38
kita terapkan kebijakan sendiri kita susun penyimpanan berdasarkan bulan dan jenis pembayarannya saja harusnyakan berdasarkan
penomoran itu dibagian pendaftarannya” I
2
: “sejauh ini sih gak ada ya, Cuma masalahnya itu yaa banyak terjadi
double nomernya, contohnya kan gini kita tanyak di UGD kan kita tanyak apa sudah pernah berobat sudah, emang uda pernah berobat
tapi dirumah sakit lain kita bikkinla statusnya PU pasien ulang sementara kami mencarinya setengah mati disini gak ada. nah itula
salah satu kendala itulah susahnya kerepotan kalau sistemnya belum online.”
Berdasarkan pernyataan diatas, dapat disimpulkan bahwa kendala yang dihadapi Rumah Sakit Haji Medan ini dalam penomoran yaitu kurangnya tenaga
rekam medis, sehingga sering terjadi kesalahaan dalam penomoran. Sehingga banyak terjadinya nomor double pada satu pasien.
4.2.3. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Ketentuan sistem penyimpanan rekam medis diperlukan agar proses penyimpanan rekam medis dapat dilakukan sebaik mungkin. Ketentuan dan
prosedur yang jelas akan menghasilkan kerja yang baik dan terarah. Begitu juga dengan Rumah Sakit Haji Medan memiliki sistem penyimpanan terhadap rekam
medis. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut : I
1
: “jadi memang sistem penyimpanan kita menggunakan sentralisasi
artinya tempat penyimpanan itu baik rawat inap maupun berkas rawat jalan disatu tempat itulah sentralisasikan.. tidak terpisah
antara rawat jalan dan rawat inap digabungkan, jadikan memang sementara bentuk rekam medik kita dirumah sakit haji inikan belum
instalasi kalau kita sudah instalasikan sudah bisa menggunakan sistem desentralisasi kalau kita hanya bagian, baigian rekam medic
kalau namanya instalasikan dia mungkin lebih langkap....jadi kita memang di rumah sakit haji ini kita menggunakan sentralisasi yaitu
berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan disimpan disatu tempat yang sama.”
Universitas Sumatera Utara
39
I
2
: “disini penyimpanan kita menggunakan sentralisasi artinya tempat
penyimpanan antara rawat inap maupun berkas rawat jalan digabungkan.”
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem yang digunakan Rumah Sakit Haji Medan dalam menyimpan rekam medis adalah
secara sentralisasi. Sentralisasi yang dimaksud adalah rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan menjadi satu.
Berkas-berkas rekam medis dijajarkan pada rak penjajaran dengna sistem angka langsung, sesuai dengan pernyataan informan berikut :
I
1
: “jadikan berkas berkas rekam medis itu disimpan secara berjajajar
yakan , dengan sistem nomor langsung , yang terdiri dari 6 digit tadi dan untuk seterusnya disejajarkan itu nomernya
” I
2
:“ya menggunakan sistem nomor langsung, yang terdiri dari 6 digit disejajarkanlah itu terus nomornya.. Misalnya ada pasien masuk
dengan nomor terakhir contoh 198439 dan kemudian pasien yang daftar selanjutnya diberi nomor 198440 begitu seterusnya..
” Berdasarkan pernyataan informan diatas rumah sakit haji menggunakan
sistem nomor angka langsung straight numerical filling system yaitu cara penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan dokumen rekam
medis berdasarkan urutan langsung nomer rekam medisnya pada rak penyimpanan.
Namun kenyataannya ditemukan adanya kendala pada penyusunan berkas rekam medis. Hal ini dilihat dari pernyataan informan berikut ini:
I
1 :
“ya jadi begini, awalnyakan SOP yang kita jalankan sistem penjajaran berkas rekam medis pada rak penyimpanan itu berdasarkan sistem
nomor angka langsung contohnya tadikan 198439, 198440 dan seterusnyaa.. Namun sekarang ini kita hanya mengikuti SOP yang
dibuat pada tahun 1999 nya ini…gini jadi sekarang rak status yang
ada sudah tidak sesuai lagi dengan status rak yang sekarang, jadikan begini kebijakan standar kerja kita yang lama itukan memuat 100
nomor dalam satu kolom rak itu, sedangkan saat sekarang ini pasien rawat inap yang masuk saja mencapai diatas 20 pasien perharidan
Universitas Sumatera Utara
40
200 pasien rawat jalan sehari kurang lebih. Dapat dibayangkan sebulan bisa berapa rekam meis yang dihasilkan. Sehingga hal ini
membuat ruang penyimpanan rekam medis yang sudah ada tidak muat lagi menampung sehingga dipindahkan ke tempat lain. Dan
sekarang berkas rekam medis disusun hanya berdasarkan jenis pembayaran dan bulan pasien datang saja, karena hanya dengan
cara inilaah yang dianggap pegawai lebih mudah dalam menyusun berkas rekam medis. Makanya kan memang SOP yang kita buat ini
yang memang pada saat itu tahun 1999. Jadi pada saat itu jumlah tempat tidur hanya sekitar 130 seiring dengna perkembangan kan
sudah adanya penambahan-penambahan ruangan dan kamar tidur. Kalo sekarang mungkin SOP ini sudah tidak bisa lagi harusnya sudah
kita rubah lagi, tapi ya karna situasinya rumah sakit masih dalam transisi, kebijakan-kebijakan baru belum bisa diterbitkan lagi.jadi
seharusnya juga ada penggantian rak baru yang lebih besar sesuai dengan standar rumah sakit saat ini.
