjaannya.
Contohnya, pekerjaan merakit mobil
dipecah-pecah menjadi rangkaian pekerjaan
yang lebih sederhana, dan masing-masing
dikerjakan oleh orang yang berbeda.
Sebaliknya, spesialisasi sosial merujuk pada
spesialisasi orang. Artinya, organisasi
merekrut seseorang yang ahli untuk
melakukan jenis-jenis pekerjaan tertentu
yang bersifat khusus. Misalnya,
menggunakan analisis pasar untuk
mengamati dan membuat prediksi
perkembangan pasar.
2. Diferensiasi Vertikal
Diferensiasi horizontal dan vertikal
sebenarnya berhubungan erat. Meningkatnya
diferensiasi horizontal biasanya selalu
dibarengi dengan kebutuhan untuk
mengontrol aktivitas yang kian beragam.
Organisasi kemudian menambah lapisan
pengawas atau supervisor (untuk mengawasi
lapisan pekerja) atau manajer (untuk
mengawasi supervisor atau manajer level
bawah). Hal ini dengan sendirinya
menambah diferensiasi vertikal. Jadi,
diferensiasi vertikal adalah gambaran dari
lapisan-lapisan hierarki dalam organisasi.
3. Diferensiasi Spasial
Diferensiasi spasial menggambarkan sejauh
mana fasilitas dan personel organisasi
tersebut secara geografis. Organisasi yang
memiliki sejumlah kantor dan/atau personal
yang tersebar dalam rentang geografis yang
luas, tentunya akana menghadapi
kompleksitas yang lebih tinggi daripada
organisasi yang hanya berpusat pada satu
atau beberapa lokasi.
Formalisasi
Formalisasi dalam organisasi sebenarnya
dapat dilakukan dengan dua pola yaitu
5
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
melalui aturan, prosedur, dan sanksi-sanksi
regulatif yang disusun oleh pengelola
organisasi, atau melalui rekrutmen terhadap
tenaga-tenaga profesional yang telah
terdidik dengan nilai-nilai, norma-norma,
dan pola perilaku sesuai profesi mereka.
Sentralisasi
Senralisasi adalah sejauh mana otoritas
formal untuk membuat pilihan-pilihan bebas
terkonsentrasi ada seseorang, sebuah unit,
atau suatu level, sedemikian rupa sehingga
para pegawai hanya dimungkinkan
memberikan input seminimal mungkin
dalam pekerjaan. Sentralisasi kadangkadang terkait juga dengan masalah
kecenderungan personal. Hal ini terutama
pada perusahaan-perusahaan yang dikelola
oleh pemiliknya sendiri. Ketika ukuran
organisasi semakin besar dan menuntut
pendelegasian keputusan yang lebih banyak,
tidak jarang pemilik sekaligus pengelola
tersebut merasa enggan.
Bagaimana Proses
Pengorganisasian ?
Langsung saja saya paparkan proses
pengorganisasian menurut Ernest Dale
dalam Buku Manajemen dari James A.F.
Stoner
sebagai
berikut
:
1. Memperinci seluruh pekerjaan yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi. Karena organisasi itu dibentuk
berdasarkan suatu tujuan, maka kita harus
merinci seluruh pekerjaan yang akan
dilakukan agar dalam proses pencapaian
tujuan bisa sesuai dengan apa yang
dikerjakan dalam organisasi.
2. Membagi pekerjaan ke dalam aktivitasaktivitas
yang
secara
logis
dan
menyenangkan dapat dilakukan oleh
seseorang atau oleh sekelompok orang.
Biasanya dalam organisasi yang telah
merinci pekerjaan apa yang akan dilakukan,
organisasi tersebut akan membagi pekerjaan
tersebut ke dalam bidang-bidang tertentu,
dengan
kata
lain
yaitu
pekerjaan
dikelompokan sesuai kualifikasinya lalu di
bagi ke dalam bidang-bidang dalam
organisasi. Bidang-bidang itu yang akan
mengerjakan tugas tersebut.
3. Mengkombinasikan pekerjaan anggota
organisasi dalam cara yang logis dan efisien.
Setelah dibagi pekerjaan, maka perlu dibagi
bagian-bagian atau divisi-divisi organisasi
untuk melaksakan pembagian pekerjaan
tersebut.
4.
Penetapan
mekanisme
untuk
mengkoordinasi
pekerjaan
anggota
organisasi dalam satu kesatuan yang
harmonis. Setelah berhasil membagi
pekerjaan sesuai bidang organisasi, maka
perlu dilakukan koordinasi antar bidang dan
pengurus organisasi agar mempermudah
pelaksanaan pekerjaan. Terkadang ada suatu
bidang dalam organisasi yang akan
membutuhkan sumber daya yang sama atau
data yang sama, itulah perlunya koordinasi.
5. Memonitor efektivitas organisasi dan
pengambilan langkah-langkah penyesuaian
untuk mempertahankan atau meningkatkan
efektivitas.
Struktur Organisasi yang Baik dan
Efektif
Setiap pemilik Perusahaan, Baik itu
perusahaan kecil ataupun skala besar,
tentunya
sangat
mengharapkan
perusahaanyang berjalan/beroprasi dengan
efektif dan efisien. Untuk mewujudkan hal
tersebut, Pemimpin Perusahaan/Organisasi
harus membuat Struktur Organisasi yang
baik dan tertata rapi bersama dengan orang
yang berkompetern didalamnya. Dan apabila
Sturktur Organisasi sudah terbentuk dengan
baik
maka
para
anggtoanya
bisa
melaksanakan pekerjaan dan kewajibannya
6
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
dengan baik daln lebih terarah. Secara tidak
langsung juga dengan Struktur Organisasi
yang baik akan memicu rasa tanggung jawab
pekerja sesuai tingkat kedudukannya pada
Perusahaan/Organisasi.
Mempermudah dalam hal melakukan kinerja
dari masing-masing anggota berkaitan
dengan unit pekerjaan yang sedang
dievaluasi.
-
Memberikan kejelasan pada masingdepartemen
Dengan mengetahui kejelasan dari
wewnang dan tanggung jawabnya, para
anggota akan lebih nyaman dalam
melaksanakan kegiatan perusahaan.
-
Mengurangi terjadinya konflik internal
Dari permasalahan yang ada dapat
dilihat dari fungsi masing-masing
komponennya agar bisa dijelaskan lebih
jelas lagi.
Fungsi Struktur Organisasi yang Baik
Struktur Organisasi Perusahaan
Dengan adanya Struktur Organisasi
akan membantu suatu perusahaan/Organisasi
agar berjalan sesuai tujuan awal.
Adalah sebuah garis bertingkat yang
menjelaskan masing-masing komponen
dalam sebuah Perusahaan yang setiap
individu berada dalam satu lingkup
perusahaan tersebut memiliki posisi dan
fungsi masing-masing.
-
Membantu
perusahaan
mencapai
target
Dengan adanya Stuktur Oragnisasi
maka akan mempermudah dalam
melakukan kegiatan yang menunjang
kinerja
dari
masing-masing
anggotanya.
