Perancangan sistem informasi penggajian karyawan perusahaan event organizer : studi kasus pada PT. Jawara Kreasitama - USD Repository
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN
PERUSAHAAN EVENT ORGANIZER
( STUDI KASUS PADA PT. JAWARA KREASITAMA )
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Program Studi Teknik Informatika
Oleh :
GANANG RAHDIANTO
NIM : 055314101
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2012
DESIGN INFORMATION SYSTEM PAYROLL EVENT ORGANIZER COMPANY ( CASE STUDY IN PT. JAWARA KREASITAMA ) A THESIS
Presented as Partial Fullfillment of the Requirements To Obtain Sarjana Komputer Degree
In Study Program of Informatics Engineering
By: GANANG RAHDIANTO NIM : 055314101
INFORMATICS ENGINEERING STUDY PROGRAM FACULTY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY SANATA DHARMA UNIVERSITY YOGYAKARTA 2012
HALAMAN M OTTO
‚Jangan mencoba menjadi BANDUNG BONDOWOSO, j ika kamu tak mampu menanggung ‘BeBaN’ nya‛
‚ Lebih baik terLambaT, daripada tidak WISUDA sama sekali‛
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA
Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir yang saya tulis ini tidak memuat karya atau bagian karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.
Yogyakarta, 20 Juli 2012 Penulis
Ganang Rahdianto
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma Nama : Ganang Rahdianto Nomor Mahasiswa : 055314101
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan Kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN
PERUSAHAAN EVENT ORGANIZER
( STUDI KASUS PADA PT. JAWARA KREASITAMA )
beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan Kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal: 20 Juli 2012 Yang menyatakan, ( Ganang Rahdianto )
ABSTRAK
Berkembangnya dunia industri sekarang ini membuat makin banyak perusahaan yang berlomba untuk menghasilkan target yang sempurna. Terutama dalam industri jasa, lahirlah PT. Jawara Kreasitama
- – 9Communication yang selalu ingin memberikan hasil yang sempurna bagi para client-nya. Dimana setiap kompetisi selalu melahirkan kompetensi, dan setiap kompetensi selalu meningkatkan value. Dimana para industri saling bersaing untuk mendapatkan target mereka.
Dengan berkembangnya PT. Jawara Kreasitama
- – 9Communication, makin bertambah pula tenaga kerja yang ada. Semakin bertambahnya tenaga kerja maka semakin banyak juga waktu yang dibutuhkan dalam melakukan proses penggajian untuk semua karyawan PT.Jawara Kreasitama – 9Communication.
Sehingga munculah permasalahan dalam proses penggajian para karyawan yang terlambat. Keterlambatan penerimaan gaji karyawan ini disebabkan karena banyaknya data yang diproses oleh pihak finance dilakukan secara manual.
Maka dibuatlah perancangan sistem untuk mempermudah pihak finance dalam memproses gaji karyawan. Dengan rancangan aplikasi tersebut diharapkan
finance akan memperoleh beberapa kemudahan dalam menginput data sekaligus
membantu pihak perusahaan untuk menyusun laporan penggajian menjadi cepat dan lebih efisien.
ABSTRACT
Development industrial nowadays makes many companies rising towards
- – perfect goals. Especially in service industries PT.Jawara Kreasitama
9Communication was born, PT. Jawara Kreasitama
- – 9Communication always give the perfect solutions for clients. Every competition always rising the value. Every industry was competing each other to get their own goal.
The development of PT. Jawara Kreasitama
- – 9Communication needs more man power to the rising number of employes, that‟s why more time in payroll process for its employees of PT. Jawara Kreasitama – 9Communicatio.
Therefore the problem occurs within payroll process on tardy employees. The late of payrolls because of many data‟s processed by finance department manually.
So we make system processing to ease and help finance department in payroll process. With those application planning we expecting finance to input data easier and help company to make payroll report became faster and efficient.
KATA PENGANTAR
Syukur kepada Tuhan Yesus Kristus atas penyertaan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dengan judul ” PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PERUSAHAAN EVENT ORGANIZER ( STUDI KASUS PADA PT. JAWARA KREASITAMA )
” yang diajukan untuk memenuhi syarat memperoleh gelar Sarjana Komputer, Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta.
Dalam penyelesaian tugas akhir ini, penulis mendapat banyak bantuan dukungan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini secara khusus penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Tuhan Yesus Kristus atas segala mukzijat-Nya yang ajaib, penyertaan, dan kasih karunia-Nya.
