Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

  

MODUL 7

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

A. Sistem Abjad

  Menurut Sedarmayanti (2008:95), Sistem Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi. Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah :

  1. Memeriksa Surat/Berkas Tahap awal dalam penyimpanan surat/arsip yaitu memeriksa surat/berkas.

  Sebelum disimpan, surat terlebih dahulu diperiksa apakah surat masih diperlukan dalam proses atau sudah selesai penggunaannya. Jika surat tersebut sudah bisa disimpan, maka surat tersebut telah diberi tanda-tanda penyimpanan. Seperti terdapat kata “File” atau “Simpan” di dalam surat tersebut.

  2. Mengindeks Surat/Berkas Setelah surat diperiksa langkah selanjutnya yaitu menetapkan indeks terhadap surat yang akan disimpan. Jika surat masuk, bagian yang diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar, bagian yang diindeks adalah nama tujuan. Sebagai contohnya terdapat surat masuk dengan nama pengirim surat yaitu Wijaya Utama. Untuk menentukan kaya yang akan ditempatkan dalam unit 1 atau unit 2, perlu ditentukan dahulu teknik penulisan indeks yang digunakan.

  Apabila menggunakan teknik indexing order, yang menjadi unit 1 adalah Utama, yang menjadi unit 2 adalah Wijaya. Jadi indeksnya surat tersebut adalah :

  Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

  1 Wijaya Utama Utama Wijaya

  3. Mengkode Surat/Berkas Kode surat didapat setelah mengetahui indeksnya. Kode diambil dari 2 huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis dipojok kanan bawah. Jika penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas.

  Dari contoh diatas maka surat ditetapkan kodenya yaitu Ut.

  4. Menyortir Surat Menyortir surat yaitu mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat masuk yang disimpan pada saat bersamaan dalam jumlah surat yang banyak. Contohnya, kelompok surat yang berkode Ut dikumpulkan menjadi satu sehingga memudahkan dalam penyimpanan surat-surat tersebut.

  5. Menempatkan Surat/Berkas Menempatkan surat/berkas yaitu menempatkan/meletakan arsip pada tempatnya sesuai dengan kode yang telah ditetapkan.

B. Sistem Kronologis

  Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan tahun, bulan dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini dipergunakan untuk surat-surat yang disusun berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat tersebut. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat atau bahan. Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem kronologis adalah :

  1. Memeriksa Berkas Memeriksa berkas yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau digunakan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat.

  Contoh, Mardian akan menyimpan arsip dari Wijaya Utama tertanggal 18 Oktober 2017. Berarti identitas surat tersebut adalah 18 Oktober 2017.

  2. Mengindeks Mengindeks yaitu membagi tanggal menjadi tanggal utama (tahun), sub tanggal (bulan) dan sub-sub tanggal (tanggal). Contoh : surat tertanggal 18 oktober 2017 terdiri dari tanggal utama (2017), sub tanggal (Oktober), sub-sub tanggal (18).

  3. Mengkode Mengkode yaitu memberi kode pada surat dengan kode tanggal.

  4. Menyortir Menyortir yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (tanggal surat yang sama) dikumpulkan menjadi satu.

  5. Menempatkan Menempatkan yaitu menempatkan/meletakkan arsip sesuai dengan kode arsipnya. Arsip tertanggal 18 oktober 2017 disimpan pada laci berkode 2017, di belakang guide berkode Oktober, di dalam hanging folder berkode 18.

C. Sistem Geografis

  Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nama wilayah atau nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota, nama negara, nama wilayah khusus dan sebagainya. Sistem ini biasanya dipergunakan jika organisasi memiliki banyak cabang-cabang dari berbagai wilayah dan kegiatan-kegiatannya meliputi daerah-daerah yang lebih dari satu tempat. Prosedur penyimpanan arsip sistem geografis adalah sebagai berikut :

  1. Memeriksa Berkas Memeriksa berkas yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau digunakan. Jika surat masuk dilihat dari daerah mana surat itu berasal, jika surat keluar dilihat untuk daerah mana surat tersebut ditujukan. Contoh : Mardian akan menyimpan arsip tentang data tentang Wijaya Utama cabang Surabaya. Berarti kata tangkap surat itu adalah Surabaya.

