Dokumen.tips sistem penjualan kredit 55b (1)
Mulyadi (2001, p.214), dokumen yang digunakan dalam sistem Penjualan
Kredit adalah :
a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang
memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis
barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen
tersebut.
Tembusan dokumen ini berupa :
1. Tembusan Kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan untuk
mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
2. Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk
memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
3. Surat Muat (Bill of Lading)
Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan
kepada perusahaan angkutan umum.
4. Slip Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan
fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barangbarang yang diterimanya.
5. Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke
fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi sesuai
yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi
pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
b. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan
oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika
fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari
fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman
barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan
dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip
pengendalian pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat
laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.
c. Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara
alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab
pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
d. Faktur dan tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk
mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama
yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan.
Tembusan dokumen ini berupa :
1. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh
fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang
dalam kartu piutang.
2. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke
fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal
penjualan.
3. Tembusan Analisis (Analysis Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke
fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan
yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk
perhitungan komisi wiraniaga.
4. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk
memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah
dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung komisi penjualan
yang menjadi haknya.
e. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang
digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama
periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini
berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang
dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok
penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial
untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi
tertentu.
f. Bukti memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan
kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial
merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang
dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Berdasarkan pendapat Hall (2001, p. ), dapat disimpulkan bahwa fungsi yang
terkait dengan penjualan kredit meliputi :
1. Bagian penjualan
Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang
mengidentifikasikan jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan
menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti
keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan
harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan
ongkos angkut.)
2. Departemen Kredit
Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada
pelanggan dan memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order
penjualan dapat didistribusikan ke departemen penagihan, pergudangan,
dan pengiriman.
3. Gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan
menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan
surat perintah pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan
dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Bagian
gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan.
4. Departemen Pengiriman
Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan
surat perintah pengeluaran barang, dokumen pengiriman dari bagian
penjualan, dan surat jalan untuk memastikan kebenaran pesanan. Petugas
pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua rangkap
Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugastugas sebagai berikut :
a. Mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.
b. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan
ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.
c. Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan
dokumen tagihan bongkar muat barang.
5. Departemen Penagihan
Bagian penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan
faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap
berkenaan pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat
perintah pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan,
serta mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke bagian
piutang.
6. Departemen Akuntansi
Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku
besar order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta
mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar
meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan
serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu
persediaan.
Laporan Yang Dihasilkan Dalam Penjualan Kredit
Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi
yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Mulyadi (2001,p.232), laporan
yang digunakan dalam penjualan kredit adalah :
1. Laporan order penjualan
2. Laporan pengiriman barang
3. Laporan pencatatan piutang
4. Laporan penagihan
5. Laporan pencatatan penjualan.
F. Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit
Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penjualan kredit
a. Bagan Order penjualan
1) Menerima order dari pelanggan.
2) Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan membuat Surat Order Pengiriman dan
faktur.
3) Mendistribusikan Surat Order Pengiriman lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang, lembar 2,
3, 4, 5 dikirim ke Bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit,
lembar 8, 9 diarsipakan sementara menurut tanggal.
4) Menerima Surat Order pengiriman lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanan
menurut abjad.
5) Menerima Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dari bagian pengiriman pada surat order
pengiriman lembar 9.
6) Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dikirim ke bagian Penagihan.
b. Bagian Kredit
1) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 7 dari bagian Order Penjualan dilakukan
pemeriksaan status kredit.
2) Memberikan otorisasi kredit.
3) Surat Order Pengiriman lembar 7 dikembalikan ke bagian order penjualan.
c. Bagian Gudang
1) Berdasarkan Surat Order Pengiiman lembar 1, dilakukan penyiapan barang.
2) Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan penyerahan barang.
3) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang.
4) Bersama dengan barang, Surat Order Pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman.
d. Bagian Pengiriman
1) Surat Order Pengriman dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta Surat
Order Pengiriman lembar 2, 3, 4, 5.
2) Menempel Surat Order Pengiriman lembar 5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
3) Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan.
4) Mengembaliakn Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 ke bagian Order Pengiriman dan lembar 3
diserahkan ke perusahaan pengangkutan.
5) Surat Oder Pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut.
e. Bagian Penagihan
1) Menurut faktur berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian
order Penjualan.
2) Mengirim Faktur lembar 1 ke pelanggan.
3) Mengirim Faktur 2 bersama Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang.
4) Mengirimkan Faktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan.