2. Ibu PH. Prima Rosa, S.Si, M.Sc. selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Sanata Dharma. dan selaku Pembimbing Akademik terima kasih atas bimbingannya , motivasi, nasehat-nasehat selama studi kepada penulis.
3. Ibu Ridowati Gunawan, S.Kom., M.T. selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika yang telah banyak membantu penulis selama studi.
4. Bapak Puspaningtyas Sanjoyo Adi S.T., M.T. selaku pembimbing tugas akhir yang selalu mengajarkan dari nol, membimbing penulis hingga tugas akhir ini dapat terselesaikan.
5. Bapak dan Ibu dosen Teknik Informatika, Pihak secretariat, laboran yang turut membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Keluarga tercinta yang selalu setia mengasihi, memberikan semangat penulis dengan caranya masing-masing, Bapak Yoyo E.U, Ibu Truly Mardiana, Bang Ogi + Mbak Citra + Yuna + Reina, Mas vito + Mbak Githa, iduL, Om Agus. Bayu Catur Prabowo, Christian Sibarani, Dimas Aryo Donanto, Andina Hayuningtyas terimakasih atas segala dukungannya.
7. Untuk pujaan hatiku yang selama ini kunanti kudambakan yang selalu memberikan semangat, memberikan senyuman yang selalu membuatku teringat akan dirimulah tujuanku Enadhor Nisita Childa.
8. Master Wahyu Handoko dan Master Novy Chrisdiyanto yang selalu sabar mengajarkan ilmu-ilmu jitunya.
9. Sahabat- sahabat seperjuangan ”pejuang terakhir angkatan 05” F. Bayu Atmaja, Theresia Erlita, Galuh Putri M, Agustinus Arnanto, Adi Susila , Fransiska Indah Aryanti, Y Vandi, Espen Derry, Silvester Aan, Kingkin Malintang, Maria Asumpta Endah N, Ernest Ichsani untuk segala keceriaan, waktu dan saling mendukung bersama penulis.
10. Saudara-saudaraku 9COMMUNICATION para direksi, mba onet, mba dewi yang selalu membantu memberikan apa yang dibutuhkan dalam penyelesaian tugas akhir, karena kita gak cukup satu tapi SEMBILAN.
11. Anjing-anjingku tercinta mulin, mince, elmo, mumusang yang senantiasa menemani disaat bosan disaat semua terlelap.
Dalam penulisan skripsi ini, pastilah masih banyak kekurangan dan hal yang perlu diperbaiki. Oleh karena itu saran dan kritik dari pembaca yang sekiranya dapat membangun sangat penulis harapkan.
Akhir kata, semoga penulisan skripsi ini berguna untuk menambah wawasan ataupun menjadi referensi bagi para pembaca sekalian khususnya pada mahasiswa Teknik Informatika.
Yogyakarta, 20 Juli 2012 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Judul .................................................................................................................i Halaman Judul ( Bahasa Inggris) .................................................................................. ii Halaman Persetujuan Pembimbing .............................................................................. iii Halaman Pengesahan ....................................................................................................iv Halaman Motto Hidup.................................................................................................... v Halaman Penyataan Keaslian Karya .............................................................................vi Halaman Penyataan Persetujuan ................................................................................. vii Halaman Abstrak ........................................................................................................ viii Halaman Abstract ..........................................................................................................ix Halaman Kata Pengantar ................................................................................................ x Halaman Daftar Isi ..................................................................................................... xiii Daftar Tabel .............................................................................................................. xvii Daftar Gambar .......................................................................................................... xviii
BAB I 1 PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1 I.1. Latar Belakang Masalah ................................................................................ 1 I.2. Perumusan Masalah ............................................................................................... 4 I.3. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ..................................................................... 4 I.4. Pembatasan Masalah ...................................................................................... 4
I.5. Metodologi Penelitian .................................................................................... 5
I.6. Sistematika Penulisan .................................................................................... 6
BAB II ............................................................................................................................ 8 LANDASAN TEORI ..................................................................................................... 8 II.I. Konsep Sistem Informasi .............................................................................. 8 II.1.1. Sistem ................................................................................................... 8 II.1.2. Informasi .............................................................................................. 8 II.1.3. Sistem Informasi ................................................................................... 8 II.2. Gaji dan Upah ............................................................................................... 9 II.3. Distribusi Gaji dan Upah ............................................................................ 15 II.4. Pinjaman ..................................................................................................... 17 II.5. Bonus .......................................................................................................... 17 II.6. Jabatan ........................................................................................................ 19 II.6.1.Deskripsi Jabatan ................................................................................. 19 II.6.2. Syarat-syarat Jabatan .......................................................................... 20 II.7. Tunjangan .................................................................................................. 20 BAB III ....................................................................................................................... 22 ANALISIS SISTEM .................................................................................................... 22 III.1. Analisis Sistem .......................................................................................... 22 III.1.1 Fase Definisi......................................................................................... 22
