HAND OUT 6 KORESPOND BHS INGGRIS business phone etiquette
HAND OUT 6
BUSINESS CONVERSATION IN TELEPHONE TALK: BUSINESS PHONE ETIQUETTE AND EXPRESSION
Pertemuan ke
:
9
Tujuan
:
Mahasiswa mampu memahami etika dan ekspresi-ekspresi berbicara
melalui telepon dalam bahasa Inggris
Telepon adalah alat komunikasi yang sehari-hari digunakan termasuk di dunia bisnis atau layanan jasa,
sehingga perlu untuk memahami bagaimana berbicara dengan bahasa yang baik dan santun dalam bertelepon.
Seiring dengan kebutuhan lembaga pendidikan untuk berinteraksi dengan pihak lain termasuk publik
mancanegara, maka penggunanaan sarana telepon dengan pengantar dalam bahasa Inggris menjadi kebutuhan
bagi para pelaku manajemen pendidikan baik di tingkat satuan pendidikan maupun kantor koordinator
penyelenggaraan pendidikan.
Pada pertemuan ini kita akan mempelajari beberapa etika dan ekspresi bertelepon dalam bahasa Inggris.
Kelak mahasiswa akan mempraktekkan dan mengembangkan sendiri berbagai narasi dalam komunikasi bahasa
Inggris formal melalui telepon.
ETIKA BERTELEPON DAN BERBAGAI EKSPRESINYA
DALAM SITUASI PADA UMUMNYA
NO
SITUASI
1
Memperkenalkan
Ketika anda menelepon, bisa
Ketika menelepon:
diri
dimulai dengan
a. May I speak with Mr Smith?
memperkenalkan diri terlebih
b. hello, this is “la et alli g for Mrs
KETERANGAN
CONTOH
Mari a “ ith.
dahulu. Namun bila pihak yang
anda telepon sudah cukup
c. Is Mari a “ ith i ? le ih i for al
mengenali anda, maka cukup
Ketika yang menerima adalah penelepon
anda sebutkan nama anda.
yang anda cari:
a.
Hi Mari a, it’s Slamet calling.
b.
Good afternoon, Marina. This is
Slamet from Education Department of
“le a Mu i ipilit .
2
Menjawab
Jawablah telepon sesegera
Di awal telepon dapat dimulai dengan
telepon
mungkin. Bicara dengan suara
sapaa sela at good
jelas, sebutkan nomor telepon
after oo , atau Ca I help ou? .
anda, atau nama lembaga anda,
Lebih jelasnya lagi dapat dilakukan
atau unit kerja anda. Hindari
sebagai berikut:
kata hello atau
a. Good morning, this is Marina.
es? kare a
sapaan seperti itu terkesan
kurang sopan dan membuang
or i g , good
b. Good afternoon, Primagama here.
How may I help you?
waktu. Tetaplah menjaga
c. Mari a speaki g.
kesantunan, menghormati dan
d. Pri aga a. Mari a speaki g.
terdengar ramah, namun jangan
terdengar terlalu akrab.
Bila penelepon menanyakan nama anda:
Bicaralah dengan hangat seolah-
a. Speaki g
olah anda bisa bicara dengan
b. This is she
tersenyum.
3
Menahan telepon
Hindari kata-kata informal atau
ahasa sla g, o toh: ha g o ,
ok , atau
ep
U tuk ha g o
Ketika anda perlu
Kadangkala penelepon meminta
waktu untuk
informasi yang tidak bisa
menelepon
disediakan seketika sehingga
kembali
pihak penerima telepon perlu
e jadi
hold the li e please . U tuk ok dapat
diu ah
e jadi
good . U tuk
4
isa diga ti
a. I’
ertai l , atau
ep ,
e jadi
sorr , looks like I eed
er
es .
ore ti e
to find what you want. I will call you
a k arou d
b. Would ou
i utes e t
i d if I all ou a k i
waktu lebih banyak. Daripada
10 minutes later? Because I need
membuat penelepon menunggu
so e ti e to get hat ou eed .
lama, anda bisa menawarkan
kepadanya bahwa anda akan
menelepon balik untuk
menginformasikan hal yang
diperlukannya.