5) Mengirimkan Faktur lembar 4 ke bagian jurnal.
6) Mengirimkan Faktur lembar 5 ke Wiraniaga.
f. Bagian Piutang
1) Faktur yang diterima dari Bagian Penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang.
2) Faktur dan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan surat Muat lembar 2 diarsipkan permanen
menurut nomor urut.
g. Bagian Kartu Persediaan
1) Berdasrkan faktur lembar 3, merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen
sesuai nomor urut.
2) Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik.
3) Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial.
4) Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal.
h. Bagian Jurnal
1) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan dan Bukti Memorial direkap ke dalam jurnal umum dan
diarsipkan menurut nomor urut.
2) Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan kemudian diarsipkan.
3. Metodologi
Metode penelitian yang digunakan adalah riset lapangan dengan melakukan wawancara
langsung dengan direktur dan karyawan-karyawan, khususnya bagian penjualan. Selain itu
melakukan pengamatan pada kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, khususnya pada alur
penjualan kredit.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder yang peroleh secara
langsung dari perusahaan yang berupa copy bukti-bukti transaksi perusahaan.
Untuk menganalisis data-data yang terkumpul, digunakan metode analisa deskriptif yang
bertujuan agar dapat menggambarkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sistem
informasi penjualan kredit.
4. Hasil dan Pembahasan
Dalam melaksanakan penjualan, PT.ACP menggunakan transaksi penjualan kredit. Untuk
transaksi penjualan kredit biasanya diberikan kepada pelanggan lama yang reputasi pembayaran
kreditnya baik dan supplier-supplier besar. Tetapi, terkadang PT.ACP akan melakukan transaksi
kredit kepada pelanggan baru, hal ini dilakukan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang
telah dipikirkan oleh perusahaan.
4.1 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT ACP antara lain,
sebagai berikut:
1) Prosedur Order Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, departemen ini bertanggung jawab untuk menerima surat
order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum
ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), menentukan
tanggal pengiriman dan mengisi surat order pengiriman.
2) Prosedur Pengiriman
Kegiatan pengiriman diawali dengan pembuatan dokumen pengiriman yang disebut surat
pengantar barang (SPB). SPB dibuat untuk melakukan pengiriman barang kepada pelanggan.
Seluruh informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirim barang kepada pelanggan
dicantumkan dalam SPB. SPB disiapkan oleh bagian pengiriman barang.
Bagian produksi membuat barang sesuai dengan pesanan dan menyiapkan barang, kemudian
bagian pengiriman (gudang) mengirimkan barang dan nota kepada pelanggan sesuai dengan
informasi yang tercantum pada SPB yang sudah di otorisasi oleh bagian gudang. Bagian gudang
ini juga melakukan penginputan secara komputerisasi, kemudian data tersebut ditransfer ke
bagian penagihan untuk dicocokan dengan penginputan secara manual.
3) Prosedur Penagihan
Dalam prosedur penagihan ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan. Faktur
penjualan adalah dokumen yang biasanya disiapkan setelah barang benar-benar dikirim.
Informasi yang dicantumkan ke dalam faktur penjualan berasal dari pesanan penjualan atau dari
dokumen pengiriman. Suatu faktur penjualan akan disiapkan dan selanjutnya dikirim ke
pelanggan.
4) Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur pencatatan piutang ini, bagian akuntansi mencatat surat penagihan ke dalam
buku piutang sebagai rekapan dari piutang PT.ACP kepada pelanggannya.
4.2 Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit
Dalam sistem penjualan kredit, dokumen yang digunakan oleh PT.ACP adalah sebagai
berikut :
1. Surat order pengiriman
2. Lembar Disposisi (LD)
3. Surat Pengantar Barang (SPB)
4. Faktur penjualan
5. Surat Penagihan
4.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Adapun catatan akuntansi yang digunakan PT.CP dalam sistem akuntansi penjualan
kredit, yaitu :
1. Jurnal Penjualan
2. Kartu Piutang
3. Kartu Gudang
4.4 Bagian Yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Kredit
Adapun bagian yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada PT.ACP adalah sebagai
berikut :
1. Bagian Penjualan
2. Bagian Produksi
3. Bagian Gudang
4. Bagian Pengiriman
5. Bagian Penagihan
6. Bagian Akuntansi
4.5 Uraian Bagan Alur Dokumen Sistem Penjualan Kredit
Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit akan di uraikan perbagian yang terkait
dalam sistem penjualan kredit.
