SOP Keuangan - Step 1 - Struktur Organisasi dan Tata Kelola mpdf
SYNCORE - always deliver value
SOP Keuangan - Step 1 - Struktur Organisasi Dan Tata Kelola
posted by admin on February 6, 2012
Pengalaman kami di lapangan menunjukkan tiga masalah besar terkait SOP Keuangan di
perusahaan kecil dan menengah:
1. Sebagian besar perusahaan kecil dan menengah tidak memiliki SOP Keuangan secara tertulis
2. Beberapa perusahaan kecil dan menengah memiliki SOP Keuangan namun tidak bisa
diaplikasikan dengan baik
3. Beberapa perusahana kecil dan menengah sudah memiliki dan mengaplikasikan SOP keuangan,
namun pengelolaan keuangan yang efektif dan efisien belum tercapai.
Perusahaan yang tidak memiliki SOP Keuangan akan kesulitan dalam melaksanakan dan
mengawasi proses pencatatan dan pelaporan keuangan. Tanpa SOP Keuangan, Bagian keuangan
tidak punya dasar dan petunjuk yang baku dalam menjalankan fungsinya. Hal ini seringkali
berujung pada keterlambatan penyelesaian laporan keuangan, ketidaklengkapan data-data dan
ketidakakuratan laporan keuangan.
Masalah kedua adalah perusahaan kesulitan untuk mengimplementasikan SOP yang telah
ditetapkan. Ada dua hal yang biasanya jadi kendala (1) SOP susah dipahami (2) Tidak ada
sosialisasi atau pelatihan khusus untuk implementasi SOP tersebut. Ketika masalah ini terjadi
SOP hanya akan menjadi buku tebal yang jadi pajangan saja, tetapi tidak memiliki dampak
terhadap peningkatan kualitas laporan keuangan dan penguatan kontrol perusahaan.
Masalah ketiga adalah masalah klasik, yaitu SOP Keuangan tidak bertalian dengan pencapaian
tujuan perusahaan, yaitu pengelolaan keuangan yang efektif dan efisien. Pengelolaan keuangan
yang efektif artinya mampu berkontribusi dalam pencapaian target perusahaan yaitu bisa dengan
cara menyediakan informasi yang relevan dalam pengambilan keputusan, memberikan dukungan
dana yang cukup untuk operasional dan investasi serta memantau tingkat penggunaan asset
perusahaan. Pengelolaan keuangan yang efisien artinya menimbang perbandingan antara output
yang dihasilkan dan input yang dibutuhkan. Praktisnya adalah bagaimana kita bisa memastikan
bahwa sumberdaya dan biaya-biaya digunakan secara bertanggungjawab, menekan kebocoran
dan pemborosan, serta menekan iddle asset.
Untuk menjawab masalah-masalah tersebut maka SYNCORE mengembangkan metodologi
terintegrasi yaitu SYNCORE GLOBAL METHODOLOGY (SGM) untuk memastikan keterkaitan
antara SOP Perusahana dengan Tujuan dan Target Perusahaan. Salah satunya adalah mengaitkan
SOP Keuangan dengan Struktur dan Tata Kelola Organisasi, sehingga tugas, wewenang,
tanggungjawab dan fungsi yang terkait dengan pengelolaan keuangan dapat diatur dengan jelas.
Adanya SOP atau Prosedur tanpa diikuti penataan fungsi dan wewenang, maka prosedur tersebut
hanya akan setengah-setengah dijalankan, karena tidak dijelaskan terperinci siapa saja yang
bertanggungjawab dalam menjalankan prosedur, dan apa konsekuensi yang didapat dari pihak
tersebut apabila tidak melaksanakan prosedur.
Merujuk pada pemikiran tersebut maka kami selalu memulai menyusun SOP dengan mereview
dan membenahi Struktur Organisasi dan Tata Kelola (SOTK) di perusahaan. SOTK adalah pondasi
untuk berjalannya fungsi dan luasan wewenang masing-masing bagian. Untuk dapat menyusun
SOTK diperlukan informasi:
1.
2.
3.
4.
Badan Hukum dari Organisasi bisnis, untuk menentukan Tata Aturan Undang-undang terkait
Akta Pendirian Perusahaan untuk menentukan pemegang saham dan pejabat perusahaan
Struktur Organisasi yang ada untuk di review dan disesuaikan dengan standar
Wawancara fungsi, pekerjaan dan pelaporan yang dilakukan masing-masing staff
Setelah bahan dasar tersebut terkumpul maka akan diolah dengan melalukan analisa tentang:
1.
2.
3.
4.
Proses bisnis dan rantai nilai perusahaan
Strategi perusahaan
Analisa resiko bisnis dan Sistem Pengendalian terkait
Model pelaporan
Barulah disusun SOTK yang terdiri dari
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Latar belakang dan Tujuan Perusahaan
Strategi Bisnis Perusahaan
Struktur Organisasi
Fungsi Organisasi
Level Otorisasi
Job Desc Direksi
Job Desc Manager masing-masing departemen
Job Desc Kepala masing-masing departermen
Job Desc Supervisor masing-masing departemen
Job Desc Karyawan masing-masing departermen
Job desc tersebut akan memuat informasi rinci sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Informasi posisi, atasan langsung dan bawahan langsung
Tanggungjawab
Wewenang
Fungsi
Uraian pekerjaan
Spesifikasi & Kompetensi
KPI (Key Performance Indicator)
Job desc akan di berikan sebagai bagian dari SK pengangkatan karyawan di suatu posisi,
sehingga masing-masing jelas ekspektasi yang diharapkan oleh perusahaan terhadap orang
tersebut.