III.2. Perancangan Sistem .................................................................................. 29
III.2.1. Analisis Prosedur Penggajian PT. Jawara Kreasitama ...................... 29
III.2.3. Pemodelan Proses................................................................................... 30
III.2.3.1. Diagram Konteks ........................................................................... 30
III.2.3.2. Diagram Aliran Data Level 0 ......................................................... 31
III.2.3.3. Diagram Berjenjang ....................................................................... 34
III.2.4. Perancangan Subsistem Manajemen Data ............................................ 36
III.2.4.1. Pemodelan Konseptual ................................................................... 36
III.2.4.2. Pemodelan Logical ......................................................................... 36
III.2.4.3. Pemodelan Fisikal .......................................................................... 36
III.2.5. Desain User Interface ............................................................................ 43
BAB IV IMPLEMENTASI ......................................................................................... 57 IV.1. Pembuatan Antar Muka ( User Interface ) .............................................. 58 IV.1.1. Halaman Login ................................................................................. 58 IV.1.2. Halaman Home ................................................................................. 61 IV.1.3. Halaman Manajemen Karyawan ....................................................... 64 IV.1.4. Halaman Tambah Karyawan ............................................................ 66
BAB V ........................................................................................................................ 72 V.1. Kesimpulan ................................................................................................ 72 V.2. Saran ........................................................................................................... 72 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 73
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1. Perbedaan Hak Antara Staff dan Freelance ............................................... 23Tabel 3.2. Tabel Karyawan .......................................................................................... 38Tabel 3.3. TabelBonus Bulanan ................................................................................... 39Tabel 3.4. Tabel Posisi ................................................................................................. 40Tabel 3.4. Tabel Gaji Tetap.......................................................................................... 40Tabel 3.5. Tabel Periode Bulan .................................................................................... 41Tabel 3.6. Tabel Presensi Event ................................................................................... 41Tabel 3.7. Tabel Event ................................................................................................. 42DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Struktur Organisasi PT. Jawara Kreasitama. ............................................. 3Gambar 3.1. Sistem Flowchart Penggajian Karyawan ................................................ 29Gambar 3.2. Diagram Konteks..................................................................................... 30Gambar 3.3. Diagram Aliran Data Level 0 .................................................................. 31Gambar 3.4. Diagram Berjenjang ................................................................................ 34Gambar 3.5. ER-Diagram ............................................................................................ 36Gambar 3.6. Relational Database ................................................................................. 37Gambar 3.7. Desain Login .......................................................................................... 43Gambar 3.8. Desain Home ........................................................................................... 44Gambar 3.9. Desain Data Karyawan ............................................................................ 45Gambar 3.10. Desain Tambah Karyawan .................................................................... 46Gambar 3.11. Desain Presensi Karyawan .................................................................... 47Gambar 3.12. Desain Tambah Presensi Karyawan ...................................................... 48Gambar
Desain Tambah Event
Gambar 3.14. ............................................................................. 50Gambar 3.15. Desain Gaji Event.................................................................................. 51Gambar 3.16. Desain Tambah Gaji Event ................................................................... 52Gambar 3.17. Desain Proses Gaji ................................................................................ 54Gambar 3.18. Desain History Gaji ............................................................................... 55Gambar 3.19. Desain Status Gaji ................................................................................. 56BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Masalah PT. Jawara Kreasitama adalah sebagai salah satu contoh
perusahaan yang bergerak dalam bidang event organizer, baik dalam dunia
event organizer lokal maupun area Jawa Tengah. Di tengah semaraknya
persaingan di dunia event organizer, PT. Jawara Kreasitama mampu memberikan kepuasan setiap client ataupun brand untuk menciptakan
experience baru yang tujuannya mendapatkan hasil yang sempurna.
Setiap client atau brand memberikan target kepada PT. Jawara Kreasitama agar mengenalkan produk supaya konsumen membeli apapun produk yang diperkenalkan. Dalam mencapai target PT. Jawara Kreasitama harus memberikan layanan yang lebih baik & kreatif. PT. Jawara Kreasitama dikenal juga dengan nama EO 9communication.