-
Menganalisis beban kerja
Dengan mengetahui daftar pekerjaan
yang harus dilakukan oleh masingmaing anggotanya maka akan
mempermudah untuk menganalisi
beban
kerja
dari
setiap
anggotanya/karyawan.
-
Ada lima Bentuk Struktur Organisasi
dalam perusahaan :
1. Struktur Oragnisasi Fungsional,
Adalah susunan Organisasi yang berdasarkan
pada fungsi masing-masing lini. Syaratnya
minimal terdiri dari lima bagian utama
(divisi) yaitu divisi produksi, peasaran,
personalia, pembelanjaan, dan divisi umum.
Membanu perencanaan dan alokasi
sumber daya perusahaan
7
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Gambar 1.1
2. Struktur Organisasi usaha
Adalah susuna Organisasi yang terdapat pada
perusahaan yang besar yang didasari oleh
adanya pengembangan suatu produk
sehingga komponen usaha tersebut menjadi
lebih luas.
Gambar 1.3
4. Struktur Organisasi Matriks
Adalah susunan Organisasi yang dibentuk
untuk mengerjakan bergam projek sehingga
masing-masing anggotanya mempunyai
tanggung jawab yang lebih.
Gambar 1.2
3. Struktur Organisasi Proyek
Adalah sebuah susunan Organisasi yang
terbentuk untuk mengerjakan suatu proyek
kerja pada perusahaan.
Gambar 1.4
5. Struktur Organisasi tim kerja
Adalah susunan Organisasi yang dibentuk
dalam kondisi yang tak terduga atau adanya
proyek dadakan.
8
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Tips efektif menyusu Struktur
Organisasi
Tips Pertama : Identifikasi Business Process
Gambar 1.5
Masalah yang sering muncul dalam
menyusun Struktur Oragnisasi
dalam perusahaan
Banyak perusahaan mengalami kesulitan
dalam menentukan suatu Struktur Oragnisasi
yang tepat dalam perusahaanya.
Permasalahan pertama adalah pertumbuhan
Organisasi yang tidak direncanakan
sebelumnya. Dimana kebanyakannya
banyak karyawan yang dipaksa untuk
melakukan banyak fungsi didalamnya. Dan
akibatnya Organisasi gagal untuk
mengembangkan fungsi tanggung jawab
pada masing-masing karyawannya.
Permasalahan kedua adalah kelalaian dalam
dalam melakukan pengembangan sumber
daya manusi. Dimana perusahaan merikan
toleransi yang terlalu tinggi pada masingmasing karyawannya yang mengakibatkan
fungsi serta alur struktur organisasi tidak
berguna dan hanyalah formalitas diatas
kertas saja.
Permasalahan ketiga adalah suatu koinsep
manajemen yang dibuat tanpa sistem yang
kuat dan konsisten sehingga berdampak
proses lebih banyak dalam mekanismenya.
Identifikasi Bisnis operasional disini sangat
penting untuk menetapkan suatu Stuktur
Organisasi. Dengan mengetahui prosesnya
dengan tepat akan berguna untuk
memastikan bahwa penetapan tersebut
dikelompokan kedalam satu fungsi yang
tepat. Dari hasil pengelompokan tadi akan
dibagi menjadi beberapa level/tingkatan
dalam organisasi yang kemudian disebut
sebagai Struktur Organisasi.
Tips kedua : Lakukan Penetapan Struktur
Organisasi sesuai dengan Strategi
Perusahaan.
Tetapkan Strategi yang kuat terkait dengan
proses perkembangan dari strategi
Perusahaan tersebut. Misalnya, perusahaan
dengan karakteristik company of sales
tentunya adalah perusahaan yang
menetapkan alokasi jumlah sumber daya
manusia terbesar di unit kerja sales
dibandingkan dengan type perusahaan
company of manufacturing. Jangan
membuat konsep sebaliknya, dimana
struktur organisasi justru dibuat di awal baru
kemudian dikembangkan strategi
perusahaan.
Tips ketiga : jangan mempertimbangkan
kondisi perusahaan Anda saat ini.
Saat ini banyak Perusahaan yang takut untuk
membentuk Sturuktur Organisasi yang ideal
dikarenakan sumber sdm yang yang tidak
mumpuni untuk menjalankan Strategi
Perusahaan dengan baik. Jangan takut,
tetapkan Struktur Organisasi yang ideal
sesuai dengan strategi dan kemudian
tetapkan konsep pengembangan sdm untuk
menunjang kinerja perusahaan.
9
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Tips keempat : Tetapkan fungsi perencanaan
dan fungsi eksekutor
Struktur Organisasi yang tepat dapat
memisahkan posisi dengan fungsi
perencanaan dan fungsi eksekuto, sehingga
fungsi ini secara otomatis dapat berperan
secara maksimal dalam mengoptimalkan
kinerja perusahaan yang tepat.
Penerapan sistem struktur
Organisasi
Masing-masing divisi manajemen memiliki
tugas dan fungsi sendiri. Untuk menunjang
tugas dan fungsinya maka pada masingmasing divisi tersebut berkembang lagi
beberapa departemen tertentu sesuai dengan
kondisi dan kebutuhan. Konsultan perencana
di bawah pengawasan dan Production
Management, sedangkan kontraktorkontraktor di bawah pengawasan dari
Construction Management.
1. Board of Director
Board of Director merupakan jajaran direksi
yang berada di kantor pusat (head office).
Jajaran direksi adalah orang-orang yang
memegang saham pada perusahaan PT.
Graha Buana Cikarang dan mereka juga
memegang kekuasaaan penuh terhadap arah
kebijakan yang diambil. Salah satu arah
kebijakan dari jajaran direksi adalah
membuat planning bersama Direktur
Eksekutif mengenai ruang lingkup master
project (proyek induk) yang akan
dilaksanakan. Pada operasionalnya jajaran
direksi mengangkat seorang Direktur
Eksekutif untuk memimpin perusahaan.
2. Direktur Eksekutif
Direktur Eksekutif merupakan pimpinan
tertinggi dalam menjalankan perusahaan dan
Direktur Eksekutif bertanggung jawab
terhadap seluruh pelaksanaan kegiatankegiatan perusahaan. Salah satu tugasnya
yaitu mengontrol pelaksanaan master project
(proyek induk). Direktur Eksekutif juga
berada di kantor pusat dan setiap dua
minggu sekali meninjau ke site office untuk
memeriksa kemajuan progress proyek induk.
3. General Manager
General Manager diangkat oleh Direktur
Eksekutif untuk memimpin langsung proyek
induk dan tetap stand by di site office.
General Manager juga berfungsi sebagai
wakil dari pihak pemilik untuk memimpin
dan mengawasi pelaksanaan proyek induk.
Dalam menjalankan tugas-tugasnya General
Manager membentuk beberapa divisi
manajemen yaitu Human Resources
Department, Marketing Management,
Management Information System,
Production Management, dan Construction
Management. Masing-masing divisi
manajemen dikepalai oleh seorang manager.