  2. Mengindeks Mengindeks yaitu mencocokan judul/kata tangkap/identitas surat dengan daftar klasifikasi yang telah dibuat sebelumnya.

  Contoh : Surat yang mempunyai kata tangkap Surabaya dicocokkan dengan daftar klasifikasi yang ada.

  Wilayah 1 Sumatra

  Banda Aceh Medan Padang Palembang

  Jawa-Bali

  Bandung Denpasar Semarang Surabaya

  3. Mengkode Mengkode yaitu memberi kode wilayah pada surat. Jika surat masuk maka yang menjadi kode adalah daerah asal surat tersebut dan jika surat keluar maka yang menjadi kode adalah daerah tujuan dari surat keluar.

  4. Menyortir Menyortir yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (berasal dari daerah yang sama) dikumpulkan menjadi satu.

  5. Menempatkan Menempatkan yaitu menempatkan atau meletakkan arsip pada tempat penyimpanannya berdasarkan kode wilayah pada arsip. Arsip pada contoh tersebut, disimpan pada laci filling cabinet berkode Wilayah 1, di belakang guide berkode Jawa-Bali, di dalam hanging folder berkode Surabaya.

D. Sistem Nomor

  Sistem nomor adalah sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan kode angka/nomor sebagai pengganti dari nama arsip atau nama suatu organisasi. Dalam menentukan nomor-nomor yang diperlukan, sebelumnya arsiparis terlebih dahulu membuat daftar kelompok masalah-masalah dan kelompok-kelompok pokok permasalahan. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri dari :

1. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Dewey

  Untuk membuat Daftar Klasifiasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu pengelompokkan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi. Contoh klasifikasi nomor Dewey : 000 Organisasi

  100 Kepegawaian

  100 Bonus 110 Cuti 110 Cuti Besar 111 Cuti Hamil 112 Cuti Sakit 113 Cuti Tahunan

  200 Keuangan 200 Kredit 210 Pajak 210 Pajak Motor

  211 Pajak Mobil 212 PBB 213 PPh 214 PPn

  Prosedur penyimpanan arsip dengan sistem nomor Dewey adalah sebagai berikut : 1) Memeriksa Berkas Periksa tanda-tanda perintah penyimpanan. 2) Mengindeks

  Lihat masalah surat tersebut dan cocokkan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey.

  Contoh : Arsip tentang cuti melahirkan atas nama Rosalinda akan disimpan dengan sistem nomor Dewey. Berdasarkan klasifikasi nomor Dewey surat tersebut berada pada kelompok Cuti melahirkan (111) – Cuti (110) – Kepegawaian (100).

  3) Mengkode Mengkode yaitu memberi kode sesuai dengan nomor klasifikasi Dewey.

  Contoh : Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat memasukkan surat ke folder, petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang ke berapa. Jika di folder sudah ada 6 surat, berarti surat ini merupakan surat yang ke 7. Sehingga kode surat menjadi 111.6 (Surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan ke 1).

  4) Menyortir Dilakukan jika surat jumlahnya banyak. 5) Menempatkan

  Menermpatkan yaitu menempatkan/meletakkan arsip sesuai dengan kode arsip. Tempatkan surat di dalam laci berkode 100, di belakang guide berkode 110, didalam hanging folder berkode 111, surat urutan ke 7 dari belakang. Susunan surat dalam folder, surat yang berada paling depan adalah surat yang ditempatkan terakhir.

2. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Seri (Urut)

  Sistem ini dapat dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden di beri nomor kode sesuai dengan urutan yang berada pada buku nomor.

  Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koreponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat diberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut surat lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5, maka belum ditulis pada buku nomor. Surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file (Campuran). Contoh klasifikasi nomor seri : 1 – 100 1 – 10 11 – 20

  11

  12 Prosedur penyimpanan arsip dengan sistem nomor seri adalah sebagai berikut : 1) Memeriksa Berkas Periksa tanda-tanda perintah penyimpanan. 2) Mengindeks

  Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. 3) Mengkode

  Beri kode pada surat sesuai dengan nomor pada buku nomor atau kode C, jika jumlahnya belum mencapai 5. 4) Menyortir Dilakukan jika surat jumlahnya banyak. 5) Menempatkan

  Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode, jika arsip berkode C, maka ditempatkan pada laci yang berkode C (Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat.

3. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Terminal Digit

  Sistem nomor terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan arsip berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip di mulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 – 3 nomor.

  Prosedur penyimpanan arsip dengan sistem nomor teminal digit adalah sebagai berikut : 1) Memeriksa Berkas Periksa tanda-tanda perintah penyimpanan. 2) Mengindeks

  Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip menjadi beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut disimpan. Jadi, arsip yang akan disimpan terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat. 3) Mengkode

  Menentukan kode surat berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika surat terakhir yang simpan sudah mencapai nomor 1000, maka surat selanjutnya bernomor urut 1001, sehingga kode nomor surat terebut adalah 1001. 4) Menyortir Dilakukan jika surat jumlahnya banyak. 5) Menempatkan

  Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode surat dan indeks dalam sistem terminal digit. Arsip yang ditujukan PT Alam Subur, tentang penawaran barang akan disimpan menggunakan sistem terminal digit, pada buku arsip nomor urut terakhir adalah 1000. Prosedur penyimpanan sistem nomor terminal digit adalah sebagai berikut : a) Memeriksa surat tersebut apakah sudah boleh disimpan apa belum.

b) Mengindeks surat tersebut dengan terlebih dahulu mencatat pada buku arsip, dengan nomor urut 1001.

  Indeks dari 1001 adalah :

  Unit I : 01 Unit II : 0 Unit III : 1 Jadi surat yang berkode 1001 akan disimpan pada : Laci berkode 00-09 Guide berkode 01

  Hanging folder berkode 01/0 Surat urutan ke 2

E. Sistem Subjek

  Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Isi surat sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek. Sebelum melakukan penyimpanan dengan menggunakan sistem subjek, seorang arsiparis harus menentukan maslah-masalah apa yang pada umumnya di permasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah tersebut dikelompokkan ke dalam satu subjek. Contoh :

  Kepegawaian Cuti

  Cuti Melahirkan Cuti Sakit Cuti Tahunan

  Prosedur penyimpanan arsip sistem subjek adalah sebagai berikut :

  1. Memeriksa Berkas Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah simpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.

  Contoh : Mardiana akan menyimpan surat dari Wijaya Utama tentang Pengiriman Pembayaran. Berarti surat tersebut subjeknya adalah pengiriman pembayaran.

  2. Mengindeks Mengindeks yaitu menentukan permasalahan surat untuk dijadikan kode penyimpanan dan mencocokkan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

  Contoh : Mardian akan menyimpan surat dengan perihal Cuti Melahirkan. Surat tersebut diindeks dengan melihat masalah surat pada daftar klasifikasi. Masalah surat Cuti Melahirkan, sedangkan daftar klasifikasi subjek yang sudah dibuat adalah :

  Kepegawaian Cuti

  Cuti Melahirkan Cuti Sakit Cuti Tahunan

  3. Mengkode Menuliskan kode pada surat sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode berupa huruf atau angka, kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Akan tetapi, jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek adalah nama/nomor subjek yang tingkatannya paling kecil ada daftar klasifikasi.

  4. Menyortir Menyortir yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama dikumpulkan menjadi satu.

  5. Menempatkan Surat-surat ditempatkan atau diletakkan sesuai dengan kode arsip dan kode tempat penyimpanan.