PT. Jawara Kreasitama memiliki sumber daya manusia yang terdiri atas karyawan tetap ( staff ) dan karyawan tidak tetap ( freelance ). Setidaknya dengan adanya sumber daya manusia yang dimiliki baik dari
staff sampai ratusan freelance, sangat disayangkan jika bagian finance dari
PT. Jawara Kreasitama tidak mampu mengatasi permasalahan dalam sistem penggajian yang tidak tepat waktu. Ketidak tepatan waktu dalam penggajian kemungkinan disebabkan karena adanya perbedaan penghitungan jumlah gaji antara karyawan tetap ( staff ) dan karyawan tidak tetap ( freelance ) dalam setiap bulan. Dimana staff tersebut mendapatkan gaji pokok, sedangkan freelance tidak mendapatkan gaji pokok. Dan cara penghitungan gaji freelance ini dilakukan dengan menghitung banyaknya event yang diikuti selama 1 bulan tersebut. Sementara sistem penggajian yang sedang berjalan pada PT. Jawara Kreasitama masih menggunakan cara manual, menjadikan pihak finance harus mengecek satu-satu absensi setiap event yang diikuti oleh karyawan tetap ( staff ) dan karyawan tidak tetap ( freelance ) dalam 1 bulan. Untuk mempermudah dan mengakuratkan proses perhitungan gaji pokok, tunjangan, lembur dan potongan
- – potongan baik karyawan tetap ( staff ) maupun karyawan tidak tetap ( freelance ), disarankan agar perusahaan menerapkan sistem informasi yang terkomputerisasi.
Oleh karena itu penulis membuat dan menyusun sistem ini dengan tujuan membantu PT. Jawara Kreasitama dalam mengontrol dan mendukung keseluruhan aktifitas dan kinerja sumber daya manusia dengan harapan mempermudah perusahaan dalam memproses gaji/upah karyawan dengan cepat, tepat dan akurat.
Berdasarkan hal tersebut, maka perlu dibuat
“Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Perusahaan Event Organizer Studi Kasus pa da PT. Jawara Kreasitama” dengan tujuan untuk mendukung
sistem informasi kepegawaian yang efektif maka perlu dirancang suatu sistem basis data kepegawaian yang akan memudahkan dalam mengolah data – data yang dibutuhkan.
Setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi tersendiri. Struktur organisasi merupakan suatu rangkaian hubungan antara individu dengan individu, dan individu dengan kelompok. Dibawah ini pada
gambar 1.1 adalah struktur organisasi PT.Jawara Kreasitama.Gambar 1.1. Struktur Organisasi PT. Jawara KreasitamaI.2. Perumusan masalah
Adapun permasalahan yang dihadapi oleh P.T. JAWARA KREASITAMA adalah penyusunan laporan penggajian masih manual sehingga lambat dan tidak efisien, serta menyulitkan pihak keuangan
(finance) yaitu bagian penggajian untuk membayar gaji karyawan
I.3.Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dari penulisan ini adalah merancang suatu sistem informasi penggajian pada P.T. JAWARA KREASITAMA sehingga membantu pihak perusahaan untuk menyusun laporan penggajian menjadi cepat dan lebih efisien.
I.4. Pembatasan Masalah
Karena keterbatasan waktu dan mengingat banyaknya permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan maka penulis melakukan pembatasan masalah. Adapun batasan masalah ini adalah :
1. Pembahasan sistem mencakup data pegawai, proses pencatatan absensi, proses pencatatan lembur dan proses perhitungan gaji dan PPH pada sebuah perusahaan jasa.
2. Laporan yang dihasilkan adalah data karyawan, data absen, data lembur dan laporan data penggajian karyawan.
3. Jenis karyawan pada PT. Jawara Kreasitama terbagi menjadi 2 yaitu karyawan tetap ( staff ) dan karyawan tidak tetap ( freelance )
I.5. Metodologi Penelitian
1. Metode pengamatan langsung atau observasi ke PT. Jawara Kreasitama dan interview dengan pihak terkait guna mendapat gambaran cara kerja sistem ini
2. Survei tentang semua informasi kepegawaian apa saja yang berkaitan di PT. Jawara Kreasitama
3. Studi literatur dengan mengumpulkan data dan informasi dari berbagai referensi yang sesuai dengan pembuatan sistem dalam tugas ahkir ini.