I
2 :
“yaa pada dasarnya SOP itukan usah ada dan kita ikuti, tapi seiring pertambahannya sarana dan prasarana pelayanan rumah sakit
termasuk penambahan kamar dan tempat tidur otomatis membuat pertambahan pasien yang masuk baik rawat inap maupun rawat jalan
bertambah pesat. Kebijakan yang kita buat yaitu setiap kolom rak memuat 100 nomor berkas rekam medis, namun kenyataannya
sekarang rak ini sudah tidak mampu menampung lagi karna berkas yang masuk perhari bisa masuk sampai 300 lebih. Sehingga hal ini
membuat terjadinya penumpukan berkas yang membludak.Dan sekarang berdarakan kebijakan pegawai sendiri penyusunan berkas
rekma medis hanya disusun berdasarkan kronologis saja dengan jenis pembayaran dan bulannya.tentunya kebijakan ini harus sudah
dirubah mengingat keadaanya saat sekarang ini sudah seperti ini.” Berdasarkan pernyataan diatas, dapat disimpulkan bahwa SOP yang berlaku
saat ini sudah tidak sesuai lagi dan sudah seharusnya SOP itu direvisi termasuk pergantian rak penyimpanan yang baru.
Universitas Sumatera Utara
41
Dari beberapa pernyataan informan diatas, dapat disimpulkan bahwa penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Haji medan dilakukan berdasarkan
penomoran langsung yang terdiri dari 6 digit seperti yang dijelaskan sebelumnya. Dengan sistem penyimpanan rekam medis secara sentralisasi para petugas
mengalami sedikit kesulitan. Hal ini dilihat dari pernyataan informan berikut : I
1
: “ya sebenarnya sih masalahnya di tenaga kerjanya ya.. memang di
personil ketenaga kerjaan rekam medis itu sendiri, karna kita memang kurang sekali pegawai rekam medisnya, contohnya kalo
dirumah sakit besar itu kan pegawai rekam medisnya 30 nah kita disini Cuma ada 11, itupun yang disana sering sakit sakitan yang di
pendaftaran itu setiap bulan pasti ada dua orang yang tidak masuk itu Cuma 6 disana tiap bulan ada yg gak masuk 2 tinggalah 4 satu
ini bosnya disini ngurus jamkesma, tumpang tindihnya itu sekarang kejanya disini
.” I
2
: “ya sebenarnya sekarang masalah utamanya kurangnya tenaga rekam
medis ini, sebenernya kalo diikuti SOP yang ada sudah benernya itu, kurangnya SDM yaa, nah itu saya bilang kalo rumah sakit lain
pegawai rekam medisnya banyak nah disini Cuma berapalaa dek.”
Dari pernyataan diatas dapat dijelaskan bahwa kesulitan yang dialami staf rekam medis di Rumah Sakit Haji Medan adalah kurangnya tenaga rekam medis.
Sehingga terkadang terjadinya kesalahan-kesalahan dalam penomoran rekam medis.
Dari keseluruhan pernyataan informan tentang sistem penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Haji Medan dapat disimpulkan bahwa prosedur
penyimpanan rekam medis yang terjadi saat ini sudah tidak sesuai lagi dengan SOP yang sebagaimana mestinya, mulai dari berkas yang menumpuk pada lantai
dan sistem penyusunan yang disusun hanya berdasarkan kronologis pembayaran. Tentunya hal ini mebuat sistem kerja pengelolaan rekam medis menjadi tidak
maksimal.
Universitas Sumatera Utara
42
4.2.4. Sistem Pengolahan Rekam Medis