ANALISA PENERAPAN PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN BAHAN BAKU DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFIENSI PERUSAHAAN

  

ANALISA PENERAPAN PENGENDALIAN INTERNAL ATAS

PERSEDIAAN BAHAN BAKU DALAM RANGKA

MENINGKATKAN EFIENSI PERUSAHAAN

  Salman Alfarisi, Ali Rasyidi, Mahsina Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Bhayangkara Surabaya

  ABSTRAK Latar belakang hasil karya ilmiah inia dalah pengendalian internal merupakan suatu sistem yang digunakan manajemen untuk mengetahui seberapa efisien dalam pengendalian persediaan bahanbaku. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efisiensi penerapan prosedur pengendalian internal persediaan bahan baku di PT.Adiprima Suraprinta. PT. Adiprima suraprinta merupakan industri di bidang manukfatur spesialisasi kertas yang membutuhkan bahanbaku yang cukup besar dalam memenuhi kebutuhan produksi industrinya. Metode penelitian ini menggunakan penelitian kwalitatif dengan mengumpulkan data dari penerimaan dan pemakaian bahanbaku di PT. Adiprima Suraprinta. Hasil dari penelitian inia dalah untuk pengendalian bahan baku membutuhkan suatu sistem untuk meningkatkan efisiensi.

  Kata Kunci : pengendalian internal, prosedur, bahan baku.

  

ABSTRACT

The back ground of this research is internal control is a system employed by

the company management to determine how efficient the material inventory is. The

objective of this study is to determine the efficiency of the application of material

inventory procedures at PT. Adiprima Suraprinta is a manufacturing industry

spesialising in paper industry wich needs a large amount of raw material to meet

its production demand. This study is a qualitative study, carried out by collecting

raw material supply and usage data in PT. Adiprima Suraprinta. This study shows

that a material inventory needs a system to improve its efficiency.

  Keywords : internal control, pocedures, raw materials.

  PENDAHULUAN

  Perkembangan ekonomi di Indonesia berkembang dengan pesat sehingga pengusaha di tuntut bekerja dengan lebih efisien dalam menghadapi persaingan yang lebih ketat demi menjaga kelangsungan operasional perusahaan. Kelangsungan proses produksi didalam suatu perusahaan akan dipengaruhi oleh berbagai faktor yaitu modal, teknologi, persedian bahan baku, persediaan bahan jadi dan tenaga kerja. Persediaan (Inventory) sebagai elemen modal kerja merupakan aktiva yang selalu berputar.

  Persediaan bahan baku yang cukup dapat memperlancar proses produksi serta barang jadi yang dihasilkan harus dapat menjamin efektifitas kegiatan pemasaran yaitu memberikan kepuasan kepada pelanggan, karena apabila barang tidak tersedia maka perusahaan kehilangan kesempatan merebut pasar dan perusahaan tidak dapat mensuply barang pada tingkat optimal. mengakibatkan terhambatnya proses produksi.

  Untuk menjamin agar pengelolaan persediaan sesuai dengan kebijakan perusahaan maka di butuhkan suatu sistem yang mampu menjamin tercapainya tujuan efisiensi perusahaaan. Salah satu sistem tersebut adalah sistem pengendalian

  Rumusan masalah

  Atas dasar latar belakang penelitian di atas maka penyusun merumuskan beberapa masalah sebagi berikut :

  1. Bagaimana cara pencatatan penerimaan dan pengeluaran persediaan bahan baku pada PT. Adiprima SuraPrinta ?

  2. Bagaimana penerapan pengendalian internal atas persediaan bahan baku pada PT. Adiprima SuraPrinta?

  Tujuan penelitian

  Sesuai dengan perumusai permasalahan di atas, maka tujuan dari penelitian ini adalah;

  1. Untuk mengetahui bagaimana sistem prosedur persediaan bahan baku pada PT Adiprima Sura Printa .

  2. Untuk dapat mengevaluasi penerapan pengendalian internal atas persediaan bahan baku pada PT. Adiprima Sura Printa.

  Manfaat Penelitian 1.

  Bagi penulis : Penelitian ini dilakukan sebagai syarat untuk mendapatkan gelar strata 1, Sarjana ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya. Dan juga akan memperdalam pengetahuan mengenai pengendalian persediaan.

  2. Bagi perusahaan : Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan masukan, informasi, dan kelengkapan data yang bermanfaat dalam pengembangan perusahaan.

  3. Bagi pihak lain : Sebagai sumbangan pemikiran dan informasi dalam bidang pengendalian persediaan, dan dapat dimanfaatkan sebagai bahan refrensi dan

  METODE PENELITIAN Pendekatan Penelitian.