Metode pembelajaran bersumber dari buku
- – buku dan aturan-aturan dalam pemograman yang berhubungan dengan pengolahan data
4. Metode pengembangan sistem dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem pengembangan secara terstruktur.
Metodologi ini terbagi menjadi beberapa fase yaitu :
a. Fase Analisis Sistem (Analysis Phase) Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan
- –permasalahan yang dihadapi dan kebutuhan–kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat menyelesaikan hambatan
- –hambatan yang terjadi dalam pengembangan sistem.
b. Fase Perancangan (Design Phase) Merupakan langkah multiproses yang memusatkan kerja pada perancangan sistem secara umum misalnya perancangan menu, perancangan tampilan, perancangan database.
c. Fase Implementasi (Implementation Phase) Setelah melakukan perancangan sistem yang diinginkan maka hasil rancangan tersebut diimplementasikan, yaitu diterjemahkan kedalam bahasa pemrograman.
I.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan Tugas Akhir ini dibagi menjadi beberapa bab dengan
susunan sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini bahasan meliputi latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, metodologi penelitian serta sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini secara khusus menjelaskan berbagai teori, antara lain meliputi pengertian multimedia, basis data Oracle dan PHP (Personal Home Page). BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi gambaran sistem yang akan dibuat, meliputi desain proses, perancangan basis data dan perancangan user interface. BAB IV : IMPLEMENTASI Bab ini merupakan penjelasan tentang implementasi terhadap basis data,
implementasi antar muka, dan implementasi program atau tentang pembuatan database dan interfacenya.
BAB V : PENUTUP Bab ini merupakan penutup yang berisi kesimpulan yang menjawab
rumusan masalah serta beberapa saran untuk pengembangan website di waktu yang akan datang.
BAB II LANDASAN TEORI II.1. Konsep Sistem Informasi II.1.1 Sistem Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Erwan Arbie, 2000, 5).
Sistem adalah hubungan atau interaksi yang berlangsung diantara satu kesatuan ataupun komponen secara teratur sehingga tujuan maupun sasaran sistem dapat dicapai. (Jogiyanto, HM, 2002, 5)
II.1.2 Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. (Erwan Arbie, 2000, 6).
Informasi adalah sejumlah data yang telah diproses dengan baik dan berguna bagi pemakainya. Disebut informasi apabila data tersebut yang telah diproses sesuai dengan kebutuhan pemakainya. (Jogiyanto. HM, 2002, 11).
II.1.3 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. (Erwan Arbie, 2000, 35).
Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. (Tafri D. Muhyuzir, 2001, 8).
II.2. Gaji dan Upah
Gaji didefinisikan yaitu gaji (salaries) adalah imbalankepada pegawai yang diberi tugas-tugas administrasi dan pimpinan yang jumlanhnya , biasanya tetap secara bulanan. (Soemarso S.R 2005: 307).
Penggajian dapat diartikan sebagai proses pembayaran upah kepada seseorang atau individu untuk pengganti hasil kerja atau jasa yang telah dilakukan. Jadi Sistem penggajian atau kepegawaian adalah sistem yang mencakup seluruh tahap pemrosesan penggajian pelaporan kepegawaian. (Mulyadi, 2001, 377).
Sistem menyajikan cara-cara penggajian pegawai secara memadai dan akurat, menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajamen. Pemrosesan harus meliputi pengurangan pajak, potongan tertentu, pelaporan kepada pemerintah dan persyaratan-persyaratan kepegawaian lainnya. Pemrosesan penggajian merupakan satu kegiatan yang peka terhadap hukuman denda maupun penjara jika pencatatan yang dibuat tidak memadai. Sistem yang efisien diperlukan untuk menjaga hubungan baik antara pegawai dan perusahaan.
Sering sekali gaji dan upah dianggap mempunyai pengertian yang sama oleh kebanyakan masyarakat. Anggapan ini terjadi mungkin disebabkan karena gaji dan upah sama-sama merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawannya. Pada kenyataannya kedua istilah tersebut mempunyai perbedaan.
Perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi 2 golongan yaitu gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayar berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
Menurut undang-undang tenaga kerja no 13 tahun 2003, Bab 1, Pasal 1 berisikan Upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan atau jasa yang telah atau akan dilakukan.
