Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
Kepala Bagian Pemasaran
Uraian tugas : a.
menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang pemasaran. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang pemasaran. c.
Melaksanakan analisis pasar, promosi, survey kebutuhan atau kepuasan secara periodik.
d. Merumuskan strategi, pemasaran dan kebijakan harga.
e. Melakukan pengujian mutu komoditi atau produk yang dihasilkan.
Kepala Bagian Pengadaan
Uraian tugas : a.
Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang pengadaan. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang pengadaan. c.
Merencanakan dan melaksanakan pengadaan barang secara efektif dan efesien.
d. Menyelenggarakan pergudangan untuk persediaan barang yang digunakan
dalam proses produksi. e.
Menyusun program pengembangan atau pembinaan dalam melaksanakan penilaian pegawai dibidang pengadaan.
B. Pengertian dan Peranan Arsip
Pengertian Arsip
Istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”. Kata ini juga berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
kata “Arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti catatan. Selanjutnya dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-chieon” yang
berarti Gedung Pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut “Archium”. Pada akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai sekarang ini
Sedarmayanti, 2001, 7. Menurut Sutarto 1997; 200 Arsip adalah suatu warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Sedangkan Lembaga Administrasi Negara memberikan rumusan secara lengkap bahwa “Arsip” adalah segala kertas, buku naskah, gambaran peta,
bagan atau dokumen lainnya. Dimana diartikan sebagai segala macam bentuk dan sifat aslinya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya oleh suatu badan
sebagai bukti dari pada tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijaksanaan, keputusan- keputusan, prosedur-prosedur, kegiatan lainnya dari pada pemerintahan karena
informasi yang penting terkandung didalamnya. Pengertian Arsip di Indonesia, diatur dalam Undang-Undang No.7
tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-
badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta danatau
perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan.
Dari definisi diatas jelas bahwa Arsip yaitu pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana suratwarkat yang diproses berdasarkan
pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
Yang dimaksud dengan Arsip bagi PT. Perkebunan Nusantara IV Persero adalah Naskah yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam bentuk
corak apapun, baik tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan.
Peranan Arsip
Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingatkan
petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pemimpin organisasi untuk membuat ataupun
mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian.
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
C. Maksud dan Tujuan Kearsipan