5
Ketika penelepon
Ulangi nama orang yang diminta
Anda bisa bertanya
minta bicara
penelepon, dan anda perlu
a.
dengan orang
mengenali nam penelepon
penting di
tersebut. Jika ternyata perlu
lembaga anda,
waktu untuk menyambungkan si
atau meminta
penelepon dengan orang yang
b. One
anda
dicarinya, anda minta ia untuk
c. Please hold a d I’ll put ou through .
menghubungkan
menunggu.
d. Let me see if Mr. Wahab is
meminta penelepon menunggu anda
isa kataka
please hold the li e
Mr/Mrs/Miss ….
i ute, I’ll tra sfer ou o
availa le .
dengan orang
lain.
6
ho is alli g please? . Ketika
e. One moment, please.
Ketika anda harus
Kadangkala ada telepon yang
membuat orang
datangnya bersamaan ketika
lain menunggu.
anda juga sedang menerima
telepon. Untuk mengatasi hal
tersebut anda bisa memintanya
untuk menunggu.
a. Jim is on another line at the
moment. Would you like to hold?
b. I’
sorr , I ha e a all o
other
line. Can you please hold?
c. All of our operators are currently
busy. Please stand by for the next
available operator u tuk se ua
panggilan layanan).
7
Ketika anda tidak
Sewaktu anda tidak bisa
bisa melayani
menjawab informasi atau
penelepon sendiri memenuhi keperluan penelepon,
dan harus memindahkan telepon
kepada sejawat anda, jelaskan
kepada kolega dana tentang
maksud telepon. Bila tidak,
dikhawatirkan penelepon akan
membuang waktu dengan
mengulangi maksud teleponnya
kepada sejawat anda.
8
Bila orang yang
Adakalanya penelepon mencari
dicari penelepon
seseorang, atau meminta
tidak ada.
dihubungkan dengan seseorang
di lembaga anda. Tetapi ternyata
orang yang dicari tidak ada.
Maka anda bisa bertanya
kesediaan penelepon untuk
meninggalkan pesan.
a. I'
sorr , Mr. Waha is not here at
the moment. Can I take a message?
b. Mr. Waha is in a meeting at the
o e t. Ma I ask ho’s calling?
c. John is at lunch. Would you like to
leave a message?
d. John has left for the day. Would you
like to be put through to his voice
mail?
9
Meninggalkan
Bila anda menelepon pihak lain,
pesan untuk
namun tidak bisa berbicara
ask him to call me back. My number is
seseorang
dengannya karena satu dan lain
999-343-
hal, anda bisa meninggalkan
pesan kepada penerima agar
menyampaikan pesan anda
kepada orang yang anda cari.
a. Please tell him that Andi called and
.
b. Please ask him to call Siti when he
gets i , he alread has
c. He’s ot i ? Please put
u
er
e through
to his voice mail .
d. When do you expect him back in the
office?
e. I need to speak with him on an
urgent matter. Please have him call
me as soon as he gets i .
10
Bila anda kurang
Jika ucapan penelepon kurang
a. Could you please repeat that?
bisa memahami
jelas anda bisa memintanya
b. I’
ucapan
untuk memperjelas dengan cara
penelepon lain
sopan
sorr , I did ’t at h hat ou just
said .
c. Can you please speak a little more
slowly?
d. Can you please speak a little
louder?
11
Meminta
Perlu untuk memastikan apakah
a. Can you please spell that for me?
klarifikasi kepada
yang anda dengar memang yang
b. How do you spell your last name?
penelepon
penelepon maksudkan.
c. And that company name again was,
Minnesota Industries?
d. Let me repeat your information to
make sure I got it right .
