A. Sistem Pengawasan Intern pada Penerimaan Kas
Sumber penerimaan dalam perusahaan ini pada umumnya berasal dari Kantor Pusat Kantor Direksi yang berlokasi di Tanjung Morawa. Dana –
dana tersebut sebagian besar digunakan untuk pembayaran gaji dan pembelian – pembelian lokal. Kebun – kebun yang letaknya dekat dengan bank pada
umumnya dapat menggunakan fasilitas – fasilitas bank yang tersedia dalam daerahnya masing – masing. Sedangkan bagi kebun yang belum menggunakan
fasilitas bank harus menyetor sebagian besar dananya dalam rekening giro di bank sehingga dengan demikian pengeluaran – pengeluaran dapat dilakukan dengan
check. Semua uang tunai yang diterima, kecuali untuk pengeluaran –
pengeluaran tunai untuk gaji maupun untuk penggantian kembali dana kas kecil dari bank, harus menggunakan Bukti Masuk BM . Bukti Masuk ini merupakan
gabungan “Bukti Masuk” atau “Bukti Penerimaan” dan “Kwitansi” yang digunakan sekarang ini. Formulir ini harus dicetak dan diberi nomor urut tercetak
dan dikeluarkan menurut nomor urut. Selain itu bukti masuk yang belum dipakai merupakan formulir – formulir berharga dan harus disimpan di tempat yang
berkunci untuk mencegah penyalahgunaan. Auditor intern harus mengadakan pemeriksaan bukti – bukti masuk yang tidak dipakai yang dibawah
pertanggungjawaban kasir. Pemeriksaan ini biasanya bersifat tiba – tiba tanpa ada pemberitahuan sebelumnya.
Bagi kebun – kebun yang letaknya jauh dari bank harus terus memelihara dana kerja dalam bentuk uang tunai yang disimpan dilemari besi,
untuk kepentingan – kepentingan praktis. Administratur dan kasir yang ditunjuk harus mengetahui kombinasi lemari besi tersebut. Dan kombinasi lemari tersebut
Universitas Sumatera Utara
tidak boleh diberitahukan kepada orang lain, demi keamanan dana yang tersimpan didalam. Bila kebun mempunyai suatu rekening giro di bank, maka suatu daftar
rekonsiliasi bulanan rekening ini harus dipersiapkan oleh kepala pembukuan kebun yang akan menerima rekening koran itu langsung dari bank.
Dari penjelasan diatas dapat kita ketahui beberapa hal antara lain : 1.
Sumber penerimaan kas pada perusahaan ini berasal dari kantor direksi dan dengan kondisi tertentu dapat berasal dari bank.
2. Setiap dana yang masuk akan dicatat dalam Bukti Masuk atau kwitansi yang
diberi nomor dan hanya dapat dikeluarkan menurut nomor urut. 3.
Auditor harus melakukan pemeriksaan yang bersifat tiba – tiba terhadap bukti masuk tersebut.
Setiap dana yang diterima oleh kebun – kebun yang berasal dari kantor direksi, semuanya berasal dari permintaan yang di lakukan oleh kebun –
kebun tersebut. Adapun prosedur permintaan dan penerimaan dana kerja tersebut dilakukan oleh beberapa orang dengan tugas yang berbeda - beda, yaitu :
Kepala Bagian Tata Usaha Akuntan 1.
Seminggu sebelum akhir bulan, dibuatlah permintaan uang PU – lampiran PB – 3 dalam tiga rangkap.
2. Serahkan permintaan uang tersebut kepada administratur untuk disahkan.
3. Terima permintaan uang tersebut kepada administratur dan file.
4. Terima dari kasir. Bukti masuk BM lembar ke 1 dan ke 2 sebagai tanda
terima dana kerja bersama – sama dengan bukti pengeluaran kas kantor direksi.
5. Bandingkan bukti kas masuk dan bukti pengeluaran kas kantor direksi,dan
paraf bukti masuk tersebut. Teruskan bukti masuk lembar ke 1 dan 2, dan
Universitas Sumatera Utara
bukti pengeluaran kas kantor direksi kepada administratur untuk penandatanganan bukti masuk.