  Pendekatan dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Menurut Yusi dan Idris (2009:102) “Pendekatan kualitatif merupakan data yang tidak bisa diukur dalam skala numeric”. Menurut Emzir (2009:28), “Pendekatan kualitatif merupakan salah satu pendekatan yang secara premier menggunakan paradigma pengetahuan berdasarkan pandangan konstrukvist (seperti makna jamak dari pengalaman individual, makna yang secara social dan historis dibangun dengan maksud mengembangkan suatu teori atau pola) atau pandangan advokasi/partisipatori (seperti orientasi politik, isu, kolaboratif, atau orientasi perubahan) atau keduanya.

  Jenis dan Sumber Data Jenis Data.

  Jenis data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah data primer. Data primer adalah data yang berkaitan secara langsung dengan penelitian yang dilakukan. Selain itu, data primer merupakan data yang dikumpulkan sendiri dan diperoleh melalui objeknya.

  Sumber Data

  Sumber data dalam penelitian diperoleh dari pihak internal perusahaan, yaitu setiap individu –individu yang berada dalam area maupun lingkungan kerja

  an

  perusahaan yang meliputi manajer dan karyaw 1.

   Sumber Data Primer

  Data ini diperoleh dengan jalur peninjauan langsung ke perusahaan dengan wawancara dan observasi, dan memperoleh data meliputi data

• –data yang diperlukan peneliti dari perusahaan.

2. Sumber Data Sekunder

  Data ini diperoleh dari perusahaan dan berbagai literatur dan buku

• – buku yang berhubungan dengan anggaran kas dan analisis laporan keuangan.

  Batasan dan Asumsi Penelitian Batasan Penelitian

  Untuk menghindari adanya perluasan pembahasan dalam penelitian, maka dalam hal ini penulis melakukan pembahasan hanya pada sistem pengendalian internal atas persediaan bahan baku yang sudah diterapkan di PT Adiprima Suraprinta.

  Asumsi Penelitian

  Dalam penelitian ini, yang menjadi dasar asumsi penelitian adalah kurang optimalnya sistem pengendalian internal persediaan bahan baku pada PT Adiprima Suraprinta. Untuk itu, perlu adanya masukan terhadap sistem pengendalian internal atas persediaan bahan baku.

  Teknik Pengumpulan Data

  Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling utama dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapat data. Dalam penulisan ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut : 1.

  Observasi adalah dasar semua pengetahuan. Dalam proses ini penulis mengadakan pengamatan di perusahaan supaya lebih mampu memahami konteks data dalam keseluruhan situasi dan kondisi perusahaan.

  2. Dokumen, merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dalam kegiatan ini penulis mengumpulkan berbagai dokumen berbentuk tulisan seperti catatan harian, sejarah kehidupan, cerita, biografi, peraturan dan kebijakan perusahaan.

  Teknik Analisis Data

  Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis kualitatif, yaitu dengan cara memberikan uraian interpretasi yang berupa penjelasan dengan kalimat tentang kaitan hasil penelitian dengan teori

• – teori yang relevan sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai keadaan yang diteliti. maka teknik analisis data yang digunakan peneliti dalam penelitian unsur pokok sistem pengendalian intern ini adalah : 1.

  Identifikasi data penelitian dalam rangka penerapan sistem pengendalian 2. Analisa penerapan prosedur pengendalian persediaan Bahan baku pada PT ADIPRIMA SURAPRINTA.

  3. Evaluasi potensi resiko dan kelemahan penerapan prosedur pengendalian internal persediaan Bahan baku pada PT. ADIPRIMA SURA PRINTA.

  4. Analisa solusi atas potensi resiko yang ditemukan dalam rangka pengendalian internal atas prosedur Bahan baku pada PT. ADIPRIMA SURAPRINTA.

  5. Kesimpulan dan saran.

  HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Hasil Analisa.

Identifikasi data penelitian dalam rangka penerapan sistem pengendalian

internal prosedur PT. Adiprima Suraprinta.

  Formulir yang digunakan dalam sistem prosedur pengendalian bahan baku PT. Adiprima Suraprinta .

  a.

  Surat Permintaan Pembeliaan Barang. Surat permintaan pembelian barang merupakan bentuk form rangkap dua, 1 untuk PPIC,1 untuk Purchase, yang digunakan untuk pemesanan pembelian barang ke bagian purchasingyang diajukan oleh bagian departemen pada PT. Adiprima Suraprinta.

  b.