12
Ketika anda
Anda harus yakin bahwa
sebagai
organisasi yang anda telepon
penelepon dan
memang lembaga yang anda
meminta
perlukan. Lalu mintalah kepada
disambungkan
operator untuk menyambungkan
melalui operator
anda dengan nomor ekstensi
please put
e to Mr… atau please put
e to e te sio
atau orang yang anda inginkan
13
Mengakhiri
Untuk mengakhiri pembicaraan,
pembicaraan
baik anda sebagai pihak pertama
maupun kedua perlu
a. It’s ee great talki g ith ou. I’ e
got a
b. Thanks for calling. I’ll speak ith ou
agai soo .
diperhatikan kesantunan.
Pastikan orang lain sudah
c. I’ e got a other all coming in. Good
talki g to ou .
menuntaskan inti pesannya, baru
kemudian diakhiri.
eeti g o so I etter ru .
d. I etter let ou go
e. It’s o’ lock already. I better let you
go .
f.
Let’s tou h ase on this again in a
fe da s .
DALAM SITUASI KHUSUS
1
Meninggalkan
Adakalanya penelepon memiliki
a. Hello, this is Slamet calling to
pesan di voice mail
fasilitas voicemail, sehingga anda
follow-up regarding your order
tetap dapat meninggalkan pesan
with Primagama corporation. Can
kepada orang tersebut melalui
you please call me back at 999-
layanan ini.
344-
.
b. Hello, this is Wati from State
University of Yogyakarta. I’
calling regarding the upcoming
o fere e i Mia i. I’ll tr
contact ou agai later toda .
c. Hi, it’s Mari a. Please all
e
back when you get a minute .
(informal)
2
a. Hello, ou’ e rea hed Mari a
Merekam pesan
Anda bisa merekam pesan anda
dalam voice mail di
untuk menjawab telepon yang
“ ith at XY) o pa . I’
mesin/telepon
tidak bisa anda angkat. Sehingga
I’
anda.
orang lain tetap dapat
Please lea e a
meninggalkan pesan walaupun
you back as soon as I can. Thank
anda tidak di tempat.
sorr
ot a aila le to take our all.
essage a d I’ll all
ou .
b. Hello, ou’ e rea hed Joh Blo k
at ABC. It’s Mo da , Ma
,a dI
will be out of the office all day. I
will be checking my voice mail
from time to time and will return
all urge t alls. Tha k ou .
c. Hello, this is Marina Smith at the
XYZ company. I will be on vacation
from Friday, May 12 through
Monday, May 22. Please leave a
essage, a d I’ll all ou a k
when I return. Thank you .
3
Ketika suara tidak
Jangan berteriak, tetapi bicara
jelas atau hubungan
lebih keras dan perlahan dan
terputus akibat
lebih banyak berhati-hati.
jaringan terganggu.
Berteriak hanya akan lebih
merusak suasana dan menambah
masalah lebih buruk.
a. I’
sorr , I’
losi g ou. Ca
ou
call me back?
b. I can barely hear you. Let me call
you a k o
other pho e .
c. We’re reaki g up. I’
ha i g
trouble hearing you. Let me call
ou a k later .
d. Hi, it’s Mari a again. Apparently
e got ut off
e. Hi, it’s Joh agai . “orr I lost ou.
My ell pho e dropped the sig al .
4
Mengeja nama
Terkadang anda perlu mengeja
melalui telepon.
nama anda melalui telepon.
salmon, L as in lola, A as in apple,
Mengeja akan membantu pihak
M as in mom, E as in Egg, and T as
lain untuk menulis/mendengar
in Teta .
nama secara tepat. Nama bisa
saja berupa nama orang, nama
a. My last name is Slamet. S as in
b. My registration number is
9N AF. That’s
9, N as i
benda, atau hotel, lokasi, negara,
nancy, 4, then A as in apple, and F
dan lain sebagainya. Berilah ejaan
as i Fra k .
yang umum atau akrab di telinga.