Menurut Dewan Penelitian Pengupahan Nasional, memberikan definisi upah sebagai sebagai berikut upah ialah suatu penerimaan sebagai suatu kerja berfungsi sebagai suatu jaminan kelangsungan hidup yang layak bagi kemanusiaan dan produktifitas yang dinyatakan dalam nilai atau bentuk yang ditetapkan menurut suatu persetujuan Undang-Undang dan peraturan yang dibayarkan atas dasar suatu perjanjian kerja antara pemberi kerja dengan penerima kerja.
Selanjutnya pengertian gaji dan upah menurut Hadi Purwono adalah sebagai berikut: Gaji (salary) biasanya dikatakan upah (wages) yang dibayarkan kepada pimpinan, pengawas, dan tata usaha pegawai kantor atau manajer lainnya. Gaji umumnya tingkatnya lebih tinggi dari pada pembayaran kepada pekerja upahan. Upah adalah pembayaran kepada karyawan atau pekerja yang dibayar menurut lamanya jam kerja dan diberikan kepada mereka yang biasanya tidak mempunyai jaminan untuk dipekerjakan secara terus-menerus. (Hadi Purwono, 2003, 2).
Dari definisi Gaji dan upah di atas maka dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan pengganti jasa bagi tenaga-tenaga kerja dengan tugas yang sifatnya lebih konstan. Ditetapkan melalui perhitungan masa yang lebih panjang misalnya bulanan, triwulan atau tahunan. Sedangkan upah adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan berdasarkan jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan misalnya jumlah unit produksi.
Dalam keputusan Menteri Tenaga Kerja No. 150 Tahun 2001 dan keputusan Menteri Keuangan tentang PPh pasal 21 tahun 2003, ada dijelaskan mengenai tingkat upah yang diterima karyawan.
Upah yang diterima karyawan dibagi atas beberapa golongan yaitu:
1. Upah harian lepas Upah yang diterima bila dalam satu hari kerja jika seorang melakukam perkerjaan yang telah ditentukan. Orang yang bekerja dengan upah harian lepas biasanya tidak terikat kerja kepada majikan.
2. Upah pegawai tetap Upah yang diperoleh seorang berdasarkan jangka waktu yang telah ditetapkan dengan jumlah yang diterimanya pun bersifat tetap sepertu gaji bulanan.
3. Upah borongan Upah yang diperoleh seseorang sesuai kesepakatan antara pekerja dengan penyuruh (penyewa) dan besarnya upah yang diterima juga terhantung kesepekatan diantara dua belah pihak, jenis perkerjaan yang telah disepakati ini harus selesai dilakukan tanpa turut campur tangan dari pihak penyewah.
4. Upah Honorarium Upah yang diterima jika perkerjaan dilakukan dan sedangkan jumlahnya tergantung dari kesepakatan pekerja dengan majikan. Orang yang menerima upah honorium biasanya tidak terikat kerja dengan majikan.
Masalah pengupahan ini terdapat tiga macam teori upah ekonomi yakni:
1. Teori pasar Konsep im menganggap bahwa upah ditentukan oleh hasil proses perundingan antara karyawan sebagai penjual tenaga dengan manajemen sebagai pembelinya. Jadi tingkat upah yang diterima ditentukan oleh kekuatan penawaran dan permintaan tenaga kerja. Dalam teori ini buruh diperlakukan sebagai barang.
2. Standar hidup Teori ini menyatakan bahwa upah harus dapat memberikan jaminan kepada buruh untuk menikmati hidup dengan layak, dan pengusaha harus memberikan upah cukup tinggi, memberikan pelayanan lain seperti jaminan hari tua, pendidikan, tabungan, dan hiburan.
3. Teori kemampuan untuk membayar Teori ini menganggap bahwa tingkat pembayaran harus didasarkan pada kemampuan perusahaan untuk membayar. Disini, besar kecilnya upah dipengaruhi oleh laba yang diterima oleh perusahaan. Apabila perusahaan memperoleh laba besar maka karyawan harus menerima tambahan upah dari keuntungan tersebut. (Swastha dan Sukotjo 2000, 268).
Besar kecilnya tingkat upah untuk buruh dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain terdiri dari
1. Pasar tenaga kerja
2. Tingkat upah yang berlaku didaerah yang bersangkutan
3. Tingkat keahlian yang diperlukan
4. Situasi laba perusahaan
5. Peraturan Pemerintah (Swastha dan Sukotjo 2000, 271).
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan antara lain
1. Jurnal biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tesebut.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tersebut.
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tersebut (Mulyadi, 2001, 380).