4. Human Resources Department
Divisi ini mengatur seluruh urusan
administrasi dan kepegawaian, antara lain:
surat menyurat ke instansi perusahaan lain,
transfer gaji karyawan, urusan surat
perjanjian kerja, penyediaan peralatan
kantor dan sebagainya.
5. Management Information System
Divisi ini berfungsi mencari dan
mengumpulkan segala informasi yang
dibutuhkan oleh perusahaan, baik sebagai
bahan penelitian maupun sebagai
pengembangan bisnis perusahaan di masa
yang akan datang. Informasi-informasi yang
terdapat pada divisi Management
Infonnation System ini terdistribusi atas
informasi yang dibutuhkan oleh divisi-divisi
lain yaitu Human Resources Department,
Marketing Management, Production
Management, dan Construction
Management, tetapi dalam operasionalnya
divisi Management Information System
harus melaporkan hasil kerjanya tersebut
kepada General Manager dan kemudian
10
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
General Manager akan mengontrol
perkembangannya pada divisi-divisi
manajemen yang terkait.
6. Marketing Management
Dalam konsep usaha atau berbisnis, Uang
yang dipinjam dari bank harus secepatnya
dipolar kembali dengan tujuan perluasan
usaha lahan bisnis. Pada perusahaan PT
Graha Buana Cikarang ini, divisi Marketing
Management menerapkan sistem bahwa
pada saat kegiatan pelaksanaan konstruksi
sudah mencapai lima puluh persen dari
tahap penyeiesaian maka produk-produk
harus sudah mulai ditawarkan kepada para
konsumen. Promosi biasanya dilakukan
melalui spanduk, leaflet, pamflet, pameran,
iklan-iklan pada televisi, surat kabar,
majalah, dan sebagainya.
Divisi Marketing Management dibagi atas
tiga departemen yaitu departemen promosi,
penjualan dan management property.
Departemen Management Property kerja
pemilik (General Manager) dalam
menjalankan tugas-tugas dan fungsifungsinya.
Masing-masing divisi manajemen memiliki
tugas dan fungsi sendiri. Untuk menunjang
tugas dan fungsinya maka pada masingmasing divisi tersebut berkembang lagi
beberapa departemen tertentu sesuai dengan
kondisi dan kebutuhan. Konsultan perencana
di bawah pengawasan dan Production
Management, sedangkan kontraktorkontraktor di bawah pengawasan dari
Construction Management. mengurus
masalah penyewaan gedung, fasilitas dan
utilitas gedung yang disewa, serta masalah
maintenance (perawatannya).
7. Production Management
Sebelum tahap pelaksanaan konstruksi
berjalan, segala sesuatunya diolah di bagian
ini dahulu. Konsultan perencana
berhubungan langsung dengan divisi
manajemen produksi. Pada tahap awal
konsultan perencana bersama departemen
planning and scheduling membuat suatu
perencanaan lengkap master plan dari kola
satelit seperti perencanaan jalan-jalan kota,
saluran air bersih dan air kotor, fasilitas
umum dan sosial, gedung sekolah, gedung
kantor, apartemen, hotel, plaza,
supermarket, ruko, rukan, bangunan utilitas,
pengolahan air kotor dan air bersih, dan
sebagainya.
Master plan yang ada kemudian dipecahpecah menjadi key plan, yang selanjutnya
key plan tersebut harus diasistensikan oleh
konsultan perencana kepada departemen
design and engineering. Hal-hal yang
dibicarakan di sini adalah layout prasarana
dan sarana kota satelit terhadap pemukiman
penduduk sekitar, kontur dan ketinggian
tanah dasar kota satelit (grading plan),
saluran air kotor dan air bersih, masalah
hitungan kekuatan struktur bangunan,
gambar-gambar struktur dan arsitektur
bangunan, standard detail, serta gambargambar perubahan. Sejalan dengan itu,
utilitas, lansekap dan fasilitas pendukung
lainnya dipadukan dan diselaraskan juga
dalam key plan tersebut.
Sebagai tahap akhir, antara departemen
planning and scheduling, design and
engineering, cost control, utility and
landscape, dan konsultan perencana secara
bersama-sama menyusun spesifikasi,
rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) serta
harga-harga bangunan untuk keperluan
tender. Hasil yang diperoleh merupakan ‘top
secret’ yang harus dilaporkan kepada
Manajer Produksi dan selanjutnya Manajer
Produksi melaporkan hasil tersebut kepada
General Manager untuk dievaluasi. Pada
saat melakukan tender General Manager
dibantu oleh divisi Production Management
dan Constmction Management.
8. Construction Management
11
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Divisi ini memiliki tanggung jawab penuh
terhadap segala pekerjaan konstruksi dan
pascakonstruksi. Pada masa prakonstruksi
divisi Construction Management bersama
Production Management melakukan
pelelangan yang dipantau oleh General
Manager. Para pemenang lelang akan
ditentukan pada rapat bersama antara
Direktur Eksekutif, General Manager,
Manajer Konstruksi dan Manager Produksi.
Jika sebelum diadakan pengumuman lelang,
terdapat peserta lelang yang membutuhkan
penjelasan lebih lanjut, maka Divisi
Construction Management, Production
Management dan General Manager
melakukan aanwijzing bersama-sama para
peserta lelang.
Selama menjalankan tugasnya, Divisi
Construction Management dibantu oleh
banyak asisten yang jumlahnya tergantung
dari banyaknya jenis proyek yang ada.
Masing-masing asisten mengawasi satu jenis
proyek utama. Sebutan jabatan untuk asisten
Construction Management biasanya disebut
Project Manager.
12
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Daftar Pustaka
T. Hani Handoko, “Manajemen”, BPFE,
Sutarto. 1978. Dasar-Dasar Organisasi.
Yogyakarta, 2003.
Yogyakarta: Gadjah Mada University Press
Gibson, J. L. et al.
(2010). Organizations, New York: McGrawHill/Irwin
Angus, RB [et.al] 1997, Planningperforming and controlling projects, 2nd
edition, Prentice Hall Inc., New Jersey.
Barrie, D.S.[and] Paul son, RC. 1984.
Kreitner, R and Kinicki,
A. (2010). Organizational Behavior : Key
Professional Construction Management, 2nd
edition, McGraw Hill Inc. New York.
Concepts, Skill and Best Practices. Ninth
Edition. New York: McGraw–Hill/Irwin
Degoff, RA [dan] Friedman, H.A. 1985,
Comstruction Management, John Wiley &
Gibson, Ivancevich, Donnely. 1996.
Organisasi: Perilaku, Struktur, Proses Jilid 1
Edisi Kelima. Jakarta. Erlangga
Kusdi. 2009. Teori Organisasi dan
Administrasi. Jakarta: Salemba Humanika
Sons, New York.
