disimpan dalam tempat terkunci agar tidak dapat jatuh ketangan orang yang tidak berwenang yang dapat menggunakan bukti masuk itu untuk penyelewengan.
Auditor Intern dalam pemeriksaaan mendadak dari pertanggungjawaban kasir harus pula memeriksa bukti masuk yang telah dipakai maupun yang belum
dipakai.
B. Sistem Pengawasan Intern Pada Pengeluaran Kas
Pada perusahaan ini pengeluaran kas berupa : 1.
Pembayaran Gaji Terdiri dari Gaji staf, pegawai non – staf bulanan, karyawan harian
dengan upah yang lebih tinggi dari upah minimal,karyawan harian dengan upah minimal, dan karyawan yang dibayar atas dasar tarif per potong. Setiap
bagian tersebut akan membuat daftar hadirnya masing – masing. Daftar hadir tiap pekerja dilaporkan dalam bentuk absensi harian kepada bagian umum.
Bagian umum harus mencantumkan apakah absensi demikian diberi gaji atau tidak. Cuti tahunan atau cuti sakit harus berdasarkan formulir permohonan
cuti yang akan dipakai sebagai dasar untuk menentukan pembayaran gaji dan untuk perhitungan cuti tahunan dan cuti sakit. Sedangkan tunjangan tertentu
akan dibayarkan terpisah dari gaji pokok dan tunjangan pokok. Tunjangan tertentu ini akan dimasukkan ke dalam daftar tunjangan lain – lain.
Pinjaman – pinjaman yang akan dipotong dari pembayaran gaji upah bulanan, diberikan pada tanggal 15 tiap bulan kepada semua personalia
kecuali staf. Perubahan – perubahan penggajian pengangkatan, pegawai baru, kenaikan pangkat, PHK, dsb untuk semua personalia, kecuali staf
harus disetujui terlebih dahulu oleh administratur. Untuk staf harus disetujui terlebih dahulu oleh Kantor Direksi. Untuk karyawan harian, mandor
Universitas Sumatera Utara
mencatat kahadiran karyawan dalam buku mandor. Dan dikirim ke kantor bagian lalu dicatat dalam buku asisten. Begitu juga dengan jam – jam lembur
dicatat setiap hari didalam buku asisten berdasarkan daftar lembur. Premi dibayar berdasarkan pekerjaan lapangan yang tertentu, seperti
pemungutan hasil, memuat, memangkas, menyiang, dsb. Suatu catatan diadakan untuk premi pemungutan hasil dalam buku premi.
2. Pengeluaran Kas Kecil
Pembayaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui kas kecil yang disimpan diberbagai bagian. Misalnya untuk “urusan rumah tangga”, suatu
seksi dalam bagian umum, di bungalow dan di kantor – kantor cabang. Setiap pengeluaran kas kecil harus didasarkan pada bukti pengeluaran kas kecil yang
telah disetujui oleh kepala unit dimana kas kecil itu berada. 3.
Pengeluaran Cek atau Giro Cek atau giro ini dipakai untuk melakukan pembayaran kepada pihak
ketiga. Blanko cek atau giro disimpan oleh kasir sebagai petugas yang bertanggungjawab atas blanko – blanko itu. Cek atau giro dipersiapkan oleh
kasir setelah disetujui oleh manager pembiayaan dan telah melalui seksi pembukuan. Cek harus dibuat atas nama yang dibayar dan tidak “ Tunai “
atau “ Kepada Pembawa “. Cek writer juga harus tetap digunakan untuk menghindari pemalsuan tiruan. Sebagai tindakan pengawasan tambahan,
suatu cek harus ditandatangani oleh sekurang – kurangnya dua pejabat yang berwenang menandatangani cek, dan semua lampiran harus dibubuhi pula
tanda cap “ TELAH DIBAYAR” disertai tanggal pembayaran bersamaan dengan diberikannya cek kepada yang berhak menerimanya.
Universitas Sumatera Utara
Prosedur pengeluaran kas adalah sebagai berikut : Kepala Bagian Tata Usaha Akuntan
1. Menerima lampiran dokumen yang akan dibayar dari kreditur atau dari
bagian yang bersangkutan dan diberi cap tanggal penerimaan. 2.
Pada tanggal pembayaran yang telah direncanakan, paraf dokumen – dokumen yang akan dibayar dan teruskan dokumen ini ke seksi pembukuan
untuk dibuatkan Bukti Pengeluaran Kas. 3.