Setelah daftar gaji dan upah selesai disiapkan, jumlah saldo dari masing- masing perkiraan utang tersebut dibayar dengan cek sendiri-sendiri. Pengkreditan pada kas/bank merupakan jumlah cheque pembayaran gaji dan upah yang dikeluarkan untuk semua pegawai. Pendebetan pada perkiraan buku besar pengontrol harus benar-benar sama dengan jumlah kredit pada perkiraan ini dalam pembukuan jurnal sebelumnya. (Mulyadi, 2001, 395).
Sasaran sistem pengajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkin perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Karena tidak ada satu pola yang dapat digunakan secara universal maka prosedur ini harus disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap-tiap organisasi, dan hendaknya didasar atas kebijakan yang dianggap adil. Oleh karena itu penting sekali agar perusahaan mempunyai suatu kebijakan penggajian yang terencana yang : 1. Bermanfaat untuk sasaran menyeluruh organisasi.
2. Disesuaikan dengan struktur keorganisasian sekarang, tetapi memberi kelonggaran untuk perubahan dan pengembangan ke masa depan.
3. Menjamin bahwa jumlah dan mutu staf yang tepat bekerja di perusahaan dan didorong untuk tetap disana.
4. Mencapai ekuistas dalam bayaran untuk pekerjaan sama memberikan jenjang selisih yang pantas antara pekerjaan yang diakui sebagai mempunyai nilai relatif yang berlainan.
5. Dikomunikasikan secara efektif.
6. Meminumkan waktu pengurusanny serta mudah dimengerti.
7. Menjaga biaya gaji pada suatu tingkat yang membuat seimbang ganjaran pantas dengan lokasi anggaran yang masuk akal.
8. Mempunyai cukup fleksibiltas untuk dapat disesuaikan dengan tuntutan keadaan khusus seperti perubahan dalam kebijakan pendapatan atau dalam skala yang lebih kecil, perubahan dalam kedudukan pasar relatif mengenai jenis-jenis karyawan tertentu. (Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 13) Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur yang terdiri dari sebagai berikut :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan mengunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor adninistrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.
2. Prosedur pencatat waktu kerja.
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatat waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya dan upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir ke perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
3. Prosedur pembuatan daftar gaji.
Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengankatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
4. Prosedur distribusi biaya gaji.
Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
5. Prosedur pembayaran gaji.
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak. Pembagian amplop dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan. (Mulyadi, 2001, 385).
II.3. Distribusi Gaji dan Upah
Untuk mendistribusikan gaji dan upah, pertama dilakukan penyusunan daftar gaji. Daftar gaji dan daftar upah yang berfungsi sebagai jurnal gaji dan upah disusun dengan tiga metode yang terdiri dari:
1. Metode tangan (pen and ink) Langkah-langkah untuk menyusun daftar gaji dan upah dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu a. Langkah persiapan Bagian gaji dan upah menerima catatan waktu hadir dan waktu kerja.
Kemudian catatan waktu hadir digunakan sebagai dasar untuk menyusun daftar gaji dan upah.
b. Langkah penyusunan Bagian gaji dan upah mencatat nama karyawan dan jam kerja (biasa dan lembur) dalam daftar gaji. Sumber datanya adalah catatan waktu hadir.
Kemudian mencatat tarif gaji atau upah dari daftar tarif dan mengalikannya dengan lama kerja. Pekerjaan mencatat dan menghitung angka-angka dalam daftar gaji dilakukan dengan tangan atau mesin ketik.Sesudah daftar gaji selesai dibuat, berikutnya adalah membuat formulir-formulir gaji berikut ini: a. Cek gaji atau amplop gaji berisi nama dan gaji bersih karyawan.
b. Laporan gaji karyawan, berisi nomor karyawan, nama karyawan, gaji kotor, tunjangan, potongan dan gaji bersih.
c. Catatan gaji karyawan (Pegawai ’s earning record).
d. Pencatatan jurnal i. Gaji dan upah Rp. xxx ii. Potongan-potongan Rp. xxx iii. Hutang gaji dan upah Rp. xxx
2. Posting langsung (direct posting) dengan mesin atau payroll board Proses perhitungan daftar gaji dan upah dengan mengunakan mesin penghitung khusus. Penyusunan daftar gaji dengan cara tangan (pen and
ink ) berakibat adanya penulisan hal yang sama berulang-ulang. Misalnya
nama karyawan, nomor kartu hadir. Untuk menghindari cara yang berulang-ulang ini maka dapat digunakan dengan metode mesin atau
payroll board.