Ivancevich, J.M., Matteson, M.T., 1987,
Organizational Rehavior and Management,
Business Publications Inc., Texas
Thomson, CB., 1981. Developing-
Siagian, Sondang P. 1998. Manajemen Abad
Marketing and Delivering Construction
21. Jakarta: Bumi Aksara
Management Services, McGraw Hill Inc.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen
New York
Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga
Soekanto Reksohadiprodjo, 1983,
Manajemen Proyek, BPFE, Yogyakarta
13
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Telah diperiksa dan dicek keaslian dokumen oleh Software
”Plagiarism Checker X”
Plagiarism Checker X Originality Report
Similarity Found: 7%
Date: Saturday, January 3, 2018
Statistics: 107 words Plagiarized / 3695 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs Optional Improvement.
-------------------------------------------------------------------------------------------
PlagiarismCheckerX Summary Report
7%
93%
Unique
Plagiarized
14
Stuktur Organisasi yang Baik dan Efisien Dalam Perusahaan
Muh Bagus dharmawan Taufani
Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung
NIM 165211016
Email: gusbataufani@gmail.com
Abstrak
Seperti yang kita ketahui bahwa peran Struktur Organisasi didalam suatu perusahaan sangat vital
untuk menunjang kinerja masing-masing lini yang berada didalamnya, sehingga tugas dan fungsi
SDM bisa berguna dengan baik untuk mencapai tujuan suatu Perusahaan. Jika suatu Perusahaan
ingin berjalan sesuai dengan tujuan awalnya maka perusahaan harus bisa membentuk suatu
struktur Organisasi yang dapat mengeksplor kinerja para karyawannya dengan terstruktur.
Kata Kunci : Struktur Organisasi yang effisien dan baik, pemanfaatan SDM
Abstrac
As we know that the role of the structure of the organization in an enterprise is very important to
support the performance of each of the components that are in it , so that the ta sks and functions
of human resources can be useful well to accomplish a purpose an enterprise .If a company wants
to go in accordance with the goal at first so the company had to be able to form a the structure
organizations can use their employees with structured performance.
Key words i: The organization effisien and good , the use of resources
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
I. Pendahuluan
Latar Belakang
Organisasi atau Perusahaan yang
telah berdidri harus membuat Sturktur
Organisasi, agar semua kegiatan didalamnya
berjalan sesuai tujuan perusahaan. Sturktur
Organisasi sangat penting bagi sebuah
Oraganisasi/Perusahaan,
yakni
untuk
menjelaskan tugas atau pekerjaan yang telah
dibagi dan dikordinasikan untuk semua
anggotanya. Organisasi/Perusahan yang baik
adalah Perusahaan yang mempunyai struktur
organisasi yang terstruktur dengan baik dan
efisien. Dan juga Struktur Organisasi yang
tepat bagi suatu Organisasi sangat
bergantung pada strategi bisnis yang
digunakan.
Identifikasi Masalah
1. Bagaimana cara membuat struktur
Organisasi yang benar dan efisien dalam
Perusahaan.
Tujuan –Masalah
1. Mengonsep Struktur Organisasi yang tepat
untuk sebuah Perusahaan.
II. Pembahasan
Definisi Struktur Organisasi
Menurut Handoko, 2003:169 Struktur
organisasi
(disain
organisasi)
dapat
didefinisikan
sebagai
mekanismemekanisme formal dengan mana organisasi
dikelola. Struktur organisasi menunjukan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap
hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi,
bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun
orang-orang yang menunjukkan kedudukan,
tugas wewenang dan tangggung jawab yang
berbeda-beda dalam suatu organisasi.
struktur ini mengandung unsur-unsur
spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi,
sentralisasi atau desentralisasi dalam
pembuatan keputusan dan besaran (ukuran)
satuan kerja.
·
Menurut (Hasibuan, 2011:128) Struktur
organisasi adalah suatu gambar yang
menggambarkan
tipe
organisasi,
pendepartemenan organisasi kedudukan dan
jenis wewenang penjabat, bidang dan
hubungan pekerjaan, garis perintah dan
tanggung jawab, rentang kendali dan system
pimpinan organisasi.
·
Dari dua pendapat diatas dapat diambil
kesimpulan bahwa struktur organisasi adalah
penggambaran bagian-bagian, posisi-posisi,
tugas serta tanggung jawab dari perorangan
dalam suatu organisasi yang berbentuk bagan
atau kerangka.
Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk
struktur organisasi yaitu :
1. Bentuk Vertikal
Dalam bentuk ini, sistem organisasi
pimpinan sampai organisasi atau pejabat
yang lebih rendah digariskan dari atas ke
bawah secara vertikal.
2. Bentuk Mendatar / Horizontal
Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari
pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun
atau digariskan dari kiri kea rah kanan atau
sebaliknya.
3. Bentuk Lingkaran
Dalam
bentuk
lingkaran,
saluran
wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai
dengan satuan organisasi atau pejabat yang
terendah disusun dari pusat lingkaran ke
aarah bidang lingkaran.
4. Bentuk Setengah Lingkaran
Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari
pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun
2
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah
lingkaran atau sebaliknya.
5. Bentuk Elliptical
Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari
pucuk pimpinan sampai dengan satuan
organisasi atau pejabat yang terendah
digambarkan dengan pusat Elips kearah
bidang elips.
6. Bentuk Piramid terbalik
Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari
pucuk pimpinan sampai dengan organisasi
atau pejabat terendah digambarkan dalam
susunan berbentuk pyramid terbalik.
Definisi Struktur Merupakan suastu
susuna /tatanan yang membentuk suatu
Kelompok didalam Masyarakat dan Sebagai
sarana untuk menyalurkan beberapa
pekerjaan didalamnya agar lebih terstruktur
dan teratur.
Definisi Organisasi merupakan Suatu
perkumpulan yang mempunyai hubungan
satu sama lain yang dipersatukan dalam suatu
kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah
ditepkan didalamnya, dan mempunyai
pimpinan untuk mempersatukannya.
Sedangkan
definisi
Struktur
Organisasi merupakan suatu susunan dari
macam-macam komponen yang ada dlam
sebuah Perusahaan yang mempunyai
hubungan antara Anggotanya dan saling
ketergantungan. Sehingga jika ada satu
komponen yang baik maka akan sangat
berpengaruh kepada komponen yang lain dan
akan berdampak pada terbentuknya suatu
Oragnisasi yang baik dan terstruktur.
Menurut para ahli
1. Struktur organisasi dapat diartikan
sebagai kerangka kerja formal
organisasi yang dengan kerangka
kerja itu tugas-tugas pekerjaan
dibagi-bagi, dikelompokkan, dan
dikoordinasikan
(Robbins
Coulter, 2007:284).
dan
2. Struktur organisasi didefinisikan
sebagai
mekanisme-mekanisme
formal dengan mana organisasi
dikelolah (Handoko, 2003:169).
3. Struktur organisasi adalah pola
formal mengelompokkan orang dan
pekerjaan (Gibson dkk, 2002:9).