Sumber : http://fajar26.blogspot.com/2012/03/sistem-informasi-akuntansipenjualan.html#ixzz1x5icz3YT
Kredit adalah :
a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang
memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis
barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen
tersebut.
Tembusan dokumen ini berupa :
1. Tembusan Kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan untuk
mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
2. Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk
memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
3. Surat Muat (Bill of Lading)
Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan
kepada perusahaan angkutan umum.
4. Slip Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan
fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barangbarang yang diterimanya.
5. Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke
fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi sesuai
yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi
pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
b. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan
oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika
fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari
fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman
barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan
dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip
pengendalian pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat
laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.
c. Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara
alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab
pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
d. Faktur dan tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk
mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama
yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan.
Tembusan dokumen ini berupa :
1. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh
fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang
dalam kartu piutang.
2. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke
fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal
penjualan.
3. Tembusan Analisis (Analysis Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke
fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan
yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk
perhitungan komisi wiraniaga.
4. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk
memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah
dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung komisi penjualan
yang menjadi haknya.
e. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang
digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama
periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini
berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang
dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok
penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial
untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi
tertentu.
f. Bukti memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan
kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial
merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang
dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Berdasarkan pendapat Hall (2001, p. ), dapat disimpulkan bahwa fungsi yang
terkait dengan penjualan kredit meliputi :
1. Bagian penjualan
Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang
mengidentifikasikan jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan
menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti
keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan
harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan
ongkos angkut.)
2. Departemen Kredit
Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada
pelanggan dan memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order
penjualan dapat didistribusikan ke departemen penagihan, pergudangan,
dan pengiriman.
3. Gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan
menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan
surat perintah pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan
dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Bagian
gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan.
4. Departemen Pengiriman
Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan
surat perintah pengeluaran barang, dokumen pengiriman dari bagian
penjualan, dan surat jalan untuk memastikan kebenaran pesanan. Petugas
pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua rangkap
Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugastugas sebagai berikut :
a. Mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.
b. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan
ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.
c. Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan
dokumen tagihan bongkar muat barang.
5. Departemen Penagihan
Bagian penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan
faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap
berkenaan pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat
perintah pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan,
serta mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke bagian
piutang.
6. Departemen Akuntansi
Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku
besar order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta
mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar
meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan
serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu
persediaan.
Laporan Yang Dihasilkan Dalam Penjualan Kredit
Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi
yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Mulyadi (2001,p.232), laporan
yang digunakan dalam penjualan kredit adalah :
1. Laporan order penjualan
2. Laporan pengiriman barang
3. Laporan pencatatan piutang
4. Laporan penagihan
5. Laporan pencatatan penjualan.
F. Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit
Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penjualan kredit
a. Bagan Order penjualan
1) Menerima order dari pelanggan.
2) Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan membuat Surat Order Pengiriman dan
faktur.
3) Mendistribusikan Surat Order Pengiriman lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang, lembar 2,
3, 4, 5 dikirim ke Bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit,
lembar 8, 9 diarsipakan sementara menurut tanggal.
4) Menerima Surat Order pengiriman lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanan
menurut abjad.
5) Menerima Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dari bagian pengiriman pada surat order
pengiriman lembar 9.
6) Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dikirim ke bagian Penagihan.
b. Bagian Kredit
1) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 7 dari bagian Order Penjualan dilakukan
pemeriksaan status kredit.
2) Memberikan otorisasi kredit.
3) Surat Order Pengiriman lembar 7 dikembalikan ke bagian order penjualan.
c. Bagian Gudang
1) Berdasarkan Surat Order Pengiiman lembar 1, dilakukan penyiapan barang.
2) Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan penyerahan barang.
3) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang.
4) Bersama dengan barang, Surat Order Pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman.
d. Bagian Pengiriman
1) Surat Order Pengriman dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta Surat
Order Pengiriman lembar 2, 3, 4, 5.
2) Menempel Surat Order Pengiriman lembar 5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
3) Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan.
4) Mengembaliakn Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 ke bagian Order Pengiriman dan lembar 3
diserahkan ke perusahaan pengangkutan.
5) Surat Oder Pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut.
e. Bagian Penagihan
1) Menurut faktur berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian
order Penjualan.
2) Mengirim Faktur lembar 1 ke pelanggan.
3) Mengirim Faktur 2 bersama Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang.
4) Mengirimkan Faktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan.
5) Mengirimkan Faktur lembar 4 ke bagian jurnal.