  Purchase Order. Purchase order merupakan form yang digunakan pihak purchasing untuk pembelian barang ke pihak pemasok. Purchase order di buat rangkap 4, putih untu pemasok, merah untuk finance, kuning untuk purchasing, hijau untuk warehouse.

  Fungsi yang terlibat dalam sistem pengendalian bahan baku 1.

   PPIC

PPIC merupakan pihak department sebagai planing & controlling untuk

kebutuhan bahan baku proses produksi.

  Purchase

  

Purchas e merupakan pihak departement yang bertugas sebagai pembelian bahan

baku yang di butuhkan.

  3. Finance Finance merupakan pihak department sebagai controlling keuangan pembelian bahan baku.

  4. Quality Control

Quality control merupakan pihak department merupakan sebagai cotrolling

kwalitas bahan baku yang di beli.

  5. WareHouse.

  

WareHouse merupakan pihak departement penerimaan dan penyimpanan bahan

baku setelah proses quality control.

  

Analisa Penerapan Prosedur Pengendalian Bahan Baku pada PT.

Adiprima Suraprinta. Prosedur Pembelian Bahan Baku.

  1. Bagian purchasing menerima document sppb (surat permintaan pembelian bahan baku)dariPPIC Setingkap staffrangkap dua yang sudah di validasi oleh kepala bagian PPIC,sebagai persediaan untuk perencanaan produksi.

  2. Bagian Purchasing setingkat staff memilih pemasok dari DPT (Daftar Pemasok Terseleksi).

  3. Bagian Purchasing setingkat staff melakukan negoisasi dengan pemasok.

  4. Bagian Purchasing setingkat staff menentukan memilih pemasok lokal atau import, setelah negoisasi tercapai, Bagian purchasing setingkat staff membuat

  

purchase order (P.O) rangkap 4 warna, warna putih untuk pemasok, merah

  untuk finance, kuning untuk purchasing, hijau untuk warehouse.P.O divalidasi kepala bagian purchase.Document warna merah diserahkan ke bagian Finance sebagai bukti pembelian bahan baku.

  5. Purchasing meminta konfirmasi dan kotrak ke pemasok.

  6. Purchasing menerima kontrak dan minta validasi ke Top Manajemen sebagai Prosedur Penerimaan Bahan Baku.

  1. Bagian Warehousesetingkat staff menerima dokumen tanpa P.O dari purchasing sebagai jadwal kedatangan bahan baku.

  2. Bagian Warehouse setingkat staff menerima surat jalan dari pemasok.

  3. Bagian Warehouse setingkat staff memeriksa kesesuaian document dengan surat jalan.

  4. Incoming inspections oleh bagian Quality controlsetingkat operatoruntuk memeriksa kwalitas bahan baku.

  5. Bagian Warehousesetingkat staff akan membongkar muat pengiriman pemasok sesuai dengan persetujuan Quality control sebagai penentu kwalitas.

  Prosedur Penyimpanan Bahan Baku.

  1. BagianWarehousesetingkat staff menyimpan bahan baku yang sudah di bongkar 2.

  Bagian Warehouse setingkat staff menerima bukti kuat berupa bukti penerimaan bahan, surat jalan, struk timbangan.

  3. Bagian admin Warehouse mengentry data untuk membuat laporan penerimaan bahan baku.

  4. Bagian Warehouse setingkat staff membuat laporan penerimaan dan laporan

  

stock persediaan kemudiaan di validasi setingkat supervisor dan kepala bagian

warehous

  e.

  5. Bagian Warehouse setingkat staff memberikan form bukti dan incoming inspections ke purchasing.

  Prosedur Pemakaian Bahan Baku.

  1. Bagian PPIC setingkat staffmenerima order dari marketing setingkat staff.

  2. Bagian PPIC setingkat staff membuat schudle produksi, menyiapkan bahan baku dan bahan pendukung lainnya yang di butuhkan untuk proses produksi dengan validasi supervisor dan kepala bagian PPIC. Bagian Produksi setingkat assisten supervisor(kepala shift)membuat bon pemakaian bahan baku untuk proses produksi ke bagianwarehouse.

  4. Bagian Warehousese tingkat staff membuat laporan pengeluaran bahan baku.

  

Evaluasi Potensi Resiko dan kelemahan penerapan prosedur pengendalian

internal persediaan Bahan Baku pada P.T Adiprima Suraprinta.

  Adapun potensi resiko dan kelemahan sistem prosedur pengendalian persediaan bahan baku PT. Adiprima Suraprinta adalah sebagai berikut: a.