4. Struktur
organisasi
yaitu
menggambarkan tipe organisasi,
pendepartemenan
organisasi,
kedudukan dan jenis wewenang
pejabat, bidang dan hubungan
Universitas
Sumatera
Utara
pekerjaan, garis perintah dan
tanggungjawab, rentang kendali dan
sistem
pimpinan
organisasi (Hasibuan, 2004:128).
Faktor- factor yang mempengaruhi
Struktur Organisasi
Faktor- faktor yang mempengaruhi struktur
organisasi
Banyak faktor-faktor yang mempengaruhi
struktur organisasi. Ernie (2006),
menyatakan ada 4 (empat) faktor yang
mempengaruhi struktur organisasi antara
lain:
o Strategi Organisasi
Strategi organisasi dibuat sebagai upaya
pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena
itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai
jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur
organisasi pun selayaknya sejalan dengan
strategi organisasi. Maka, jika terjadi
perubahan pada strategi organisasi akan
berdampak pula pada perubahan struktur
organisasi.
o Skala Organisasi
Organisasi dapat dibedakan skalanya
menurut berbagai faktor diantaranya adalah
3
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga
jumlah tenaga kerja. Organisasi yang
berskala besar artinya organisasi tersebut
barangkali memiliki berbagai cabang
diberbagai daerah dikarenakan pangsa
pasarnya yang luas, dengan demikian
memiliki tenaga kerja yang juga tidak
sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang,
organisasi dapat dikatakan berskala besar
jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan
seperti pabrik-pabrik garmen penghasil
produk-produk konveksi. Organisasi yang
berskala besar karena ruang lingkup
aktivitasnya yang luas maka memerlukan
pendelegasian wewenang dan pekerjaan
sehingga dalam mendesain struktur
organisasinya pun perlu mempertimbangkan
berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas
yang luas tersebut. Sedangkan organisasi
berskala kecil biasanya memiliki jumlah
tenaga kerja yang sedikit karena pangsa
pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah
penjualan atau produksi yang juga sedikit.
Organisasi yang berskala kecil biasanya
memiliki struktur organisasi yang lebih
sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi
pendelegasian wewenang dan pekerjaan.
o Teknologi
Faktor teknologi yang dimaksudkan disini
adalah terkait dengan cara bagaimana suatu
pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor
teknologi terkait dengan penggunaan alatalat bantu dalam sebuah organisasi.
o Lingkungan
Lingkungan yang dinamis menuntut
organisasi juga untuk menyesuaikan diri
secara dinamis. Proses penyesuaian yang
dilakukan oleh organisasi juga termasuk
dalam penentuan struktur organisasinya.
Lingkungan yang dinamis akan mendorong
organisasi untuk selalu menyesuaikan
struktur organisasi dengan tuntutan
lingkungan yang senantiasa berubah.
Sebaliknya, lingkungan yang cenderung
statis tidak akan terlalu banyak mengubah
struktur organisasi.
Unsur-unsur Struktur Organisasi
Seperti halnya dalam organ tubuh manusia,
dalam struktur organisasi pun terdapat
elemen yang perlu dianalisis. Stoner dan
Wengkell dalam buku Siswanto (2005:90)
mengemukakan adanya empat elemen yang
berguna untuk menganalisis struktur
organisasi sebagai berikut :
a. Spesialisasi aktivitas (Specialization of
activities) Spesialisasi aktivitas mengacu
pada spesialisasi tugas-tugas individual dan
kelompok kerja dalam organisasi
(pembagian kerja) dan
pengaturanpengaturan tugas-tugas tersebut
menjadi satuan-satuan kerja
(departementasi). Didalam sebuah organisasi
pembagian tugas pekerjaan adalah
keharusan mutlak, tanpa itu kemungkinan
terjadinya tumpang tindih sangat besar.
Pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya
akan menghasilkan departemendepartemen
terkecil dalam organisasi
(departementalisasi) merupakan dasar yang
digunakan untuk mengelompokkan sejumlah
pekerjaan menjadi satu kelompok.
b. Standarisasi aktivitas (Standardization of
activities) Standardisasi kegiatan merupakan
prosedur yang digunakan organisasi untuk
menjamin kelayakdugaan (predictability)
aktivitasnya. Menstandarisasi berarti
menjadikan kegiatan pekerjaan seragam dan
taat azas. Universitas Sumatera Utara 13
c. Koordinasi aktivitas (Coordination of
activities) Koordinasi aktivitas yaitu proses
dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas
dan fungsi-fungsi sub organisasi dari
berbagai departemen atau bagian dalam
organisasi, untuk menciptakan keserasian
gerak langkah unit-unit yang ada dalam
4
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
pencapaian tujuan organisasi secara efektif
dan efisien.
d. Sentralisasi dan Desentralisasi
pengambilan keputusan (Centralization and
Decentralization of decision making)
Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan
keputusan mengacu pada lokasi otoritas
pengambilan keputusan. Dalam struktur
organisasi yang di sentralisasi, keputusan
diambil pada tingkat tinggi oleh manajer
puncak, atau bahkan oleh seorang saja.
Dalam struktur yang didesentralisasikan,
gaya pengambilan keputusan dibagi diantara
para bawahan pada hirarki manajemen
menengah dan bawah.
Elemen utama Struktur Organisasi
Kompleksitas.
Kompleksitas struktur menggambarkan
derajat diferensiasi dalam suatu organisasi,
baik diferensiasi horizontal, vertikal,
maupun spasial.
1. Diferensiasi Horizontal
Penyebab terjadinya diferensiasi horizontal
adalah berkembangnya beragam unit dalam
organisasi berdasarkan orientasi pekerjaan,
sifat tugas-tugas di dalamnya, serta latar
pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan
untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
Ketika organisasi membutuhkan unit-unit
yang beragam untuk melaksanakan berbagai
pekerjaan yang dibutuhkan dalam rangka
mencapai tujuan-tujuan organisasi, pada saat
itu pula terjadi diferensiasi horizontal.
Bentuk spesialisasi ada dua, yaitu
spesialisasi fungsional dan spesialisasi
sosial. Spesialisasi fungsional dilakukan
dengan cara memecah-mecah pekerjaan
menjadi tugas-tugas sederhana. Jadi, yang
dispesialisasi adalah pekerjaannya.
Contohnya, pekerjaan merakit mobil
dipecah-pecah menjadi rangkaian pekerjaan
yang lebih sederhana, dan masing-masing
dikerjakan oleh orang yang berbeda.
Sebaliknya, spesialisasi sosial merujuk pada
spesialisasi orang. Artinya, organisasi
merekrut seseorang yang ahli untuk
melakukan jenis-jenis pekerjaan tertentu
yang bersifat khusus. Misalnya,
menggunakan analisis pasar untuk
mengamati dan membuat prediksi
perkembangan pasar.
2. Diferensiasi Vertikal
Diferensiasi horizontal dan vertikal
sebenarnya berhubungan erat. Meningkatnya
diferensiasi horizontal biasanya selalu
dibarengi dengan kebutuhan untuk
mengontrol aktivitas yang kian beragam.