3. Metode tanpa buku pembantu (ledgerless) Dengan cara ini data gaji dan upah langsung dapat dicatat kedalam cek gaji dan laporan gaji karyawan. Sedangkan formulir-formulir lain diletakkan di bawah cek gaji, diberi karbon, sehingga data dalam cek gaji akan tembus ke formulir lainnya. Agar tembusan yang dibuat itu sesuai dengan yang diinginkan maka bentuk formulir-formulirnya dibuat sedemikian rupa sehingga sekali menulis dapat diperoleh beberapa formulir. (Zaki Baridwan, 2001, 152).
II.4. Pinjaman
Program pinjaman dengan bunga rendah atau bebas bunga merupakan maslahat yang masih terbatas kepada sektor keuangan. Hal itu merupakan cara yang sangat berguna untuk membantu para karyawan pada waktu kenaikan gaji terbatas. Walaupun beberapa dari bunga untuk pinjaman itu akan dikenakan pajak pada tahun 1977, alternatif keuangan mungkin tidak ada atau jauh lebih mahal daripada dari sumber-sumber lain.
Bantuan perusahaan untuk membayar uang sekolah dan pendidikan anak- anak para karyawan di luar sistem pemerintahan merupakan maslahat yang sangat langka. Hal ini sulit diatur tanpa menyebabkan perpajakan yang membuatnya hampir tak berharga, dan kecuali staf yang dikirim ke luar negeri untuk penugasan jangka panjang, Biasanya bantuan itu tidak diberikan untuk karyawan di bawah tingkat senior. Sebab utama untuk memberikannya ialah untuk menjamin suatu standar pendidikan yang baik untuk anak-anak karyawan yang dikirim ke luar negeri ke daerah-daerah di mana pendidikan lokal merupakan masalah yang tidak praktis.(Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 99) II.5.
Bonus
Bonus bisa dibayarkan kepada karyawan atas dasar „ad hoc‟ sebagai ganjaran untuk prestasi atau usaha khusus, tetapi lebih lazim dibayarkan secara teratur dan bervariasi jumlahnya sesuai prestasi perusahaan atau prestasi individual. Kerugian bonus ad hoc ialah karena dapat seolah-olah sewenang- wenang dan mungkin nilainya kurang sebagai alat untuk memotivasi dibandingkan dengan yang khusus ada hubungannya dengan prestasi, seperti program untuk manajer yang dikaitkan dengan sasaran, atau program perangsang komisi untuk staf penjualan. Program yang dikaitkan dengan sasaran berdasarkan atas sasaran yang ditentukan di bidang-bidang penting dalam pekerjaan seseorang. Bagi seorang manager penjualan ini bisa perputaran penjualan, dan bagi seorang manager produksi ini bisa nilai tambah (nilai yang ditambahkan kepada biaya bahan mentah dan komponen-komponen yang dibeli oleh proses produksi, dikurangi tenaga kerja langsung dan biaya umum pabrik). Misalnya, jika tercapai sasaran perputaran penjualan, akan dibayarkan suatu bonus sebesar 20% dari gaji setahun. Untuk tiap 1% lebih dari 20% perputaran, bonus itu dapat bertambah dengan 1% sampai dengan maksimum 40%. Ini hanya salah satu dari banyak ragam program bonus. (Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 94).
Suatu program bonus sebaiknya jangan digunakan kecuali jika memenuhi kriteria berikut: Jumlah yang diterima hendaknya cukup tinggi untuk mendorong prestasi baik, tetapi jangan demikian tinggi dibandingkan dengan gaji pokok sehingga sangat mempengaruhi standar tingkat kehidupan karyawan jika terjadi perubahan. Tingkat bonus hendaknya jangan kurang dari 10% dari gaji pokok, dan hanya jika keadaan menuntut perangsang yang sangat kuat maka bonus boleh lebih dari 30%.
Faktor-faktor yang mempengaruhi besarnya bonus hendaknya yang secara langsung dapat dikendalikan oleh karyawannya. Programnya hendaknya cukup peka untuk menjamin bahwa ganjaran seimbang dengan prestasi.
Administrasi yang sederhana dan kemudahan untuk mengerti hendaknya memungkinkan karyawan untuk menghitung ganjaran yang dapat ia harapkan dari suatu tingkat prestasi tertentu.
Hendaknya dibuat kendala dalam program, sehingga dapat dipelihara suatu keseimbangan antara gaji sebagai dasar pensiun dan perangsang tunai. (Michael Armstrong dan Helen Murlis, 1995, 94).