  Bagian Purchasing harusmemilih daftar pemasok terseleksi (DPT) secara manual potensi resiko yang muncul adalah kesiapan pemasok bahan baku untuk memenuhi kebutuhan persediaan bahan baku PT. Adiprima Suraprinta menjadi terlambat.

  b.

  BagianPurchasing membuat purchase order (P.O) menunggu negoisasi dari pihak pemasok potensi resiko yang muncul adalah kebutuhan persediaan bahan baku akan mengalami kendala tepat waktu untuk perencanaan produksi.

  c.

  Pembongkaran muat oleh warehouseharus melalui persetujuan Quality control dimana hal ini masih dilakukan secara manual sehingga mengakibatkan lost time atas proses bongkar muat dan mengakibatkan perencanaan produksi terganggu.

  INTERPRETASI

Analisa solusi atas potensi resiko yang di temukan dalam rangka

pengendalian internal atas prosedur bahan baku pada PT. Adiprima Suraprinta.

  Adapun permasalahan dan potensi resiko ysng muncul pada point 1,2 dan 3 dapat dilakukan perbaikan sebagai berikut :

  a.

  

Bagian Purchasing memilih daftar pemasok terseleksi (DPT) potensi resiko

  yang muncul adalah mencari kesiapan pemasok bahan baku untuk memenuhi kebutuhan persediaan bahan baku PT. Adiprima Suraprinta sehingga solusi dari permasalahan tersebut adalah daftar pemasok harus di kontrak terlebih dahulu dan tercatat dalam sistem untuk mencegah kelambatan pengiriman persediaan

  b.

  

Bagian Purchasing membuat purchase order (P.O) menunggu negoisasi dari

  pihak pemasok potensi resiko yang muncul adalah kebutuhan persediaan bahan baku akan mengalami kendala kurang tepat waktu untuk perencanaan produksi.Sehingga solusi dari permasalahan tersebut PT. Adiprima Suraprinta membuat draft di sistem dengan perjanjian waktu untuk di serahkan kepada pemasok dalam memenuhi persediaan bahan baku di PT.Adiprima Suraprinta.

  c.

  

Pembongkaran barang bahan baku oleh warehouse potensi resiko yang muncul

  adalah waktu pembongkaran bahan baku menunggu dari pihak quality control solusi dari hambatan permasalahan ini adalah persetujuan atas bongkar muat harus dilakukan dengan sistem sehingga dapat memudahkan untuk proses bongkar muat dan disetujui oleh quality control sehingga proses bongkar muat dilakukan dengan tepat waktu.

  SIMPULAN

  Setelah menganalisis dan mengevaluasi sistem pengendalian intern atas siklus persediaan bahanbaku pada PT Adiprima Suraprinta. Maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Bagian Purchasing memilih daftar pemasok terseleksi (DPT) potens iresiko

  yang muncul adalah mencari kesiapan pemasok untuk memenuhi kebutuhan persediaan bahan baku PT. AdiprimaSuraprinta.

  2. Bagian Purchasing membuat purchase order (P.O) menunggu negoisasi dari pihak pemasok potensi resiko yang muncul adalah kebutuhan persediaan bahan bakuakan mengalami kendala kurang tepat waktu untuk perencanaan produksi..

  3. Pembongkaran barang bahan baku oleh warehouse potensi resiko yang muncul adalah waktu pembongkaran bahan baku menunggu dari pihak

  quality control .

  Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis berusaha memberikan saran kepada PT Adiprima Suraprinta yang mungkin bermanfaat dalam mengatasi kelemahan yang terdapat dalam sistem penerapan pengendalian intern terhadap persediaan bahan baku. Adapun saran – saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah : 1.

  Seleksi daftar pemasok harus di kontrak terlebih dahulu dan tercatat dalam sistem untuk mencegah kelambatan pengiriman persediaan bahan baku di PT.

  Adiprima Suraprinta.

2. Membuat draft di sistem dengan perjanjian waktu untuk di serahkan kepada pemasok dalam memenuhi persediaan bahanbaku di PT.Adiprima Suraprinta.

  3. Persetujuan atas bongkar muat harus dilakukan dengan sistem sehingga dapat memudahkan untuk proses bongkar muat dan disetujui oleh quality control sehingga proses bongka rmuat dilakukan dengan tepat waktu.

  

DAFTAR PUSTAKA

Yusi dan Idris (2009), Metodologi Penelitian,Citra Books Indonesia, Palembang.

  Emzir (2009), Metodologi Penelitian kwalitatif, Rajawali Pers, Jakarta.