Organisasi kemudian menambah lapisan
pengawas atau supervisor (untuk mengawasi
lapisan pekerja) atau manajer (untuk
mengawasi supervisor atau manajer level
bawah). Hal ini dengan sendirinya
menambah diferensiasi vertikal. Jadi,
diferensiasi vertikal adalah gambaran dari
lapisan-lapisan hierarki dalam organisasi.
3. Diferensiasi Spasial
Diferensiasi spasial menggambarkan sejauh
mana fasilitas dan personel organisasi
tersebut secara geografis. Organisasi yang
memiliki sejumlah kantor dan/atau personal
yang tersebar dalam rentang geografis yang
luas, tentunya akana menghadapi
kompleksitas yang lebih tinggi daripada
organisasi yang hanya berpusat pada satu
atau beberapa lokasi.
Formalisasi
Formalisasi dalam organisasi sebenarnya
dapat dilakukan dengan dua pola yaitu
5
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
melalui aturan, prosedur, dan sanksi-sanksi
regulatif yang disusun oleh pengelola
organisasi, atau melalui rekrutmen terhadap
tenaga-tenaga profesional yang telah
terdidik dengan nilai-nilai, norma-norma,
dan pola perilaku sesuai profesi mereka.
Sentralisasi
Senralisasi adalah sejauh mana otoritas
formal untuk membuat pilihan-pilihan bebas
terkonsentrasi ada seseorang, sebuah unit,
atau suatu level, sedemikian rupa sehingga
para pegawai hanya dimungkinkan
memberikan input seminimal mungkin
dalam pekerjaan. Sentralisasi kadangkadang terkait juga dengan masalah
kecenderungan personal. Hal ini terutama
pada perusahaan-perusahaan yang dikelola
oleh pemiliknya sendiri. Ketika ukuran
organisasi semakin besar dan menuntut
pendelegasian keputusan yang lebih banyak,
tidak jarang pemilik sekaligus pengelola
tersebut merasa enggan.
Bagaimana Proses
Pengorganisasian ?
Langsung saja saya paparkan proses
pengorganisasian menurut Ernest Dale
dalam Buku Manajemen dari James A.F.
Stoner
sebagai
berikut
:
1. Memperinci seluruh pekerjaan yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi. Karena organisasi itu dibentuk
berdasarkan suatu tujuan, maka kita harus
merinci seluruh pekerjaan yang akan
dilakukan agar dalam proses pencapaian
tujuan bisa sesuai dengan apa yang
dikerjakan dalam organisasi.
2. Membagi pekerjaan ke dalam aktivitasaktivitas
yang
secara
logis
dan
menyenangkan dapat dilakukan oleh
seseorang atau oleh sekelompok orang.
Biasanya dalam organisasi yang telah
merinci pekerjaan apa yang akan dilakukan,
organisasi tersebut akan membagi pekerjaan
tersebut ke dalam bidang-bidang tertentu,
dengan
kata
lain
yaitu
pekerjaan
dikelompokan sesuai kualifikasinya lalu di
bagi ke dalam bidang-bidang dalam
organisasi. Bidang-bidang itu yang akan
mengerjakan tugas tersebut.
3. Mengkombinasikan pekerjaan anggota
organisasi dalam cara yang logis dan efisien.
Setelah dibagi pekerjaan, maka perlu dibagi
bagian-bagian atau divisi-divisi organisasi
untuk melaksakan pembagian pekerjaan
tersebut.
4.
Penetapan
mekanisme
untuk
mengkoordinasi
pekerjaan
anggota
organisasi dalam satu kesatuan yang
harmonis. Setelah berhasil membagi
pekerjaan sesuai bidang organisasi, maka
perlu dilakukan koordinasi antar bidang dan
pengurus organisasi agar mempermudah
pelaksanaan pekerjaan. Terkadang ada suatu
bidang dalam organisasi yang akan
membutuhkan sumber daya yang sama atau
data yang sama, itulah perlunya koordinasi.
5. Memonitor efektivitas organisasi dan
pengambilan langkah-langkah penyesuaian
untuk mempertahankan atau meningkatkan
efektivitas.
Struktur Organisasi yang Baik dan
Efektif
Setiap pemilik Perusahaan, Baik itu
perusahaan kecil ataupun skala besar,
tentunya
sangat
mengharapkan
perusahaanyang berjalan/beroprasi dengan
efektif dan efisien. Untuk mewujudkan hal
tersebut, Pemimpin Perusahaan/Organisasi
harus membuat Struktur Organisasi yang
baik dan tertata rapi bersama dengan orang
yang berkompetern didalamnya. Dan apabila
Sturktur Organisasi sudah terbentuk dengan
baik
maka
para
anggtoanya
bisa
melaksanakan pekerjaan dan kewajibannya
6
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
dengan baik daln lebih terarah. Secara tidak
langsung juga dengan Struktur Organisasi
yang baik akan memicu rasa tanggung jawab
pekerja sesuai tingkat kedudukannya pada
Perusahaan/Organisasi.
Mempermudah dalam hal melakukan kinerja
dari masing-masing anggota berkaitan
dengan unit pekerjaan yang sedang
dievaluasi.
-
Memberikan kejelasan pada masingdepartemen
Dengan mengetahui kejelasan dari
wewnang dan tanggung jawabnya, para
anggota akan lebih nyaman dalam
melaksanakan kegiatan perusahaan.
-
Mengurangi terjadinya konflik internal
Dari permasalahan yang ada dapat
dilihat dari fungsi masing-masing
komponennya agar bisa dijelaskan lebih
jelas lagi.
Fungsi Struktur Organisasi yang Baik
Struktur Organisasi Perusahaan
Dengan adanya Struktur Organisasi
akan membantu suatu perusahaan/Organisasi
agar berjalan sesuai tujuan awal.
Adalah sebuah garis bertingkat yang
menjelaskan masing-masing komponen
dalam sebuah Perusahaan yang setiap
individu berada dalam satu lingkup
perusahaan tersebut memiliki posisi dan
fungsi masing-masing.
-
Membantu
perusahaan
mencapai
target
Dengan adanya Stuktur Oragnisasi
maka akan mempermudah dalam
melakukan kegiatan yang menunjang
kinerja
dari
masing-masing
anggotanya.
-
Menganalisis beban kerja
Dengan mengetahui daftar pekerjaan
yang harus dilakukan oleh masingmaing anggotanya maka akan
mempermudah untuk menganalisi
beban
kerja
dari
setiap
anggotanya/karyawan.
-
Ada lima Bentuk Struktur Organisasi
dalam perusahaan :
1. Struktur Oragnisasi Fungsional,
Adalah susunan Organisasi yang berdasarkan
pada fungsi masing-masing lini. Syaratnya
minimal terdiri dari lima bagian utama
(divisi) yaitu divisi produksi, peasaran,
personalia, pembelanjaan, dan divisi umum.