BUSINESS CONVERSATION IN TELEPHONE TALK: BUSINESS PHONE ETIQUETTE AND EXPRESSION
Pertemuan ke
:
9
Tujuan
:
Mahasiswa mampu memahami etika dan ekspresi-ekspresi berbicara
melalui telepon dalam bahasa Inggris
Telepon adalah alat komunikasi yang sehari-hari digunakan termasuk di dunia bisnis atau layanan jasa,
sehingga perlu untuk memahami bagaimana berbicara dengan bahasa yang baik dan santun dalam bertelepon.
Seiring dengan kebutuhan lembaga pendidikan untuk berinteraksi dengan pihak lain termasuk publik
mancanegara, maka penggunanaan sarana telepon dengan pengantar dalam bahasa Inggris menjadi kebutuhan
bagi para pelaku manajemen pendidikan baik di tingkat satuan pendidikan maupun kantor koordinator
penyelenggaraan pendidikan.
Pada pertemuan ini kita akan mempelajari beberapa etika dan ekspresi bertelepon dalam bahasa Inggris.
Kelak mahasiswa akan mempraktekkan dan mengembangkan sendiri berbagai narasi dalam komunikasi bahasa
Inggris formal melalui telepon.
ETIKA BERTELEPON DAN BERBAGAI EKSPRESINYA
DALAM SITUASI PADA UMUMNYA
NO
SITUASI
1
Memperkenalkan
Ketika anda menelepon, bisa
Ketika menelepon:
diri
dimulai dengan
a. May I speak with Mr Smith?
memperkenalkan diri terlebih
b. hello, this is “la et alli g for Mrs
KETERANGAN
CONTOH
Mari a “ ith.
dahulu. Namun bila pihak yang
anda telepon sudah cukup
c. Is Mari a “ ith i ? le ih i for al
mengenali anda, maka cukup
Ketika yang menerima adalah penelepon
anda sebutkan nama anda.
yang anda cari:
a.
Hi Mari a, it’s Slamet calling.
b.
Good afternoon, Marina. This is
Slamet from Education Department of
“le a Mu i ipilit .
2
Menjawab
Jawablah telepon sesegera
Di awal telepon dapat dimulai dengan
telepon
mungkin. Bicara dengan suara
sapaa sela at good
jelas, sebutkan nomor telepon
after oo , atau Ca I help ou? .
anda, atau nama lembaga anda,
Lebih jelasnya lagi dapat dilakukan
atau unit kerja anda. Hindari
sebagai berikut:
kata hello atau
a. Good morning, this is Marina.
es? kare a
sapaan seperti itu terkesan
kurang sopan dan membuang
or i g , good
b. Good afternoon, Primagama here.
How may I help you?
waktu. Tetaplah menjaga
c. Mari a speaki g.
kesantunan, menghormati dan
d. Pri aga a. Mari a speaki g.
terdengar ramah, namun jangan
terdengar terlalu akrab.
Bila penelepon menanyakan nama anda:
Bicaralah dengan hangat seolah-
a. Speaki g
olah anda bisa bicara dengan
b. This is she
tersenyum.
3
Menahan telepon
Hindari kata-kata informal atau
ahasa sla g, o toh: ha g o ,
ok , atau
ep
U tuk ha g o
Ketika anda perlu
Kadangkala penelepon meminta
waktu untuk
informasi yang tidak bisa
menelepon
disediakan seketika sehingga
kembali
pihak penerima telepon perlu
e jadi
hold the li e please . U tuk ok dapat
diu ah
e jadi
good . U tuk
4
isa diga ti
a. I’
ertai l , atau
ep ,
e jadi
sorr , looks like I eed
er
es .
ore ti e
to find what you want. I will call you
a k arou d
b. Would ou
i utes e t
i d if I all ou a k i
waktu lebih banyak. Daripada
10 minutes later? Because I need
membuat penelepon menunggu
so e ti e to get hat ou eed .
lama, anda bisa menawarkan
kepadanya bahwa anda akan
menelepon balik untuk
menginformasikan hal yang
diperlukannya.