Tags:
Permalink | Last updated on August 28, 2014
SOP Keuangan - Step 1 - Struktur Organisasi Dan Tata Kelola
posted by admin on February 6, 2012
Pengalaman kami di lapangan menunjukkan tiga masalah besar terkait SOP Keuangan di
perusahaan kecil dan menengah:
1. Sebagian besar perusahaan kecil dan menengah tidak memiliki SOP Keuangan secara tertulis
2. Beberapa perusahaan kecil dan menengah memiliki SOP Keuangan namun tidak bisa
diaplikasikan dengan baik
3. Beberapa perusahana kecil dan menengah sudah memiliki dan mengaplikasikan SOP keuangan,
namun pengelolaan keuangan yang efektif dan efisien belum tercapai.
Perusahaan yang tidak memiliki SOP Keuangan akan kesulitan dalam melaksanakan dan
mengawasi proses pencatatan dan pelaporan keuangan. Tanpa SOP Keuangan, Bagian keuangan
tidak punya dasar dan petunjuk yang baku dalam menjalankan fungsinya. Hal ini seringkali
berujung pada keterlambatan penyelesaian laporan keuangan, ketidaklengkapan data-data dan
ketidakakuratan laporan keuangan.
Masalah kedua adalah perusahaan kesulitan untuk mengimplementasikan SOP yang telah
ditetapkan. Ada dua hal yang biasanya jadi kendala (1) SOP susah dipahami (2) Tidak ada
sosialisasi atau pelatihan khusus untuk implementasi SOP tersebut. Ketika masalah ini terjadi
SOP hanya akan menjadi buku tebal yang jadi pajangan saja, tetapi tidak memiliki dampak
terhadap peningkatan kualitas laporan keuangan dan penguatan kontrol perusahaan.
Masalah ketiga adalah masalah klasik, yaitu SOP Keuangan tidak bertalian dengan pencapaian
tujuan perusahaan, yaitu pengelolaan keuangan yang efektif dan efisien. Pengelolaan keuangan
yang efektif artinya mampu berkontribusi dalam pencapaian target perusahaan yaitu bisa dengan
cara menyediakan informasi yang relevan dalam pengambilan keputusan, memberikan dukungan
dana yang cukup untuk operasional dan investasi serta memantau tingkat penggunaan asset
perusahaan. Pengelolaan keuangan yang efisien artinya menimbang perbandingan antara output
yang dihasilkan dan input yang dibutuhkan. Praktisnya adalah bagaimana kita bisa memastikan
bahwa sumberdaya dan biaya-biaya digunakan secara bertanggungjawab, menekan kebocoran
dan pemborosan, serta menekan iddle asset.
Untuk menjawab masalah-masalah tersebut maka SYNCORE mengembangkan metodologi
terintegrasi yaitu SYNCORE GLOBAL METHODOLOGY (SGM) untuk memastikan keterkaitan
antara SOP Perusahana dengan Tujuan dan Target Perusahaan. Salah satunya adalah mengaitkan
SOP Keuangan dengan Struktur dan Tata Kelola Organisasi, sehingga tugas, wewenang,
tanggungjawab dan fungsi yang terkait dengan pengelolaan keuangan dapat diatur dengan jelas.
Adanya SOP atau Prosedur tanpa diikuti penataan fungsi dan wewenang, maka prosedur tersebut
hanya akan setengah-setengah dijalankan, karena tidak dijelaskan terperinci siapa saja yang
bertanggungjawab dalam menjalankan prosedur, dan apa konsekuensi yang didapat dari pihak
tersebut apabila tidak melaksanakan prosedur.
Merujuk pada pemikiran tersebut maka kami selalu memulai menyusun SOP dengan mereview
dan membenahi Struktur Organisasi dan Tata Kelola (SOTK) di perusahaan. SOTK adalah pondasi
untuk berjalannya fungsi dan luasan wewenang masing-masing bagian. Untuk dapat menyusun
SOTK diperlukan informasi:
1.
2.
3.
4.
Badan Hukum dari Organisasi bisnis, untuk menentukan Tata Aturan Undang-undang terkait
Akta Pendirian Perusahaan untuk menentukan pemegang saham dan pejabat perusahaan
Struktur Organisasi yang ada untuk di review dan disesuaikan dengan standar
Wawancara fungsi, pekerjaan dan pelaporan yang dilakukan masing-masing staff
Setelah bahan dasar tersebut terkumpul maka akan diolah dengan melalukan analisa tentang:
1.
2.
3.
4.
Proses bisnis dan rantai nilai perusahaan
Strategi perusahaan
Analisa resiko bisnis dan Sistem Pengendalian terkait
Model pelaporan
Barulah disusun SOTK yang terdiri dari
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Latar belakang dan Tujuan Perusahaan
Strategi Bisnis Perusahaan
Struktur Organisasi
Fungsi Organisasi
Level Otorisasi
Job Desc Direksi
Job Desc Manager masing-masing departemen
Job Desc Kepala masing-masing departermen
Job Desc Supervisor masing-masing departemen
Job Desc Karyawan masing-masing departermen
Job desc tersebut akan memuat informasi rinci sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Informasi posisi, atasan langsung dan bawahan langsung
Tanggungjawab
Wewenang
Fungsi
Uraian pekerjaan
Spesifikasi & Kompetensi
KPI (Key Performance Indicator)
Job desc akan di berikan sebagai bagian dari SK pengangkatan karyawan di suatu posisi,
sehingga masing-masing jelas ekspektasi yang diharapkan oleh perusahaan terhadap orang
tersebut.
Tags:
Permalink | Last updated on August 28, 2014