Membanu perencanaan dan alokasi
sumber daya perusahaan
7
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Gambar 1.1
2. Struktur Organisasi usaha
Adalah susuna Organisasi yang terdapat pada
perusahaan yang besar yang didasari oleh
adanya pengembangan suatu produk
sehingga komponen usaha tersebut menjadi
lebih luas.
Gambar 1.3
4. Struktur Organisasi Matriks
Adalah susunan Organisasi yang dibentuk
untuk mengerjakan bergam projek sehingga
masing-masing anggotanya mempunyai
tanggung jawab yang lebih.
Gambar 1.2
3. Struktur Organisasi Proyek
Adalah sebuah susunan Organisasi yang
terbentuk untuk mengerjakan suatu proyek
kerja pada perusahaan.
Gambar 1.4
5. Struktur Organisasi tim kerja
Adalah susunan Organisasi yang dibentuk
dalam kondisi yang tak terduga atau adanya
proyek dadakan.
8
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Tips efektif menyusu Struktur
Organisasi
Tips Pertama : Identifikasi Business Process
Gambar 1.5
Masalah yang sering muncul dalam
menyusun Struktur Oragnisasi
dalam perusahaan
Banyak perusahaan mengalami kesulitan
dalam menentukan suatu Struktur Oragnisasi
yang tepat dalam perusahaanya.
Permasalahan pertama adalah pertumbuhan
Organisasi yang tidak direncanakan
sebelumnya. Dimana kebanyakannya
banyak karyawan yang dipaksa untuk
melakukan banyak fungsi didalamnya. Dan
akibatnya Organisasi gagal untuk
mengembangkan fungsi tanggung jawab
pada masing-masing karyawannya.
Permasalahan kedua adalah kelalaian dalam
dalam melakukan pengembangan sumber
daya manusi. Dimana perusahaan merikan
toleransi yang terlalu tinggi pada masingmasing karyawannya yang mengakibatkan
fungsi serta alur struktur organisasi tidak
berguna dan hanyalah formalitas diatas
kertas saja.
Permasalahan ketiga adalah suatu koinsep
manajemen yang dibuat tanpa sistem yang
kuat dan konsisten sehingga berdampak
proses lebih banyak dalam mekanismenya.
Identifikasi Bisnis operasional disini sangat
penting untuk menetapkan suatu Stuktur
Organisasi. Dengan mengetahui prosesnya
dengan tepat akan berguna untuk
memastikan bahwa penetapan tersebut
dikelompokan kedalam satu fungsi yang
tepat. Dari hasil pengelompokan tadi akan
dibagi menjadi beberapa level/tingkatan
dalam organisasi yang kemudian disebut
sebagai Struktur Organisasi.
Tips kedua : Lakukan Penetapan Struktur
Organisasi sesuai dengan Strategi
Perusahaan.
Tetapkan Strategi yang kuat terkait dengan
proses perkembangan dari strategi
Perusahaan tersebut. Misalnya, perusahaan
dengan karakteristik company of sales
tentunya adalah perusahaan yang
menetapkan alokasi jumlah sumber daya
manusia terbesar di unit kerja sales
dibandingkan dengan type perusahaan
company of manufacturing. Jangan
membuat konsep sebaliknya, dimana
struktur organisasi justru dibuat di awal baru
kemudian dikembangkan strategi
perusahaan.
Tips ketiga : jangan mempertimbangkan
kondisi perusahaan Anda saat ini.
Saat ini banyak Perusahaan yang takut untuk
membentuk Sturuktur Organisasi yang ideal
dikarenakan sumber sdm yang yang tidak
mumpuni untuk menjalankan Strategi
Perusahaan dengan baik. Jangan takut,
tetapkan Struktur Organisasi yang ideal
sesuai dengan strategi dan kemudian
tetapkan konsep pengembangan sdm untuk
menunjang kinerja perusahaan.
9
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Tips keempat : Tetapkan fungsi perencanaan
dan fungsi eksekutor
Struktur Organisasi yang tepat dapat
memisahkan posisi dengan fungsi
perencanaan dan fungsi eksekuto, sehingga
fungsi ini secara otomatis dapat berperan
secara maksimal dalam mengoptimalkan
kinerja perusahaan yang tepat.
Penerapan sistem struktur
Organisasi
Masing-masing divisi manajemen memiliki
tugas dan fungsi sendiri. Untuk menunjang
tugas dan fungsinya maka pada masingmasing divisi tersebut berkembang lagi
beberapa departemen tertentu sesuai dengan
kondisi dan kebutuhan. Konsultan perencana
di bawah pengawasan dan Production
Management, sedangkan kontraktorkontraktor di bawah pengawasan dari
Construction Management.
1. Board of Director
Board of Director merupakan jajaran direksi
yang berada di kantor pusat (head office).
Jajaran direksi adalah orang-orang yang
memegang saham pada perusahaan PT.
Graha Buana Cikarang dan mereka juga
memegang kekuasaaan penuh terhadap arah
kebijakan yang diambil. Salah satu arah
kebijakan dari jajaran direksi adalah
membuat planning bersama Direktur
Eksekutif mengenai ruang lingkup master
project (proyek induk) yang akan
dilaksanakan. Pada operasionalnya jajaran
direksi mengangkat seorang Direktur
Eksekutif untuk memimpin perusahaan.
2. Direktur Eksekutif
Direktur Eksekutif merupakan pimpinan
tertinggi dalam menjalankan perusahaan dan
Direktur Eksekutif bertanggung jawab
terhadap seluruh pelaksanaan kegiatankegiatan perusahaan. Salah satu tugasnya
yaitu mengontrol pelaksanaan master project
(proyek induk). Direktur Eksekutif juga
berada di kantor pusat dan setiap dua
minggu sekali meninjau ke site office untuk
memeriksa kemajuan progress proyek induk.
3. General Manager
General Manager diangkat oleh Direktur
Eksekutif untuk memimpin langsung proyek
induk dan tetap stand by di site office.
General Manager juga berfungsi sebagai
wakil dari pihak pemilik untuk memimpin
dan mengawasi pelaksanaan proyek induk.
Dalam menjalankan tugas-tugasnya General
Manager membentuk beberapa divisi
manajemen yaitu Human Resources
Department, Marketing Management,
Management Information System,
Production Management, dan Construction
Management. Masing-masing divisi
manajemen dikepalai oleh seorang manager.
4. Human Resources Department
Divisi ini mengatur seluruh urusan
administrasi dan kepegawaian, antara lain:
surat menyurat ke instansi perusahaan lain,
transfer gaji karyawan, urusan surat
perjanjian kerja, penyediaan peralatan
kantor dan sebagainya.
5. Management Information System
Divisi ini berfungsi mencari dan
mengumpulkan segala informasi yang
dibutuhkan oleh perusahaan, baik sebagai
bahan penelitian maupun sebagai
pengembangan bisnis perusahaan di masa
yang akan datang. Informasi-informasi yang
terdapat pada divisi Management
Infonnation System ini terdistribusi atas
informasi yang dibutuhkan oleh divisi-divisi
lain yaitu Human Resources Department,
Marketing Management, Production
Management, dan Construction
Management, tetapi dalam operasionalnya
divisi Management Information System
harus melaporkan hasil kerjanya tersebut
kepada General Manager dan kemudian
10
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
General Manager akan mengontrol
perkembangannya pada divisi-divisi
manajemen yang terkait.