Terima Bukti Pengeluaran Kas dan lampiran – lampirannya dari Seksi Pembukuan.
4. Periksa kebenaran daripada dokumen – dokumen pembayaran itu dan tanda
tangani Bukti Pengeluaran Kas sebagai tanda pembayaran. 5.
Kirimkan Bukti Pengeluaran Kas dengan lampiran - lampirannya kepada Administratur.
Administratur 1.
Terima Bukti Pengeluaran kas dan lampiran – lampirannya. 2.
Periksa dan sahkan Bukti Pengeluaran Kas. 3.
Teruskan Bukti Pengeluaran Kas dengan lampiran – lampirannya kepada kasir.
Seksi Pembukuan 1.
Terima dokumen – dokumen yang akan dibayar dari Kepala Bagian Tata Usaha Akuntan.
2. Periksa paraf dari Kepala Bagian Tata Usaha Akuntan pada dokumen –
dokumen lampiran. 3.
Periksa apakah faktur kreditur pihak ketiga cocok dengan Order Pembelian Lokal yang bersangkutan dan Bukti Penerimaan Barang di file dan periksa
Universitas Sumatera Utara
kebenaran daripada jumlah yang tertera di dalam faktur kreditur pihak ketiga.
4. Buatkan Bukti Pengeluaran Kas dalam dua rangkap dan teruskan Bukti
Pengeluaran Kas bersama – sama dengan lampirannya kepada Kepala Bagian Tata Usaha Akuntan.
5. Terima Bukti Pengeluaran Kas yang telah dibayar dan lampiran –
lampirannya dari kasir. 6.
Periksa nomor urut dari pada Bukti Pengeluaran Kas yang telah dibayar selama satu hari itu.
7. Bukukan Bukti Pengeluaran Kas yang telah dibayar selama hari itu kedalam
Kartu Rekening Buku Besar yang mempunyai salinan tembus Lembaran Kontrol.
8. File-kan bukti pengeluaran kas lembar ke 1 dan lampirannya menurut nomor
urut Bukti Pengeluaran Kas. Kirimkan Bukti Pengeluaran Kas lembar ke 2 kepada Petugas File untuk file kantor.
9. Pada akhir bulan bukukan jumlah ayat – ayat jurnal debit yang tercantum
pada Lembaran Kontrol kedalam Kartu Rekening Buku Besar Kas atau bank sebelah kredit. Dan buatkan ikhtisar serta Rencana Penerimaan Dan
Pengeluaran Kas. Kasir
1. Berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas yang telah disahkan oleh administratur,
bayarlah jumlah uang tersebut. 2.
Mintakan kepada penerima pembayaran untuk menandatangani Bukti Pengeluaran Kas sebagai tanda terima uang.
Universitas Sumatera Utara
3. Cap “ TELAH DIBAYAR ” pada Bukti Pengeluaran Kas dan lampirannya
dan cantumkan tanggal pembayaran dan paraf. 4.
Bukukan Bukti Pengeluaran Kas kedalam Buku Kasir dan teruskan Bukti Pengeluaran Kas lembar ke 1 dan 2 bersama – sama dengan lampirannya
kepada Seksi Pembukuan. Kebun – kebun akan mengambil pengeluarannya dari dana – dana
kerja umum. Pengeluaran – pengeluaran harus didasarkan atas bukti – bukti pengeluaran kas yang telah disetujui terlebih dahulu. Sebelum bukti pengeluaran
kas diberikan kepada administratur untuk disahkan, harus terlebih dahulu melalui pemeriksaan – pemeriksaan yang dilakukan oleh kepala pembukuan kebun untuk
menentukan kebenaran dan sahnya pembayaran daripada dokumen – dokumen yang diajukan. Bukti pengeluaran kas merupakan gabungan dua formulir yang
dipakai sekarang yaitu “ Bukti Keluar “ atau “ Bukti Pengeluaran “ dan “Kwitansi“.
Pada perusahaan ini pegawai pada bagian pembukuan dan kasir yang mengurusi penerimaan kas adalah orang yang berbeda dengan pegawai yang
mengurusi bagian pengeluaran kas. Hal ini ditujukan untuk menghindari kemungkinan penyelewengan dana jikalau dikerjakan oleh satu orang.
C. Sistem Pencatatan Kas