Administratur 1.
Menerima permintaan uang dari kepala bagian tata usaha akuntan. 2.
Periksa dan sahkan permintaan uang, lembar 1 dan 2 dikirim ke kantor direksi dan lembar ke 3 kepada bagian tata usaha akuntan untuk di file-kan
3. Pada tanggal yang telah direncanakan, terima dari Kantor Direksi jumlah
dana kerja yang diminta dengan lampiran Bukti Pengeluaran Kas yang bersangkutan.
4. Jika pengiriman uang tersebut dilakukan dalam bentuk cek, maka cek tersebut
harus dicairkan di bank. Jika pengiriman melalui perintah pemindah bukuan, tarik dana dari bank berdasarkan perintah pemindah bukuan yang diterima.
Untuk kebun yang mempunyai rekening dibank, pengiriman uang itu dapat disetor langsung kerekeningnya dan pengambilan dilakukan dengan menarik
cek. 5.
Serahkan dana kerja tersebut kepada kasir untuk disimpan, dan keluarkan Bukti Masuk BM sebagai tanda terima uang tersebut.
6. Terima Bukti Masuk lembar ke 1 dan ke 2, Bukti Pengeluaran Kas Kantor
Direksi, dan tanda tangani Bukti Masuk lembar ke 1 dan ke 2. Semua hal tersebut lalu diserahkan kepada bagian pembukuan untuk dibukukan.
Kantor Direksi 1.
Terima permintaan uang lembar ke 1 dan ke 2 dari administratur. 2.
Rencanakan tanggal pengiriman dana kerja itu dan kirimkan kepada kantor kebun pada tanggal yang telah ditentukan.
Universitas Sumatera Utara
Kasir 1.
Terima dan hitung dana kerja yang diterima dari administratur. Periksa apakah jumlah yang diterima sesuai dengan yang tercantum didalam Bukti
pengeluaran kas kantor direksi yang terlampir. 2.
Buatkan bukti masuk dalam tiga 3 rangkap dan catatlah jumlah uang yang diterima didalam buku kasir
3. Teruskan bukti masuk lembar ke 1 dan 2 bersama – sama dengan bukti
pengeluaran kas kantor direksi kepada kepala bagian tata usaha akuntan. 4.
Tahan bukti masuk lembar ke 3 dibuku bukti masuk. Pada perusahaan ini yang bertanggungjawab atas penerimaan,
penyimpanan, dan pengeluaran kas adalah kasir. Untuk menghindari penyimpangan maka semua uang yang diterima harus dibuktikan dengan
pembuatan bukti masuk. Jika memberi tanda pengakuan penerimaan kas, dalam bentuk cek atau giro, maka nomor cek atau giro harus dicantumkan dalam bukti
masuk untuk memudahkan pengecekan bilamana perlu. Selain itu semua penerimaan kas, dalam bentuk apa saja, harus sedapat mungkin didepositkan ke
bank pada hari kerja berikutnya. Penerimaan kas dari PTP yang letaknya jauh dari bank, dapat ditahan untuk dijadikan dana kerja revolving fund . Menguangkan
cek pihak ketiga dengan menggunakan uang tunai di kas milik PTP hanya dapat dilakukan dengan persetujuan Direktur Utama.
Pada hari setelah proses penerimaan dana, maka kasir diwajibkan membuat laporan kas harian untuk mengikhtisarkan penerimaan dan pengeluaran
kas hari sebelumnya, berdasarkan bukti – bukti masuk dan bukti – bukti pengeluaran kas yang dikeluarkan pada hari yang bersangkutan. Formulir Bukti
Masuk adalah formulir yang harus dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, harus
Universitas Sumatera Utara
disimpan dalam tempat terkunci agar tidak dapat jatuh ketangan orang yang tidak berwenang yang dapat menggunakan bukti masuk itu untuk penyelewengan.
Auditor Intern dalam pemeriksaaan mendadak dari pertanggungjawaban kasir harus pula memeriksa bukti masuk yang telah dipakai maupun yang belum
dipakai.
B. Sistem Pengawasan Intern Pada Pengeluaran Kas
Kategori