6) Mengirimkan Faktur lembar 5 ke Wiraniaga.
f. Bagian Piutang
1) Faktur yang diterima dari Bagian Penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang.
2) Faktur dan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan surat Muat lembar 2 diarsipkan permanen
menurut nomor urut.
g. Bagian Kartu Persediaan
1) Berdasrkan faktur lembar 3, merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen
sesuai nomor urut.
2) Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik.
3) Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial.
4) Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal.
h. Bagian Jurnal
1) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan dan Bukti Memorial direkap ke dalam jurnal umum dan
diarsipkan menurut nomor urut.
2) Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan kemudian diarsipkan.
3. Metodologi
Metode penelitian yang digunakan adalah riset lapangan dengan melakukan wawancara
langsung dengan direktur dan karyawan-karyawan, khususnya bagian penjualan. Selain itu
melakukan pengamatan pada kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, khususnya pada alur
penjualan kredit.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder yang peroleh secara
langsung dari perusahaan yang berupa copy bukti-bukti transaksi perusahaan.
Untuk menganalisis data-data yang terkumpul, digunakan metode analisa deskriptif yang
bertujuan agar dapat menggambarkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sistem
informasi penjualan kredit.
4. Hasil dan Pembahasan
Dalam melaksanakan penjualan, PT.ACP menggunakan transaksi penjualan kredit. Untuk
transaksi penjualan kredit biasanya diberikan kepada pelanggan lama yang reputasi pembayaran
kreditnya baik dan supplier-supplier besar. Tetapi, terkadang PT.ACP akan melakukan transaksi
kredit kepada pelanggan baru, hal ini dilakukan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang
telah dipikirkan oleh perusahaan.
4.1 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT ACP antara lain,
sebagai berikut:
1) Prosedur Order Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, departemen ini bertanggung jawab untuk menerima surat
order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum
ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), menentukan
tanggal pengiriman dan mengisi surat order pengiriman.
2) Prosedur Pengiriman
Kegiatan pengiriman diawali dengan pembuatan dokumen pengiriman yang disebut surat
pengantar barang (SPB). SPB dibuat untuk melakukan pengiriman barang kepada pelanggan.
Seluruh informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirim barang kepada pelanggan
dicantumkan dalam SPB. SPB disiapkan oleh bagian pengiriman barang.
Bagian produksi membuat barang sesuai dengan pesanan dan menyiapkan barang, kemudian
bagian pengiriman (gudang) mengirimkan barang dan nota kepada pelanggan sesuai dengan
informasi yang tercantum pada SPB yang sudah di otorisasi oleh bagian gudang. Bagian gudang
ini juga melakukan penginputan secara komputerisasi, kemudian data tersebut ditransfer ke
bagian penagihan untuk dicocokan dengan penginputan secara manual.
3) Prosedur Penagihan
Dalam prosedur penagihan ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan. Faktur
penjualan adalah dokumen yang biasanya disiapkan setelah barang benar-benar dikirim.
Informasi yang dicantumkan ke dalam faktur penjualan berasal dari pesanan penjualan atau dari
dokumen pengiriman. Suatu faktur penjualan akan disiapkan dan selanjutnya dikirim ke
pelanggan.
4) Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur pencatatan piutang ini, bagian akuntansi mencatat surat penagihan ke dalam
buku piutang sebagai rekapan dari piutang PT.ACP kepada pelanggannya.
4.2 Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit
Dalam sistem penjualan kredit, dokumen yang digunakan oleh PT.ACP adalah sebagai
berikut :
1. Surat order pengiriman
2. Lembar Disposisi (LD)
3. Surat Pengantar Barang (SPB)
4. Faktur penjualan
5. Surat Penagihan
4.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Adapun catatan akuntansi yang digunakan PT.CP dalam sistem akuntansi penjualan
kredit, yaitu :
1. Jurnal Penjualan
2. Kartu Piutang
3. Kartu Gudang
4.4 Bagian Yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Kredit
Adapun bagian yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada PT.ACP adalah sebagai
berikut :
1. Bagian Penjualan
2. Bagian Produksi
3. Bagian Gudang
4. Bagian Pengiriman
5. Bagian Penagihan
6. Bagian Akuntansi
4.5 Uraian Bagan Alur Dokumen Sistem Penjualan Kredit
Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit akan di uraikan perbagian yang terkait
dalam sistem penjualan kredit.
Sumber : http://fajar26.blogspot.com/2012/03/sistem-informasi-akuntansipenjualan.html#ixzz1x5icz3YT