5
Ketika penelepon
Ulangi nama orang yang diminta
Anda bisa bertanya
minta bicara
penelepon, dan anda perlu
a.
dengan orang
mengenali nam penelepon
penting di
tersebut. Jika ternyata perlu
lembaga anda,
waktu untuk menyambungkan si
atau meminta
penelepon dengan orang yang
b. One
anda
dicarinya, anda minta ia untuk
c. Please hold a d I’ll put ou through .
menghubungkan
menunggu.
d. Let me see if Mr. Wahab is
meminta penelepon menunggu anda
isa kataka
please hold the li e
Mr/Mrs/Miss ….
i ute, I’ll tra sfer ou o
availa le .
dengan orang
lain.
6
ho is alli g please? . Ketika
e. One moment, please.
Ketika anda harus
Kadangkala ada telepon yang
membuat orang
datangnya bersamaan ketika
lain menunggu.
anda juga sedang menerima
telepon. Untuk mengatasi hal
tersebut anda bisa memintanya
untuk menunggu.
a. Jim is on another line at the
moment. Would you like to hold?
b. I’
sorr , I ha e a all o
other
line. Can you please hold?
c. All of our operators are currently
busy. Please stand by for the next
available operator u tuk se ua
panggilan layanan).
7
Ketika anda tidak
Sewaktu anda tidak bisa
bisa melayani
menjawab informasi atau
penelepon sendiri memenuhi keperluan penelepon,
dan harus memindahkan telepon
kepada sejawat anda, jelaskan
kepada kolega dana tentang
maksud telepon. Bila tidak,
dikhawatirkan penelepon akan
membuang waktu dengan
mengulangi maksud teleponnya
kepada sejawat anda.
8
Bila orang yang
Adakalanya penelepon mencari
dicari penelepon
seseorang, atau meminta
tidak ada.
dihubungkan dengan seseorang
di lembaga anda. Tetapi ternyata
orang yang dicari tidak ada.
Maka anda bisa bertanya
kesediaan penelepon untuk
meninggalkan pesan.
a. I'
sorr , Mr. Waha is not here at
the moment. Can I take a message?
b. Mr. Waha is in a meeting at the
o e t. Ma I ask ho’s calling?
c. John is at lunch. Would you like to
leave a message?
d. John has left for the day. Would you
like to be put through to his voice
mail?
9
Meninggalkan
Bila anda menelepon pihak lain,
pesan untuk
namun tidak bisa berbicara
ask him to call me back. My number is
seseorang
dengannya karena satu dan lain
999-343-
hal, anda bisa meninggalkan
pesan kepada penerima agar
menyampaikan pesan anda
kepada orang yang anda cari.
a. Please tell him that Andi called and
.
b. Please ask him to call Siti when he
gets i , he alread has
c. He’s ot i ? Please put
u
er
e through
to his voice mail .
d. When do you expect him back in the
office?
e. I need to speak with him on an
urgent matter. Please have him call
me as soon as he gets i .
10
Bila anda kurang
Jika ucapan penelepon kurang
a. Could you please repeat that?
bisa memahami
jelas anda bisa memintanya
b. I’
ucapan
untuk memperjelas dengan cara
penelepon lain
sopan
sorr , I did ’t at h hat ou just
said .
c. Can you please speak a little more
slowly?
d. Can you please speak a little
louder?
11
Meminta
Perlu untuk memastikan apakah
a. Can you please spell that for me?
klarifikasi kepada
yang anda dengar memang yang
b. How do you spell your last name?
penelepon
penelepon maksudkan.
c. And that company name again was,
Minnesota Industries?
d. Let me repeat your information to
make sure I got it right .