6. Marketing Management
Dalam konsep usaha atau berbisnis, Uang
yang dipinjam dari bank harus secepatnya
dipolar kembali dengan tujuan perluasan
usaha lahan bisnis. Pada perusahaan PT
Graha Buana Cikarang ini, divisi Marketing
Management menerapkan sistem bahwa
pada saat kegiatan pelaksanaan konstruksi
sudah mencapai lima puluh persen dari
tahap penyeiesaian maka produk-produk
harus sudah mulai ditawarkan kepada para
konsumen. Promosi biasanya dilakukan
melalui spanduk, leaflet, pamflet, pameran,
iklan-iklan pada televisi, surat kabar,
majalah, dan sebagainya.
Divisi Marketing Management dibagi atas
tiga departemen yaitu departemen promosi,
penjualan dan management property.
Departemen Management Property kerja
pemilik (General Manager) dalam
menjalankan tugas-tugas dan fungsifungsinya.
Masing-masing divisi manajemen memiliki
tugas dan fungsi sendiri. Untuk menunjang
tugas dan fungsinya maka pada masingmasing divisi tersebut berkembang lagi
beberapa departemen tertentu sesuai dengan
kondisi dan kebutuhan. Konsultan perencana
di bawah pengawasan dan Production
Management, sedangkan kontraktorkontraktor di bawah pengawasan dari
Construction Management. mengurus
masalah penyewaan gedung, fasilitas dan
utilitas gedung yang disewa, serta masalah
maintenance (perawatannya).
7. Production Management
Sebelum tahap pelaksanaan konstruksi
berjalan, segala sesuatunya diolah di bagian
ini dahulu. Konsultan perencana
berhubungan langsung dengan divisi
manajemen produksi. Pada tahap awal
konsultan perencana bersama departemen
planning and scheduling membuat suatu
perencanaan lengkap master plan dari kola
satelit seperti perencanaan jalan-jalan kota,
saluran air bersih dan air kotor, fasilitas
umum dan sosial, gedung sekolah, gedung
kantor, apartemen, hotel, plaza,
supermarket, ruko, rukan, bangunan utilitas,
pengolahan air kotor dan air bersih, dan
sebagainya.
Master plan yang ada kemudian dipecahpecah menjadi key plan, yang selanjutnya
key plan tersebut harus diasistensikan oleh
konsultan perencana kepada departemen
design and engineering. Hal-hal yang
dibicarakan di sini adalah layout prasarana
dan sarana kota satelit terhadap pemukiman
penduduk sekitar, kontur dan ketinggian
tanah dasar kota satelit (grading plan),
saluran air kotor dan air bersih, masalah
hitungan kekuatan struktur bangunan,
gambar-gambar struktur dan arsitektur
bangunan, standard detail, serta gambargambar perubahan. Sejalan dengan itu,
utilitas, lansekap dan fasilitas pendukung
lainnya dipadukan dan diselaraskan juga
dalam key plan tersebut.
Sebagai tahap akhir, antara departemen
planning and scheduling, design and
engineering, cost control, utility and
landscape, dan konsultan perencana secara
bersama-sama menyusun spesifikasi,
rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) serta
harga-harga bangunan untuk keperluan
tender. Hasil yang diperoleh merupakan ‘top
secret’ yang harus dilaporkan kepada
Manajer Produksi dan selanjutnya Manajer
Produksi melaporkan hasil tersebut kepada
General Manager untuk dievaluasi. Pada
saat melakukan tender General Manager
dibantu oleh divisi Production Management
dan Constmction Management.
8. Construction Management
11
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Divisi ini memiliki tanggung jawab penuh
terhadap segala pekerjaan konstruksi dan
pascakonstruksi. Pada masa prakonstruksi
divisi Construction Management bersama
Production Management melakukan
pelelangan yang dipantau oleh General
Manager. Para pemenang lelang akan
ditentukan pada rapat bersama antara
Direktur Eksekutif, General Manager,
Manajer Konstruksi dan Manager Produksi.
Jika sebelum diadakan pengumuman lelang,
terdapat peserta lelang yang membutuhkan
penjelasan lebih lanjut, maka Divisi
Construction Management, Production
Management dan General Manager
melakukan aanwijzing bersama-sama para
peserta lelang.
Selama menjalankan tugasnya, Divisi
Construction Management dibantu oleh
banyak asisten yang jumlahnya tergantung
dari banyaknya jenis proyek yang ada.
Masing-masing asisten mengawasi satu jenis
proyek utama. Sebutan jabatan untuk asisten
Construction Management biasanya disebut
Project Manager.
12
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Daftar Pustaka
T. Hani Handoko, “Manajemen”, BPFE,
Sutarto. 1978. Dasar-Dasar Organisasi.
Yogyakarta, 2003.
Yogyakarta: Gadjah Mada University Press
Gibson, J. L. et al.
(2010). Organizations, New York: McGrawHill/Irwin
Angus, RB [et.al] 1997, Planningperforming and controlling projects, 2nd
edition, Prentice Hall Inc., New Jersey.
Barrie, D.S.[and] Paul son, RC. 1984.
Kreitner, R and Kinicki,
A. (2010). Organizational Behavior : Key
Professional Construction Management, 2nd
edition, McGraw Hill Inc. New York.
Concepts, Skill and Best Practices. Ninth
Edition. New York: McGraw–Hill/Irwin
Degoff, RA [dan] Friedman, H.A. 1985,
Comstruction Management, John Wiley &
Gibson, Ivancevich, Donnely. 1996.
Organisasi: Perilaku, Struktur, Proses Jilid 1
Edisi Kelima. Jakarta. Erlangga
Kusdi. 2009. Teori Organisasi dan
Administrasi. Jakarta: Salemba Humanika
Sons, New York.
Ivancevich, J.M., Matteson, M.T., 1987,
Organizational Rehavior and Management,
Business Publications Inc., Texas
Thomson, CB., 1981. Developing-
Siagian, Sondang P. 1998. Manajemen Abad
Marketing and Delivering Construction
21. Jakarta: Bumi Aksara
Management Services, McGraw Hill Inc.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen
New York
Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga
Soekanto Reksohadiprodjo, 1983,
Manajemen Proyek, BPFE, Yogyakarta
13
Jurnal Manajemen Perkantoran 1, Januari 2018
Telah diperiksa dan dicek keaslian dokumen oleh Software
”Plagiarism Checker X”
Plagiarism Checker X Originality Report
Similarity Found: 7%
Date: Saturday, January 3, 2018
Statistics: 107 words Plagiarized / 3695 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs Optional Improvement.
-------------------------------------------------------------------------------------------
PlagiarismCheckerX Summary Report
7%
93%
Unique
Plagiarized
14