BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat
Unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat terlaksana dengan baik, maka
perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui surat.
Menurut Sedarmayanti 2001:162, surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.
Menurut Bratawidjaja 1995:5, surat adalah satu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain
Menurut Moekijat 1995 : 43, surat adalah helai kertas yang ditulis pada waktu ini pada umumnya diketik atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya
dalam organisasi yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu bahan komunikasi.
Dari beberapa pendapat ini dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi dari satu
pihak ke pihak lain baik perorangan maupun organisasi.
Universitas Sumatera Utara
B. Fungsi surat
Surat mempunyai peranan yang sangat penting sebagai alat komunikasi tertulis dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Sepucuk surat selain berfungsi sebagai alat-
alat penyampaian pesan dapat pula berfungsi sebagai alat pengingat warkat dan arsip serta sebagai alat bukti. Tetapi yang perlu digaris bawahi adalah tidak semua surat dapat
disebut sebagai warat, arsip dan dokumen. Surat baru dapat disebut sebagai warkat, arsip dan dkumen apabila surat tersebut berfungsi sebagai alat pengikat.
Surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut : 1.
Wakil dari pengirim penulis 2.
Bahan pembukti 3.
Pedoman dalam mengambil tindakan yang lebih lanjut 4.
Alat pengukur kegiatan organisasi 5.
Sarana memperpendek jarak Sedarmayanti , 2001:162
C. Jenis Surat
Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi 5 lima
kelompok, yaitu:
a. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat,
dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama.
Universitas Sumatera Utara
b. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat pimpinan
dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak betanggungjawab.
c. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada pimpinan
paling lambat 1 x 24 jam d.
Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa hanya memiliki kegunaan
pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan. e.
Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan terlalu lama.
D. Bentuk Surat