12
Ketika anda
Anda harus yakin bahwa
sebagai
organisasi yang anda telepon
penelepon dan
memang lembaga yang anda
meminta
perlukan. Lalu mintalah kepada
disambungkan
operator untuk menyambungkan
melalui operator
anda dengan nomor ekstensi
please put
e to Mr… atau please put
e to e te sio
atau orang yang anda inginkan
13
Mengakhiri
Untuk mengakhiri pembicaraan,
pembicaraan
baik anda sebagai pihak pertama
maupun kedua perlu
a. It’s ee great talki g ith ou. I’ e
got a
b. Thanks for calling. I’ll speak ith ou
agai soo .
diperhatikan kesantunan.
Pastikan orang lain sudah
c. I’ e got a other all coming in. Good
talki g to ou .
menuntaskan inti pesannya, baru
kemudian diakhiri.
eeti g o so I etter ru .
d. I etter let ou go
e. It’s o’ lock already. I better let you
go .
f.
Let’s tou h ase on this again in a
fe da s .
DALAM SITUASI KHUSUS
1
Meninggalkan
Adakalanya penelepon memiliki
a. Hello, this is Slamet calling to
pesan di voice mail
fasilitas voicemail, sehingga anda
follow-up regarding your order
tetap dapat meninggalkan pesan
with Primagama corporation. Can
kepada orang tersebut melalui
you please call me back at 999-
layanan ini.
344-
.
b. Hello, this is Wati from State
University of Yogyakarta. I’
calling regarding the upcoming
o fere e i Mia i. I’ll tr
contact ou agai later toda .
c. Hi, it’s Mari a. Please all
e
back when you get a minute .
(informal)
2
a. Hello, ou’ e rea hed Mari a
Merekam pesan
Anda bisa merekam pesan anda
dalam voice mail di
untuk menjawab telepon yang
“ ith at XY) o pa . I’
mesin/telepon
tidak bisa anda angkat. Sehingga
I’
anda.
orang lain tetap dapat
Please lea e a
meninggalkan pesan walaupun
you back as soon as I can. Thank
anda tidak di tempat.
sorr
ot a aila le to take our all.
essage a d I’ll all
ou .
b. Hello, ou’ e rea hed Joh Blo k
at ABC. It’s Mo da , Ma
,a dI
will be out of the office all day. I
will be checking my voice mail
from time to time and will return
all urge t alls. Tha k ou .
c. Hello, this is Marina Smith at the
XYZ company. I will be on vacation
from Friday, May 12 through
Monday, May 22. Please leave a
essage, a d I’ll all ou a k
when I return. Thank you .
3
Ketika suara tidak
Jangan berteriak, tetapi bicara
jelas atau hubungan
lebih keras dan perlahan dan
terputus akibat
lebih banyak berhati-hati.
jaringan terganggu.
Berteriak hanya akan lebih
merusak suasana dan menambah
masalah lebih buruk.
a. I’
sorr , I’
losi g ou. Ca
ou
call me back?
b. I can barely hear you. Let me call
you a k o
other pho e .
c. We’re reaki g up. I’
ha i g
trouble hearing you. Let me call
ou a k later .
d. Hi, it’s Mari a again. Apparently
e got ut off
e. Hi, it’s Joh agai . “orr I lost ou.
My ell pho e dropped the sig al .
4
Mengeja nama
Terkadang anda perlu mengeja
melalui telepon.
nama anda melalui telepon.
salmon, L as in lola, A as in apple,
Mengeja akan membantu pihak
M as in mom, E as in Egg, and T as
lain untuk menulis/mendengar
in Teta .
nama secara tepat. Nama bisa
saja berupa nama orang, nama
a. My last name is Slamet. S as in
b. My registration number is
9N AF. That’s
9, N as i
benda, atau hotel, lokasi, negara,
nancy, 4, then A as in apple, and F
dan lain sebagainya. Berilah ejaan
as i Fra k .
yang umum atau akrab di telinga.